Sage Symfonia e-deklaracje

Transkrypt

1 Sage Symfonia e-deklaracje Podręcznik użytkownika Wersja 2015.a

2 Producent: Sage sp. z o.o. tel Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. Sage Symfonia jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa grudzień 2014 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów dokumentu bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Wstęp 4 Podstawa prawna... 4 Wymagania... 5 Dokumentacja produktu... 5 Korzystanie z podręczników elektronicznych... 5 Pomoc techniczna... 5 Zastrzeżenia... 5 Aktualne informacje... 6 Filozofia programu 7 Pojęcia podstawowe 8 Słownik pojęć... 8 Przygotowanie programu do pracy 11 Pojedyncze stanowisko Konfiguracja katalogów Konfiguracja zapory sieciowej Zarządzanie e-deklaracjami 21 Filtrowanie i sortowanie e-deklaracji Zarządzanie e-deklaracjami Odświeżanie listy e-deklaracji Sprawdzanie poprawności e-deklaracji Usuwanie deklaracji Podpisywanie e-deklaracji Podpisywanie deklaracji za pomocą pliku z certyfikatem Podpisywanie deklaracji przy pomocy certyfikatu z czytnika kart Wysyłanie e-deklaracji do Urzędu Skarbowego Potwierdzanie przyjęcia e-deklaracji Okno informacji o stanie e-deklaracji Grupowe wykonywanie operacji Deklaracja zgodności według PN/EN

4 Wstęp Sage Symfonia to kompleksowy produkt wspomagający zarządzanie obszarem finansowo-księgowym, kadrowo-płacowym oraz sprzedażowym w firmach o dowolnym profilu działalności, w których rozliczenia opierają się o pełną księgowość. Programy Sage Symfonia umożliwiają obsługę wielu firm i równoczesną pracę wielu użytkowników w sieci. Stosowana jest wymiana informacji pomiędzy programami poprzez mechanizm integracji baz danych oraz eksport i import z wykorzystaniem plików tekstowych. Opcje dodatkowe e-box oraz Raporty graficzne stanowią rozszerzenie funkcjonalności produktu. e-box to pakiet funkcjonalności gwarantujący bezpieczeństwo prawne w obszarze działań/operacji elektronicznych. Jego zawartość stanowią elementy związane z obsługą e-dokumentów, e-deklaracji, e-faktur oraz e-przelewów. Raporty graficzne to pakiet funkcjonalności, który za pomocą tabel przestawnych, pozwala na tworzenie dowolnych zestawień oraz wizualizację tych danych pochodzących z programów Handel i Finanse i Księgowość. Sage Symfonia współpracuje z serwisem internetowym przez co umożliwia szybką i prostą wymianę dokumentów elektronicznych. Ułatwia bezpieczny obrót fakturami elektronicznymi z wieloma kontrahentami jednocześnie, zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego. Tą automatyczną wymianę e-faktur z serwisem umożliwia moduł Sage Symfonia e- Dokumenty dostępny w ramach pakietu funkcjonalności e-box. Program Sage Symfonia e-deklaracje wraz z programem Sage Symfonia e-dokumenty wchodzi w skład opcji rozszerzającej Sage Symfonia e-box dla produktów Sage Symfonia Start i Sage Symfonia (zakres współpracy jest określony w warunkach wykupionej licencji). Zadaniem programów jest wspomaganie zarządzania małymi i średnimi firmami. Aplikacja Sage Symfonia e-deklaracje służy do wysyłania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej z programów Sage Symfonia i Sage Symfonia Start bezpośrednio do platformy e-deklaracje Ministerstwa Finansów. Podstawa prawna Podstawę prawną stanowi art. 3 a ustawy z dnia 29 marca 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60) w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 143, poz. 1199) oraz ustawą z dnia 13 lipca 2006 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw wchodząca w życie 16 sierpnia 2006 r. W związku z powyższym od 16 sierpnia 2006 r. część przedsiębiorstw, a od 1 stycznia 2008 r. wszyscy podatnicy mogą składać deklaracje podatkowe w sposób elektroniczny. W tym celu Ministerstwo Finansów (MF) uruchomiło system e-deklaracje. Działanie i opis systemu oraz szczegółowe przepisy prawne zostały przedstawione na stronie:

5 Wymagania Proces składania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej opisuje art. 3c ustawy z dnia 29 marca 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60) w brzmieniu obowiązującym od 16 sierpnia 2006 r.. Zgodnie z jej postanowieniami możliwość składania e-deklaracji wymagało: zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego właściwego o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej, wskazania osoby lub osób upoważnionych do składania deklaracji w tej formie i podpisywania deklaracji podpisem elektronicznym. e-deklaracje przesyłane do urzędu muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Aktualnie najpopularniejsze deklaracje i podania PIT (PIT-16, PIT-16Z, PIT-16A, PIT-19A, PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39) mogą być przesyłane z wykorzystaniem podpisu elektronicznego nieweryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zmiany prawne ogłoszone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 września 2012 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone umożliwiły z dniem 1 października 2012 r. składanie osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-7D i PCC-3 bez konieczności podpisywania ich elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Autentyczność powyższych deklaracji oparta jest na zestawie cech autoryzacyjnych podatnika/płatnika. Od 1 stycznia 2015 r. do listy deklaracji możliwych do podpisania danymi autoryzacyjnymi dołączyły deklaracje: PIT-11, PIT-40, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C. Dokumentacja produktu W skład dokumentacji produktu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie PDF. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o programie. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie PDF. Oprócz tego do programu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w programie zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie PDF niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z programem e-deklaracje należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej: Zastrzeżenia Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Pomoc z menu Pomoc lub przy użyciu klawisza F1. Zgłosić problem wykorzystując formularz Zgłoszenie problemu. Formularz ten dostępny jest z menu Start w systemie operacyjnym. Należy wówczas wybrać Wszystkie programy/sage/narzędzia/zgłoszenie problemu. Formularz zgłoszenia problemu można również uruchomić z menu Pomoc programu. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować, jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad

6 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 6 prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem programu w momencie publikacji. Program i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o. o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje Produkt jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie.

7 Filozofia programu Program Sage Symfonia e-deklaracje umożliwia wysyłanie z programów Sage Symfonia i Sage Symfonia Start deklaracji podatkowych w formie elektronicznej bezpośrednio do platformy e-deklaracje Ministerstwa Finansów. Program pozwala również zarządzać deklaracjami i grupami deklaracji utworzonymi w różnych aplikacjach finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych z jednego lub kilku stanowisk. Na tych stanowiskach nie ma konieczności instalowania aplikacji finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych, wystarczy aktywowana końcówka programu Sage Symfonia e-deklaracje. Proces składania deklaracji elektronicznych przebiega w pełni automatycznie. Potwierdzenie złożenia deklaracji jest przesyłane natychmiast po wysłaniu deklaracji, a dostęp online do urzędów elektronicznych jest ograniczony jedynie godzinami działania bramki. Program pozwala zaoszczędzić czas potrzebny do standardowego przygotowania formularzy podatkowych oraz comiesięcznych deklaracji. W szczególności ułatwia pracę płatnikom VAT. Przynosi wymierne oszczędności finansowe poprzez wyeliminowanie konieczności drukowania deklaracji dla urzędów, zakupu kopert i znaczków oraz dokonywania opłat za przesłanie deklaracji drogą tradycyjną. Elektroniczne archiwum wysłanych deklaracji przechowywanych wraz z Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru, umożliwia proste i szybkie wyszukanie odpowiedniego dokumentu. Rozbudowane możliwości filtrowania dokumentów znacznie usprawnia zarządzanie zarówno pojedynczymi deklaracjami, jaki i ich grupami. Program pozwala także na dokonywanie analiz stanu sporządzonych i wysłanych deklaracji. Eliminuje możliwość powstawania błędów podczas wypełniania dokumentów urzędowych. Wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów przesyłanych za pośrednictwem aplikacji oraz zachowanie poufności przesłanych informacji zapewnia system szyfrowania danych. Korzystanie z programu Sage Symfonia e-deklaracje to najdogodniejszy sposób wysyłania deklaracji podatkowych, wygenerowanych w postaci plików XML z programów finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych. Deklaracje podpisywane są za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Możliwa jest również dla wybranych deklaracji weryfikacja za pomocą danych autoryzujących. W tym przypadku podatnik nie musi korzystać z elektrycznego podpisu weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Program w pełni integruje się z programami finansowo-księgowymi i kadrowo-płacowymi Sage Symfonia i Sage Symfonia Start.

8 Pojęcia podstawowe Od 1 stycznia 2008 roku działa system e-deklaracje, który umożliwia składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną każdemu podatnikowi i płatnikowi. Program Sage Symfonia e-deklaracje obsługuje wszystkie deklaracje oraz umożliwia wysyłanie najpopularniejszych deklaracji i wniosków bez konieczności podpisywania ich elektronicznym podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Do tych dokumentów należą deklaracje PIT: PIT -16, PIT-16Z, PIT-16A,PIT-19A, PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT- 38, PIT-39. Od 1 października 2012 roku Ministerstwo Finansów rozszerzyło katalog dokumentów o kolejne cztery deklaracje z zakresu podatku VAT i podatku od czynności cywilnoprawnych, których wysyłanie nie musi wiązać się z posiadaniem elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Podatnicy będący osobami fizycznymi mogą wysyłać deklaracje VAT-7, VAT-7D, VAT-7K oraz PCC-3 identyfikując się za pomocą danych autoryzacyjnymi konieczne jest posiadanie identyfikatora podatkowego NIP lub PESEL. Od 1 stycznia 2015 r. do listy deklaracji możliwych do podpisania danymi autoryzacyjnymi dołączyły deklaracje: PIT-11, PIT-40, PIT-4R, PIT- 8AR, PIT-8C. Na stronie można znaleźć informacje na temat działania i obsługi systemu oraz wiadomości dotyczące elektronicznych deklaracji. Słownik pojęć Autoryzacja czynność zatwierdzania, akceptacji danych, transakcji dokumentów. Bezpieczeństwo informacji zbiór działań, środków technicznych i organizacyjnych, mających zapewnić ochronę informacji przed przypadkowym lub zamierzonym zniszczeniem, zmianą treści lub ujawnieniem. Bezpieczny podpis elektroniczny (wg UoPE) podpis elektroniczny, który: jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. Certyfikat (wg UoPE) elektroniczne zaświadczenie, za pomocą, którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby. Dane autoryzacyjne zestaw danych identyfikujących podatnika niezbędnych do złożenia zeznania w formie elektronicznej bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Do tych danych należą: imię; nazwisko; data urodzenia; numer PESEL (jeśli podatnik posiada ten numer); numer NIP (tylko jeśli podatnik prowadzi działalność gospodarczą albo jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług albo płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne za zatrudnionego pracownika); kwota przychodu z zeznania lub rocznego obliczenia podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym są składane deklaracje/wniosek albo wartość 0 (zero) w przypadku gdy za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy nie zostało złożone żadne z zeznań lub rocznych obliczeń podatku.

9 Kwalifikowany certyfikat (wg UoPE) certyfikat spełniający warunki określone w Ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w Ustawie. Logowanie rejestrowanie się do pracy w systemie albo tworzenie dziennika zdarzeń. Osoba składająca podpis elektroniczny (wg UoPE) osoba fizyczna posiadająca urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego, która działa w imieniu własnym albo w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. PIN osobisty kod identyfikacyjny pełniący role hasła uwierzytelniającego użytkownika wobec systemu informatycznego (w szczególności karty elektronicznej). Elektroniczny podpis kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem wydawanym przez odpowiednie centrum certyfikacji, składany jest przy pomocy specjalnego zestawu do złożenia podpisu czyli karty mikroprocesorowej oraz czytnika. Elektroniczny podpis niekwalifikowany podpis, który spełnia wymogi podpisu elektronicznego, oparty wyłącznie na danych autoryzujących, czyli zestawie danych identyfikujących podatnika, nie wymaga posiadania certyfikatu kwalifikowanego. Poświadczenie elektroniczne (wg UoPE) dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub logicznie z nimi powiązane, umożliwiają identyfikację podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne lub organu wydającego zaświadczenia certyfikacyjne, oraz spełniają następujące wymagania: są sporządzane za pomocą podlegających wyłącznej kontroli podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne lub organu wydającego zaświadczenie certyfikacyjne bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania poświadczenia elektronicznego, jakakolwiek zmiana danych poświadczonych jest rozpoznawalna. Poufność ochrona ważnych informacji przez nieuprawnionym ujawnieniem. Numer referencyjny indywidualny numer generowany przez system e-deklaracje przypisany dla dokumentu wysłanego w formie elektronicznej niezbędny do sprawdzenia statusu wysłanego dokumentu. Stacja robocza - to każdy komputer przeznaczony do bezpośredniej pracy (w odróżnieniu od serwera, który tylko udostępnia zdalnie usługi). W szczególności w sieciach komputerowych mianem tym określa się każdy komputer, który jest do tej sieci podłączony, a który nie służy wyłącznie do jej obsługi. Stacja robocza pojedyncza to każdy komputer przeznaczony do bezpośredniej pracy, na którym wykonuje się wszystkie operacje danego procesu. Token urządzenie elektroniczne służące do uwierzytelniania transakcji internetowych, najczęściej bankowych. Jego działanie polega na generowaniu ciągów cyfr za pomocą funkcji jednokierunkowej wykorzystującej dwa parametry - jeden stały dla konkretnego egzemplarza urządzenia, drugi zmienny - wprowadzany za pomocą klawiatury, wczytywany z ekranu monitora, bądź generowany na podstawie czasu. Niektóre modele tokenów są zabezpieczone przed użyciem za pomocą systemu haseł. UoPE Ustawa o Podpisie Elektronicznym. UPO Urzędowe Poświadczenie Odbioru potwierdzenie poprawnego złożenia zeznania do systemu e- Deklaracje. Uwierzytelnienie sprawdzenie tożsamości jednostki. Weryfikacja bezpiecznego podpisu elektronicznego (wg UoPE) czynności, które pozwalają na identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny, oraz pozwalają stwierdzić, że podpis został złożony za pomocą danych służących do składania podpisu elektronicznego przyporządkowanych do tej osoby, a także, że dane opatrzone tym podpisem nie uległy zmianie po złożeniu podpisu elektronicznego.

10

11 Przygotowanie programu do pracy Przygotowanie programu Sage Symfonia e-deklaracje do pracy ma bardzo duży wpływ na późniejszą efektywną i bezproblemową pracę z dokumentami elektronicznymi. Program Sage Symfonia e-deklaracje jest aktywowany na stanowisko. Dla wersji DEMO program ma przez 60 dni pełną funkcjonalność, ale deklaracje są wysyłane na bramkę testową i nie jest możliwe korzystanie z wyboru Zgłoszenie problemu widniejącego na liście menu Pomoc. Po upływie tego czasu program pozwala tylko zapisać e-deklarację oraz dodać miejsce zapisu e-deklaracji. Wersja pełna, ale nieaktywowana działa z pełną funkcjonalnością i współpracuje z produkcyjną bramką przez 60 dni. Po aktywacji pełna funkcjonalność powraca. Taki sposób działania pozwala na zakup licencji tylko dla stanowisk, z których e-deklaracje będą zarządzane i jednocześnie na integrację innych stanowisk tylko w zakresie generowania nowych deklaracji. Instalacja, konfiguracja programu i aplikacji z nim współpracujących w dużej mierze zależy od sposobu zarządzania firmą. Generalnie możemy wyodrębnić dwa systemy: praca na pojedynczej stacji roboczej i praca w sieci rozproszonej. Pojedyncze stanowisko Jest to najprostszy sposób współpracy programu z aplikacjami finansowo-księgowymi i kadrowo-płacowymi. Wszystkie aplikacje są zainstalowane na tym samym stanowisku i całość procesu generowania i zarządzania e-deklaracjami odbywa się na tej samej maszynie. Tam także deklaracje są składowane i przechowywane. Z uwagi na brak automatycznego systemu archiwizacji e-deklaracji należy pamiętać o zabezpieczeniu plików na niezależnym nośniku zgodnie z zasadami zabezpieczania danych. Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy dane stacji roboczej nie są systematycznie archiwizowane. Przy pracy jednostanowiskowej możemy wyróżnić dwa przypadki: na stacji pracuje jedna osoba, która zarówno generuje i przesyła z aplikacji finansowo-księgowych lub kadrowo-płacowych e-deklaracje, jak również nimi później zarządza, oraz gdy na stacji pracuje kilka osób i jest określony zakres zadań i poziomów dostępu do operacji. W obu przypadkach instalacja i aktywacja programu przebiega identycznie. Program należy zainstalować na stacji, a następnie w ciągu 60 dni aktywować. Szczegółowe informacje na temat instalacji, aktywacji i rejestracji programu znajdują się na dysku instalacyjnym programu oraz w dokumentacji elektronicznej zainstalowanej z programem w pliku Aktywacja. Różne są jedynie uprawnienia użytkowników w poszczególnych aplikacjach lub do poszczególnych operacji oraz być może miejsce składowania e-deklaracji. Informacja o ustalaniu poziomów uprawnień znajduje się w dokumentacji do poszczególnych aplikacji.

12 Konfiguracja katalogów Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 12 W celu wysłania przygotowanej e-deklaracji należy ją (plik XML-owy o strukturze określonej dla składanych deklaracji elektronicznych) umieścić w katalogu docelowym, tam gdzie deklaracje generowane w aplikacjach będą dostępne dla osoby, która ma uprawnienia do ich podpisywania i wysyłania. W konfiguracji, w której program e-deklaracje jest zainstalowany i aktywowany na tym samym stanowisku roboczym, na którym są generowane deklaracje elektroniczne z programu finansowo-księgowego i kadrowopłacowego Sage Symfonia lub Sage Symfonia Start określenie warunków współpracy ogranicza się do ustawienia wspólnej ścieżki dostępu do katalogu głównego, w którym będą przechowywane e-deklaracje oraz pliki z nimi powiązane. Po zainstalowaniu i pierwszym uruchomieniu programu e-deklaracje pojawia się okno informacyjne, że nie określono miejsca zapisu e-deklaracji. Rys. 1 Sage Symfonia e-deklaracje Komunikat informujący o braku określonego miejsca do zapisu e-deklaracji. Użytkownik może wybrać przycisk Nie, co spowoduje automatyczne ustawienie domyślnej lokalizacji przechowywania plików XML deklaracji, jako katalog z dokumentami w profilu użytkownika w podkatalogu...\sage\e-deklaracje. Wysłane deklaracje z podpisem, potwierdzeniem wysłania oraz plik potwierdzenia UPO przechowywane będą w podkatalogu...\sage\e-deklaracje\bramka. Jest to zalecane, gdy osoba generująca e-deklaracje jednocześnie nimi zarządza (sprawdza poprawność, podpisuje, wysyła, itp.). Rys. 2 Okno katalogów po zainstalowaniu programu Sage Symfonia e-deklaracje. Rys. 3 Okno katalogów po eksporcie e-deklaracji firmy Demo_mk z programu Mała Księgowość. W przypadku, gdy z jednego stanowiska korzysta klika osób np. jedna generuje e-deklaracje, a inna nimi zarządza, należy określić wspólne miejsce przechowywania deklaracji elektronicznych. W tym wypadku należy wybrać przycisk Tak.

13 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 13 W oknie Ustawienia określa się tylko główny katalog (root), w którym zostaną zapisane wszystkie e-deklaracje dla danej instalacji. Nie jest konieczne oddzielne podawanie katalogu dla plików wymiany z bramką. Program będzie zapisywał je w podkatalogu Bramka utworzonym w katalogu, w którym znajduje się odpowiadająca im e-deklaracja. Rys. 4 Okno Ustawienia - domyślne ścieżki zapisu e-deklaracji. Dla efektywniejszego zarządzania dokumentami, generowane w aplikacjach deklaracje nie są zapisywane bezpośrednio w podanym przez użytkownika katalogu, lecz w utworzonych przez program e-deklaracje podkatalogach. Dwupoziomowa struktura podkatalogów jest tworzona automatycznie z parametrów podawanych przez program finansowo-księgowy i kadrowo-płacowy Sage Symfonia lub Sage Symfonia Start podczas tworzenia e-deklaracji. Poziom pierwszy to skrót firmy lub grupy firm, z której generowana jest deklaracja, a drugi to kod programu, który ją wygenerował (MKP, FKP, itd.). Występujące w kodzie firmy znaki specjalne zostaną zastąpione w nazwie katalogu dla e-deklaracji podkreśleniami. Przykładowo nazwa katalogu dla e-deklaracji firmy o kodzie PHU Valimid będzie miała wygląd: PHU_Valimid_. Zintegrowana współpraca programu e-deklaracje z programami finansowo-księgowym i kadrowo płacowym Sage Symfonia oraz Sage Symfonia Start została szczegółowo opisana w dokumentacji tych programów. W dowolnym momencie można zmienić miejsce składowania e-deklaracji. Aby zmienić miejsce składowania i przechowywania deklaracji należy w oknie głównym programu wybrać z menu Narzędzia polecenie Ustawienia lub wskazać przycisk widocznym na pasku narzędziowym. Rys. 5 Okno główne programu e-deklaracje - wybór Ustawienia z menu Narzędzia. W oknie Ustawienia można wybrać inną lokalizację składowania plików z deklaracjami. Po zaakceptowaniu modyfikacji pojawi się okno z prośbą o potwierdzenie wyboru oraz komunikatem o możliwych skutkach zmiany lokalizacji.

14 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 14 Rys. 6 Okno z komunikatem informującym o skutkach zmiany miejsca zapisu e-deklaracji. Wybierając przycisk Nie można zrezygnować z wprowadzania zmiany miejsca zapisu i powrócić do poprzedniego stanu. Wybierając opcje Tak należy liczyć się z możliwością utraty informacji o wygenerowanych deklaracjach w aplikacjach zintegrowanych z programem e-deklaracje. Zmiana lokalizacji spowoduje również, że deklaracje składowane w poprzednim miejscu nie będą widoczne w programie. Jeżeli musimy zmienić miejsce składowania deklaracji, a nie chcemy utracić powiązań w programach należy zakończyć pracę tych programów na wszystkich stanowiskach współpracujących z aplikacją e-deklaracje. Następnie należy przekopiować do nowej lokalizacji dane z katalogu głównego programu e-deklaracje wraz ze strukturą katalogów. Po przekopiowaniu danych należy uruchomić na wszystkich stanowiskach program e-deklaracje, a następnie zmienić na każdym ze stanowisku lokalizację na nową. Należy pamiętać o zachowaniu praw do katalogu głównego (Root) dla wszystkich użytkowników uprawnionych do pracy z programem. Dopiero wtedy można uruchomić programy na wszystkich stanowiskach. Zmianę miejsca lokalizacji na stanowiskach roboczych można przeprowadzić również po wygaśnięciu aktywacji programu. Otwierając program po wygaśnięciu aktywacji pojawi się komunikat: Rys. 7 Komunikat o wygaśnięciu aktywacji czasowej. Po wybraniu przycisku OK otworzy się okno Informacje o aktywacji (Rys. 8), w którym można zarejestrować program, aktywować stację roboczą, zmienić licencję i uzyskać informacje o współpracy z innymi programami Sage Symfonia lub/i Sage Symfonia Start. W zależności od zakupionej licencji (opcji), Sage Symfonia e-deklaracje może współpracować z programami: Sage Symfonia oraz Sage Symfonia Start lub tylko programami Sage Symfonia Start. Program nie będzie współpracować z aplikacjami Symfonia Start w wersjach 2014.x i wcześniejszej. Rys. 8 Okno Informacje o aktywacji.

15 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 15 Wybranie przycisku OK spowoduje pojawienie się okna komunikatu: Rys. 9 Komunikat z propozycją zmiany lokalizacji składowania e-deklaracji. Wybór przycisku Tak otwiera okno Ustawienia, w którym można zmienić lokalizację składowania deklaracji. Zmiana folderu z deklaracjami spowoduje, że deklaracje w dotychczasowej lokalizacji nie będą widoczne w programie. Może również spowodować utratę informacji o wygenerowanych deklaracjach w aplikacjach zintegrowanych z programem Sage Symfonia e-deklaracje. Po zmianie lokalizacji pojawi się komunikat: Rys. 10 Komunikat potwierdzający zmianę lokalizacji składowania e-deklaracji. Po wybraniu przycisku OK program zakończy działanie, ale serwis zintegrowany z aplikacjami będzie działał przesyłając deklaracje do nowej lokalizacji. W oknie Ustawienia określa się miejsce, do którego mają być przesłane e-deklaracje. Rys. 11 Okno Ustawienia wybór bramki, na którą będą wysyłane deklaracje. W pełnej, aktywowanej wersji programu możliwy jest wybór bramki, na którą chcemy wysłać deklaracje. Może być to Bramka Ministerstwa Finansów służąca do celów produkcyjnych, na którą przesyła się e- deklaracje w normalnym trybie lub Bramka testowa, służąca celom testowym i ćwiczebnym. Po wybraniu Bramki testowej i próbie wysłania deklaracji program wyświetla komunikat z pytaniem: Rys. 12 Okno z prośbą o potwierdzenie zamiaru wysłania wybranej deklaracji na bramkę testową. Jeżeli zatwierdzi się wybór przyciskiem Tak, deklaracja zostanie przesłana na bramkę testową.

16 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 16 Deklarację przesłaną na bramkę testową Ministerstwo Finansów uważa się za niewysłaną. Jeżeli deklaracja ma być wysłana na bramkę produkcyjną należy wybrać Nie, a następnie zmienić w oknie Ustawienia bramkę na: Bramka Ministerstwa Finansów. Wersje demonstracyjne i edukacyjne programu mogą wysyłać deklaracje tylko na bramkę testową. W tym przypadku, wybór w oknie ustawień opcji Bramka Ministerstwa Finansów poskutkuje pojawieniem się komunikatu, iż posiadana licencja nie pozwala na wysyłanie e-deklaracji na bramkę Ministerstwa Finansów. Konieczna jest wówczas zmiana ustawień bramki. Rys. 13 Okno z informacją o ograniczeniach wersji programu. Upłyniecie limitu czasu pracy na danym stanowisku uniemożliwi wysyłanie e- deklaracji oraz ich potwierdzanie z obu bramek. W oknie Ustawienia określa się również sposób weryfikacji składanych e-deklaracji. Ustawienia zostaną zapamiętane dla Użytkownika wprowadzającego zmiany. Rys. 14 Okno Ustawienia - wybór rodzaju weryfikacji e-deklaracji. Jeśli Użytkownik posiada podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, to wybiera opcje weryfikacji: Podpisu kwalifikowanego. Jeżeli wysyłane e-deklaracje będą weryfikowane za pomocą danych autoryzacyjnych, to należy wskazać opcję drugą: Danych autoryzujących. Autentyczność deklaracji/wniosku elektronicznego oparty jest wówczas na zestawie następujących cech informacyjnych podatnika składającego zeznanie: identyfikator podatkowy (NIP lub PESEL), imię (pierwsze), nazwisko, data urodzenia, kwota przychodu wskazana w zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniej niż rok, w którym są składane deklaracje/wniosek albo wartość 0 (zero), w przypadku gdy za rok o dwa lata wcześniej niż rok podatkowy, w którym są składane deklaracje/wniosek nie zostało złożone żadne z zeznań lub rocznych obliczeń. W oknie Ustawienia istnieje możliwość określenia, czy przed podpisem deklaracji ma zostać wyświetlony jej podgląd.

17 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 17 Rys. 15 Okno Ustawienia wyłączenie podglądu deklaracji przed podpisaniem. Zaznaczenie opcji Wyłącz podgląd deklaracji przed podpisaniem spowoduje, że w chwili podpisywania deklaracji nie będzie wyświetlane każdorazowo okno z podglądem deklaracji.

18 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 18 Praca z programem Sage Symfonia e-deklaracje w strukturze sieciowej Przy pracy w sieci, gdzie programy są zainstalowane na różnych stanowiskach zalecaną metodą działania jest instalacja programu e-deklaracje na wszystkich stanowiskach, na których będą generowane deklaracje, niezależnie czy zarządzanie tymi deklaracjami będzie prowadzone na tych stacjach, czy nie. Instalując program Sage Symfonia e-deklaracje należy wprowadzić na wszystkich stanowiskach numer seryjny przyporządkowany firmie, natomiast aktywować program tylko na tych stanowiskach, na których będzie on używany, jako oddzielna aplikacja. Mogą to być stanowiska zupełnie inne niż te z aplikacjami, albo te same. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia pracę nie zwiększając kosztów, gdyż nie ma obowiązku kupowania tylu licencji, ile jest stanowisk aplikacji, które chcemy zintegrować. Nie należy instalować wersji DEMO do celów produkcyjnych, ponieważ ta wersja programu współpracuje z bramką testową, a nie bramką produkcyjną Ministerstwa Finansów. Deklarację przesłaną na bramkę testową uważa się za niewysłaną. Po upływie 60 dni od instalacji program e-deklaracje na stanowiskach nieaktywowanych przestanie działać, natomiast zintegrowany serwis tej aplikacji dalej będzie umożliwiał dodawanie nowych e-deklaracji, usuwanie, otwieranie formatki i pokazywanie listy deklaracji. Nie będzie jednak możliwe podpisywanie oraz współpraca z bramką (wysyłanie i odbieranie potwierdzeń oraz statusów) z tych końcówek. Żeby móc współpracować z bramką i uruchamiać program e-deklaracje konieczna jest aktywacja stanowiska. Sposób aktywacji programu nie zmienia się, sprzedawana jest licencja na stanowisko. W przypadku pracy wielostanowiskowej, gdzie są zarówno stanowiska generujące deklaracje, generujące i zarządzające e-deklaracjami, jak i tylko zarządzające, należy określić wspólny katalog składowania dokumentów. Najlepszym rozwiązaniem byłby katalog na dysku sieciowym, który jest cyklicznie archiwizowany. Zapewni to bezpieczeństwo przechowywanym dokumentom. Sposób tworzenia katalogów opisano w poprzednim podrozdziale. Jeśli na stanowisku nie zainstalowano programu e-deklaracje (nie ma obiektu COM) to aplikacje finansowoksięgowe i kadrowo-płacowe Sage będą działać tak jak dotychczas w trybie niezintegrowanym. Czyli aplikacja będzie zapisywać XML-e deklaracje w miejscu wskazanym przez użytkownika. Tryb pracy niezintegrowany, gdzie na stanowiskach generujących e-deklaracje nie jest instalowany program e-deklaracje, a zarządzanie wygenerowanymi deklaracjami odbywa się na oddzielnej stacji roboczej jest możliwy, aczkolwiek niezalecany i niewspierany. W takim przypadku dobrze byłoby w miejscu składowania deklaracji odtworzyć strukturę katalogów przedstawioną w poprzednim rozdziale. Pozwoli to na sprawne zarządzanie e-deklaracjami z poziomu programu e-deklaracje, pomimo braku integracji. Przykład W firmie Supernowa prowadzi się dużo rozliczeń zarówno finansowo-księgowych jak i kadrowo-płacowych. Rozliczenia prowadzone są w oparciu o programy firmy Sage. W związku z prowadzoną działalnością musi przesyłać wiele dokumentów do Urzędów Skarbowych. Aby usprawnić proces przesyłanie tych dokumentów zakupiła program e-deklaracje przesyłający te deklaracje w formie elektronicznej bezpośrednie do bramki Ministerstwa Finansów. W firmie jest działająca sieć komputerowa, do której podłączone są wszystkie stanowiska robocze. Na części tych stanowisk pracuje dział finansowo-księgowy generując e-deklaracje dla tego obszaru działania. Główna księgowa podpisuje, wysyła deklaracje i odbiera potwierdzenia, ale równocześnie generuje niektóre e- deklaracje. Niezależnie w dziale kadrowo-płacowym generowane są deklaracje dla tego obszaru działalności, a dyrektor Działu Personalnego podpisuje wygenerowane tam deklaracje. Zarząd firmy zdecydował o rozdzielności działań obu działów. W tym przypadku firma powinna zakupić dwie licencja na stanowiska, jedną dla Głównej Księgowej, drugą dla dyrektora Działu Personalnego. Programy powinny zostać zainstalowane na tych stanowiskach, a następnie aktywowane. Na wszystkich pozostałych stanowiskach powinny zostać zainstalowane pełne wersje programu, ale bez aktywacji. Zgodnie z wolą Zarządu deklaracje z obszaru finansowo-księgowego powinny znaleźć się w innej lokalizacji niż deklaracje działu kadrowo-płacowego, należy więc, konfigurując programy, wybrać różne miejsca składowania deklaracji. Dla bezpieczeństwa danych wybieramy dysk sieciowy, którego dane są systematycznie archiwizowane.

19 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 19 Na stanowisku pracy Głównej Księgowej uruchamiamy program Sage Symfonia e-deklaracje i wybieramy Ustawienia, aby wprowadzić wybraną lokalizację np.: Rys. 16 Okno Ustawienia miejsce składowania e-deklaracji finansowo-księgowych. Gdzie sieć\dane\finanse_ksiegowosc jest miejscem sieciowym dla składowania deklaracji finansowoksięgowych przez program e-deklaracje. Dokładnie takie same ustawienia wybieramy na stanowiskach, na których będą generowane deklaracje finansowo-księgowe. Następnie powtarzamy te czynności dla stanowiska dyrektora Działu Personalnego i stanowisk kadrowopłacowych wybierając jednak inną lokalizację (Rys. 17). Rys. 17 Okno Ustawienia - miejsce składowania e-deklaracji kadrowo-płacowych. Dla modelu wielostanowiskowego danej firmy wygenerowanie pierwszej e-deklaracji w programie automatycznie stworzy strukturę składowanie deklaracji dla tego programu w określonej przez nas lokalizacji. Wszystkie później generowane deklaracje będą w tej strukturze przechowywane. Przykładowo dla e-deklaracji finansowo-księgowych w przykładowej firmie będzie to: sieć\dane\finanse_ksiegowosc\supernowa\fk\ Zaś dla e-deklaracji kadrowo-płacowych w przykładowej firmie będzie to: sieć\dane\kadr_place\supernowa\kd\ Przy takich ustawieniach programów osoby pracujące w dziale finansowo-księgowym będą widziały tylko deklaracje wygenerowane w swoim dziale. To samo odnosi się do działu kadrowo-płacowego. Jeżeli jedna z osób upoważnionych do podpisywania i wysyłania e-deklaracji w firmie np. dyrektor Działu Personalnego jest na urlopie, to druga (Główny Księgowy), jeżeli ma odpowiednie uprawnienia może, zmieniając katalog, zarządzać deklaracjami z innego obszary, w tym wypadku kadrowo-płacowego. Należy tylko pamiętać, że zmieniając katalog wszystkie wygenerowane w tym czasie deklaracje przez tą osobę będą składowane w tym katalogu.

20 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 20 Konfiguracja zapory sieciowej Ze stacji roboczej, na której ma działać Sage Symfonia e-deklaracje musi istnieć możliwość połączenia się z następującymi adresami: Ustawienia sieciowe dla programu e-deklaracji decydujące o połączeniu bezpośrednim lub z użyciem serwera Proxy pobierane są z ustawień Opcji internetowych przeglądarki Microsoft Internet Explorer. W celu pobierania plików.xsd przy walidacji plików.xml, musi być odblokowany protokół http. Aby protokoły https (z użyciem szyfrowania SSL) oraz http (bez szyfrowania) mogły funkcjonować, do wyjątków zapory należy dodać porty o numerach 443 oraz 80. Program Sage Symfonia e-deklaracje jest zgodny z wymaganiami systemu e-deklaracje opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów wersja Szczegółowe informacje zawierające opisy techniczne ustawień umożliwiających połączenia znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów:

21 Zarządzanie e-deklaracjami Filtrowanie i sortowanie e-deklaracji Po uruchomieniu programu Sage Symfonia e-deklaracje pojawia się okno Filtr e-deklaracji (Rys. 18). Rys. 18 Okno Filtr e-deklaracji. Filtr pozwala na efektywne wyszukiwanie e-deklaracji w zależności od zadanych warunków wyszukiwania. Przy ustawieniach pokazanych na powyższym rysunku pokażą się wszystkie e-deklaracje, które znajdują się w katalogu głównym (Root) określonym w trakcie instalacji i konfiguracji programu, jak również w podkatalogach, niezależnie od firmy, dla której były generowane, programu, w jakim były utworzone, NIP-u podatnika, typu deklaracji, celu złożenia, okresu, dla jakiego zostały wygenerowane czy statusu w procesie przesyłania. W oknie Filtr e-deklaracji można zdefiniować warunki, dla jakich w oknie e-deklaracje pojawią się lub mają się nie pojawić deklaracje. Zbiór deklaracji W tym polu można określić firmę lub grupę firm (dla MKP), której deklaracje mają pojawić się w oknie głównym programu Sage Symfonia e-deklaracje. Jest to również nazwa katalogu, gdzie znajduje się folder z e-deklaracjami dla tej firmy.

22 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 22 Moduł Tu można określić program, z którego będą wybierane deklaracje, które mają pojawić się w oknie. Jest to jednocześnie nazwa folderu z e-deklaracjami. NIP podatnika Podczas pracy z programem w tym polu można wpisać lub wybrać z listy NIP podatnika/płatnika, dla którego były generowane deklaracje. Typ deklaracji W tym polu można określić typ deklaracji, jakie chcemy zobaczyć w oknie (np. VAT-7). Cel złożenia Tu można określić cel złożenia deklaracji: złożenie informacji lub korekta informacji. Rok W tym polu można wpisać lub wybrać z listy rok, z którym związane mają być deklaracje w oknie. Kwartał W tym polu wyboru można zaznaczyć kwartał, z którym mają być związane deklaracje. Miesiące W tym polu wyboru można zaznaczyć miesiąc, z którym mają być związane deklaracje. Wszystkie Wybór tego przycisku powoduje wybór pełnego zakresu czasowego (zaznaczenie wszystkich pól). Wyczyść Wybór tego przycisku powoduje wyczyszczenie wszystkich pól i ułatwia wybór konkretnego przedziału czasowego, z jakim związane są deklaracji, które mają pojawić się w oknie. Status deklaracji Te pola pozwalają wyświetlić na liście deklaracje o określonym statusie w trakcie procesu przesyłania e-deklaracji: Poprawne, Podpisane, Wysłane, Potwierdzone. Jest to pole trójstanowe: Taki wygląd pola znaczy, że będą wyświetlane wszystkie deklaracje o danym statusie, niezależnie od ich stanu. Taki wygląd pola znaczy, że będą wyświetlane tylko deklaracje, które mają ten status. Taki wygląd pola znaczy, że nie będą wyświetlane deklaracje o danym statusie. Jeżeli nie wybrano żadnego filtru, to w oknie pojawią się wszystkie deklaracje wygenerowane w programach i przesłane do programu Sage Symfonia e-deklaracje. Rys. 19 Okno programu Sage Symfonia e-deklaracje z listą e-deklaracji.

23 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 23 W poszczególnych kolumnach są wyświetlane dane identyfikujące deklarację: Nazwa deklaracji Nazwa identyfikująca deklaracje w programie. Przed nazwą będą się pojawiać ikonki opisujące stan deklaracji: Deklaracja niepoprawna. Opis błędów znajduje się w oknie informacji o e-deklaracji w polu tekstowym Status. Deklaracje poprawna. Deklaracja podpisana. Deklaracja wysłana. Deklaracja została potwierdzona. Deklaracja odrzucona. Zbiór Dla jakiej grupy firm została wygenerowana deklaracja. Moduł Z jakiego programu deklaracja została wygenerowana. Rodzaj W tej kolumnie pojawia się identyfikator rodzaju deklaracji. Za okres Data za jaki okres nastąpiło rozlicznie. Cel Określa cel wygenerowania deklaracji: czy jest to złożenie deklaracji, czy też korekta. Nazwa płatnika/podatnika Identyfikuje płatnika lub podatnika w imieniu, którego jest składana deklaracja. NIP Numer NIP-u podatnika lub płatnika. Podpisana Znak OK w tej kolumnie informuje, że deklaracja została prawidłowo podpisana. Wysłana Znak OK w tej kolumnie informuje, że deklaracja została prawidłowo wysłana. Kiedy wysłana Data wysłania deklaracji. Potwierdzona Znak OK w tej kolumnie informuje, że deklaracja została prawidłowo potwierdzona. Status W tej kolumnie pojawia się informacja o obecnym statusie e-deklaracji w procesie przesyłania. Klikając w nagłówek kolumny można sortować deklaracje na liście, co ułatwia ich grupowanie w celu wykonywania dalszych operacji. Po wskazaniu kursorem myszy na nazwę deklaracji na liście program podaje status wybranej e- deklaracji wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi wyświetlonego statusu.

24 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 24 Zarządzanie e-deklaracjami Odświeżanie listy e-deklaracji Aby być pewnym, że wszystkie deklaracje, na których będą wykonywane operacje znajdują się na liście w oknie programu e-deklaracji należy odświeżyć listę deklaracji używając przycisku. Sprawdzanie poprawności e-deklaracji Przed podpisaniem i wysłaniem deklaracji warto sprawdzić jej poprawność oraz zgodność ze schemą poprzez zaznaczenie na liście odpowiedniej e-deklaracji i użycie przycisku [Ctrl+K] lub wybrać polecenie Sprawdź z menu podręcznego. Program sprawdzi poprawność. Jeżeli deklaracja jest poprawna to przy dokumencie pojawi się ikona i będzie można ją podpisać oraz wysłać. Jeżeli e-deklaracja jest niepoprawna, to poprzedzona będzie ikoną, a deklarację należy poprawić. Wybierając Szczegóły deklaracji [CTRL+Enter] na zakładce Ogólne w polu Status będą znajdowały się informacje dlaczego danej deklaracji nie można podpisać. Usuwanie deklaracji W przypadku, gdy deklaracja zawiera błędy lub jest niezgodna ze schematem, można ją usunąć, a następnie wygenerować poprawną. Aby usunąć deklarację należy w oknie e-deklaracja zaznaczyć ją na liście, a następnie użyć przycisku [Ctrl+D] lub wybrać polecenie Usuń z menu podręcznego. Nie można usunąć e- deklaracji, która została podpisana, wysłana i potwierdzona. W takim przypadku należy wygenerować deklaracje w formie korekty, sprawdzić jej poprawność, podpisać, wysłać i potwierdzić. Usuwanie e-deklaracji poprzedzone jest komunikatem a proces usuwania należy potwierdzić przyciskiem Tak. Podpisywanie e-deklaracji [Ctrl+S] lub wy- Po pojawieniu się na liście wybranej deklaracji należy ją zaznaczyć i wskazać przycisk brać polecenie Podpisz z menu podręcznego. W zależności od wybranego w ustawieniach sposobu weryfikacji e-deklaracji pojawi się okno Wybór certyfikatu lub okno Dane autoryzujące. W sytuacji, gdy Użytkownik zdecydował się na weryfikację deklaracji danymi autoryzacyjnymi pojawia się okno Dane autoryzacyjne (Rys. 20), w którym należy uzupełnić dane identyfikujące. Autentyczność deklaracji/wniosku elektronicznego następuje w tym przypadku w oparciu o następujący zestaw cech informacyjnych podatnika: identyfikator podatkowy (NIP lub PESEL), imię (pierwsze), nazwisko, data urodzenia, kwota przychodu wskazana w zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniej niż rok, w którym są składane deklaracje/wniosek albo wartość 0 (zero), w przypadku gdy za rok o dwa lata wcześniej niż rok podatkowy, w którym są składane deklaracje/wniosek nie zostało złożone żadne z zeznań lub rocznych obliczeń. Rys. 20 Okno Dane autoryzacyjne. Podczas wysyłania kolejnych e-deklaracji będzie wyświetlane okno Dane autoryzacyjne. Użytkownik weryfikuje poprawność danych podmiotu. Chcąc przejść do dalszego etapu wysyłania deklaracji potwierdza to przyciskiem Dalej.

25 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 25 Podpisując e-deklarację danymi autoryzacyjnymi należy zwrócić uwagę na wielkość liter w polach Imię i Nazwisko. Wielkość liter w podpisie musi być zgodna z danymi w pliku xml - dane widoczne są również na zakładce Szczegóły. Niezgodność owych informacji poskutkuje negatywną weryfikacją podpisu niekwalifikowanego. Wprowadzone dane autoryzacyjne podatnika/płatnika zostaną zapamiętane, a jedynie co roku będzie występowała konieczność zmiany kwoty dotyczącej zeznania podatkowego. Jeśli w ustawieniach został wybrany sposób weryfikacji e-deklaracji za pomocą podpisu kwalifikowanego, to podczas wysyłania e-deklaracji wyświetli się okno Wybór certyfikatu. W oknie tym określa się sposób uwierzytelnienia wysyłanej e-deklaracji. Do wyboru są trzy metody uwierzytelniania: poprzez pobranie certyfikatu z Magazynu Certyfikatu, wskazanie pliku zawierającego certyfikat i import certyfikatu z czytnika. Podpisywanie deklaracji przy pomocy certyfikatu z Magazynu Certyfikatów. Aby użyć certyfikatu uwierzytelniającego znajdującego się w magazynie certyfikatów należy określić jego lokalizację. Jeżeli magazyn certyfikatów znajduje się w obszarze publicznym lokalnego komputera, należy wybrać z listy Lokalny komputer, jeżeli zaś znajduje się w obszarze prywatnym zalogowanej osoby, trzeba wybrać lokalizację Użytkownika. W polu Magazyn należy wybrać typ magazynu, w którym przechowywane są certyfikaty. W polu Certyfikat trzeba wybrać certyfikat, który będzie uwierzytelniał przesyłane deklaracje elektroniczne. Rys. 21 Okno Wybór certyfikatu - zakładka Magazyn Certyfikatów z wybranym certyfikatem do podpisu. Przepisy prawa wymagają, aby osoba podpisująca obejrzała i zaakceptowała dokument, który podpisuje. Użycie przycisku Dalej otworzy okno z podglądem dokumentu. Rys. 22 Podgląd e-deklaracji przed podpisaniem.

26 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 26 Aby podpisać deklaracje należy użyć przycisku Podpisz. Można zrezygnować z podpisania e-deklaracji używając przycisku Anuluj. W sytuacji, kiedy w Ustawieniach programu wybrana została opcja Wyłącz podgląd deklaracji przed podpisaniem, okno z podglądem dokumentu nie zostanie wyświetlone. Pojawi się komunikat z prośbą o potwierdzenie podpisania wybranych deklaracji. Rys. 22 Potwierdzenie podpisania wybranych deklaracji W dalszym kroku w zależności od posiadanego oprogramowania systemowego do zarządzania certyfikatami mogą się pojawić różne okna logowania do certyfikatu. Przykładowo: Rys. 23 Okno logowania do certyfikatu przy pomocy oprogramowania pro centrum CardManager. Rys. 24 Okno logowania do certyfikatu przy pomocy oprogramowania CryptoCard Suite. W obu przypadkach mechanizm jest podobny, należy wprowadzić PIN i wybrać OK. Po pozytywnej autoryzacji w oknie programu, w kolumnie Podpisana pojawi się sygnatura OK, a w kolumnie Status będzie widniało słowo Podpisana. Podpisywanie deklaracji za pomocą pliku z certyfikatem Aby użyć certyfikatu zawartego w pliku należy wybrać zakładkę Plik, a następnie wpisać w polu Wskaż plik zawierający certyfikat ścieżkę dostępu do tego pliku. Można również użyć przycisku Przeglądaj i w oknie Otwieranie wyszukać plik certyfikatu. Plik może zawierać hasło zabezpieczające dostęp do certyfikatu. W takim przypadku należy wpisać je w pole Hasło.

27 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 27 Rys. 25 Okno Wybór certyfikatu - zakładka Plik, na której następuje wybór certyfikatu. Po wpisaniu hasła należy użyć przycisku Dalej. Podpisywanie deklaracji przy pomocy certyfikatu z czytnika kart Jeżeli posiadamy certyfikat zapisany na karcie elektronicznej należy wybrać trzecią metodę. Dla prawidłowego przeprowadzenie tego procesu musi być zainstalowany w systemie czytnik kart chipowych. Proces instalacji czytnika trzeba przeprowadzić zgodnie z zaleceniami producenta. Jeżeli czytnik został prawidłowo zainstalowany, należy włożyć do niego kartę z zapisanym certyfikatem i wybrać w oknie Wybór certyfikatu zakładkę Czytnik. Rys. 26 Okno Wybór certyfikatu - zakładka Czytnik. Po użyciu przycisku Importuj z czytnika pojawi się okno Wybierz token. Rys. 27 Okno Wybierz token. W oknie tym można wybrać token, czyli urządzenie elektroniczne służące do uwierzytelnienia przesyłu e- deklaracji. Jeżeli panel Tokeny, pomimo włożenia karty pozostaje puste, należy ponownie włożyć kartę, a następnie użyć przycisku Odśwież. Zaznaczenie pola wyboru Pokaż tylko czytniki zawierające karty powoduje wyświetlenie tylko tych czytników, które mają prawidłowo włożone i odczytane karty.

28 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 28 Po wybraniu tokenu, z którego ma być pobrana certyfikat należy wybrać przycisk OK. Rys. 28 Okno Wybierz certyfikat. W tokenie może być zapisanych kilka certyfikatów, które zostaną wyświetlone w formie listy. Należy wybrać właściwy certyfikat, a następnie zatwierdzić wybór przyciskiem OK. Rys. 29 Okno Wprowadź PIN do karty. W oknie Wprowadź PIN do karty dla bezpieczeństwa autoryzuje się dostęp do tokenu numerem kodu PIN. Po wprowadzeniu numeru PIN, zaakceptowaniu operacji przyciskiem OK i pozytywnej autoryzacji, w oknie listy e-deklaracji w kolumnie Podpisana pojawi się sygnatura OK, a przy deklaracji pojawi się ikonka. Podpisywać można również deklaracje niesprawdzone. Program automatycznie weryfikuje poprawność deklaracji. Jeżeli deklaracja zawiera błędy to pojawi się przed nią ikona. Wysyłanie e-deklaracji do Urzędu Skarbowego Aby wysłać podpisaną deklarację do Urzędu Skarbowego, należy zaznaczyć ją na liście e-deklaracji, a następnie użyć przycisku [Ctrl+W] lub wybrać polecenie Wyślij z menu Narzędzia. Jeżeli proces wysyłania deklaracji przebiegł prawidłowo, to w kolumnie Wysłana powinno pojawić się OK, a w kolumnie Kiedy wysłana data i godzina wysłania, zaś przy deklaracji pojawi się ikonka. Może się zdarzyć, że przy walidacji pliku XML przed wysłaniem deklaracji lub pobraniem UPO system poprosi użytkownika o autoryzację do serwera Proxy. Rys. 30 Okno autoryzacji do serwera Proxy. W takim przypadku należy się autoryzować w systemie wpisując swój login i hasło domenowe. W wyniku przesłania dokumentu do systemu, osoba wysyłająca otrzymuje zwrotnie numer referencyjny dokumentu (identyfikator), numer statusu i opis statusu. Wszystkie te informacje można obejrzeć w oknie listy e-deklaracji.

29 Potwierdzanie przyjęcia e-deklaracji Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 29 Aby uzyskać potwierdzenie przyjęcia deklaracji przez Urząd Skarbowy, należy zaznaczyć deklarację na liście, a następnie użyć przycisku [CTRL+N] lub wybrać polecenie Potwierdź z menu Narzędzia. W wyniku potwierdzenia przyjęcia deklaracji do systemu, osoba wysyłająca otrzymuje potwierdzenie z numerem i opisem statusu oraz dokument UPO w formacie XML z potwierdzeniem przyjęcia. Przy deklaracji pojawi się ikonka, a w kolumnie Status informacja Potwierdzona. Wszystkie te wiadomości można obejrzeć w oknie e-deklaracji. Rys. 31 Okno programu z listą e-deklaracji o statusie Potwierdzona. Okno informacji o stanie e-deklaracji Okno informacji o stanie e-deklaracji pozwala przeprowadzić wszystkie opisane wcześniej operacje związane z przesyłaniem deklaracji elektronicznej, a dodatkowo umożliwia obejrzenie szczegółowych informacji związanych z wybraną deklaracją i jej stanem w danym momencie. Okno pojawia się w programie po podwójnym kliknięciu na wybranej deklaracji, zaznaczeniu wybranej e-deklaracji i użyciu ikonki [Ctrl+Enter], lub wybraniu polecenia Szczegóły z menu podręcznego. W oknie deklaracji, podobnie jak w oknie głównym programu, można wykonać wszystkie operacje związane z wybraną deklaracją: sprawdzić jej poprawność, usunąć, podpisać i wysłać deklaracje oraz otrzymać potwierdzenie przesłania.

30 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 30 Rys. 32 Okno informacji o e-deklaracji panel Ogólne po wygenerowaniu e-deklaracji. W panelu Ogólne można zobaczyć nazwę deklaracji, z jaką firmą lub grupą firm jest związana oraz z jakiego programu została wygenerowana. Tu także można ustalić, jaki jest obecny status deklaracji. W panelu Szczegóły można uzyskać więcej informacji związanych z deklaracją, tj.: typ deklaracji, okres, za jaki została wystawiona, cel złożenia oraz szczegółowe dane podatnika/płatnika. Rys. 33 Okno informacji o e-deklaracji panel Szczegóły. W panelu Deklaracja XML można przejrzeć zawartość pliku XML deklaracji.

31 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 31 Rys. 34 Okno informacji o e-deklaracji panel Deklaracja XML. W panelu Deklaracja (podgląd) można zobaczyć deklarację w postaci graficznej według wzoru udostępnionego online przez Ministerstwo Finansów. Rys. 35 Okno informacji o e-deklaracji panel Deklaracja (podgląd).

32 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 32 Podgląd dostępny jest tylko dla najnowszych wersji deklaracji. W przypadku braku wzoru dla danej deklaracji pojawi się stosowny komunikat. Ponieważ wzory deklaracji pobierane są online ze źródeł Ministerstwa Finansów, podgląd dostępny jest tylko przy aktywnym połączeniu z Internetem. Po skutecznym podpisaniu e-deklaracji, w panelu Ogólne pole wyboru Deklaracja podpisana zostaje automatycznie zaznaczone oraz pojawiają się szczegółowe informacje dotyczące podpisu elektronicznego, dla deklaracji weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po użyciu przycisku Pokaż certyfikat można obejrzeć szczegółowe dane dotyczące certyfikatu tego podpisu elektronicznego. W polu Status pojawi się informacja Deklaracja podpisana. Po wysłaniu e-deklaracji pole Deklaracja wysłana zostaje automatycznie zaznaczone. Pojawia się również informacja Urzędowego Potwierdzenia Odbioru z potwierdzeniem daty wysłania i numerem referencyjnym dla przesłanej deklaracji. W polu Status pojawia się informacja Deklaracja wysłana. Rys. 36 Okno informacji o e-deklaracji panel Ogólne. Po wykonaniu operacji pobrania potwierdzenia, pole Deklaracja potwierdzona zostaje automatycznie zaznaczone. Pojawi się również w polu Data wpłynięcia dzień i godzina, w których deklaracja wpłynęła do urzędu. W polu Status będzie widoczny się numer statusu z odpowiednim komentarzem. Aktualnie zwracane są następujące statusy: Niepoprawny komunikat SOAP Proszę o ponowne przesłanie dokumentu Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie Brak dokumentu Dokument w trakcie przetwarzania Dokument wstępnie przetworzony Dokument w trakcie weryfikacji podpisu Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem Dokument niezgodny ze schematem xsd

33 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje Dokument wystawiony przez nieupoważniony podmiot Dokument z niepoprawnym podpisem Dokument z niepoprawnym certyfikatem Dokument z odwołanym certyfikatem Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów Złożony dokument (zeznanie) bez podpisu nie może być korektą W systemie jest już złożony dokument (zeznanie) z takim numerem NIP Weryfikacja negatywna - niezgodność danych autoryzacyjnych z danymi na dokumencie Dokument z certyfikatem bez wymaganych atrybutów Weryfikacja negatywna - błąd danych identyfikacyjnych Zawartość załącznika niezgodna z deklarowaną listą plików Dla tego typu deklaracji załącznik binarny nie jest dozwolony Wniosek VAT-REF wymaga przynajmniej jednej z pozycji: VATRefundApplication lub ProRataRateAdjustment Dla złożonej deklaracji wymagane jest użycie podpisu kwalifikowanego Brak zaznaczenia celu złożenia formularza jako korekty deklaracji (zeznania) lub brak uzasadnienia przyczyny złożenia korekty deklaracji (zeznania) Weryfikacja negatywna dokument złożony z użyciem danych autoryzujących może złożyć wyłącznie podatnik, będący osobą fizyczną Dokument może złożyć wyłącznie podmiot będący osobą fizyczną, niebędący pełnomocnikiem Nie podano numeru VAT dostawcy lub numeru faktury, a nie jest to faktura uproszczona Kod państwa członkowskiego identyfikacji dostawcy jest niezgodny z kodem państwa, do którego kierowany jest wniosek Nieprawidłowa struktura NIP Nieprawidłowa struktura Numeru identyfikującego VAT lub go brak W przypadku wyrejestrowania należy wybrać Cel złożenia równy W przypadku zmiany państwa członkowskiego identyfikacji konieczne jest podanie jej szczegółów Nieprawidłowe podsumowanie kwot 467 Kod państwa członkowskiego konsumpcji nie może być taki jak kod państwa stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej Po otrzymaniu komunikatu o statusie 200 Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie system zwraca UPO w formacie XML opatrzony numerem referencyjnym i sygnaturą.

34 Podręcznik użytkownika Sage Symfonia e-deklaracje 34 Rys. 37 Okno informacji o e-deklaracji panel UPO XML Na zakładce UPO - Urzędowe Poświadczenie Odbioru widoczne są dane: nazwa podmiotu, któremu doręczono e-deklaracje oraz informacje o dokumencie. W panelu Identyfikator podatkowy podmiotu występującego jako drugi na dokumencie będzie widoczny numer NIP lub PESEL, w zależności od tego, jakim numerem ewidencyjnym identyfikuje się płatnik/podatnik na deklaracji. Dane widoczne na zakładce Urzędowego Poświadczenia Odbioru są pobierane przy aktywnym dostępie do Internetu. Rys. 38 Okno informacji o e-deklaracji panel UPO. Urzędowe Poświadczenie Odbioru można wydrukować klikając prawym przyciskiem myszy na w oknie otwartego UPO i wybierając z menu podręcznego polecenie Drukuj.