Służba publiczna. Workforce Productivity dla służb publicznych. Strona 1

Transkrypt

1 Służba publiczna Workforce Productivity dla służb publicznych Strona 1

2 Workforce Productivity Workforce Productivity dlaczego to Państwa dotyczy? W dzisiejszych czasach trudno jest spotkać organizację, przedsiębiorstwo lub służby publiczne, które nie zajmowałyby się maksymalizacją zysków i optymalizacją procesów lub w wypadku służb publicznych minimalizacją kosztów. Podejmowane w tym zakresie inicjatywy obejmują programy redukcji kosztów, a także działania na rzecz wzrostu produktywności i optymalizacji wykorzystania zasobów ludzkich. Działania w zakresie zwiększania produktywności poprzez automatyzację procesów są przy tym już od dawna standardem. Rozważania te coraz bardziej koncentrują się na człowieku, gdyż człowiek dla służb publicznych jest największym wyzwaniem, zarówno od strony czysto humanitarnej, jak i kosztowej. Kluczem do podniesienia produktywności jest przejrzyste i możliwe do prześledzenia rejestrowanie wydajności ludzkiej pracy, Zarządzanie zmianami (Change Management) Projektowanie procesów biznesowych (Business Process Design) Zarządzanie czasem pracy Workforce Productivity Strategiczne doradztwo personalne (HR Consulting) Logistyka personalna Klasyczne zarządzanie personelem Kontrola dostępu Rejestrowanie czasu Gospodarka czasem Planowanie pracy personelu Business Intelligence Reporting Skojarzone rozwiązania Zarządzanie odwiedzającymi Rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa CCTV Biometria egovernment SAP Payroll Zarządzanie zasobami ludzkimi od przyjścia pracownika do pracy, poprzez planowanie przebiegu jego dnia pracy, analizę jego danych osobowych we wskaźnikach dla potrzeb zarządzania oraz potrzeb rozwojowych, aż po jasną ścieżkę kariery. W jaki sposób można jednak jak najlepiej wykorzystać możliwości optymalizacji? Rozwiązania w zakresie Workforce Productivity firmy Interflex dostarczą Państwu niezbędnych informacji i będą decydującym czynnikiem postępu w porównaniu z klasycznym modelem zarządzania personelem (Workforce Management). Rozwiązania Workforce Productivity służą całościowemu spojrzeniu na produkty, rozwiązania i usługi, skupiające się na człowieku i jego wkładzie w kreowanie wartości przedsiębiorstwa lub organizacji. Dlatego też rozwiązania Workforce Productivity obejmują nie tylko klasyczne zarządzanie personelem (Workforce Management), lecz także strategiczne doradztwo personalne (ON Line HR Consulting), jak np. zarządzanie czasem pracy i rozwiązania skojarzone: zarządzanie zasobami ludzkimi bądź systemami bezpieczeństwa, sytuacjami nadzwyczajnymi i przeciwdziałanie w takich wypadkach wzrostowi kosztów lub zagrożeniom destabilizacji danej służby. Integracja wymienionych elementów stanowi podstawę zrozumiałych i kompleksowych procesów. Podnosi tym samym produktywność i wydajność każdego przedsiębiorstwa lub służby. Workforce Productivity tworzy fundament dla strategicznego i operacyjnego planowania oraz procesów decyzyjnych, a także daje możliwość optymalizacji, począwszy od poziomu działu, aż po kompleksowe struktury organizacyjne. Strona 2

3 Służba publiczna Workforce Productivity - Planowanie pracy personelu w służbach publicznych Niezależnie od tego, czy w policji, wymiarze sprawiedliwości czy w jednostkach administracji - wszędzie w służbach publicznych trzeba z powodu coraz większej presji na obniżkę kosztów poszukiwać efektywnych rozwiązań w zakresie planowania pracy personelu. Należy unikać nadgodzin, a z drugiej strony trzeba jednocześnie w przypadku zwolnień chorobowych dysponować rezerwą odpowiednio wykwalifikowanego personelu. Mogą tutaj pomóc bardziej elastyczne modele czasu pracy. Jednak generują one często znaczne nakłady administracyjne, które zwiększają się wskutek różnych przepisów w zakresie prawa pracy, układów zbiorowych i umów oraz wymagań samych pracowników. Interflex posiada ponad 15-letnie doświadczenie w odtwarzaniu procesów logistyki personalnej w różnych branżach i dysponuje, także dla służb publicznych, rozwiązaniami w zakresie planowania zadań zależnie od potrzeb. Modułem skupiającym nasze rozwiązania jest terminal internetowy, który umożliwia każdemu pracownikowi śledzenie pożądanych przez siebie usług, wolnych zmian, dni urlopowych czy szkoleń. Dokładne zarządzanie prawami dostępu gwarantuje przy tym ochronę danych i bezpieczeństwo planowania. Uwzględniane są pozwolenia i inne uwarunkowane pracą ograniczenia, a błędne wpisy są automatycznie eliminowane. Nasze rozwiązania w zakresie planowania pracy personelu tworzą w oparciu o wymagania pracowników i informacje z biura kadr dotyczące umów i modelów czasu pracy dopasowany do potrzeb plan służbowy. Dodatkowo plan ten uwzględnia opcje nieprzewidzianych zmian dyspozycji. Ponadto za jednym naciśnięciem przycisku klawiatury uzyskają Państwo w każdym czasie wgląd w bieżącą sytuację i statystyki dotyczące aktualnego stanu planowania w swej organizacji, którą mogą Państwo po prostu sami kształtować. Strona 3

4 Workforce Productivity Powszedni dzień w służbach publicznych pytań jest mnóstwo. Planowanie zadań - co zrobić, aby sytuacja awaryjna nie była sytuacją awaryjną? W policji, wymiarze sprawiedliwości czy w innych służbach niedobór personalny może być fatalny w skutkach. Dlatego warto zadbać, aby w Państwa organizacji nigdy nie doszło do niedostatecznej obsady stanowisk. Rozwiązania firmy Interflex zapobiegają błędom planowania pracy personelu. Poza tym istnieje możliwość szybkiego i łatwego wprowadzania zmian. Dzięki temu nawet w sytuacjach awaryjnych do dyspozycji jest dostatecznie liczny personel. Wielu pracowników, wiele wytycznych - któż by się w tym połapał? W służbach publicznych obowiązują przeróżne ustawowe uregulowania dotyczące czasu pracy i ochrony pracy. Trzeba na przykład uwzględnić minimalne przerwy na wypoczynek oraz przepisy w zakresie ochrony grup uprzywilejowanych takich jak np. matki karmiące, kobiety w ciąży. Nie zawsze łatwo jest zarządzać, przy uwzględnieniu wszelkich tego typu wyjątków. Rozwiązania firmy Interflex monitorują te wytyczne w sposób automatyczny i informują Państwa o uchybieniach. Zadowoleni pracownicy - nieosiągalny cel czy łatwe ćwiczenie? Zmotywowani pracownicy to podstawa Państwa sukcesu. Cennym przyczynkiem jest tutaj przejrzyste i uczciwe planowanie personelu, które ponadto uwzględnia indywidualne wymagania pracowników. I to bez wielkich kosztów. Dzięki naszym rozwiązaniom zachowają Państwo orientację i unikną demotywującego indywidualnego przeciążenia oraz niepotrzebnych pustych przebiegów. Planowanie personalne - wszystko pod kontrolą, ale czy dane te przydadzą mi się także przy rozliczaniu wynagrodzeń? Rozliczanie wynagrodzeń wiąże miesiąc za miesiącem cenne zasoby ludzkie w dziale kadr. Dzięki rozwiązaniom firmy Interflex mają Państwo możliwość transferu swych danych z ewidencji produktów i czynności Strona 4

5 Służba publiczna bezpośrednio do dalszych systemów informatycznych obsługujących procesy finansowe i gospodarcze, np. dla potrzeb rozliczania wynagrodzeń lub rachunku kosztów i wyników. W oparciu o niezawodne interfejsy można także wymieniać salda godzinowe i operacje zaksięgowania z Państwa systemem ewidencji czasu. Ewidencja produktów i czynności - zbyt dużo pracy czy złe planowanie? W ramach ewidencji produktów pracownikom i grupom pracowników przyporządkowywane są poszczególne produkty w sensie czynności. Dane zawarte w rozwiązaniach Interflex umożliwiają porównanie stanu rzeczywistego z planowanym pomiędzy planowanymi i faktycznie wykonanymi czynnościami. Zobaczą Państwo, który pracownik wykonał jakie czynności w którym okresie czasu. Ewidencja produktów stanowi równocześnie podstawę dla obliczeń i fakturowania. Koordynacja ewidencji produktów i planowania pracy personelu umożliwia pewną kontrolę spójności i jakości Państwa systemu planowania. W ten sposób będą Państwo mogli w dłuższej perspektywie czasu kontrolować tendencje obciążenia pracą w Państwa organizacji. Czas pracy oparty na zaufaniu - dobre tylko dla pracowników czy także dla mnie? Za pośrednictwem terminala sieciowego Państwa pracownicy mogą w internecie lub intranecie samodzielnie i niezależnie od miejsca konfigurować dane podstawowe, pożądane zadania, czas pracy i konta czasowe. Wiąże się to z większą odpowiedzialnością własną i większym prawem głosu dla Państwa pracowników. Ponadto terminal dostarcza ważnych wskaźników dla controllingu i obliczeń. Terminal sieciowy wspomaga procesy organizacyjne poprzez utworzenie różnych poziomów dostępu i akceptacji. Korzystają Państwo przy tym zarówno z możliwości optymalizacji procesów ekonomicznych, jak również z naukowego potencjału ergonomii pracy w oparciu o zdigitalizowany i zdecentralizowany przepływ pracy (ang. workflow). Strona 5

6 Workforce Productivity Uzupełniające rozwiązania dla służb publicznych Kontrola dostępu online W miejscach wymagających specjalnych procedur, takich jak budynki policji czy zakłady karne, bezpieczeństwo odgrywa więcej niż ważną rolę. Drzwi, bramy, biura, pomieszczenia służbowe lub pomieszczenia służące do przechowywania przedmiotów będących dowodem w sprawach sądowych należy chronić przed osobami nieuprawnionymi. Jeżeli przebywają w nich odwiedzający, muszą oni podlegać dokładnej kontroli czasowej i przestrzennej. Zadania te spełnia funkcja kontroli dostępu. Interflex oferuje Państwu dla każdego rodzaju zastosowania kompletne rozwiązania i elastyczne koncepcje bezpieczeństwa. Rozwiązania offline Moduły kontroli dostępu w trybie offline są elastycznymi i niedrogimi komponentami systemu bezpieczeństwa i zapewniają wysoki komfort. Autonomicznie sprawne terminale offline nie wymagają połączenia z siecią i gwarantują niezawodne i szybkie rozwiązywanie kwestii związanych z bezpieczeństwem. Można je łatwo i bez problemu zamontować na drzwiach. Dużą zaletą jest kompatybilność istniejących już kart tożsamości (proxif, Legic, Mifare) z systemami kontroli dostępu i ewidencji czasu. Strona 6

7 Służba publiczna Systemy kontroli dostępu i alarmu w oparciu o CCTV Za pomocą cyfrowego systemu telewizji przemysłowej (CCTV) mogą Państwo identyfikować osoby i w niezawodny sposób wykrywać zdarzenia, np. awarie terminala, ruch lub zadymienie. W razie konieczności mogą być generowane optyczne i akustyczne komunikaty alarmowe. Akcje automatyczne, np. zgłoszenie do jednostki straży pożarnej lub aktywacja kamery, również należą do zadań nowoczesnych systemów kontroli dostępu i alarmu. Ponieważ nagrania wideo realizowane są tylko w razie wykrycia ruchu, zintegrowany system powiadamiania o ruchu działa szczególnie efektywnie. Pojemność dysku twardego jest więc traktowana w sposób oszczędny. Niezależnie od tego, czy chodzi o kontrolę dostępu, kamery CCTV, systemy antywłamaniowe i przeciwpożarowe czy też o system sterujący budynkiem, dzięki rozwiązaniom Interflex można połączyć, obsługiwać, i kontrolować wszystkie komponenty systemu bezpieczeństwa z jednej centrali. Strona 7

8 Workforce Productivity Kontakty w Polsce Przedstawiciel w Polsce: Ingersoll-Rand Polska sp. z o.o. ul. Kolejowa 5/7, Warszawa Telefon Fax ir_poland@eu.irco.com Dystrybutor w Polsce: POLLDA Sp. z o.o. ul. Wolności 311, Zabrze Telefon Fax , pollda@pollda.pl Ingersoll Rand Security Technologies jest wiodącym na świecie producentem produktów i usług zabezpieczających i chroniących otoczenie oraz podnoszących produktywność przedsiębiorstw. Do wiodących na rynku produktów z obszaru zastosowań biznesowych należą elektroniczne i biometryczne systemy kontroli dostępu, systemy kontroli czasu pracy i obecności oraz zarządzania zasobami ludzkimi, blokady mechaniczne, przenośne wyposażenie zabezpieczające, samozamykacze do drzwi, urządzenia wyjściowe, wyposażenie architektoniczne, drzwi i ramy stalowe oraz inne techniki i usługi stosowane na rynku zabezpieczeń na całym świecie. Firma działa poprzez sieć 35 biur w 12 krajach na całym świecie. Dalsze szczegóły podane są na naszej stronie internetowej. Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG Zettachring Stuttgart (Germany) Telefon: Telefax: info-interflex@irco.com Strona Ingersoll-Rand Company Limited