PROTOKÓŁ. Kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Przemyślu.

Transkrypt

1 OKK PROTOKÓŁ Kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Przemyślu. Kontrolę przeprowadził Zespół kontrolujący w składzie: Przewodniczący Zespołu ( ), Inspektor w Wydziale Organizacji, Kadr i Kontroli, Członek Zespołu ( ), Inspektor w Wydziale Organizacji Kadr i Kontroli na podstawie imiennego upoważnienia Prezydenta Miasta Przemyśla Nr 47/2017 z dnia 6 lutego 2017 r., znak: OKK z wyłączeniem: r. ; r. Kontrolę przeprowadzono w okresie od dnia 9 lutego 2017 r. do dnia 31 marca 2017 r. Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia 31 stycznia 2017 r. Zakres kontroli: przestrzeganie zasad instrukcji kancelaryjnej oraz zarządzenia w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton. Kontrolą zostały objęte następujące jednostki organizacyjne urzędu: I. Biuro Budżetu i Analiz II. Biuro Prawne i Nadzoru Właścicielskiego III. Kancelaria Prezydenta Miasta IV. Kancelaria Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli V. Urząd Stanu Cywilnego VI. Miejski Rzecznik Konsumentów VII. Stanowisko ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Sprawy objęte przedmiotem niniejszej kontroli regulują: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) 1

2 Zarządzenie Nr 552/2014 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 31 grudnia 2014 r., z późn. zm., w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton. Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych reguluje instrukcja kancelaryjna. Zgodnie z 1 ust. 2 i 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD. Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 552/2014 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miejskim w Przemyślu jest system tradycyjny. Wyjątkiem od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, określonego w ust. 1, jest dokumentowanie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwanym dalej systemem EZD. Wykaz klas z wykazu akt stanowiących wyjątki od systemu tradycyjnego, dla których dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw prowadzone jest w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton, który w Urzędzie Miejskim w Przemyślu pełni rolę systemu EZD określa załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. I. Biuro Budżetu i Analiz działa na podstawie 49a Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 274/10 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 14 października 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu z późn. zm., który określa organizację i zasady funkcjonowania tego Urzędu, w tym strukturę organizacyjną oraz zakresy działania jednostek organizacyjnych. 2

3 Dokumenty do kontroli przedkładali i wyjaśnień udzielali pracownicy zatrudnieni w Biurze Budżetu i Analiz. W wyniku kontroli ustalono, że Biuro Budżetu i Analiz w miesiącu styczniu br. realizowało sprawy w ramach następujących symboli klasyfikacyjnych: Symbol klasyfikacyjny 015 Hasło klasyfikacyjne Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania System prowadzenia spraw EZD 1431 Udostępnianie informacji publicznej EZD 3021 Budżet gminy i jego zmiany 3022 Opiniowanie budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową 3034 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu 3035 Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu Kontroli poddano wszystkie sprawy realizowane w miesiącu styczniu br. w ramach wyżej wymienionych symboli klasyfikacyjnych. Sprawy prowadzone w systemie tradycyjnym W kontrolowanej jednostce wszystkie pisma wpływające zostały zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej tut. urzędu i otrzymały numer z rejestru korespondencji wpływającej, co jest zgodne z 40 ust. 1 i 42 ust. 2 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Dekretacja na korespondencji na nośniku papierowym prowadzona jest w sposób prawidłowy. Zgodnie z 49 przytoczonej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawiera odręcznie umieszczone odpowiednie informacje bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego. Dekretacja na dokumentach na nośniku papierowym posiada pełne odzwierciedlenie w systemie Proton. Klasyfikacja spraw jest prawidłowa. Sprawy realizowane w ramach właściwych haseł klasyfikacyjnych. Spisy spraw prowadzone przy wykorzystaniu systemu Proton są prawidłowe. Wszystkie znajdujące się w nich rubryki są wypełnione zgodnie z 53 ust. 1 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz 3

4 instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Poszczególne pozycje spisów spraw numerowane są narastająco. Sprawy rejestrowane są tylko raz. Na wszystkich pismach znajdujących się w kontrolowanych teczkach naniesione zostały prawidłowe znaki spraw. Zgodnie z 5 ust. 1, 2, 3 i 4 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawierają: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw oraz cztery cyfry roku kalendarzowego w którym sprawa się rozpoczęła. W czasie kontroli stwierdzono uchybienia w zakresie akceptacji projektów pism. Zgodnie z 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia. W kontrolowanych teczkach Kierownik Biura Budżetu i Analiz na projektach pism przy podpisie nie umieszczał daty złożenia podpisu. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym system elektronicznego obiegu dokumentów PROTON służy do realizowania czynności kancelaryjnych. Jest wykorzystywany jako informatyczne narzędzie wspomagające rejestrację i obieg korespondencji i dokumentów w urzędzie. Zgodnie z 17 ust. 3 Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton - w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym, akta spraw prowadzone są w postaci papierowej i pomocniczo w systemie Proton. Biuro Budżetu i Analiz założyło w systemie Proton teczki pomocnicze dla wszystkich spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym. Numeracje spraw w powyższych teczkach są tożsame i odzwierciedlają przebieg załatwiania spraw. Sprawy prowadzone w systemie EZD Kontrolowana jednostka w miesiącu styczniu prowadziła dwie sprawy w systemie EZD. W ramach symbolu klasyfikacyjnego Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania sprawa została zrealizowana prawidłowo, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną, stanowiącą załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych 4

5 wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) W aktach sprawy o znaku FB w odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej został wybrany błędny typ pisma. Zamiast pisma elektronicznego wychodzącego, wybrano pismo elektroniczne wewnętrzne. W skutek powyższego błędu udzielona odpowiedź nie posiada określonego adresata pisma i sposobu wysyłki. Powyższe dane są wymagane zgodnie z załącznikiem nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) zawierający zestaw minimalnych metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą. II. Biuro Prawne i Nadzoru Właścicielskiego działa na podstawie 51 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 274/10 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 14 października 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu z późn. zm., który określa organizację i zasady funkcjonowania tego Urzędu, w tym strukturę organizacyjną oraz zakresy działania jednostek organizacyjnych. Dokumenty do kontroli przedkładali i wyjaśnień udzielali pracownicy zatrudnieni w Biurze Prawnym i Nadzoru Właścicielskiego. W wyniku kontroli ustalono, że Biuro Prawne i Nadzoru Właścicielskiego w miesiącu styczniu br. realizowało sprawy w ramach następujących symboli klasyfikacyjnych: Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne System prowadzenia spraw 0232 Realizacja nadzoru właścicielskiego 074 Opinie prawne na potrzeby gminy i jej jednostek organizacyjnych 0750 Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi Kontroli poddano wszystkie sprawy zarejestrowane w miesiącu styczniu br. w dwóch teczkach: PNW i PNW

6 Sprawy prowadzone w systemie tradycyjnym W kontrolowanej jednostce wszystkie pisma wpływające zostały zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej tut. urzędu i otrzymały numer z rejestru korespondencji wpływającej, co jest zgodne z 40 ust. 1 i 42 ust. 2 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Dekretacja na korespondencji na nośniku papierowym prowadzona jest w sposób prawidłowy. Zgodnie z 49 przytoczonej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawiera odręcznie umieszczone odpowiednie informacje bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego. Uchybienia w zakresie dekretacji zostały stwierdzone w teczkach prowadzonych pomocniczo w systemie Proton. W sprawach o znaku: PNW , PNW , PNW , PNW , PNW , PNW dekretacja, która znajduje się na dokumentach na nośniku papierowym nie została odzwierciedlona w systemie Proton. Klasyfikacja spraw jest prawidłowa. Sprawy realizowane w ramach właściwych haseł klasyfikacyjnych. Spisy spraw prowadzone przy wykorzystaniu systemu Proton są prawidłowe. Wszystkie znajdujące się w nich rubryki są wypełnione zgodnie z 53 ust. 1 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67z późn. zm.). Poszczególne pozycje spisów spraw numerowane są narastająco. Sprawy rejestrowane są tylko raz. Na wszystkich pismach znajdujących się w kontrolowanych teczkach naniesione zostały prawidłowe znaki spraw. Zgodnie z 5 ust. 1, 2, 3 i 4 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawierają: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw oraz cztery cyfry roku kalendarzowego w którym sprawa się rozpoczęła. W kontrolowanej jednostce akceptacja projektów pism prowadzona jest zgodnie z 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych 6

7 (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Na drugim egzemplarzu projektu pisma znajduje się odręczny podpis (skrót podpisu) prowadzącego sprawę i data jego złożenia. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym system elektronicznego obiegu dokumentów PROTON służy do realizowania czynności kancelaryjnych. Jest wykorzystywany jako informatyczne narzędzie wspomagające rejestrację i obieg korespondencji i dokumentów w urzędzie. Zgodnie z 17 ust. 3 Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton - w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym, akta spraw prowadzone są w postaci papierowej i pomocniczo w systemie Proton. W trakcie kontroli stwierdzono, że Biuro Prawne i Nadzoru Właścicielskiego w miesiącu styczniu prowadziło rejestracje spraw w teczce pomocniczej założonej tylko dla symbolu klasyfikacyjnego 0232 Realizacja nadzoru właścicielskiego. Numeracja spraw w powyższej teczce jest tożsama z numeracją spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym. Dla symbolu klasyfikacyjnego 074 Opinie prawne na potrzeby gminy i jej jednostek organizacyjnych - akta sprawy prowadzone są tylko w postaci papierowej, w systemie Proton nie została założona teczka pomocnicza. III. Kancelaria Prezydenta Miasta działa na podstawie 48 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 274/10 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 14 października 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu z późn. zm., który określa organizację i zasady funkcjonowania tego Urzędu, w tym strukturę organizacyjną oraz zakresy działania jednostek organizacyjnych. Dokumenty do kontroli przedkładali i wyjaśnień udzielali pracownicy zatrudnieni w Kancelarii Prezydenta Miasta. W wyniku kontroli ustalono, że Kancelaria Prezydenta Miasta w miesiącu styczniu br. realizowało sprawy w ramach następujących symboli klasyfikacyjnych: Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne System prowadzenia spraw 0054 Patronat wójta (burmistrza, prezydenta miasta) EZD 7

8 Spotkania wójta (burmistrza, prezydenta miasta) z mieszkańcami Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania Monitorowanie przez gminę działalności związków międzygminnych i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień Zawieranie i realizacja porozumień gminy z organami administracji państwowej lub samorządowej Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań gminy i monitorowanie ich wykonania Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy gminy oraz jej jednostek organizacyjnych w sprawach zagranicznych Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne EZD EZD EZD EZD 0531 Konferencje prasowe i wywiady EZD 0542 Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych 0543 Materiały promocyjne gminy i jej jednostek 0544 Materiały do serwisu internetowego EZD 055 Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie Sprawozdawczość na poziomie każdego urzędu i jednostki organizacyjnej EZD 0643 Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych EZD 077 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne EZD 110 Posiedzenia kierownictwa urzędu EZD 1430 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej EZD 1431 Udostępnianie informacji publicznej EZD 152 Petycje, postulaty i inicjatywy obywateli 2600 Źródła zaopatrzenia 271 Dokumentacja zamówień publicznych 3026 Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany EZD Kontroli poddano wszystkie sprawy realizowane w miesiącu styczniu br. w ramach wyżej wymienionych symboli klasyfikacyjnych. 8

9 Sprawy prowadzone w systemie tradycyjnym W kontrolowanej jednostce wszystkie pisma wpływające na nośniku papierowym zostały zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej tut. urzędu i otrzymały numer z rejestru korespondencji wpływającej, co jest zgodne z 40 ust. 1 i 42 ust. 2 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Uchybienia wykryto w zakresie rejestracji korespondencji wpływającej bezpośrednio do Kancelarii Prezydenta Miasta za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zgodnie z 13 ust. 5 Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton - korespondencja przekazana na skrzynki poczty elektronicznej jednostek organizacyjnych urzędu lub indywidualne skrzynki pracowników mająca istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez urząd podlega rejestracji w KO. W teczkach o symbolach klasyfikacyjnych : Materiały promocyjne gminy i jej jednostek i 2600 Źródła zaopatrzenia znajdują się oferty cenowe (na wykonanie toreb reklamowych, wieńców i wiązanek okolicznościowych oraz tablic ozdobnych), które nie zostały zarejestrowane. W ocenie kontrolującego powyższe oferty mają istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez urząd i powinny zostać zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej. Dekretacja na korespondencji na nośniku papierowym prowadzona jest w sposób prawidłowy. Zgodnie z 49 przytoczonej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawiera odręcznie umieszczone odpowiednie informacje bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego. Dekretacja na dokumentach na nośniku papierowym posiada pełne odzwierciedlenie w systemie Proton. W czasie kontroli stwierdzono brak jednolitości postępowania w zakresie klasyfikowania dokumentacji dotyczącej zamówień, dla których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych. Powyższa dokumentacja została rozproszona w trzech teczkach: w teczce 2600 Źródła zaopatrzenia, gromadzone są zapytania cenowe, wnioski o uruchomienie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, protokoły postępowania o zamówienie, w teczce 271 Dokumentacja zamówień publicznych zarejestrowano harmonogram zamówień oraz zlecenie wykonania stojaka reklamowego, 9

10 w teczce Materiały promocyjne gminy i jej jednostek znajdują się zaproszenia do złożenia oferty na wykonanie toreb reklamowych oraz oferty cenowe. Zalecane jest aby powyższa dokumentacja była gromadzona w ramach jednego hasła klasyfikacyjnego, któro będzie odzwierciedlało postępowanie jednostki w zakresie dokumentacji zamówień, dla których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych. Hasła określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt są bardzo ogólne, niemniej jednak istnieje możliwość doprecyzowania haseł do własnych potrzeb. W myśl 4 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.), na opisy klas może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej. Pozostałe sprawy poddane kontroli zostały prawidłowo sklasyfikowane i realizowane są w ramach właściwych haseł klasyfikacyjnych. Spisy spraw prowadzone przy wykorzystaniu systemu Proton są prawidłowe. Wszystkie znajdujące się w nich rubryki są wypełnione zgodnie z 53 ust. 1 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67z późn. zm.). Poszczególne pozycje spisów spraw numerowane są narastająco. Sprawy rejestrowane są tylko raz. W trakcie kontroli stwierdzono, że w aktach sprawy kontrolowanej jednostki znajdują się pisma wpływające, które nie posiadają naniesionego znaku sprawy. W 5 ust. 2 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) zostało określone, że znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Prowadzący sprawę zgodnie z 52 powyższej instrukcji po otrzymaniu przesyłki sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W przypadku gdy przesyłka dotyczy sprawy wcześniej wszczętej prowadzący sprawę zobowiązany jest dołączyć przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy. W przypadku gdy przesyłka rozpoczyna nową sprawę, 10

11 prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy. Pisma wychodzące oraz inne pisma znajdujące się w aktach sprawy Kancelarii Prezydenta Miasta posiadają prawidłowo naniesione znaki spraw. Zgodnie z 5 ust. 1, 2, 3 i 4 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawierają: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw oraz cztery cyfry roku kalendarzowego w którym sprawa się rozpoczęła. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie akceptacji projektów pism przez pracowników Kancelarii Prezydenta Miasta w odniesieniu do wszystkich pism wychodzących tj. przy skrócie podpisu na projekcie pisma brak jest daty jego złożenia, co jest niezgodne z 58 ust. 5 pkt. 1 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.), w myśl której na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym system elektronicznego obiegu dokumentów PROTON służy do realizowania czynności kancelaryjnych. Jest wykorzystywany jako informatyczne narzędzie wspomagające rejestrację i obieg korespondencji i dokumentów w urzędzie. Zgodnie z 17 ust. 3 Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton - w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym, akta spraw prowadzone są w postaci papierowej i pomocniczo w systemie Proton. Kancelaria Prezydenta Miasta założyła w systemie Proton teczki pomocnicze dla wszystkich spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym. Numeracje spraw w powyższych teczkach są tożsame i odzwierciedlają przebieg załatwiania spraw. Sprawy prowadzone w systemie EZD Kontrola wykazała, że wszystkie pisma wpływające wchodzące w skład akt spraw realizowanych w systemie EZD zostały zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej tut. urzędu i otrzymały numer z rejestru przesyłek wpływających zgodnie z 13 ust. 1 i 6 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie 11

12 organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Dekretacja pism w systemie prowadzona jest w sposób prawidłowy. Zgodnie z 12 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawiera informację o imieniu, nazwisku i stanowisku osoby dekretującej oraz określenie daty wykonywania tej czynności. Dokumentacja przyporządkowana jest do właściwych haseł klasyfikacyjnych. Spisy spraw prowadzone są w sposób prawidłowy zgodnie z 27 ust. 1 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej. W czasie kontroli stwierdzono uchybienie w zakresie rejestracji spraw w ramach symbolu klasyfikacyjnego 056 Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie. Pisma przychodzące dotyczące tego samego wniosku zostały zarejestrowane w dwóch sprawach KPM i KPM Powyższe postępowanie jest niezgodne z 26 ust. 1 i 2 Instrukcji Kancelaryjnej, która stanowi załącznik Nr 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.), zgodnie z którą prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej, czy rozpoczyna nową sprawę. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej dołącza ją do akt sprawy. Nieprawidłowości w prowadzeniu spraw stwierdzono również w ramach symbolu klasyfikacyjnego 0054 Patronat prezydenta miasta. Pisma wychodzące elektroniczne w załączonej treści nie posiadają znaku sprawy, co jest naruszeniem 5, ust. 1 i 2 Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.), w myśl której dokumentacja tworząca akta spraw otrzymuje znak sprawy, który jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Dodatkowo w aktach spraw: KPM i KPM brak informacji o sposobie wysyłki pism wychodzących. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawierającym zestaw minimalny metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą powyższe dane są wymagane. Kontrolujący stwierdzili uchybienia w zakresie kompletności akt sprawy: 12

13 w sprawie o znaku KPM znajduje się wyłącznie brudnopis pisma wewnętrznego, który nie zawiera żadnej treści, w sprawach o znaku KPM , KPM , KPM , KPM znajdują się puste pisma wychodzące, bez załączonej treści i podpisu elektronicznego, które zostały złożone do wysyłki. Powyższe prowadzenie akt sprawy jest niezgodne z 2 pkt 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.), zgodnie z którym akta sprawy zawierają dokumentację, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlające przebieg jej załatwiania i rozstrzygania. Dokumentacja w/w akta sprawy nie odzwierciedla sposobu załatwienia sprawy. Pisma wychodzące i wewnętrzne znajdujące się w aktach sprawy kontrolowanej jednostki są niezgodne z wymogami określonymi w Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.), w odniesieniu do spraw prowadzonych w systemie EZD. Kontrola wykazała liczne przypadki braku podpisu elektronicznego weryfikowanego zarówno w pismach wewnętrznych (KPM , KPM , KPM ), jak i w pismach wychodzących (KPM , KPM ). Powyższe postępowanie jest niezgodne z 33 i 34 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej, w myśl której ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki dokonuje się poprzez podpisywanie pisma podpisem elektronicznym weryfikowanym. Ponadto wykryto błędy w zakresie określenia typu pisma. Pisma, których adresatami były osoby i podmioty zewnętrzne zostały błędnie określone jako pisma wewnętrzne (KPM , KPM , KPM ). Wskutek tego postępowania powyższe pisma nie spełniają wymogów określonych w załączniku nr 1 do powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawierającego zestaw minimalnych metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą. Nie posiadają wymaganych danych adresata pisma i sposobu wysyłki pisma. W czasie kontroli stwierdzono również nieprawidłowy sposób podpisywania pism przeznaczonych do wysyłki w postaci papierowej. Zgodnie z 34 Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia

14 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67z późn. zm.) pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się poprzez wydrukowanie pisma ostatecznie zaakceptowanego podpisem elektronicznym weryfikowanym i podpisanie odręcznie wydruku. Projekt pisma stworzony w postaci elektronicznej podlega akceptacji w systemie EZD i dopiero po ostatecznej akceptacji w postaci podpisu elektronicznego weryfikowanego pismo jest drukowane celem odręcznego podpisu. Analiza akt sprawy w Kancelarii Prezydenta Miasta wykazała nie przestrzeganie powyższych przepisów. W pierwszej kolejności tworzone były pisma w postaci papierowej, które podpisywane były przez przełożonego odręcznie, a następnie tworzone było pismo elektroniczne z załączonym w treści skanem wspomnianego powyżej pisma podpisanego odręcznie, które podpisywane było podpisem elektronicznym weryfikowanym. Powyższe postępowanie narusza również 32 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej, zgodnie z którym akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD. Jak wynika z wyżej opisanego prowadzenia sprawy akceptacja projektu pisma odbywała się w pierwszej kolejności na dokumentach w postaci papierowej a następnie była powtarzana w elektronicznych aktach sprawy w systemie Proton. IV. Kancelaria Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli działa na podstawie 49 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu stanowiącego Załącznik do zarządzenia Nr 274/10 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 14 października 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu z późn. zm, który określa organizację i zasady funkcjonowania tego Urzędu, w tym strukturę organizacyjną oraz zakresy działania jednostek organizacyjnych. Dokumenty do kontroli przedkładali i wyjaśnień udzielali pracownicy zatrudnieni w Kancelarii Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli. W wyniku kontroli ustalono, że Kancelaria Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli w miesiącu styczniu br. realizowała sprawy w ramach następujących symboli klasyfikacyjnych: Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne System prowadzenia spraw 0000 Organizacja pracy rady gminy 0002 Sesje rady gminy 0003 Wnioski i interpelacje radnych EZD 14

15 0004 Przewodniczący rady gminy EZD 0005 Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do rady gminy oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami 0006 Projekty uchwał rady gminy 0007 Uchwały rady gminy 0008 Realizacja uchwał rady gminy i jej monitorowanie EZD Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy Organizacja pracy organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych gminy EZD EZD EZD EZD 0041 Kluby radnych gminy EZD 0042 Sprawy osobowe radnych gminy 0043 Oświadczenia majątkowe radnych gminy lub o członkach ich rodzin 0053 Kolegium wójta (burmistrza, prezydenta miasta) EZD Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego EZD 1430 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej EZD 1511 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości 3026 Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany EZD 500 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów, spisów powszechnych EZD Kontroli poddano wszystkie sprawy realizowane w miesiącu styczniu br. w ramach wyżej wymienionych symboli klasyfikacyjnych. Sprawy prowadzone w systemie tradycyjnym W kontrolowanej jednostce wszystkie pisma wpływające zostały zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej tut. urzędu i otrzymały numer z rejestru korespondencji wpływającej, co jest zgodne z 40 ust. 1 i 42 ust. 2 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). 15

16 Dekretacja na korespondencji na nośniku papierowym prowadzona była w sposób prawidłowy. Zgodnie z 49 przytoczonej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawiera odręcznie umieszczone odpowiednie informacje bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego. Dekretacja na dokumentach na nośniku papierowym posiada pełne odzwierciedlenie w systemie Proton. Klasyfikacja spraw jest prawidłowa. Sprawy realizowane są w ramach właściwych haseł klasyfikacyjnych. Spisy spraw prowadzone przy wykorzystaniu systemu Proton są prawidłowe. Wszystkie znajdujące się w nich rubryki są wypełnione zgodnie z 53 ust. 1 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Poszczególne pozycje spisów spraw numerowane są narastająco. Sprawy rejestrowane są tylko raz. Na wszystkich pismach znajdujących się w kontrolowanych teczkach naniesione zostały prawidłowe znaki spraw. Zgodnie z 5 ust. 1, 2, 3 i 4 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawierają: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw oraz cztery cyfry roku kalendarzowego w którym sprawa się rozpoczęła. W kontrolowanej jednostce akceptacja projektów pism prowadzona jest zgodnie z 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67z późn. zm.). Na drugim egzemplarzu projektu pisma znajduje się odręczny podpis (skrót podpisu) prowadzącego sprawę i data jego złożenia. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym system elektronicznego obiegu dokumentów PROTON służy do realizowania czynności kancelaryjnych. Jest wykorzystywany jako informatyczne narzędzie wspomagające rejestrację i obieg korespondencji i dokumentów w urzędzie. Zgodnie z 17 ust. 3 Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton - w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym, akta spraw prowadzone są w postaci papierowej i pomocniczo w systemie Proton. Kancelaria Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli założyła w systemie Proton teczki pomocnicze dla wszystkich spraw 16

17 prowadzonych w systemie tradycyjnym. Numeracje spraw w powyższych teczkach są tożsame i w odzwierciedlają przebieg załatwiania spraw. Sprawy prowadzone w systemie EZD Kontrola wykazała, że wszystkie pisma wpływające wchodzące w skład akt spraw realizowanych w systemie EZD zostały zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej tut. Urzędu i otrzymały numer z rejestru przesyłek wpływających zgodnie z 13 ust. 1 i 6 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67z późn. zm.). Dla spraw prowadzonych w systemie EZD spisy spraw prowadzone są w sposób prawidłowy. Wszystkie znajdujące się w nich rubryki są prawidłowo wypełnione zgodnie z 27 ust. 1 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej. Poszczególne pozycje spisów spraw numerowane są narastająco. Sprawy rejestrowane są tylko raz. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie dekretacji przez Naczelnika Kancelarii Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli w odniesieniu do wszystkich pism przychodzących. Zgodnie z 16 ust. 2 pkt. 1 Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton kierownicy jednostek organizacyjnych urzędu dekretują korespondencję, która wpłynęła do kierowanej przez nich jednostki organizacyjnej urzędu poprzez wskazanie stanowiska lub nazwiska podwładnego, któremu zostaje przydzielona korespondencja do załatwienia. Naczelnik Kancelarii Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli w kontrolowanych sprawach nie dekretował przesyłek przychodzących na podległych pracowników, tylko wykonywał błędną czynność polegającą na przekazaniu przesyłki. Ponadto w sprawie o znaku KRM dekretacja, która znajduje się na dokumencie w postaci papierowej nie została odzwierciedlona w elektronicznych aktach sprawy. W czasie kontroli stwierdzono przypadki przyporządkowania dokumentacji do niewłaściwych haseł klasyfikacyjnych. Kancelaria Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli w ramach symbolu klasyfikacyjnego 0053 Kolegium wójta (burmistrza, prezydenta miasta) gromadzi protokoły ze spotkań Prezydenta Miasta Przemyśla z kadrą kierowniczą tut. Urzędu, kierownikami podległych jednostek organizacyjnych oraz zaproszonymi gośćmi, które należy klasyfikować do symbolu 110 Posiedzenia kierownictwa urzędu. Dodatkowa w ramach sprawy 17

18 o numerze KRM została udzielona odpowiedź do Kancelarii Prezydenta Miasta z zakresu realizacji zarządzeń Prezydenta Miasta. W powyższym przypadku doszło nie tylko do błędnej klasyfikacji sprawy, ale także do naruszenia zasad Instrukcji Kancelaryjnej, w myśl której udzielając odpowiedzi dla jednostki merytorycznej należy używać znaku sprawy nadanego przez jednostkę merytoryczną, w tym przypadku - KPM Nieprawidłowości w prowadzeniu spraw w obrębie symbolu klasyfikacyjnego 0053 Kolegium wójta (burmistrza, prezydenta miasta), które co wymaga podkreślenia stanowią materiały archiwalne, polegają nie tylko na błędnym przyporządkowaniu dokumentacji, ale również na nieuzasadnionej rejestracji w ramach powyższego symbolu duplikatów pism wewnętrznych rozsyłanych do wiadomości do wielu jednostek organizacyjnych, które nie stanowią podstawy wszczęcia u nich spraw. Protokoły ze spotkań Prezydenta Miasta Przemyśla z kadrą kierowniczą tut. Urzędu, kierownikami podległych jednostek organizacyjnych oraz zaproszonymi gośćmi tworzą akta spraw w Kancelarii Prezydenta Miasta i zakładanie odrębnych akt sprawy w innych jednostkach organizacyjnych jest naruszeniem Instrukcji Kancelaryjnej. Podobne błędy przy zakładaniu spraw wystąpiły przy symbolu klasyfikacyjnym 015 Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarzadzania, które również stanowią materiały archiwalne. W sprawach KRM i KRM w sposób błędny i nieuzasadniony zarejestrowano pisma otrzymane do wiadomości z Wydziału Organizacji Kadr i Kontroli, które nie stanowiły podstawy do wszczęcia sprawy w Kancelarii Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli. W kontrolowanej jednostce stwierdzono również błędy w tworzeniu dokumentów elektronicznych. Do akt sprawy dołączono dokumenty elektroniczne, które zostały podpisane podpisem elektronicznym przez inną osobę niż jest to deklarowane w treści tego dokumentu. Do powyższych nieprawidłowości doszło w następujących sprawach: KRM do sprawy dołączono sprawozdanie, które w treści zawiera informacje o podpisaniu przez Naczelnika Kancelarii Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli i Sekretarza Miasta, zaś pismo zostało podpisane podpisem elektronicznym weryfikowanym tylko przez Sekretarza Miasta, KRM do sprawy dołączone zostało pismo, które w treści zawiera informacje o podpisaniu przez Przewodniczącą Rady Miejskiej, zaś pismo zostało podpisane profilem zaufanym przez Pana Pawła Chmiela. 18

19 W Kancelarii Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli doszło również do naruszenia 17 ust. 1 pkt. Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton, w myśl której niedopuszczalne jest podpisywanie pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci papierowej przez inną osobę niż w elektronicznych aktach sprawy w systemie Proton. Do sprawy o znaku KRM dołączono pismo skierowane do Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej w Przemyślu, stworzone błędnie jako pismo wewnętrzne elektroniczne, które zostało podpisane podpisem elektronicznym weryfikowanym przez Naczelnika Kancelarii Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli, oraz pismo wychodzące bez podpisu elektronicznego identyczne co do znaku i treści co w/w pismo wewnętrzne, w postaci skanu pisma podpisanego odręcznie przez Sekretarza Miasta. Nieprawidłowości zaobserwowano również w prowadzeniu spraw sklasyfikowanych w symbolu 3026 Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany. W sprawach KRM i KRM znajdują się plany jednostek wydatków budżetowych, w postaci skanów. Zgodnie z 17 ust. 1 pkt. 11 Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton w sprawach prowadzonych w systemie EZD pisma podpisywane są podpisem elektronicznym weryfikowanym. Kontrolujący stwierdzili duże nieprawidłowości w prowadzeniu teczek o symbolach klasyfikacyjnych: Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy, Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy. Do spraw dołączone zostały pisma w postaci: skanów, bez podpisów elektronicznych i informacji gdzie znajdują się oryginalne pisma podpisane odręcznie. plików Word z informacją o osobie upoważnionej do podpisania pisma, bez podpisów elektronicznych, pism, które zostały podpisane podpisem elektronicznym przez inną osobę niż jest to deklarowane w treści pisma. V. Urząd Stanu Cywilnego działa na podstawie 52 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 274/10 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 14 października 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego 19

20 Urzędu Miejskiego w Przemyślu z późn. zm., który określa organizację i zasady funkcjonowania tego Urzędu, w tym strukturę organizacyjną oraz zakresy działania jednostek organizacyjnych. Dokumenty do kontroli przedkładali i wyjaśnień udzielali pracownicy zatrudnieni w Urzędzie Stanu Cywilnego. W wyniku kontroli ustalono, że Urząd Stanu Cywilnego w miesiącu styczniu br. realizował sprawy w ramach następujących symboli klasyfikacyjnych: Symbol klasyfikacyjny 530 Hasło klasyfikacyjne Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich System prowadzenia spraw 5350 Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów 5351 Rejestracja aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu i ich zmiany Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg 5355 Zmiany imion i nazwisk 5356 Nadawanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego 537 Sprawy konsularne Kontroli poddano losowo wybrane sprawy realizowane w miesiącu styczniu br. w ramach wyżej wymienionych symboli klasyfikacyjnych. Sprawy prowadzone w systemie tradycyjnym Zgodnie z 7 ust. 1 pkt 4a Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton 20

21 korespondencja składana bezpośrednio przez klientów na stanowiskach pracy w Urzędzie Stanu Cywilnego dot. aktów stanu cywilnego nie podlega rejestracji w Kancelarii Ogólnej tut. urzędu. Pozostałe pisma wpływające zostały zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej tut. urzędu i otrzymały numer z rejestru korespondencji wpływającej, co jest zgodne z 40 ust. 1 i 42 ust. 2 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67z późn. zm.). Dekretacja na korespondencji na nośniku papierowym prowadzona jest w sposób prawidłowy. Zgodnie z 49 przytoczonej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawiera odręcznie umieszczone odpowiednie informacje bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego. Dekretacja na dokumentach na nośniku papierowym posiada pełne odzwierciedlenie w systemie Proton. Klasyfikacja spraw jest prawidłowa. Sprawy realizowane w ramach właściwych haseł klasyfikacyjnych. Spisy spraw prowadzone przy wykorzystaniu systemu Proton są prawidłowe. Wszystkie znajdujące się w nich rubryki są wypełnione zgodnie z 53 ust. 1 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Poszczególne pozycje spisów spraw numerowane są narastająco. Sprawy rejestrowane są tylko raz. Na wszystkich pismach znajdujących się w kontrolowanych teczkach naniesione zostały prawidłowe znaki spraw. Zgodnie z 5 ust. 1, 2, 3 i 4 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawierają: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw oraz cztery cyfry roku kalendarzowego w którym sprawa się rozpoczęła. W kontrolowanej jednostce akceptacja projektów pism prowadzona jest zgodnie z 58 ust. 5 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67z późn. zm.). Na drugim egzemplarzu projektu pisma znajduje się odręczny podpis (skrót podpisu) prowadzącego sprawę i data jego złożenia. 21

22 W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym system elektronicznego obiegu dokumentów PROTON służy do realizowania czynności kancelaryjnych. Jest wykorzystywany jako informatyczne narzędzie wspomagające rejestrację i obieg korespondencji i dokumentów w urzędzie. Zgodnie z 17 ust. 3 Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton - w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym, akta spraw prowadzone są w postaci papierowej i pomocniczo w systemie Proton. Urząd Stanu Cywilnego założył w systemie Proton teczki pomocnicze dla wszystkich spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym. Numeracje spraw w powyższych teczkach są tożsame i w odzwierciedlają przebieg załatwiania spraw. VI. Miejski Rzecznik Konsumentów działa na podstawie 59 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 274/10 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 14 października 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu z późn. zm., który określa organizację i zasady funkcjonowania tego Urzędu, w tym strukturę organizacyjną oraz zakresy działania jednostek organizacyjnych. Dokumenty do kontroli przedkładał i wyjaśnień udzielał Miejski Rzecznik Konsumentów. W wyniku kontroli ustalono, że Miejski Rzecznik Konsumentów w miesiącu styczniu br. realizowało sprawy w ramach następujących symboli klasyfikacyjnych: Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne System prowadzenia spraw 741 Poradnictwo w zakresie ochrony praw konsumenckich 742 Postępowania w zakresie praw konsumenckich Kontroli poddano wszystkie sprawy realizowane w miesiącu styczniu br. w ramach wyżej wymienionych symboli klasyfikacyjnych. Sprawy prowadzone w systemie tradycyjnym W czasie kontroli wykryto uchybienia w zakresie rejestracji pism wpływających. W aktach spraw o znaku MRK i MRK znajdują się pisma wpływające, które nie zostały zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej tut. urzędu. Powyższe postępowanie narusza z 6 ust. 4 Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad 22