Zapytanie ofertowe. 6) Sposób finansowania: Co najmniej 70% ze środków publicznych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Transkrypt

1 Nowy Sącz, dnia r. pieczęć nagłówkowa zamawiającego Zapytanie ofertowe w ramach projektu partnerskiego Wyższej Szkoły Biznesu - National-Louis University z siedzibą w Nowym Sączu oraz Urzędu Miejskiego w Krynicy-Zdroju pn. Unowocześnienie funkcjonowania administracji samorządowej Gminy Krynica Zdrój, numer projektu POKL /11 w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 1) Zamawiający: Wyższa Szkoła Biznesu National-Louis University z siedzibą w Nowym Sączu, ul. Zielona 27, Nowy Sącz, NIP: ) Osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego: Robert Gmaj Kanclerz, Adrian Jasik- Wicekanclerz, Krzysztof Pawłowski Rektor, Wiktor Patena- Prorektor, Piotr Gmaj i Robert Gmaj Osoby reprezentujące Założyciela. 3) Osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy: Michał Orłowski, Sławomir Piętka, Agnieszka Rafałowicz 4) Sposób upublicznienia: 1. STRONA WWW ZAMAWIAJĄCEGO: 2. TABLICA W BUDYNKU ZAMAWIAJĄCEGO PRZY UL. ZIELONEJ 27, NOWY SĄCZ: miejsce ogólnie dostępne w budynku A 3. Zapytanie wysłano do minimum 3 (trzech) potencjalnych Wykonawców drogą elektroniczną. 5) Nazwa i kod przedmiotu zamówienia (CPV): Kod: Kod: Kod: ) Sposób finansowania: Co najmniej 70% ze środków publicznych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 7) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Zamówienie obejmuje usługę wdrożenia normy ISO 9001:2008 w Urzędzie Miejskim w Krynicy-Zdroju, zapewnienie koordynacji procesu certyfikacji, oraz zapewnienie koordynacji procesu recertyfikacji (jednorazowo) Zakres prac (działań): I Audyt wstępny 1. Przeprowadzenie diagnozy systemu zarządzania 2. Identyfikacja procesów realizowanych przez Urząd 3. Określenie zakresu systemu zarządzania jakością i wymaganej dokumentacji 4. Sporządzenie raportu z audytu wstępnego 5. Analiza zakresów obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników 6. Analiza funkcjonującej dokumentacji II Sporządzenie wstępnej listy dokumentacji SZJ 1. Opracowanie macierzy procesów 2. Przyporządkowanie do każdego z procesów wymaganej dokumentacji 3. Ustalenie osób odpowiedzialnych za realizację

2 III Sporządzenie Polityki Jakości dla Urzędu 1. Określenie polityki i celów jakości 2. Ustalenie osób odpowiedzialnych za realizację celów jakości IV Szkolenie z podstaw dokumentowania SZJ oraz w zakresie budowy, nadzoru i doskonalenia SZJ (1 grupa, max 5 osób) 1. Analiza procesów w SZJ 2. Ćwiczenia zespołów roboczych w opisie i dokumentowaniu procesów 3. Omówienie i interpretacja wymagań normy ISO 9001:2008 w odniesieniu do zadań realizowanych przez Urząd V Dokumentowanie SZJ 1. Opracowanie dokumentacji SZJ VI Wdrożenie dokumentacji SZJ 1. Aktywna pomoc przy przeglądzie i zatwierdzeniu dokumentacji SZJ przez kierownictwo Urzędu VII Powołanie Audytorów wewnętrznych i ich szkolenie 1. Przeprowadzenie szkolenia dla wybranych pracowników z metodyki przeprowadzenia audytu wewnętrznego z zastosowaniem wymagań normy ISO 9001:2008 (1 grupa, max 5 osób) VIII Przeprowadzenie audytu wewnętrznego 1. Uruchomienie programu audytów wewnętrznych 2. Przegląd i Ew. korekta raportów z audytów wewnętrznych 3. Pomoc w zakresie uruchomienia procedur działań korygujących i zapobiegawczych 4. Konsultacje i pomoc przy opracowaniu raportu na przegląd SZJ IX Koordynacja procesu certyfikacji ISO 9001: Zapewnienie koordynacji procesu certyfikacji, polegające na zawarciu przez wykonawcę (wdrażającego normę) odrębnej umowy z uprawnionym podmiotem zewnętrznym, na podstawie której podmiot ten przeprowadzi proces certyfikacji. 2. Poniesienie kosztów wszelkich opłat certyfikacyjnych na rzecz UM Krynica-Zdrój (składający ofertę powinien uwzględnić koszty opłat certyfikujących w oferowanej cenie) X Koordynacja procesu recertyfikacji 1. Zapewnienie koordynacji procesu recertyfikacji, polegające na zawarciu przez wykonawcę (wdrażającego normę) umowy z uprawnionym podmiotem zewnętrznym, na podstawie której podmiot ten przeprowadzi dwa audyty nadzoru oraz przeprowadzi proces ponownej certyfikacji 2. Poniesienie kosztów wszelkich opłat związanych z przeprowadzeniem dwóch audytów nadzoru oraz ponownej certyfikacji. (składający powinien uwzględnić koszty dwóch audytów nadzoru oraz ponownej certyfikacji w oferowanej cenie) 3. Pomoc w zakresie działań korygujących i zapobiegawczych 4. Konsultacje i pomoc przy opracowaniu raportu na przegląd SZJ 5. Udział w przeglądzie SZJ 8) Kryteria oceny oferty: Każda ze złożonych ofert musi spełniać kryterium dostępu. Przez kryterium dostępu rozumie się: 1. Przedstawienie przez Wykonawcę wykazu minimum 10 zrealizowanych na potrzeby jednostek administracji publicznej (zakończone pomyślną certyfikacją) usług obejmujących wdrożenie normy ISO serii Zapewnienie koordynacji procesu certyfikacji. Spełnienie pierwszego wymogu będzie się odbywać na podstawie oświadczenia, przy czym Zamawiający na etapie podpisywania umowy będzie żądał przedstawienia stosownych dokumentów, zaświadczeń i referencji. Spełnienie drugiego wymogu nastąpi przez złożenie oświadczenia o gotowości i możliwości zapewniania koordynacji procesu certyfikacji, w rozumieniu pkt 7. IX. 1 zapytania ofertowego oraz procesu recertyfikacji w rozumieniu pkt 7. X. Po spełnień kryteriów dostępu (TAK/NIE) oferta trafia do dalszej oceny. Spośród ofert dopuszczonych do konkursu zostanie wybrana oferta, która uzyska najwięcej punktów. W ramach konkursu można uzyskać maksymalnie 100 punktów Oferty będzie oceniana według 2 kryteriów. 1. Cena brutto maksymalnie 50 pkt

3 2. Doświadczenie maksymalnie 50 pkt 1. Cena brutto Maksymalną ocenę 50 pkt w kryterium cena otrzyma oferta z najniższą ceną. Pozostałe oferty z wyższymi cenami zostaną ocenione według wzoru: Najniższa cena oferty spośród ofert nie podlegających odrzuceniu Cena = Cena oferty ocenianej x 50 pkt 2. Kryterium doświadczenia Za każdą zrealizowaną (powyżej wymaganej w kryterium dostępu liczby 10 usług) usługę wdrożenia normy ISO serii 9001 dla administracji publicznej zamawiający przyzna 2 pkt przy czym maksymalna liczba punktów do zdobycia nie może przekroczyć 50. Spełnienie tego wymogu będzie się odbywać na podstawie oświadczenia, przy czym Zamawiający na etapie podpisywania umowy będzie żądał przedstawienia stosownych dokumentów, zaświadczeń i referencji. W przypadku uzyskania maksymalnej liczby punktów przez więcej niż jednego Wykonawcę, Zamawiający w toku negocjacji wybierze Wykonawcę, który zaoferuje korzystniejsze warunki cenowe. 9) Termin realizacji zamówienia. Od do Kwestie dotyczące ewentualnego dłuższego terminu realizacji związanego z podtrzymaniem SJZ w UM Krynica-Zdrój regulować będzie umowa pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą. 10) Termin składania ofert. Termin na złożenie oferty- 10 dni roboczych od dnia ogłoszenia zapytania ofertowego, tj. od dnia do dnia r. do godz. 14:00. 11) Miejsce składania ofert: 1. W formie papierowej - Wyższa Szkoła Biznesu National-Louis University z siedzibą w Nowym Sączu, ul. Zielona 27, Nowy Sącz, sekretariat w budynku A VI p, czynny w dni robocze, w godzinach 9:00-15:00, 2. W formie elektronicznej w formie skanu dokumentów (preferowany format PDF): morlowski@wsbnlu.edu.pl Oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia. 12) Czy dopuszczalne jest złożenie ofert częściowych? Nie 13) Podmioty i osoby wykluczone z możliwości udziału w postępowaniu: Podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo. Potencjalni Wykonawcy zobowiązani są do przedłożenia razem z ofertą następującego oświadczenia: Oświadczam, iż nie jestem podmiotem powiązanych osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

4 c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 14) Osoby do kontaktu w sprawie procedury: Michał Orłowski: ul. Zielona 27, Nowy Sącz, morlowski@wsb-nlu.edu.pl 15) Wymagane dokumenty: a) Oferta, zgodnie z wzorem zawartym w załączniku nr 1 b) Oświadczenia dot. podmiotów i osób wykluczonych z udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2. 16) Inne 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny do publicznej wiadomości. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty zawierającej rażąco niską cenę 3. Szczegółowy zakres usług regulować będzie umowa zawarta z Wykonawcą. Załączniki: 1. Wzór oferty (Formularz ofertowy). 2. Wzór oświadczenia dot. podmiotów i osób wykluczonych z udziału w postępowaniu. Michał Orłowski Koordynator Projektu

5 Formularz ofertowy Załącznik nr 1 1. Nazwa i adres wykonawcy: 2. Dane kontaktowe (telefon, faks, ): 3. Proponowana cena: Po zapoznaniu się z wymogami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym proponuję/emy realizację całości zamówienia za kwotę:..brutto, słownie:. Jednocześnie oświadczamy, że całość zamówienia wykonam(y) własnymi siłami i posiadam(y) niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny do wykonania zamówienia. Składamy również oświadczenie o gotowości i możliwości zapewniania koordynacji procesu certyfikacji, w rozumieniu pkt 7. IX. zapytania ofertowego oraz procesu recertyfikacji w rozumieniu pkt 7. X. Koszt druku wszelkich potrzebnych materiałów ponosi Wykonawca. Spełnienie kryterium dostępu (proszę wpisać nazwę jednostki dla której przeprowadzono usługę): Wykaz zrealizowanych dla administracji publicznej usług obejmujących wdrożenie normy ISO serii Kryterium wiedzy (proszę wpisać liczbę w odpowiednim polu): Ilość zrealizowanych usług powyżej poziomu określonego w kryterium dostępu Jednocześnie oświadczam, że zgadzam się na: - termin realizacji zgodny z terminami określonymi w zapytaniu ofertowym - opatrzenie wszystkich materiałów wg wytycznych zamawiającego (logotypy, informacje o współfinansowaniu z EFS, itp.) Osoba kontaktowa po stronie oferenta: Imię i Nazwisko Telefon

6 miejscowość, data podpis osoby upoważnionej ze strony Oferenta Załącznik nr 2 Oświadczenie dotyczące podmiotów i osób wykluczonych z udziału w postępowaniu Oświadczam, iż nie jestem podmiotem powiązanych osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Miejscowość, data Podpis