ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 1/2006 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Rudzie Śląskiej z dnia r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 1/2006 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Rudzie Śląskiej z dnia r. w sprawie użytkowania pieczęci w Urzędzie Skarbowym w Rudzie Śląskiej Celem optymalizacji zabezpieczeń w zakresie używania pieczęci w tut. Urzędzie oraz wyeliminowania ewentualnych prób wykonywania przez pracowników pieczęci używanych do celów służbowych we własnym zakresie lub zatrzymania pieczęci po rozwiązaniu umowy o pracę. zarządzam co następuje: I. Zasady postępowania w zakresie rejestrowania, przechowywania i likwidacji pieczęci określa Instytucja stanowiąca załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. II. Ustalam skład Komisji ds. inwentaryzacji i likwidacji pieczęci urzędowych w osobach: a) -przewodniczący Beata Kaczmarek b) -członek Krystyna Wilkoszyńska c) -członek Grażyna Kowalczyk d) -członek Małgorzata Tatarek e) -członek Danuta Kozłowska Komisja działa w zakresie inwentaryzacji raz na 4 lata (w zakresie inwentaryzacji składników majątkowych) oraz każdorazowo na wniosek w zakresie likwidacji pieczęci w składzie co najmniej trzyosobowym. III. Zobowiązuję: 1. Pracownika Wieloosobowego Stanowiska ds. Ogólnych, Kadr i Szkolenia do bieżącego prowadzenia Rejestru wszystkich pieczęci wprowadzonych do użytkowania w Urzędzie Skarbowym po dniu r.

2 2. Kierowników komórek organizacyjnych (jeżeli w zakresie zadań komórki jest posługiwanie się pieczęcią wpływu) do prowadzenia: - rejestru pieczęci elektronicznych IV. Wprowadzam do użytkowania następujące pieczęcie wpływu: 1. Elektroniczne pieczęcie wpływu (data przesuwana automatycznie) - przeznaczone do używania: a) na stanowisku recepcyjno informacyjnym PD, PDFN, b) na stanowisku recepcyjno informacyjnym PP, c) na stanowisku IP, d) w sekretariacie, e) w kancelarii WD 2. W wyjątkowych sytuacjach np. uszkodzenie którejś pieczęci dopuszczalna jest zamiana pieczęci pomiędzy pracownikami lub używanie jednej przez dwie osoby pod warunkiem opisania powyższego w notatce służbowej i właściwego zarejestrowania pieczęci, a nawet parafowania dokumentów przez osobę przyjmującą w zależności od okoliczności. V. Kierowników komórek organizacyjnych, zobowiązuję do zapoznania z treścią niniejszego Zarządzenia wszystkich podległych pracowników. VI. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem r. Ruda Śląska, dn r. W orginale podpisał Naczelnik Urzędu Skarbowego w Rudzie Śląskiej mgr Andrzej Wołoszczuk

3 Załącznik Nr1 do Zarządzenia Nr 1/06 z dn r. Naczelnika Urzędu Skarbowego w Rudzie Śląskiej INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA W ZAKRESIE REJESTROWANIA, PRZECHOWYWANIA I LIKWIDACJI PIECZĘCI W URZĘDZIE SKARBOWYM W RUDZIE ŚLĄSKIEJ I. Rodzaje prowadzonych rejestrów w Urzędzie dla pieczęci zakupionych lub otrzymanych z Izby Skarbowej w Katowicach: 1. rejestr nr I pieczątki wprowadzone do użytku po dniu r., zawierający następujące rubryki: a) L.p., b) Odcisk pieczęci, c) Data i podpis pracownika przyjmującego pieczęć (wyłącznie podpis tego pracownika), d) Data i podpis pracownika Wieloosobowego Stanowiska ds. Ogólnych, Kadr i Szkolenia przyjmującego pieczęć od pracownika zdającego, e) Data likwidacji i podpis pracownika komórki KAO dokonującego zapisu na podstawie protokołu Komisji likwidacyjnej, 2. rejestr nr II pieczęcie elektroniczne, za które odpowiedzialni są kierownicy działów PD, PDFN, PP, WD oraz pracownik Sekretariatu Naczelnika Urzędu, zawierający rubryki: a) L. p., b) Odcisk pieczęci, c) Data i podpis kierownika komórki organizacyjnej przyjmującego pieczęć, pracownika Sekretariatu (przyjmowane przez osobę odpowiedzialną za komórkę lub pracownika upoważnionego), d) Data i podpis pracownika Wieloosobowego Stanowiska ds. Ogólnych, Kadr i Szkolenia przyjmującego pieczęć zapisu na podstawie protokołu Komisji likwidacyjnej, od pracownika zdającego, e) Data likwidacji i podpis pracownika komórki KAO dokonującego zapisu na podstawie protokołu Komisji likwidacyjnej.

4 II. Zasady prowadzenia rejestrów: 1. rejestry wymienione w punkcie I,a zawierające wszystkie pieczęcie znajdujące się w Urzędzie, wprowadzone do użytku po dniu r.: a) prowadzą pracownik KAO / kierownicy b) każda strona rejestru jest ponumerowana i parafowana przez pracownika KAO/ kierownika prowadzącego rejestr c) rejestry te zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt będącym załącznikiem do Zarządzenia nr 34 Ministra Finansów z dnia r.-posiadają kategorię B rejestr: a) uzupełniany jest wyłącznie wtedy, gdy daną pieczęć powierza się innemu pracownikowi (np. zastępstwo) pracownik, który potwierdził odbiór pieczęci w rejestrze II prowadzonym przez stanowisko zamówień publicznych nie ma tego obowiązku, b) w przypadku wyznaczenia innej osoby odpowiedzialnej za używanie na stałe pieczęci (np. zmiana zakresu czynności), kierownik komórki organizacyjnej zwraca się do stanowiska zamówień publicznych o dokonanie zmian w rejestrze nr II prowadzonym w kolumnie data i podpis pracownika przyjmującego pieczęć oraz dokonuje fizycznego przekazania pieczęci lub zwrotu pieczęci do stanowiska zamówień publicznych, c) przechowywany jest przez okres 3 lat od daty ostatniego zapisu w danym roku (dla celów kontrolnych) następnie trwale niszczy w niszczarce nie podlega przekazaniu do archiwum. III. Pieczęć zostaje wprowadzona do obiegu (do używania) wyłącznie po jej zarejestrowaniu tj. poprzez złożenie ich odcisku w rejestrach, o których mowa w niniejszej instrukcji. IV. Kategorycznie zakazuje się używania jakichkolwiek pieczęci w dokumentach służbowych wykonanych we własnym zakresie. V. Zobowiązuje się każdego pracownika w przypadku rozwiązania umowy o pracę do zdania pieczątki imiennej oraz innych pieczęci, za które był odpowiedzialny

5 (podpisał odbiór w rejestrze) do ich przekazania do stanowiska zamówień publicznych w Wieloosobowym Stanowisku ds. Ogólnych, Kadr i Szkolenia. VI. Zasady przechowywania pieczęci: 1. wszystkie pieczęcie winny być zabezpieczone w sposób uniemożliwiający użycie ich przez osoby do tego nieuprawnione, 2. za pieczątki imienne odpowiada każdy pracownik indywidualnie, 3. pracownik Wieloosobowego Stanowiska ds. Ogólnych, Kadr i Szkolenia prowadzący rejestry, o których mowa, wyda pieczęć kierownikowi komórki organizacyjnej lub wyznaczonemu przez niego pracownikowi. 4. za pieczątki przydzielone przez kierownika komórki organizacyjnej, a używane przez wielu pracowników lub przydzielonej do używania wyłącznie jednemu pracownikowi odpowiada kierownik lub osoba przez niego upoważniona, która potwierdziła odbiór pieczątki w rejestrze, 5. szczególnej ochronie podlegają pieczęcie zawierające napis Urząd Skarbowy w Rudzie Śląskiej, Z upoważnienia Naczelnika Urzędu Skarbowego w Rudzie Śląskiej, np. pieczątki wpływu, firmówki, datowniki z orłem, pieczęcie metalowe z orłem, które należy przechowywać w szafach metalowych. 6. elektroniczne pieczęcie wpływu przechowywane są przez pracowników upoważnionych do ich używania w specjalnie do tego celu przeznaczonych kasetach zamykanych na klucz, oddzielnie dla każdej pieczęci, gdzie także znajduje się przystawka wraz z zasilaczem do ładowania pieczęci, 7. dla pieczątek wpływu z kluczem przeznaczonych do akcji przyjmowania zeznań rocznych koordynator akcji ustala na każdy rok procedurę postępowania z pieczęciami przy opisie obiegu dokumentów, 8. w przypadku, gdy pieczęć jest nieaktualna lub uszkodzona należy ją przekazać do

6 stanowiska zamówień publicznych w Wieloosobowym Stanowisku ds. Ogólnych, Kadr i Szkolenia, które przechowuje te pieczęcie do czasu ich likwidacji. VII. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz upoważnieni do odbioru i używania pieczęci pracownicy są odpowiedzialni za ich przechowywanie i używanie zgodne z ich przeznaczeniem. Osoby winne zagubienia pieczęci bądź ich niewłaściwego użycia będą pociągnięte do odpowiedzialności. VIII. Zadania Komisji ds. inwentaryzacji i likwidacji pieczęci: 1. przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich pieczęci w urzędzie, 2. zakwalifikowanie pieczęci nieaktualnych lub uszkodzonych do likwidacji na podstawie oględzin zdanych pieczęci oraz sporządzenie protokołu, 3. ich fizyczna likwidacja po akceptacji protokołu przez koordynatora Wieloosobowego Stanowiska ds. Ogólnych, Kadr i Szkolenia i ostatecznie przez Naczelnika Urzędu, 4. sporządzenie protokołu fizycznej likwidacji pieczęci, przekazanie obu protokołów do Wieloosobowego Stanowiska ds. Ogólnych, Kadr i Szkolenia IX. Dopuszcza się wprowadzanie odstępstw od niniejszej Instrukcji, pod warunkiem ich wcześniejszego opisania w notatce służbowej przekazanej następnie do komórki KAO.