Bank Ochrony Środowiska S.A. Warszawa, dn r. Zaproszenie do składania ofert. Bank Ochrony Środowiska S.A., z siedzibą w Warszawie,

Transkrypt

1 Bank Ochrony Środowiska S.A. Warszawa, dn r. ul. Żelazna Warszawa Zaproszenie do składania ofert Bank Ochrony Środowiska S.A., z siedzibą w Warszawie, ul. Żelazna 32, Warszawa NIP: , zwany dalej Bankiem lub Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na świadczenie usług w zakresie obsługi i przechowywania dokumentacji Banku Niniejszy dokument jest własnością Banku Ochrony Środowiska S.A., został opracowany dla potrzeb ogłoszonego przetargu i nie może być powielany w jakiejkolwiek formie ani rozpowszechniany w jakikolwiek sposób bez uprzedniej pisemnej zgody Banku. I. Tryb udzielenia zamówienia 1. Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego. Niniejsze Zaproszenie do składania ofert ( Zaproszenie ) skierowane jest do nieograniczonego kręgu potencjalnych wykonawców (zwanych dalej Wykonawcami lub Oferentami ), spośród których po złożeniu ofert (ich ewentualnym uzupełnieniu oraz ocenie) zostaną wybrani potencjalni Wykonawcy, z którymi Zamawiający będzie prowadzić negocjacje. Po zakończeniu negocjacji Zamawiający zamierza zawrzeć Umowę o świadczenie usług w zakresie obsługi i przechowywania dokumentacji Banku Ochrony Środowiska S.A., zwaną dalej również Umową o świadczenie usług z jednym z Wykonawców. 2. Do postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia objętego niniejszym Zaproszeniem ( Zamówienie ) jest świadczenie usług w zakresie obsługi i przechowywania dokumentacji Zamawiającego obejmujących: 1

2 1) przejęcie do przechowania obecnych zasobów dokumentacji niearchiwalnej przechowywanych w oddziałach Zamawiającego, 2) bieżące przejmowanie dokumentacji z oddziałów Zamawiającego do przechowania, 3) rejestrację przejmowanych zasobów dokumentacji, 4) przechowywanie w magazynach Oferenta przejmowanych zasobów dokumentacji, 5) udostępnianie Zamawiającemu dokumentów w wersji elektronicznej lub oryginałów w wersji papierowej, 6) brakowanie i niszczenie archiwizowanej dokumentacji Zamawiającego, 7) opracowywanie i dostarczanie Zamawiającemu raportów zawierających dane opisujące stan realizacji usług, tj., m. in., raportów wskazujących: ilość przechowywanych dokumentów w podziale na oddziały, przewidywany czas przechowywania dokumentów do momentu ich zniszczenia, zestawienia dokumentów do zniszczenia, koszty świadczenia usług w podziale na poszczególne oddziały oraz dostarczanie raportów z przejmowania dokumentacji z oddziałów i raportów z udostępniania dokumentacji. 2. Szczegółowe wymagania i zakres usług objętych zamówieniem określa Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert. 3. Przejęcie obecnych zasobów dokumentacji niearchiwalnej z oddziałów Banku obejmuje łącznie dokumentację w ilości ok mb, tj ok. 200 mb akt z każdego oddziału. Wykaz oddziałów Banku stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert. 4. Zamawiający zakłada, że bieżące przejmowanie dokumentacji z oddziałów Banku odbywać się będzie w ilości ok. 170 mb akt na kwartał, tj. ok 10 mb akt z każdego oddziału na kwartał. III. Zasady postępowania w trakcie przetargu 1. Wszelkie informacje uzyskane w trakcie prowadzonego postępowania Oferenci mogą wykorzystać wyłącznie do należytego wykonania czynności związanych z niniejszym przetargiem. 2. Pełne koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Ofert ponoszą Oferenci. 2

3 3. Zamawiający może, przed upływem terminu do składania Ofert, zmodyfikować treść Zaproszenia. Wprowadzone w ten sposób modyfikacje, zmiany lub uzupełnienia ogłoszone zostaną w trybie, w jakim ogłoszona została treść niniejszego Zaproszenia do składania ofert. Ogłoszone zmiany będą wiążące przy składaniu Ofert. 4. W Ofercie Oferent zobowiązany jest do odpowiedzi na wszystkie pytania zawarte w niniejszym Zaproszeniu, w tym do ustosunkowania się do wymagań Banku. Odpowiedzi powinny być sformułowane z zachowaniem porządku punktów w niniejszym Zaproszeniu do składania ofert, z wyjątkiem części dotyczącej cen. Oferta cenowa powinna znajdować się w odrębnym pliku i dodatkowej zamkniętej kopercie załączonej do odpowiedzi na niniejsze Zaproszenie do składania ofert. 5. Oferta niezawierająca wszystkich danych wymaganych zgodnie z niniejszym dokumentem, nie uzupełniona w wyznaczonym terminie, podlega odrzuceniu. 6. Złożenie przez Wykonawcę Oferty po terminie, jak również złożenie dokumentów fałszywych lub złożenie dokumentów stwierdzających nieprawdę spowoduje odrzucenie Oferty. 7. Bank zastrzega sobie prawo do: 1) swobodnego wyboru Oferenta/Oferentów, z którym/którymi będzie prowadził negocjacje w zakresie złożonej Oferty lub jej części, 2) wzywania Oferenta, na każdym etapie postępowania, do składania wyjaśnień ustnych lub pisemnych, w tym do rozszerzenia Oferty w formie prezentacji w uzgodnionym z Wykonawcą terminie, 3) odstąpienia lub unieważnienia postępowania przetargowego w dowolnym czasie, przed podpisaniem umowy z Oferentem, którego oferta została wybrana, jak również przed dokonaniem wyboru oferty, bez podania przyczyn i bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec któregokolwiek z Oferentów, 4) zakończenia postępowania bez przeprowadzenia negocjacji, 5) korzystania w trakcie postępowania z pomocy ekspertów (konsultantów) zewnętrznych. 8. Podpisanie umowy z jednym z Oferentów uczestniczących w postępowaniu jest równoznaczne z zakończeniem postępowania. 3

4 9. W przypadku, gdy Wykonawca, którego Oferta została wybrana, przedstawił w niej nieprawdziwe dane lub będzie uchylał się od zawarcia Umowy o świadczenie usług w zakresie obsługi i przechowywania dokumentacji na wynegocjowanych warunkach, Zamawiający może powrócić do negocjacji z innym Oferentem, którego Oferta nie została odrzucona. 10. Ze strony Banku informacji dodatkowych w zakresie przedmiotu zamówienia i postępowania udziela: Andrzej Tyl tel. (22) , kom , mail: andrzej.tyl@bosbank.pl IV. Wymagania formalne wobec Oferty 1. Na Ofertę winny składać się następujące dokumenty i załączniki: 1) Oferta merytoryczna, zgodna z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w Załączniku nr 1 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert, przy czym Oferta powinna zawierać, m. in., informacje szczegółowe przedstawiające: a) zasady prowadzenia archiwum, b) systemy zarządzania zasobami, c) zasady i tryb udostępniania Zamawiającemu przechowywanych dokumentów, d) możliwości i rodzaje generowanych raportów, e) stosowane systemy zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych; 2) do Oferty należy dołączyć następujące załączniki: a) oświadczenie o zapoznaniu się z przedstawionymi w Zaproszeniu warunkami postępowania (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego Zaproszenia), b) aktualny odpis z właściwego dla danego podmiotu rejestru, np. KRS, odpis z ewidencji działalności gospodarczej, c) imienne pełnomocnictwo/a do działania w imieniu Oferenta, chyba że umocowanie wynika z dokumentów rejestracyjnych, o których mowa w pkt b), d) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o braku zaległości podatkowych oraz zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o braku zaległości w 4

5 opłacaniu składek (wystawione nie wcześniej niż 1 miesiąc przed terminem złożenia ich w Banku), e) referencje otrzymane przez Oferenta od podmiotów, na rzecz których Oferent świadczył usługi analogiczne do usług objętych niniejszym Zamówieniem, w tym referencje otrzymane od instytucji finansowych, f) kopię polisy ubezpieczeniowej od ryzyka związanego z prowadzoną działalnością; 3) projekt umowy z Bankiem na realizację przedmiotu Zamówienia zwierający klauzule umowne o treści wskazanej w Załączniku nr 4 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert. 2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w wersji papierowej i elektronicznej. 3. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta, a wszystkie jej strony ręcznie ponumerowane i parafowane. 4. Dołączone do Oferty dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność przez osobę (osoby) uprawnione do podpisania Oferty, z dopiskiem "za zgodność z oryginałem". 5. W przypadku, gdy w ramach jednej oferty prace objęte zamówieniem miałyby być wykonane przez więcej niż jednego Wykonawcę, koniecznym jest wskazanie Głównego Wykonawcy oraz określenie zależności między Głównym Wykonawcą i pozostałymi, a także wskazanie ich roli w świadczeniu poszczególnych usług objętych Zamówieniem. Wymienione w pkt VI wymagania muszą zostać spełnione przez wszystkich Wykonawców. Wymienione w ust. 1 pkt 2) dokumenty i załączniki, jakie należy dołączyć do Oferty, powinny obejmować informacje dotyczące wszystkich Wykonawców. V. Wymagania w stosunku do propozycji wynagrodzenia 1. Oferta bezwzględnie powinna zawierać następujące informacje dotyczące cen jednostkowych poszczególnych usług i kosztów całkowitych obejmujące: 1) przejęcie obecnie przechowywanej dokumentacji Banku, w tym koszty transportu, rejestracji i przechowywania dokumentacji, 2) bieżące przejmowanie dokumentacji, w tym koszty transportu, rejestracji i przechowywania dokumentacji, 3) bieżące prowadzenie archiwum, 5

6 4) brakowanie i niszczenie dokumentów, 5) udostępnianie dokumentów, 6) inne czynności. 2. Wynagrodzenie, uwzględniające wszystkie zobowiązania, musi być podane w PLN liczbowo i słownie, z określeniem podatku od towarów i usług. Wynagrodzenie musi zostać określone kwotowo i nie może odnosić się do kwot wskazanych przez innych Wykonawców. 3. Kwota wynagrodzenia nie ulega zmianie przez okres ważności Oferty oraz okres obowiązywania Umowy o świadczenie usług w zakresie obsługi i przechowywania dokumentacji Banku Ochrony Środowiska S.A., chyba że Bank zwróci się o świadczenie dodatkowych usług, które nie były objęte wcześniejszymi uzgodnieniami. VI. Wymagania stawiane Wykonawcy (Oferentowi) 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności określonej przedmiotem Zamówienia, 2) posiadają udokumentowane doświadczenie w zakresie świadczenia usług obsługi i przechowywania dokumentacji, 3) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał ludzki i techniczny do wykonania Zamówienia, 4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 2. Prosimy o podanie, m. in., następujących informacji o Państwa firmie: stosunki własnościowe, wielkość firmy (liczba pracowników, obroty), organizacja, z podziałem według rynków i docelowych grup klientów, ilość i rodzaje zasobów w różnych obszarach działalności, osiągnięcia w zakresie zapewnienia jakości, certyfikatów ISO i różnych nagród, wyniki badań (wewnętrznych i zewnętrznych) dotyczących poziomu zadowolenia klientów, standardowe broszury lub materiały reklamowe, informacja o artykułach prasowych i/lub wskazanie literatury oceniającej Państwa usługi. 3. Prosimy wskazać osobę w Państwa firmie, z którą Bank będzie się kontaktował w sprawie Oferty oraz we wszelkich innych sprawach 6

7 organizacyjnych. Prosimy o podanie następujących danych: imię i nazwisko, stanowisko, telefon kontaktowy, fax, . VII. Termin związania ofertą 1. Termin związania ofertą rozpoczyna swój bieg w dniu następującym po dniu, w którym upływa termin składania ofert. 2. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 90 dni. 3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o oznaczony okres. VIII. Miejsce oraz termin składania ofert 1. Oferty należy dostarczyć do Banku: - w formie papierowej na adres: Bank Ochrony Środowiska S.A. ul. Żelazna Warszawa z dopiskiem Postępowanie ofertowe obsługa i przechowywanie dokumentacji Departament Bezpieczeństwa Banku Andrzej Tyl do rąk własnych do dnia roku, do godziny Oferty złożone po wyznaczonym terminie podlegają odrzuceniu przez Zamawiającego. Załączniki do ZAPYTANIA OFERTOWEGO Załącznik nr 1 - Szczegółowe wymagania i zakres usług objętych zamówieniem. Załącznik nr 2 Wykaz oddziałów Banku, których dotyczy zamówienie. Załącznik nr 3 Oświadczenie o zapoznaniu się z warunkami Zaproszenia do składania ofert. Załącznik nr 4 Wymagania wynikające z prawa bankowego oraz zaleceń nadzoru finansowego/klauzule outsourcingowe. 7