I. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 REGULAMIN ROZLICZANIA KRAJOWYCH PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH W REGIONALNYM SZPITALU SPECJALISTYCZNYM IM. DR. WŁADYSŁAWA BIEGAŃSKIEGO W GRUDZIĄDZU I. Postanowienia ogólne 1. Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się jego stałe miejsce zamieszkania, w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. 2. Kwestię świadczeń przysługujących pracownikom odbywającym podróż służbową regulują następujące przepisy: Ustawa z dnia r. Kodeks pracy (t. j. DzU Nr 21, poz. 94 z 1998 r. z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na podstawie art. 77 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 z późn. zm.), Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. Nr 14, poz.176 z 2000 r. z późn. zm.). 3. Zasady dokumentowania wydatków ponoszonych w związku z podróżami służbowymi określa w odniesieniu do podatników obowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t. j. Dz. U. Nr 76 poz. 694 z 2002 r. z późn. zm.) oraz Rozporządzenie. 4. Pracownicy Regionalnego Szpitala Specjalistycznego, zwani dalej pracownikami mogą odbywać podróż służbową na pełny lub częściowy koszt innej instytucji, zakładu pracy lub osób prywatnych za wiedzą i pisemną zgodą pracodawcy, pisemnie przez tę instytucję potwierdzoną. 5. Regionalny Szpital Specjalistyczny może pokrywać całość lub część kosztów podróży osobom niebędącym pracownikami, jeśli wynika to z odrębnych umów bądź decyzji. Koszty tych podróży służbowych obciążają fundusze danej jednostki organizacyjnej wnioskującej o sfinansowanie wyjazdu lub w zależności od uzgodnień obciążają inne koszty.

2 II. Polecenie wyjazdu służbowego 1. Podstawą do odbycia podróży służbowej jest Polecenie wyjazdu służbowego, wystawione i zarejestrowane w Dziale Kadr. 2. Polecenie wyjazdu wystawiane jest na podstawie wniosku złożonego przez pracownika. Wniosek ten powinien zawierać: cel, miejsce, termin wyjazdu, zgodę bezpośredniego przełożonego tj. Kierownika komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik, określenie źródła finansowania wyjazdu służbowego tj. jakie koszty działalności obciąża podróż służbowa, w przypadku konieczności odbycia podróży samochodem osobowym prośbę o zgodę na ten środek lokomocji. 3. Polecenie wyjazdu powinno zawierać: imię i nazwisko, stanowisko delegowanego pracownika, cel wyjazdu, miejscowość docelową podróży służbowej, czas trwania podróży służbowej, środek transportu, adnotację o rejestracji, tzn. numer delegacji, podpis osoby wystawiającej polecenie, a także pieczątkę nagłówkową, wysokość zaliczki (na wniosek pracownika) - skalkulowaną w oparciu o przewidywane koszty odbywania podróży służbowej. 4. W przypadku, gdy polecenie wyjazdu zawiera wniosek delegowanego pracownika o wypłacenie zaliczki, jej wysokość akceptuje i decyzję o jej wypłaceniu podpisuje Dyrektor Szpitala, jego Zastępcy lub Główny Księgowy. Wypłata zaliczki realizowana jest w kasie Szpitala, na podstawie wypełnionego druku - Polecenia wyjazdu służbowego. Delegowany pracownik potwierdza podpisem odbiór zaliczki, zobowiązuje się do jej terminowego rozliczenia i upoważnia do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia (w przypadku nie rozliczenia się z zaliczki w terminie). 5. Ustala się termin rozliczenia zaliczki na 14 dni po zakończeniu podróży służbowej. 6. W przypadku nie rozliczenia się przez pracownika z zaliczki w wyżej określonym terminie, księgowość przekazuje odpowiednią informację wraz z dokumentem Polecenie 2

3 wpłaty do Referatu Wynagrodzeń w celu potrącenia zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia. 7. Dokument Polecenie wyjazdu służbowego służy do pobrania i rozliczenia zaliczki, stwierdzenia wykonania polecenia służbowego, rozliczenia kosztów podróży i zaliczenia tych kosztów do odpowiednich pozycji kosztów Regionalnego Szpitala Specjalistycznego w Grudziądzu. III. Świadczenia przysługujące pracownikom w krajowej podróży służbowej oraz zasady ustalania ich wysokości 1. Z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju pracownikowi przysługują: a) diety, b) zwrot kosztów: przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy, bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem, noclegów lub ryczałt za nocleg, dojazdu środkami komunikacji miejskiej, innych udokumentowanych wydatków. 2. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik ma obowiązek załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki ; nie dotyczy to wydatków objętych ryczałtami. W przypadku braku dokumentów potwierdzających podróż służbową, w uzasadnionych przypadkach pracownik za zgodą Dyrektora składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. 3. Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia (wyjazdu) podróży służbowej do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. 4. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady zawarte w Załączniku nr 1: a) jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości, b) jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: 3

4 do 8 godzin przysługuje połowa diety, ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Dieta nie przysługuje: a) jeżeli podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin, b) za czas delegowania pracownika do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu oraz w przypadkach o których mowa w 8 Rozporządzenia, c) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. 5. Przy rozliczaniu kosztów podróży służbowej istotne znaczenie ma określenie przez pracodawcę środka transportu. Pracownikowi w przypadku podróży krajowej przysługuje zwrot kosztów przejazdu obejmujący cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu. Pracownik otrzyma zwrot wydatków na dojazd do miejsca oddelegowania oraz powrót takim środkiem transportu, jaki określi pracodawca w Poleceniu wyjazdu służbowego. 6. Pracodawca może zwrócić koszty przejazdu na podstawie oświadczenia pracownika, jeśli zmiana środka transportu nastąpiła z uzasadnionych przyczyn, np. odwołania lub awarii pociągu, co uniemożliwiłoby dojazd na miejsce w koniecznym terminie, jednak nie z powodu samowolnej decyzji pracownika, wbrew poleceniu pracodawcy. 7. Pracownik nie może składać oświadczeń, aby uzyskać zwrot za przejazd według cennika PKP, jeśli samowolnie i świadomie zmienia środek transportu określony przez pracodawcę. W takiej sytuacji nie należy mu się zwrot kosztów przejazdu. 8. Środek transportu właściwy do odbywania podróży krajowej, a także rodzaj i klasę, określa pracodawca. 9. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to z jakiego tytułu ulga przysługuje. 10. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy. 11. W przypadkach, powyżej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona 4

5 w przepisach wydanych na podstawie art. 34a z ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz oraz z 2013 r. poz. 21). 12. Rozliczenia przejazdu samochodem osobowym dokonuje pracownik po powrocie z podróży służbowej, wypełniając druk Ewidencja przebiegu pojazdu. 13. Zwrot kosztów noclegów może nastąpić w dwóch formach: a) w wysokości faktycznie poniesionej - w tym celu pracownik zobowiązany jest przedłożyć rachunek, fakturę z hotelu lub innego obiektu świadczącego usługi hotelarskie, b) w formie ryczałtu w wysokości 150% diety, w przypadku gdy pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał minimum 6 godzin pomiędzy godziną Prawo do zwrotu kosztów noclegu lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje, jeśli w czasie podróży pracownik korzystał z wagonu sypialnego lub kuszetki, a także jeżeli pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub tymczasowego pobytu. 14. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Ryczałt nie przysługuje w przypadku, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów przejazdu. Ryczałtu nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika Kierownik jednostki organizacyjnej wyrazi zgodę na pokrycie uzasadnionych i udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. 15. Inne świadczenia: a) pracownikowi korzystającemu w podróży z prywatnego samochodu przysługuje zwrot kosztów za parking, w wysokości potwierdzonej rachunkiem, b) pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje prawo do przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego na koszt pracodawcy, c) za przejazd do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem przysługuje wyłączenie zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę. IV. Rozliczanie kosztów podróży służbowej 1. Rozliczenie finansowe podróży służbowej odbywa się na druku Polecenie wyjazdu służbowego, w rubrykach rachunek kosztów podróży. 5

6 2. Pracownik po zakończeniu podróży służbowej zobowiązany jest w ciągu 14 dni roboczych przedłożyć wypełniony formularz Polecenia wyjazdu służbowego wraz z załącznikami dokumentującymi poniesienie wydatków na tym wyjeździe. 3. Pracownik wypełnia następujące rubryki rozliczenia kosztów podróży: miejscowość, datę, godzinę wyjazdu i przyjazdu, środek lokomocji, koszty przejazdu, noclegi wg rachunków, inne wydatki wg załączników, załączam (ilość) dowodów, W przypadku podróży służbowej trwającej poniżej 8 godzin pracownik nie pobiera diety i nie jest zobowiązany do wskazywania godziny wyjazdu i przyjazdu. Po odbyciu podróży służbowej pociągami PKP lub komunikacją PKS pracownik zobowiązany jest do załączenia wszystkich biletów, miejscówek, miejsca sypialnego lub kuszetki zgodnie z poniesionymi kosztami. W wyniku zdarzeń losowych, np. zgubienie biletów, poświadczających odbycie podróży, dopuszcza się możliwość uznania pisemnego oświadczenia pracownika o zaistniałej sytuacji wraz z określeniem kwoty poniesionych kosztów podróży. W przypadku odbywania podróży samochodem prywatnym lub wynajętym dołącza wypełniony druk Ewidencja przebiegu pojazdu. 4. Dodatkowe informacje i oświadczenia, istotne dla prawidłowego rozliczenia kosztów podróży, dotyczące korzystania z posiłków, noclegów i innych wydatków pracownik zamieszcza w rubryce Potwierdzenie pobytu służbowego. 5. Złożenie rozliczenia i prawdziwość danych dotyczących kosztów podróży służbowej pracownik potwierdza datą i własnoręcznym podpisem w rubryce niniejszy rachunek przedkładam. 6. Właściwie wypełniony dokument pracownik składa w Dziale Kadr, skąd po zarejestrowaniu daty zwrotu dokumentu i dołączeniu wniosku o wydanie Polecenie wyjazdu służbowego przekazywane jest do Działu Finansowego, gdzie następuje rozliczenie kosztów podróży służbowej. 7. Koszty przejazdu dokumentuje się: biletami jednorazowymi z niezbędnymi informacjami umożliwiającymi traktowanie ich na równi z fakturami VAT, fakturami VAT. 6

7 Bilety jednorazowe mogą być fakturami VAT, o ile wydane są przez podatników uprawnionych do świadczenia usług zgodnie z przepisami w zakresie podatku od towarów usług. 8. Koszty noclegu dokumentuje się fakturą VAT - wystawioną na Regionalny Szpital Specjalistyczny im. dr. Wł. Biegańskiego w Grudziądzu. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży musi zawierać dane zgodnie z przepisami w zakresie podatku od towarów i usług. 9. Dział Finansowy dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej. W oparciu o dane podane przez pracownika oraz w oparciu o aktualne przepisy dotyczące podróży służbowych naliczane są: diety, ryczałty za dojazdy, ryczałty za noclegi, wyliczona ogólna uznana kwota wydatków do wypłaty pracownikowi. 10. Pracownik Działu Finansowego dokonujący rozliczenia sprawdza pod względem formalnym i rachunkowym przedłożone polecenie wyjazdu służbowego. 11. Pracownik kwituje odbiór należności w kasie Szpitala lub dokonuje zwrotu nie wykorzystanej zaliczki (potrącenie z najbliższej wypłaty wynagrodzenia). 12. Polecenie wyjazdu służbowego przedkłada się w ciągu 14 dni od powrotu z podróży służbowej. 13. Wszelkie zagadnienia, nie przedstawione w powyższych zasadach rozliczania krajowych podróży służbowych, podlegają pisemnemu rozpatrzeniu przez Dyrektora. 7

8 Załącznik nr 1 do Regulaminu rozliczania krajowych podróży służbowych w Regionalnym Szpitalu Specjalistycznym im. dr. Wł. Biegańskiego w Grudziądzu 1. Podróże krajowe: a) dieta (pełna) od r. 30 zł, b) ryczałt za nocleg (150 % diety) od r. 45 zł, c) ryczałt na dojazdy (20 % diety) od r. 6zł. 2. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu: Samochód osobowy: o poj. skokowej silnika do 900 cm 3 0,5214 zł, o poj. skokowej silnika powyżej 900 cm 3 0,75 zł. 3. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotów kosztów używania do celów samochodów osobowych, motocykli, motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271, ost. zm. w Dz. U. z 2011 r. nr 61, poz. 308). 8