1. Przedmiotem zam6wienia jest wykonanie ustugi w zakresie recertyfikacji

Transkrypt

1 GMINA MIASTO RZESZOW Rzesz6w, dnia 26 maja 2015 r. URZJ\D MIASTA RZESZOWA WYDZIAt. ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNY URZ~DU MIASTA RZESZOWA UL. MICKIEWICZA RZESZOW TEL Adres wydzialu zamawiajqcego oraz numer telefonu pracownika prowadzqcego post~powanie Znak sprawy: ORA-O ZAPYTANIE OFERTOWE Dokladna nazwa i adres wykonawcy Zamawiajqcy Gmina Miasto Rzesz6w - Urzqd Miasta Rzeszowa zaprasza do z+ozenia ofert na wykonanie ustugi w zakresie recertyfikacji (odnowienia) systemu zarzqdzania jakosciq na zgodnosc z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001 :2009 w Urz~dzie Miasta Rzeszowa wraz z nadzorem nad funkcjonowaniem tego systemu w okresie waznosci certyfikatu. 1. Opis przedmiotu zam6wienia 1. Przedmiotem zam6wienia jest wykonanie ustugi w zakresie recertyfikacji (odnowienia) systemu zarzqdzania jakosciq na zgodnosc z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009 w Urz~dzie Miasta Rzeszowa wraz z nadzorem nad funkcjonowaniem tego systemu w okresie wainosci certyfi katu. 2. System zarzqdzania jakosciq Zamawiajqcego zostat opracowany, wdroiony i udokumentowany oraz jest utrzymywany w zakresie certyfikacji: "Swiadczenie ustug administracji samorzqdowej zaspokajajqcych potrzeby spotecznosci lokalnej oraz zapewniajqcych wszechstronny rozw6j miasta". 3. Przedmiot ustugi w zakresie recertyfikacji obejmuje: 1) proces recertyfikacji przebiegajqcy w nast~pujqcych etapach: a) etap I - przeprowadzenie przeglqdu dokumentacji pod kqtem zgodnosci z wymaganiami normy obj~tej przedmiotem niniejszej umowy, opracowanie sprawozdania z oceny tych dokument6w oraz opracowanie planu etapu II. Etap I zostanie zrealizowany w pazdzierniku lub listopadzie 2015 r., z zastrzeieniem lit. b;

2 b) etap II - przeprowadzenie auditu recertyfikacyjnego przez zesp6t auditor6w Wykonawcy, zgodnie z wczesniej ustalonym planem, w celu potwierdzenia zgodnosci wdrozonego systemu zarzqdzania jakosciq z wymaganiami normy obj~tej przedmiotem niniejszej umowy. Audit recertyfikacyjny zostanie przeprowadzony w listopadzie 2015 r., w terminie zapewniajqcym Zamawiajqcemu odpowiedni czas na usuni~cie ewentualnych niezgodnosci przed uptywem daty obecnej certyfikacji - 29 listopada 2015 r.; c) etap III - przekazanie dw6ch egzemplarzy certyfikatu w wersji ozdobnej (grawerowanej) oraz dwunastu egzemplarzy certyfikatu w formie papierowej, w formacie A4, w przypadku pozytywnego rezultatu auditu recertyfikacyjnego, w terminie do 30 dni od ostatniego dnia auditu recertyfikacyjnego. 2) sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem u Zamawiajqcego systemu zarzqdzania ja kosciq w okresie waznosci certyfikatu poprzez przeprowadzenie dw6ch audit6w nadzoru w nast~pujqcych terminach: a) pierwszy audit nadzoru zostanie przeprowadzony przed uptywem 12 miesi~cy od ostatniego dnia auditu recertyfikacyjnego; b) drugi audit nadzoru zostanie przeprowadzony przed uptywem 24 miesi~cy od daty wystawienia certyfikatu. Szczeg6towy opis przedmiotu zam6wienia zawarty jest w projekcie umowy, kt6ry stanowi zatqcznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. Miejsce i termin skladania ofert Pisemnq ofert~ (wg zatqczonego wzoru) nalezy dostarczyc osobiscie lub przestac na adres: Urzqd Miasta Rzeszowa Wydziat Organizacyjno - Administracyjny ul. Mickiewicza 11, pok. 10 (222) Rzesz6w w zamkni~tej kopercie z dopiskiem: "Oferta SZJ Urz~du Miasta Rzeszowa" w terminie do dnia: 5 czerwca 2015 r. do godz

3 Oferty ztozone po terminie nie b~dq rozpatrywane. Decyduje data i godzina wptywu. W toku badania i oceny ofert Zamawiajqcy moze zqdac od Wykonawc6w wyjasnien dotyczqcych tresci ztozonych ofert. Wykonawca ponosi wszelkie koszty zwiqzane z przygotowaniem dostarczeniem oferty. 3. Termin wykonania zam6wienia Dla poszczegolnych eta pow realizacji zamowienia ustala si~ nast~pujqce terminy: 1. Przeprowadzenie auditu recertyfikacyjnego w listopadzie 2015 r., w terminie zapewniajqcym Zamawiajqcemu odpowiedni czas na usuni~cie ewentualnych niezgodnosci przed uptywem daty obecnej certyfikacji - 29 listopada 2015 r. 2. Przekazanie dwoch egzemplarzy certyfikatu w wersji ozdobnej (grawerowanej) oraz dwunastu egzemplarzy certyfikatu w formie papierowej, w formacie A4, w przypadku pozytywnego rezultatu auditu recertyfikacyjnego, w terminie do 30 dni od ostatniego dnia auditu recertyfikacyjnego. 3. Przeprowadzenie pierwszego auditu nadzoru przed uptywem 12 miesi~cy od ostatniego dnia auditu recertyfikacyjnego. 4. Przeprowadzenie drugiego auditu nadzoru przed uptywem 24 miesi~cy od daty wystawienia certyfikatu. 5. Zakonczenie sprawowania nadzoru - koniec wainosci certyfikatu. 4. Opis sposobu przygotowania oferty Oferta powinna zawierae: 1) wypetniony formularz ofertowy (zatqcznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego), 2) kopi~ dokumentu (np. certyfikat akredytacji wydany przez Polskie Centrum Akredytacji) potwierdzajqcego posiadanie aktualnej akredytacji wydanej przez uprawnione organy akredytacyjne. Kopia dokumentu, 0 ktorym mowa w zdaniu poprzednim, musi bye poswiadczona za zgodnose z oryginatem na kaidej stronie zawierajqcej tekst bqdz inny znak graficzny przez Wykonawc~ lub osob~ do tego upowainionq, 3) wykaz urz~dow polskiej administracji samorzqdowej, ktorych system zarzqdzania jakosciq byt certyfikowany (recertyfikowany) na zgodnose z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001: 2009 (ISO 9001 :2008) ze statusem certyfikacji: aktywna (zatqcznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego), 4) pefnomocnictwo w przypadku gdy oferta jest skfadana (podpisywana) w imieniu Wykonawcy przez inne osoby,

4 5) pisemnct informacj~ 0 nieodptatnych swiadczeniach na rzecz Urz~du Miasta Rzeszowa, celem doskonalenia jakosci (np. szkolenia, panele dyskusyjne, poradnictwo) - brak tego dokumentu w sporzqdzonej ofercie oznaczae b~dzie a punkt6w za kryterium: nieodptatne swiadczenia, w kryteriach oceny ofert. Wykonawc6w obowiqzuje wykorzystanie zatqczonych wzor6w dokument6w - zatqcznik6w. Nie dopuszcza si~ sktadania alternatywnych, co do tresci i formy dokument6w. Cen~ ofertowq na realizacj~ catosci przedmiotu zam6wienia z uwzgl~dnieniem poszezeg61nych etap6w nalezy przedstawie w formularzu oferty stanowiqcym zatqcznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Cena podana w ofercie powinna obejmowae wszystkie koszty zwiqzane z wykonaniem przedmiotu zam6wienia oraz warunki i wytyczne stawiane przez Zamawiajqcego z uwzgl~dnieniem specyfiki Urz~du Miasta Rzeszowa, zaprezentowanej w pkt 6 niniejszego zapytania ofertowego. Koszty podr6iy i pobytu auditor6w ponosi Wykonawca. Cena moze bye tylko jedna; nie dopuszcza si~ wariantowosei cen. Ceny nalezy podae w walucie polskiej, do dw6ch miejsc po przecinku. 5. Opis kryteri6w oceny ofert, ich znaczenie i spos6b oceny Ocena ofert jest dwuetapowa: I etap - oeena formalna II etap - ocena merytoryczna Ocena formalna ma na celu sprawdzenie, czy oferty odpowiadajq wszystkim wymaganiom okreslonym w niniejszym zapytaniu ofertowym. W tym, ezy zostaty ztozone w terminie, we wskazanym miejscu, Sq kompletne, podpisane przez osoby uprawnione, sporzqdzone na formularzach stanowiqcych zatqezniki do zapytania ofertowego. Oferty spetniajqce kryteria oeeny formalnej zostanq dopuszczone do oeeny merytorycznej i wyboru oferty najkorzystniejszej. Zamawiajqcy dokona oceny waznych ofert na podstawie nast~pujqeych kryteri6w: A.Cena wyliczana wedtug wzoru: najniisza Iqczna cena brutto oferty sposrod ocenianych ofert IIose punkt6w = x 55 Iqczna cena brutto ocenianej oferty Max liczba punkt6w: 55 B. D05wiadczenie w certyfikacji: ilose urz~d6w polskiej administraeji samorzqdowej, kt6rych system zarzqdzania jakosciq byt certyfikowany (recertyfikowany) na zgodnose

5 z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001 :2009 (ISO 9001: 2008) ze statusem certyfikacji: aktywna. wyliczane wedtug wzoru: ilose Z oferty badanej Ilose punktow= X 35 najwi~ksza ilose sposrod ocenianych ofert Ilose ustalona na podstawie danych zawartych w wypetnionym formularzu, ktorego wzor stanowi zatqcznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. Max liczba punktow: 35 C. Nieodplatne 5wiadczenia: pisemna informacja 0 nieodptatnych swiadczeniach na rzecz Urz~du Miasta Rzeszowa, celem doskonalenia jakosci (np. szkolenia, panele dyskusyjne, poradnictwo) TAK - 10 pkt NIE - 0 pkt Maksymalna ilose punkow jakq Wykonawca moze uzyskae biorqc pod uwag~ ww. kryteria wynosi 100. Za najkorzystniejszq uznana zostanie oferta z tqcznie najwi~kszq liczbq punktow. 6. Prezentacja Urz~du Miasta Rzeszowa Podstawa ponownej certyfikacji: norma PN-EN ISO 9001: 2009 Wyst~pujq wytqczenia w stosunku do wymagan normy, ktore dotyczq nast~pujqcych punktow: 7.3 Projektowanie i rozwoj 7.4 Zakupy Walidacja procesow i dostarczania produktu 7.6 Nadzorowanie wyposazenia do monitorowania i pomiarow Wytqczone wymagania nie wptywajq na zdolnose Urz~du Miasta Rzeszowa do dostarczania produktow spetniajqcych wymagania klienta i wymagania prawne. Procesy w Urz~dzie Miasta Rzeszowa zwiqzane Sq z jednq gfownq dziafalnosciq. Istnieje znaczna liczba przepisow regulujqcych dziafalnose. Urzqd Miasta Rzeszowa posiada certyfikat niezaleznej jednostki certyfikujqcej. Waznose certyfikatu: 29 listopada 2015 r. Urzqd Miasta Rzeszowa funkcjonuje w budynkach: - Rynek 1, - Rynek 7,

6 - Rynek 11, - Rynek 12, - Joselewicza 4, - Mickiewicza 11, - Kopernika 15, - Okrzei 1, - Ofiar Getta 7, - Baldachowka 8, - Partyzantow loa, - Targowa 1, - Krola Kazimierza 9, - AI. Pod Kasztanami 8, - Hanasiewicza 10, - 3 Maja 7. Liczba zatrudnionych w Urz~dzie: 692 (bez uwzgl~dnienia osob zatrudnionych na zast~pstwo) wg stanu na dzien 26 maja 2015 r. 7. Dodatkowe informacje Osobq uprawnionq ze strony Zamawiajqcego do kontaktow z Wykonawcami jest pan Jacek Wrobel, tel Kontakt w dni robocze w godzinach , wrobelj@erzeszow.pl Zamawiajqcy zastrzega sobie prawo do: l)odwotania post~powania, uniewaznienia go w kazdym czasie bez podania przyczyny, 2)zamkni~cia post~powania bez dokonania wyboru oferty, 3)zqdania szczegotowych informacji i wyjasnien od Wykonawcow na kazdym etapie post~powania, 4 )wytqcznej interpretacji zapisow ogtoszenia. Sporzqdzil: Pod pis pracownika prowadzqcego post~powanie Pod pis i piecz~c dyrektora wydzialu zamawiajqcego 8. Za1ctczniki: Zatqcznik nr 1 - formularz oferty Zatqcznik nr 2 - projekt umowy

7 Zafqcznik nr 3 - wykaz urz~dow polskiej administracji samorzqdowej, ktorych system zarzqdzania jakosciq byf certyfikowany (recertyfikowany) na zgodnosc z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001: 2009 (ISO 9001: 2008) ze statusem certyfikacji: aktywna