System Planowania i Kontroli Czasu Pracy

Transkrypt

1 Zakład Usług Informatycznych KOMPAN, Starachowice, ul.długa 11, System Planowania i Kontroli Czasu Pracy Instrukcja użytkownika 1

2 INSTALACJA Instalacja programu przebiega automatycznie po włożeniu płyty CD-ROM do napędu. Jeżeli nie nastąpi automatyczne uruchomienie programu instalacyjnego, należy odnaleść na płycie i uruchomić aplikację SETUP.EXE. Program instalacyjny tworzy folder dla oprogramowania systemu Tempora oraz kopiuje do niego niezbędne pliki. Instalacja oraz pierwsze uruchomienie programu powinno być wykonane przez użytkownika, który będzie administrował systemem lub instalatora, który będzie prowadził obsługę techniczną systemu. Przed pierwszym uruchomieniem zainstalowanego oprogramowania należy zamontować czytnik oraz połączyć go z komputerem.. Do pracy w systemie Tempora przeznaczone są dwa rodzaje dedykowanych czytników : PT1 (Pass Through) to czarna skrzynka montowana w mało widocznym dla użytkownika miejscu. Jest wyposażona w dwa moduły kontaktowe, które są przeznaczone do montażu po dwóch stronach drzwi wejściowych. Czytnik ten spełnia także funkcje podstawowej kontroli dostępu. Po odczytaniu pastylki i zidentyfikowaniu pracownika, czytnik otwiera zamek elektromagnetyczny w drzwiach. Czytnik posiada niezależny wewnętrzny zegar czasu rzeczywistego, oraz pamięć zdarzeń. Montaż PT1 polega na : umocowaniu czytnika w mało widocznym miejscu, podłączeniu zasilania (12V) do czytnika przeprowadzeniu 3-żyłowego kabla od czytnika do portu szeregowego komputera, montażu modułów kontaktowych w widocznych miejscach po obydwu stronach drzwi. połączeniu modułów kontaktowych z czytnikiem 4-żyłowymi przewodami podłączeniu zamka elektromagnetycznego do styków przekaźnika w czytniku, PB1 (Pass By) to estetyczny panel przeznaczony do montowania w widocznym miejscu, w korytarzu, przy wejściu, na recepcji itp. Jest wyposażony w zegar wyświetlający aktualny czas, oraz wbudowane dwa kontakty do wczytywania pastylek. Nie posiada funkcji otwierania zamka elektromagnetycznego. Czytnik posiada niezależny zegar czasu rzeczywistego, oraz pamięć zdarzeń. Montaż PB1 polega na : umocowaniu czytnika w widocznym miejscu, podłączeniu zasilania (12V) do czytnika przeprowadzeniu 3-żyłowego kabla od czytnika do portu szeregowego komputera, Czytniki wymagają zasilania prądem stałym 12V, jeżeli to możliwe z zasilaniem awaryjnym. Podłączenie do komputera realizowane jest za pomocą portu szeregowego RS-232. Długość przewodu łączącego komputer z czytnikiem nie powinna przekraczać 30m. W celu skonfigurowania systemu należy : utworzyć konta użytkowników systemu i zdefiniować ich poziomy dostępu (patrz rozdział Użytkownicy) skonfigurować czytnik, zainicjować zegar czasu rzeczywistego wprowadzić dane pracowników do systemu przypisać pastylki identyfikacyjne do pracowników 2

3 1. OGÓLNY OPIS SYSTEMU TEMPORA System Tempora służy do planowania, rejestracji i kontroli czasu pracy pracowników małych i średnich firm *. Pozwala on na zaplanowanie pracy pracowników od prostego systemu od-do funkcjonującego np. w biurach, do bardziej skomplikowanych systemów, np. brygadowego, zmianowego, praca według siatki godzinowej itp. Planowanie odbywa się wizualnie, co ułatwia ustawienie godzin pracy poszczególnych pracowników w sposób optymalny, tak aby obsada stanowisk zapewniała sprawne funkcjonowanie firmy. Plan pracy można konstruować definiując indywidualne harmonogramy dla poszczególnych pracowników, lub też określać wzorce, wykorzystywane przez grupy pracowników lub działy firmy. Wzorzec określa się na zasadzie szablonu, gotowego do użycia i przypisanego do pracownika. W razie konieczności zmiany czasów pracy, wystarczy zmienić reguły wzorca i automatycznie zmieniają się harmonogramy pracowników używających tego wzorca. Dodatkowo istnieje możliwość ręcznego obejścia zasad wzorca i zdefiniowania w dowolnie wybranych dniach, wyjątków odbiegających od reguł ogólnych. Rejestracja czasu pracy, czyli wejść i wyjść pracowników odbywa się za pomocą pastylek chipowych, które stanowią unikalne identyfikatory pracowników. Przy wejściu do firmy, na portierni, na korytarzu, w szatni lub przy wejściu na halę, umieszcza się czytnik, do którego wchodzący lub wychodzący pracownik przystawia swoją pastylkę i tym samym zostaje zidentyfikowany, a czas i rodzaj zdarzenia zostaje zarejestrowany w systemie. Pastylki chipowe są niewielkich rozmiarów, 16 mm średnicy i 5 lub 3 mm grubości. Każda pastylka posiada unikalny 64-bitowy numer identyfikacyjny. Pastylki są bardzo wytrzymałe mechanicznie oraz odporne na trudne warunki zewnętrzne. Nosi się je na zawieszkach, które można przypiąć np. do kluczy. Pastylki identyfikacyjne mogą być używane także w kontroli dostępu do pomieszczeń służbowych, szafek pracowniczych, jako klucze elektroniczne umożliwiające dostęp do komputera itp. Za pomocą pastylek identyfikacyjnych można także realizować kontrolę nad dostępem do samochodów firmowych. Sterowniki do implementacji tych funkcji są dostępne jako dodatkowe akcesoria systemu TEMPORA. * Dla dużych firm przeznaczony jest system Tempora Max 3

4 Rejestracja zdarzeń (wejść i wyjść pracowników) może odbywać się w trybie on-line i off-line. Tryb on-line W trybie on-line wejścia i wyjścia pracowników są rejestrowane na bieżąco w komputerze. Aktualizowana jest lista obecności na której zaznaczeni są pracownicy którzy są w pracy, ci którzy mają wolne oraz spóźnialscy i nieobecni. Podczas rejestrowania zdarzenia wyświetlane jest zdjęcie pracownika, co pozwala na kontrolę tożsamości wchodzącej i wychodzącej osoby. System ostrzega także, jeżeli wchodzący pracownik jest na urlopie lub zwolnieniu, albo jeżeli godziny jego pracy nie uzasadniają jego przyjścia w danym momencie do firmy. Jest to optymalne zastosowanie systemu, który powinien być zainstalowany na portierni/recepcji, na komputerze który działa 24h na dobę, a pracownik nadzorujący kontroluje zdjęcia wyświetlane na ekranie z osobami wchodzącymi i wychodzącymi. W przypadku awarii komputera system automatycznie przechodzi na pracę w trybie off-line. Tryb off-line Tryb off-line jest trybem ekonomicznym. Nie wymaga dedykowanego komputera, zdarzenia są rejestrowane w pamięci czytnika, i są odczytywane okresowo, w momencie uruchomienia oprogramowania. Można do tego wykorzystać inny komputer np. z księgowości. W przypadku zagubienia pastylki identyfikacyjnej istnieje możliwość zasymulowania rejestracji pastylki przez uprawnionego do tego użytkownika systemu. Najważniejszą częścią systemu Tempora jest część pozwalająca na kontrolę zgodności rzeczywistych obecności pracowników z założonym planem pracy. Służy do tego graficzna interpretacja danych oraz analizy i raporty. Wizualizacja danych pozwala na błyskawiczne stwierdzenie wszelkich absencji, spóźnień i wcześniejszych wyjść z pracy. Planowany czas pracy, obecności i nieobecności są wyświetlane w postaci graficznej. Graficzna interpretacja danych daje możliwość szybkiego wglądu w historię zdarzeń oraz w plan pracy w obrębie całego roku kalendarzowego. W trybie on-line, dane są uaktualniane w czasie rzeczywistym i jeden rzut oka wystarczy do stwierdzenia kto jest obecny, kto spóźniony lub nieobecny, a kto ma wolne. Można także stwierdzić kiedy dany pracownik powinien przyjść do pracy. Analizy i zestawienia dają wgląd w opracowane i zinterpretowane dane, uwalniając użytkownika od przeglądania poszczególnych zdarzeń i porównywania ich z planem pracy. Dane mogą być opracowywane w układzie miesięcznym, okresowy, dla pojedyńczego pracownika lub działami. Możliwość licznych ustawień umożliwia zmianę sposobu interpretacji i prezentacji danych. 4

5 2. INTERFEJS UŻYTKOWNIKA System Tempora jest programem przeznaczonym do pracy pod Microsoft Windows, i jako taki, używa standardowych sposobów komunikacji z użytkownikiem. Pełne wykorzystanie możliwości programu wymaga użycia myszki, nie wszystkie funkcje są dostępne z klawiatury. Obsługa okien dialogowych jest zgodna ze standardem MS Windows, poruszanie się po polach edycyjnych odbywa się za pomocą klawisza TAB, lub za pomocą skrótów klawiaturowych alt-litera.. Dostęp do funkcji programu odbywa się za pomocą głównego menu, a także za pomocą podręcznych kontekstowych menu, dostępnych przez naciśnięcie prawego klawisza myszym w określonym miejscu ekranu. Ekran roboczy programu składa się z dwóch części: Listy pracowników Wizualizacji zdarzeń Lista pracowników Wizualizacja zdarzeń i planu pracy Lista pracowników stanowi jednocześnie menu, służące do wybierania pracowników i wykonywania operacji za pomocą podręcznego menu, jak i wskaźnik statusu pracowników. Lista pracowników może być wyświetlana działami lub jako lista wszystkich pracowników bez podziału, sortowana według nazwisk lub w kolejności wpisów. Kolorem czerwonym oznaczeni są pracownicy, którzy powinni być w danej chwili w pracy, lecz nie zarejstrowali swojego wejścia Kolorem czarnym oznaczeni są pracownicy, przebywający w danej chwili w firmie. Kolorem szarym oznaczeni są pracownicy, którzy w danej chwili wg planu nie pracują i są nieobecni Status zmienia się w czasie rzeczywistym (w trybie on-line), w chwili zarejestrowania wejścia lub wyjścia pracownika. 5

6 Lista pracowników służy także do wykonywania operacji na danych pracownika. W celu wyświetlenia podręcznego menu pracowników, należy umieścić kursor myszy na wybranym pracowniku i nacisnąć prawy klawisz myszy. Z menu podręcznego listy pracowników można wykonać następujące funkcje: dodać nowego pracownika, edytować dane pracownika, symulować rejestrację pastylek w razie zgubienia lub zapomnienia pastylki, ustawiać opcje widoków. Prawa część ekranu to wizualizacja danych pochodzących z czytnika oraz harmonogramów pracy pracowników. Graficzna reprezentacja danych obejmuje cały rok kalendarzowy, do chwili obecnej (zaznaczonej niebieskimi liniami) jest to historia zdarzeń zinterpretowana zgodnie z planem pracy, a po chwili obecnej pokazany jest planowany czas pracy. Poza godzinami Spóźnienie Chwila obecna Planowany czas pracy Praca planowa Nieobecność Po ustawieniu kursora na prostokącie reprezentującym obecność/nieobecność system wyświetla pomocnicze okno ze szczegółowymi informacjami. Wyświetlany jest rodzaj zdarzenia, dokładny czas początku i końca, oraz czas trwania. 6

7 Funkcje dotyczące obsługi zdarzeń a także wnaliz i raportów wywołuje się za pomocą podręcznego menu. Menu pojawia się po naciśnięciu prawego klawisza myszy, przy niektórych funkcjach istotne jest położenie kursora myszy. Z podręcznego menu można wykonać następujące funkcje Wywołać okno z analizą miesiąca dla wybranego pracownika Zmienić status nieobecności(np. z nieusprawiedliwionej na usprawiedliwioną) Wstawiać zdarzenia ręcznie gdy wystąpi konieczność korekty Zmienić ustawienia decydujące o szacie graficznej wizualizacji Zmienić opcje decydujące o rodzaju wyświetlanych informacji Wygląd ekranu roboczego może być dostosowany do wymagań użytkownika na wiele sposobów. Podstawowym ustawieniem jest skala, która określa rozmiar elementów ekranu. Mniejsza skala pozwala na ujęcie większej ilości danych na ekranie, bez konieczności przewijania ekranu, jest ona jednak mniej czytelna. Z kolei większe elementy są bardziej czytelne, lecz mniej danych mieści się jednocześnie na ekranie. Skala może być ustawiana zgodnie z indywidualnymi upodobaniami użytkownika. Przykładowe ustawienia skali : Najmniejsza dostęna skala Skala domyślna Duża skala Ustawiona skala jest zapamiętywana indywidualnie dla każdego użytkownika i używana przy kolejnych uruchomieniach programu. Na pierwszym miejscu menu kontekstowego znajduje się domyślna funkcja, najczęściej używana, którą wywołac można tekże za pomocą podwójnego kliknięcia lewym klawiszem myszki. Dla menu listy pracowników jest to wywołanie edycji danych pracownika, a dla wizualizacji danyuch jest to wywołanie analizy danych dla aktualnie wybranego pracownika. Aktualnie wybrany pracownik jest zaznaczony jasnym kursorem na liście pracowników. Wybór jest dokonywany za pomocą kursora myszki. 7

8 3. WPROWADZANIE DANYCH PRACOWNIKÓW Na początku pracy z systemem należy wprowadzić dane pracowników firmy. Dostęp do funkcji wprowadzania danych pracowników uzyskuje się przez główne menu pozycja Pracownicy/Nowy pracownik lub przez menu podręczne listy pracowników i Dodawanie nowego pracownika Po wybraniu tej funkcji zostanie wyświetlone okno dialogowe, w którym należy wprowadzić dane nowego pracownika. Podstawowymi informacjami na temat pracownika są Nazwisko i imię (kolejność istotna ze względu na sortowanie) Dział firmy w którym pracownik pracuje, wybór odbywa się na zasadzie wyboru z listy, nowe działy można wprowadzić za pomocą przycisku Dzialy Data zatrudnienia pracownika Zdjęcie pracownika (wprowadzane za pomocą przycisku Pobierz zdjęcie ) Numer pastylki identyfikacyjnej pracownika Harmonogram pracy pracownika (omówiony w dalszych rozdziałach) Data zwolnienia pracownika powinna być ustawiona na datę wygaśnięcia umowy z pracownikiem lub w razie umowy na czas nieokreślony powinna być ustawiona na koniec roku kalendarzowego. Numer pastylki identyfikacyjnej wprowadza się za pomocą przycisku Odczytaj. Pojawia się okno zachęty i czytnik pastylek zmienia kolor wejść na żółty. Nową pastylkę należy wtedy zarejestrować w czytniku. W przypadku użycia pastylki przypisanej już do innego pracownika, pojawi się komunikat o błędzie. Numer pastylki można także wprowadzić ręcznie. 8

9 Działy firmy W danych pracownika należy określić dział firmy, w którym pracownik pracuje. Nazwę działu wybiera się z rozwijanej listy. Możliwość modyfikacji listy działów uzyskuje się za pomocą przycisku Działy w oknie dialogowym pracownika lub z menu głównego z pozycji Ustawienia/Działy firmy. Za pomocą przycisku Dodaj można zdefiniować nowy dział firmy. Nazwa działu może zawierać 40 znaków. Przycisk Edycja służy do zmian w nazwie działu. Użytkownik może zdefiniować dowolną ilość działów firmy. Zdjęcie pracownika W danych pracownika może znaleść się jego fotografia. Będzie ona wyświetlana na ekranie podczas rejestracji zdarzenia (wejścia lub wyjścia z firmy). Zdjęcie można zrobić aparatem cyfrowym lub zeskanować i przygotować w formacie BMP, w rozdzielczości 200x250 punktów. Obrobione zdjęcia należy umieścic w podkatalogu fotki znajdującym się w katalogu programu, a następnie przypisać zdjęcie do pracownika przyciskiem Pobierz zdjęcie w oknie dialogowym pracownika. Edycja danych pracowników Edycja danych pracownika odbywa się w tym samym oknie dialogowym co wprowadzanie nowego pracownika. Dostęp do edycji pracownika uzyskuje się z podręcznego menu w liście pracowników lub przez podwójne kliknięcie na wybranej pozycji z listy. 9

10 4. HARMONOGRAM PRACY Definiowanie planu pracy pracowników należy do głównych zadań systemu Tempora. Skonstruowanie kompletnego harmonogramu pracy całej firmy jest z jego pomocą bardzo proste. Graficzne przedstawienie harmonogramu daje możliwość szybkiego wykrycia pomyłek w pokryciu godzin. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku skomplikowanych harmonogramów, które są stosowane np. w hotelach, restauracjach, szpitalach, stacjach telewizyjnych, firmach produkcyjnych z pracą wielozmianową itp. Za pomocą systemu Tempora można zdefiniować nawet najbardziej skomplikowane i często zmieniające się harmonogramy. System wzorców (szablonów) umożliwia szybką zmianę harmonogramów pracy wielu pracowników na raz, a zastosowanie okresów daje możliwość wielokrotnych zmian w obrębie jednego roku kalendarzowego. Plan pracy pracownika można konstruować za pomocą predefiniowanych podstawowych ustawień, lub za pomocą siatki godzinowej. Praca w systemie od-do Najbardziej popularnym trybem pracy jest praca od-do obowiązująca w np. biurach. Pracownik ma stałe godziny pracy np. od 8.00 do 16.00, może pracować także w soboty np. od 8.00 do 13. Taki harmonogram pracy jest przedstawiony obok na rysunku. Zaznaczono tryb Praca od: do:, oraz pracę w sobotę w podanych godzinach. Można zdefiniować także pracę w niedzielę, oraz pracę w dni określone jako ustawowo wolne od pracy (zdefniowane w Kalendarzu dni świątecznych). Kalendarz dni światecznych Kalendarz dni świątecznych definiuje dni wolne od pracy (lub pracy w innym wymiarze godzin) dla pracowników, którzy pracują według systemu od-do. W innych przypadkach nie ma on zastosowania. Okno kalendarza wywołuje się za pomocą opcje głównego menu Ustawienia/Kalendarz świąt. Zaznaczanie i odznaczanie dni świątecznych odbywa się za pomocą lewego klawisza myszki. 10

11 Praca w systemie godzinowym Ten system pracy służy do definiowania pracy w systemach brygadowych. Określa się w nim liczbę godzin pracy, następnie liczbę godzin przerwy, ponownie liczbę godzni pracy i liczbę godzin przerwy. Istotne jest także ustalenie daty i godziny w których dany system startuje. Nie obowiązują tutaj dni świateczne, jest to system ciągły. W wypadku zaburzenia harmonogramu przez nieprzewidziane zdarzenia, np. choroba pracownika, należy zdefiniować nowy harmonogram w nowym okresie. O używaniu okresów w dalszej części instrukcji. Nienormowany czas pracy Nienormowany czas pracy oznacza, że w przypadku tego pracownika system rejestruje tylko czas jego przyjścia do firmy i wyjścia z firmy. Nie ma spóźnień ani nieobecności, pracownik ma pełną swobodę w wyborze godzin swojej pracy. Podstawową informacją w przypadku tego pracownika jest ilość przepracowanych godzin w danym okresie i tylko takie dane na temat tego pracownika są dostarczane przez system. System ten może być zastosowany w przypadku pracowników opłacanych za godzinę pracy, np. przychodzących wtedy do pracy, gdy zaistnieje taka potrzeba (w sytuacjach awaryjnych). Praca wg indywidualnej siatki godzin Indywidualną siatkę godzin pracy pracownika tworzy się za pomocą edytora graficznego, definiując godziny pracy dla każdego dnia. Można w ten sposób zdefiniować najbardziej wymyślne plany pracy. Edytor siatki dostarcza narzędzia ułatwiające szybkie tworzenie planu. Są one dostępne w podręcznym menu, wywoływanym prawym klawiszem myszy. Dodatkowo podwójne kliknięcie lewym klawiszem myszy umożliwia wpisywanie godzin pracy dla danego dnia. W każdym dniu można zdefiniować maksymalnie 4 przedziały pracy. Siatka godzin jest wyświetlana po naciśnięciu przycisku Harmonogram pracy w oknie dialogowym pracownika. 11

12 Okresy Każda zmiana planu pracy powoduje ponowną interpretację zdarzeń od początku roku. Daje to możliwość szybkiego wdożenia systemu i rejestrowania wejść i wyjść pracowników jeszcze przed wprowadzeniem planów pracy. Zwalnia to także administratora systemu (szefa firmy) z obowiązku wprowadzania zmian harmonogramu przed przyjściem pracownika do pracy. Harmonogram można zdefiniować lub zmieniać w wolnej chwili, już w trakcie jego obowiązywania. Jeżeli w trakcie roku wystąpi konieczność zmiany planu pracy, należy utworzyć nowy okres planu. Nowy okres tworzy się za pomocą przycisku Dodaj okres, w oknie dialogowym pracownika. Po podaniu nazwy nowego okresu zostanie utworzona zakładka, w której należy zdefiniować nowy plan oraz okres jego obowiązywania. Czasy obowiązywania poszczególnych okresów nie mogą się pokrywać. Podczas zmiany jednej z dat obowiązywania, odpowiednia data sąsiedniego okresu zostaje zmieniona automatycznie. Tzn. jeżeli zostanie wybrana data obowiązywania nowego okresu, to data końca poprzedniego okresu zostanie ustawiona na dzień poprzedzający. Aby zmienić nazwę istniejącego okresu, należy kliknąć prawym klawiszem myszy na jego zakładce. Ustawienie ręczne Do usuwania okresów służy przycisk Usuń okres. W obrębie roku kalendarzowego można zdefiniować maksymalnie 24 okresy. Niewielkie zmiany w planie pracy mogą być dokonywane za pomocą ustawień ręcznych (manual override), które pozwalają na obejście zasad zdefiniowanych w planie pracy. Pozwala to uniknąć tworzenia nowych okresów, wtedy gdy zmiana jest niewielka i okazjonalna. Np. Ustawienie krótszego dnia pracy w wigilię Bożego Narodzenia dla pracownika, który pracuje w systemie od-do, nie pociąga za sobą konieczności definiowania nowego okresu dla jednego dnia i następnego okresu dla pozostałych dni roku. Istnieje możliwość zmiany godzin pracy dla poszczególnych dni w gotowym harmonogramie pracy. Należy w tym celu wcisnąć przycisk Harmonogram pracy w oknie dialogowym pracownika. Pojawi się okno przedstawiające cały roczny harmonogram pracy dla danego pracownika (zob. Praca wg indywidualnej siatki godzin). Poszczególne miesiące przełącza się za pomocą zakładek. W celu obejścia zasad planu i zmiany godzin w danym dniu, należy ustawić kursor myszy na danym dniu, wywołać menu kontekstowe (prawym klawiszem myszy) oraz wybrać Ustawienie ręczne. Status danego dnia zostanie przestawiony na ręczną edycję i będzie możliwe dowolne ustawienie godzin pracy. 12

13 5. WZORCE Definiowanie harmonogramów pracy osobno dla każdego pracownika może być bardzo pracochłonne, zwłaszcza w firmach o dużym zatrudnieniu. W celu uproszczenia tego procesu system Tempora udostępnia tzw. wzorce (ang. templates). Wzorzec stanowi harmonogram pracy zapisany w bazie danych, opatrzony unikalną nazwą oraz przygotowany do przypisania do pracownika. Jeżeli w dziale administracyjnym firmy pracuje wielu pracowników, których godziny pracy są identyczne (np. system od-do, ), można zdefiniować wzorzec zawierający opis harmonogramu ich pracy, nazwać go np. Biuro, i przypisać ten wzorzec tym pracownikom. Wzorce mogą zawierać wszystkie możliwe kombinacje planów pracy, jakie można zdefiniować dla pracownika. Można w nich wykorzystywać indywidualne, ręcznie ustawiane siatki godzin, można ustalać okresy z różnymi ustawieniami. Podczas definiowania harmonogramu pracy dla pracownika, można wykorzystać wzorzec jako całość, albo użyc go w jednym ze zdefiniowanych okresów. W harmonogramie pracy pracownika można także wykorzystać wiele wzorców, przypisując je do poszczególnych okresów. Istnieją dwa sposoby definiowania wzorca. Wzorzec można definiować przez opcję Dodaj wzorzec w bazie wzorców, dostępnej z menu Pracownicy / Wzorce. Sposób definiowania wzorca jest taki sam jak harmonogramu pracy pracownika. Drugim sposobem jest zapisanie istniejącego harmonogramu pracownika jako wzorca. Dokonuje się tego z okna dialogowego pracownika, za pomocą przycisku Zapisz jako wzorzec. Stosowanie wzorców dla grup pracowników daje możliwość szybkiej modyfikacji harmonogramów pracy dla wielu użytkowników na raz. Jeżeli np. zmieniają się godziny pracy pracowników administracyjnych, wystarczy zmienić wzorzec Biuro i automatycznie zmienią się hramonogramy pracy pracowników, do których ten wzorzec jest przypisany. 13

14 6. NIEOBECNOŚCI Planowane nieobecności Harmonogram czasu pracy definiuje czas w którym pracownik powinien być w pracy, ale nie zawsze tak się dzieje. W przypadku choroby lub urlopu pracownika, harmonogram pracy musi zostać skorygowany o dni wolne. Można je zdefniować w danych pracownika, w oknie Urlopy i zwolnienia. Są to nieobecności, które definiuje się za pomocą dat od-do, całodniowe, tzn. nie można zdefiniować kilku godzin nieobecności. Na liście przewijanej liście nieobecności znajdują się takie dane jak daty od-do, predefiniowana kategoria wybierana z listy (rodzaj zdarzenia), oraz opis wprowadzany przez użytkownika. Po wciśnięciu przycisku Dodaj pojawia się formularz, w którym można wpisać wszystkie dane na temat nieobecności. Ilość wprowadzonych planowanych nieobecności dla jednego pracownika jest nieograniczona. Rodzaj zdarzenia może przybierać następujące wartości: - urlop wypoczynkowy - urlop bezpłatny - zwolnienie lekarskie - delegacja Opis jest polem przeznaczonym do użytku uprawnionego użytkownika wyłącznie w celach informacyjnych. Już wprowadzone urlopy czy zwolnienia można edytować za pomocą przycisku Edycja, lub usunąć za pomocą przycisku Usuń. Dni objęte wprowadzonym zdarzeniem, są wprowadzone do harmonogramu jako dni wolne od pracy. Informacja o tym jest wyświetlona na wizualizacji. 14

15 Nieplanowane nieobecności Oprócz nieobecności planowanych, występują także nieobecności nieplanowane, do kontroli których służą właśnie systemy RCP, takie jak Tempora. Wyposażenie pracowników w identyfikatory daje możliwość takiej kontroli. Wszelkie odchylenia od założonego planu są z sekundową precyzją notowane przez system. Jeżeli faktyczny czas przebywania pracownika w firmie nie pokrywa się z zadanym planem, mamy do czynienia z nieobecnościami nieplanowanymi, które system dzieli na: spóźnienia, powstają kiedy pracownik pojawia się w pracy, lecz po czasie, w którym powinien zacząć pracę, wyjścia w trakcie pracy, powstają jeżeli pracownik wychodzi w trakcie dnia pracy i wraca by zakończyć pracę, wcześniejsze wyjścia, powstają jeżeli pracownik skraca sobie dzień pracy, wychodzi i już nie wraca. Nieobecności są zaznaczone na głównym ekranie na czerwono, są łatwo widoczne i szybko można stwierdzić wszelkie nieprawidłowości. Nieobecności są także uwidaczniane w raportach i analizach, także z podziałem na powyższe trzy kategorie. Ponieważ nie wszystkie nieobecności wynikają z niesolidności pracownika, status nieobecności można zmienić po fakcie. Zmiana statusu nieobecności odbywa się za pomocą menu podręcznego wyświetlanego prawym klawiszem myszy. Opcja zmiany statusu jest aktywna jeżeli użytkownik kliknie na czerwonym przedziale nieobecności, w przeciwnym razie jest nieaktywna. Status nieobecności może przybrać następujące wartości : - nieobecność nieusprawiedliwiona, wartość domyślna zakładana przez system, nie wliczana do czasu pracy - nieobecność usprawiedliwiona, nie wliczana do czasu pracy - nieobecność związana z wykonywaniem pracy dla firmy, wliczana do czasu pracy. 15