Systemy Sage Symfonia e-deklaracje

Transkrypt

1 Systemy Sage Symfonia e-deklaracje Podręcznik użytkownika Wersja 2013

2 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. System Symfonia jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa, lipiec 2012 Symbol dokumentu MXEDKV2013P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Wstęp 0-1 Podstawa prawna Wymagania Dokumentacja produktu Korzystanie z podręczników elektronicznych Pomoc techniczna Zastrzeżenia Aktualne informacje Filozofia programu 1-1 Pojęcia podstawowe 2-1 Słownik pojęć Przygotowanie programu do pracy 3-1 Pojedyncze stanowisko Konfiguracja katalogów Praca z programem Symfonia e-deklaracje w strukturze sieciowej Konfiguracja zapory sieciowej Zarządzanie e-deklaracjami 4-1 Filtrowanie i sortowanie e-deklaracji Zarządzanie e-deklaracjami Odświeżanie listy e-deklaracji Sprawdzanie poprawności e-deklaracji Usuwanie deklaracji Podpisywanie e-deklaracji Podpisywanie deklaracji przy pomocy certyfikatu z Magazynu Certyfikatów Podpisywanie deklaracji za pomocą pliku z certyfikatem Podpisywanie deklaracji przy pomocy certyfikatu z czytnika kart Wysyłanie e-deklaracji do Urzędu Skarbowego Potwierdzanie przyjęcia e-deklaracji Okno informacji o stanie e-deklaracji Grupowe wykonywanie operacji Deklaracja zgodności według PN/EN

4 II Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje MXEDKV2013P0001

5 Wstęp Aplikacja Symfonia e-deklaracje służy do wysyłania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej z modułów finansowo-księgowego i kadrowo-płacowego Systemu Zarządzania Forte oraz programów Symfonia: Finanse i Księgowość, Mała Księgowość, Kadry i Płace bezpośrednio do platformy e-deklaracje Ministerstwa Finansów. Podstawa prawna Podstawę prawną stanowi art. 3 a ustawy z dnia 29 marca 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60) w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 143, poz. 1199) oraz ustawą z dnia 13 lipca 2006 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw wchodząca w życie 16 sierpnia 2006 r. W związku z powyższym od 16 sierpnia 2006 r. część przedsiębiorstw, a od 1 stycznia 2008 r. wszyscy podatnicy mogą składać deklaracje podatkowe w sposób elektroniczny. W tym celu Ministerstwo Finansów (MF) uruchomiło system e-deklaracje. Działanie i opis systemu oraz szczegółowe przepisy prawne zostały przedstawione na stronie: Wymagania Proces składania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej opisuje art. 3 c ustawy z dnia 29 marca 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60) w brzmieniu obowiązującym od 16 sierpnia 2006r. Zgodnie z jej postanowieniami możliwość składania e-deklaracji wymagała: Dokumentacja produktu zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego właściwego o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej, wskazania osoby lub osób upoważnionych do składania deklaracji w tej formie i podpisywania deklaracji podpisem elektronicznym, e-deklaracje przesyłane do urzędu muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. W skład dokumentacji produktu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie PDF. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o programie. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie PDF. Oprócz tego do programu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w programie zmiany.

6 0 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Do korzystania z dokumentów w formacie PDF niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z programem Symfonia e-deklaracje należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej: Zastrzeżenia Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Pomoc z menu Pomoc lub przy użyciu klawisza F1. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu z menu Pomoc programu i postępując zgodnie z ukazującymi się kolejnymi wskazówkami. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować, jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem programu w momencie publikacji. Program i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o. o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXEDKV2013P0001

7 Filozofia programu Program Symfonia e-deklaracje umożliwia wysyłanie z modułów finansowo-księgowego i kadrowopłacowego Systemu Zarządzania Forte oraz programów Symfonia: Finanse i Księgowość, Mała Księgowość, Kadry i Płace deklaracji podatkowych w formie elektronicznej bezpośrednio do platformy e-deklaracje Ministerstwa Finansów. Program pozwala również zarządzać deklaracjami i grupami deklaracji utworzonymi w różnych aplikacjach finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych z jednego lub kilku stanowisk. Na tych stanowiskach nie ma konieczności instalowania aplikacjach finansowoksięgowych i kadrowo-płacowych, wystarczy aktywowana końcówka programu Symfonia e-deklaracje. Proces składania deklaracji elektronicznych przebiega w pełni automatycznie. Potwierdzenie złożenia deklaracji jest przesyłane natychmiast po wysłaniu deklaracji, a dostęp online do urzędów elektronicznych jest ograniczony jedynie godzinami działania bramki. Program pozwala zaoszczędzić czas potrzebny do standardowego przygotowania formularzy podatkowych oraz comiesięcznych deklaracji. W szczególności ułatwia pracę płatnikom VAT. Przynosi wymierne oszczędności finansowe poprzez wyeliminowanie konieczności drukowania deklaracji dla urzędów, zakupu kopert i znaczków oraz dokonywania opłat za przesłanie deklaracji drogą tradycyjną. Elektroniczne archiwum wysłanych deklaracji, przechowywanych wraz z Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru, umożliwia proste i szybkie wyszukanie odpowiedniego dokumentu. Rozbudowane możliwości filtrowania dokumentów znacznie usprawnia zarządzanie zarówno pojedynczymi deklaracjami, jaki i ich grupami. Program pozwala także na dokonywanie analiz stanu sporządzonych i wysłanych deklaracji. Eliminuje możliwość powstawania błędów podczas wypełniania dokumentów urzędowych. Wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów przesyłanych za pośrednictwem aplikacji oraz zachowanie poufności przesłanych informacji zapewnia system szyfrowania danych. Korzystanie z programu Symfonia e-deklaracje to najdogodniejszy sposób wysyłania deklaracji podatkowych, wygenerowanych w postaci plików XML z programów finansowo-księgowych i kadrowopłacowych. Wymaga zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Program w pełni integruje się z modułem finansowo-księgowym i kadrowo-płacowym Systemu Zarządzania Forte oraz programami Symfonia: Finanse i Księgowość, Mała Księgowość, Kadry i Płace.

8

9 Pojęcia podstawowe Od 1 stycznia 2008 roku działa system e-deklaracje, który umożliwia składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną każdemu podatnikowi i płatnikowi. Musi on posiadać bezpieczny podpis elektroniczny oraz zgłosić do urzędu skarbowego zamiar składania deklaracji w tej formie. Certyfikat kwalifikowany jest niezbędny, aby w bezpieczny i pewny sposób przesłać deklarację do urzędu skarbowego. Zastosowanie podpisu elektronicznego uniemożliwia podmianę całości lub części dokumentu, daje pewność tożsamości nadawcy. Aplikacja Symfonia e-deklaracje obsługuje wszystkie deklaracje, które obecnie można składać drogą elektroniczną np. PIT-11, PIT-16A, PIT-36, PIT-36L, PIT-40, PIT-4R, PIT-8C, VAT-7, VAT-7D, VAT-7K, VAT-8, VAT-9, VAT-12, VAT-UE, VAT-UEK. Na stronie można znaleźć więcej informacji na ten temat. Słownik pojęć Autoryzacja - czynność zatwierdzania, akceptacji danych, transakcji dokumentów. Bezpieczeństwo informacji - zbiór działań, środków technicznych i organizacyjnych, mających zapewnić ochronę informacji przed przypadkowym lub zamierzonym zniszczeniem, zmianą treści lub ujawnieniem. Bezpieczny podpis elektroniczny (wg UoPE) - podpis elektroniczny, który: jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. Certyfikat (wg UoPE) - elektroniczne zaświadczenie, za pomocą, którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby. Kwalifikowany certyfikat (wg UoPE) - certyfikat spełniający warunki określone w Ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w Ustawie. Logowanie - rejestrowanie się do pracy w systemie albo tworzenie dziennika zdarzeń. Osoba składająca podpis elektroniczny (wg UoPE) - osoba fizyczna posiadająca urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego, która działa w imieniu własnym albo w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. PIN - osobisty kod identyfikacyjny pełniący role hasła uwierzytelniającego użytkownika wobec systemu informatycznego (w szczególności karty elektronicznej).

10 2 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Podpis elektroniczny (wg UoPE) - dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Poświadczenie elektroniczne (wg UoPE) - dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub logicznie z nimi powiązane, umożliwiają identyfikację podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne lub organu wydającego zaświadczenia certyfikacyjne, oraz spełniają następujące wymagania: są sporządzane za pomocą podlegających wyłącznej kontroli podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne lub organu wydającego zaświadczenie certyfikacyjne bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania poświadczenia elektronicznego, jakakolwiek zmiana danych poświadczonych jest rozpoznawalna. Poufność - ochrona ważnych informacji przez nieuprawnionym ujawnieniem. Stacja robocza - to każdy komputer przeznaczony do bezpośredniej pracy (w odróżnieniu od serwera, który tylko udostępnia zdalnie usługi). W szczególności w sieciach komputerowych mianem tym określa się każdy komputer, który jest do tej sieci podłączony, a który nie służy wyłącznie do jej obsługi. Stacja robocza pojedyncza - to każdy komputer przeznaczony do bezpośredniej pracy, na którym wykonuje się wszystkie operacje danego procesu. Token - urządzenie elektroniczne służące do uwierzytelniania transakcji internetowych, najczęściej bankowych. Jego działanie polega na generowaniu ciągów cyfr za pomocą funkcji jednokierunkowej wykorzystującej dwa parametry - jeden stały dla konkretnego egzemplarza urządzenia, drugi zmienny - wprowadzany za pomocą klawiatury, wczytywany z ekranu monitora, bądź generowany na podstawie czasu. Niektóre modele tokenów są zabezpieczone przed użyciem za pomocą systemu haseł. UoPE Ustawa o Podpisie Elektronicznym. Uwierzytelnienie - sprawdzenie tożsamości jednostki. Weryfikacja bezpiecznego podpisu elektronicznego (wg UoPE) - czynności, które pozwalają na identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny, oraz pozwalają stwierdzić, że podpis został złożony za pomocą danych służących do składania podpisu elektronicznego przyporządkowanych do tej osoby, a także, że dane opatrzone tym podpisem nie uległy zmianie po złożeniu podpisu elektronicznego. MXEDKV2013P0001

11 Przygotowanie programu do pracy Przygotowanie programu Symfonia e-deklaracje do pracy ma bardzo duży wpływ na późniejszą efektywną i bezproblemową pracę z dokumentami elektronicznymi. Program Symfonia e-deklaracje jest aktywowany na stanowisko. Dla wersji DEMO program ma przez 60 dni pełną funkcjonalność, ale deklaracje są wysyłane na bramkę testową i nie jest możliwe korzystanie z wyboru Zgłoszenie problemu widniejącego na liście menu Pomoc. Po upływie tego czasu program pozwala tylko zapisać e-deklarację oraz dodać miejsce zapisu e-deklaracji. Wersja pełna, ale nieaktywowana działa z pełną funkcjonalnością i współpracuje z produkcyjną bramką przez 60 dni. Po aktywacji pełna funkcjonalność powraca. Taki sposób działania pozwala na zakup licencji tylko dla stanowisk, z których e-deklaracje będą zarządzane i jednocześnie na integrację innych stanowisk tylko w zakresie generowania nowych e-deklaracji. Instalacja, konfiguracja programu i aplikacji z nim współpracujących w dużej mierze zależy od sposobu zarządzania firmą. Generalnie możemy wyodrębnić dwa systemy: praca na pojedynczej stacji roboczej i praca w sieci rozproszonej. Pojedyncze stanowisko Jest to najprostszy sposób współpracy programu z aplikacjami finansowo-księgowymi i kadrowopłacowymi. Wszystkie aplikacje są zainstalowane na tym samym stanowisku i całość procesu generowania i zarządzania e-deklaracjami odbywa się na tej samej maszynie. Tam także deklaracje są składowane i przechowywane. Z uwagi na brak automatycznego systemu archiwizacji e-deklaracji należy pamiętać o zabezpieczeniu plików na niezależnym nośniku zgodnie z zasadami zabezpieczania danych. Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy dane stacji roboczej nie są systematycznie archiwizowane. Przy pracy jednostanowiskowej możemy wyróżnić dwa przypadki: na stacji pracuje jedna osoba, która zarówno generuje i przesyła z aplikacji finansowo-księgowych lub kadrowo-płacowych e-deklaracje, jak również nimi później zarządza, oraz gdy na stacji pracuje kilka osób i jest określony zakres zadań i poziomów dostępu do operacji. W obu przypadkach instalacja i aktywacja programu przebiega identycznie. Program należy zainstalować na stacji, a następnie w ciągu 60 dni aktywować. Szczegółowe informacje na temat instalacji, aktywacji i rejestracji programu znajdują się na dysku instalacyjnym programu oraz w dokumentacji elektronicznej zainstalowanej z programem w pliku Aktywacja.pdf.

12 3 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Różne są jedynie uprawnienia użytkowników w poszczególnych aplikacjach lub do poszczególnych operacji oraz być może miejsce składowania e-deklaracji. Informacja o ustalaniu poziomów uprawnień znajduje się w dokumentacji do poszczególnych aplikacji. Konfiguracja katalogów W celu wysłania przygotowanej e-deklaracji należy ją (plik XML-owy o strukturze określonej dla składanych deklaracji elektronicznych) umieścić w katalogu docelowym, tam gdzie deklaracje generowane w aplikacjach będą dostępne dla osoby, która ma uprawnienia do ich podpisywania i wysyłania. W konfiguracji, w której program Symfonia e-deklaracje jest zainstalowany i aktywowany na tym samym stanowisku roboczym, na którym są generowane deklaracje elektroniczne z modułu finansowoksięgowego, kadrowo-płacowego Systemu Zarządzania Forte lub programów Symfonia: Finanse i Księgowość, Mała Księgowość, Kadry i Płace określenie warunków współpracy ogranicza się do ustawienia wspólnej ścieżki dostępu do katalogu głównego, w którym będą przechowywane e-deklaracje oraz pliki z nimi powiązane. Po zainstalowaniu i pierwszym uruchomieniu programu Symfonia e-deklaracje pojawia się okno informacyjne, że nie określono miejsca zapisu e-deklaracji. Rys. 3-1 Symfonia e-deklaracje Komunikat informujący o braku określonego miejsca do zapisu e-deklaracji. Użytkownik może wybrać przycisk Nie, co spowoduje automatyczne ustawienie domyślnej lokalizacji przechowywania plików XML deklaracji, jako katalog z dokumentami w profilu użytkownika w podkatalogu..\sage\e-deklaracje. Wysłane deklaracje z podpisem, potwierdzeniem wysłania oraz plik potwierdzenia UPO przechowywane będą w podkatalogu..\sage\e-deklaracje\bramka. Jest to zalecane, gdy osoba generująca e-deklaracje jednocześnie nimi zarządza (sprawdza poprawność, podpisuje, wysyła, itp.). Rys. 3-2 Okno katalogów po zainstalowaniu programu Symfonia e-deklaracje. MXEDKV2013P0001

13 Przygotowanie programu do pracy 3 3 Rys. 3-3 Okno katalogów po eksporcie e-deklaracji firmy Demo_mkp z programu Symfonia Mała Księgowość. W przypadku, gdy z jednego stanowiska korzysta klika osób np. jedna generuje e-deklaracje, a inna nimi zarządza, należy określić wspólne miejsce przechowywania deklaracji elektronicznych. W tym wypadku należy wybrać przycisk Tak. W oknie Ustawienia określa się tylko główny katalog (root), w którym zostaną zapisane wszystkie e-deklaracje dla danej instalacji. Nie jest konieczne oddzielne podawanie katalogu dla plików wymiany z bramką. Program będzie zapisywał je w podkatalogu Bramka utworzonym w katalogu, w którym znajduje się odpowiadająca im e-deklaracja. Rys. 3-4 Okno Ustawienia programu Symfonia e-deklaracje z domyślnymi ścieżkami zapisu e-deklaracji. Dla efektywniejszego zarządzania dokumentami, generowane w aplikacjach deklaracje nie są zapisywane bezpośrednio w podanym przez użytkownika katalogu, lecz w utworzonych przez program Symfonia e-deklaracje podkatalogach. Dwupoziomowa struktura podkatalogów jest tworzona automatycznie z parametrów podawanych przez moduł finansowo-księgowy i kadrowo-płacowy Systemu Zarządzania Forte oraz programy Symfonia: Finanse i Księgowość, Mała Księgowość, Kadry i Płace podczas tworzenia e-deklaracji. Poziom pierwszy to skrót firmy lub grupy firm, z której generowana jest e-deklaracja, a drugi to kod programu, który ją wygenerował (MKP, FKF, itd.). Występujące w kodzie firmy znaki specjalne zostaną zastąpione w nazwie katalogu dla e-deklaracji podkreśleniami. Przykładowo nazwa katalogu dla e-deklaracji firmy o kodzie PHU Valimid będzie miała wygląd: PHU _Valimid_.

14 3 4 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Zintegrowana współpraca programu Symfonia e-deklaracje z modułem finansowo-księgowym i kadrowo płacowym Systemu Zarządzania Forte oraz programami Systemu Symfonia została szczegółowo opisana w dokumentacji tych modułów i programów. W dowolnym momencie można zmienić miejsce składowania e-deklaracji. Aby zmienić miejsce składowania i przechowywania deklaracji należy w oknie głównym programu wybrać z menu Narzędzia polecenie Ustawienia lub wskazać przycisk Rys. 3-5 Okno główne programu Symfonia e-deklaracje - wybór ustawień. Ponownie pojawi się okno Ustawienia, w którym można wybrać inną lokalizację składowania plików z deklaracjami. Po zaakceptowaniu zmiany pojawi się okno z prośbą o potwierdzenie wyboru oraz komunikatem o możliwych skutkach zmiany lokalizacji. Rys. 3-6 Okno z komunikatem informującym o skutkach zmiany miejsca zapisu e-deklaracji. Wybierając Nie można zrezygnować ze zmiany miejsca zapisu i powrócić do poprzedniego stanu. UWAGA Wybierając Tak należy liczyć się z możliwością utraty informacji o wygenerowanych e-deklaracjach w aplikacjach zintegrowanych z programem Symfonia e-deklaracje. Zmiana lokalizacji spowoduje również, że deklaracje składowane w poprzednim miejscu nie będą widoczne w programie. MXEDKV2013P0001

15 Przygotowanie programu do pracy 3 5 Jeżeli musimy zmienić miejsce składowania deklaracji, a nie chcemy utracić powiązań w modułach i programach należy zakończyć pracę tych modułów na wszystkich stanowiskach współpracujących z programem Symfonia e-deklaracje. Następnie należy przekopiować do nowej lokalizacji dane z katalogu głównego programu Symfonia e-deklaracje wraz ze strukturą katalogów. Po przekopiowaniu danych należy uruchomić na wszystkich stanowiskach program Symfonia e-deklaracje, a następnie zmienić na każdym ze stanowisku lokalizację na nową. Należy pamiętać o zachowaniu praw do katalogu głównego (Root) dla wszystkich użytkowników uprawnionych do pracy z programem Symfonia e-deklaracje. Dopiero wtedy można uruchomić programy i moduły na wszystkich stanowiskach. Zmianę miejsca lokalizacji na stanowiskach roboczych można przeprowadzić również po wygaśnięciu aktywacji programu. Otwierając program po wygaśnięciu aktywacji pojawi się komunikat: Rys. 3-7 Komunikat o wygaśnięciu aktywacji czasowej. Po wybraniu przycisku OK otworzy się okno Informacje o aktywacji, w którym można zarejestrować program, aktywować stację roboczą, zmienić licencję. Procedury te są dokładnie opisane w pliku Aktywacja.pdf znajdującym się w dokumentacji elektronicznej zainstalowanej z programem. Rys. 3-8 Okno Informacje o aktywacji. Wybranie przycisku OK spowoduje pojawienie się okna komunikatu:

16 3 6 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Rys. 3-9 Komunikat z propozycją zmiany lokalizacji składowania e-deklaracji. Wybór przycisku Tak otwiera okno Ustawienia, w którym można zmienić lokalizację składowania deklaracji. UWAGA Zmiana folderu z deklaracjami spowoduje, że deklaracje w dotychczasowej lokalizacji nie będą widoczne w programie. Może również spowodować utratę informacji o wygenerowanych deklaracjach w aplikacjach zintegrowanych z programem Symfonia e-deklaracje. Po zmianie lokalizacji pojawi się komunikat: Rys Komunikat potwierdzający zmianę lokalizacji składowania e-deklaracji. Po naciśnięciu przycisku OK program zakończy działanie, ale serwis zintegrowany z aplikacjami będzie działał przesyłając deklaracje do nowej lokalizacji. W oknie Ustawienia można również określić miejsce, do którego mają być przesłane e-deklaracje. Rys Okno Ustawienia wybór bramki. W pełnej, aktywowanej wersji programu możliwy jest wybór bramki, na którą chcemy wysłać deklaracje. Może być to Bramka Ministerstwa Finansów służąca do celów produkcyjnych, na którą przesyła się e-deklaracje w normalnym trybie lub Bramka testowa, służąca celom testowym i ćwiczebnym. MXEDKV2013P0001

17 Przygotowanie programu do pracy 3 7 Po wybraniu Bramki testowej i próbie wysłania deklaracji program wyświetla komunikat z pytaniem: Rys Okno z prośbą o potwierdzenie zamiaru wysłania wybranej deklaracji na bramkę testową. Jeżeli zatwierdzi się wybór przyciskiem Tak deklaracja zostanie przesłana na bramkę testową. UWAGA Deklarację przesłaną na bramkę testową Ministerstwo Finansów uważa się za niewysłaną. Jeżeli deklaracja ma być wysłana na bramkę produkcyjną należy wybrać Nie, a następnie zmienić w oknie Ustawienia bramkę na Bramka Ministerstwa Finansów. Wersje demonstracyjne i edukacyjne programu mogą wysyłać deklaracje tylko na bramkę testową. Dla tych wersji po wyborze w oknie Ustawienia opcji Bramka Ministerstwa Finansów pojawi się komunikat, że te wersje nie mogą wysyłać deklaracji na bramkę produkcyjną i prośba o zmianę ustawień. Rys Okno informacji o ograniczeniach wersji programu. W przypadku wszystkich wersji po upłynięciu limitu czasu pracy na danym stanowisku nie będzie można wysyłać deklaracji na żadną bramkę, ani potwierdzać z żadnej bramki. Praca z programem Symfonia e-deklaracje w strukturze sieciowej Przy pracy w sieci, gdzie moduły i programy są zainstalowane na różnych stanowiskach zalecaną metodą działania jest instalacja programu Symfonia e-deklaracje na wszystkich stanowiskach, na których będą generowane e-deklaracje niezależnie czy zarządzanie tymi deklaracjami będzie prowadzone na tych stacjach, czy nie. Instalując program Symfonia e-deklaracje należy wprowadzić na wszystkich stanowiskach numer seryjny przyporządkowany firmie, natomiast aktywować program tylko na tych stanowiskach, na których będzie on używany, jako oddzielna aplikacja. Mogą to być stanowiska zupełnie inne niż te z aplikacjami, albo te same. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia pracę nie zwiększając kosztów, gdyż nie ma obowiązku kupowania tylu licencji, ile jest stanowisk aplikacji, które chcemy zintegrować. UWAGA Nie należy instalować wersji DEMO do celów produkcyjnych, ponieważ ta wersja programu współpracuje z bramką testową, a nie bramką produkcyjną Ministerstwa Finansów. Deklarację przesłaną na bramkę testową uważa się za niewysłaną.

18 3 8 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Po upływie 60 dni od instalacji program Symfonia e-deklaracje na stanowiskach nieaktywowanych przestanie działać, natomiast zintegrowany serwis tej aplikacji dalej będzie umożliwiał dodawanie nowych e-deklaracji, usuwanie, otwieranie formatki i pokazywanie listy e-deklaracji. Nie będzie jednak możliwe podpisywanie oraz współpraca z bramką (wysyłanie i odbieranie potwierdzeń oraz statusów) z tych końcówek. Żeby móc współpracować z bramką i uruchamiać program Symfonia e-deklaracje konieczna jest aktywacja stanowiska. Sposób aktywacji programu nie zmienia się, sprzedawana jest licencja na stanowisko. W przypadku pracy wielostanowiskowej, gdzie są zarówno stanowiska generujące e-deklaracje, generujące i zarządzające e-deklaracjami, jak i tylko zarządzające, należy określić wspólny katalog składowania dokumentów. Najlepszym rozwiązaniem byłby katalog na dysku sieciowym, który jest cyklicznie archiwizowany. Zapewni to bezpieczeństwo przechowywanym dokumentom. Sposób tworzenia katalogów opisano w poprzednim podrozdziale Tworzenie katalogów. Jeśli na stanowisku nie zainstalowano programu Symfonia e-deklaracje (nie ma obiektu COM) to aplikacje finansowo-księgowe i kadrowo-płacowe Sage będą działać tak jak dotychczas w trybie niezintegrowanym. Czyli aplikacja będzie zapisywać XML-e deklaracje w miejscu wskazanym przez użytkownika. Tryb pracy niezintegrowany, gdzie na stanowiskach generujących e-deklaracje nie jest instalowany program Symfonia e-deklaracje, a zarządzanie wygenerowanymi deklaracjami odbywa się na oddzielnej stacji roboczej jest możliwy, aczkolwiek niezalecany i niewspierany. W takim przypadku dobrze byłoby w miejscu składowania e-deklaracji odtworzyć strukturę katalogów przedstawioną w poprzednim rozdziale. Pozwoli to na sprawne zarządzanie e-deklaracjami z poziomu programu Symfonia e-deklaracje, pomimo braku integracji. Przykład W firmie Supernowa prowadzi się dużo rozliczeń zarówno finansowo-księgowych jak i kadrowopłacowych. Rozliczenia prowadzone są w oparciu o moduły i programy firmy Sage. Wszystkie aplikacje są w wersji lub wyższej, z wyjątkiem programu Symfonia Mała Księgowość, która jest w wersji 2010a lub wyższej. W związku z prowadzoną działalnością musi przesyłać wiele dokumentów do Urzędów Skarbowych. Aby usprawnić proces przesyłanie tych dokumentów zakupiła program Symfonia e-deklaracje przesyłający te deklaracje w formie elektronicznej bezpośrednie do bramki Ministerstwa Finansów. W firmie jest działająca sieć komputerowa, do której podłączone są wszystkie stanowiska robocze. Na części tych stanowisk pracuje dział finansowo-księgowy generując e-deklaracje dla tego obszaru działania. Główna księgowa podpisuje, wysyła deklaracje i odbiera potwierdzenia, ale równocześnie generuje niektóre e-deklaracje. Niezależnie w dziale kadrowo-płacowym generowane są e-deklaracje dla tego obszaru działalności, a dyrektor Działu Personalnego podpisuje wygenerowane tam deklaracje. Zarząd firmy zdecydował o rozdzielności działań obu działów. W tym przypadku firma powinna zakupić dwie licencja na stanowiska, jedną dla Głównej Księgowej, drugą dla dyrektora Działu Personalnego. Programy powinny zostać zainstalowane na tych stanowiskach, a następnie aktywowane. Na wszystkich pozostałych stanowiskach powinny zostać zainstalowane pełne wersje programu, ale bez aktywacji. Zgodnie z wolą Zarządu deklaracje z obszaru finansowo-księgowego powinny znaleźć się w innej lokalizacji niż deklaracje działu kadrowo-płacowego, należy więc, konfigurując programy, wybrać różne miejsca składowania deklaracji. Dla bezpieczeństwa danych wybieramy dysk sieciowy, którego dane są systematycznie archiwizowane. MXEDKV2013P0001

19 Przygotowanie programu do pracy 3 9 Na stanowisku pracy Głównej Księgowej uruchamiamy program Symfonia e-deklaracje i wybieramy Ustawienia, aby wprowadzić wybraną lokalizację np.: Rys Okno Ustawienia - zmiana miejsca składowania e-deklaracji finansowo-księgowych. Gdzie sieć\dane\finanse_ksiegowosc jest miejscem sieciowym dla składowania deklaracji finansowo-księgowych przez program Symfonia e-deklaracje. Dokładnie takie same ustawienia wybieramy na stanowiskach, na których będą generowane deklaracje finansowo-księgowe. Następnie powtarzamy te czynności dla stanowiska dyrektora Działu Personalnego i stanowisk kadrowo-płacowych wybierając jednak inną lokalizację np.: Rys Okno Ustawienia - zmiana miejsca składowania e-deklaracji kadrowo-płacowych. Dla modelu wielostanowiskowego danej firmy wygenerowanie pierwszej e-deklaracji w programie automatycznie stworzy strukturę składowanie deklaracji dla tego programu lub modułu w określonej przez nas lokalizacji. Wszystkie później generowane deklaracje będą w tej strukturze przechowywane. Przykładowo dla e-deklaracji finansowo-księgowych w przykładowej firmie będzie to: sieć\dane\finanse_ksiegowosc\supernowa\fk\ Zaś dla e-deklaracji kadrowo-płacowych w przykładowej firmie będzie to: sieć\dane\kadr_place\supernowa\kd\ Przy takich ustawieniach programów osoby pracujące w dziale finansowo-księgowym będą widziały tylko deklaracje wygenerowane w swoim dziale. To samo odnosi się do działu kadrowo-płacowego. Jeżeli jedna z osób upoważnionych do podpisywania i wysyłania e-deklaracji w firmie np. dyrektor Działu Personalnego jest na urlopie, to druga (Główny Księgowy), jeżeli ma odpowiednie uprawnienia może, zmieniając katalog, zarządzać deklaracjami z innego obszary, w tym wypadku kadrowopłacowego.

20 3 10 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje UWAGA Należy tylko pamiętać, że zmieniając katalog wszystkie wygenerowane w tym czasie deklaracje przez tą osobę będą składowane w tym katalogu. Konfiguracja zapory sieciowej Ze stacji roboczej, na której ma działać Symfonia e-deklaracje musi istnieć możliwość połączenia się z następującymi adresami: Ustawienia sieciowe dla programu Symfonia e-deklaracji decydujące o połączeniu bezpośrednim lub z użyciem serwera Proxy pobierane są z ustawień Opcji internetowych przeglądarki Microsoft Internet Explorer. W celu pobierania plików.xsd przy walidacji plików.xml, musi być odblokowany protokół http. Aby protokoły https (z użyciem szyfrowania SSL) oraz http (bez szyfrowania) mogły funkcjonować, do wyjątków zapory należy dodać porty o numerach 443 oraz 80. Program Symfonia e-deklaracje jest zgodny z wymaganiami systemu e-deklaracje opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów wersja 1.7. Szczegółowe informacje zawierające opisy techniczne ustawień umożliwiających połączenia znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów: MXEDKV2013P0001

21 Zarządzanie e-deklaracjami Filtrowanie i sortowanie e-deklaracji Po uruchomieniu programu Symfonia e-deklaracje pojawia się okno Filtr e-deklaracji: Rys. 4-1 Okno Filtr e-deklaracji. Filtr pozwala na efektywne wyszukiwanie e-deklaracji w zależności od zadanych warunków wyszukiwania. Przy ustawieniach pokazanych na powyższym rysunku pokażą się wszystkie e-deklaracje, które znajdują się w katalogu głównym (Root) określonym w trakcie instalacji i konfiguracji programu, jak również w podkatalogach, niezależnie od firmy, dla której były generowane, modułu, w jakim były utworzone, NIP-u podatnika, typu deklaracji, celu złożenia, okresu, dla jakiego zostały wygenerowane czy statusu w procesie przesyłania.

22 4 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje W oknie Filtr e-deklaracji można zdefiniować warunki, dla jakich w oknie e-deklaracje pojawią się lub mają się nie pojawić deklaracje. Zbiór deklaracji W tym polu można określić firmę lub grupę firm (dla MKP), której deklaracje mają pojawić się w oknie głównym programu Symfonia e-deklaracje. Jest to również nazwa katalogu, gdzie znajduje się folder z e-deklaracjami dla tej firmy. Moduł Tu można określić moduł lub program, z którego będą wybierane deklaracje, które mają pojawić się w oknie. Jest to jednocześnie nazwa folderu z e-deklaracjami. NIP podatnika Podczas pracy z programem w tym polu można wpisać lub wybrać z listy NIP podatnika/płatnika, dla którego były generowane deklaracje. Typ deklaracji W tym polu można określić typ deklaracji, jakie chcemy zobaczyć w oknie (np. VAT - 7). Cel złożenia Tu można określić cel złożenia deklaracji: złożenie informacji lub korekta informacji. Rok W tym polu można wpisać lub wybrać z listy rok, z którym związane mają być deklaracje w oknie. Kwartał W tym polu wyboru można zaznaczyć kwartał, z którym mają być związane deklaracje. Miesiące W tym polu wyboru można zaznaczyć miesiąc, z którym mają być związane deklaracje. Wszystkie Wybór tego przycisku powoduje wybór pełnego zakresu czasowego (zaznaczenie wszystkich pól). Wyczyść Wybór tego przycisku powoduje wyczyszczenie wszystkich pól i ułatwia wybór konkretnego przedziału czasowego, z jakim związane są deklaracji, które mają pojawić się w oknie. Status deklaracji Te pola pozwalają wyświetlić na liście deklaracje o określonym statusie w trakcie procesu przesyłania e-deklaracji: Poprawne, Podpisane, Wysłane, Potwierdzone. Jest to pole trójstanowe: Taki wygląd pola znaczy, że będą wyświetlane wszystkie deklaracje o danym statusie, niezależnie od ich stanu. Taki wygląd pola znaczy, że będą wyświetlane tylko deklaracje, które mają ten status. Taki wygląd pola znaczy, że nie będą wyświetlane deklaracje o danym statusie. Jeżeli nie wybrano żadnego filtru, to w oknie pojawią się wszystkie deklaracje wygenerowane w programach i przesłane do programu Symfonia e-deklaracje. MXEDKV2013P0001

23 Zarządzanie e-deklaracjami 4 3 Rys. 4-2 Okno programu Symfonia e-deklaracje z listą e-deklaracji. W poszczególnych kolumnach są wyświetlane dane identyfikujące deklarację: Nazwa deklaracji Nazwa identyfikująca deklaracje w programie. Przed nazwą będą się pojawiać ikonki opisujące stan deklaracji: Deklaracja jest niepoprawna. Opis błędów znajduje się w oknie informacji o e-deklaracji w polu tekstowym Status. Deklaracje jest poprawna. Deklaracja jest podpisana. Deklaracja wysłana. Deklaracja została potwierdzona. Deklaracja odrzucona. Zbiór Dla jakiej grupy firm została wygenerowana deklaracja. Moduł Z jakiego programu deklaracja została wygenerowana. Rodzaj W tej kolumnie pojawia się identyfikator rodzaju deklaracji.

24 4 4 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Za okres Data za jaki okres nastąpiło rozlicznie. Cel Określa cel wygenerowania deklaracji: czy jest to złożenie deklaracji, czy też korekta. Nazwa płatnika/podatnika Identyfikuje płatnika lub podatnika w imieniu, którego jest składana deklaracja. NIP Numer NIP-u podatnika lub płatnika. Podpisana Znak OK w tej kolumnie informuje, że deklaracja została prawidłowo podpisana. Wysłana Znak OK w tej kolumnie informuje, że deklaracja została prawidłowo wysłana. Kiedy wysłana Data wysłania deklaracji. Potwierdzona Znak OK w tej kolumnie informuje, że deklaracja została prawidłowo potwierdzona. Status W tej kolumnie pojawia się informacja o obecnym statusie e-deklaracji w procesie przesyłania. Klikając w nagłówek kolumny można sortować deklaracje na liście, co ułatwia ich grupowanie w celu wykonywania dalszych operacji. UWAGA Po najechaniu kursorem myszy na deklarację na liście program podaje status wybranej e-deklaracji wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi wyświetlonego statusu. Zarządzanie e-deklaracjami Odświeżanie listy e-deklaracji Aby być pewnym, że wszystkie deklaracje, na których będą wykonywane operacje znajdują się na liście w oknie programu Symfonia e-deklaracji należy odświeżyć listę deklaracji używając przycisku. Sprawdzanie poprawności e-deklaracji Przed podpisaniem i wysłaniem deklaracji warto sprawdzić jej poprawność oraz zgodność ze schemą poprzez zaznaczenie na liście odpowiedniej e-deklaracji i użycie przycisku [Ctrl+K] lub wybrać polecenie Sprawdź z menu podręcznego. Program sprawdzi poprawność. Jeżeli deklaracja jest poprawna to przy dokumencie pojawi się ikona i będzie można ją podpisać i wysłać. Jeżeli e-deklaracja jest niepoprawna, to poprzedzona będzie ikoną, a deklarację należy poprawić. Wybierając Szczegóły deklaracji [CTRL+Enter] na zakładce Ogólne w polu Status będą znajdowały się informacje, dlaczego danej deklaracji nie można podpisać. Usuwanie deklaracji W przypadku, gdy deklaracja zawiera błędy lub jest niezgodna ze schematem, można ją usunąć, a następnie wygenerować poprawną. Aby usunąć deklarację należy w oknie e-deklaracja zaznaczyć ją na liście, a następnie użyć przycisku [Ctrl+D] lub wybrać polecenie Usuń z menu podręcznego. Nie można usunąć e-deklaracji, która została podpisana, wysłana i potwierdzona. W takim przypadku należy wygenerować deklaracje w formie korekty, sprawdzić jej poprawność, podpisać, wysłać i potwierdzić. MXEDKV2013P0001

25 Zarządzanie e-deklaracjami 4 5 Usuwanie e-deklaracji poprzedzone jest komunikatem a proces usuwania należy potwierdzić przyciskiem Tak. Podpisywanie e-deklaracji Po pojawieniu się na liście wybranej deklaracji należy ją zaznaczyć i kliknąć przycisk wybrać polecenie Podpisz z menu podręcznego. Otworzy się okno Wybór certyfikatu. [Ctrl+S] lub Rys. 4-3 Okno Wybór certyfikatu zakładka Magazyn Certyfikatów. W oknie tym można określić sposób uwierzytelnienia wysyłanej e-deklaracji. Do wyboru są trzy metody uwierzytelnienia: poprzez pobranie certyfikatu z Magazynu Certyfikatów, wskazanie pliku zawierającego certyfikat i import certyfikatu z czytnika. Podpisywanie deklaracji przy pomocy certyfikatu z Magazynu Certyfikatów Aby użyć certyfikatu uwierzytelniającego znajdującego się w magazynie certyfikatów należy określić jego lokalizację. Jeżeli magazyn certyfikatów znajduje się w obszarze publicznym lokalnego komputera, należy wybrać z listy Lokalny komputer, jeżeli zaś znajduje się w obszarze prywatnym zalogowanej osoby, trzeba wybrać lokalizację Użytkownika. W polu Magazyn należy wybrać typ magazynu, gdzie są przechowywane certyfikaty. W polu Certyfikat trzeba wybrać certyfikat, który będzie uwierzytelniał przesyłane deklaracje elektroniczne. Rys. 4-4 Okno Wybór certyfikatu zakładka Magazyn Certyfikatów z wybranym certyfikatem do podpisu.

26 4 6 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Przepisy prawa wymagają, aby osoba podpisująca obejrzała i zaakceptowała dokument, który podpisuje. Użycie przycisku Dalej otworzy okno z podglądem dokumentu. Rys. 4-5 Podgląd e-deklaracji przed podpisaniem. Aby podpisać deklaracje należy użyć przycisku Podpisz. Można zrezygnować z podpisania e-deklaracji używając przycisku Anuluj. W zależności od posiadanego oprogramowania systemowego do zarządzania certyfikatami mogą się pojawić różne okna logowania do certyfikatu. Przykładowo: Rys. 4-6 Okno logowania do certyfikatu przy pomocy oprogramowania pro centrum CardManager. MXEDKV2013P0001

27 Zarządzanie e-deklaracjami 4 7 Rys. 4-7 Okno logowania do certyfikatu przy pomocy oprogramowania CryptoCard Suite. W obu przypadkach mechanizm jest podobny należy wprowadzić PIN i wybrać OK. Po pozytywnej autoryzacji w oknie programu w kolumnie Podpisana pojawi się sygnatura OK, a w kolumnie Status pojawi się słowo Podpisana. Podpisywanie deklaracji za pomocą pliku z certyfikatem Aby użyć certyfikatu zawartego w pliku należy wybrać zakładkę Plik, a następnie wpisać w polu Wskaż plik zawierający certyfikat ścieżkę dostępu do tego pliku. Można również użyć przycisku Przeglądaj i w oknie Otwieranie wyszukać plik certyfikatu. Plik może zawierać hasło zabezpieczające dostęp do certyfikatu. W takim przypadku należy wpisać je w pole Hasło. Rys. 4-8 Okno Wybór certyfikatu zakładka Plik z wybranym certyfikatem do podpisu. Po wpisaniu hasła należy użyć przycisku Dalej.

28 4 8 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Podpisywanie deklaracji przy pomocy certyfikatu z czytnika kart Jeżeli posiadamy certyfikat zapisany na karcie elektronicznej należy wybrać trzecią metodę. Dla prawidłowego przeprowadzenie tego procesu musi być zainstalowany w systemie czytnik kart chipowych. Proces instalacji czytnika trzeba przeprowadzić zgodnie z zaleceniami producenta. Jeżeli czytnik został prawidłowo zainstalowany, należy włożyć do niego kartę z zapisanym certyfikatem i wybrać w oknie Wybór certyfikatu zakładkę Czytnik. Rys. 4-9 Okno Wybór certyfikatu zakładka Czytnik. Po użyciu przycisku Importuj z czytnika pojawi się okno Wybierz token. Rys Okno Wybierz token. W oknie tym można wybrać token, czyli urządzenie elektroniczne służące do uwierzytelnienia przesyłu e-deklaracji. Jeżeli panel Tokeny, pomimo włożenia karty pozostaje puste, należy ponownie włożyć kartę, a następnie użyć przycisku Odśwież. Zaznaczenie pola wyboru Pokaż tylko czytniki zawierające karty powoduje wyświetlenie tylko tych czytników, które mają prawidłowo włożone i odczytane karty. MXEDKV2013P0001

29 Zarządzanie e-deklaracjami 4 9 Po wybraniu tokenu, z którego ma być pobrana certyfikat należy wybrać przycisk OK. Rys Okno Wybierz certyfikat. W tokenie może być zapisanych kilka certyfikatów, które zostaną wyświetlone w formie listy. Należy wybrać właściwy certyfikat, a następnie zatwierdzić wybór przyciskiem OK. Rys Okno Wprowadź PIN do karty. W oknie Wprowadź PIN do karty dla bezpieczeństwa autoryzuje się dostęp do tokenu numerem kodu PIN. Po wprowadzeniu numeru PIN, zaakceptowaniu operacji przyciskiem OK i pozytywnej autoryzacji w oknie listy e-deklaracji w kolumnie Podpisana, pojawi się sygnatura OK, a przy deklaracji pojawi się ikonka. Podpisywać można również deklaracje niesprawdzone. Program automatycznie weryfikuje poprawność deklaracji. Jeżeli deklaracja zawiera błędy, to pojawi się przed nią ikona. Wysyłanie e-deklaracji do Urzędu Skarbowego Aby wysłać podpisaną deklarację do Urzędu Skarbowego, należy zaznaczyć ją na liście e-deklaracji, a następnie kliknąć przycisk [Ctrl+W] lub wybrać polecenie Wyślij z menu Narzędzia. Jeżeli proces wysyłania deklaracji przebiegł prawidłowo, to w kolumnie Wysłana powinno pojawić się OK, a w kolumnie Kiedy wysłana data i godzina wysłania, zaś przy deklaracji pojawi się ikonka.

30 4 10 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Może się zdarzyć, że przy walidacji pliku XML, przed wysłaniem deklaracji lub pobraniem UPO system poprosi użytkownika o autoryzację do serwera Proxy. Rys Okno autoryzacji do serwera Proxy. W takim przypadku należy się autoryzować w systemie, wpisując swój login i hasło domenowe. W wyniku przesłania dokumentu do systemu, osoba wysyłająca otrzymuje zwrotnie numer referencyjny dokumentu (identyfikator), numer statusu i opis statusu. Wszystkie te informacje można obejrzeć w oknie listy e-deklaracji. Potwierdzanie przyjęcia e-deklaracji Aby uzyskać potwierdzenie przyjęcia deklaracji przez Urząd Skarbowy, należy zaznaczyć ją na liście [CTRL+N] lub wybrać polecenie Potwierdź z menu Na- e-deklaracji, a następnie użyć przycisku rzędzia. W wyniku potwierdzenia przyjęcia deklaracji do systemu, osoba wysyłająca otrzymuje potwierdzenie z numerem statusu i opisem statusu oraz dokument UPO w formacie XML z potwierdzeniem przyjęcia. Przy deklaracji pojawi się ikonka, a w kolumnie Status informacja Potwierdzona. Wszystkie te wiadomości można obejrzeć w oknie e-deklaracji. Rys Okno programu z listą e-deklaracji o statusie Potwierdzona. MXEDKV2013P0001

31 Zarządzanie e-deklaracjami 4 11 Okno informacji o stanie e-deklaracji Okno informacji o stanie e-deklaracji pozwala przeprowadzić wszystkie opisane wcześniej operacje związane z przesyłaniem deklaracji elektronicznej, a dodatkowo umożliwia obejrzenie szczegółowych informacji związanych z wybraną e-deklaracją i jej stanem w danym momencie. Okno pojawia się w programie po podwójnym kliknięciu na wybranej deklaracji, zaznaczeniu wybranej e-deklaracji i użyciu ikonki [Ctrl+Enter], lub wybraniu polecenia Szczegóły z menu podręcznego. W oknie deklaracji, podobnie jak w oknie głównym programu, można wykonać wszystkie operacje związane z wybraną deklaracją: sprawdzić jej poprawność, usunąć, podpisać i wysłać deklaracje oraz otrzymać potwierdzenie przesłania. Rys Okno informacji o e-deklaracji panel Ogólne po wygenerowaniu e-deklaracji. W panelu Ogólne można zobaczyć nazwę deklaracji, z jaką firmą lub grupą firm jest związana oraz z jakiego modułu lub programu została wygenerowana. Tu także można ustalić, jaki jest obecny status e-deklaracji.

32 4 12 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje W panelu Szczegóły można uzyskać więcej informacji związanych z deklaracją, tj.: typ deklaracji, okres, za jaki została wystawiona, cel złożenia oraz szczegółowe dane podatnika/płatnika. Rys Okno informacji o e-deklaracji panel Szczegóły. MXEDKV2013P0001

33 Zarządzanie e-deklaracjami 4 13 W panelu Deklaracja XML można przejrzeć zawartość pliku XML deklaracji. Rys Okno informacji o e-deklaracji panel Deklaracja XML.

34 4 14 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Po skutecznym podpisaniu e-deklaracji w panelu Ogólne pole wyboru Deklaracja podpisana zostaje automatycznie zaznaczone i pojawiają się szczegółowe informacje dotyczące podpisu elektronicznego, którym podpisano deklarację. Po użyciu przycisku Pokaż certyfikat można obejrzeć szczegółowe dane dotyczące certyfikatu tego podpisu elektronicznego. W polu Status pojawi się informacja Deklaracja podpisana. Po wysłaniu e-deklaracji pole Deklaracja wysłana zostaje automatycznie zaznaczone. Pojawia się również informacja Urzędowego Potwierdzenia Odbioru z potwierdzeniem daty wysłania i numerem referencyjnym dla przesłanej deklaracji. W polu Status pojawia się informacja Deklaracja wysłana. Rys Okno informacji o e-deklaracji panel Ogólne. Po wykonaniu operacji pobrania potwierdzenia, pole Deklaracja potwierdzona zostaje automatycznie zaznaczone, pojawi się również w polu Data wpłynięcia dzień i godzina, kiedy deklaracja wpłynęła do urzędu. W polu Status pojawia się numer statusu z odpowiednim komentarzem. Aktualnie zwracane są następujące statusy: Niepoprawny komunikat SOAP Proszę o ponowne przesłanie dokumentu Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie Brak dokumentu Dokument w trakcie przetwarzania Dokument wstępnie przetworzony Dokument w trakcie weryfikacji podpisu MXEDKV2013P0001

35 Zarządzanie e-deklaracjami Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem Dokument niezgodny ze schematem xsd Dokument wystawiony przez nieupoważniony podmiot Dokument z niepoprawnym podpisem Dokument z niepoprawnym certyfikatem Dokument z odwołanym certyfikatem Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów Złożony dokument (zeznanie) bez podpisu nie może być korektą W systemie jest już złożony dokument (zeznanie) z takim numerem NIP Weryfikacja negatywna - niezgodność danych informacyjnych Dokument z certyfikatem bez wymaganych atrybutów Weryfikacja negatywna - błąd danych identyfikacyjnych Po otrzymaniu komunikatu o statusie 200 Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie system zwraca UPO w formacie XML opatrzony numerem referencyjnym i sygnaturą. Rys Okno informacji o e-deklaracji panel UPO XML

36 4 16 Podręcznik użytkownika Symfonia e-deklaracje Na zakładce UPO - Urzędowe Poświadczenie Odbioru widoczne są dane: nazwa podmiotu, któremu doręczono e-deklaracje oraz informacje o dokumencie. W panelu Identyfikator podatkowy podmiotu występującego jako drugi na dokumencie będzie widoczny numer NIP lub PESEL, w zależności od tego, jakim numerem ewidencyjnym identyfikuje się płatnik/podatnik na deklaracji. Dane widoczne na zakładce Urzędowego Poświadczenia Odbioru są pobierane przy aktywnym dostępie do Internetu. Rys Okno informacji o e-deklaracji panel UPO. Urzędowe Poświadczenie Odbioru można wydrukować klikając prawym przyciskiem myszy na w oknie otwartego UPO i wybierając z menu podręcznego polecenie Drukuj. Grupowe wykonywanie operacji Program Symfonia e-deklaracje pozwala na grupowe wykonywanie operacji podpisywania, wysyłania i potwierdzania deklaracji. Jeżeli chcemy wykonać operację na grupie deklaracji należy zaznaczyć wybrane operacje na liście, a następnie wybrać jedną z wymienionych powyżej operacji (Podpisz, Wyślij, Potwierdź). Realizacja wybranej operacji dla grupy deklaracji będzie przebiegał podobnie jak opisany wcześniej proces dla pojedynczej operacji. UWAGA Każdorazowo przed podpisaniem dokumentu pojawia się podgląd e-deklaracji. MXEDKV2013P0001