Zarządzenie Nr 1958/AG/2014 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 22 maja 2014 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 1958/AG/2014 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 22 maja 2014 roku w sprawie zasad zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych stosowanych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.), art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2012 r. Nr 490 poz. 436) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. z 1991 r. Nr 33, poz. 139) zarządza się, co następuje: 1. Określa się zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych na potrzeby Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, ich ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji w przypadku utraty przez nie cech użytkowych i braku celowości dalszego ich używania w brzmieniu określonym w Instrukcji stanowiącej załącznik do niniejszego Zarządzenia. 2. Wykonanie Zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. 3. Nadzór nad realizacją Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Kędzierzyn-Koźle. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Odpowiedzialny za sporządzenie informacji: Kierownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle Agnieszka Zimny-Ilnicka (-) PREZYDENT MIASTA KĘDZIERZYN-KOŹLE T o m a s z W a n t u ł a (-) 1

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 1958/AG/2014 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 22 maja 2014 r. w sprawie zasad zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych stosowanych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle Instrukcja zasad zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych stosowanych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Instrukcja określa zasady zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych stosowanych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle. Zawiera rozwiązania i uporządkowanie kwestii dotyczących pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych używanych przez pracowników Urzędu Miasta Kędzierzyn- Koźle poprzez ujednolicenie postępowania od momentu zapotrzebowania na pieczęć bądź pieczątkę do momentu jej fizycznej likwidacji. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o: 2 1) Urzędzie Miasta należy przez to rozumieć Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle, 2) Prezydencie Miasta należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle, 3) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć Wydział, Referat, Biuro lub samodzielne stanowisko, zgodne z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, 4) kierowniku komórki organizacyjnej należy przez to rozumieć osobę kierującą komórką organizacyjną Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, 5) pieczęci lub pieczęci urzędowej należy przez to rozumieć pieczęć metalową, tłoczoną pieczęć okrągłą zgodną z ustawą o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych, 6) pieczątce służbowej lub pieczątce należy przez to rozumieć każdą inną pieczęć używaną w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle, Rozdział II Pieczcie urzędowe 1. Komórki organizacyjne Urzędu Miasta używają, o ile przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej, następujących pieczęci urzędowych: 3 1) pieczęć urzędową okrągłą zawierającą pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis PREZYDENT MIASTA KĘDZIERZYN- KOŹLE, 2) pieczęć urzędową okrągłą zawierającą pośrodku wizerunek herbu Gminy Kędzierzyn- Koźle, a w otoku napis PREZYDENT MIASTA KĘDZIERZYN-KOŹLE, 2

3 3) pieczęć urzędową okrągłą zawierającą pośrodku wizerunek herbu Gminy Kędzierzyn- Koźle, a w otoku napis RADA MIASTA KĘDZIERZYN-KOŹLE, 4) pieczęć urzędową okrągłą zawierającą pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis URZĄD STANU CYWILNEGO W KĘDZIERZYNIE-KOŹLU. 2. Odcisk pieczęci umieszcza się na dokumentach i pismach, które zgodnie z odrębnymi przepisami wymagają tego dla swojej ważności. 3. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt Urzędu Miasta. 4. Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za używanie pieczęci zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani zapewnić kierowanym przez siebie komórkom organizacyjnym stosowne pieczęcie urzędowe w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom. 2. Za treść pieczęci urzędowej odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych. 3. Zamówienie pieczęci urzędowych następuje na wniosek kierownika komórki organizacyjnej. 4. Komórki organizacyjne przekazują wnioski o wykonanie pieczęci do Wydziału Administracyjno Gospodarczego, celem realizacji. 5. O potrzebie i celowości zamówienia pieczęci urzędowej decyduje kierownik komórki organizacyjnej. 6. Wydział Administracyjno Gospodarczy koordynuje czynności w zakresie wyrobu i kasacji pieczęci urzędowych związanych ze współpracą z Mennicą Państwową. W przypadku pieczęci urzędowych zawierających herb gminy Wydział Administracyjno Gospodarczy koordynuje czynności w zakresie wyrobu pieczęci z wyspecjalizowanymi podmiotami gospodarczymi innymi niż Mennica Państwowa. 7. Pieczęcie urzędowe rejestrowane są przez Wydział Administracyjno Gospodarczy w Rejestrze pieczęci urzędowych, zgodnym z załącznikiem nr 1 do Instrukcji. 8. Zamówioną i zarejestrowaną pieczęć urzędową odbiera w Wydziale Administracyjno- Gospodarczym osobiście pracownik, który będzie za nią odpowiedzialny, potwierdzając jej odbiór własnoręcznym podpisem Pieczęcie urzędowe należy przechowywać w metalowych kasetach lub w żelaznych szafach. Podczas urzędowania pieczęć powinna znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika za nią odpowiedzialnego. 2. W przypadku odejścia pracownika lub przeniesienia na stanowisko, na którym nie będzie używana pieczęć urzędowa, zdanie pieczęci następuje protokolarnie do Wydziału Administracyjno-Gospodarczego W przypadku utraty (zgubienia, kradzieży) kierownik komórki organizacyjnej, która pieczęć utraciła, zawiadamia niezwłocznie o tym fakcie Prezydenta Miasta za pośrednictwem Kierownika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, z podaniem okoliczności utraty pieczęci i wskazaniem osoby odpowiedzialnej za pieczęć. 2. Prezydent Miasta zawiadamia niezwłocznie o tym fakcie właściwą jednostkę Policji lub prokuratury oraz Mennicę Państwową przekazując niezbędne informacje identyfikujące utraconą pieczęć oraz podając okoliczności jej utraty. 3. Utracona pieczęć podlega unieważnieniu i wyrejestrowaniu z Rejestru pieczęci urzędowych po otrzymaniu zgody z Mennicy Państwowej. 3

4 4. Na stronie internetowej Urzędu Miasta umieszcza się ogłoszenie o unieważnieniu treści pieczęci wraz z jej numerem nadanym przez Mennicę Państwową na okres 60 dni. 5. Zamówienie wtórnika zagubionej pieczęci będzie odbywało się na koszt osoby, która była za pieczęć odpowiedzialna Pieczęcie, które nie mogą być używane z powodu ich zużycia lub uszkodzenia, likwidacji komórki organizacyjnej oraz zmiany przepisów uprawniających do używania pieczęci urzędowych, kierownicy komórek organizacyjnych niezwłocznie przekazują za pismem przewodnim do Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. 2. Pracownik odpowiedzialny za pieczęć urzędową osobiście podpisuje zdanie pieczęci w Rejestrze pieczęci urzędowych. 3. Pracownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego przekazuje protokolarnie pieczęcie urzędowe do Mennicy Państwowej celem kasacji. 4. Na podstawie potwierdzonego za zgodność z oryginałem otrzymanego z Mennicy Państwowej protokołu zniszczenia pieczęci urzędowej dokonuje się w Urzędzie Miasta wypisu pieczęci urzędowej z Rejestru pieczęci urzędowych. 5. Likwidacja pieczęci urzędowych wykonanych przez inny podmiot gospodarczy niż Mennica Państwowa zostanie przekazana protokolarnie przedsiębiorstwu zajmującemu się gospodarką odpadami celem zniszczenia. 6. Jeżeli w Rejestrze pieczęci urzędowych nie figuruje pieczęć, która została przeznaczona do likwidacji, to pracownik prowadzący sprawy dotyczące pieczęci urzędowych uzupełnia w Rejestrze wszystkie kolumny poza kolumną wprowadzającą pieczęć do użytkowania dokonując w niej adnotacji o treści: brak wprowadzenia pieczęci do użytkowania. Rozdział III Pieczątki służbowe 8 1. Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle używa, oprócz pieczęci urzędowych, następujące pieczątki służbowe: 1) nagłówkowe zawierające pełną nazwę Urzędu Miasta, pełną nazwę komórki organizacyjnej, adres stanowiący jej siedzibę, numery telefonów, ewentualnie numer NIP oraz numer REGON, 2) imienne zawierające stanowisko lub pełnione funkcje, wynikające ze stosunku pracy, tytuł zawodowy (skrót), imię i nazwisko oraz miejsce do podpisu, 3) imienne Z up. Prezydenta Miasta dla pracowników, w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia Prezydenta Miasta, 4) wpływowe zawierające datę wpływu pisma oraz nazwę komórki organizacyjnej, 5) facsimile pieczątka zawierająca wzór podpisu, 6) specjalne o treści związanej z określoną kategorią spraw załatwianych przez daną komórkę organizacyjną, 7) pomocnicze niezbędne do uproszczenia pracy biurowej, zastępujące wpisywanie często używanych, powtarzających się tekstów do formularzy pism i druków (np. Kędzierzyn- Koźle, za zgodność z oryginałem, polecona, za potwierdzeniem odbioru etc.). 8) datowniki formatu dd-mm-rrrr, które nie podlegają ewidencjonowaniu w Rejestrze pieczątek. 4

5 2. Uprawnionymi do korzystania z imiennych pieczątek są: 1) Prezydent i Zastępcy Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle, 2) Skarbnik Miasta Kędzierzyn-Koźle, 3) Sekretarz Miasta Kędzierzyn-Koźle, 4) pozostali pracownicy Urzędu Miasta, których zakres powierzonych zadań i obowiązków uzasadnia posługiwanie się ww. pieczątkami. 3. Zgodę na zlecenie wykonania oraz używanie pieczątki facsimile wyraża Prezydent Miasta na pisemny wniosek pracownika, zawierający uzasadnienie oraz określenie przypadków, w których pieczątka będzie stosowana. 4. Pieczątki nagłówkowe jednego wzoru i treści są dodatkowo opatrzone numerem w celu identyfikacji użytkownika. 5. W Urzędzie Miasta do pieczątek nagłówkowych, imiennych i pieczątek wpływu stosuje się wyłącznie tusz czerwony. 6. W przypadku stosowania pieczątek specjalnych, pomocniczych oraz datowników dopuszcza się stosowanie innego koloru tuszu Zamówienie i wykonanie pieczątki następuje na wniosek kierowników komórek organizacyjnych. Wniosek powinien zawierać treść pieczątki, uzasadnienie oraz potwierdzenie zasadności wyrobienia pieczątki. 2. Wniosek w sprawie zamówienia wykonania pieczątki należy składać do Kierownika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, który dokonuje sprawdzenia jego treści pod względem formalno-prawnym, potwierdza zgodność w zakresie danych personalnych i zajmowanego stanowiska służbowego, następnie dokonuje stosownego zlecenia wykonania pieczątki. 3. Kierownicy komórek organizacyjnych są: 1) odpowiedzialni za treść pieczątek i za używanie pieczątek zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi Urzędu Miasta, 2) zobowiązani zapewnić kierowanym przez siebie komórkom organizacyjnym stosowne pieczątki w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom. 4. Wydanie nowych pieczątek następuje po uprzednim zwrocie pieczątek zniszczonych lub nieaktualnych. 5. Samowolne dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści pieczątek, a także samodzielne ich zamawianie na potrzeby Urzędu Miasta jest niedozwolone Wydział Administracyjno Gospodarczy prowadzi ewidencję pieczątek służbowych używanych w Urzędzie Miasta wg załącznika nr 2 do Instrukcji. 2. Pieczątki otrzymują numery inwentarzowe wg wzoru: A B/C gdzie: A symbol komórki organizacyjnej zgodny z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta, B numer kolejny, wg ewidencji w rejestrze pieczątek, C rok w formacie rrrr. 3. Numer inwentarzowy pieczątki jest przypisany do jednej pieczątki i pozostaje niezmienny. 4. Pracownik potwierdza odbiór pieczątki własnoręcznym podpisem (czytelny podpis i data). 5

6 11 1. Podczas pracy pieczątka powinna znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika za nią odpowiedzialnego. 2. Pieczątkę imienną Z up. Prezydenta Miasta powinna używać wyłącznie osoba posiadająca stosowne upoważnienie do wykonywania określonych czynności. 3. Wszystkie pieczątki powinny być przechowywanie w kasetkach lub zamykanych na klucz szufladach bądź szafach, chroniących przed dostępem do nich osób niepowołanych. 4. W przypadku rozwiązania umowy o pracę pracownika lub przeniesienia na stanowisko, na którym nie będzie używana pieczątka lub pieczątki, zdanie pieczątki lub pieczątek następuje protokolarnie do Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. Fakt ten powinien zostać odnotowany w karcie obiegowej pracownika. 5. Pieczątki, które mogą być w dalszym ciągu używane na innym stanowisku pracy, zostaną przekazane w tym celu właściwemu pracownikowi Urzędu lub właściwej komórce organizacyjnej, po wcześniejszym zaewidencjonowaniu zmian w Rejestrze pieczątek. 6. W przypadku dłuższej nieobecności pracownika Urzędu pieczątka imienna przekazana zostaje do depozytu w Wydziale Administracyjno-Gospodarczym. 7. Po ustaniu przyczyn dłuższej nieobecności pracownika pieczątka imienna zostaje zwrócona pracownikowi z depozytu O zagubieniu lub utracie pieczątki kierownik komórki organizacyjnej, która ją zgubiła lub utraciła, niezwłocznie zawiadamia pisemnie Prezydenta Maista za pośrednictwem Wydziału Administracyjno Gospodarczego z podaniem okoliczności utraty pieczątki, jej numeru inwentarzowego i wskazaniem osoby odpowiedzialnej za używanie pieczątki. 2. O utracie pieczątki Prezydent Miasta może powiadomić organy Policji z podaniem okoliczności jej utraty. 3. Pracownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego dokonuje odpowiedniej adnotacji w Rejestrze pieczątek o zgubieniu lub kradzieży z podaniem okoliczności utraty pieczątki. 4. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego utracona pieczątka podlega unieważnieniu i wyrejestrowaniu z Rejestru pieczątek Pieczątki, które nie mogą być używane z powodu ich zużycia, uszkodzenia lub dezaktualizacji kierownik komórki organizacyjnej przekazuje pisemnie do Wydziału Administracyjno Gospodarczego, celem ich likwidacji wraz z ich numerami identyfikacyjnymi oraz wyjaśnieniem, dlaczego pieczątki winny być zlikwidowane. 2. Likwidacji pieczątek dokonuje Komisja ds. likwidacji pieczątek, w której skład wchodzą: 1) Sekretarz Miasta Kędzierzyn-Koźle, 2) Kierownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, 3) pracownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. 3. Z czynności likwidacji pieczątek sporządzany jest protokół likwidacji. 4. Likwidacja pieczątek odbywa się nie rzadziej niż raz na pól roku. 5. Jeżeli w Rejestrze pieczątek nie figuruje pieczątka, która została przeznaczona do likwidacji, to pracownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego uzupełnia w Rejestrze pieczątek wszystkie kolumny poza kolumną wprowadzającą pieczęć do użytkowania dokonując w niej adnotacji o treści: Brak wprowadzenia pieczątki do użytkowania. 6. Likwidacji pieczątek dokonuje się poprzez ich fizyczne zniszczenie, uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie. 6

7 7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach likwidacji można dokonać doraźnie, w razie zaistnienia pilnej potrzeby, w innym terminie niż określony w ust. 4. Rozdział IV Przepisy końcowe Raz na pięć lat dokonuje się inwentaryzacji pieczęci urzędowych i pieczątek będących w posiadaniu komórek organizacyjnych wraz z określeniem stanów wszystkich pieczęci i pieczątek. 2. Pierwsza inwentaryzacja powinna być przeprowadzona w terminie 1 roku od dnia wejścia w życie niniejszej Instrukcji. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją decyzje podejmuje Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle. 4. Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania. 15 7