ELEKTRONICZNE SKRZYNKI PODAWCZE, SYSTEMY DORĘCZEŃ DOKUMENTÓW W POSTACI ELEKTONICZNEJ, FORMULARZE ELEKTRONICZNE

Transkrypt

1 ELEKTRONICZNE SKRZYNKI PODAWCZE, SYSTEMY DORĘCZEŃ DOKUMENTÓW W POSTACI ELEKTONICZNEJ, FORMULARZE ELEKTRONICZNE Oczekujemy, aby załatwianie spraw w urzędach nie było uciążliwe i nie zabierało nam czasu. Chcemy, aby nasze sprawy były załatwiane szybko i kompetentnie. Liczymy na to, że nowoczesne technologie pozwolą nam załatwiać sprawy w urzędach w formie elektronicznej umożliwią wnoszenie podań i otrzymywanie na nie odpowiedzi. Czy nasze oczekiwania mają szansę na spełnienie? Przepisem można nałożyć każdy obowiązek nawet obowiązek wdrożenia podpisu elektronicznego ale to nie wystarczy, żeby stał się on rzeczywistością. W dniu 1 maja 2008 r. upływa termin spełnienia przez urzędy gmin, miast i powiatów szeregu obowiązków w zakresie ich informatyzacji przede wszystkim dotyczy to zapewnienia możliwości składania podań w formie elektronicznej (przy użyciu elektronicznych formularzy) oraz wdrożenia podpisu cyfrowego. Spełnienie tych obowiązków to wielkie wyzwanie dla całej administracji publicznej tak samorządowej, jak i rządowej. Opracowanie to ma na celu przedstawienie w sposób możliwie prosty i przystępny zasad komunikowania się z urzędami w postaci elektronicznej, w tym w szczególności składania podań i wniosków w postaci elektronicznych formularzy, za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, oraz uzyskiwania odpowiedzi od urzędu przy użyciu systemu doręczeń dokumentów w postaci elektronicznej. Ale zanim do tego przejdziemy, proponuję przyjecie i stosowanie bardzo istotnych rozróżnień dwóch bardzo ważnych pojęć FORMY oraz POSTACI. Problem w tym, że w naszym systemie prawnym i obowiązujących aktach prawnych pojęcia te są z sobą notorycznie mieszane, co prowadzi do licznych nieporozumień, a nawet niemożności prawidłowego rozumienia i interpretacji obowiązującego prawa. Poniżej przytaczam propozycję sformułowaną w tym zakresie przez dr Kajetana Wojsyka, wg którego: FORMA to sposób, technika wyrażenia przekazu informacji (a więc: forma pisemna, forma audialna, forma obrazowa, forma mimiczna, forma audiowizualna itd.) generalnie dotyczy sposobu przekazywania informacji w oderwaniu od materii i utrwalenia zapisu przekazu. POSTAĆ to materialne zobrazowanie nośnika bądź kojarzonego z nośnikiem specyficznego sposobu utrwalenia (istotne jest tu zaangażowanie materii, substancji i techniki utrwalenia zapisu). Przykłady: 1) Wysyłany do innej osoby pocztą elektroniczną tekst jest wyrażony w FORMIE pisemnej (bo sposobem wyrażenia jest pismo) i jednocześnie w POSTACI elektronicznej; 2) Znaki drogowe są przekazem konkretnej, ściśle skodyfikowanej informacji w FORMIE graficznej i jednocześnie w POSTACI metalowej lub plastikowej tablicy o kreślonych wymiarach (za wyjątkiem drogowskazów, które są w formie pisemnej); 3) Pisma wchodzące do urzędu mają FORMĘ pisemną, ale są w POSTACI papierowej, lub elektronicznej. W obu przypadkach są one w jakiejś postaci utrwalone. Można dokonać w kancelarii urzędu konwersji POSTACI z

2 papierowej w elektroniczną, przy czym po zeskanowaniu pismo nadal jest w FORMIE pisemnej, mimo, iż jest obrazkiem w formacie *.tif, ale już w POSTACI elektronicznej. Program FineReader (lub inny tego typu) pozwala z tej POSTACI elektronicznej dokumentu pisemnego wytworzyć automatycznie dokument przeszukiwalny, także w FORMIE pisemnej i POSTACI elektronicznej, ale w innym FORMACIE *.doc lub *.rtf. Stosując się do przedstawionych wyżej rozróżnień, będziemy zatem mówi o wnoszeniu podań w POSTACI elektronicznej, a nie w formie elektronicznej, jak to niestety zostało zapisane w wielu przepisach. Wracając do meritum sprawy, przyjrzyjmy się standardowemu procesowi załatwiania spraw w urzędzie - tradycyjnie i przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych. Proces tradycyjny (z częściowym wykorzystaniem narzędzi informatycznych): 1) przede wszystkim musimy dowiedzieć się jaki powinniśmy wypełnić formularz, jakie dołączyć załączniki, w jakiej wysokości uiścić opłaty skarbowe (i w jaki sposób można to uczynić czy do kasy urzędu, czy może na konto bankowe urzędu.) informacje te uzyskamy bezpośrednio w urzędzie (bywa że musimy się do niego udać w tym celu, co najczęściej oznacza konieczność zwalniania się z pracy i może zająć nawet sporo czasu 1 ), 2) następnie pobieramy odpowiedni papierowy formularz do wypełnienia; 3) przygotowujemy potrzebne załączniki (jeżeli są wymagane), 4) wypełniamy i odręcznie podpisujemy otrzymany w urzędzie formularz (wniosek o załatwienie sprawy); 5) podpisany wniosek (wraz z załącznikami) wysyłamy pocztą (koszt przesyłki i czas doręczenia) lub udajemy się osobiście do urzędu i składamy nasze podanie w kancelarii (lub w biurze obsługi interesanta ) pobieramy potwierdzenie wpłynięcia sprawy (najczęściej na kopii naszego podania); 6) oczekujemy na odpowiedź urzędu (możemy próbować się komunikować telefonicznie, lub najczęściej osobiście.); 7) otrzymujemy odpowiedź w formie pisemnej ( papierowej ) za pośrednictwem poczty. Wykorzystanie narzędzi elektronicznych sprawiają, że proces ten może wyglądać w sposób następujący: 1. informacje o sposobie załatwienia sprawy możemy uzyskać z Internetu czy to ze stron BIP danego urzędu, czy to w ramach informacji udostępnianych standardowo przez e-boi (Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta); 2. odpowiednie dokumenty (wymagane załączniki) możemy uzyskać również w postaci elektronicznej z innych e-urzędów (będziemy mogli je załączyć składanego wniosku); 3. na stronie urzędu wypełniamy odpowiedni wniosek w postaci elektronicznego formularza i dołączamy do niego niezbędne dokumenty (również w postaci elektronicznej - jako skany, pliki graficzne i inne elektroniczne dokumenty); 4. wniosek (w postaci elektronicznego formularza) podpisujemy elektronicznie i wysyłamy do urzędu jest on dostarczany natychmiast, bez straty czasu, poza tym nie musimy płacić za koszty przesyłki ani stać w kolejkach 5. oczekujemy na odpowiedź, niekiedy system teleinformatyczny urzędu może nam pozwolić na zdalne (przez Internet) uzyskiwanie informacji o stanie załatwiania naszej sprawy; 6. odpowiedź możemy uzyskać również w postaci elektronicznej wystarczy tylko na to wyrazic zgodę.. Jak widzimy, korzyści z informatyzacji urzędów mogą być znaczące i wymierne zarówno dla interesantów (oszczędność czasu i pieniędzy..), jak i dla urzędników (interesanci nie przeszkadzają w pracy). Niemniej jednak, aby tak mogło się stać, urząd musi 1 Dobrze jeśli urząd znajduje się w pobliżu naszego miejsca zamieszkania, ale jeśli mamy do niego kilkaset kilometrów to musimy się liczyd już nie tylko ze stratą czasu, ale i pieniędzy.

3 dysponować odpowiednim systemem teleinformatycznym. Podstawowe moduły takiego systemu to: Elektroniczna skrzynka podawcza (ESP 2 ) wraz modułem HSM 3 zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty w formie elektronicznej składa się do urzędu za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej. ESP przyjmuje dokumenty adresowane do urzędu i wystawia Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) obowiązkowo przy użyciu specjalnego, sprzętowego modułu bezpieczeństwa HSM. UPO jest następie przekazywane nadawcy pisma, jako dowód jego doręczenia do urzędu w formie elektronicznej. e-formularze podania/wnioski w wersji elektronicznej składa się do Urzędu w formie tzw. Formularzy Elektronicznych. System elektronicznych formularzy najczęściej składa się z serwera formularzy elektronicznych (umożliwia wypełnianie i podpisywanie formularzy, a następnie ich wysyłanie do urzędu za pośrednictwem ESP) oraz kompletu formularzy elektronicznych (dokumenty xml ze strukturami xsd) oraz Serwer Formularzy to na tym serwerze formularze są wypełniane i wysyłane do Urzędu (za pośrednictwem ESP); System doręczeń dokumentów w formie elektronicznej jest to system przeznaczony do obsługi procesu doręczania pism z urzędu do obywateli i innych podmiotów (w tym innych Urzędów np. przekazywanie akt); Elektroniczna kancelaria lub Elektroniczny Obieg Dokumentów systemy te m.in. umożliwiają odbieranie elektronicznych formularzy z ESP do Urzędu, ich ewidencjonowanie, nadawanie biegu oraz udzielanie odpowiedzi w formie elektronicznej; Portal www dla mieszkańców może być realizowany w różny sposób, najczęściej w postaci tzw. jednego okienka internetowego dla mieszkańców lub e-boi (podstawową funkcją jest zapewnienie prostego i jednocześnie pełnego dostępu do wszystkich modułów systemu używanego przez Urząd, przeznaczonych dla mieszkańców (informacja sposobach i stanie załatwiania spraw w urzędzie, elektronicznych formularzy, kart informacyjnych, itp.). SPOSÓB DZIAŁANIA ELEKTRONICZNEJ SKRZYNKI PODAWCZEJ (ESP) Poniższy schemat przedstawia model działania elektronicznej skrzynki podawczej. Uwzględnione są dwie typowe sytuacje gdy dokument do urzędu składa osoba fizyczna (ewentualnie inny podmiot, który nie posiada własnej ESP), oraz gdy dokument składa podmiot posiadający własną ESP (np. inny Urząd). Przedstawione rozwiązanie jest zgodne z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno - technicznych dostarczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U ). 2 Elektroniczna Skrzynka Podawcza określona jest w Rozporządzaniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. z dnia 13 października 2005 r.) Hardware Security Module określone także w Rozporządzaniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. załącznik ust.1 pkt 1.

4 EEKTRONICZNA SKRZYNKA PODAWCZA - sposób działania - OSOBA FIZYCZNA 1. Prywatny komputer 2. Prywatny adres mailowy B C A.1.1 SERWER FORMULARZY (dowolny) B.1.1. A A.1.2. B.1.2. SERWER FORMULARZY Urzędu A C.1.1. C.1.2. C A ESP Urzędu A B SERWER FORMULARZY (dowolny) 15C ESP Urzędu B B C 5A A 15D 5B B EOD URZĘDU B Rys. 1. Model działania ESP. 6 EOD URZĘDU A Sytuacja pierwsza: gdy dokument do urzędu składa osoba fizyczna (ewentualnie inny podmiot, który nie posiada własnej ESP Obywatel może złożyć do urzędu dokument w postaci elektronicznej: A) pocztą elektroniczną(mailem) kroki: A.1.1. napisanie maila), A.1.2. wysłanie maila (obowiązek przyjmowania podań również za pomocą poczty elektronicznej wynika bezpośrednio z art.63 KPA) ; B) jako wypełniony elektroniczny formularz - wysłany z dowolnego serwera formularzy (należy uwzględnić i taką sytuację) kroki: B.1.1. wypełnienie formularza, B.1.2. wysłanie formularza; C) jako wypełniony elektroniczny formularz wysłany z serwera formularzy urzędu będącego adresatem; kroki: C.1.1. wypełnienie formularza, C.1.2. wysłanie formularza Ważne jest aby e-formularz został wraz z załącznikami odpowiednio spakowany i w takiej formie przekazany na ESP. Niestety, nie ma do tej pory ustanowionego standardu w tym zakresie. W zasadzie istnieją dwie propozycje rozwiązań: jedna opracowana przez stowarzyszenie PEMI ( i druga koncepcja opracowana przez firmę CeBIP ( zainteresowanych tematem odsyłam na podane strony WWW. W dalszej części taki spakowany dokument wraz z załącznikami będzie określany jako dokument zapakowany do elektronicznej koperty. To określenie chyba najlepiej oddaje istotę sprawy podobnie jak w przypadku tradycyjnej koperty i w tym przypadku wszystkie dokumenty (może być ich dowolna ilość) wkładamy do elektronicznej koperty, dołączamy stosowne etykiety adresowe (czego dotyczy dokument i do kogo jest adresowany, oraz kto jest nadawcą). Dzięki temu przesyłka może być odbierana i przekazywana dalej przez dowolne systemy ESP i EOD, i nawet nie ma potrzeby zaglądania do wewnątrz koperty (dane zawarte na etykietach są jawne, są to metadane przesyłki). Jak widzimy, ESP (elektroniczna skrzynka podawcza) powinna być w stanie obsłużyć przyjmowanie zarówno poczty elektronicznej jak i wypełnionych e-formularzy. Zwróćmy uwagę, że jeżeli ESP nie będzie obsługiwała maili, wówczas de facto nie ma prawnej możliwości wnieść podania za pomocą poczty elektronicznej (chyba, że na jakiś urzędowy adres któregoś z urzędników- jednak w świetle obowiązujących przepisów niezaprzeczalność takiego rozwiązania jest nader wątpliwa jak w takim przypadku automatycznie wystawić Urzędowe Poświadczenie Odbioru?). 16

5 ESP powinna sprawdzić (krok 2.1.) w jakiej przyjmowany dokument jest postaci (czy jest to mail, czy też e-formularz) i w zależności od tego odpowiednio podejmować kolejne czynności. Ponadto jeżeli otrzymany dokument nie byłby zapisany w postaci spakowanego dokumentu wówczas ESP powinna go w takiej postaci zapisać (krok 2.2). Następnie system ESP zapisuje stosowne informacje dot. otrzymanego dokumentu oraz wystawia UPO urzędowe poświadczenie odbioru (krok nr 3). UPO są to dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna. Zgodnie z cytowanym wyżej rozporządzeniem UPO jest podpisywane automatycznie przy użyciu HSM jest to sprzętowy moduł bezpieczeństwa (Hardware Security Module), spełniający wymagania normy FIPS (Security Requirements for Cryptographic Modules) poziom 3 lub wyższy, wydanej przez National Institute of Standards and Technology (NIST). UPO odsyła się nadawcy dokumentu elektronicznego (krok 5A), a dokument dostarczony na ESP przekazywany jest do systemu obiegu dokumentów (EOD) urzędu (krok 5B). Może też być pobierany przez urzędnika ze skrytki ESP ręcznie i przekazany do załatwienia. W takim przypadku trzeba pamiętać że bieg sprawy rozpocząłby się i tak od daty wystawienia UPO. Obywatela bowiem nie będzie obchodziło w jaki sposób zorganizowana jest praca w urzędzie jeśli będzie miał potwierdzenie dostarczenia. Doręczona do systemu EOD e-paczka jest rozpakowywana i system EOD zapisuje do swojej bazy odpowiednie informacje wszystko to pozwala na automatyczne przyjecie i zarejestrowanie w EOD wpływającej korespondencji (krok nr 7). Sytuacja druga: gdy dokument do urzędu składa podmiot pubiczny (ewentualnie inny podmiot, który posiada własną ESP). W porównaniu do sytuacji opisanej wyżej, w tym przypadku różnica jest taka, że UPO należy odesłać nie na adres mailowy ale na ESP podmiotu publicznego będącego nadawcą dokumentu (krok nr 15A). ESP podmiotu będącego nadawcą (Urząd B) winna wystawione UPO przyjąć i przekazać do systemu EOD (krok nr 15D). Równocześnie ESP Urzędu B, zgodnie z własnym, standardowym algorytmem działania, powinna wystawić UPO i przesłać je do ESP Urzędu A będzie to m.in. stanowiło dowód że UPO wystawione przez ESP Urzędu A, rzeczywiście dotarło do ESP Urzędu B. Całość powinna działać w taki sposób aby nie doszło do zapętlenia w wystawianiu kolejnych UPO przez ESP obu urzędów. Na schemacie nie przedstawiono modelu doręczeń dokonywanych bezpośrednio z EOD Urzędu B. Schemat tego typu doręczeń jest przedstawiony poniżej. SPOSÓB DZIAŁANIA SYSTEMU DORĘCZEŃ DOKUMENTÓW W POSTACI ELEKTRONICZNEJ (EDD) Na schemacie zamieszczonym poniżej przedstawiony został model działania systemu EDD. Należy zwrócić uwagę na fakt, że doręczenia są dokonywane w inny sposób w odniesieniu do osób fizycznych i w inny w odniesieniu do podmiotów publicznych, które posiadają własną ESP. Przedstawione rozwiązanie jest zgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U ).

6 EDD - System doreczeń dokumentów w postaci elektronicznej -> adresatom nie posiadającym ESP (np. osoby fizyczne) -> adresatom posiadającym ESP (np. podmiotom publicznym - maja obowiązek posiadania ESP) LISTA REFERENCYJNA ADRESÓW ESP PODMIOTÓW PUBLICZNYCH (adres + identyfikator -> np. NIP) A ESP Urzędu A EDD Urzędu A OSOBA FIZYCZNA 1. Prywatny komputer 2. Prywatny adres mailowy ESP Urzędu B 21 5 awizo A 4 B EOD Urzedu A URZĄD B Rys. 2. Model działania EDD. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTU DO WYSŁANIA -> REALIZOWANE W SYSTEMIE EOD: Krok nr 1. Podpisanie dokumentu w EOD. Przed podpisaniem należy oczywiście dokument przygotować dokument powinien zostać przygotowany na podstawie wzoru pisma (na przykłąd decyzji) pobranego z własnego lub centralnego repozytorium wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (w przypadku odpowiedzi nie standardowej, niezformalizowanej, na przykład zaproszenia, w repozytorium powinien znaleźć się wzór o nazwie i funkcjonalności dowolne pismo wychodzące ). Krok nr 1 A. System EOD sprawdza ważność certyfikatu, po czym DOPISUJE do metadanych (fakultatywnych) informacje, z których wynika, że w chwili podpisywania dokumentu cetryfikat był ważny (w celu zbierania dowodów na ważność certyfikatu w chwili użycia). Krok nr 2. Przygotowanie dokumentu do wysyłki w systemie EOD - wybranie adresata z bazy klientów, wprowadzenie innych danych, i następnie klikniecie przycisku "WYŚLIJ", zapakowanie dokumentów przeznaczonych do wysyłki do e-paczki (zapakowanie pojedyńczego dokumentu lub całej kolekcji dokumentów do "elektronicznej koperty"); opartzenie elektronicznej koperty stosownymi metadanymi (czego wysyłany dokument dotyczy, dane adresata, dane nadawcy, itd.); Krok nr 3. Podpisanie wysyłanej korespondencji i wystawienie ZPO" ; celowo używam nazwy ZPO - Zwrotne Poświadczenie odbioru" aby dróżnić je od UPO, które jest wystawiane przez ESP i podpisywane przez HSM. ZPO następnie będzie wymagało PODPISANIA PRZEZ ADRESATA -> zobacz krok nr 7). Krok nr 4. Przekazaie dokumentów przeznaczonych do doręczenia (zapakowanych do elektronicznej koperty ) do systemu EDD. Dla zapewnienia prawidłowego działania, system EDD musi mieć informację, czy adresat posiada ESP czy też nie posiada. Jeżeli nie posiada ESP (np. osoba fizyczna) wówczas do akiego adresata wysyłane jast AWIZO (zobacz krok 5). Natomiast jeżeli adresat posiada ESP, wówczas na adres ESP tego adresta wysyłany jest dokument (zobacz krok 20). Oba te przypadki są przedstawione poniżej. DORĘCZENIE DO ADRESATA NIE POSIADAJĄCEGO ESP -> np. do osoby fizycznej: Krok nr 5. Przesłanie na adres elektroniczny adresata awiza, to jest informacji zawierającej:

7 1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego; 2) wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma; 3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu autoryzacji pod wskazanym adresem elektronicznym oraz informacji o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym Krok nr 6. Adresat loguje się do EDD. Autoryzacja pod wskazanym adresem elektronicznym następuje poprzez podanie kodu dostępu, którym może być w szczególności indywidualny identyfikator, hasło lub certyfikat cyfrowy, autoryzowane przez organ administracji publicznej, lub za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego i związanego z nim certyfikatu kwalifikowanego adresata pisma. Krok nr 7. Potwierdzenie odebrania pisma przez adresata po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji adresat pisma potwierdza odebranie pisma poprzez opatrzenie urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym. Krok nr 8. System EDD sprawdza czy certyfikat użyty przez adresta jest ważny. uwaga: po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism udostępnia do pobrania pismo wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru, nie później niż w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata. Krok nr 9. Przesłanie adresatowi (mailem) informacji o wyniku weryfikacji użytego certyfikatu i w zależności od tego wyniku a) jeżeli wynik negatywny: informuje, że pisma nie wyda b) jeżeli wynik pozytywny: informuje, że może je sobie odebrać (przepis mówi, że pismo jest "udostępniane do odbioru ; Krok nr 10. Udostepnienie adresatowi do pobrania pisma wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru - po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism udostępnia do pobrania pismo wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru, nie później niż w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata. Następnie adresat pobiera na swój komuter pismo, ktrego odbior pokwitował w kroku nr 7. Krok nr 11. Zapisanie do bazy danych systemu EDD. czasu wysłania oraz dotarcia pisma do komputera adresata. Krok nr 31. Przekazanie do systemu EOD informacji o dokonanym doręczeniu: Dzień podpisania przez klienta urzędowego poświadczenia odbioru uważa się za datę doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego. System EDD automatycznie generuje informacje wskazujące pisma doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, co do których nie wpłynęło potwierdzone urzędowe poświadczenie odbioru w terminie określonym w art Kodeksu postępowania administracyjnego. Oznacza to iż, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma przez urząd, klient nie potwierdzi odebrania pisma bezpiecznym podpisem elektronicznym, urząd doręczy pismo drogą pocztową DORĘCZENIE DO ADRESATA POSIADAJĄCEGO ESP -> np. do INNEGO URZEDU: Jeżeli adresatem pisma w formie dokumentu elektronicznego jest organ administracji publicznej, doręczenie następuje na warunkach i w formie określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji. Oznacza to, że w takim przypadku, dokument należy doręczyć na ESP adresata. Krok nr 20. Dokument przeznaczony do doręczenia przekazywany jest na ESP adresata. Krok nr 21. ESP adresata wystawia UPO - jako poświadczenie doręczenia pisma wysłanego z EDD urzedu A (zgodnie ze standardowym algorytmem działania dla ESP, opisanym wyżej)..

8 Krok nr 22. Przekazanie UPO wystawionego przez ESP Urzedu B (adresata pisma wysłanego z Urzedu A), do ESP Urzędu A - doręczanie dokumentów w formie elektronicznej (wszelkiego typu) do podmiotów publicznych następuje za pośrednictwem ESP.. Krok nr 23. Przyjecie przez ESP Urzędu A urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) wystawionego przez ESP Urzędu B. Krok nr 24. ESP Urzedu A przekazuje UPO otrzymane od ESP Urzedu B do systemu EDD Urzędu A -> w systemie EDD zapisywana są stosowne dane dotyczące dokonanego doręczenia. Krok nr 31. Przekazanie do systemu EOD informacji o dokonanym doręczeniu: Uwaga: w przypadku nie doręczenia w terminie określonym w KPA, system automatycznie informuje o tym -> dokument powinien być doręczony drogą tradycyjną (proces doręczania w formie elektronicznej ulega zakończeniu). Opracowanie: Ryszard Adam Grytner Warszawa, luty 2008 r.