MINISTERSTWO ROZWOJU REGIONALNEGO. Instrukcja Wykonawcza Pomoc Techniczna Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka,

Transkrypt

1 PRojet MINISTERSTWO ROZWOJU REGIONALNEGO DEPARTAMENT ZARZĄDZANIA PROGRAMAMI KONKURENCYJNOŚCI I INNOWACYJNOŚCI Instrukcja Wykonawcza Pomoc Techniczna Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, (obowiązuje dla Planów Działań składanych na rok 2012 i kolejne lata) Warszawa, wrzesień 2011 r. 1

2 Spis treści Spis treści... 2 Używane skróty... 3 Słowniczek Informacje wstępne Wnioskowanie do pomocy technicznej PO IG Zasady kwalifikowalności operacji i wydatków w ramach PT PO IG Wydatki niekwalifikowane Działanie 9.1 Wsparcie zarządzania Finansowanie kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych Finansowanie kosztów administracyjnych spotkań, konferencji, seminariów/warsztatów oraz szkoleń Finansowanie kosztów zatrudnienia Działanie 9.2 Wyposażenie instytucji Zasady rozliczania wydatków ponoszonych w ramach działania 9.2 kwalifikowalnych w całości lub częściowo Szczegółowe zasady kwalifikowania i rozliczania wydatków za usługi telekomunikacyjne i internet Szczegółowe zasady kwalifikowania wydatków związanych z najmem, eksploatacją i remontem pomieszczeń biurowych Działanie 9.3 Informacja i promocja Działanie 9.4 Ewaluacja Tryb składania i zatwierdzania Planów Działań (wniosków o dofinansowanie) Lista wskaźników dla Priorytetu Pomoc Techniczna PO IG Tryb sprawozdawczości i rozliczania wniosków o płatność

3 Używane skróty DKI Departament Zarządzania Programami Konkurencyjności i Innowacyjności w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego GR Grupy Robocze powoływane przez Instytucję Zarządzającą lub inne instytucje zaangażowane we wdrażanie PO IG EFRR Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego IK NSRO Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia IP Instytucja Pośrednicząca IW Instytucja Pośrednicząca II stopnia/instytucja Wdrażająca IZ PO IG/IZ Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Innowacyjna Gospodarka KM PO IG Komitet Monitorujący Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka PD Plan Działań PO Programy Operacyjne PO IG Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka PO PT Program Operacyjny Pomoc Techniczna POT Polska Organizacja Turystyczna PT PO IG Pomoc Techniczna Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka SPO-WKP Sektorowy Program Operacyjny Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw na lata Uszczegółowienie PO IG Innowacyjna Gospodarka Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego WB Wydział Budżetu (w Departamencie Zarządzania Programami Konkurencyjności i Innowacyjności) WPT Wydział Pomocy Technicznej (w Departamencie Zarządzania Programami Konkurencyjności i Innowacyjności) 3

4 Słowniczek Decyzja o przyznaniu dofinansowania decyzja na podstawie której zostaje przyznane dofinansowanie ze środków pomocy technicznej PO IG, określająca prawa i obowiązku wnioskodawcy wynikające z uzyskanego dofinansowania projektu z pomocy technicznej PO IG. Decyzja obowiązuje IZ oraz MG w przypadku przyznawania dofinansowania komórce organizacyjnej w MG pełniącej funkcję IW (DPO), zwana decyzją o dofinansowaniu ; Plan Działań dokument przygotowywany przez IZ, IP, IW na realizację własnych projektów na wzorze opracowanym przez IZ, na który składa się część zasadnicza (formularz Planu Działań; inaczej wniosek o dofinansowanie Projektu) oraz wymagane załączniki; Projekt należy przez to rozumieć przedsięwzięcia określone w Planie Działań i załącznikach, realizowane przez beneficjenta pomocy technicznej PO IG; Sprawozdanie z realizacji projektu część wniosku o płatność dotycząca postępu rzeczowo-finansowego projektu; Porozumienie o dofinansowanie projektu porozumienie zawarte pomiędzy instytucjami występującymi w systemie wdrażania PO IG w przypadku, gdy instytucja otrzymująca dofinansowanie jest państwową jednostką budżetową oraz porozumienie zawierane pomiędzy IZ a IP na podstawie którego zostaje przyznane dofinansowanie ze środków pomocy technicznej PO IG, porozumienie określa prawa i obowiązki wnioskodawcy wynikające z uzyskanego dofinansowania projektu z pomocy technicznej PO IG, zwane porozumieniem o dofinansowanie ; Umowa o dofinansowanie projektu - umowa zawarta pomiędzy IZ a POT oraz IP a IW na podstawie której zostaje przyznane dofinansowanie ze środków pomocy technicznej PO IG, określająca prawa i obowiązki wnioskodawcy wynikające z uzyskanego dofinansowania projektu z pomocy technicznej PO IG, zwana umową o dofinansowanie ; Wniosek o dofinansowanie por. Plan Działań; Wniosek o płatność należy przez to rozumieć wniosek Beneficjenta o płatność, o którym mowa w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego 1, sporządzony według wzoru przygotowanego w zakresie pomocy technicznej PO IG przez IZ, który może dotyczyć rozliczenia wydatków poniesionych ze środków publicznych, wnioskowania o refundację części lub całości wydatków sfinansowanych przez Beneficjenta, otrzymania lub rozliczenia zaliczki oraz przekazania informacji o postępie rzeczowym projektu, zwany dalej wnioskiem o płatność ; Wnioskodawca Instytucja uprawniona do przedkładania wniosku o dofinansowanie projektu z pomocy technicznej PO IG do właściwej instytucji uprawnionej do przyznania dofinansowania. W systemie pomocy technicznej PO IG uprawnionymi do składania samodzielnych wniosków o dofinansowanie są: IZ, IP, IW. Wnioskodawca jest jednocześnie Beneficjentem; Wydatek kwalifikowalny wydatek poniesiony przez beneficjenta w związku z realizacją operacji współfinansowanej z pomocy technicznej, zgodnie z warunkami określonymi 1 Treść wszystkich wytycznych wymienionych w porozumieniu/umowie/decyzji o dofinansowanie oraz ich zmiany są dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego: oraz 4

5 w Instrukcji, który kwalifikuje się do refundacji ze środków pomocy technicznej w trybie określonym w porozumieniu/umowie lub decyzji o dofinansowanie; Wydatek niekwalifikowalny wydatek nie kwalifikujący się do refundacji ze środków przeznaczonych na pomoc techniczną. 5

6 1. Informacje wstępne System udzielania wsparcia z PT PO IG i przygotowane dokumenty muszą być zgodne z przepisami prawa unijnego i krajowego oraz postanowieniami PO IG, Uszczegółowieniem PO IG, Wytycznymi w zakresie korzystania z pomocy technicznej wydanymi przez Ministra Rozwoju Regionalnego oraz innymi wymogami określonymi przez IZ w odrębnych dokumentach zamieszczonych na stronie internetowej do których należą: Wzór Planu Działań wraz z załącznikami (PD); Instrukcja wypełniania Planu Działań w zakresie realizacji projektu w ramach IX priorytetu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka; Umowa o dofinansowanie projektu pomocy technicznej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, , zwana umową o dofinansowanie ; Porozumienie o dofinansowanie projektu pomocy technicznej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, , zwane porozumieniem o dofinansowanie ; Decyzja o przyznaniu dofinansowania dla Projektu realizowanego w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, (obowiązująca IZ PO IG); Wniosek beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka wraz z załącznikami, zwany dalej wnioskiem o płatność ; Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Instrukcja Wykonawcza IZ PO IG ma na celu uszczegółowienie zapisów zawartych w Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej w odniesieniu do PT PO IG. Niniejszy dokument szczegółowo określa zasady oraz sposób realizacji działań i projektów w ramach PT PO IG, tj. tryb postępowania w zakresie przygotowania, składania, oceny i realizacji PD. IZ PO IG w uzasadnionych przypadkach może wydać opinię mającą na celu uszczegółowienie, doprecyzowanie bądź zmianę zapisów niniejszego dokumentu. W takim przypadku o dokonanej zmianie IZ PO IG informuje IP oraz IW. Wszelkie zmiany dokonane w tym trybie będą uwzględnianie w Instrukcji Wykonawczej do pomocy technicznej PO IG przy jej najbliższej aktualizacji. 2. Wnioskowanie do pomocy technicznej PO IG W systemie pomocy technicznej PO IG instytucjami udzielającymi dofinansowania ze środków pomocy technicznej PO IG są: 1. Instytucja Zarządzająca PO IG przyznająca dofinansowanie na wydatki własne, Instytucji Pośredniczących oraz POT 2. Instytucje Pośredniczące - przyznające dofinansowanie na wydatki Instytucji Wdrażających, również z komponentem wsparcia dla RIF i innych instytucji wykonujących czynności techniczne związane z obsługą PO IG na podstawie podpisanego porozumienia/umowy. 6

7 Wskazane wyżej instytucje odpowiedzialne za przyznanie dofinansowania są zobowiązane do przyjmowania, weryfikacji i zatwierdzania wniosków o dofinansowanie od Wnioskodawców. Uprawnieni wnioskodawcy: IZ, IP, IW składają samodzielnie wnioski o dofinansowanie w postaci PD przygotowywanych wg opracowanego przez IZ wzoru, zgodnie z Instrukcją wypełniania Planu Działań w zakresie realizacji projektu w ramach 9 priorytetu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Pomoc Techniczna. Polska Organizacja Turystyczna pełniąca funkcję IW, ze względu na umowę na wdrażanie działania 6.4 PO IG zawartą z IZ PO IG składa wszystkie dokumenty związane z pomocą techniczną PO IG bezpośrednio do IZ. Maksymalny udział środków EFRR w wydatkach kwalifikowalnych na poziomie projektu wynosi 85%. Należy dążyć do zachowania ww. poziomu dofinansowania. W trakcie realizacji projektu możliwe są przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowalnych, które zostały określone w PD. Bez konieczności uzyskania zgody instytucji przyznającej dofinansowanie możliwe są przesunięcia do 25% kwoty przypadającej na każdą zmienioną kategorię w Planie Działań, w tym te z której oraz do której następuje przesunięcie. Przesunięcia między kategoriami wydatków powyżej 25% mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą instytucji przyznającej dofinansowanie. Podobna zasada dotyczy wskaźników realizacji Planu Działań. Bez konieczności uzyskania zgody instytucji przyznającej dofinansowanie możliwe jest zwiększenie lub zmniejszenie wartości maksymalnie o 25%. Zmiany przekraczające wartość powyżej 25% mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą instytucji przyznającej dofinansowanie. Wysokość dostępnych środków dla poszczególnych wnioskodawców jest określona na podstawie zapotrzebowania zgłoszonego przez IP i podległych IW oraz POT zweryfikowanego i zatwierdzonego przez IZ z zastosowaniem następujących głównych kryteriów: 1) Stopnia zaangażowania danej instytucji w realizację PO IG oszacowywanego na podstawie: - liczby wdrażanych działań PO IG (poza działaniami wdrażanymi w postaci projektu systemowego); - wielkości zatrudnienia; 2) Dotychczasowego wykorzystania środków. W związku ze szczególnymi osiągnięciami we wdrażaniu działań, które są uzależnione przede wszystkim od stopnia realizacji zadań określonych w odrębnych dokumentach, takich jak prognozy kontraktacji, prognozy płatności, plany wydatków, opracowywane przez IZ lub zatwierdzane przez Radę Ministrów, IK NSRO bądź Komisję Europejską, IZ może zadecydować o dodatkowym podziale alokacji (np. z oszczędności wynikających z realizowanych projektów) dla tych instytucji, po wcześniejszej ocenie kwalifikowalności planowanych wydatków. Szczegółowe zasady wypełniania wniosku o dofinansowanie określone są w Instrukcji wypełniania Planu Działań w zakresie realizacji projektu w ramach 9 priorytetu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Pomoc Techniczna; Obowiązki Instytucji wynikające z realizacji decyzja/porozumienie/umowa o dofinansowanie. projektów pomocy technicznej określa 7

8 2.1 Zasady kwalifikowalności operacji i wydatków w ramach PT PO IG PT PO IG przeznaczona jest dla następujących podmiotów zaangażowanych w proces przygotowania, wdrażania, monitorowania, kontroli, promocji i oceny PO IG: 1) IZ PO IG; 2) IP PO IG; 3) IW PO IG 4) KM PO IG; 5) Grup Roboczych; 6) Innych instytucji zaangażowanych w realizację PO IG (w tym RIF), instytucji realizujących czynności techniczne w rozumieniu Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. (Dz.U. nr 84, poz. 712 z późn. zm.) oraz, w szczególnych przypadkach za zgodą IZ PO IG, instytucji realizujących projekty indywidualne, w zakresie wydatków związanych z wdrażaniem danego działania z osi priorytetowych 1 8, ale tylko w przypadku ponoszenia kosztów przez IP. Zgodnie z zasadą komplementarności, beneficjenci uprawnieni do korzystania z komponentów PT w ramach pozostałych programów operacyjnych nie mogą otrzymać wsparcia ze środków PT PO IG w zakresie, w którym są uprawnieni do otrzymania pomocy w ramach działań PT innych programów operacyjnych lub PO PT. Tabela 1. Beneficjenci uprawnieni do korzystania z poszczególnych typów działań w ramach POIG. Typy działań/ Instytucje IZ PO IG IP PO IG IW sektora administracji rządowej 2 IW spoza sektora administracji rządowej 3 Wynagrodzenia X Podnoszenie kwalifikacji pracowników X X X X Koszty administracyjne i organizacyjne X X X X Koszty wyposażenia biurowego i informatycznego X X X X Koszty funkcjonowania komitetów, grup roboczych oraz innych zespołów X X X X 2 Przez IW sektora administracji rządowej rozumie się IW będące ministerstwami. 3 IW uprawnione są do ponoszenia wydatków związanych z dofinansowaniem ze środków PT PO IG Regionalnych Instytucji Finansujących oraz innych instytucji realizujących czynności techniczne związane z wdrażaniem PO IG. Przez IW spoza sektora administracji rządowej rozumie się IW nie będące ministerstwami. 8

9 Typy działań/ Instytucje IZ PO IG IP PO IG IW sektora administracji rządowej 2 IW spoza sektora administracji rządowej 3 Koszty wsparcia eksperckiego X X X X Koszty zamknięcia pomocy X X X X Koszty programowania przyszłych interwencji strukturalnych X X X X Ewaluacja (lata ) X X X X Archiwizacja X X X X Koszty wyboru projektów X X X X Promocja i informacja X X X X x - oznacza, że dana instytucja może otrzymać wsparcie z PT PO IG na dany typ projektów Zasady kwalifikowania wydatków i kategorie wydatków zawarte w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Innowacyjna Gospodarka nie mają zastosowania do wydatków w ramach PT PO IG. W ramach PT PO IG kwalifikowalne są wydatki bezpośrednio związane z realizacją PO IG, tj. z wykonywaniem czynności związanych z wdrażaniem na rzecz beneficjentów działań opisanych w PO IG. Za kwalifikowalne ze środków PT PO IG uznane będą wydatki, które zawierają się w kategoriach określonych w PD, są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, zostały faktycznie poniesione oraz udokumentowane i zatwierdzone przez IZ. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego instytucji. Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub równoważny dokument księgowy wraz z dowodami zapłaty. Ze względu na fakt, iż poszczególne kategorie wydatków w PD są sformułowane w sposób ogólny, zatwierdzenie Planu Działań przez IZ PO IG nie oznacza uznania za kwalifikowalne wszystkich wydatków poniesionych w trakcie jego realizacji. Weryfikacja kwalifikowalności poniesionych wydatków dokonywana jest na poszczególnych etapach realizacji, rozliczania i kontroli realizacji PD. W przypadku wątpliwości co do uznania wydatku za kwalifikowalny ostateczną decyzję w sprawie kwalifikowalności podejmuje IZ PO IG, która reguluje i rozstrzyga kwestie horyzontalne, wspólne dla wszystkich instytucji zaangażowanych w realizację PO IG. Wydatki niekwalifikowalne ustalone są w Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 9

10 Dodatkowo IZ PO IG w celu zapewnienia przejrzystości realizacji i rozliczania Planów Działań ustaliła listę wydatków niekwalifikowalnych (rozdz ) Wydatki niekwalifikowalne Poniższa lista wydatków niekwalifikowalnych w pomocy technicznej PO IG nie ma charakteru zamkniętego, stanowi wykaz najczęściej pojawiających wydatków niekwalifikowalnych. Nieumieszczenie wydatku na liście nie gwarantuje uznania jego kwalifikowalności. Ostateczną decyzję w tej sprawie podejmuje IZ PO IG. Wydatkami niekwalifikowalnymi w ramach pomocy technicznej PO IG są w szczególności: 1) Wydatki związane z zatrudnieniem: składka na PFRON; odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych; świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; świadczenie urlopowe 4 ; wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe; nagrody jubileuszowe; odprawy emerytalno rentowe; zasiłek chorobowy; zasiłki finansowane ze środków ZUS (np. zasiłek rehabilitacyjny, mac ierzyński, opiekuńczy wyrównawczy); zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny); koszty badań okresowych i wstępnych; koszty usług medycznych; koszty abonamentu sportowo-rekreacyjnego; dopłata do okularów; bony żywieniowe dla pracowników; wynagrodzenie za wykonywanie przez pracowników instytucji wdrażających PO IG zadań zleconych na rzecz instytucji w której są zatrudnieni. 2) Wydatki związane z modernizacją i wyposażeniem pomieszczeń remonty budynków zwiększające ich dotychczasowy standard, w tym w szczególności: renowacja elewacji, naprawy dachu; montowane na stałe grzejniki, instalowana na stałe klimatyzacja lub klimatyzatory, w przypadku gdy budynek nie jest własnością wnioskodawcy; usługi modernizacji i remontów sieci, które zwiększają wartość instalacji sieciowej; wydatki poniesione na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych przeciągu 10 lat poprzedzających datę rozpoczęcia realizacji Planu Działania; 4 Przez świadczenie urlopowe rozumie się np. świadczenie określane jako wczasy pod gruszą lub inne formy finansowania wypoczynku finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jak również inne formy wypłaty dokonywane z tego funduszu (bony żywieniowe, dopłaty do stołówki itp.). 10

11 wydatki poniesione na sprzęt i wyposażenie niezwiązane bezpośrednio z pracą merytoryczną biura (w szczególności wyposażenie kuchni - czajniki, ekspresy do kawy, odkurzacze); zakup naczyń kuchennych, w szczególności: sztućców, szklanek, talerzy, kubków, wyposażenie apteczki. 3)Inne wydatki związane ze wsparciem instytucji a)wydatki na bieżącą działalność instytucji: usługi związane z posiadaniem lub własnością nieruchomości, np. opłaty za nadzór urządzeń technicznych, czyszczenie kominów, kontrola urządzeń i systemu monitorowania oraz konserwacja i przeglądy urządzeń, obsługa i konserwacja centrali i sieci teleinformatycznej; konserwacja sprzętu i urządzeń wykorzystywanych na potrzeby całej instytucji; elektroniczna ewidencja wejść i wyjść pracowników; zakup kart wejściowych do budynku; deratyzacja i dezynsekcja; ochrona budynku, jeśli jej koszty są ponoszone niezależnie od funkcjonowania jednostki odpowiedzialnej za realizację instrumentów strukturalnych; finansowanie kosztów zakupu środków transportu, nieruchomości, gruntów oraz infrastruktury, w szczególności technicznej ( np. zaopatrzenie w energię, prąd, wodę, kanalizację) oraz transportowej (np. drogi, chodniki); amortyzacja nieruchomości; certyfikacja jakości instytucji; funkcjonowanie w instytucjach jednostki odpowiedzialnej za audyt i kontrolę; wydatki na ulepszanie środków transportu; zakup tablic rejestracyjnych; studia wyższe, studia doktoranckie, studia MBA; wydatki na zakup artykułów spożywczych przeznaczonych dla pracowników, wykonujących swoje obowiązki na stanowiskach pracy oraz przeznaczonych na indywidualne spotkania z beneficjentami; koszty użytkowania telefonów prywatnych, nawet jeśli są używane dla celów służbowych; dodatek mieszkaniowy dla pracowników instytucji; finansowanie kosztów miejsca parkingowego w miejscu pracy; opłaty manipulacyjne (np. dopłata za bilet kolejowy u konduktora, opłata za zmianę rezerwacji biletu lotniczego itp.), chyba, że wynikają ze szczególnie uzasadnionych okoliczności, potwierdzonych pisemnie, i zostaną zaakceptowane przez instytucję udzielającą dofinansowania.. b) Ubezpieczenia, podatki i opłaty: ubezpieczenie na życie pracowników; ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności; wydatki związane z umową leasingu, w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe, opłaty ponoszone w związku z przeniesieniem prawa własności z leasingodawcy na leasingobiorcę; 11

12 koszty leasingu, w którym efektem końcowym będzie przeniesienie prawa własności z leasingodawcy na leasingobiorcę w całości stanowią wydatek niekwalifikowany; opłaty za wypisy z hipoteki; podatek od nieruchomości; opłaty za wieczyste użytkowanie jeśli byłyby ponoszone niezależnie od wdrażania w PO IG; opłaty i koszty sądowe z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych; koszt podatku VAT, który może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe Ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (;(Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) koszt podatku VAT w przypadku szkoleń będących usługą kształcenia i finansowanych w całości ze środków publicznych, w rozumieniu art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) różnice kursowe i odsetki od pożyczek podatek od środków transportu; opłaty z tytułu ochrony środowiska naturalnego; opłaty notarialne i sądowe; podatek leśny; podatek rolny Działanie 9.1 Wsparcie zarządzania W ramach działania przewiduje się w szczególności realizację następujących operacji: wykonanie ekspertyz, studiów, ocen oraz doradztwo, w zakresie zadań związanych z realizacją PO IG; finansowanie kosztów organizacyjnych i administracyjnych związanych z realizacją i ewaluacją PO IG; organizacja spotkań roboczych, programowych oraz konsultacyjnych IZ, IP oraz IW; tłumaczenia; wzmocnienie zatrudnienia w instytucjach odpowiedzialnych za realizację PO IG, oddelegowanie pracowników, zwiększenie poziomu zatrudnienia; zapewnienie funkcjonowania komitetów, grup roboczych oraz innych zespołów, w tym oceniających projekty; podnoszenie kwalifikacji pracowników poprzez udział w studiach podyplomowych, kursach, szkoleniach, stażach, wizytach studyjnych; szkolenia dla członków KM PO IG, innych komitetów, grup roboczych i innych zespołów oceniających; pozyskiwanie odpłatnych danych statystycznych w związku z realizacją PO IG; przeprowadzenie audytu zewnętrznego (organizacyjnego i finansowego) przez niezależną firmę audytorską na zlecenie jednostki kontroli finansowej w IZ; 12

13 prowadzenie kontroli systemowych w IP i IW; prowadzenie kontroli realizacji projektów i prawidłowości realizacji przez beneficjentów umów o dofinansowanie projektu; finansowanie procesu przygotowania przyszłych operacji funduszy strukturalnych; finansowanie zamknięcia pomocy udzielonej w ramach SPO-WKP, w szczególności w zakresie ewaluacji, monitorowania i kontroli; usługi zapewniające właściwą archiwizację dokumentacji Finansowanie kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych W ramach PT PO IG można uzyskać dofinansowanie różnych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych, które nie są finansowane ze środków PO PT. Instytucja ubiegająca się o dofinansowanie podnoszenia kwalifikacji pracowników z pomocy technicznej zobowiązana jest do posiadania odpowiednich zasad/procedur w formie pisemnej regulujących kwestie dofinansowywania form szkoleniowych pracowników ze środków publicznych. Pracownicy mogą być kierowani do udziału w różnych formach podnoszenia kwalifikacji zawodowych kwalifikowalnych z pomocy technicznej na zasadach ogólnych obowiązujących wszystkich pracowników w poszczególnych instytucjach. Finansowanie form szkoleń dla pracowników IZ, IP, IW, RIF 5, członków KM PO IG oraz członków innych grup roboczych, zespołów powołanych przez IZ, IP, IW możliwe jest w ramach działania 9.1 Wsparcie zarządzania, natomiast refundacja szkoleń dla potencjalnych oraz aktualnych beneficjentów Programu jest możliwa w ramach działania 9.3 Informacja i promocja. W ramach tej formy pomocy można uzyskać w szczególności dofinansowanie na : szkolenia wraz z kosztami uzyskania certyfikatów i egzaminów pod warunkiem uzyskania pozytywnej oceny/zaliczenia, studia podyplomowe, kursy językowe wraz z kosztami egzaminów i certyfikatów pod warunkiem uzyskania pozytywnej oceny. Dofinansowanie kosztów udziału w egzaminach i uzyskania certyfikatów, które są przeprowadzane po zakończeniu szkolenia w celu potwierdzenia kwalifikacji zdobytych w trakcie szkolenia, jest możliwe wyłącznie w przypadku uzyskania pozytywnego wyniku egzaminu i uzyskania certyfikatu. Dofinansowane mogą być szkolenia pracowników zatrudnionych (na podstawie umowy o pracę) w instytucjach zaangażowanych we wdrażanie PO IG, uprawnionych do uzyskania wsparcia w ramach PT PO IG, w zakresie np. wyboru i oceny projektów, pomocy publicznej, kwalifikowalności wydatków i innych zagadnień związanych z wykonywaniem przez pracowników zadań w zakresie wdrażania PO IG. Możliwe jest również dofinansowanie w całości kosztów udziału w poszczególnych szkoleniach, studiach podyplomowych i innych formach podnoszenia kwalifikacji bezpośrednio związanych z PO IG pracowników, którzy zajmują się wdrażaniem PO IG w niepełnym wymiarze czasu pracy, ale nie mniejszym niż 0,3 etatu, pod warunkiem potwierdzenia spełniania powyższego warunku w opisie stanowiska zarówno w odniesieniu 5 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników zatrudnionych w RIF będzie stanowiło wydatek kwalifikowany w sytuacji ustalenia formy i zakresu szkoleń pomiędzy PARP, IP oraz zatwierdzenia przedmiotowych ustaleń przez IZ. 13

14 do zakresu, jak i wymiaru zaangażowania. W przypadku szkoleń o tematyce związanej z wdrażaniem funduszy strukturalnych, na które kierowani są pracownicy uczestniczący we wdrażaniu więcej niż jednego Programu Operacyjnego, finansowanie szkolenia w całości z PO IG jest możliwe, jeżeli wymiar zaangażowania pracownika we wdrażanie PO IG jest większy niż w pozostałe Programy. W pozostałych sytuacjach dozwolone jest finansowanie kosztów szkolenia z PO IG w części, zgodnie z wykazanym zaangażowaniem. Instytucja upoważniona do zatwierdzania wydatków z pomocy technicznej może w celu potwierdzenia przydatności szkolenia do wdrażania PO IG, wymagać od dyrektora nadzorującego pracownika kierowanego na szkolenie, potwierdzenia niezbędności szkolenia do wdrażania PO IG. Ostateczna weryfikacja kwalifikowalności będzie dokonana na etapie weryfikacji wniosku o płatność, a następnie kontroli projektu. Wydatkiem kwalifikowalnym są również zakupy materiałów dydaktycznych (np. zakup podręczników do nauki języków obcych, itp.). Tematyka studiów podyplomowych powinna mieć związek z wdrażaniem funduszy strukturalnych. Kursy językowe dofinansowane z PT PO IG mogą obejmować tylko języki oficjalne Unii Europejskiej, ale zawsze zgodnie z prowadzoną przez daną instytucję polityką szkoleniową, wiążącą dla wszystkich jej pracowników. Uzyskanie dofinansowania na różne formy podnoszenia kwalifikacji pracowników zaangażowanych w zarządzanie i wdrażanie PO IG jest możliwe pod warunkiem spełnienia następujących wymogów: 1) Wszystkie formy doskonalenia wiedzy i umiejętności pracowników kwalifikowalne z pomocy technicznej powinny dotyczyć zdobywania przez pracowników ww. instytucji wiedzy i umiejętności niezbędnych do zapewnienia wysokiej efektywności zarządzania i wdrażania PO IG w ramach zadań składających się na podane w opisie stanowiska zaangażowanie pracownika w Program. Błędem jest kwalifikowanie wszystkich kosztów szkoleń pracowników o zaangażowaniu minimum 30% bez potwierdzenia bezpośredniego związku szkolenia z zadaniami wypełnianymi przy wdrażaniu Programu; 2) Z pomocy technicznej nie mogą być kwalifikowalne szkolenia, na które pracownik byłby skierowany niezależnie od zaangażowania we wdrażanie Programu, np. dotyczące BHP, realizacji ustawy o służbie cywilnej, archiwizacji dokumentów, podstawowej obsługi komputera itp. Wynika to z konieczności respektowania zasady dodatkowości środków z Programu, które nie powinny zastępować finansowania krajowego ale wspierać zdolności administracyjne w ściśle określonym obszarze wdrażania PO IG. 3) Instytucja kierująca podejmie starania w celu kontynuacji zatrudnienia pracownika, co umożliwi wykorzystanie nabytych umiejętności i wiedzy w zakresie związanym z wdrażaniem PO IG. W odniesieniu do kosztownych form szkoleniowych dofinansowanych w wysokości 3 tys. złotych lub wyższej (liczone dla jednego przedsięwzięcia szkoleniowego dla jednego pracownika) np. studia podyplomowe, staże zagraniczne, niezbędne będzie udokumentowanie podjętych w tym zakresie działań. W celu realizacji powyższego, instytucja korzystająca ze środków PT PO IG na doszkalanie swojego pracownika, może zobowiązać pracownika do pokrycia kosztów szkolenia na wypadek rozwiązania umowy o pracę przed upływem stosownego okresu (jest to działanie zalecane i rekomendowane przez IZ). W takim przypadku, przyjęte rozwiązania powinny być 14

15 spójne z zasadami kierowania na szkolenia przyjętymi przez tę instytucję. Nie jest możliwe finansowanie z pomocy technicznej udziału pracownika w studiach, stażach lub innych kosztownych formach szkoleniowych, jeżeli jest zatrudniony w kierującej instytucji na zastępstwo lub na czas określony którego wymiar uniemożliwia zapewnienie zasady trwałości projektu PT PO IG. Kopie dokumentów potwierdzające ukończenie szkolenia z wynikiem pozytywnym (np. certyfikatu, dyplomu, zaświadczenia) lub innych form doskonalenia zawodowego powinny być dołączone do dokumentacji Projektu Finansowanie kosztów administracyjnych spotkań, konferencji, seminariów/warsztatów oraz szkoleń W ramach PT PO IG mogą być finansowane w szczególności następujące koszty administracyjne spotkań, konferencji, warsztatów oraz szkoleń: wyżywienie; przejazdy; zakwaterowanie; wynajem sali; obsługa techniczna (np. sprzęt multimedialny i nagłośnienie, sprzątanie); delegacje służbowe; przygotowanie materiałów dydaktycznych; tłumaczenia; wynagrodzenie ekspertów (w przypadku Grup Roboczych, KM PO IG, komisji oceny projektów). Koszty te mogą być finansowane z działania 9.1 Wsparcie zarządzania PO IG, jeśli dotyczą posiedzeń KM PO IG, Grup Roboczych ds. wyboru projektów, spotkań roboczych oraz konsultacyjnych IZ, IP i IW oraz szkoleń lub warsztatów dla pracowników instytucji zajmujących się wdrażaniem PO IG. W przypadku organizowania szkoleń dla potencjalnych i aktualnych beneficjentów lub konferencji, spotkań informacyjno-promocyjnych, koszty te finansowane są w ramach działania 9.3 Informacja i promocja PO IG. W przypadku wyjazdów zagranicznych, diety oraz limity kwotowe na noclegi dofinansowane będą w wysokości obliczonej w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r., Nr 236, poz z późn. zm.) W przypadku wyjazdów krajowych refundacja poniesionych wydatków może nastąpić do kwoty 400 PLN na nocleg oraz do 300 PLN za przejazd w jedną stronę środkami komunikacji masowej. W szczególnych i uzasadnionych przypadkach, IZ może podjąć decyzję co do zwiększenia ww. limitów, pod warunkiem pisemnego przedstawienia uzasadnienia takiego wydatku. Przez środki komunikacji masowej rozumiani są przewoźnicy organizujący przewozy grupowe, zarówno publiczni, jak i prywatni, o ile ceny biletów nie różnią się znacząco. 15

16 Co do zasady, koszty przejazdów taksówką nie są wydatkiem kwalifikowalnym. Odstępstwo od reguły może wystąpić w szczególnych okolicznościach, pod warunkiem przedstawienia pisemnego uzasadnienia poniesienia wydatku zaakceptowanego przez instytucję udzielająca dofinansowania, np. gdy nie ma możliwości skorzystania z alternatywnego środka komunikacji lub gdy skorzystanie z komunikacji masowej uniemożliwia terminową realizację zadania. Dokumentem potwierdzającym przejazd taksówką jest rachunek. Paragon z kasy fiskalnej w szczególnych przypadkach może stanowić potwierdzenie przejazdu pod warunkiem dołączenia do wniosku o płatność oświadczenia o braku możliwości otrzymania rachunku za usługę przewozową. Możliwe jest również finansowanie kosztów przejazdu samochodem osobowym w celach związanych z realizacją PO IG. W przypadku użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych, koszty rozliczane są zgodnie ze stawkami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz z późn. zm.). W przypadku wykorzystania samochodów służbowych, za kwalifikowalne można uznać koszty używania samochodów w oparciu o zasady ustalone w danej instytucji w odniesieniu do wszystkich samochodów służbowych, ale tylko pod warunkiem zapewnienia przejrzystych zasad rozliczania i dokumentowania ponoszonych wydatków, w sposób nie budzący wątpliwości, że przejazd odbył się w związku z wdrażaniem PO IG (na podstawie kart ewidencji przebiegu pojazdu). Co do zasady, krajowe połączenia lotnicze są wydatkiem niekwalifikowalnym w ramach PT PO IG. W szczególnych i uzasadnionych przypadkach, instytucja przyznająca dofinansowanie może podjąć decyzję o uznaniu powyższego wydatku za kwalifikowalny, pod warunkiem pisemnego uzasadnienia takiego wydatku. Uzasadnienie powinno zawierać wiarygodne przedstawienie efektywności kosztowej wydatku oraz potwierdzenie spełnienia następujących warunków: - wybór samolotu jako środka transportu dotyczy dalekich tras i wiąże się ze zmniejszeniem całkowitych kosztów delegacji oraz wyeliminowaniem bądź znacznym ograniczeniem liczby noclegów - czas podróży pociągiem klasy IC, EX, EIC, EC na planowanej trasie jest dłuższy niż 5 godzin. Ponadto IZ ustala następujące limity dzienne dofinansowania na usługi cateringowe: jedna przerwa kawowa 25 PLN/osobę, (maksimum 100 zł na dzień na osobę). zimny posiłek 70 PLN/osobę; obiad/lunch 120 PLN/osobę; kolacja 120 PLN/osobę; całodzienne wyżywienie 350 PLN/osobę. Wskazane limity dotyczące spotkań Grup Roboczych, KM PO IG, szkoleń, konferencji, warsztatów, seminariów organizowanych zarówno w ramach działania 9.1 jak i 9.3 powinny być brane pod uwagę przy sporządzaniu kalkulacji kosztów. Dofinansowanie zimnego posiłku lub obiadu/lunchu przysługuje w sytuacji, gdy szkolenie, spotkanie itp. zaplanowano na minimum 3 godziny. W przypadku całodniowych, obejmujących minimum 8 godzin spotkań, seminariów, konferencji dopuszczalne jest finansowanie wszystkich elementów usługi cateringowej w kwocie nieprzekraczającej limitu dla całodniowego wyżywienia. 16

17 W szczególnych sytuacjach powyższe limity mogą zostać zwiększone po uprzednim zatwierdzeniu przez IZ. Wydatki poniesione powyżej określonych limitów bez zgody IZ PO IG nie będą refundowane z PT PO IG Finansowanie kosztów zatrudnienia Finansowanie wynagrodzeń pracowników w ramach PT PO IG będzie możliwe w przypadku, gdy beneficjent nie będzie mógł skorzystać ze środków PO PT (por. tabela nr 1 Beneficjenci uprawnieni do korzystania z poszczególnych typów działań w ramach POIG). Możliwe jest uzyskanie dofinansowania zatrudnienia pracowników instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO IG, wykonujących czynności związane z zarządzaniem, wdrażaniem, monitorowaniem, audytem, kontrolą, oceną oraz promocją i informacją PO IG. oraz zatrudnienia pracowników wykonujących czynności związane z zamykaniem Programu SPO WKP. Pracownicy wykonujący zadania związane z obsługą sekretariatów w komórkach organizacyjnych realizujących ww. zadania traktowani są jako pracownicy bezpośrednio związani z wdrażaniem PO IG. Wynagrodzenia pracowników komórek obsługowych mogą zostać uznane za kwalifikowalne, pod warunkiem wykazania powiązania ich zadań z realizacją PO IG. W przypadku zaangażowania etatowego mniejszego niż 100%, finansowanie będzie proporcjonalne do rzeczywistego zaangażowania pracownika w realizację zadań kwalifikowalnych do wsparcia na danym stanowisku w danym roku, Informacja o rzeczywistym zaangażowaniu etatowym będzie przedstawiana wraz z wnioskiem o płatność. Uprawniony wnioskodawca składający PD na finansowanie wynagrodzeń dołącza oświadczenie o kwalifikowalności finansowanych stanowisk pracy. W przypadku, gdy obowiązki pracownika dotyczą tylko w części realizacji PO IG, a pozostałe obowiązki dotyczą realizacji SPO-WKP, koszty wynagrodzeń tego pracownika mogą być w całości finansowane z PT PO IG. Kwalifikowalność stanowiska pracy jest sprawdzana na podstawie dołączonego do Planu Działań skróconego opisu stanowiska z wykazanym procentowym zaangażowaniem w realizację PO IG, tj. na podstawie opisanych obowiązków związanych z realizacją PO IG i SPO-WKP. Skrócony opis stanowiska musi być zgodny z pełnym opisem stanowiska przygotowanym na zasadach obowiązujących w instytucji zaangażowanej we wdrażanie Programu. Możliwe jest załączenie do Planów Działań kopii opisów przygotowanych wg wzorów stosowanych przez instytucje pod warunkiem, że zawierają zakres informacji wymaganych we wzorze skróconego opisu. Wnioskodawca ma obowiązek przedstawienia przy wniosku o płatność zaktualizowanych skróconych opisów stanowisk pracy (lub kopii opisów przygotowanych na wzorach obowiązujących w Instytucji) wówczas, gdy konieczność ich aktualizacji wynika ze zmian zakresu merytorycznego wykonywanych przez pracownika zadań. Zmiana w opisie dotycząca planowanego zaangażowania pracownika w PO IG/ SPO WKP nie pociąga za sobą konieczności przekazywania zaktualizowanej wersji opisu. Wnioskodawca powinien posiadać w swojej dokumentacji również aktualne opisy stanowisk pracowników, których wynagrodzenia nie są finansowane z pomocy technicznej PO IG, ale którzy są uwzględniani przy dofinansowaniu z PO IG innych zakupów lub usług, np. zakupu sprzętu, wynajmu powierzchni bądź biorą udział w szkoleniach finansowanych z PT PO IG. Ich prawidłowość będzie weryfikowana na etapie kontroli realizacji projektu. PT PO IG zapewnia finansowanie wynagrodzeń pracowników IW nie należących do sektora administracji rządowej (nie zlokalizowanych w ministerstwach) zaangażowanych w programowanie, zarządzanie, wdrażanie, monitorowanie, ocenę, kontrolę oraz informację 17

18 i promocję. Ze środków PT PO IG współfinansowane mogą być następujące elementy wynagrodzeń: płaca zasadnicza brutto; składki na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe, płacone przez pracodawcę; dodatek funkcyjny; dodatek stażowy; dodatek za stopień służbowy; dodatek zadaniowy 6 ; składka na Fundusz Pracy; składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych; nagrody i premie pod warunkiem, iż są przewidziane w regulaminie/ zasadach wynagrodzeń danej instytucji i są udzielane pracownikom zaangażowanym w realizację PO IG na takich samych zasadach jak innym pracownikom instytucji; wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę; dodatkowe wynagrodzenie roczne wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe płacone przez pracodawcę 7. Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest kwalifikowalne proporcjonalnie do okresu, w jakim pracownik wykonywał zadania związane z wdrażaniem PO IG oraz proporcjonalnie do zaangażowania etatowego we wdrażanie PO IG. Dofinansowanie zadań realizowanych w ramach umów cywilnoprawnych z osobami prawnymi lub fizycznym jest kwalifikowalne z PT PO IG w przypadku braku możliwości efektywnego zrealizowania zadania przez pracowników instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO IG w ramach umowy o pracę. Ze środków pomocy technicznej nie są kwalifikowane koszty umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami zaangażowanymi w realizację PO IG w jakimkolwiek stopniu i których wynagrodzenie jest jednocześnie współfinansowane z środków pomocy technicznej PO IG lub PO PT. Umowy cywilnoprawne z pracownikami instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO IG mogą być zawierane tylko po uzyskaniu pisemnej zgody instytucji udzielającej dofinansowania na realizację przedmiotowych zadań oraz IZ. W ramach tej formy wsparcia mieści się również pokrycie kosztów utrzymania tzw. etatu kalkulacyjnego w instytucjach wykonujących czynności techniczne związane z obsługą PO IG w szczególności Regionalnych Instytucjach Finansujących. Elementy składowe etatu kalkulacyjnego stanowią koszty operacyjne ponoszone w związku z wdrażaniem PO IG. Koszty kwalifikowalne wchodzące w skład etatu kalkulacyjnego będą rozliczane proporcjonalnie do zaangażowania etatowego w realizację zadań związanych z PO IG. Koszty kwalifikowalne ze środków PT PO IG nie objęte etatem kalkulacyjnym mogą być ujęte w ramach odrębnych kategorii wydatków w składanych przez właściwe IP Planach Działań. Szczegółowe zasady dotyczące finansowania RIF zawarte zostały w Liście wydatków 6 Zgodnie z art. 88 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227 poz. 1505) 7 Zgodnie z art. 92 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227 poz. 1505) oraz przepisami ustawy z 12 grudnia 1997 o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz z późn. zm.). 18

19 kwalifikowalnych w ramach etatu kalkulacyjnego finansowanych ze środków pomocy technicznej w Regionalnych Instytucjach Finansujących. Należy pamiętać iż koszt etatu kalkulacyjnego może być finansowany wyłącznie w instytucjach wykonujących czynności techniczne związane z obsługą PO IG nie będące IZ, IP oraz IW, dlatego też tylko w tym przypadku możliwe jest np. finansowanie zakupu materiałów biurowych lub kosztów wynajmu w ramach działania 9.1, natomiast IP oraz IW rozliczają takie wydatki zgodnie z typami operacji możliwymi do finansowania w ramach poszczególnych działań PT PO IG. Czynności techniczne o których mowa, nie są tożsame z czynnością techniczną zdefiniowaną wg ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (metryczka, artykuł) Działanie 9.2 Wyposażenie instytucji W ramach Działania 9.2 mogą być dofinansowane jedynie dostawy, zakupy oraz usługi niezbędne do efektywnego wdrażania PO IG. W ramach działania przewiduje się w szczególności realizację następujących operacji: 1) Zakup, dostawa i montaż wyposażenia dla celów zarządzania, wdrażania, monitorowania, promocji, informacji, oceny i kontroli, w tym m.in.: zakup i instalacja sprzętu komputerowego; zakup i instalacja oprogramowania oraz licencji; zakup, instalacja i eksploatacja biurowego sprzętu elektronicznego; zakup i montaż mebli biurowych oraz sprzętów biurowych innych niż elektroniczne; zakup materiałów biurowych; zakup sprzętu telekomunikacyjnego oraz usług telekomunikacyjnych (koszt abonamentu oraz użytkowania urządzeń telekomunikacyjnych). 2) Koszt najmu, eksploatacji i remontu pomieszczeń biurowych. 3) Odpisy amortyzacyjne aktywów zakupionych oraz użytkowanych w związku z wdrażaniem Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 8 4) Przygotowanie, rozbudowa oraz utrzymanie lokalnych systemów informatycznych monitoringu i kontroli oraz innych systemów informatycznych zapewniających sprawne wdrażanie programu. 5) Leasing operacyjny sprzętu biurowego oraz samochodów. Odpisy amortyzacyjne środków trwałych będą mogły być uznane za koszt kwalifikowalny, jeżeli będą spełnione łącznie następujące warunki: odpisy amortyzacyjne dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania; zakup środka trwałego nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej; 8 Nie dotyczy amortyzacji nieruchomości. 19

20 kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu; wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Zasady rozliczania wydatków ponoszonych w ramach działania 9.2 kwalifikowalnych w całości lub częściowo Wydatki dokonywane w ramach działania 9.2 Wyposażenie instytucji w związku z wdrażaniem PO IG stanowią wydatek kwalifikowalny w 100 % lub częściowo, zgodnie z niżej wymienionymi zasadami: Wydatek może być kwalifikowalny w 100 % z środków pomocy technicznej w niżej wymienionych sytuacjach: 1. zakupu i dostawy wyposażenia, materiałów oraz usług, które w trakcie użytkowania będą przeznaczone tylko i wyłącznie do wdrażania PO IG; 2. zakupu i dostawy wyposażenia, materiałów, usług dla pracowników poświęcających 100 % czasu pracy na wdrażanie PO IG; 3. zakupu i dostawy sprzętu komputerowego, sprzętu telekomunikacyjnego, urządzeń biurowych, mebli biurowych składających się na stanowisko pracy 9, także dla pracowników nie zajmujących się w pełnym wymiarze czasu pracy wdrażaniem PO IG, jeśli w trakcie realizacji Planu Działań liczba zakupionego sprzętu określonego rodzaju nie przekracza średniomiesięcznego zaangażowania etatowego w realizację PO IG liczonego w etatomiesiącach. Zakup i dostawa materiałów oraz wyposażenia na potrzeby wdrażania PO IG w ramach kompleksowego zakupu dla Instytucji, tj. gdy faktura lub inny dokument księgowy wyszczególnia zarówno pozycje dotyczące PO IG, jak i nie związane z PO IG, może być w 100 % sfinansowany z środków pomocy technicznej PO IG pod warunkiem zachowania wyżej opisanych zasad kwalifikowania w całości wydatków z PO IG oraz rzeczowego wyszczególnienia pozycji związanych z PO IG, a także czytelnego rozksięgowania na opisie dokumentu księgowego. Zakupy wyposażenia, materiałów, usług nie kwalifikujące się do wsparcia ze środków pomocy technicznej w 100 % są rozliczane według współczynnika zaangażowania etatowego. Wyjątek stanowią wydatki związane z usługami telefonicznymi oraz mobilnego internetu, w których numer jest przyporządkowany do określonej osoby (szczegóły rozdz ). Współczynnik zaangażowania etatowego stanowi iloraz sumy etatomiesięcy związanych z wdrażaniem PO IG, do całkowitej sumy etatomiesięcy w ramach etatów, których dotyczy wydatek w miesiącu, w którym został wystawiony dokument, na podstawie którego ponoszone są koszty. Wartość współczynnika należy zaokrąglić z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 9 Do sprzętu i wyposażenia składającego się na stanowisko pracy zaliczają się: jednostka centralna komputera, monitor, oprogramowanie, mysz, klawiatura, drukarka, palmtop, biurko, szafka biurkowa, telefon stacjonarny, krzesło, fotel 20

21 Wydatki nie kwalifikujące się do wsparcia w 100 % z środków pomocy technicznej PO IG w szczególnych przypadkach mogą być wyliczane według metodologii własnej danej instytucji pod warunkiem, gdy gwarantuje ona bardziej precyzyjne rozliczenie wydatków niż ich wyliczenie z zastosowaniem współczynnika zaangażowania etatowego lub zaangażowania etatowego określonego pracownika oraz gdy rozliczanie wg metody zaangażowania etatowego jest dla beneficjenta wyjątkowo czaso- i pracochłonne. Kwalifikowanie wydatków według metodologii własnej instytucji jest możliwe po jej uprzednim zaakceptowaniu przez IP w odniesieniu do IW oraz każdorazowo przez IZ. Uwaga: Za kwalifikowalne uznaje się jedynie wydatki wyliczone z uwzględnieniem etatów finansowanych (w części lub całości) z PO PT lub PO IG Informacja na temat sposobu wyliczania etatomiesięcy znajduje się w rozdziale 2.3 Lista wskaźników dla Priorytetu Pomoc Techniczna PO IG. Wydatki wyszczególnione na fakturze (np. laptopy, monitory) należy rozliczyć według jednej przyjętej metody. Niedopuszczalne jest rozliczenie części zamówienia wyszczególnionego na dokumencie księgowym w 100 % i pozostałej części zamówienia z danego dokumentu księgowego nierozliczonego w 100 % według współczynnika zaangażowania etatowego. Przykład: zakup 30 monitorów dla 30 pracowników, wśród których 10 zajmuję się 100 % wdrażaniem PO IG, a pozostałych 20 w 50 %. Współczynnik zaangażowania etatowego dla tych pracowników wynosi 20/30=0,66. Nie jest możliwe sfinansowanie 10 monitorów w 100 % oraz pozostałych 20 w 66 %. Wszystkie monitory muszą być rozliczone zgodnie z współczynnikiem wynoszącym w tym przypadku 0, Szczegółowe zasady kwalifikowania i rozliczania wydatków za usługi telekomunikacyjne i internet 1) Opłaty za usługi telekomunikacyjne i internet są wydatkiem kwalifikowalnym ze środków pomocy technicznej PO IG w całości, gdy dotyczą pracowników w 100% zaangażowanych w realizację PO IG lub w przypadku telefonów na kartę typu pre-paid dla pracowników nie zaangażowanych w 100 % w realizację PO IG pod warunkiem podpisania oświadczenia o użytkowaniu telefonów wyłącznie do celów związanych z wdrażaniem PO IG. 2) Opłaty za połączenia telefoniczne zarówno z telefonów komórkowych, jak i stacjonarnych oraz mobilnego internetu dla pracowników nie zaangażowanych w 100 % w realizację PO IG są wydatkiem kwalifikowalnym proporcjonalnie do zaangażowania etatowego określonego pracownika do którego przyporządkowany jest numer telefonu w miesiącu poprzedzającym wystawienie faktury. Wartość wydatków kwalifikowalnych należy obliczyć odrębnie dla każdego numeru telefonu. 3) Opłaty za użytkowanie internetu stacjonarnego są wydatkiem kwalifikowalnym według współczynnika zaangażowania etatowego. 21

22 Szczegółowe zasady kwalifikowania wydatków związanych z najmem, eksploatacją i remontem pomieszczeń biurowych W całości ze środków pomocy technicznej można finansować konserwację sprzętu biurowego wykorzystywanego wyłącznie dla celów PO IG zapewnianą przez firmy zewnętrzne. Jeśli konserwacja jest wykonywana przez służby wewnętrzne danej instytucji, kwalifikowalny jest jedynie zakup części zamiennych. Za wydatki kwalifikowalne uznaje się prace remontowe, które służą utrzymaniu stanu pomieszczeń w standardzie umożliwiającym efektywne wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem PO IG. Niezbędność poniesienia wydatku oraz efektywność kosztowa będą oceniane każdorazowo przez Instytucję udzielającą dofinansowania po przedstawieniu zakresu i kosztorysu remontu. Wydatkiem niekwalifikowanym będą remonty, w których do wyliczenia wysokości kosztów kwalifikowanych będą uwzględniani pracownicy, którzy zostali ujmowani do wyliczenia wydatków kwalifikowanych uprzednio przeprowadzonych remontów w danej instytucji. W przypadku finansowania kosztów remontu konieczne jest udokumentowanie wyliczenia współczynnika zaangażowania etatowego, w szczególności przyporządkowanie pracowników do określonych pomieszczeń biurowych, przygotowanie dokumentacji, na podstawie której możliwe będzie jednoznacznie zidentyfikowanie remontowanej powierzchni biurowej. W ramach PO IG do dofinansowania kwalifikuje się wyłącznie leasing operacyjny, tj. taka umowa leasingu, w ramach której ryzyko oraz pożytki z tytułu posiadania przedmiotu leasingu nie są zasadniczo w całości przeniesione na leasingobiorcę. Oznacza to, iż umowa leasingu skutkuje czasowym przekazaniem w użytkowania określonego dobra, przy czym czas ten może być krótszy niż okres gospodarczej używalności przedmiotu leasingu. Kosztem kwalifikowalnym do współfinansowania jest część raty leasingowej związana ze spłatą kapitału leasingowanego aktywu. Dowodem poniesienia wydatku jest dokument potwierdzający opłacenie raty kapitałowej. Maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych nie może przekroczyć kwoty, na którą opiewa dowód zakupu wystawiony leasingodawcy przez dostawcę przedmiotu. Ww. wydatki ponoszone w związku z umową leasingu stanowią wydatek kwalifikowalny pod warunkiem, iż nie jest ona zakończona przeniesieniem własności z leasingodawcy na leasingobiorcę Działanie 9.3 Informacja i promocja W ramach działania będą finansowane w szczególności poniższe typy operacji: budowa, modyfikacja, rozwój oraz utrzymanie portalu i strony internetowej dotyczącej PO IG i innych stron tworzonych na potrzeby i w związku z wdrażaniem PO IG; prowadzenie punktów informacyjnych; konferencje, szkolenia, warsztaty robocze dla potencjalnych beneficjentów PO IG i grup docelowych, konferencje prasowe, konferencje regionalne i spotkania informacyjne; 22