Instrukcja wypełniania. Sprawozdania końcowego z realizacji projektu/programu/grantu blokowego FM0027-GDL EV grudnia 2007r.

Transkrypt

1 Instrukcja wypełniania Sprawozdania końcowego z realizacji projektu/programu/grantu blokowego FM0027-GDL EV11 14 grudnia 2007r.

2 2 1 Wprowadzenie Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu/programu/grantu blokowego jest raportem w formacie opracowanym przez Biuro Mechanizmów Finansowych (BMF), wypełnianym przez Beneficjenta projektu oraz Krajowy Punkt Kontaktowy. NiezaleŜnie od typu wniosku (tj. pojedynczy projekt, program lub grant blokowy) naleŝy stosować ten sam format Sprawozdania końcowego. W przypadku, jeśli projekt jest finansowany ze środków zarówno Mechanizmu Finansowego EOG jak i Norweskiego Mechanizmu Finansowego naleŝy wypełnić tylko jedno Sprawozdanie końcowe. Zgodnie z ramami prawnymi Mechanizmów Finansowych Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu/programu/grantu blokowego stanowi integralną część struktury planowania i sprawozdawczości projektu, zgodnie z poniŝszym diagramem. Od lewej: Wniosek aplikacyjny; Umowa Finansowa i Plan WdraŜania Projektu (PWP); Sprawozdanie okresowe z realizacji projektu = wniosek o płatność; Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu Rys. 1: struktura planowania i sprawozdawczości projektu Wypełnione Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu/programu/grantu blokowego składa się z dwóch części: jedna jest wypełniana przez beneficjenta projektu, a druga przez Krajowy Punkt Kontaktowy. Sprawozdanie końcowe słuŝy równieŝ jako punkt wyjścia do ewaluacji osiągnięć/dokonań projektu, co do jego celów ogólnych, celowości oraz rezultatów. Informacje zawarte w Sprawozdaniu końcowym będą porównywane z danymi przedstawionymi w Planie WdraŜania Projektu (PIP) oraz informacjami zawartymi we Wnioskach o płatność (PIR). Sprawozdanie to słuŝy takŝe jako punkt wyjścia do wypłaty kwoty środków zatrzymanych, jak zdefiniowano w Umowie finansowej. BMF stworzy matrycę Sprawozdania końcowego z realizacji dla kaŝdego projektu i przekaŝe ją elektronicznie beneficjentowi za pośrednictwem Krajowego Punktu Kontaktowego w ciągu 10 dni roboczych po akceptacji przez nich ostatniego wniosku o płatność dla danego projektu. Beneficjent projektu wypełnia Sprawozdanie końcowe i odsyła je, wraz z wersją papierową, drogą elektroniczną do Krajowego Punktu Kontaktowego. Krajowy Punkt Kontaktowy podpisuje Sprawozdanie końcowe i przekazuje jego wersję elektroniczną i papierową do Instytucji Płatniczej. Instytucja Płatnicza podpisuje sprawozdanie, poświadczając wniesienie współfinansowania z ostatniego wniosku o płatność i przesyła wniosek o wypłacenie kwot zatrzymanych do Biura Mechanizmów Finansowych.

3 3 Podpisany przez beneficjenta oraz potwierdzony przez KPK oraz Instytucję Płatniczą Sprawozdanie końcowe zostaje dołączone do wniosku o przekazanie środków (list przewodni) i wysłane do BMF. Ponadto, wersja elektroniczna Sprawozdania końcowego, identyczna z wysłaną wersją papierową, musi zostać wysłana na odpowiedni adres mailowy BMF przez Instytucję Płatniczą. Instytucja Płatnicza nie musi wysyłać innych, dodatkowych dokumentów do BMF. Dalsze informacje dotyczące raportowania oraz monitorowania moŝna znaleźć w Wytycznych państw-darczyńców dot. raportowania i monitorowania, które są dostępne na stronie internetowej: Niniejsza Instrukcja zawiera szczegółowy opis wypełniania Sprawozdania końcowego i określa informacje wymagane w poszczególnych polach. 2 Ogólne uwagi w zakresie wypełniania Sprawozdania końcowego z realizacji Przy wypełnianiu Sprawozdania końcowego z realizacji projektu/programu/grantu blokowego naleŝy wziąć pod uwagę i rozwaŝyć poniŝsze punkty: - Sprawozdanie końcowe jest arkuszem Microsoft Excel. Jest zgodne z wersjami tego oprogramowania począwszy od Excel 97, chociaŝ zaleca się stosowanie wersji nowszych niŝ Excel 2000; - Sprawozdanie końcowe nie zawiera Ŝadnych makr Excela; - Komórki, które moŝna edytować są wyróŝnione na jasnoniebiesko, wszystkie inne są zablokowane i nie mogą być edytowane przez uŝytkownika. - Prosimy NIE uŝywać funkcji wytnij/wklej do przenoszenia danych z jednej części formularza do drugiej, gdyŝ zaburza to jego strukturę; - Z tego samego powodu prosimy NIE przeciągać całych komórek wybierając margines; - Aby skopiować dane z innego arkusza /innego pola w tym samym arkuszu naleŝy: skopiować dane z arkusza źródłowego (ctrl-c) wybrać komórki docelowe i uŝyć opcji Wklejanie specjalne, gdzie zaznaczone powinno być pole Wartości. Aby wkleić dane:

4 4 Dozwolone jest rozciąganie danych z jednej komórki do innej przez przeciąganie prawego dolnego naroŝnika ramki. 3. Szczegółowy opis pól Sprawozdania końcowego Ta część instrukcji wypełniania Sprawozdania końcowego opisuje po kolei rodzaj informacji zawartych/do uzupełnienia w odpowiednich polach tego sprawozdania. Dane te pochodzą z trzech źródeł i są: - wprowadzane przez Beneficjenta Projektu, - zebrane przez BMF z wniosku aplikacyjnego, Planu WdraŜania Projektu (PWP) oraz Wniosków o płatność (PIRs) - obliczone informacje dla Beneficjenta (pole zablokowane zawierające formuły) 3.0 Beneficjent projektu Ta sekcja Sprawozdania końcowego ma charakter informacyjny. Nie wymaga ona wkładu ze strony Beneficjenta projektu, gdyŝ dane w tej sekcji są generowane automatycznie. Jeśli jakiekolwiek szczegóły w tej sekcji są niepoprawne, Beneficjent projektu powinien bezzwłocznie powiadomić Krajowy Punkt Kontaktowy. [0.1] Pełna nazwa wnioskodawcy Pole zawiera informacje podane we wniosku aplikacyjnym. Dane kontaktowe [0.2] Osoba do kontaktu Imię i nazwisko osoby do kontaktu wyznaczonej na potrzeby projektu. Zdecydowana większość korespondencji pomiędzy Beneficjentem a BMF odbywać się będzie za pośrednictwem Krajowego Punktu Kontaktowego, a korespondencja bezpośrednio skierowana z BMF do Beneficjenta projektu będzie adresowana do tej osoby. [0.3] Stanowisko Nazwa stanowiska osoby podanej w [0.2] [0.4] Instytucja/Firma

5 5 Nazwa instytucji/firmy, dla której pracuje osoba podana w [0.2]. W wielu przypadkach będzie to dział w ramach instytucji/firmy Beneficjenta podanej w [0.1], ale moŝe być to teŝ osobny podmiot, jeśli osoba do kontaktów nie naleŝy do tej instytucji/firmy. [0.5] Adres Adres korespondencyjny osoby podanej w [0.2]. [0.6] Telefon stacjonarny Numer telefonu stacjonarnego do osoby podanej w [0.2]. [0.7] Telefon komórkowy Numer telefonu komórkowego do osoby podanej w [0.2]. [0.8] Faks Numer faksu do osoby podanej w [0.2]. [0.9] Adres poczty elektronicznej osoby podanej w [0.2]. 3.1 Część I: Skrócony opis projektu Ta sekcja Sprawozdania końcowego podsumowuje wdraŝanie całego projektu, od rzeczywistej daty rozpoczęcia realizacji do rzeczywistej daty końcowej. [1.1] Tytuł projektu Tytuł projektu zgodny z podanym we wniosku aplikacyjnym. [1.2] Numer projektu Numer projektu przypisany przez BMF z chwilą rejestracji wniosku aplikacyjnego. Wszelka korespondencja związana z danym projektem musi zawierać przywołanie tego numeru. [1.3] Przyznany grant (%) Stosunek dofinansowania przyznanego przez Komitet Mechanizmu Finansowego (KMF) i/lub Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych (NMSZ) do całkowitych wydatków kwalifikowanych w projekcie, jakie zostały określone w Umowie finansowej (dotyczy pola [1.14] w Planie WdraŜania Projektu). [1.4] Przyznana kwota grantu Całkowite dofinansowanie przyznane w ramach jednego lub obydwu Mechanizmów Finansowych, jakie określono w Umowie finansowej (dotyczy pola [1.12] w Planie WdraŜania Projektu). [1.5] Całkowita kwota zatrzymana do czasu zatwierdzenia Sprawozdania końcowego Całkowita kwota zatrzymana przez Biuro Mechanizmów Finansowych, która będzie wypłacona po zatwierdzeniu Sprawozdania końcowego (dotyczy pola [2.19] w Planie WdraŜania Projektu). [1.6] Rzeczywiste całkowite wydatki, wskazane w ostatnim Wniosku o płatność Dotychczasowe całkowite wydatki kwalifikowane (dotyczy pola [2.15] we Wniosku o płatność w kolumnie narastająco do końca okresu sprawozdawczego ).

6 6 [1.7] Rzeczywista data rozpoczęcia realizacji projektu Miesiąc, w którym rozpoczęła się realizacja projektu. [1.8] Planowana data rozpoczęcia realizacji projektu Miesiąc, w którym planowane było rozpoczęcie realizacji projektu, zgodny z podanym w polu [1.6] Planu WdraŜania Projektu. [1.9] Rzeczywista data zakończenia realizacji projektu Miesiąc, w którym ostatni Wniosek o płatność został dostarczony do BMF. [1.10] Planowana data zakończenia realizacji projektu Miesiąc, w którym planowane było zakończenie realizacja projektu, zgodny z podanym w polu [1.7] PWP. 3.2 Cześć II: Współfinansowanie pienięŝne Ta część jest wypełniana przez Instytucje Płatniczą, która potwierdza, Ŝe współfinansowanie pienięŝne wskazane w ostatnim Wniosku o płatność (pola [3.6] i [3.7]), zostało poniesione w projekcie. [2.1] Data początkowa okresu sprawozdawczego Odnosi się do daty początkowej ostatniego okresu sprawozdawczego (ostatni Wniosek o płatność) [2.2] Data końcowa okresu sprawozdawczego Odnosi się do daty końcowej ostatniego okresu sprawozdawczego (ostatni Wniosek o płatność) [2.3] Współfinansowanie pienięŝne projektu: środki jednostek sektora finansów publicznych Zgodne z polem [3.6] ostatniego Wniosku o płatność. [2.4] Współfinansowanie pienięŝne projektu: środki jednostek niepublicznych Zgodne z polem [3.7] ostatniego Wniosku o płatność. Podpis. Instytucja Płatnicza poświadcza, Ŝe współfinansowanie pienięŝne wskazane w ostatnim Wniosku o płatność, zostało poniesione. 3.3 Część III: Zaawansowanie finansowe Ta sekcja Sprawozdania końcowego podsumowuje ukończenie finansowe w realizacji projektu. Dane finansowe dotyczą wydatków w euro, w podziale na kategorie budŝetowe. Dane porównywane są w sprawozdaniu w odniesieniu do planu zawartego w Planie WdraŜania Projektu (PWP). Zarówno tabela PienięŜne wydatki kwalifikowalne jak i Przychody mają taką samą strukturę, która jest przedstawiona poniŝej przy opisie zawartości tabeli PienięŜne wydatki kwalifikowalne.

7 7 PienięŜne wydatki kwalifikowane tabela kategorie budŝetowe pokazuje aktualną wysokość wydatków w projekcie, w porównaniu do planu: - planowany postęp finansowy (wyraŝone w wartościach euro i procentowo) - aktualny postęp finansowy (wyraŝone w wartościach euro i procentowo) W kolumnie planowany postęp finansowy generowane są wartości planowane postępu finansowego projektu, zgodne z przedstawionymi w Planie WdraŜania Projektu. W kolumnie aktualny postęp finansowy naleŝy wpisać pienięŝne wydatki kwalifikowane (w euro), w podziale na kategorie budŝetowe, poniesione w trakcie realizacji całego projektu, aŝ do momentu jego zakończenia. Kolumna ta jest uzupełniana przez beneficjenta projektu, przy pomocy kursów wymiany dostarczanych przez BMF i wskazanych w części XI sprawozdania. Wydatki niekwalifikowalne nie są refundowane ze środków Mechanizmów Finansowych, więc nie powinny więc być ujęte w tej tabeli. PienięŜne wydatki kwalifikowalne [3.1] PienięŜne wydatki kwalifikowalne pozycje budŝetowe Kategorie wydatków w danym projekcie, które zostały zdefiniowane w aktualnym Planie WdraŜania Projektu. JednakŜe, mogą nastąpić pewne zmiany w odniesieniu do aktualnego PWP, w przypadku gdy beneficjent wprowadzi nowe kategorie wydatków (wybierane z rozwijalnej listy lub samodzielnie definiowane). [3.2] Całkowite kwalifikowane wydatki środków pienięŝnych Całkowite wydatki kwalifikowane, poniesione podczas realizacji projektu, zsumowane we wszystkich kategoriach wydatków. Przychody Tabela Przychody pojawi się jedynie w Sprawozdaniu końcowym dla projektów, które generują przychody netto. [3.3] Standardowa marŝa zysku % NaleŜy wpisać standardową marŝę zysku, jaka została zdefiniowana w Planie WdraŜania Projektu. Tabela ta pokazuje rzeczywistą wartość przychodów w projekcie oraz wysokość kosztów operacyjnych, w odniesieniu do planowanych: - planowane (jak wskazane w Planie WdraŜania Projektu), - rzeczywiste (wyraŝone w euro, obliczone przy uŝyciu kursów wymiany dostarczonych przez BMF). Przychód Całkowita suma przychodów, jakie zostały osiągnięte w kaŝdym roku kalendarzowym, aŝ do czasu zakończenia projektu. Informację tę przedstawia beneficjent projektu. Koszty operacyjne Całkowita suma kosztów operacyjnych, jakie zostały poniesione w kaŝdym roku kalendarzowym, aŝ do czasu zakończenia projektu. Informację tę przedstawia beneficjent projektu.

8 8 Krótki opis postępu finansowego w porównaniu do planowanego. Krótki opis postępu finansowego w projekcie i jego rezultatów, w porównaniu do wartości planowanych. 3.4 Część IV: Wskaźniki projektu Ta cześć jest wypełniania przez beneficjenta projektu i przedstawia w skrócie główne osiągnięcia w odniesieniu do planowanych wartości wskaźników projektu, zdefiniowanych w umowie finansowej (załącznik II Plan WdraŜania Projektu) oraz rzeczywistych rezultatów projektu. W kolumnie rezultaty projektu tabel (pola [4.3], [4.7] i [4.11]) naleŝy wpisać ilościowo jakie rezultaty zostały osiągnięte na zakończenie projektu, w porównaniu z wartościami generowanymi w kolumnie wartość bazowa tabel (pola [4.2], [4.6] i [4.10]) i wartościami w kolumnie wartość docelowa tabel (pola [4.4], [4.8] i 4.12]). Informacje dodatkowe W polu tym beneficjent projektu powinien przedstawić krótki komentarz dotyczący rzeczywistych osiągnięć projektu, gdy porównywalne są one z planowanymi. Informacje te powinny podkreślać/wskazywać na osiągnięcie wskaźników projektu. Jakiekolwiek odchylenie od wartości docelowych (pola [4.4], [4.8] i [4.12]) powiino być opisane i wyjaśnione. 3.5 Część V: Zagadnienia horyzontalne Beneficjent projektu opisując zakończenie realizacji projektu powinien wziąć pod uwagę oddziaływanie tego projektu na realizację zagadnień horyzontalnych. Beneficjent projektu powinien opisać realizacje tylko tych polityk horyzontalnych, które są wskazane w tabeli pomocniczej w dwóch kolumnach: - waŝne dla realizacji projektu, - kluczowe dla realizacji projektu. 3.6 Część VI: Warunki ogólne przyznania dofinansowania oraz warunki po zakończeniu realizacji projektu W tej części beneficjent projektu powinien opisać, w jaki sposób spełnił i raportował o ogólnych warunkach przyznania dofinansowania, wskazanych w Umowie finansowej (jeśli dotyczy) oraz w jaki sposób wypełnił warunki przed zakończeniem realizacji projektu, wskazane w Umowie finansowej. 3.7 Część VII: Wnioski i zalecenia W tej części beneficjent projektu powinien opisać, czego nauczył się podczas wdraŝania projektu i wskazać zalecenia co do przyszłych działań, które powinny być podjęte. 3.8 Część VIII: Podpis beneficjenta Podpis beneficjenta, który potwierdza prawidłowość i rzetelność informacji przedstawionych w Sprawozdaniu końcowym. 3.9 Część IX: Podsumowanie Krajowego Punktu Kontaktowego W polu tym Krajowy Punkt Kontaktowy podsumowuje całą realizację projekt, szczególnie w odniesieniu do zarządzania i ogólnie jego wdraŝania Część X: Podpis - Krajowy Punkt Kontaktowy Podpis Krajowego Punktu Kontaktowego, który potwierdza, Ŝe przestawione w Sprawozdaniu końcowym informacje są właściwe.

9 Część XI: Kursy wymiany Beneficjent projektu wypełnia Sprawozdanie końcowe w euro, przeliczając poniesione wydatki z waluty krajowej na euro. Przeliczenie musi być dokonane na podstawie poszczególnych miesięcznych kursów wymiany, wskazanych w wytycznych państwdarczyńców w sprawie wydatkowania. Tabela kurs wymiany przedstawia kursy wymiany dla kaŝdego miesiąca realizacji projektu (aŝ do czasu jego zakończenia). Ponadto, te same miesięczne kursy pojawiały się we wnioskach o płatność, co zapewnia porównywalność tych dokumentów.