RCP_S - instrukcja programu

Transkrypt

1 RCP_S - instrukcja programu - wersja jednostanowiskowa z bazą danych SQL - komputer z systemem operacyjnym: Win7, Win8, Win10 w wersji 32 lub 64 bitowej - na komputerze musi być możliwość zainstalowania baz danych SQLEXPRESS - dla firm zatrudniających do 1000 pracowników - ilość rejestratorów - dowolna Na płycie z programem są wersje instalacyjne baz SQLEXPRESS dla komputerów z procesorami 32 lub 64 bitowymi oraz program elarm_config_usb.exe instalujący sterowniki USB dla czytnika DS

2 Załoga Wpisanie pracownika Proszę wcisnąć przycisk Nowy pracownik a następnie wypełnić pola w ramce. Dla poprawnego działania programu wystarczy wypełnienie rubryk podświetlonych na żółto. Jeśli do komputera podłączony jest czytnik kart DS-4, to zamiast wpisywania numeru karty z klawiatury należy położyć kartę na czytniku i nacisnąć klawisz Czytaj kartę. Numer karty zostanie wpisany w żółte okno. Pracowników można przypisać do jednego z działów a także przydzielić jeden ze sposobów planowania czasu pracy (szablon, harmonogram). Zaplanowane godziny pracy zostaną automatycznie wpisane do miesięcznej i rocznej ewidencji czasu pracy, pozwolą obliczyć nominalny czas pracy i porównać z rzeczywistym czasem pracy. W okienku Kod eksportu proszę wpisać kod pracownika w innych programach np. płacowych. Kod ten będzie widoczny w raportach i pozwoli na automatyczną wymianę danych z tymi programami. Zmiana danych pracownika Należy zaznaczyć nazwisko pracownika a następnie wcisnąć przycisk Zmiany. Ramka z danymi pracownika jest aktywna i pozwala na dokonywanie zmian. Po wprowadzeniu danych należy nacisnąć przycisk Zapisz. Jeżeli wydajemy pracownikowi nową kartę, to numer poprzedniej karty będzie widoczny w okienku Poprzednia Zachowanie numeru poprzedniej karty, pozwoli dopisać do raportów równiez zapisy wykonane przy użyciu tej karty, jeżeli wcześniej nie zostały odczytane z pamięci urządzeń. Zwolnienie pracownika Proszę wcisnąć przycisk Zmiany a następnie przycisk Zwolnienie. Dane pracownika nie są usuwane z komputera lecz przenoszone do bazy pracowników zwolnionych. Bazę tych pracowników można przeglądać po wciśnięciu przycisku Pokaż zwolnionych. Jeżeli chcemy anulować zwolnienie pracownika, należy wcisnąć przycisk Zmiany i usunąć zapisy w ramce Data zwolnienia.

3 Planowanie Jeżeli szablon jest pusty lub pracownik nie ma przypisanego szablonu: Pracownikowi, który przyszedł do pracy o godz. 7:49 i wyszedł z pracy o godz. 16:07 program zaliczy do czasu pracy 8:18 Jeżeli zostanie wypełniona tylko kolumna Nominalny: Pracownikowi, który przyszedł do pracy o godz. 7:49 i wyszedł z pracy o godz. 16:07 program zaliczy do czasu pracy 8:00 Jeżeli zostaną wypełnione kolumny Rozpoczęcie pracy oraz Zakończenie pracy: Pracownikowi, który przyszedł do pracy o godz. 7:10 i wyszedł z pracy o godz. 16:40 program zaliczy do czasu pracy 8:00 - nie będzie naliczał godzin nadliczbowych. Jeżeli zostaną wypełnione kolumny Tolerancja przed i Tolerancja po: Pracownikowi, który przyszedł do pracy o godz. 7:49 i wyszedł z pracy o godz. 16:07 program zaliczy do czasu pracy 8:00 ponieważ zmieścił się w 30 minutowej tolerancji przed rozpoczęciem i po zakończeniu pracy Pracownikowi, który przyszedł do pracy o godz. 7:10 i wyszedł z pracy o godz. 16:40 program zaliczy do czasu pracy 9:30 oraz godziny nadliczbowe 1:30 W pozostałych kolumnach można wpisać ilość godzin, która powinna być zaliczona jako praca w niedziele i święta, w dodatkowe dni wolne od pracy, w porze nocnej lub na dyżurze.

4 Szablon dwutygodniowy Dla każdej zmiany musi być utworzony oddzielny szablon. Szablon dla pierwszej zmiany Szablon dla drugiej zmiany

5 Szablon trzytygodniowy Szablon dla pierwszej zmiany Szablon dla drugiej zmiany Szablon dla trzeciej zmiany

6 Ruchomy czas pracy Bilansowany w dniu Bilansowany w miesiącu

7 Harmonogram czasu pracy

8 Zdarzenia Funkcja pozwala odczytać zdarzenia zapisane w pamięci urządzeń. Zdarzenia są zapisywane do bazy danych oraz do rezerwowego pliku tekstowego znajdującego się w katalogu C:\Elarm\Rptxt\ Program zakłada każdego dnia plik tekstowy którego nazwa odpowiada bieżącej dacie np txt Wszystkie wersje programu tworzą taki sam plik tekstowy. Klawisz Import RpTxt pozwala zaimportować dane z rejestratora zainstalowanego w oddziale firmy. Do odczytywania danych służy bezpłatny program TRX. Pliki tworzone przez program TRX można przesłać pocztą elektroniczną. Lista obecności Program wyświetla listę obecności z dowolnego dnia. W kolumnie Nieobecności są wyświetlane powody nieobecności np. choroba lub delegacja natomiast w pozostałych rubrykach czas wejścia lub wyjścia.

9 Raporty Funkcja Raporty sporządza i drukuje zestawienia miesięczne i roczne czasu pracy dla wybranej osoby lub dla pracowników jednego działu. Pozwala na uzupełnianie policzonych automatycznie przez program zestawień czasu pracy, wprowadzanie nieobecności, delegacji i urlopów. Można wprowadzać zmiany w szablonie czasu pracy dla jednej osoby lub grupy pracowników. Aby wyświetlić miesięczną lub roczną kartę pracy należy wybrać nazwisko pracownika i nacisnąć klawisz Karty pracy. Klawisz Zablokuj pozwala pracownikom działu kadr wprowadzić blokadę zakończonego miesiąca. Po wydrukowaniu miesięcznych zestawień czasu pracy należy wcisnąć klawisz Zablokuj. Od tego momentu do ewidencji zablokowanego miesiąca nie można wprowadzać żadnych zmian ani poprawek. Miesięczna karta pracy jednego pracownika W miesięcznej ewidencji czasu pracy można dokonywać zmian zarówno w szablonie czasu pracy jak i danych, które program policzył automatycznie. Opis oznaczeń kolumn znajduje się na dole ekranu. Niebieska kolumna (Przeb) zawiera czas przebywania policzony przez program - różnica czasu między wejściem i wyjściem. Za niebieską kolumną znajdują się zapisy z danego dnia - wejścia/ wyjścia odczytane z urządzeń. Tych zapisów nie można zmienić. Uwaga: Jeżeli w obliczeniu czasu pracy pracownika pojawią się błędy proszę wcisnąć klawisz Eksport a następnie zaznaczyć Zapisz jako typ Access (.mdb) Plik prosze przesłać na adres elarm@elarm.pl. Analiza tego pliku pozwoli nam ustalić przyczynę błędów.

10 Roczna karta pracy jednego pracownika Po wciśnięciu w górnej części ekranu zakładki Roczna program wyświetla roczne zestawienie czasu pracy wybranej osoby. W tej ewidencji nie można dokonywać zmian. Dane program pobierze z miesięcznych ewidencji czasu pracy. Roczną kartę pracy można wydrukować lub eksportować do programu Excel.

11 Zestawienie czasu pracy dla pracowników jednego działu Program pozwala na sporządzenie miesięcznych lub rocznych zestawień czasu pracy dla pracowników jednego działu. W górnej części ekranu należy wybrać nazwę działu i nacisnąć odpowiednio Raport miesięczny lub Raport roczny. Zestawienie można eksportować jako arkusz programu Excel. Kolumna Kod zawiera identyfikator pracownika w programie RCP. Kolumna Kod eksportu zawiera identyfikator pracownika w systemie płacowym.

12 Ustawienia Tworzenie kalendarzy - wprowadzanie dni wolnych Dla następnego roku możemy utworzyć kalendarz i wprowadzić do niego święta oraz dodatkowe dni wolne obowiązujące w całej firmie. Kalendarz dla następnego roku należy utworzyć wcześniej aby program od 1 stycznia wpisał zaznaczone święta i dni dodatkowe wolne do kartotek wszystkich pracowników. Sprawdzanie bazy Kartoteki dla wszystkich pracowników są zakładane automatycznie przy pierwszym uruchomieniu programu w danym roku. Wciśnięcie klawisza pozwala sprawdzić czy kartoteki zostały poprawnie założone i skorygować ewentualne błędy. Jeżeli do programu zostało wpisane kilka tysięcy pracowników sprawdzanie może potrwać kilka minut. Indeksowanie bazy Indeksowanie baz danych znacznie przyspiesza wyszukiwanie danych. Program RCP ma wbudowaną funkcję funkcję automatycznego indeksowania. Klawisz umożliwia odświeżenie indeksów. Przeliczanie bazy Program przeliczy wszystkie dane czasu pracy dla bieżącego lub poprzedniego roku. Operacja może potrwać kilka minut ( około 1 sekundy dla każdego pracownika )

13 PIN Funkcja Pin kod będzie aktywna jeżeli minimum jednej osobie zostanie przypisany status administrator. Po wpisaniu takiej osoby, przy kolejnych uruchomieniach program będzie wyświetlał okno w które nalezy wpisać kod. Logowanie przy pomocy kodu PIN: Proszę zaznaczyć osobę i wcisnąć klawisz Zmiany. Zaznaczyć status i wcisnąć klawisz Tymczasowy pin. Program wyświetla w okienku tymczasowy kod PIN pozwalający na jednorazowe zalogowanie do programu. Po zalogowaniu program wymusza zmianę tego kodu. Należy wpisać własny pin zawierający dowolną kombinację liter i cyfr. Zastosowany w programie sposób logowania jest bardzo bezpieczny. Administrator komputera nie zna i nie może odczytać kodu PIN poszczególnych osób. Jeżeli ktoś zapomni kodu administrator może jedynie wygenerować ponownie tymczasowy pin.

14 Konfiguracja Instalowanie urządzeń - proszę wcisnąć klawisz Dodaj linię wpisać adres IP urządzenia wpisać nazwę urządzenia np. "Wejście główne" wcisnąć klawisz Zapisz Czytnik USB Proszę najpierw zainstalować sterowniki portu USB przy pomocy programu config_elarm_usb.exe który znajduje się na płycie instalacyjnej. Przed zaznaczeniem funkcji Czytnik USB czytnik DS-4 musi być zainstalowany i podłączony do komputera.

15 Zmiana adresu IP KROK 1 Zmienić IP komputera programującego na : (ostatni człon adresu - dowolny) Karty LAN wbudowane do rejestratorów można programować przy pomocy komputera którego adres IP jest ustawiony jako XXX (proszę nie ustawiać adresu ) KROK 2 Przełożyć zworę na płytce w pozycję PROG ( adres IP rejestratora jest zabezpieczony sprzętowo - zmiana adresu wymaga przełożenia zwory ) PROG PROG PRACA zwora - zmiana adresu IP KROK 3 Uruchomić program i wybrać funkcję Konfiguracja. Wpisać w okienku wymagany dla tej karty adres IP i ewentualnie port. Wcisnąć klawisz Zmień IP KROK 4 Przełożyć zworę na płytce w pozycję PRACA KROK 5 Przywrócić pierwotny adres IP komputera. Jeżeli rejestrator jest bezpośrednio podłączany do gniazda sieciowego komputera (bez switch'a), konieczne jest użycie kabla z żyłami skrzyżowanymi. Uwaga: Adres IP można również zmienić przy pomocy programu Config_elarm_IP który znajduje się na płycie instalacyjnej.

16 czytnik kart DS-4 Na płycie instalacyjnej programu jest katalog config_elarm_usb. Proszę uruchomić znajdujący się w tym katalogu program config_elarm_usb.exe Przy pomocy tego programu można zainstalować lub usunąć sterowniki wykorzystywane przez czytnik DS-4