System monitorowania oraz przepływów finansowych w ramach Mechanizmów Finansowych

Transkrypt

1 System monitorowania oraz przepływów finansowych w ramach Mechanizmów Finansowych Beata Teodorczyk Aleksandra Guzowska Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Krajowy Punkt Kontaktowy 13 grudnia 2010 r.

2 ZAKRES SZKOLENIA 1. Ogólne informacje dot. struktury raportowania 2. Wniosek o płatność (PIR) 3. Sprawozdanie kwartalne oraz sprawozdanie roczne z realizacji projektu 4. Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu (PCR) oraz wywiązywanie się z warunków Umowy finansowej po zakończeniu realizacji projektu 5. Decentralizacja systemu wydawania decyzji dot. modyfikacji projektów nowe zasady

3 STRUKTURA RAPORTOWANIA Struktura raportowania jest szczegółowo przedstawiona w Systemie Monitorowania dokumencie KPK, opracowanym na podstawie Wytycznych państw darczyńców ws. raportowania i monitorowania. Beneficjent przygotowuje Sprawozdania kwartalne i roczne oraz Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu (PCR) Wniosek o płatność (PIR)

4 Wniosek o płatność (PIR)

5 Wniosek o płatność - procedury wypełniony dokument w wersji elektronicznej i papierowej (w języku polskim i angielskim) powinien zostać przesłany przez Beneficjenta do IW w ciągu 10 dni roboczych po zakończeniu okresu objętego wnioskiem o płatność, do wniosku o płatność Beneficjent jest obowiązany dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem, kopie faktur lub innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków oraz odbiór przedmiotu umowy, itp. (szczegółowa lista wymaganych dokumentów wyszczególniona jest w Umowie finansowej).

6 Wniosek o płatność - procedury IW w ciągu 15 dni roboczych dokonuje weryfikacji i zatwierdza wniosek o płatność, w przypadku wystąpienia błędów Beneficjent, w porozumieniu z IW, poprawia wniosek i przekazuje w celu ostatecznego zatwierdzenia, KPK oraz Instytucja Płatnicza weryfikują wniosek o płatność i zatwierdzony przesyłają do Biura Mechanizmów Finansowych.

7 Wniosek o płatność - procedury IW w ciągu 20 dni roboczych od zatwierdzenia przez siebie wniosku o płatność dokonuje przelewu środków na rachunek bankowy Beneficjenta, ostatnia płatność (kwoty zatrzymane wskazane w PWP), zgodnie z zapisami Umowy finansowej mogą zostać wstrzymane do czasu zatwierdzenia przez darczyńców Sprawozdania końcowego z realizacji projektu (PCR).

8 Wniosek o płatność - struktura CZĘŚĆ I PODPIS BENEFICJENTA Beneficjent projektu potwierdza prawidłowość i rzetelność informacji umieszczonych we wniosku o płatność Data powinna odzwierciedlać rzeczywisty dzień podpisania przez Beneficjenta wniosku o płatność. W przypadku gdy Beneficjent na wniosek IP/IW uzupełniał lub poprawiał dokument lub jego część, powinien podpisać nową wersję dokumentu z aktualną datą. Beneficjent podpisuje się jedynie w tym miejscu na wniosku o płatność.

9 Wniosek o płatność - struktura CZĘŚĆ II SKRÓCONY OPIS PROJEKTU pola termin realizacji projektu Beneficjent w polach 2.7 oraz 2.9 wskazuje rzeczywisty termin rozpoczęcia realizacji projektu oraz szacowaną datę zakończenia w odniesieniu do terminów planowanych w polach 2.8 i 2.10 pole Stopień zaawansowania realizacji projektu w % Należy wskazać procent zaawansowania rzeczowego realizacji projektu jaki został osiągnięty do końca okresu sprawozdawczego.

10

11 Wniosek o płatność - struktura pole Opis rzeczywistego postępu w realizacji projektu w porównaniu z planowanym opis zadań zrealizowanych w okresie objętym wnioskiem w porównaniu z działaniami planowanymi na ten okres w PWP, zwięzła informacja wyjaśniającą ewentualne różnice pomiędzy kwotami przewidzianymi w PWP do wydatkowania w danym okresie, a rzeczywistymi wydatkami oraz wyjaśnienie wpływu zaistniałej sytuacji na realizację projektu, ewentualnie informację o realizacji warunków przyznania dofinansowania tylko gdy jest wskazana w GOL jako konieczna do raportowania we wniosku o płatność np. informacja o zagospodarowaniu odpadów, które należy przygotować wg wytycznych darczyńców (w przypadku, gdy informacje są obszerne mogą stanowić załącznik do PIR). Uwaga - nie należy przekraczać przewidzianego rozmiaru pola

12 Wniosek o płatność - struktura CZĘŚĆ IV POSTĘP W REALIZACJI DZIAŁAŃ Beneficjent przedstawia wydatki poniesione w ramach każdego działania (w walucie krajowej), w podziale na miesiące okresu objętego danym wnioskiem o płatność, Beneficjent uzupełnia także pola dot. terminu rozpoczęcia i zakończenia realizacji działania, stopnia zaawansowania rzeczowego realizacji działania oraz opisu postępu w realizacji działania podobnie jak w części II.

13

14 Wniosek o płatność - struktura WSKAŹNIKI PROJEKTU W tabeli dotyczącej wskaźników projektu Beneficjent wypełnia jedynie kolumnę wartość do chwili obecnej wskazując na postęp w realizacji celów i rezultatów jakie zostały zdefiniowane wcześniej w PWP W kolumnie 4.23 beneficjent powinien wskazywać wartość danego wskaźnika narastająco do chwili obecnej, a nie wartość wskaźnika jaką osiągnął w okresie objętym danym wnioskiem o płatność. Wszelkie rozbieżności w wartościach wskaźników w porównaniu do PWP powinny być wyjaśnione we wniosku o płatność.

15 CZĘŚĆ V ZAGADNIENIA HORYZONTALNE Raz w roku wniosek o płatność zawiera dodatkową część (dot. wniosku, który obejmuje grudzień). Zagadnienia horyzontalne Należy opisać wpływ realizowanego projektu na zagadnienia horyzontalne, które w tabeli są wskazane jako ważne lub/i kluczowe dla realizacji projektu. Analiza ryzyka Wniosek o płatność - struktura Należy opisać ryzyka jakie wystąpiły podczas realizacji projektu w danym roku, w odniesieniu do analizy ryzyka zawartej we wniosku aplikacyjnym.

16 Sprawozdanie kwartalne i Sprawozdanie roczne z realizacji projektu

17 Sprawozdania kwartalne i roczne - procedury Wzór Sprawozdania kwartalnego i rocznego stanowi załącznik do Systemu Monitorowania projektów w ramach Mechanizmów Finansowych, Sprawozdanie jest sporządzane dla trzech kwartałów kalendarzowych każdego roku realizacji projektu, Po czwartym kwartale, sporządzane jest sprawozdanie roczne z realizacji projektu, Beneficjent wypełnia jedynie pola zaznaczone na niebiesko, reszta pól przelicza się zgodnie z zawartymi w formularzu formułami.

18 Sprawozdania kwartalne i roczne - procedury wypełniony dokument w wersji elektronicznej i papierowej (tylko w języku polskim) powinien zostać przesłany do IW do 20 dnia miesiąca po upływie kwartału/roku sprawozdawczego, w razie wystąpienia błędów Beneficjent, w porozumieniu z IW, poprawia sprawozdanie kwartalne/roczne i przekazuje je ponownie do akceptacji, Instytucja Wspomagająca przekazuje sprawozdanie do KPK.

19 Sprawozdania kwartalne i roczne - struktura ZESTAWIENIE FINANSOWANIA PROJEKTU tabela Zestawienie szacunkowych wydatków poniesionych w kolejnych miesiącach kwartału wydatki poniesione (w walucie krajowej), w podziale na miesiące w danym kwartale/roku, Zachowanie spójności z danymi finansowymi przedstawianymi we wnioskach o płatność dla poszczególnych miesięcy kurs euro, według którego wydatki zostaną przeliczone na euro. Jest to kurs wymiany EBC z dnia poprzedzającego ostatni dzień roboczy miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym odnotowano wydatek (publikowany w Serii C Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich). Kurs ten dla każdego miesiąca Beneficjent uzupełnia samodzielnie. Informacje o jego wysokości można zaczerpnąć z ww. Dziennika Urzędowego WE lub ze strony internetowej Te same kursy są stosowane we wnioskach o płatność.

20

21 Sprawozdania kwartalne i roczne - struktura ZESTAWIENIE FINANSOWANIA PROJEKTU tabela Zestawienie źródeł finansowania projektu (w euro) Tabela przedstawia szczegółowe rozliczenie wydatków poniesionych w danym kwartale/roku oraz wydatków zsumowanych narastająco od początku realizacji projektu oraz wartości docelowe (planowane dla całego projektu). kolumna (A) - wartości z poprzedniego sprawozdania z kolumny - suma (A+B), a jeśli kwoty te uległy zmianie, należy je urzeczywistnić, a informacje o tej zmianie zamieścić w dalszej części sprawozdania. kolumna planowane dla całego projektu - kwoty zgodne z aktualnym Planem Wdrażania Projektu Wskazanie źródeł współfinansowania pieniężnego

22 Sprawozdania kwartalne i roczne - struktura Szczegółowy opis zadań zrealizowanych w danym kwartale/roku należy opisać jakie działania zostały zrealizowane w projekcie w danym kwartale/roku sprawozdawczym, Stan realizacji warunków przyznania dofinansowania należy opisać jak w danym kwartale/roku były realizowane warunki przyznania dofinansowania określone w Umowie finansowej (art. 5/6), Opis problemów występujących w realizacji projektu w danym kwartale/roku wraz z propozycją działań zaradczych należy opisać wszelkie problemy na jakie napotkano w trakcie realizacji projektu w danym kwartale/roku oraz informacje o działaniach zaradczych, które zostały podjęte w tym zakresie.

23 Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu (PCR)

24 Sprawozdanie końcowe - procedury elektroniczna wersja dokumentu (częściowo uzupełniona o informacje dotyczące danego projektu) zostanie dostarczona Beneficjentowi przez BMF, za pośrednictwem KPK i IW, o błędach zauważonych w przesłanym przez BMF w sprawozdaniu beneficjent powinien niezwłocznie poinformować IW, wypełniony dokument w wersji elektronicznej i papierowej (w języku angielskim i polskim) powinien zostać przesłany do IW do 20 dnia po przesłaniu jego wersji elektronicznej.

25 Sprawozdanie końcowe Biuro Mechanizmów Finansowych Wypełnione Sprawozdanie końcowe należy przesłać do Instytucji Pośredniczącej do 20 dnia po przesłaniu przez nią elektronicznej wersji formularza PCR przygotowanego przez BMF Instytucja Płatnicza Krajowy Punkt Kontaktowy Instytucja Wspomagająca Beneficjenci

26 Sprawozdanie końcowe - struktura CZĘŚĆ BENEFICJENT PROJEKTU oraz CZĘŚĆ I i II Części niewymagająca wkładu Beneficjenta, dane są generowane przez BMF. Beneficjent powinien sprawdzić jednak ich poprawność. Na końcu części II podpisuje się Instytucja Płatnicza, poświadczając poniesienie współfinansowania wskazanego w ostatnim PIR. CZĘŚĆ III - ZAWANSOWANIE FINANSOWE Należy wskazać całkowite pieniężne wydatki kwalifikowalne poniesione dla całego projektu, w podziale na kategorie budżetowe. Zestawienie planowanych wydatków wg kategorii, było przygotowywane w Planie Wdrażania Projektu. Wskazując rzeczywiste poniesione wydatki porównujemy je w Sprawozdaniu końcowym z kwotami planowanymi w aktualnym PWP. Krótki opis postępu finansowego w porównaniu do planowanego

27 Sprawozdanie końcowe - struktura zgodnie z nowymi wytycznymi BMF zmiany/przeniesienia pomiędzy aktualnymi kategoriami budżetowymi z PWP wymagają jedynie zgody IP/IW, pod warunkiem, iż nie wpływają na cele i rezultaty projektu informacja o takim przeniesieniu oraz akceptacji zmian przez IP/IW powinna być zawarta w Sprawozdaniu końcowym WYJĄTEK - jakiekolwiek zmiany skutkujące zwiększeniem kosztów zarządzania nadal będą wymagały akceptacji Darczyńców

28

29 Sprawozdanie końcowe - struktura CZĘŚĆ IV - WSKAŹNIKI PROJEKTU w tabeli dotyczącej wskaźników projektu należy wypełnić jedynie kolumnę rezultaty projektu wskazując na wartość jaką osiągnęły zdefiniowane w PWP wskaźniki w wyniku realizacji projektu. Osiągnięta wartość wskaźników w Sprawozdaniu końcowym porównywana jest z wartością bazową oraz docelową. Wszelkie odstępstwa od wartości docelowych powinny być opisane i wyjaśnione. Informacje dodatkowe powinny wskazywać/podkreślać osiągnięcie założonych w PWP wskaźników projektu.

30

31 Sprawozdanie końcowe - struktura CZĘŚĆ V ZAGADNIENIA HORYZONTALNE należy opisać wpływ zrealizowanego projektu na zagadnienia horyzontalne, które w tabeli są wskazane jako ważne lub/i kluczowe dla realizacji projektu, CZĘŚĆ VI WARUNKI PRZYZNANIA DOFINANSOWANIA należy opisać w jaki sposób zostały zrealizowane ogólne warunki przyznani dofinansowania oraz warunki po zakończeniu realizacji projektu - określone w Umowie finansowej (art. 5/6), CZĘŚĆ VII WNIOSKI I ZALECENIA Beneficjent powinien opisać doświadczenia zdobyte podczas realizacji projektu oraz wskazać zalecenia co do przyszłych działań.

32

33 Kwoty zatrzymane Decyzja Darczyńców o zatwierdzeniu Sprawozdania końcowego z realizacji projektu stanowi podstawę dla IW do wypłaty Beneficjentowi kwoty zatrzymanej Zgodnie z Systemem przepływów finansowych w ramach Mechanizmów Finansowych kwota ta powinna być wypłacona/ potwierdzona Beneficjentowi w ciągu 20 dni roboczych od dnia otrzymania przez IW ww. informacji.

34 Spełnianie przez Beneficjentów warunków po zakończeniu realizacji projektu

35 Warunki po zakończeniu realizacji projektu Przy przekazaniu przez KPK decyzji Darczyńców dot. zatwierdzenia Sprawozdania końcowego, Beneficjent za pośrednictwem IP jest proszony o przedstawienie informacji potwierdzających wypełnienie dwóch warunków po zakończeniu projektów (jeśli dotyczy): - utworzenia funduszu na utrzymanie projektu oraz przekazanie/ zapewnienie wskazanych środków na ten fundusz - ubezpieczenia zakupionego sprzętu/oddanego budynku/itp. informacja ta musi być przesłana do KPK w ciągu dwóch miesięcy od dnia zatwierdzenia PCR przez Darczyńców.

36 Warunki po zakończeniu realizacji projektu Warunek dot. utworzenia funduszu na utrzymanie projektu oraz przekazania/zapewnienia wskazanych środków na ten fundusz Beneficjent powinien przedstawić do IW dokumenty poświadczające utworzenie przez niego ww. funduszu oraz przekazanie środków w określonej wysokości. wymagane jest wskazywanie konkretnej daty utworzenia ww. funduszu oraz daty przekazania pierwszych środków, a także oświadczenie Beneficjenta, że fundusz ten pozostanie otwarty przez okres X lat [długość okresu zgodna z zapisami Umowy Finansowej]. IW oświadcza do KPK o dotrzymaniu przez Beneficjenta ww. warunku.

37 Warunki po zakończeniu realizacji projektu Warunek dot. ubezpieczenia zakupionego sprzętu/oddanego budynku/itp. Beneficjent powinien przedstawić do IW informacje oraz dokumenty poświadczające zawarcie ww. ubezpieczenia. Informacja winna zawierać przedmiot ubezpieczenia oraz potwierdzenie/oświadczenie Beneficjenta, że ubezpieczenie to będzie odnawiane/przedłużane w kolejnych X latach [długość okresu zgodna z zapisami Umowy finansowej/gol]. W sytuacji, gdy ubezpieczenie byłoby zwarte na okres dłuższy niż rok, w przekazanej informacji należy wskazać również jaki to jest okres. IW poświadcza do KPK o dotrzymaniu przez Beneficjenta ww. warunku, przekazując dodatkowo informacje o nazwie ubezpieczyciela oraz numerze polisy.

38 Warunki po zakończeniu realizacji projektu Dotyczy projektów wodno - kanalizacyjnych m.in.: wymogi wynikające z Dyrektywy Ściekowej (91/271/EWG) Aneks 1; stosowanie odpowiednich zasad Ramowej Dyrektywy Wodnej 2000/60/WE, odnoszących się do wymagań wdrażania zasady - Zanieczyszczający płaci - przy określaniu poziomu opłat za odprowadzanie ścieków; Darczyńcy za potwierdzenie wypełnienia przez Beneficjenta ww. warunków uznają przedstawienie dokumentów wydanych przez odpowiednie organy z których wynika, że w trakcie/po zakończeniu realizacji projektu Beneficjent postępował/postępuje zgodnie ze wspomnianymi aktami prawnymi. Uwaga: Oświadczenia Beneficjenta nie są w wypadku ww. warunków wystarczające.

39 Decentralizacja systemu wydawania decyzji dotyczących modyfikacji projektów 16 września 2010 r. Biuro Mechanizmów Finansowych przekazało nowe wytyczne ws. wprowadzania zmian w projektach wdrażanych w ramach Mechanizmów Finansowych r., Wspomniane wyżej wytyczne implikują status dokonywania zmian PWP, które mogą być akceptowane przez Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Wspomagającą, Zaproponowany przez BMF system wdrażania zmian w projektach służyć ma uproszczeniu 3 stopniowej procedury oceny i akceptacji wnioskowanych zmian oraz przyspieszeniu czasu oczekiwania na decyzję ws. proponowanych przez Beneficjentów modyfikacji projektów.

40 Decentralizacja systemu wydawania decyzji dotyczących modyfikacji projektów nowe zasady Decyzja strony polskiej Instytucje Pośredniczące Przesunięcia między działaniami/do nowych działań do 20% wartości całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu, ale nieprzekraczające EUR. Próg ma charakter kumulatywny w trakcie trwania projektu. Wszelkie przesunięcia między kategoriami budżetowymi w PWP, które nie zmieniają celu projektu oraz nie powodują wzrostu kosztów zarządzania. Wzrost całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu do 15%, ale nie więcej niż EUR. Wzrost całkowitych kosztów projektu do 100% (w części kosztów niekwalifikowalnych).

41 Decentralizacja systemu wydawania decyzji dotyczących modyfikacji projektów nowe zasady Raportowanie zmian w projektach Decyzja o modyfikacji do poziomu 20% całkowitych kosztów kwalifikowalnych jest notyfikowana do Biura Mechanizmów Finansowych za pośrednictwem Krajowego Punktu Kontaktowego Formularz zmian - Project Amendment Notification/notyfikacja zmian - BMF wraz z papierową wersją kolejnego wniosku o płatność Przesłanie wersji elektronicznej notyfikacji zmian do KPK razem z elektroniczną wersją wniosku o płatność W razie potrzeby nastąpi zmiana Planu Wdrażania Projektu po stronie BMF; natomiast po dokonaniu zmian uaktualniamy PWP po stronie polskiej.

42 Dziękujemy za uwagę