Autor: Krzysztof Piasecki, FINKA.PL Programy księgowe dla firm Opracowanie na podstawie projektu rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków

Transkrypt

1 Autor: Krzysztof Piasecki, FINKA.PL Programy księgowe dla firm Opracowanie na podstawie projektu rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych ( ) z dn r.

2 Spis treści Kasy fiskalne online 1. Wstęp Termin wejścia w życie i termin wymiany kas Obowiązkowa wymiana kas w niektórych branżach Cel wprowadzania kas online: likwidacja ubytków VAT Zapowiadane metody kontroli Kasy online na świecie Wprowadzenie kas online na rynek Wielka liczba danych Nowe kasy podobieństwa i różnice Podobieństwa Anulowanie lub korygowanie paragonów Fiskalizacja i zamknięcie kasy online Faktury i inne cechy nowe lub zmienione NIP na paragonie fiskalnym Teletransmisja z kasy do repozytorium MF Kasy online - podsumowanie

3 1. Wstęp Kasy fiskalne online Nowe kasy mają pracować jak dotychczas, wystawia się paragony i faktury Obsługa kasy jest niemal identyczna jak dotychczas Różnice mogą wynikać jedynie z odmiennych rozwiązań w nowym modelu kasy Oznacza to że osoby obsługujące obecnie kas fiskalnych w kraju nie będą musiały uczyć się istotnie nowych rzeczy Nowe kasy będą wysyłać do repozytorium Ministerstwa Finansów raporty zawierające: Paragony i faktury ze szczegółami Raporty dobowe Wysyłka jest całkowicie automatyczna, wykonywana prze kasę bez udziału osoby obsługującej Nowe kasy mają podtrzymanie akumulatorowe i w zasadzie nigdy się ich nie wyłącza. 3

4 Rodzaje kas fiskalnych, które są lub będą użytkowane: Najstarsze kasy dwurolkowe, charakteryzujące się: papierową kopią paragonów i raportów pamięcią fiskalną na raporty dobowe Kasy te można będzie nadal używać, do wyczerpania pamięci fiskalnej (co najmniej 5 lat od zainstalowania) Dla tych kas przewiduje się zakaz przedłużania ich żywotności drogą wymiany modułu fiskalnego Kasy elektroniczne, przechowujące: Kopie paragonów i faktur (jeśli kasa wystawia) w pamięci elektronicznej Raporty dobowe w pamięci fiskalnej Nowe kasy online, które: Przechowują kopie paragonów i faktur w tzw. pamięci chronionej Raporty dobowe w pamięci fiskalnej, jak obecnie Kasy te okresowo łączą się z serwerem MF i wysyłają raporty zawierające paragony, faktury i raporty dobowe. Wysyłka jest w pełni automatyczna i zabezpieczona kluczami szyfrowymi W wyjątkowych sytuacjach Użytkownik może uzyskać zgodę Urzędu Skarbowego na odmienny sposób przekazywania danych, np. mailem lub na płytce 4

5 2. Termin wejścia w życie i termin wymiany kas Termin rozpoczęcia instalacji nowych kas Wg obecnej wersji projektu: styczeń 2018 Termin ten ulegnie przesunięciu, gdyż prace legislacyjne ani techniczne nie są jeszcze wystarczająco zaawansowane Do roku 2022: możliwa sprzedaż starych kas [homologacja wydawana jest na 4 lata] Do końca roku 2027: użytkowanie starych kas [pamięć fiskalna wystarcza na 5 lat przy codziennym sporządzaniu raportów dobowych] W sumie od roku 2028 niemal wszystkie kasy powinny być online MF liczy na wcześniejszą wymianę, gdyż średni czas użytkowania kasy to 3-4 lata 5

6 2.1 Obowiązkowa wymiana kas w niektórych branżach Projekt nowelizacji ustawy o VAT przewiduje obowiązek wprowadzenia kas online wcześniej, w niektórych branżach: Od stycznia 2019: Warsztaty samochodowe Warsztaty wulkanizacyjne Stacje paliw Od lipca 2019: Branża budowlana Gastronomia Od stycznia 2020: Branża fryzjerska i kosmetyczna Usługi fitness Usługi krótkotrwałego zakwaterowania Jeśli wymiana kasy jest obowiązkowa, to ma przysługiwać ulga na zakup kasy: do 90% wartości netto, nie więcej niż 1000 zł 6

7 3. Cel wprowadzania kas online: likwidacja ubytków VAT Ubytki VAT stanowią poważny problem dla gospodarki i według różnych szacunków wynoszą od 11 do 18% całych wpływów budżetowych (szacunki PWC za rok 2015). Ocenia się, że około połowy z tych ubytków może pochodzić z niezafiskalizowanej sprzedaży detalicznej. 7

8 3.1 Zapowiadane metody kontroli Według zapowiedzi MF, kasy online mają służyć przede wszystkim do kontrolowania drogą: Porównania efektów podobnych działalności zlokalizowanych na tym samym terenie. W razie dużych różnic między liczbą i wartością paragonów w podobnych firmach, mieszczących się blisko siebie, te wykazujące mniejszy obrót będą typowane do kontroli Możliwe jest także kontrolowanie bezpośrednie, np. zliczanie samochodów wyjeżdżających z warsztatu w danych godzinach Sprzyja temu zasada, że użytkownik nie wie, kiedy i z jaką częstością kasa wysyła informacje do MF Użytkownik dostaje jedynie informacje o nieudanej transmisji wówczas powinien przywrócić połączenie z Internetem, a kasa sama wyśle raport według swojego harmonogramu 8

9 4. Kasy online na świecie Kraje, w których kasy fiskalne transmitują dane do centralnej bazy: Austria, Czechy, Węgry, Bułgaria, Słowenia, Chorwacja, Gruzja Przykład efektów: po wprowadzeniu kas online na Słowenii wpływy z VAT wzrosły o 4,2%, w tym w gastronomii o 20%. W niektórych krajach (Włochy, Chorwacja) obowiązuje zasada: Klient jest obowiązany przyjąć paragon i mieć go przy wyjściu ze sklepu. Kontrolerzy mają prawo ukarać zarówno klienta, jak i sprzedawcę. W Polsce nie mówi się o projektach podobnej regulacji 9

10 5. Wprowadzenie kas online na rynek Wprowadzenie nowych kas to oczywiście duża praca przy konstrukcji i oprogramowaniu kas a także praca dla MF, które musi przygotować robocze i testowe środowisko repozytorium Zadanie to dotyczy 12 podmiotów w kraju tylu jest łącznie producentów i importerów kas fiskalnych Po wykonaniu prac konstrukcyjnych i software owych trzeba przedstawić model kasy do homologacji Alternatywną drogą byłoby dołączanie modułu teletransmisji do istniejących kas Wydaje się jednak, że ta droga byłaby całkowicie nieopłacalna i potrzebna będzie wymiana kas po wyczerpaniu starych. 10

11 6. Wielka liczba danych Repozytorium MF będzie zaopatrywane olbrzymim strumieniem danych: Około podatników VAT przysyła od stycznia 2018 JPK jednolity plik kontrolny zawierający pojedyncze transakcje zakupu i sprzedaży. Sprzedaż detaliczna może być tam ujęta jedną pozycją Około kas fiskalnych będzie przysyłało szczegółowe dane o każdym paragonie W planach jest jeszcze codzienne przesyłanie raportów bankowych z kont służących do działalności gospodarczej pobieranych automatycznie z systemu międzybankowego 11

12 7. Nowe kasy podobieństwa i różnice 7.1 Podobieństwa Nowe kasy mają wiele cech podobnych do starych: Papierowe paragony w takim samym kształcie, jak obecnie Obowiązkowy wyświetlacz, Plomba lub naklejka niezrywalna na obudowie kasy Raporty dobowe w pamięci fiskalnej, Pamięć fiskalna wystarcza na 5 lat przy codziennym sporządzaniu raportów dobowych Raporty okresowe generowane według raportów dobowych 12

13 7.2 Anulowanie lub korygowanie paragonów Bez zmian pozostaje tryb anulowania transakcji: Można anulować pozycję albo cały paragon tylko przed jego zakończeniem Po zakończeniu paragonu lub faktury nie można ich anulować w kasie. Przy zwrotach pozostaje metoda dotychczasowa, tj gromadzenie zwróconych paragonów i prowadzenie ich ręcznej ewidencji Kasy nie wystawiają żadnych dokumentów o ujemnej wartości, w tym nie wystawiają faktur korygujących Dopuszczenie dokumentów korygujących wystawianych w kasie, przy transmisji online dawałoby większą kontrolę, jednak nie zdecydowano się na takie rozwiązanie 13

14 7.3 Fiskalizacja i zamknięcie kasy online Fiskalizacja wykonywana jest w trybie online: Serwis dokonuje fiskalizacji Kasa wysyła raport z fiskalizacji i otrzymuje: Harmonogram wysyłania raportów oraz numer ewidencyjny, który trzeba nanieść na obudowie oraz w książce kasy (książka pozostaje niemal bez zmian) Na tym kończy się wykonanie fiskalizacji, nie trzeba składać dokumentów w Urzędzie Skarbowym Zamknięcie kasy po zakończeniu użytkowania także odbywa się online: Serwis dokonuje zamknięcia Kasa wysyła do MF raport zamknięcia wraz z ostatnim raportem z danymi 14

15 7.4 Faktury i inne cechy nowe lub zmienione Nowe wymagania dla kas online obejmują: Możliwość wystawiania faktur (wcześniej była to opcja) Faktura z kasy jest dokumentem fiskalnym i nie wystawia się do niej paragonu Raport podaje oddzielnie liczbę i sumę faktur oraz paragonów, a także szczegóły każdego dokumentu Rozliczanie kwoty do zapłaty na paragonach i fakturach, z uwzględnieniem zaliczek, opakowań zwrotnych itp. Możliwość podłączenia terminala kart płatniczych Możliwość transmisji danych do komputera użytkownika Wcześniej była to opcja Dostawca obowiązany jest udostępnić program odczytu pamięci, pobierający szczegółowe dane paragonów i faktur z kasy do komputera Może to radykalnie ułatwić wprowadzanie danych w księgowości choć nie przewidziano obecnie standaryzacji połączenia między programem odczytu pamięci a systemem księgowym 15

16 7.5 NIP na paragonie fiskalnym Nowe wymagania dla kas online obejmują także: Możliwość umieszczenia na pargonie NIPu lub PESELu nabywcy, na jego żądanie W obecnych kasach jest to opcja (mogą, lecz nie muszą mieć takiej możliwości) Istnieje projekt nowelizacji ustawy o VAT, pozwalający wystawiać faktury do paragonów tylko wtedy, gdy na paragonie znajduje się NIP podatnika Przewiduje się wyjątek dla starszych kas, które nie mają możliwości drukowania NIPu na paragonach Nowość ta ma na celu likwidację zdarzających się przypadków wystawiania faktur do paragonów, których klienci nie odebrali. Może to jednak utrudnić zwykłą działalność gospodarczą. 16

17 7.6 Teletransmisja z kasy do repozytorium MF Nowe kasy muszą mieć możliwość transmisji danych do repozytorium MF: Transmisja jest całkowicie automatyczna, bez udziału użytkownika Nie ma potwierdzeń UPO, nie gromadzi się dokumentacji transmisji Kasa musi mieć zapewnione połączenie z Internetem: przez własny moduł GSM, przez WIFI lub inne W razie nieudanej transmisji kasa wyświetla informację i użytkownik powinien przywrócić połączenie; kasa ponawia próby co pewien czas We wcześniejszej wersji projektu kasa miała blokować się po kilku nieudanych próbach transmisji. Oznaczałoby to blokadę wszystkich kas w kraju w razie poważnej awarii serwera. W rzadkich przypadkach braku Internetu można uzyskać zgodę Urzędu Skarbowego na przekazywanie danych z kasy w inny sposób, np. mailem lub na płytce po pobraniu ich do komputera podłączonego kablem do kasy. Przesyłane dane są zabezpieczone bardzo silnymi kluczami szyfrowymi, indywidualnymi dla każdej kasy. 17

18 8. Kasy online - podsumowanie Nieznany jest termin rozpoczęcia sprzedaży nowych kas Stare kasy mogą być sprzedawane jeszcze przez 4 lata i funkcjonować co najmniej 5 lat od zakupu W niektórych branżach planuje się obowiązkową wymianę kas Obsługa kas jest niemal identyczna jak obecnie Występują niewielkie ułatwienia, np. fiskalizacja online Kasa wysyła do MF szczegółowe raporty o paragonach i fakturach Transmisja w pełni automatyczna i dobrze zabezpieczona MF otrzymuje szczegółowe dane na bieżąco Szersze możliwości dodatkowe, m.in.: Wystawianie faktur jako dokumentów fiskalnych Transmisja danych do księgowości 18

19 Więcej E-booków dostępnych jest na Pełna oferta programów księgowych, sprzedażowych i kadrowo-płacowych dostępna na Zdjęcie okładki E-booka pochodzi ze strony copyright Nikolay Frolochkin. 19