Zarządzenie Nr 5/2013 Starosty Lubelskiego z dnia 29 stycznia 2013 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 5/2013 Starosty Lubelskiego w sprawie wprowadzenia systemu informacji wewnętrznej w Starostwie Powiatowym w Lublinie Na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1 Wprowadzam system informacji wewnętrznej w Starostwie Powiatowym w Lublinie, na który składa się oznakowanie wewnętrzne Starostwa Powiatowego w Lublinie, zwanego dalej Starostwem. Celem wprowadzenia systemu jest prawidłowa identyfikacja struktury organizacyjnej w budynku Starostwa oraz identyfikacja jego pracowników. 2 Na system oznakowania wewnętrznego Starostwa składa się: 1) główna tablica informacyjna, 2) tablice ogłoszeń, na których umieszczane są informacje i ogłoszenia urzędowe, 3) tabliczki przydrzwiowe, 4) identyfikatory osobowe pracowników Starostwa. 3 GŁÓWNA TABLICA INFORMACYJNA 1. Główna tablica informacyjna z nazwami komórek organizacyjnych oraz numerami pokoi, w których są zlokalizowane, znajduje się w miejscu widocznym dla klientów tj. na parterze, naprzeciwko wejścia głównego do Starostwa. 2. Wzór głównej tablicy informacyjnej określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 3. W celu lepszej identyfikacji Starostwa dopuszcza się umieszczanie dodatkowych tablic informacyjnych w poszczególnych budynkach, na wzór głównej tablicy informacyjnej, określonej w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia. Strona 1 z 6

2 4 TABLICE OGŁOSZEŃ 1. W Starostwie znajdują się następujące tablice ogłoszeń, na których umieszczane są informacje i ogłoszenia urzędowe: Główny budynek Starostwa (ul. Spokojna 9): 1) tablice ogłoszeń obsługiwane przez Wydział Organizacyjny, w tym: a) tablica ogłoszeń znajdująca się na zewnątrz budynku, na której wywiesza się ogłoszenia własne Starostwa oraz obwieszczenia i ogłoszenia innych organów administracji publicznej, a także informacje o organizowanych imprezach, b) tablica ogłoszeń znajdująca się na parterze w Punkcie Obsługi Klienta, na której umieszcza się informacje ważne z punktu widzenia klienta załatwiającego sprawę m.in. dane teleadresowe Starostwa, informacje o wysokości opłat dokonywanych przy załatwianiu konkretnych spraw, c) tablica ogłoszeń znajdująca się na I piętrze, na której umieszcza się ogłoszenia i komunikaty dotyczące organizacji i funkcjonowania organów powiatu oraz ogłoszenia i obwieszczenia urzędowe dotyczące organizacji Starostwa, spraw pracowniczych, a także informacje dotyczące przyjmowania skarg i wniosków. Ponadto na tablicy ogłoszeń powinien znaleźć się wykaz pracowników oraz hasłowo określony zakres realizowanych przez nich zadań, d) tablica ogłoszeń znajdująca się na II piętrze, na której umieszcza się wykaz a także inne informacje ważne z punktu widzenia klienta załatwiającego sprawę z zakresu Wydziału Organizacyjnego. 2) obsługiwane przez Wydział Geodezji Referat Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej tablica ogłoszeń znajdująca się na parterze, na której umieszcza się wykaz pracowników oraz hasłowo określony zakres realizowanych przez nich zadań, a także inne informacje ważne z punktu widzenia klienta załatwiającego sprawę z zakresu geodezji. 3) obsługiwane przez Wydział Architektoniczno Budowlany tablica ogłoszeń znajdująca się na I piętrze, na której wywiesza się wykaz pracowników oraz hasłowo określony zakres realizowanych przez nich zadań, a także inne informacje związane Strona 2 z 6

3 z działaniem wydziału, które są pomocne i zarazem niezbędne dla klienta załatwiającego sprawę z zakresu budownictwa. 4) obsługiwane przez Wydział Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa tablica ogłoszeń znajdująca się na II piętrze, na której wywiesza się wykaz pracowników oraz hasłowo określony zakres realizowanych przez nich zadań, a także inne informacje ważne z punktu widzenia klienta załatwiającego sprawę z zakresu ochrony środowiska, rolnictwa i leśnictwa. 5) obsługiwane przez Wydział Edukacji, Ochrony Zdrowia i Kultury tablica ogłoszeń znajdująca się na II piętrze, na której umieszcza się wykaz pracowników oraz hasłowo określony zakres realizowanych przez nich zadań, a także inne informacje związane z działaniem wydziału, które są ważne z punktu widzenia klienta załatwiającego sprawę. Prawa Oficyna (przez Starostwo oznaczona jako 9A): 6) tablice ogłoszeń obsługiwane przez Wydział Inwestycji i Funduszy Pomocowych tablica ogłoszeń na I piętrze, na której wywiesza się wykaz pracowników oraz hasłowo określony zakres realizowanych przez nich zadań, ogłoszenia dotyczące prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego organizowanych przez powiat i jednostki organizacyjne, ogłoszenia i informacje dotyczące gospodarowania zasobem nieruchomości Powiatu Lubelskiego i Skarbu Państwa, inne ogłoszenia, obwieszczenia, jeśli wymagają tego przepisy szczególne, a także informacje ważne z punktu widzenia klienta. 7) obsługiwane przez Wydział Geodezji Zespół Uzgodnienia Dokumentacji Projektowej tablica ogłoszeń znajdująca się na I piętrze, na której wywiesza się wykaz pracowników oraz hasłowo określony zakres realizowanych przez nich zadań, a także inne informacje pomocne i zarazem niezbędne dla klienta załatwiającego sprawę związaną z uzgodnieniem dokumentacji projektowej. Lewa Oficyna parter (przez Starostwo oznaczona jako 9B): 8) tablice ogłoszeń obsługiwane przez Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności tablica ogłoszeń znajdująca się na parterze, na której wywiesza się informacje pomocne i zarazem niezbędne dla osób odwiedzających Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności. Strona 3 z 6

4 9) obsługiwane przez Wydział Komunikacji, Transportu i Drogownictwa, w tym: a) tablica ogłoszeń znajdująca się na parterze, na której wywiesza się wykaz a także inne informacje związane z działaniem wydziału, które są pomocne i zarazem niezbędne dla klienta załatwiającego sprawę komunikacyjną, b) tablica ogłoszeń znajdująca się na niskim parterze, na której umieszcza się wykaz a także inne informacje pomocne i zarazem niezbędne dla klienta załatwiającego sprawę z zakresu rejestracji pojazdów. ul. Spokojna 7A: 10) tablica ogłoszeń obsługiwana przez Wydział Geodezji tablica ogłoszeń znajdująca się na parterze, na której wywiesza się wykaz pracowników oraz hasłowo określony zakres realizowanych przez nich zadań, a także inne informacje ważne z punktu widzenia klienta załatwiającego sprawę geodezyjną. 11) na tablicach ogłoszeń znajdujących się w Filiach Starostwa umieszcza się wykaz a także inne informacje pomocne i zarazem niezbędne dla klienta załatwiającego odpowiednio sprawę z zakresu komunikacji lub geodezji. 2. W każdej komórce organizacyjnej obsługującej tablicę ogłoszeń wyznacza się jednego pracownika odpowiedzialnego za kontrolę aktualności wywieszanych na tablicach ogłoszeń. Zadania związane z obsługą tablicy ogłoszeń wpisuje się do zakresu czynności pracownika. 3. Każdy komunikat umieszczany na tablicy ogłoszeń powinien zostać opatrzony adnotacją o treści: 1) Wywieszono na tablicy ogłoszeń w dniu.. 2) Zdjęto z tablicy ogłoszeń w dniu W celu zakupu nowej tablicy ogłoszeń spowodowanej jej brakiem lub złym stanem technicznym należy skontaktować się z Referatem ds. Administracyjno Gospodarczych w Wydziale Organizacyjnym. 5. Komórki organizacyjne, które nie obsługują żadnej tablicy ogłoszeń, a u których zaistniała konieczność wywieszenia komunikatu bądź ogłoszenia powinny skontaktować się z wyznaczonym pracownikiem Wydziału Organizacyjnego. Strona 4 z 6

5 5 TABLICZKI PRZYDRZWIOWE 1. Drzwi do poszczególnych pokoi biurowych oznacza się w następujący sposób: 1) tabliczka zawierająca określenie Starostwo Powiatowe w Lublinie i nazwę wydziału/referatu, a w przypadku Filii po określeniu Starostwo Powiatowe w Lublinie należy podać nazwę Filii, 2) logo Powiatu Lubelskiego, 3) numer pokoju umieszczony w widocznym miejscu, 4) stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko osoby/osób w nim pracujących. 2. Ustala się odrębną numerację pokoi dla każdego piętra: 1) niski parter numery pokoi zaczynają się od cyfry 01, 2) parter numery pokoi zaczynają się od cyfry 1, 3) piętro I numery pokoi zaczynają się od cyfry 100, 4) piętro II numery pokoi zaczynają się od cyfry Przykładowy wzór tabliczki przydrzwiowej określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. Ostateczną formę tabliczki przydrzwiowej zatwierdza Sekretarz Powiatu. 4. Wykonanie tabliczek przydrzwiowych zapewnia Referat ds. Administracyjno Gospodarczych Główna tablica informacyjna, tablice ogłoszeń i tabliczki przydrzwiowe powinny być utrzymywane w czystości i dobrym stanie technicznym. Systematyczne sprzątanie tablic, co najmniej raz w tygodniu, zapewnia Referat ds. Administracyjno - Gospodarczych. 2. Wyznaczeni przez Naczelnika Wydziału Organizacyjnego pracownicy raz na kwartał dokonują kontroli głównej tablicy informacyjnej, tablic ogłoszeń i tabliczek przydrzwiowych pod kątem aktualności, czystości oraz stanu technicznego. Sporządzona z kontroli notatka przekazywana jest do Sekretarza Powiatu, który następnie wzywa danego Naczelnika Wydziału do usunięcia ewentualnych uchybień. Strona 5 z 6

6 7 IDENTYFIKATORY OSOBOWE PRACOWNIKÓW 1. Pracownicy Starostwa Powiatowego w Lublinie oraz Filii zobowiązani są, przy wykonywaniu swoich obowiązków służbowych, nosić w widocznym miejscu identyfikatory osobowe. Obowiązek noszenia identyfikatorów dotyczy również osób będących w Starostwie Powiatowym na stażu, przygotowaniu zawodowym czy praktyce. 2. Identyfikator osobowy pracownika powinien zawierać: 1) określenie Starostwo Powiatowe w Lublinie, 2) logo Powiatu Lubelskiego, 3) nazwę komórki organizacyjnej, 4) imię i nazwisko pracownika oraz zajmowane stanowisko służbowe. 3. Wzór identyfikatora osobowego określa załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. Ostateczną formę identyfikatora zatwierdza Sekretarz Powiatu. 4. Wykonywanie identyfikatorów osobowych oraz bieżącą ich aktualizację dla pracowników Starostwa Powiatowego w Lublinie zapewnia Referat ds. Administracyjno - Gospodarczych. 8 Wykonanie niniejszego Zarządzenia powierzam Naczelnikom Wydziałów i Kierownikom Referatów Starostwa Powiatowego w Lublinie oraz Dyrektorowi Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lublinie. 9 Nadzór nad realizacją zarządzenia powierzam Sekretarzowi Powiatu Lubelskiego. 10 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Rozdzielnik: 1. Oryginał: Wydział Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Lublinie. 2. Kopia użytkowa: Intranet. 3. Kopia użytkowa: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Lublinie. Strona 6 z 6