Zarządzenie Nr 46 /WO/17 Burmistrza Skarszew z dnia 10 marca 2017 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 46 /WO/17 w sprawie określenia trybu zamawiania, używania, przechowywania oraz kasacji pieczątek i pieczęci w Urzędzie Miejskim w Skarszewach, zamawiania pieczęci urzędowych przez gminne jednostki organizacyjne oraz pieczątek imiennych przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Na podstawie art. 16 c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 625 ze zm.), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. z 1955 r. Nr 47, poz. 316 ze zm.) art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446 ze. zm.) w związku z 50 ust. 2 pkt 2 lit. a zarządzenia nr 23/SKG/2016 z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Skarszewach, zarządza się, co następuje: 1 1. W Urzędzie Miejskim w Skarszewach stosowane są pieczęcie: 1) pieczęć urzędowa - metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła, a w otoku napis ""; 2) pieczęć urzędowa - metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła, a w otoku napis "Burmistrz Skarszew"; 3) pieczęć urzędowa - metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła, a w otoku napis "Urząd Stanu Cywilnego w Skarszewach"; 4) pieczęć urzędowa - metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku herb Skarszew, a w otoku napis "Gmina Skarszewy"; 5) pieczęć urzędowa - metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku herb Skarszew, a w otoku napis "Burmistrz Skarszew"; 6) pieczęć urzędowa - metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku herb Skarszew, a w otoku napis "". 2. Pieczęcie urzędowe określone w punktach 1-3 umieszczane są na decyzjach administracyjnych wynikających z realizacji zadań zleconych gminie oraz innych dokumentach, w przypadkach przewidzianych przez odrębne przepisy. 3. Pieczęcie urzędowe określone w punktach 4-6 umieszczane są na decyzjach administracyjnych wynikających z realizacji zadań własnych gminy oraz na innych dokumentach w przypadkach przewidzianych przez odrębne przepisy W Urzędzie Miejskim w Skarszewach, zwanym dalej Urzędem, stosowane są pieczątki nagłówkowe, imienne i inne, według wzorów określonych w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Uprawnionymi do korzystania z imiennych pieczątek w Urzędzie są osoby piastujące stanowiska określone w załączniku nr 1.

2 3. Pieczątki imienne innej treści, mogą posiadać i stosować następujące osoby: 1) "Z up. Burmistrza" - osoby, w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia ; 2) "Z up. Skarbnika" - osoby, w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia Skarbnika Gminy Skarszewy; 3) "Z up. Sekretarza" - osoby, w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia Sekretarza Gminy Skarszewy; 4) "Z up. Naczelnika Wydziału - osoby, w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia właściwego Naczelnika Wydziału; 5) "Z up. Naczelnika Wydziału/Biura" - pracownicy komórek organizacyjnych, na podstawie zapisów Regulaminu organizacyjnego komórki o wykonywaniu zadań będących w dyspozycji Naczelnika Wydziału/Biura, pod jego nieobecność. 4. Treść pieczątek wykonywana jest zgodnie z Systemem Identyfikacji Wizualnej czcionką Verdana rozmiar od 7 do W uzasadnionych przypadkach, dopuszcza się możliwość wykonania pieczątek: 1) inną czcionką lub innym rozmiarem czcionki niż określona w ust. 4; 2) o innej treści, niż wymienione w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia. 6. Kolejne pieczątki o tej samej treści, z wyjątkiem pieczęci imiennych, są dodatkowo opatrzone numerem rozpoznawczym (wyróżnik), pozwalającym na ich identyfikację Wnioski w sprawie zamówień na pieczątki i pieczęcie winny zostać sporządzane według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 2. Zamówienia na pieczątki i pieczęcie należy składać w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Skarszewach (dalej: Wydział Organizacyjny), który sprawdza ich treść pod względem formalno-prawnym, zasięga opinii kierownika jednostki Urzędu Miejskiego, do której zakresu zadań należą kwestie kadrowe, w zakresie danych personalnych i zajmowanego stanowiska, następnie zleca je do wykonania. 3. Pieczęcie urzędowe wykonywane są zgodnie z ustawą z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 625 ze. zm.) oraz rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. z 1955 r. Nr 47, poz. 316 z późn. zm.) Po wykonaniu pieczątki i pieczęci Wydział Organizacyjny dokonuje ich rejestracji w rejestrach, zgodnie ze wzorami stanowiącymi załącznik nr 3 i załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia i wydaje je za pokwitowaniem pracownikowi komórki organizacyjnej, która je zamawiała. 2. Dopuszcza się możliwość prowadzenia ewidencji pieczątek i pieczęci przez Wydział Organizacyjny w formie elektronicznej, równolegle do prowadzenia rejestrów, o których mowa w ust. 1 powyżej Pieczątki i pieczęcie są własnością Urzędu, który ponosi koszty ich wytworzenia. 2. Pieczątki i pieczęcie stosuje się wyłącznie do załatwienia spraw służbowych. 3. Pieczątki i pieczęcie przechowywać należy w zamykanych szafach lub kasetkach. Podczas urzędowania powinny one znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika odpowiedzialnego za pieczęć.

3 6 1. W przypadku zużycia, uszkodzenia, bądź dezaktualizacji pieczątki i pieczęci należy je niezwłocznie zwrócić do Wydziału Organizacyjnego. Pracownik, z którym rozwiązany został stosunek pracy zobowiązany jest zwrócić pobrane i używane pieczątki i pieczęcie do Wydziału Organizacyjnego. 2. Kasacji pieczątek dokonuje trzech pracowników Wydziału Organizacyjnego, którzy z czynności tej sporządzają protokół, według wzoru określonego w załączniku nr Nieużywane pieczęcie urzędowe Wydział Organizacyjny przekazuje do Mennicy Państwowej. 4. Fakt dokonania kasacji lub przekazania pieczęci do Mennicy odnotowywany jest w rejestrze prowadzonym przez Wydział Organizacyjny W przypadku kradzieży lub utraty pieczęci i pieczątek należy niezwłocznie zawiadomić Wydział Organizacyjny z podaniem okoliczności utraty pieczęci lub pieczątki oraz wskazaniem osoby, która dopuściła do ich utraty. 2. Wydział Organizacyjny dokonuje zgłoszenia zagubienia lub kradzieży pieczęci i pieczątek na policję, a w przypadku pieczęci urzędowych zawiadamia również Mennicę Państwową. 3. Z czynności, o których mowa w ust. 1 i 2 sporządza się notatki służbowe Gminne jednostki organizacyjne zamawiają pieczęcie urzędowe za pośrednictwem Urzędu Miejskiego w Skarszewach. 2. Zamówienia na pieczęcie, o których mowa w ust. 1 należy kierować do Wydziału Organizacyjnego za pośrednictwem kierownika jednostki organizacyjnej, który potwierdza zasadność wykonania pieczęci, według wzoru określonego w załączniku nr Kierownicy jednostek organizacyjnych przedstawiają treść swojej pieczątki imiennej, do akceptacji Zastępcy albo Sekretarzowi Gminy, według wzoru określonego w załączniku nr 7 do niniejszego zarządzenia. Kopię zatwierdzonego wniosku należy przedłożyć do Wydziału Organizacyjnego. Realizacja zamówienia należy do jednostki. 4. Pieczęcie urzędowe zamawiane dla jednostek organizacyjnych oraz pieczątki imienne kierowników jednostek organizacyjnych stanowią własność tych jednostek i wytwarzane są na ich koszt. 5. Przepisy 1-6 stosuje się odpowiednio. Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego Nadzór nad realizacją postanowień zarządzenia sprawuje Sekretarz Gminy. 11 Traci moc zarządzenie Nr 39/WO/17 z dnia 27 lutego 2017 r. w sprawie określenia trybu zamawiania, używania, przechowywania oraz kasacji pieczątek i pieczęci w Urzędzie Miejskim w Skarszewach, zamawiania pieczęci urzędowych przez gminne jednostki organizacyjne oraz pieczątek imiennych przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 12 BURMISTRZ JACEK PAULI

5 WZORY PIECZĄTEK NAGŁÓWKOWYCH I IMIENNYCH Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 46/WO/17 1. Wzory pieczątek nagłówkowych: 1 1) GMINA SKARSZEWY (adres) 2) URZĄD MIEJSKI w SKARSZEWACH (nazwa komórki organizacyjnej) (adres) 1. Wzory pieczątek imiennych: 2 1) BURMISTRZ 2) ZASTĘPCA BURMISTRZA 3) w z. BURMISTRZA Zastępca Burmistrza 4) SEKRETARZ GMINY 5) SKARBNIK GMINY 6) GŁÓWNY KSIĘGOWY 7) AUDYTOR WEWNĘTRZNY 8) NACZELNIK WYDZIAŁU/KIEROWNIK BIURA 9) KIEROWNIK URZĘDU STANU CYWILNEGO 10) ZASTĘPCA NACZELNIKA WYDZIAŁU/KIEROWNIKA BIURA 11) RADCA PRAWNY

6 12) GŁÓWNY SPECJALISTA 13) INSPEKTOR 14) STARSZY SPECJALISTA 15) STARSZY INFORMATYK 16) PODINSPEKTOR 17) INFORMATYK 18) SPECJALISTA 19) SAMODZIELNY REFERENT 20) REFERENT 21) KASJER 22) KSIĘGOWY 23) MŁODSZY REFERENT 24) MŁODSZY KSIĘGOWY 25) ASYSTENT BURMISTRZA 26) DORADCA BURMISTRZA 27) PEŁNOMOCNIK BURMISTRZA 28) ADMINISTRATOR BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI 29) ADMINISTRATOR SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH

7 30) URZĘDNIK WYBORCZY 2. Wzory pieczątek imiennych z upoważnienia : 1) z up. BURMISTRZA Zastępca Burmistrza 2) z up. BURMISTRZA Sekretarz Gminy 3) z up. BURMISTRZA Skarbnik Gminy 4) z up. BURMISTRZA Naczelnik Wydziału/ Kierownik Biura. 5) z up. BURMISTRZA Z-ca Naczelnika Wydziału/ Kierownika Biura 6) z up. BURMISTRZA Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 7) z up. BURMISTRZA Pełnomocnik Burmistrza 8) z up. BURMISTRZA Asystent Burmistrza 9) z up. BURMISTRZA Doradca Burmistrza Wzór pieczątki wpływowej (datownik): URZĄD MIEJSKI w Skarszewach Nazwa komórki organizacyjnej Wpł. (data) L.dz.... Ilość zał.... Podpis... 3

8 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 46/WO/2017 Pieczęć komórki organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Skarszewach Nr pisma... Skarszewy, dnia roku WNIOSEK O WYROBIENIE PIECZĄTKI/PIECZĘCI* Wydział Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Skarszewach Na podstawie 3 Zarządzenia nr 39/WO/17 z dnia 27 lutego 2017 r. w sprawie określenia trybu zamawiania, używania, przechowywania oraz kasacji pieczątek i pieczęci w Urzędzie Miejskim w Skarszewach, zamawiania pieczęci urzędowych przez gminne jednostki organizacyjne oraz pieczątek imiennych przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych wnoszę o wyrobienie pieczątki/pieczęci* poniższej treści (dane osobowe pisane drukowanymi literami) UZASADNIENIE... podpis i pieczęć Naczelnika Wydziału Potwierdzenie zasadności:... Z-ca Burmistrza/Sekretarz Gminy Wypełnia Wydział Organizacyjny Skarszewy, dnia r. Treść pieczątki/pieczęci zgodna z: 1. dokumentacją WO - Działu Kadr wzorem pieczęci określonym w Załączniku Nr uwagi... * niepotrzebne skreślić... podpis pracownika Wydziału

9 NR ARKUSZA.../... (rok) ROK... Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 46/WO/17 L.p. Odcisk pieczątki wykonanej Skrót komórki organizacyjnej Data zamówienia Data wykonania Imię i nazwisko osoby odbierającej pieczątkę Data i czytelny podpis Odcisk pieczątki likwidowanej Data likwidacji

10 NR ARKUSZA.../... (rok) ROK... Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 46/WO/17 L.p. Odcisk pieczęci urzędowej Komórka organizacyjna/j ednostka Data zamówienia Data wykonania Imię i nazwisko osoby odbierającej pieczęć urzędową. Data i czytelny podpis Odcisk pieczęci likwidowanej Data likwidacji

11 Załącznik nr 5 do Zarządzenia nr 46/WO/17 PROTOKÓŁ Nr.../... spisany w dniu roku na okoliczność likwidacji zbędnych i zużytych pieczątek używanych w Urzędzie Miejskim w Skarszewach Na podstawie 6 ust. 2 zarządzenia nr 39/WO/17 z dnia 27 lutego 2017 r. w sprawie określenia trybu zamawiania, używania, przechowywania oraz kasacji pieczątek i pieczęci w Urzędzie Miejskim w Skarszewach, zamawiania pieczęci urzędowych przez gminne jednostki organizacyjne oraz pieczątek imiennych przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych Pracownicy Urzędu Miejskiego w Skarszewach // przeprowadzili w Urzędzie Miejskim w Skarszewach likwidację... szt. pieczątek, według załącznika do niniejszego protokołu, poprzez ich: Odzyskane z pieczątek obudowy, etui...,..., przekazano do dalszego wykorzystania. Pozostałe zniszczone i zniekształcone w ilości... szt. zlikwidowano. Na tym protokół zakończono i podpisano

12 Pieczęć jednostki organizacyjnej U M w Skarszewach Załącznik nr 6 do Zarządzenia nr 46/WO/17 Skarszewy, dnia r. Wydział Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Skarszewach WNIOSEK O WYROBIENIE PIECZĘCI URZĘDOWEJ Na podstawie 8 ust. 2 zarządzenia nr 39/WO/17 z dnia lutego 2017 r. w sprawie określenia trybu zamawiania, używania, przechowywania oraz kasacji pieczątek i pieczęci w Urzędzie Miejskim w Skarszewach, zamawiania pieczęci urzędowych przez gminne jednostki organizacyjne oraz pieczątek imiennych przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych wnoszę o wyrobienie pieczęci urzędowej według poniższej treści 1. pieczęć urzędowa metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła, a w otoku napis...* /nazwa jednostki organizacyjnej/ 2. pieczęć urzędowa metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku herb Skarszew, a w otoku napis...* /nazwa jednostki organizacyjnej/ UZASADNIENIE zawierające podstawy prawne stosowania zamawianej pieczęci urzędowej podpis i pieczęć kierownika jednostki organizacyjnej Akceptuję:... Z-ca Burmistrza/Sekretarz Gminy Załączniki: Oświadczenie Płatnika upoważniającego Mennicę Państwową do wystawienia faktury bez podpisu odbiorcy, ponadto informację o nr NIP Płatnika. Wypełnia Wydział Organizacyjny Skarszewy, dnia r. Treść pieczęci zgodna z: 1. wzorem pieczęci uwagi podpis pracownika Wydziału * właściwe zakreślić

13 Załącznik nr 7 do Zarządzenia nr 46/WO/17 Pieczęć gminnej jednostki organizacyjnej Skarszewy, dnia r. Wydział Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Skarszewach WNIOSEK O AKCEPTACJĘ PIECZĄTKI IMIENNEJ Na podstawie 8 ust. 3 zarządzenia nr 39/WO/17, przechowywania oraz kasacji pieczątek i pieczęci w Urzędzie Miejskim w Skarszewach, zamawiania pieczęci urzędowych przez gminne jednostki organizacyjne oraz pieczątek imiennych przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych wnoszę o wyrobienie pieczątki imiennej poniższej treści (dane osobowe pisane drukowanymi literami) UZASADNIENIE Akceptacja:... podpis i pieczęć kierownika gminnej jednostki organizacyjnej... Z-ca Burmistrza/Sekretarz Gminy Do wiadomości: Wydział Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Skarszewach