Praktyczny informator. Korespondencja ZUS WZORY PISM, PRZYKŁADY, WYJAŚNIENIA EKSPERTA. formalne druki instrukcje podstawa prawna

Transkrypt

1

2 Praktyczny informator Korespondencja ZUS WZORY PISM, PRZYKŁADY, WYJAŚNIENIA EKSPERTA formalne druki instrukcje podstawa prawna

3 Praca zbiorowa pod redakcją: Krystyny Trojanowskiej Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Kierownik produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Skład: Katarzyna H. Kopeć Druk: MDruk ISBN: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel ,faks , cok@wip.pl NIP: , KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Wysokość kapitału zakładowego 200,000 zł. Publikacja Korespondencja z ZUS. Wzory pism, przykłady, wyjaśnienia eksperta została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Korespondencja z ZUS. Wzory pism, przykłady, wyjaśnienia eksperta wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

4 Korespondencja z ZUS Od redakcji Droga Czytelniczko, Drogi Czytelniku! W trakcie prowadzonej działalności płatnicy składek wielokrotnie spotykają się z koniecznością przygotowania określonych pism do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub udzielania odpowiedzi na pisma otrzymywane z tej instytucji. Część z nich sporządzana jest na gotowych formularzach, część zaś płatnicy muszą opracować we własnym zakresie. Od poprawności ich przygotowania, od dotrzymania terminów zależy to, czy ZUS uwzględni wniosek płatnika, a to z kolei w wielu przypadkach może zdecydować o prowadzeniu dalszej działalności gospodarczej. W niniejszym opracowaniu omawiamy najważniejszą, zarówno dla dużych, jak i małych fi rm, korespondencję z ZUS, prezentujemy potrzebne wzory pism, informujemy, jak je poprawnie wypełnić. W każdym rozdziale publikacji zamieszczamy praktyczny, opatrzony przykładami, komentarz eksperta. Krystyna Trojanowska redaktor Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 3

5 Spis treści Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika jak się bronić przed jej negatywnymi skutkami Upoważnienie do rozpoczęcia kontroli ZUS. 7 Wniosek o zmianę inspektora Obowiązek wydania dokumentów inspektorowi Wniosek płatnika o udostępnienie dokumentów Protokół pokontrolny Uwagi do protokołu Odpowiedź ZUS na zastrzeżenia płatnika Decyzja ZUS od jakich postanowień można się odwołać Odwołanie od decyzji ZUS Ważna treść decyzji Zgłoszenie nowego żądania Przekroczenie terminu na złożenie odwołania Wymagania formalne odwołania Braki formalne w odwołaniu Konieczny sprzeciw Właściwość miejscowa sądu Właściwość rzeczowa sądu Równe strony w procesie Wielość stron w postępowaniu Wyrok sądu Koszty sądowe Cofnięcie odwołania Ulgi w spłacie składek jak się o nie skutecznie starać Umorzenie należności Ponowne rozpatrzenie sprawy Skutki złożenia wniosku Odroczenie terminu płatności Skutki złożenia wniosku Rozłożenie zadłużenia na raty Dodatkowe dokumenty Postępowanie egzekucyjne w jakich przypadkach można się zabezpieczyć przed ściągnięciem należności Prawo do wniesienia zarzutu Zażalenie płatnika Inne pisma do ZUS o co jeszcze można wystąpić Zgoda na przekazywanie dokumentów w formie papierowej Przywrócenie terminu na opłacenie składki chorobowej Wniosek o zwrot nadpłaconych składek Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek Wniosek o wydanie interpretacji Wiedza i Praktyka

6 KONTROLA PŁATNIKA jak się bronić przed jej negatywnymi skutkami

7 Sprawdź, czy wiesz: Kiedy płatnik powinien otrzymać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli? Jakie dane powinno zawierać upoważnienie? Czy w upoważnieniu powinien zostać wyznaczony zakres kontroli płatnika? Czy upoważnienie musi zawierać pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego? W jakiej sytuacji płatnik może złożyć wniosek o zmianę inspektora? Czy wystarczy stwierdzenie, że inspektor jest stronniczy? W jakiej sytuacji kontrolowany musi wydać niezbędne inspektorowi dokumenty? Czy w każdym momencie płatnik może wystąpić o wgląd w przekazane inspektorowi dokumenty? Czy wgląd w dokumenty zawsze odbywa się w obecności kontrolującego? Jak poprawnie powinien być sporządzony protokół kontroli? Jakie informacje kontroler zamieszcza w protokole? W jakim terminie można wnieść uwagi do protokołu? Ile czasu ma inspektor na rozpatrzenie zastrzeżeń płatnika? Jakie obowiązkowe informacje powinny znaleźć się w piśmie ZUS po rozpatrzeniu zastrzeżeń kontrolowanego? Czy w razie potrzeby, przed wydaniem informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń wniesionych do protokołu kontroli, inspektor może podjąć dodatkowe czynności?

8 Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika Upoważnienie do rozpoczęcia kontroli Pierwszym dokumentem, z jakim zetknie się płatnik składek, objęty kontrolą, jest upoważnienie do jej przeprowadzenia. Otrzymuje je przed rozpoczęciem czynności kontrolnych. Powinien on zawierać co najmniej: Ad 1 wskazanie podstawy prawnej, Ad 2 oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS, Ad 3 datę i miejsce wystawienia, Ad 4 imię i nazwisko inspektora kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej, Ad 5 oznaczenie kontrolowanego płatnika składek, Ad 6 wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu jej zakończenia, Ad 7 zakres przedmiotowy kontroli, Ad 8 podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji oraz Ad 9 pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli 2 3 Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Bielsku-Białej Wydział Kontroli Płatników Składek Bielsko-Biała ul. Krasińskiego 34 (oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS) Bielsko-Biała, 17 lutego 2014 r. (miejscowość i data wystawienia) UPOWAŻNIENIE NR 001/1950/540/2014 DO PRZEPROWADZENIA KONTROLI PŁATNIKA SKŁADEK PRZEZ INSPEKTORA/ÓW KONTROLI ZAKŁADU UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH Podstawa prawna: art. 68 ust. 1 pkt 6, art. 86 ust. 1, art. 94 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.). Dane inspektora/ów kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: Imię i nazwisko: Arkadiusz Tyszyński 543 nr legitymacji służbowej Nazwa i adres siedziby kontrolowanego płatnika składek: Zakład Poligraficzny Henryk Dąbek, ul. Mazowiecka 11, Bielsko-Biała Identyfikator: NIP REGON PESEL Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 7

9 Kontrola płatnika Korespondencja z ZUS 7 6 Zakres przedmiotowy kontroli: 1. Prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania oraz opłacania składek, a także innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład, oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. 2. Ustalanie uprawnień do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. 3. Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalno- -rentowe. 4. Prawidłowość wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych do celów ubezpieczeń społecznych. Data rozpoczęcia kontroli: zgodnie z art. 89 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.) datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Przewidywany termin zakończenia kontroli: dwa tygodnie od daty doręczenia płatnikowi składek niniejszego upoważnienia. 8 Z upoważnienia Głównego Inspektora Kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Katarzyna Maj (podpis osoby udzielającej upoważnienia) Upoważnienie doręczono płatnikowi składek w dniu: 20 lutego 2014 r. Imię i nazwisko osoby, której doręczono upoważnienie: Henryk Dąbek Potwierdzenie odbioru upoważnienia: Henryk Dąbek (podpis osoby odbierającej upoważnienie) 8 Wiedza i Praktyka

10 Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika 9 Pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek wynikających z ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r., poz ze zm.) 1. Płatnik składek ma prawo: a) uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, a także wskazać osoby do uczestniczenia w tych czynnościach (art. 89 ust. 4); b) uczestniczyć w przeprowadzaniu dowodu z zeznań świadka lub oględzin (art. 89 ust. 5); c) żądać dostępu do wydanych dokumentów (art. 90 ust. 6); d) wniesienia zastrzeżeń do ustaleń protokołu kontroli (art. 91 ust. 3). 2. Płatnik składek jest zobowiązany: a) udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (art. 88 ust. 1 pkt 1); b) udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalega z opłatą należności z tytułu składek (art. 88 ust. 1 pkt la); c) sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu (art. 88 ust. 1 pkt 2); d) zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik (art. 88 ust. 1 pkt 3); e) udzielać wyjaśnień kontrolującemu (art. 88 ust. 1 pkt 4); f) przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek (art. 88 ust. 1); g) w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli Zakładu żądane dokumenty (art. 88 ust.3); h) powyższe czynności wykonać nieodpłatnie (art. 88 ust. 2); i) na żądanie inspektora kontroli Zakładu, wydać określone przez niego dokumenty wymienione w art. 88 ust. 1 pkt 1 na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie (art. 90 ust. 5); j) w terminie 30 dni od daty otrzymania protokołu kontroli złożyć deklaracje rozliczeniową korygującą łącznie z raportem miesięcznym korygującym zgodnie z ustaleniami kontroli (art. 47 ust. 3 i art. 41 ust. 7b pkt 2). Ponadto, zgodnie z art. 84c ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r., poz. 672 ze zm.) płatnik składek będący w rozumieniu tej ustawy przedsiębiorcą ma prawo wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia i wykonywania przez organy kontroli czynności z naruszeniem przepisów tej ustawy oraz zgodnie z art. 80 ust. 3 tej ustawy jest zobowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności. Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 9

11 Kontrola płatnika Korespondencja z ZUS Wniosek o zmianę inspektora Płatnik, który uważa, że inspektor podejmujący czynności kontrolne nie gwarantuje zachowania bezstronności, może wnioskować o jego wyłączenie. Wniosek taki musi być przede wszystkim odpowiednio umotywowany, a to oznacza, że nie wystarczy stwierdzenie, iż dany inspektor będzie stronniczy. Może być on złożony: jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem kontroli, zaraz po otrzymaniu upoważnienia, z którego wynika, kto będzie ją prowadził, a także w trakcie czynności kontrolnych. Ad 1 Podaje się dane identyfi kacyjne płatnika: Nazwę fi rmy, Imię i nazwisko, numer NIP oraz REGON. Jeżeli płatnikowi składek nie nadano tych numerów albo jednego z nich, trzeba wpisać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Wzór wniosku o zmianę inspektora kontroli ZUS Zakład Poligraficzny Bielsko-Biała, 21 lutego 2014 r. Henryk Dąbek ul. Mazowiecka Bielsko-Biała NIP: , REGON: PESEL: Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Bielsku-Białej Wydział Kontroli Płatników Składek ul. Krasińskiego Bielsko-Biała WNIOSEK O ZMIANĘ INSPEKTORA KONTROLI ZUS W związku z rozpoczętą w dniu 20 lutego 2014 r. kontrolą uprzejmie proszę o wyłączenie z niej inspektora kontroli ZUS Pana Arkadiusza Tyszyńskiego. Prośbę swoją motywuję faktem, że w zeszłym miesiącu byłem zmuszony zwolnić dyscyplinarnie Panią Ewę Tyszyńską, która jest córką ww. inspektora. Po otrzymaniu zwolnienia osoba ta odgrażała się, mówiąc, że ojciec pana urządzi. Biorąc to pod uwagę, mam uzasadnione zastrzeżenia co do bezstronności Pana Arkadiusza Tyszyńskiego w trakcie czynności kontrolnych i uważam, że zgodnie z art. 92 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.) powinien zostać z nich wyłączony. Ad 2 Należy skierować wniosek do odpowiedniego wydziału ZUS. Ad 3 Wniosek należy szczegółowo umotywować. Nie wystarczy ogólnie stwierdzić, że inspektor może być niewiarygodny lub stronniczy. Henryk Dąbek 10 Wiedza i Praktyka

12 Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika Obowiązek wydania dokumentów inspektorowi Wzór protokołu z wydania dokumentów 1 Zakład Ubezpieczeń Społecznych Warszawa, 10 stycznia 2014 r. I Oddział w Warszawie Wydział Kontroli Płatników Składek Warszawa ul. Senatorska 6/8 (oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS) Jeżeli płatnik składek nie jest w stanie zapewnić odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli oraz gdy charakter czynności tego wymaga, płatnicy mają obowiązek wydania dokumentów określonych przez kontrolującego na czas niezbędny, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Z wydania dokumentów sporządzany jest protokół, który podpisuje również płatnik. Ad 1 Zawsze na górze dokumentu po lewej stronie powinna być wskazana jednostka organizacyjna ZUS, która protokół wydała. Ad 2 W protokole, ZUS powinien wskazać podstawę prawną numer upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, imię i nazwisko inspektora, dokonującego kontroli. Ad 3 ZUS musi szczegółowo wymienić, jakie dokumenty pobrał od osoby ubezpieczonej. Ad 4 ZUS wskazuje datę zwrotu dokumentów ubezpieczonemu Znak sprawy: WKPS-0012/01/2013 PROTOKÓŁ Z WYDANIA/ZWROTU DOKUMENTÓW Na podstawie art. 90 ust. 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.) oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli nr 012/0950/1700/2014 z 9 stycznia 2014 r. inspektor kontroli ZUS Małgorzata Miecznikowska (imię i nazwisko) pobrał od kontrolowanego płatnika składek: Zdrowy Wikt sp. z o.o., ul. Mickiewicza 12, Warszawa (dane płatnika) następujące dokumenty: 1) akta osobowe zatrudnionych pracowników szt. 8, 2) kopie dokumentów zgłoszeniowych, 3) kopie dokumentów rozliczeniowych (deklaracje, raporty imienne oraz dowody wpłat składek) za lata 2011, 2012 i 2013, 4) listy płac, umowy zlecenia, umowy o dzieło i rachunki za wykonanie umów cywilnoprawnych za lata: 2011, 2012 i Warszawa, 10 stycznia 2014 r., Franciszek Niezgoda (miejscowość, data i podpis płatnika składek) Małgorzata Miecznikowska (podpis inspektora kontroli ZUS) Pobrane materiały wg wykazu jak wyżej zwrócono płatnikowi składek dnia: 21 stycznia 2014 r. Ad 5 Pod protokołem składają podpis obie strony tj. płatnik i inspektor kontroli ZUS. 5 Franciszek Niezgoda (podpis płatnika składek) Małgorzata Miecznikowska (podpis inspektora kontroli ZUS) Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 11

13 Kontrola płatnika Korespondencja z ZUS Wniosek płatnika o udostępnienie dokumentów W każdym momencie płatnik może wystąpić z pisemnym wnioskiem o umożliwienie wglądu w pobrane przez ZUS dokumenty, przy czym udostępnienie akt odbywa się wyłącznie w obecności inspektora kontroli. Ad 1 Należy podać nazwę fi rmy, NIP i REGON. Wzór wniosku o udostępnienie wydanej dokumentacji 1 2 Zdrowy Wikt sp. z o.o. Warszawa, 17 stycznia 2014 r. ul. Mickiewicza Warszawa NIP: , REGON: Zakład Ubezpieczeń Społecznych I Oddział w Warszawie Wydział Kontroli Płatników Składek ul. Senatorska 6/ Warszawa WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE WYDANEJ DOKUMENTACJI Ad 2 Trzeba zwrócić się do konkretnego wydziału ZUS. Ad 3 We wniosku należy podać powód udostępnienia wydanej kontrolerowi dokumentacji. Powód powinien być szczegółowo opisany. Ad 4 Powinno się wskazać nazwisko i imię osoby upoważnionej do wglądu w dokumenty. 3 4 W związku z koniecznością wystawienia druku ZUS Rp-7 dla Pani Moniki Kowalewskiej będącej naszą pracownicą, uprzejmie proszę o umożliwienie dostępu do pobranych od nas list płac oraz akt osobowych wspomnianej osoby. Osobą upoważnioną do wglądu jest Pani Maria Kalinowska, starszy referent ekonomiczno-administracyjny. Franciszek Niezgoda 12 Wiedza i Praktyka

14