AKCJA LETNIA I ZIMOWA INSTRUKCJA FINANSOWA HAL/HAZ. Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Wielkopolski SPIS TREŚCI.
|
|
- Karolina Władysława Głowacka
- 8 lat temu
- Przeglądów:
Transkrypt
1 Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Wielkopolski AKCJA LETNIA I ZIMOWA INSTRUKCJA FINANSOWA HAL/HAZ SPIS TREŚCI Wyszczególnienie Strona I PRZED OBOZEM 2 II REALIZOWANIE 5 III ROZLICZANIE 14 Opracowano na podstawie materiałów ZHR Okręgu Mazowieckiego oraz Okręgu Wielkopolskiego, 2012
2 2 strona ZHR Okręg Wielkopolski I PRZED OBOZEM 1.1. RAPORT PRZEDOPOZOWY Raport przedobozowy zawiera podstawowe informacje dotyczące obozu, organizatora obozu, rodzaju obozu, miejsca obozu (należy podać dokładny adres lub opis pozwalający na odnalezienie obozu przez osoby odwiedzające obóz z ramienia władz Związku), terminu, liczby uczestników oraz personalnego składu kadry obozu. Bardzo ważne jest podanie danych dotyczących stopni instruktorskich i harcerskich komendanta oraz kwatermistrza, gdyż jak było wyżej wspomniane raport przedobozowy stanowi podstawę do mianowania komendanta i kwatermistrza obozu. Raport przedobozowy po spełnieniu wymagań programowych podpisywany jest przez właściwego komendanta chorągwi lub wyznaczoną przez niego osobę. Jeżeli obóz/kolonia są mieszane tj. uczestniczą w nich zarówno drużyny żeńskie jak i męskie, należy je zatwierdzić u obu komendantów chorągwi, przy czym na końcu zatwierdza komendant chorągwi właściwej dla komendanta obozu tj. instruktorka zatwierdza ostatecznie u komendantki chorągwi, instruktor u komendanta chorągwi. Po spełnieniu wszystkich pozostałych wymogów obóz jest zatwierdzany pod względem finansowym przez Przewodniczącego lub Skarbnika Zarządu Okręgu albo inne osoby do tego przez nich upoważnione PRELIMINARZ FINANSOWY Informacje ogólne Preliminarz finansowy obozu powinien zawierać wszelkie planowane wydatki, jakie wystąpią na obozie wraz z zakupem niezbędnego sprzętu, oraz podstawowe informacje niezbędne do prowadzenia gospodarki finansowej oraz przyznania dotacji: a) liczba wszystkich osób obecnych na obozie w tym kadry b) liczba kadry obozu c) liczba dni obozu d) razem osobodni liczba wszystkich osób x liczba dni obozu e) przeciętna stawka żywieniowa planowany koszt wyżywienia jednego uczestnika obozu przez jeden dzień (przeciętna stawka żywieniowa pomnożona przez liczbę osobodni musi być równa z kwotą wpisaną w rubryce wyżywienie ) f) przeciętna stawka osobodnia pełne koszty obozu podzielone przez liczbę osobodni Wydatki Planowane wydatki związane z obozem wpisujemy do preliminarza według podziału: a) zakup wyposażenia sprzęt, który nie podlega jednorazowemu zużyciu: wszystkie rodzaje namiotów, sprzęt noclegowy (m.in. kanadyjki, materace), wyposażenie harcówek (np. meble, sprzęt audio-video), wyposażenie biurowe (np. komputery, drukarki, maszyny do pisania), pozostały sprzęt o cenie jednostkowej powyżej 300zł i długości użytkowania powyżej roku. Należy tutaj uwzględniać amortyzację sprzętu czyli uzupełnienie bazy sprzętowej po obozie (dokupienie namiotów, materacy i in.) b) materiały to produkty ulegające jednorazowemu, całkowitemu zużyciu czyli: materiały biurowe (np. papier, koperty, długopisy, spinacze), środki czystości (np. mydło, papier toaletowy, środki chemiczne), części zamienne do wyposażenia (np. śledzie do namiotu),
3 ZHR Okręg Wielkopolski strona 3 inne materiały (np. świeczki, farby, kredki, książki, kasety, filmy foto), lekarstwa, c) wyżywienie: d) usługi: e) transport: sprzęt małowartościowy - drobny sprzęt np. sprzęt pionierski, ale tylko do wartości jednostkowej 300zł, gaz do butli itp. artykuły spożywcze, opłaty za posiłki spożyte w barach, restauracjach, wykupienie całodziennego wyżywienia. opłaty za usługi pocztowe i telekomunikacyjne (np. zakup znaczków pocztowych, wysłanie paczki, zakup karty do telefonu), opłata za usługi bankowe (np. prowizje bankowe za dokonanie przelewu, wydanie książeczki oszczędnościowej, ustalenie pełnomocnictwa do książeczki), opłata za usługi poligraficzne (np. kserowanie materiałów, druk folderów, wyrobienie pieczątek), opłaty za wywóz śmieci, wynajęcie przewodnika np. po muzeum itp. przewóz osób, sprzętu, żywności, zakup części zamiennych do samochodów będących własnością ZHR i użytkowanych na obozie, eksploatacja samochodów (np. zakup paliwa, naprawy samochodów będących własnością ZHR jeśli konieczność naprawy wynika z użytkowania samochodu na obozie), f) zakwaterowanie: koszty podróży służbowych krajowych oraz zagranicznych. najem pomieszczeń na biwaki, opłata za pola namiotowe itp. g) koszty ubezpieczenia: składki na ubezpieczenie OC kadry NNW uczestników i kadry. h) inne tutaj księgujemy te koszty, których nie można zakwalifikować do wcześniej wymienionych grup kosztów (np. nagrody, bilety wstępu do muzeum, kina, inne atrakcje programowe, badania lekarskie i sanepidowskie, ujemne różnice kursowe itp.) i) wynagrodzenia bezosobowe wynagrodzenia brutto z tytułu zawartych umów zleceń albo umów o dzieło na podstawie rachunku od Zleceniobiorcy. Należy pamiętać, że wszystkie umowy zlecenia oraz umowy o dzieło są podpisywane jedynie przez członków Zarządu Okręgu Wpływy Po stronie wpływów wpisujemy planowane: a) środki własne środki przeznaczone z funduszy drużyny, szczepu, obwodu, okręgu tj. organizatora obozu b) składka programowa składka na organizację obozu c) dotacje - wszystkie dotacje władz oświatowych (Kuratorium, MEN) i samorządowych (np. Miasto, Powiat). Dotacje przyznawane (o ile umowy dotacyjne nie mówią inaczej) są wyłącznie jednostkom, które uregulowały na bieżąco składki członkowskie, zarejestrowały się (złożyły spis harcerski), oraz mają uregulowane sprawy finansowo-gospodarcze w okręgu i obwodzie. UWAGA! Starając się o dotację należy zwrócić uwagę czy poszczególne dotacje nie wykluczają się wzajemnie. Starając się o dotacje należy informować, że rozliczenie obozów następuje w ZHR. Dotujący mogą otrzymać kserokopie rozliczenia lub dokumentów finansowych. Ponadto przed rozpoczęciem ubiegania się o dotację
4 4 strona ZHR Okręg Wielkopolski należy poinformować Okręg, który w porozumieniu z komendantem obozu ustala procedurę składania oferty. (Należy również zwrócić uwagę, że dokumentacja pod względem merytorycznym musi być zgodna z planem pracy obozu, a kosztorys zaakceptowany przez skarbnika Okręgu). d) w pozostałe wpisujemy inne planowane wpływy np.: - z zakładów pracy w części zakładów pracy istnieje możliwość pokrycia kosztów obozu z tzw. Funduszu Świadczeń Socjalnych; - z Ośrodków Pomocy Społecznej; - darowizn - starając się o darowiznę należy informować, że rozliczenie obozów następuje w ZHR. Darczyńca może otrzymać kserokopie rozliczenia lub dokumentów finansowych. - innych wpłat np. za pobyt gości na obozie. Suma planowanych wpływów musi być równa sumie wydatków. Plan finansowy (preliminarz) zatwierdza Skarbnik Okręgu lub Przewodniczący Zarządu Okręgu albo upoważniona przez niego osoba np. Członek Zarządu INNE SPRAWY FINANSOWE a) założony przez Okręg rachunek bankowy dla organizatora obozu realizowane jest na podstawie formularza bankowego dostępnego na stronie Okręgu. b) środki finansowe niezbędne na przeprowadzenie obozu wpłacone na konto lub do kasy obozu (W momencie zatwierdzania należy mieć zebrane 50% wpłat uczestników-składki programowej). c) Warunkiem koniecznym do spełnienia jest opłacenie przez wszystkie drużyny oraz instruktorów uczestniczących w obozie składek członkowskich do III kwartału danego roku (w przypadku obozów i kolonii, do I kwartału w przypadku zimowisk) włącznie oraz składek NNW. d) Obowiązki komendanta obozu zatrudniającego osoby na podstawie umowy - zlecenia, umowy o dzieło lub umowy użyczenia samochodu Jeżeli w związku z organizacją obozu zostaną zatrudnione osoby na podstawie umowy-zlecenia albo umowy o dzieło (np. kucharka, ratownik, osoba dowożąca wodę pitną) lub umowy na użyczenie samochodu obowiązuje następująca procedura: Przekazanie na adres Księgowej oraz biura Okręgu ksiegowa.wlkp@zhr.pl oraz owlkp@zhr.pl wypełnionej ankiety w Excelu ( do ściągnięcia na stronie lub drogą mailową; jej wzór znajduje się w załączniku), Umowy będą przygotowywane w ciągu tygodnia od przesłania i odsyłane zainteresowanym obozom w formie elektronicznej. Umowa składa się z: 1)Oświadczenia dla celów podatkowych ( 2 kopie), 2)Rachunku ( 2 kopie), 3)Umowy ( 3 kopie) Do obowiązku komendanta i kwatermistrza należy przypilnowanie podpisania przez zleceniobiorcę umowy oraz załączników w odpowiedniej ilości kopii, Podpisaną umową należy przesłać lub zanieść do biura Zarządu Okręgu, gdzie zostanie podpisana przez reprezentację zarządu, UWAGA: - warunkiem zaakceptowania i podpisania umowy przez zarząd jest przelanie na konto Okręgu kwoty brutto wynikającej z umowy.( z wyjątkiem umowy użyczenia samochodu) oraz przekazanie do Okręgu podpisanej umowy podpisane umowy należy mieć przed zatwierdzeniem obozu w Okręgu, BZ WBK IV Oddział w Poznaniu tytuł przelewu: pieniądze na wynagrodzenie tytułem umowy nr.. z [imię i nazwisko osoby] dot. obozu [ nazwa obozu Wynikającą z umowy kwotę brutto wpisać do książki finansowej obozu w pozycji wydatki - wynagrodzenia bezosobowe, Najpóźniej do ostatniego dnia lutego następnego roku, w którym była podpisana umowa zleceniobiorcy zostanie wystawiony przez Okręg druk PIT11, będący podstawą do rocznego rozliczenia PIT. Druk zostanie wysłany na podany w umowie adres korespondencyjny. Uwaga! zawieranie i podpisywanie umów pozostaje w kompetencjach Zarządu Okręgu, obóz nie mam możliwości samodzielnego podpisywania umów.
5 ZHR Okręg Wielkopolski strona 5 II REALIZOWANIE W czasie trwania obozu komendant odpowiedzialny jest m.in. za: a) właściwą realizację programu obozu; b) bezpieczeństwo i zdrowie uczestników obozu, spełnienie wymagań sanitarno-epidemiologicznych według obowiązujących przepisów (m.in. Instrukcja sanitarna dla obozów organizowanych pod namiotami); c) wykorzystanie miejsca obozu zgodnie z wymogami ochrony środowiska naturalnego i zasadami ppoż.; d) prowadzenie gospodarki finansowej, w tym rzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej, zgodnie z instrukcjami. Komendant obozu zobowiązany jest: a) powiadomić telefonicznie okręg lub obwód w przypadku zaistnienia poważnego wypadku na obozie lub poważnych trudności formalnych (zakaz SANEPID-u, administracji lokalnej itp.) tel. Okręgu: b) zawiadomić właściwego komendanta chorągwi o istotnych zmianach dotyczących organizowanego obozu (zmiany na funkcji komendanta i inne istotne zmiany w składzie kadry obozu, zmiana miejsca obozu, znacząca zmiana liczby uczestników itp.) przed wyjazdem na obóz lub bezpośrednio po zaistnieniu zmian DOWODY KSIĘGOWE i KWITY KP Informacje ogólne Co to jest dowód księgowy? To dokument, który stanowi podstawę do zaksięgowania wydatku w książce finansowej. Najczęściej będzie to faktura VAT lub rachunek, ale również może to być KP (w określonych przypadkach). Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, długopisem, pismem maszynowym). Tylko oryginały dokumentów stanowią podstawę do dokonania zapisu w książce finansowej. Prawidłowy dowód księgowy to taki, który stwierdza dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawiera co najmniej: rodzaj dowodu księgowego i jego numer nadany przez wystawcę (rachunek nr..., faktura nr..., umowa nr..., KP nr... itd.), dane jednostek dokonujących operacji gospodarczej (np. w przypadku dokonania operacji kupna sprzedaży należy podać nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy towaru lub usługi, w przypadku zawierania umowy zlecenia należy podać dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy itd.), dla faktury VAT NIP sprzedawcy. poprawne dane nabywcy (ZHR Okręg Wielkopolski, ul. Św. Marcin 30, Poznań, NIP: ), opis i wartość całej operacji (tj. wyszczególnienie zakupionych artykułów, świadczonych usług czy wykonywanej pracy wraz z podaniem wartości pieniężnej), zapis słowny oraz określenie sposobu dokonania zapłaty (gotówką czy przelewem), datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu. Dowody w walutach obcych Rachunki (lub wyjątkowo kwity fiskalne czyli paragony), w których wartość została wyrażona w walutach
6 6 strona ZHR Okręg Wielkopolski obcych powinny zawierać przeliczenie ich wartości na złote polskie wg średniego kursu NBP sprzed dnia dokonania zakupu. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie. Do pierwszego rachunku dokumentującego zakup w walucie obcej podłącza się pokwitowanie zakupu waluty. Podłączenie kwitu jest bardzo istotne w celu późniejszego obliczenia straty lub zysku z wymiany waluty. Po powrocie do kraju pozostałość waluty obcej należy sprzedać, a pokwitowanie wymiany należy dołączyć do ostatniego dowodu księgowego dokumentującego zakup w walucie obcej. Ewentualną nadwyżkę gotówki należy zaksięgować jako wpływ (pozostałe) natomiast stratę jako inne Dokumentowanie wpływów Dokumentujemy wszystkie wpływy zarówno otrzymane przed rozpoczęciem obozu (dotacje, skłądka programowa), jak i w czasie obozu (wpłaty za posiłki od gości obozu itp.) Podstawą dokonania wpisu są dla wszystkich wpływów (również składka programowa uczestników) kwity Kasa Przyjmie lub potwierdzeni wpłaty na konto. Kwity KP, należy wypełniać w 3 egzemplarzach. Na kwicie musi zostać wyraźnie określone, kto wpłaca, jaką sumę i na jaki cel. Kwit musi być podpisany przez osobę przyjmującą gotówkę Składka programowa Wpłaty własne uczestników w gotówce Dokumentem potwierdzającym wpłatę składki jest dokument KP, który powinien zawierać następujący opis wpłaty: składka programowa na realizację zadania statutowego: (w tym miejscu opis zadania, uczestnictwo w obozie, zimowisku biwaku itp.). Nie wolno opisywać wpłat w drukach KP inaczej, niż w ww. sposób. W szczególności zakazany jest opis typu: wpłata na obóz itp. W opisie musi znaleźć się zapis o składce programowej. Przelewy na rachunek bankowy dokonywane przez rodziców lub inne osoby. Należy przekazać harcerzom i ich rodzicom, aby każdy przelew zawierał opis: Składka programowa na uczestnictwo.. (imię i nazwisko uczestnika) w.. (w tym miejscu opis zadania np. uczestnictwo w obozie, zimowisku biwaku itp.). W przypadku, gdy opis przelewu nie zawiera wskazania o składce programowej, należy bezwzględnie dokonać jednego z poniższych działań: a) Skontaktować się z osobą wpłacającą i uzyskać od niej oświadczenie o treści: Oświadczam, iż w tytule przelewu bankowego z dnia na kwotę. tytułem uczestnictwa.. w.., dokonałem omyłkowo błędnego opisu przelewu. Wpłacone pieniądze przeznaczone są na składkę programową na uczestnictwo.. (imię i nazwisko uczestnika) w.. (w tym miejscu opis zadania np. uczestnictwo w obozie, zimowisku biwaku itp.). b) Skontaktować się z osobą wpłacającą, poinformować o konieczności innego opisu przelewu, a następnie zwrócić wpłatę wpłacającemu, który dokona ponownej wpłaty z właściwym opisem. Przelewy z zakładów pracy (np. z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych). Jeżeli jest to możliwe, przelewy te powinny być opisane w tytule tak, jak przelewy bankowe rodziców, a więc: Składka programowa na uczestnictwo.. (imię i nazwisko uczestnika) w.. (w tym miejscu opis zadania np. uczestnictwo w obozie, zimowisku biwaku itp.). Jeżeli przelew nie będzie zawierał takiego opisu należy opisać przelew, przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji, w następujący sposób: Wpłata z ZFŚS tytułem składki programowej na uczestnictwo.. (imię i nazwisko uczestnika) w.. (w tym miejscu opis zadania np. uczestnictwo w obozie, zimowisku biwaku itp.). Przestrzeganie ww. zasad jest niezbędne we wszystkich jednostkach organizacyjnych ZHR. Wpłaty uczestników dokumentujemy zbiorczym zestawieniem wpłat uczestników wg obowiązującego wzoru. Dowody dokonanych wypłat pieniędzy niewykorzystanych na obozie (lista zwrotu rodzicom wraz z przekazami pocztowymi, KP drużyny zestawienie zwrotów) wpisujemy jako ostatnie dowody finansowe w książce finansowej obozu. Sumy zwrotu wpisujemy na czerwono w rubryce wpływy składka programowa (zapis ten powoduje zmniejszenie wpływów o sumy zwrócone rodzicom bądź przechodzące jako darowizny na działalność śródroczną organizatora). Uwaga! Zwrot środków rodzinom lub przekazanie ich na pracę śródroczną pomniejsza środki własne (składka programowa) jest to ważne przy rozliczaniu dotacji, gdzie w umowie zobowiązuje się do wydania
7 ZHR Okręg Wielkopolski strona 7 określonej kwoty z środków własnych. Wydanie w mniejszym zakresie niż się deklarowało może skutkować koniecznością zwrotu części dotacji (tak by była zachowana proporcja między środkami dotacyjni a pozostałymi środkami) Dokumentowanie wydatków Dokumentujemy wszystkie wydatki poniesione zarówno przed obozem (zwiad kwatermistrzowski, przygotowania programowe itp.), jak i w czasie obozu, lecz tylko wówczas, gdy są zapreliminowane. Należy pamiętać, że nie wolno w danym roku księgować faktur i innych dowodów z roku poprzedniego. Dowody wystawione w danym roku muszą być w danym roku zaksięgowane. Jeśli mieliście wydatki związane z przygotowaniem obozu poczynione w poprzednim roku, to nie można ich już zaksięgować w książce finansowej obozu. W takim przypadku dowody te powinny być zaksięgowane w dokumentacji śródrocznej środowiska w poprzednim roku. Wszystkie rachunki winne być na odwrocie: podbite pieczątką organizatora, oznaczone numerem porządkowym - kolorem czerwonym w prawym górnym rogu, numer musi być zgodny z pozycją, pod którą dany dowód jest wpisany do książki finansowej obozu. opisane (np. Artykuły papiernicze zostały zużyte i nie nadają się do dalszego wykorzystania ; Farby i pędzle zużyto podczas... ; Nagrody książki rozdano następującym uczestnikom kursu fotograficznego /wymienić/ ). Czekoladę, batony, owoce, mimo, że są żywnością, jeżeli rozdano na nagrody należy opisać jak wyżej i wpisać do rubryki inne. W tym przypadku nie wlicza się ich do stawki żywieniowej. Zasady klasyfikacji poszczególnych grup wydatków (wydatki szczegółowo) przedstawione są przy opisie preliminarza Najczęstsze uwagi dotyczące dowodów księgowych w tym kwitów KP 1. Na pierwszej stronie dowodu księgowego bardzo często brakuje informacji o sposobie zapłaty za zakupiony towar lub usługę najczęściej kupujecie coś za gotówkę. Należy wówczas dopilnować odbierając fakturę lub rachunek, by zawsze było napisane na dokumencie, że zapłacono gotówką lub że forma zapłaty: gotówka. Jeżeli płatność następuje przelewem (tak bywa czasami zwłaszcza przy płaceniu za autokary lub zakwaterowanie), wówczas na dowodzie będzie napisane: forma zapłaty: przelew. W takiej sytuacji należy dołączyć do faktury lub rachunku potwierdzenie dokonania wpłaty gotówkowej na konto (kwitek, który otrzymujecie w banku lub na poczcie po dokonaniu wpłaty) lub potwierdzenie przelewu. 2. Błędy na dowodach nie są poprawiane chodzi zarówno o błędy formalne, czyli pomyłki w NIP, w adresie lub nazwie jednostki, na którą bierzemy fakturę, rachunek (wszystkie faktury i rachunki bierzemy na ZHR Okręg Wielkopolski), jak i o błędy rachunkowe, czyli np. pomyłki w podliczeniu faktury. Na te błędy należy zwracać uwagę zwłaszcza przy fakturach pisanych ręcznie. Każdą fakturę należy przeliczyć. Poprawy błędów formalnych na fakturze dokonujemy wyłącznie poprzez wypełnienie noty korygującej istnieją gotowe druki, które można kupić np. w urzędach skarbowych, w stoiskach z drukami (niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek). Notę wypełniamy w dwóch egzemplarzach (kopia + oryginał) i wysyłamy do firmy z prośbą, by podpisali oba egzemplarze i odesłali nam kopię. Często praktykuje się wypisywanie noty w trzech egzemplarzach wówczas drugą kopię podłącza się pod fakturę, by był dowód na to, że nota została wysłana. Po odesłaniu przez firmę podpisanej kopii noty, podłączamy ją pod fakturę. W ten sposób błąd zostaje poprawiony. W drugim przypadku, tj. gdy występują błędy rachunkowe, należy wystąpić do firmy z prośbą o wystawienie faktury korygującej napisać do nich podanie wraz z kserokopią błędnej faktury. Otrzymaną fakturę korygującą należy zaksięgować jak normalną fakturę w książce finansowej. Błędy w dowodach własnych (KP) mogą być poprawiane przez skreślenie (na oryginale i wszystkich kopiach) błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych liczb, wpisanie treści poprawionej, daty poprawki i złożenie podpisu osoby upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter i cyfr. Kwity KP można również anulować poprzez przekreślenie oryginału i wszystkich kopii, a następnie wystawić
8 8 strona ZHR Okręg Wielkopolski poprawne z nowym numerem. 3. Z tyłu na dowodach księgowych najczęściej brak: pieczątek organizatora, sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty, podpisu drugiej osoby (każdy dowód powinien być podpisany przez dwie różne osoby). To bardzo ważne, by dowód był właściwie opisany. Wymóg taki stawia nam Ustawa o rachunkowości. Dla przypomnienia dowody księgowe powinny być: a. opieczętowane na odwrocie pieczątką jednostki organizacyjnej b. zostać zatwierdzone pod względem: merytorycznym (zasadność zakupu sprawdzenie, że zakupiono rzecz, która jest niezbędna do realizacji programu), pod względem formalnym (poprawność dokumentu sprawdzenie, czy faktura lub rachunek posiadają wszystkie niezbędne elementy, ale również sprawdzenie poprawności danych dotyczących nabywcy, czyli naszego Okręgu ZHR odsyłam do punktu 2) i rachunkowym (prawidłowe naliczenie należności sprawdzenie, czy na fakturze nie ma pomyłek rachunkowych np. czy dobrze jest podsumowana kolumna, dobrze policzony VAT patrz punkt 2). Zatwierdzenie to polega na zawarciu na dowodzie księgowym tekstu Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym podpisanej przez kwatermistrza lub osobę pełniącą jego obowiązki. Pod tekstem Sprawdzono pod względem merytorycznym podpisuje się komendant jednostki. c. zostać zatwierdzone do wypłaty - pod tekstem Zatwierdzam do wypłaty podpisuje się komendant, akceptując w ten sposób wydatkowanie środków na dany cel. Zalecam wyrobienie stosownej pieczątki, wówczas zaoszczędzicie dużo czasu, a pieczątka przyda Wam się na lata. Ważne jest, że na każdym dokumencie muszą być podpisane dwie różne osoby: jedna (kwatermistrz) sprawdza dokument formalnie i rachunkowo, druga osoba (komendant) sprawdza merytorycznie i zatwierdza do wypłaty. 4. Dowody nie są opisane w ogóle lub opisane są w stylu zużyto na obozie opisy te są bardzo ważne, bo decydują o tym, w której kolumnie książki finansowej wydatek powinien zostać ujęty. Z treści faktury lub rachunku bardzo często nie można się domyślić, co to jest np. niektóre hipermarkety stosują takie skróty, że daną rzecz można równie dobrze potraktować jako coś do jedzenia, jak również jako materiał programowy. Z tyłu rachunku należy wówczas podać pełną nazwę artykułu. Nie dopuszczalne są też opisy typu zużyto na obozie, bo one również nic nie mówią o kwalifikacji kosztu. Opis rachunku dokonywany jest po to, by dla innej osoby sprawdzającej Wasze wydatki było jasne, w jakim celu drugostronnie wymienione towary lub usługi zostały zakupione i wykorzystane np.: Papier ksero został zużyty do... ; Flamastry zużyto podczas... ; Nagrody książki rozdano następującym uczestnikom konkursu /wymienić nagrodzonych/ ). Proponuję postawić się w roli surowej osoby kontrolującej zasadność Waszych wydatków, a gwarantuję Wam, że opisy dowodów będą wyglądały zupełnie inaczej. Ponadto donatorzy mają obecnie surowe wymagania co do opisów rachunków. I tak, każdy rachunek za zakwaterowanie powinien być opisany: zakwaterowanie uczestników biwaku w dniach, rachunek za transport: opłata za transport uczestników obozu na trasie Uwagi do dowodów dotyczących zakupu wyżywienia 1. Faktury za konsumpcję (brak wyszczególnienia na rachunku) na każdym dowodzie księgowym za posiłek gotowy powinny być wyszczególnione potrawy, które były spożywane przez uczestników, jak też ich ilość. 2. Dowody księgowe dokumentujące zakup żywności powinny być opisywane, jak wszystkie inne dowody np. poprzez napisanie drugostronnie wymienione artykuły zużyto do przygotowania posiłków dla xx uczestników obozu, posiłki zakupione i spożyte przez xx uczestników obozu. Dowody za zakup jednostkowych ilości żywności muszą być opisane bardziej szczegółowo, bo nie są to ilości świadczące o kupnie rzeczy na obóz. 3. W przypadku wyżywienia zbiorowego (np. na kolonii/zimowisku) w treści faktury musi być napisane przez wystawiającego fakturę, ile osób i w jakim okresie spożywało posiłki oraz jaka była cena jednostkowa posiłku Uwagi do dowodów dot. przejazdu rozliczenie przejazdu
9 ZHR Okręg Wielkopolski strona 9 1. Rozliczanie biletów na duże kwoty za pomocą rozliczenia przejazdu jest niedopuszczalne. Należy poprosić o wystawienie faktury przez przewoźnika. 2. Bilety powinny być trwale złączone, a nie włożone do koperty. 3. Druki rozliczeń przejazdu są niekompletnie wypełnianie brak m.in. podpisów rozliczających, celu i trasy przejazdu. 4. Zasady rozliczania przejazdu szczegółowo opisano w pkt Uwagi do dowodów dot. przejazdu rozliczenie samochodu 1. Brak informacji na fakturze, rachunku, że samochód jest samochodem ZHR 2. Rachunki na benzynę mogą być rozliczane tylko w przypadku, gdy dana jednostka ZHR jest właścicielem środka transportu. Dla przypomnienia: Jeśli korzystacie z samochodu prywatnego do celów związanych z prowadzoną przez Waszą jednostkę działalnością lub w związku z pełnieniem przez Was danej funkcji mówi się, że wykorzystujecie samochód do celów służbowych. Do takich wyjazdów należą np. wyjazd na wizytację lub konferencję, zwiad przedobozowy i in. W takich sytuacjach należy wypełnić polecenie wyjazdu służbowego zwane również drukiem delegacji. Do delegacji należy dołączyć (lub wypisać szczegółowo na delegacji) wykaz przejechanych km. Na delegacji oprócz podania ilości km należy również podać stawkę km, tj. dla samochodów o pojemności poniżej 900cm3 0,5214zł, dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900cm3 0,8358zł. Inną zupełnie kwestią jest wykorzystywanie samochodu przez długi okres czasu a nie tylko do przemieszczenia się z miejsca na miejsce np. na obozie/zimowisku do zaopatrzenia. W tym przypadku możemy: wynająć samochód z firmy, która wystawi później za usługę fakturę, użytkować samochód zarejestrowany na ZHR Okręg Wielkopolski (kosztem jest benzyna i ew. naprawy z ubezpieczeniem), znaleźć osobę z samochodem, który jest delegowany do pracy na obóz umowę podpisuje Zarząd Okręgu (kosztem obozu jest jego bezpłatne zakwaterowanie, wyżywienie i użytkowanie jego samochodu wg karty drogowej). Zasady rozliczania przejazdów opisano szerzej w punkcie Uwagi do dowodów dotyczących zakupu nagród 1. Brak listy osób nagrodzonych do każdego dowodu zakupu nagród powinna być podłączona lista nagrodzonych potwierdzona przez minimum dwie osoby przyznające nagrodę. W przypadku nagród, których jednostkowa wartość przekracza kwotę 100zł, osoba odbierająca nagrodę powinna podpisać się, że nagrodę otrzymała. 2. Brak informacji o wpisaniu nagród dla drużyny do książki inwentarzowej drużyny (lub książki sprzętu małowartościowego) gdy nagroda jest przyznawana drużynie, zastępowi itp. powinna zostać ona wpisana na stan drużyny patrz pkt Uwagi do dowodów dotyczących zakupu wyposażenia 1. Zakupy sprzętu związane z wymianą oraz rozbudową bazy sprzętowej drużyny muszą zostać zaplanowane w preliminarzu finansowym obozu (pozycja wyposażenie). 2. Przy fakturach dokumentujących zakup sprzętu brakuje kwitariusza przychodowego inwentarza, będącego dowodem przekazania sprzętu na książkę inwentarzową środowiska. Jeżeli sprzęt na obozie został zniszczony lub zagubiony wówczas należy sporządzić protokół kasacji i jeden egzemplarz podłączyć pod fakturę dokumentującą zakup sprzętu. 3. Na odwrocie faktury należy napisać do książki inwentarzowej jakiej drużyny i pod jakim numerem został wpisany do książki inwentarzowej zakupiony towar. Do faktury należy również dołączyć wydruk odpowiedniej strony z książki inwentarzowej potwierdzający wpis. Przed obozem komendant powinien ustalić jasne zasady korzystania ze sprzętu, zakupu i amortyzacji sprzętu. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku obozów, w których biorą udział drużyny z różnych środowisk Inne uwagi
10 10 strona ZHR Okręg Wielkopolski 1. Składek nie księgujemy w obóz!! mogą być one ewentualnie płacone z salda poobozowego i w takim przypadku księgowane są w książkach finansowych środowisk. 2. W obozie mogą być rozliczane wyłącznie pre-paidy tj. karty telefoniczne (zarówno do automatów jak i telefonów komórkowych). Wysokość kosztów telefonicznych powinna być proporcjonalna do wielkości obozu. Koszt rozmów służbowych w przeliczeniu na jednego uczestnika nie powinien wynieść mniej więcej niż 5zł. 3. Zabezpieczenie rozliczenia obozu wpłacane przed obozem należy wyksięgować z wpłat uczestników (składka programowa) tj. kolorem czerwonym wpisać w rubryce: składka programowa Zasady zwrotu kosztów przejazdów Opisane poniżej oraz w pkt zasady i limity stawek kilometrowych wynikają z przepisów podatkowych i księgowych. Przy wydatkowaniu środków należy jednak w pierwszej kolejności kierować się zdrowym rozsądkiem oraz zapisaną w Prawie Harcerskim uczciwością i oszczędnością Kiedy można użyć delegacji? Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) może uprościć rozliczenie wyjazdu, ale może być użyte tylko w przypadku podróży służbowych wynikających z pełnionej w ZHR funkcji - na przykład wizytacja obozu, prowadzenie zajęć na kursie instruktorskim, wizyta w Biurze Okręgu w celu rozliczenia obozu. Za pomocą delegacji nie można rozliczać środków uzyskanych z dotacji, chyba, że szczegółowe warunki umowy dotacyjnej stanowią inaczej (sytuacja bardzo rzadka). Delegacja nie może dotyczyć podróży w obrębie jednego miasta. Ze względu na nieodpłatny charakter działalności w ZHR oczekuje się rezygnacji z należnych diet podróżnych nie dotyczy osób wykonujących pracę zarobkową dla Związku, jeżeli nie mają zapewnionego całodziennego wyżywienia Jak korzystać z druku delegacji? Przed wyjazdem delegacja musi być podpisana przez osobę delegującą koordynatora biorącego odpowiedzialność za rozliczenie finansowe danej jednostki lub przedsięwzięcia. Jeżeli osobą delegowana jest jednocześnie koordynatorem to delegować może bezpośredni przełożony albo członek zarządu Okręgu. Po powrocie należy wypełnić rachunek, wpisując w nim wydatki związane z podróżą. Delegacja jest sprawdzana pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzana do wypłaty tak samo, jak wszystkie inne dokumenty księgowe. W przypadku rozliczenia za pomocą delegacji nie należy dokumentować wydatków za pomocą faktur Jak dokumentować przejazdy transportem publicznym finansowane z dotacji? Zawsze należy uzyskać fakturę na ZHR Okręg Wielkopolski Jak dokumentować przejazdy transportem publicznym ze środków własnych? Wydatki na przejazdy komunikacją publiczną poza uzasadnionymi przypadkami należy rozliczać za pomocą faktur wystawionych na ZHR Okręg Wielkopolski. Wydatki na przejazdy komunikacją publiczną ze środków własnych można dokumentować biletami w przypadku, jeżeli spełniają następujące warunki: posiadają nazwę i numer NIP sprzedawcy, posiadają numer i datę wystawienia biletu, odległość taryfowa jest nie mniejsza niż 50 km, podana jest kwota należności wraz z podatkiem, podana jest kwota podatku. W przypadku biletów niespełniających powyższych warunków (bilet z busa, bilet PKS na mniej niż 50 km) i przy braku możliwości uzyskania faktury należy dołączyć otrzymane bilety do druku rozliczenia przejazdu. W przypadku biletów komunikacji miejskiej oraz biletów na przejazdy będące atrakcją turystyczną (rejs statkiem wkoło jeziora, itp.) należy uzyskać od razu fakturę. Przejazdy służbowe finansowane ze środków własnych można dokumentować za pomocą druku rozliczenia wyjazdu służbowego. Należy wtedy dołączyć bilety lub inne potwierdzenia przejazdu (np. paragon z busa) Jak dokumentować koszty związane z przejazdem autostradą płatną? Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów dowód zapłaty za przejazd autostradą płatną jest równoważny fakturze, jeżeli zawiera numer NIP wystawcy, nazwę autostrady oraz inne elementy standardowo znajdujące się na paragonach.
11 ZHR Okręg Wielkopolski strona Jak rozliczać koszty związane z samochodem należącym do ZHRu? Środowisko posiadające samochód należący do Związku jest w szczęśliwej sytuacji pod względem dokumentacji, gdyż może księgować wszystkie wydatki do swojej dokumentacji i nie musi prowadzić ewidencji kilometrów. Jeżeli wydatki na samochód rozliczamy za pomocą faktur (samochód będący własnością ZHR) to musimy pamiętać, żeby na fakturze znalazł się numer rejestracyjny samochodu. Dotyczy to nie tylko benzyny, ale również napraw, przeglądów, mycia samochodu i zakupu części Jak należy dokumentować pojedyncze wyjazdy? Przejazd samochodem prywatnym w konkretnym celu można rozliczyć za pomocą delegacji. Przykładowo może być to wyjazd na lokalizację obozu, wizytacja z hufca, prowadzenie zajęć na kursie instruktorskim, dojazd do biura Okręgu lub na kurs kwatermistrzowski. Ważne jest, żeby cel wyjazdu był określony, aczkolwiek może być to wizytacja dwóch lub nawet kilku obozów po drodze, jeżeli jest taka potrzeba. Wyjazd należy rozliczyć za pomocą druku polecenia wyjazdu służbowego (zasady opisane powyżej), a koszty zwracane są według ryczałtowej stawki ustalonej przez zarząd Okręgu. Oczywiście osoba delegowana zawsze może użyć niższej stawki, jeżeli uważa, że wystarczy to na pokrycie wszystkich kosztów podróży. Ilość przebytych kilometrów może być wzięta z licznika lub znaleziona na podstawie map internetowych. Jeżeli ilość kilometrów znacznie przekracza rozsądną wartość, należy wyjaśnić powód tej rozbieżności Jak należy dokumentować ciągłe użytkowanie pojazdu, np. na obozie? Jest to sytuacja, która dotyczy ciągłego korzystania z samochodu na imprezie harcerskiej, w szczególności na obozie. W takiej sytuacji należy samochód wypożyczyć (nie dotycz korzystania z własnego samochodu sytuacja opisana wcześniej). Możemy zrobić to na zasadach komercyjnych od jakiejś firmy (na podstawie umowy i potem faktury) lub od osoby prywatnej na podstawie umowy użyczenia samochodu. W przypadku zarówno bezpłatnego użyczenia, jak i komercyjnego wypożyczenia samochodu przypadku prawo podatkowe nakazuje prowadzenie ewidencji kilometrów (karty drogowej) Jakich kosztów nie można księgować w przypadku użyczenia samochodu? Nie wolno księgować kosztów modernizacji samochodu lub innych zwiększających jego wartość. Nie wolno księgować kosztów opłat rejestracyjnych, podatków, ubezpieczenia OC lub Autocasco. W przypadku samochodów osobowych nie wolno księgować pozostałych wydatków (paliwo, naprawy, itp.), jeżeli ich wartość przekroczy ilość kilometrów z karty drogowej pomnożoną przez stawkę z rozporządzenia Ministra Infrastruktury (dla samochodów o poj. Silnika pow. 900 cm3 0,8358 zł/km). Dokonanie takich wydatków może spowodować bardzo poważne problemy prawne i podatkowe! O czym należy pamiętać przy podpisywaniu umowy użyczenia samochodu? Umowę użyczenia samochodu mogą podpisać wyłącznie członkowie Zarządu Okręgu lub osoby do tego pisemnie upoważnione przez Zarząd. Samochód jest bardzo drogą rzeczą i ważne jest ustalenie odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenie samochodu.. Po pierwsze należy się upewnić, że pożyczany samochód posiada polisę odpowiedzialności cywilnej (OC) jest to obowiązek właściciela, nie ZHRu. Po drugie należy umieścić w umowie kwoty, do których Związek ponosi odpowiedzialność za samochód w przypadku kradzieży lub wypadku standardowo przyjmuje się 1000 zł w przypadku biwaków, innych działań śródrocznych oraz obozów wędrownych oraz 5000 zł w przypadku obozu stałego. Ustalenie wyższych kwot wymaga zgody Zarządu Okręgu w takim przypadku środowisko musi posiadać środki w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń KSIĄŻKA FINANSOWA I DOKUMENTACJA ŹRÓDŁOWA Informacje ogólne Książka finansowa obozu jest prowadzona na każdym obozie ZHR. Książka stanowi dokument, dlatego nie dopuszczalne jest wyrywanie z niej kartek. Jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, że jedna książka nie wystarczy na zaksięgowanie całości dokumentacji, należy zaopatrzyć się w dwie lub więcej książek i kontynuować jej prowadzenie w nowej książce. Książkę prowadzi kwatermistrz, nie zwalnia to jednak komendanta od odpowiedzialności za prawidłowe
12 12 strona ZHR Okręg Wielkopolski prowadzenie dokumentacji księgowej. Podstawę do dokonywania wpisów w książce finansowej stanowią dowody księgowe. Również tylko na ich podstawie można dokonywać w książce poprawek w przypadku błędnego zaksięgowania kwoty, należy przekreślić całą liczbę i nad nią wpisać właściwą. Obok podpisuje się osoba dokonująca poprawek. Dokumentacja źródłowa to zbiór chronologicznie księgowanych dowodów księgowych, ponumerowanych i trwale ze sobą złączonych Wypełnianie książki finansowej Poniżej zasady prowadzenia książki finansowej: a) W rubryce treść wpisujemy typ (faktura VAT, rachunek, polisa ubezpieczeniowa, delegacja, KP, inne) i numer dowodu księgowego oraz opisujemy szczegółowo np.: KP 11/08 - dotacja kuratorium, Rozliczenie przejazdu uczestników nr12, Fakt. 3456/2008 środki czystości. b) W rubryce wpływy lub wydatki wpisujemy odpowiednią kwotę z dokumentu źródłowego. c) Dowody księgowe dokumentujące poniesione wydatki wpisujemy do książki finansowej dwukrotnie: w rubryce wydatki i w części wydatki szczegółowo z podziałem na: wyposażenie, materiały, wyżywienie, usługi, transport, zakwaterowanie, ubezpieczenie/inne, wynagrodzenia bezosobowe. Podobnie w przypadku wpływów wpisujemy je dwukrotnie: w rubryce wpływy i w części wpływy szczegółowo z podziałem na: środki własne, składka programowa, dotacje i pozostałe. d) Jeśli na jednym dowodzie księgowym zostały zapisane różne grupy wydatków, należy rozdzielić je i wpisać w odpowiednie rubryki wydatki szczegółowo np. np. mamy rachunek na kwotę 100 zł, na którym wyszczególniono środki czystości za 90 zł i dwie czekolady po 5 zł. W rubryce wydatki wpisujemy kwotę 100 zł. Następnie rozpisujemy tę kwotę następująco: w rubryce wyżywienie wpisujemy 10 zł zaś w rubryce materiały wpisujemy 90 zł. Tzn. suma ze wszystkich rubryk wydatki szczegółowo musi być równa kwocie wpisanej do rubryki wydatki. e) Rubryka saldo zawiera informacje o bieżącym stanie kasy. Saldo otrzymujemy po odjęciu od sumy wpływów - sumy wydatków. Saldo obliczamy po każdej wpisanej kwocie i na końcu strony w książce finansowej. f) Na zakończenie każdej strony dokonujemy podsumowania wszystkich kolumn w rubryce razem do przeniesienia. Suma wydatków szczegółowych musi się równać rubryce wydatki. g) Kwoty z rubryki razem do przeniesienia wpisujemy w rubryce z przeniesienia na następnej stronie. Przekazywanie środków własnych innej drużynie, na zimowisko itp. księgujemy w dokumentacji tejże jednostki na czerwono w rubryce wpływy i we wpływach szczegółowo w pozostałe Najczęstsze uwagi dotyczące prowadzenia książki finansowej i dokumentacji źródłowej 1. Dowody księgowe nie są wpisywane do książki na bieżąco, wpisywane nie chronologicznie dopuszcza się jednodniowe (ale nie miesięczne!!!) opóźnienie w księgowaniu dowodów. W przypadku, gdy dowód wpłynął do księgowania później, niż wskazuje na to data wystawienia dowodu, należy napisać na nim, że wpłynął do księgowania w dniu... UWAGA! Data w książce finansowej jest datą z dowodu księgowego. 2. Dowody księgowe nie są numerowane dowody numerujemy kolorem czerwonym w prawym górnym rogu (najlepiej gdy liczba jest w kółku), tak by numer był widoczny. Numer ten powinien być zgodny z numerem pozycji w książce finansowej w rubryce L.p. 3. Przy robieniu korekty w książce finansowej, w miejsce, gdzie powinien się znajdować dowód księgowy w dokumentacji finansowej, powinna zostać wczepiona kartka z informacją o dokonaniu korekty (należy określić na czym polegała korekta). 4. Używanie w książce korektora, nadmierne kreślenie w książce, zamazywanie pozycji jest niedopuszczalne.
13 ZHR Okręg Wielkopolski strona Książka finansowa nie prawidłowo uzupełniana brak dat księgowania i numerów dokumentów w pozycji treść, kolejne strony książki nie są podsumowywane, niewypełnione są sprawozdania poobozowe i finansowe znajdujące się na końcu książki. 6. Środki własne księgowane składce programowej środki od drużyn będące uzupełnieniem składki programowej, nie można traktować jako środków od uczestników, ale jako środki własne to drużyna dokłada swoje pieniądze do obozu, a nie wpłaca rodzic Najczęstsze uwagi dotyczące zestawień dowodów księgowych 1. Brak zestawień wpłat z tytułu składki programowej (wpięte tylko kwity KP, albo i nie wpięte w ogóle) księgując choćby kilka kwitów KP w jednej pozycji w książce finansowej należy zrobić zestawienie wpłat. 2. Brak zestawienia biletów np. wstępu wystarczy posłużyć się wzorem rozliczenia przejazdu. 3. Nie opisane dowody w zestawieniach wszystkie dowody w zestawieniach powinny być opisane tak samo, jak pozostałe dowody PRZECHOWYWANIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH Istnieją na razie następujące sposoby przechowywania środków finansowych na obozie: Konto bankowe założone dla obozu przez Okręg. Nie ma możliwości przechowywania środków pieniężnych na prywatnych rachunkach bankowych!!! Gotówka ilość środków w kasie obozu nie powinna przekraczać wysokości 3 stawek osobodni dla wszystkich uczestników obozu.
14 14 strona ZHR Okręg Wielkopolski III ROZLICZANIE Komendant obozu oddaje dokumentację finansową i merytoryczną obozu do sprawdzenia w nieprzekraczalnym terminie 14 dni po zakończeniu obozu (w wyjątkowych przypadka możliwość przesunięcia terminu ustala się przed obozem), zgodnie z listą wymienioną w obiegówce. Dokumenty powinny być zebrane w następujący sposób: a) Segregatory z rozliczeniem obozu przekazywane Księgowej powinny zawierać: 1) Płyta z elektroniczną wersją rozliczenia dotacji i rozliczenia obozu 2) Rozliczenie dotacji (każdej osobno tabelka z zestawieniem + opisane oryginały faktur) 3) Rozliczenie obozu (podpisany wydruk sprawozdania, wydrukowana książka oraz opisane, opieczętowane faktury w miejscu faktur dotacyjnych należy włożyć ich obustronne ksero) - kolejne części powinny być od siebie widocznie oddzielone (np. zakładkami). Faktury powinny być przedziurkowane i ułożone w segregatorze chronologicznie, zgodnie z numeracją (najświeższe na górze segregatora), b) Dokumentacja obozowa (w skoroszycie): 1) kartę zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku, 2) Preliminarz obozowy, 3) karty zdrowia uczestników, 4) protokoły pokontrolne instytucji wizytujących, 5) pozostałe dokumenty, 6) Kopia obiegówki obozowej, I wyraźnie oznaczone wg wzoru: Dxxxx (gdzie xx oznacza numer księgowy przypisany organizatorowi obozu) W wyjątkowych przypadkach komendant obozu może wnioskować do Przewodniczącego Zarządu Okręgu lub osoby przez niego upoważnionej o przedłużenie ww. terminu. W trakcie sprawdzania poprawności dokumentacji finansowej obozu należy uzupełniać lub poprawiać dokumentację w terminie wskazanym przez osobę rozliczającą obóz, jednak nie później niż w 7 dni od otrzymania informacji o brakach lub błędach w złożonym rozliczeniu. Następnie w terminie określonym przez Okręg, ale nieprzekraczającym 90 dni od dnia zakończenia obozu komendant powinien: a) odebrać ewentualne zaległe dotacje, b) dokonać wszystkich rozliczeń związanych z obozem: W przypadku niższych niż przewidywano kosztów obozu dokonuje z zachowaniem zasad otrzymanych dotacji zwrotów wpłat wniesionych przez rodziców (innych sponsorów) do maksymalnej wysokości ich wpłat. W przypadku uzyskania pisemnej zgody rodziców (sponsorów) np. deklaracja na karcie kwalifikacyjnej uczestnika, w/w pieniądze mogą zostać przekazane na inne cele (charytatywne, śródroczną działalność organizatora itp.) nadwyżka pieniędzy po obozie może zostać przekazana (jako darowizna rodziców) na śródroczną pracę jednostki organizacyjnej ZHR. Kwota przekazana po obozie na śródroczną pracę jednostek organizacyjnych ZHR nie może przekraczać 10% od wpłat rodziców na obóz (składki programowej). Dowody dokonanych wypłat niewykorzystanych pieniędzy na obozie (lista zwrotu rodzicom wraz z przekazami pocztowymi oraz KP jednostki będącej organizatorem obozu lub potwierdzenie przelewu na konto z którego środki otrzymaliśmy) wpisujemy jako ostatnie w książce finansowej obozu i wyksięgowujemy z wpłat rodziców poprzez zapisanie tych kwot z minusem i na czerwono w rubryce składka programowa. Saldo po obozie powinno wynieść 0zł. Rozliczenie komendanta i zwolnienie z funkcji następuje w momencie przyjęcia rozliczenia obozu przez Okręg.
15 ZHR Okręg Wielkopolski strona 15 NOTATKI:
Naczelnictwo. Instrukcja prowadzenia dokumentacji finansowej na obozach ZHR. 1. Wstęp
Naczelnictwo Biuro: ul. Litewska 11/13 00-589 Warszawa tel. 22 629 12 39, tel./fax: 22 629 24 98 e-mail: naczelnictwo@zhr.pl www.zhr.pl ORGANIZACJA POŻYTKU PUBLICZNEGO Instrukcja prowadzenia dokumentacji
Bardziej szczegółowoZwiązek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Dolnośląski
Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Dolnośląski Szkolenie z dnia 14 maja 2017 oraz 4 czerwca 2017 dla Komendantów i kwatermistrzów obozu/kolonii Zagadnienie Karta zatwierdzenia obozufinanse Karta
Bardziej szczegółowoAKCJA LETNIA I ZIMOWA
Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Wielkopolski AKCJA LETNIA I ZIMOWA UMOWY - INSTRUKCJA SPIS TREŚCI Wyszczególnienie Strona OBOWIĄZKI KOMENDANTA OBOZU 2 OPIS UMÓW 3 UMOWA ZLECENIE 3 UMOWA O DZIEŁO
Bardziej szczegółowoProwadzenie dokumentacji finansowej w drużynie, hufcu, szczepie itp.
Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Mazowiecki Przekazujemy wam materiał pomocny do prowadzenia dokumentacji finansowej w jednostkach organizacyjnych Okręgu Mazowieckiego ZHR. Przez jednostki rozumiemy
Bardziej szczegółowoZasady rozliczania dotacji w ramach Instrumentu Finansowego LIFE + na podstawie dokumentów księgowych
Zasady rozliczania dotacji w ramach Instrumentu Finansowego LIFE + na podstawie dokumentów księgowych Departament Księgowości i Rozliczeń Marek Ignaczewski Warszawa, 30.01.2014 r. Przekazywanie środków
Bardziej szczegółowoAKCJA LETNIA I ZIMOWA
Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Wielkopolski AKCJA LETNIA I ZIMOWA WZORY DOKUMENTÓW SPIS TREŚCI Wyszczególnienie Strona Rachunek od rolnika" 3 Delegacja (polecenie wyjazdu służbowego) 4 Rozliczenie
Bardziej szczegółowoRozliczenie finansowe działań w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich Małopolska Lokalnie, edycja 2017 GRUPY NIEFORMALNE Z PATRONEM
Rozliczenie finansowe działań w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich Małopolska Lokalnie, edycja 2017 GRUPY NIEFORMALNE Z PATRONEM FINANSOWANIE PROJEKTU Patron zapewnia wykonanie Projektu zgodnie
Bardziej szczegółowoDostać dotację i przeżyć autor(ka): Ewa Kolankiewicz, Alina Gałązka
Dostać dotację i przeżyć autor(ka): Ewa Kolankiewicz, Alina Gałązka Organizacja pozarządowa z Warszawy wygrała w konkursie dotacyjnym i dostała pieniądze na projekt, czyli w oficjalnym języku: otrzymała
Bardziej szczegółowoINSTRUKTAŻ na 2013 rok
INSTRUKTAŻ na 2013 rok Dotyczy: rozliczenia dotacji w dziedzinie Kultury Fizycznej Dzieci i Młodzieży oraz Bezpieczeństwa Publicznego (wraz z załączonymi kserokopiami rachunków/faktur, poleceń przelewu,
Bardziej szczegółowoRozliczenie finansowe działań w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich Małopolska Lokalnie, edycja 2017 MŁODE ORGANIZACJE POZARZĄDOWE
Rozliczenie finansowe działań w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich Małopolska Lokalnie, edycja 2017 MŁODE ORGANIZACJE POZARZĄDOWE FINANSOWANIE PROJEKTU Realizator zapewnia wykonanie Projektu
Bardziej szczegółowoInstrukcja kasowa. 4. Pomieszczenie do przechowywania gotówki powinno być wydzielone.
Załącznik do Zarządzenia Nr 9/2010 Dyrektora MGZO z dnia 14 grudnia 2010r. Instrukcja kasowa 1. Prowadzenie kasy powierza się specjaliście kasjer. 2. Do podstawowych obowiązków kasjera należy: 1) wystawianie
Bardziej szczegółowoDOKUMENTY FINANSOWE W RAMACH MECHANIZMU FINANSOWEGO EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO ORAZ NORWESKIEGO MECHANIZMU FINANSOWEGO
DOKUMENTY FINANSOWE W RAMACH MECHANIZMU FINANSOWEGO EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO ORAZ NORWESKIEGO MECHANIZMU FINANSOWEGO Załączniki Wniosku o Płatność Beneficjent przygotowuje/wypełnia wniosek o
Bardziej szczegółowoPOMOCNIK ORGANIZATORA PLACÓWEK LETNIEGO WYPOCZYNKU W CHORĄGWI KUJAWSKO-POMORSKIEJ HARCERSKA AKCJA LETNIA 2014
POMOCNIK ORGANIZATORA PLACÓWEK LETNIEGO WYPOCZYNKU W CHORĄGWI KUJAWSKO-POMORSKIEJ HARCERSKA AKCJA LETNIA 2014 Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego 1 OBÓZ KROK PO KROKU 1. Pomysł na
Bardziej szczegółowoJak rozliczyć projekt
Jak rozliczyć projekt Inicjatywy młodzieżowe Z tego poradnika, dowiesz się: 1. Czym dokumentować swoje wydatki 2. Jak wygląda Faktura VAT i Rachunek Uproszczony 3. Jak opisywać dokumenty 4. Jak zrobić
Bardziej szczegółowoI. Instrukcja przygotowania i złożenia rozliczenia wsparcia pomostowego
Małe jest piękne tworzę własną firmę Beneficjent : Gmina Strzelce Krajeńskie Projekt finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działanie 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości
Bardziej szczegółowoInstrukcja rozliczania kosztów podróży służbowej
Instrukcja rozliczania kosztów podróży służbowej Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej
Bardziej szczegółowoZASADY ROZLICZANIA JEDNORAZOWEJ DOTACJI INWESTYCYJNEJ
ZASADY ROZLICZANIA JEDNORAZOWEJ DOTACJI INWESTYCYJNEJ Projekt; Moja firma własna praca Nr umowy UDA-POKL.06.02.00-20-131/13-00 Realizowanego w ramach Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich Działanie
Bardziej szczegółowoRozliczanie kosztów podróży służbowych
Rozliczanie kosztów podróży służbowych w mikroprojektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska Rzeczpospolita Polska 2007-2013 Fundusz Mikroprojektów
Bardziej szczegółowoMINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ Biuro Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Warszawa, 2007-05-
MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ Biuro Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Warszawa, 2007-05- BWE-AS/SP/MK/KR/WKW/2007 W związku z licznym zapytaniami beneficjentów dotyczącymi sposobu rozliczania,
Bardziej szczegółowoZałącznik nr II Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach Polsko- Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży Format 2.
Niniejsze wytyczne nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, w szczególności ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej
Bardziej szczegółowoKONTROLA REALIZACJI ZADAŃ PUBLICZNYCH
KONTROLA REALIZACJI ZADAŃ PUBLICZNYCH WYDZIAŁ SPORTU I TURYSTYKI LUBLIN 2017 r. TERMINY, NA KTÓRE NALEŻY ZWRACAĆ UWAGĘ: Termin realizacji zadania określony w ogłoszeniu konkursu i w umowie; Termin wydatkowania
Bardziej szczegółowoInstrukcja w sprawie określenia zasad delegowania i rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Rzeszowskiego
Instrukcja w sprawie określenia zasad delegowania i rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Rzeszowskiego Podstawa prawna: Art. 77 5 1 Kodeksu pracy, Rozporządzenie Ministra Pracy
Bardziej szczegółowoZASADY REFUNDACJI KOSZTÓW PRZEJAZDU I ZAKWATEROWANIA
POWIATOWY URZĄD PRACY W JAWORZE ZASADY REFUNDACJI KOSZTÓW PRZEJAZDU I ZAKWATEROWANIA ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Zwrot kosztów przejazdu oraz kosztów zakwaterowania następować będzie na podstawie:
Bardziej szczegółowoZASADY ROZLICZANIA MIKOGRANTÓW I. ZASADY OGÓLNE
ZASADY ROZLICZANIA MIKOGRANTÓW I. ZASADY OGÓLNE 1. Realizator (w rozumieniu umowy dofinansowania) jest zobowiązany do wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie z celem na jaki je uzyskał i
Bardziej szczegółowomgr Mirosław Przewoźnik
mgr Mirosław Przewoźnik W ramach Programu FIO zleceniobiorca jest zobowiązany do wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie z celem na jaki je uzyskał i na warunkach określonych umową, w szczególności
Bardziej szczegółowo7. Podstawą rozliczenia kosztów przejazdu prywatnym samochodem dla celów podróży krajowej lub zagranicznej są umowa o przejazd samochodem prywatnym
Załącznik do Zarządzenia nr 6 /2013 z dnia 28 lutego 2013 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji dotyczącej rozliczania podróży służbowych pracowników i wyjazdów osób niebędących pracownikami Instytutu Fizyki
Bardziej szczegółowoSkarbniczek poradnik dla skarbnika hufca obowiązuje od SKARBNICZEK PORADNIK DLA SKARBNIKA HUFCA. Strona 1 z 10
SKARBNICZEK PORADNIK DLA SKARBNIKA HUFCA Strona 1 z 10 SPIS TREŚCI 1. Miesięczne rozliczenie hufca... 3 1.2. Wyciągi bankowe i raport kasowy... 3 1.3. Dokumenty źródłowe... 4 1.3.1. Faktury i rachunki...
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE NR 124/13 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji rozliczania kosztów podróży służbowej
ZARZĄDZENIE NR 124/13 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji rozliczania kosztów podróży służbowej Na podstawie art.31 oraz art. 33 ust. 5 ustawy z dnia
Bardziej szczegółowoFundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA
Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycję w zrównoważone rybołówstwo Wniosek o płatność w ramach osi priorytetowej
Bardziej szczegółowoZałącznik Nr 3 WZÓR. z wykonania zadania publicznego.... (tytuł zadania publicznego) w okresie od... do...
Załącznik Nr 3 WZÓR SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) z wykonania... (tytuł ) w okresie od... do... określonego w umowie nr... zawartej w dniu pomiędzy... (nazwa Zleceniodawcy) a... (nazwa Zleceniobiorcy/(-ów),
Bardziej szczegółowoRozliczenie finansowe działań w ramach Programu FIO Małopolska Lokalnie - Północ, edycja 2019 GRUPY NIEFORMALNE
Rozliczenie finansowe działań w ramach Programu FIO Małopolska Lokalnie - Północ, edycja 2019 GRUPY NIEFORMALNE FINANSOWANIE PROJEKTU Strony zobowiązują się stosować przy realizacji projektu: regulamin
Bardziej szczegółowoROZLICZENIA KOSZTÓW. w ramach działania. Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata 2007-2013
ROZLICZENIA KOSZTÓW w ramach działania Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata 2007-2013 Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa Warunkiem prawidłowej
Bardziej szczegółowoCzęść I sprawozdania - Sprawozdanie merytoryczne, w punkcie:
INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA CZĘŚCIOWEGO LUB KOŃCOWEGO z wykonania zadania publicznego realizowanego na mocy Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z
Bardziej szczegółowoKursy Intensywne Erasmusa IP 2011
Kursy Intensywne Erasmusa IP 2011 Warszawa, 7 październik 2011 r. Aneta Pomorska aneta.pomorska@frse.org.pl Budżet - Koszty uprawnione: Art. III umowy finansowej mówi o nieprzekraczalnej wysokości dofinansowania
Bardziej szczegółowoARKUSZ WIZYTACJI ORGANIZACYJNO-KWATERMISTRZOWSKIEJ ZIMOWISKA NA KWATERACH
ARKUSZ WIZYTACJI ORGANIZACYJNO-KWATERMISTRZOWSKIEJ ZIMOWISKA NA KWATERACH CZĘŚĆ INFORMACYJNA 1. Organizator (pieczęć adresowa) 2. Dokładny adres zimowiska wraz z kodem pocztowym 3. Czas trwania zimowiska
Bardziej szczegółowoWysokość diet oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowych jest ściśle określona w dwóch rozporządzeniach:
W praktyce są problemy z prawidłowym udokumentowaniem odbycia przez pracownika podróży służbowej tak, by można było uznać wydatki jako koszty uzyskania przychodu u przedsiębiorcy. Podróże służbowe są konstrukcją
Bardziej szczegółowowyżywienie, zakwaterowanie, transport, inne (przejazdy, delegacje, wydatki kulturalne, upominki, jednorazowe przyjęcia),
Zarządzenie Nr R- 0161/22/2012 Rektora Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie z dnia 16 marca 2012 r. w sprawie zasad organizowania konferencji naukowych Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy Prawo o szkolnictwie
Bardziej szczegółowoProjekt dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich
ZASADY ROZLICZANIA I SPRAWOZDAWCZOŚCI MIKRODOTACJI WIELKOPOLSKA WIARA - młode organizacje pozarządowe - - grupy nieformalne/samopomocowe składające ofertę za pośrednictwem Patrona w 2015 roku I. OGÓLNE
Bardziej szczegółowoSZKOLENIE dla KOMENDANTÓW i KWATERMISTRZÓW OBOZÓW
SZKOLENIE dla KOMENDANTÓW i KWATERMISTRZÓW OBOZÓW KRAKÓW, 20 kwietnia 2013 roku MATERIAŁY SZKOLENIOWE Strona 1 I. Wytyczne dla organizatorów HAL i NAL 2013. Wszystkie szczegóły dotyczące organizacji form
Bardziej szczegółowoProjekt dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich
ZASADY ROZLICZANIA I SPRAWOZDAWCZOŚCI MIKRODOTACJI WIELKOPOLSKA WIARA grupy nieformalne/samopomocowe składające ofertę w imieniu własnym w 2015 roku I. ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI 1. Wykonawca (w rozumieniu
Bardziej szczegółowoz wykonania zadania publicznego zgodnie z umową... (tytuł zadania publicznego)
Załącznik nr 3 SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) niepotrzebne skreślić z wykonania zgodnie z umową... (tytuł ) w okresie od... do... zgodnie z umową określonego w umowie nr... (wpisać nr umowy oraz
Bardziej szczegółowoRAPORT KOŃCOWY 1) z wykonania zadania w ramach PROGRAMU. zgodnie z wnioskiem i umową
pieczęć Zleceniobiorcy data złożenia sprawozdania RAPORT KOŃCOWY 1) z wykonania zadania w ramach PROGRAMU Dziedzictwo kulturowe / Ochrona zabytków archeologicznych ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa
Bardziej szczegółowoUCHWAŁA ZARZĄDU STOWARZYSZENIA POLITES. z dnia 2 stycznia 2014 r. w sprawie procedur finansowych obowiązujących w roku 2014
UCHWAŁA ZARZĄDU STOWARZYSZENIA POLITES z dnia 2 stycznia 2014 r. w sprawie procedur finansowych obowiązujących w roku 2014 Na podstawie 25 ust. 2 pkt 6 Statutu Stowarzyszenia POLITES z siedzibą w Szczecinie,
Bardziej szczegółowoRegulamin zwrotu kosztów podróży w projekcie. Akademia Nauczania Zawodowego
Załącznik Nr 2 do Umowy Uczestnictwa w Projekcie Regulamin zwrotu kosztów podróży w projekcie I. WARUNKI ZWROTU KOSZTÓW PODRÓŻY PUBLICZNYMI LUB PRYWATNYMI ŚRODKAMI TRANSPORTU 1. O zwrot kosztów podróży
Bardziej szczegółowoZ A S A D Y REFUNDACJI
P O W I A T O W Y U R Z Ą D P R A C Y W J A W O R Z E Z A S A D Y REFUNDACJI kosztów przejazdu z miejsca zamieszkania i powrotu do miejsca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, stażu, przygotowania
Bardziej szczegółowoI. Postanowienia ogólne
ZARZĄDZENIE NR 208/2011 BURMISTRZA MIASTA KOŚCIERZYNA z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Urzędu Miasta Kościerzyna Na podstawie
Bardziej szczegółowoSPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) z wykonania zadania publicznego niepotrzebne skreślić
INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) z wykonania zadania publicznego niepotrzebne skreślić wpisać pełną nazwę zadania publicznego......
Bardziej szczegółowoP o l i t y k a z a r z ą d c z a
P o l i t y k a z a r z ą d c z a Załącznik nr 2 Do Zarządzenia dyrektor a Nr 23 z dnia 29-12-2010 w sprawie zasad kontroli dokumentów księgowych w Zespole Szkół Nr 1 w Działdowie... (nazwa jednostki)
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE NR 25/2013. STAROSTY NOWODWORSKIEGO z dnia 2 kwietnia 2013 r.
ZARZĄDZENIE NR 25/2013 STAROSTY NOWODWORSKIEGO z dnia 2 kwietnia 2013 r. w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów krajowych i zagranicznych podróży służbowych dla pracowników Starostwa Powiatowego
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO W RAMACH OTWARTEGO KONKURSU OFERT NA REALIZACJ
INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO W RAMACH OTWARTEGO KONKURSU OFERT NA REALIZACJĘ ZADAŃ PUBLICZNYCH WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO W DZIEDZINIE KULTURY FIZYCZNEJ WPROWADZENIE
Bardziej szczegółowoDOWODY KSIĘGOWE I ICH OBIEG
Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 14/2013 Kierownika GOPS z dnia 31.12.2013 r. DOWODY KSIĘGOWE I ICH OBIEG Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są / art. 20 ustawy o rachunkowości / dowody księgowe stwierdzające
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 2/2013 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Ząbkowicach Śl. z dnia 15.02.2013 r.
Zarządzenie Nr 2/2013 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Ząbkowicach Śl. z dnia 15.02.2013 r. w sprawie zasad wydawania poleceń służbowych, ewidencjonowania oraz ustalania należności przysługujących
Bardziej szczegółowoZADANIE 1, poz. 6 oraz ZADANIE 2, poz.13
Instrukcja dot. wypłaty zwrotu kosztów dojazdu uczestników staży do REGULAMINU REKRUTACJI I UCZESTNICTWA W STAŻU oferowanym w ramach Projektu: pt. Młodzi zawodowcy wdrożenie wysokiej jakości programów
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 60/15 Burmistrza Miasta Bielsk Podlaski z dnia 19 marca 2015 roku
Zarządzenie Nr 60/15 z dnia 19 marca 2015 roku w sprawie krajowych podróży służbowych w Urzędzie Miasta Bielsk Podlaski Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.
Bardziej szczegółowoInstrukcja sporządzania. zestawienia wydatków poniesionych w ramach: - podstawowego wsparcia pomostowego, -przedłuŝonego wsparcia pomostowego
Wydanie z dnia 04.02.2011r. Instrukcja sporządzania zestawienia wydatków poniesionych w ramach: - podstawowego wsparcia pomostowego, -przedłuŝonego wsparcia pomostowego Instrukcja przeznaczona jest dla
Bardziej szczegółowoINSTRUKACJA SPORZĄDZANIA SPRAWOZDANIA Z REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO
INSTRUKACJA SPORZĄDZANIA SPRAWOZDANIA Z REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO 1. Sprawozdanie należy sporządzić na druku zgodnym ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE Nr OR-I PREZYDENTA MIASTA OPOLA z dnia 19 września 2017 r.
ZARZĄDZENIE Nr OR-I.120.1.149.2017 PREZYDENTA MIASTA OPOLA z dnia 19 września 2017 r. w sprawie zmiany zarządzenia w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH PARLAMENTU STUDENTÓW RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ (PSRP)
1 INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH PARLAMENTU STUDENTÓW RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ (PSRP) I. DEFINICJE I OGÓLNE ZASADY: 1. Dokumentem finansowo-księgowym jest każdy dokument stwierdzający
Bardziej szczegółowoKompleksowa pielęgniarska opieka nad pacjentem z najczęstszymi schorzeniami wieku podeszłego program przeznaczony dla pielęgniarek/pielęgniarzy
REGULAMIN ZWROTU WYDATKÓW NA DOJAZD poniesionych przez Uczestników Projektu odbywających kurs Kompleksowa pielęgniarska opieka nad pacjentem z najczęstszymi schorzeniami wieku podeszłego program przeznaczony
Bardziej szczegółowoInstrukcja w zakresie rozliczenia kosztów dojazdu na szkolenia i doradztwo w ramach Projektu
Załącznik nr 8 Instrukcja w zakresie rozliczenia kosztów dojazdu na szkolenia i doradztwo w ramach Projektu INSTRUKCJA W ZAKRESIE ROZLICZENIA KOSZTÓW DOJAZDU NA SZKOLENIA I DORADZTWO w ramach Projektu
Bardziej szczegółowoPISMO OKÓLNE Nr 1/2007 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 31 stycznia 2007 roku
PISMO OKÓLNE Nr 1/2007 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 31 stycznia 2007 roku w sprawie zasad delegowania i rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych Na podstawie Rozporządzenia
Bardziej szczegółowoWYTYCZNE DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ORAZ ROZLICZANIA WSPARCIA POMOSTOWEGO. przyznanego w ramach Projektu: Zmiana na lepsze
WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ORAZ ROZLICZANIA WSPARCIA POMOSTOWEGO przyznanego w ramach Projektu: Zmiana na lepsze I OGÓLNE ZASADY DOTYCZĄCE PRZYZNANEGO WSPARCIA POMOSTOWEGO 1. Podstawowe wsparcie pomostowe
Bardziej szczegółowoPOLITYKA RACHUNKOWOŚCI
POLITYKA RACHUNKOWOŚCI Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Polityka zatwierdzona Uchwałą Nr 11/II/ZG/2017 Zarządu Głównego Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pracowników
Bardziej szczegółowoInstrukcja kasowa. stosowana w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 140/2004 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 28 grudnia 2004 r. Instrukcja kasowa stosowana w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego 1 1 1. Za prawidłowe
Bardziej szczegółowoZASADY ROZLICZANIA DOTACJI PRZYZNANYCH ORGANIZACJOM POZARZĄDOWYM W RAMACH OTWARTEGO KONKURSU OFERT I W TRYBIE POZAKONKURSOWYM
ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI PRZYZNANYCH ORGANIZACJOM POZARZĄDOWYM W RAMACH OTWARTEGO KONKURSU OFERT I W TRYBIE POZAKONKURSOWYM ZASADY ZMIANY TREŚCI UMOWY NA REALIZACJĘ ZADANIA PUBLICZNEGO Zleceniobiorca
Bardziej szczegółowoJak wypełnić sprawozdanie z wykonania zadania publicznego?
Jak wypełnić sprawozdanie z wykonania zadania publicznego? Jeśli organizacja otrzymała w tym roku dotację w ramach otwartego konkursu ofert, po zrealizowaniu zadania czeka ją sporządzenie sprawozdania.
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE NR 16/2014 STAROSTY NOWODWORSKIEGO z dnia 22 maja 2014 r.
ZARZĄDZENIE NR 16/2014 STAROSTY NOWODWORSKIEGO z dnia 22 maja 2014 r. służbowych dla pracowników Starostwa Powiatowego w Nowym Dworze Gdańskim Na podstawie art. 77 5 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA WYPEŁNIANIA ZESTAWIENIA ZAKUPÓW DOKONANYCH ZE ŚRODKÓW FINANSOWYCH W RAMACH WSPARCIA FINANSOWEGO ROZLICZENIE.
INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA ZESTAWIENIA ZAKUPÓW DOKONANYCH ZE ŚRODKÓW FINANSOWYCH W RAMACH WSPARCIA FINANSOWEGO ROZLICZENIE Uwagi ogólne Beneficjenci Ostateczni są zobowiązani do składania wniosku o płatność
Bardziej szczegółowoZasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych
Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych Załącznikiem do oświadczeń / deklaracji poniesionych wydatków / wniosków o płatność są potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie zapłaconych
Bardziej szczegółowoI N S T R U K C J A W SPRAWIE GOSPODARKI KASOWEJ W PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOLE ZAWODOWEJ W GŁOGOWIE
I N S T R U K C J A Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 2/2013 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Głogowie z dnia 02.01.2013r W SPRAWIE GOSPODARKI KASOWEJ W PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOLE ZAWODOWEJ
Bardziej szczegółowoCo to jest faktura VAT RR?
Fakturownia Co to jest faktura VAT RR? 2013-10-14 Zakup produktów rolnych przez przedsiębiorcę musi być odpowiednio udokumentowany. W przypadku nabycia towarów od rolnika ryczałtowanego, kupujący ma obowiązek
Bardziej szczegółowoREGULAMIN przyznawania i rozliczania zwrotu kosztów przejazdu oraz kosztów zakwaterowania przez Powiatowy Urząd Pracy w Gryficach
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1/PUP/11 Starosty Powiatu Gryfickiego z dnia 26 stycznia 2011 r. REGULAMIN przyznawania i rozliczania zwrotu kosztów przejazdu oraz kosztów zakwaterowania przez Powiatowy
Bardziej szczegółowoTen projekt został zrealizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej.
Regulamin zwrotu kosztów podróży w projekcie Świadomy Europejczyk/ Conscious EU Citizen współfinasowanym ze środków Komisji Europejskiej w ramach Programu Jean Monnet. I. WARUNKI ZWROTU KOSZTÓW PODRÓŻY
Bardziej szczegółowoI. Postanowienia ogólne
Zarządzenie nr 74/2011 Burmistrza Miasta w Nowym Mieście Lubawskim z dnia 23 maja 2011r. w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Urzędu Miejskiego w Nowym Mieście
Bardziej szczegółowoI. WYPEŁNIANIE SPRAWOZDANIA
Instrukcja wypełniania sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego, zleconego przez Wojewodę Łódzkiego w 2012 r. na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie I. WYPEŁNIANIE
Bardziej szczegółowoRAPORT KOŃCOWY 1 z wykonania zadania w ramach programu Wolontariat dla dziedzictwa
pieczęć Zleceniobiorcy Data wpływu do Instytucji Zarządzającej RAPORT KOŃCOWY 1 z wykonania zadania w ramach programu Wolontariat dla dziedzictwa zgodnie z umową w okresie od 2017 04 07 do 2017 10 31 określonego
Bardziej szczegółowoREGULAMIN przyznawania i rozliczania zwrotu kosztów przejazdu oraz kosztów zakwaterowania przez Powiatowy Urząd Pracy w Gryficach
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1/PUP/11 Starosty Powiatu Gryfickiego z dnia 26 stycznia 2011 r. REGULAMIN przyznawania i rozliczania zwrotu kosztów przejazdu oraz kosztów zakwaterowania przez Powiatowy
Bardziej szczegółowoRozliczenie należności za krajowe podróże służbowe
Rozliczenie należności za krajowe podróże służbowe Jakie należności za podróże służbowe? Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują określone należności na pokrycie kosztów związanych
Bardziej szczegółowoOpis zdarzenia. adres. Suma strony. Przeniesienie z poprzedniej strony. początku roku. Wydatki (koszty) razem wydatki (12+13) pozostałe wydatki
ZAŁĄCZNIK Nr 1 WZÓR PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW... (imię i nazwisko (firma))... (adres) Rodzaj działalności UWAGA: Przed rozpoczęciem zapisów w księdze należy się szczegółowo zapoznać z przepisami
Bardziej szczegółowoREGULAMIN ZWROTU KOSZTÓW DOJAZDU NA SZKOLENIA REALIZOWANE W RAMACH PROJEKTU CENTRALA KULTURY. 1 Informacja ogólne
REGULAMIN ZWROTU KOSZTÓW DOJAZDU NA SZKOLENIA REALIZOWANE W RAMACH PROJEKTU CENTRALA KULTURY 1 Informacja ogólne 1. Projekt Centrala Kultury (zwany dalej: projektem) współfinansowany jest przez Unię Europejską
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 252 /2014 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 23 października 2014r.
Zarządzenie Nr 252 /2014 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 23 października 2014r. w sprawie instrukcji kasowej w Urzędzie Miejskim. Na podstawie art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Bardziej szczegółowopodstawie wniosku złożonego osobiście, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia;
ZARZĄDZENIE Nr 24/2013 DYREKTORA NARODOWEGO CENTRUM NAUKI w sprawie warunków zwrotu kosztów podróży dla zagranicznych członków Zespołów Ekspertów. Na podstawie art. 22 ust. 3 w związku z art. 13 ust. 2,
Bardziej szczegółowoREGULAMIN ZWROTU KOSZTÓW DOJAZDU. Kompetencje drogą do pracy bezpłatny kurs komputerowy lub języka angielskiego dla mieszkańców powiatu garwolińskiego
REGULAMIN ZWROTU KOSZTÓW DOJAZDU do projektu Kompetencje drogą do pracy bezpłatny kurs komputerowy lub języka angielskiego dla mieszkańców powiatu garwolińskiego realizowanego przez Business School H.
Bardziej szczegółowoUwagi ogólne. Instrukcja wypełniania poszczególnych pól wniosku. Nr pola. Opis uzupełnienia komórki
Projekt jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 oraz ze środków budżetu państwa
Bardziej szczegółowoZagadnienia związane z rozliczaniem wniosków o płatność. Szkolenie/warsztaty dla LGR 28.06.2013 r.
Zagadnienia związane z rozliczaniem wniosków o płatność Szkolenie/warsztaty dla LGR 28.06.2013 r. 1. Złożenie wniosku w terminie Beneficjent jest zobowiązany złożyć WoP (Wniosek o Płatność) w terminie
Bardziej szczegółowoSp. z o.o., producent aktywnych formularzy,
OBJAŚNIENIA DO PODATKOWEJ KSIĘGI PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW 1. Przy dokonywaniu zapisów w księdze, wynikających z prowadzonych przez podatnika: a) ewidencji sprzedaży, b) ewidencji kupna i sprzedaży wartości
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA WYPEŁNIANIA DOKUEMNTÓW DO PROJEKTU MATEMATYKA REAKTYWACJA
INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA DOKUEMNTÓW DO PROJEKTU MATEMATYKA REAKTYWACJA 1. Umowa ze szkołą: - umowę należy wydrukować w 2 egzemplarzach, - prosimy uzupełnić dane szkoły - na stronie 4 umowy Dyrektor Szkoły
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 21.2014. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pabianicach. z dnia 14 października 2014r
GOPS.010.9.2014 Zarządzenie Nr 21.2014 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pabianicach z dnia 14 października 2014r w sprawie wyjazdów służbowych pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
Bardziej szczegółowoRegulamin zatwierdzania i rozliczania imprez programowych, biwaków i wycieczek w Hufcu Ziemi Cieszyńskiej
Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska Komenda Hufca Ziemi Cieszyńskiej Regulamin zatwierdzania i rozliczania imprez programowych, biwaków i wycieczek w Hufcu Ziemi Cieszyńskiej Wprowadzony uchwałą
Bardziej szczegółowoMATERIAŁY POMOCNICZE DO ZAJĘĆ
MATERIAŁY POMOCNICZE DO ZAJĘĆ 1. Transfery własne Zasilane konta bankowego po raz pierwszy, Przekazanie pieniędzy z banku do kasy i odwrotnie Etapy postępowania Zakładka Pieniądze Następnie z lewej okna
Bardziej szczegółowoWZÓR SPRAWOZDANIA (CZĘŚCIOWEGO/KOŃCOWEGO 1) ) 2)
ZAŁĄCZNIK NR 3 WZÓR SPRAWOZDANIA (CZĘŚCIOWEGO/KOŃCOWEGO 1) ) 2) z wykonania publicznego... (tytuł publicznego) Należy podać tytuł określony przez Zleceniodawcę w ogłoszeniu o konkursie. w okresie od...
Bardziej szczegółowoDOWÓD ZASTĘPCZY NR...
DOWÓD ZASTĘPCZY NR... Załącznik nr 1...... Data dokonania operacji Miejsce i data wystawienia dowodu... Kontrahent... Przedmiot, ilość, cena, wartość dokonanego zakupu oraz jego przeznaczenie...... Nazwisko,
Bardziej szczegółowoREGULAMIN ZWROTU KOSZTÓW DOJAZDU. Innowacyjny region częstochowski
REGULAMIN ZWROTU KOSZTÓW DOJAZDU do projektu Innowacyjny region częstochowski realizowanego przez Business School H. Polak, M. Polak Sp. Jawna, na podstawie Umowy zawartej z Wojewódzkim Urzędem Pracy w
Bardziej szczegółowoKursy Intensywne Erasmusa IP 2012
Kursy Intensywne Erasmusa IP 2012 Warszawa, 5 październik 2012 r. Aneta Pomorska aneta.pomorska@frse.org.pl Budżet - Koszty uprawnione: Art. II umowy finansowej mówi o okresie kwalifikowalności 1 Budżet
Bardziej szczegółowoWNIOSEK O ZWROT KOSZTÓW PRZEJAZDU
WNIOSEK O ZWROT KOSZTÓW PRZEJAZDU /Imię i nazwisko/. /PESEL/ /Adres zamieszkania/ Dnia.. Powiatowy Urząd Pracy dla Powiatu Toruńskiego ul. Towarowa 4-6 87-100 Toruń I. Na podstawie art.41 ust. 4b i art.
Bardziej szczegółowoSpotkanie informacyjne dla Koordynatorów zzakresu rozliczania przedsięwzięć
Spotkanie informacyjne dla Koordynatorów zzakresu rozliczania przedsięwzięć Toruń, 24 lipca 2014 r. Projektjest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego
Bardziej szczegółowoRozliczanie podróży służbowych
Rozliczanie podróży służbowych Warszawa, 6 lipca 2015 r. prowadzący: Michał Culepa specjalista z zakresu prawa pracy Definicja Podróż służbowa wykonywanie na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza
Bardziej szczegółowoREGULAMIN REFUNDACJI KOSZTÓW DOJAZDU UCZESTNIKÓ NA WARSZTATY KONSULTACYJNE W RAMACH PROJEKTU
REGULAMIN REFUNDACJI KOSZTÓW DOJAZDU UCZESTNIKÓ NA WARSZTATY KONSULTACYJNE W RAMACH PROJEKTU Opracowanie kompleksowych i trwałych mechanizmów wsparcia dla poradnictwa prawnego i obywatelskiego w Polsce
Bardziej szczegółowoZasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych
Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych Załącznikiem do oświadczeń / deklaracji poniesionych wydatków / wniosków o płatność są potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie zapłaconych
Bardziej szczegółowo