ZASADY WYDATKOWANIA, DOKUMENTOWANA I ROZLICZENIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA ROZWÓJ PRZEDSIĘBIORCZOŚCI W RAMACH PROJEKTU Nowe perspektywy!

Transkrypt

1 ZASADY WYDATKOWANIA, DOKUMENTOWANA I ROZLICZENIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA ROZWÓJ PRZEDSIĘBIORCZOŚCI W RAMACH PROJEKTU Nowe perspektywy! Wydatkowanie środków finansowych 1. Wydatkowanie środków odbywa się w oparciu o Harmonogram rzeczowo-finansowy wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości w terminie nie dłuższym niż 60 dni kalendarzowych od momentu otrzymania środków finansowych (dotyczy rozliczenia środków przyznanych w ramach obu transz). Dokładny termin wydatkowania środków określa Umowa na otrzymanie wsparcia finansowego. 2. Środki finansowe wypłacane są Beneficjentom pomocy w dwóch transzach: Pierwsza transza w wysokości 70 % kwoty dotacji w formie płatności zaliczkowej; Druga transza 30 % kwoty dotacji zostanie wypłacona po zatwierdzeniu przez Beneficjenta rozliczenia wydatków w ramach I transzy, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym. 3. Termin zakończenia wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości może zostać przedłużony na uzasadniony wniosek Beneficjenta pomocy, złożony nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych przed ostatecznym terminem poniesienia wydatków określonym w umowie. 4. Zmiany dotyczące przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami wydatków ujętych w zaakceptowanym harmonogramie rzeczowo-finansowym wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości, dopuszczalne są do wysokości nie przekraczającej 5% zakładanej wartości wydatku. Zmiany te wymagają poinformowania w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zmian. 5. W przypadku, gdy rzeczywista cena danego przedmiotu przewyższa cenę podaną w biznes planie i harmonogramie rzeczowo-finansowym o więcej niż 5%, wymagane jest pisemne zgłoszenie zmiany wraz z uzasadnieniem oraz akceptacja Lechaa Consulting Sp. z o. o. i brak zastrzeżeń Wojewódzkiego Urzędu Pracy jako Instytucji Wdrażającej. Lechaa Consulting Sp. z o. o. w ciągu 15 dni od otrzymania pisemnego wniosku poinformuje pisemnie Uczestnika projektu o decyzji dotyczącej zatwierdzenia bądź odrzucenia wnioskowanych zmian. W przypadku powstania oszczędności (zakupienia danego przedmiotu w cenie niższej niż podana w biznes planie i różnica ta jest większa niż 5% kwoty wpisanej w biznes planie), jest możliwe zgłoszenie tego faktu po dokonaniu wydatku w ramach którego powstała oszczędność (w chwili kiedy oszczędność rzeczywiście powstanie) oraz wnioskowanie o przeznaczenie zaoszczędzonej kwoty na: - nowy wydatek - wydatek już założony w biznes planie i harmogramie rzeczowo-finansowym, przy czym należy pamiętać o 15 dniowym terminie rozpatrywania wniosków. 6. Wydatki związane z zakupem sprzętu używanego są kosztem kwalifikującym się do wsparcia przy spełnieniu poniższych warunków: a) sprzedający sprzęt (zbywca) musi wystawić oświadczenie potwierdzające jego pochodzenie, zawierającą m.in. datę zakupu, miejsce zakupu, dane sprzedającego jego nazwę i adres, b) sprzedający sprzęt potwierdza w oświadczeniu, że w okresie ostatnich siedmiu lat używany sprzęt nie został zakupiony z wykorzystaniem pomocy krajowej lub wspólnotowej. Jeżeli został zakupiony ze środków

2 pochodzących z pomocy krajowej lub wspólnotowej w ciągu ostatnich 7 lat, wówczas koszt jego zakupu nie jest kosztem kwalifikującym się do wsparcia w ramach PO KL, c) cena zakupionego sprzętu używanego nie może przekraczać jego wartości rynkowej i musi być niższa niż koszt podobnego, nowego sprzętu, d) sprzęt musi posiadać właściwości techniczne niezbędne do wdrażania i realizacji projektu oraz odpowiadać stosownym normom i standardom. Dokumentowanie wydatków 1. Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości są: a) faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej (np. rachunki, umowy kupna/sprzedaży), b) dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń lub wykonanie prac (protokoły odbioru) w przypadku zakupu towaru przez Internet lub zakupu towaru za granicą, kiedy towar dostarczany jest za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej, protokół podpisać może tylko Uczestnik projektu. Wówczas zachować należy w dokumentacji, do ewentualnego wglądu, dokument potwierdzający dostarczenie przesyłki np. list przewozowy, c) w przypadku zakupu urządzeń, które po zakupie są przechowywane w innym miejscu niż w siedzibie firmy (np. w momencie oczekiwania na montaż) protokoły odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów z podaniem ich miejsca składowania, d) wyciągi bankowe z rachunku beneficjenta pomocy lub przelewy bankowe potwierdzające dokonanie płatności, zaś w uzasadnionych przypadkach potwierdzenie zapłaty gotówkowej (wszystkie płatności preferowane są w formie płatności bezgotówkowych), e) inne dokumenty potwierdzające prawidłowe wydatkowanie środków finansowych, bądź dokumenty wymagane przez Lechaa Consulting w celu zweryfikowania prawidłowości wydatkowania. PRZYKŁADOWE KOMPLETY DOKUMENTÓW: - w przypadku usługi zgodnie z punktami a), b), d), e) - w przypadku środka trwałego nowego zgodnie z punktami a), b), c), d), e) - w przypadku środka trwałego używanego zgodnie z punktami a), b), c), d), e) oraz oświadczenie sprzedającego (zbywcy) Rozliczenie środków finansowych 1. Rozliczenie poniesionych wydatków na rozwój przedsiębiorczości Beneficjent pomocy powinien przedstawić najpóźniej w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia wydatkowania środków wskazanego w Umowie na otrzymanie wsparcia finansowego.

3 2. Rozliczenie środków finansowych odbywa się na podstawie składanego przez Beneficjenta pomocy zestawienia poniesionych wydatków wraz z kopiami dokumentów potwierdzającymi poniesienie wydatków zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym. 3. Kopie wszystkich dokumentów, o których mowa wyżej: a) muszą być oznaczone datą i potwierdzone przez Beneficjenta ostatecznego (beneficjenta pomocy) czytelnym podpisem oraz dopiskiem za zgodność z oryginałem, b) data sprzedaży, płatności i data wystawienia faktury nie mogą być wcześniejsze niż data złożenia Wniosku o przyznanie środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości i późniejsze niż data zakończenia wydatkowania środków, wskazana w umowie na otrzymanie wsparcia finansowego, c) dokumenty dotyczące kosztów poniesionych w walutach obcych powinny być opisane na odwrocie z podaniem przeliczenia kwoty na PLN po średnim kursie NBP obowiązującym w dniu sprzedaży określonym na fakturze. d) faktury i inne dokumenty, na podstawie których Beneficjent pomocy rozlicza środki, muszą spełniać następujące wymagania: faktura (lub inny dokument zakupu) musi być odpowiednio opisany na odwrocie dokumentu wg wzoru: Wydatek wg dokumentu nr 1 data wystawienia 2.. poniesiony w ramach projektu Nowe perspektywy! realizowanego przez Lechaa Consulting Sp. z o. o., współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. Wydatek poniesiony na podstawie umowy o udzielenie wsparcia finansowego nr. z dnia.. Kwota dokumentu.... PLN (brutto) PLN (netto) (... PLN VAT) Kwota wydatku kwalifikowanego w ramach projektu. PLN Kwota wydatku poniesionego ze środków własnych.. PLN Nr wydatku wg pozycji w harmonogramie rzeczowo finansowym Kurs wymiany waluty: 1..=.zł (np. 1 euro = 4,10 zł) wg tabeli NBP nr 3... Wyjaśnienie Wnioskodawcy 4 : podpis właściciela firmy Zakup współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1 Numer pod jakim jest opisywany dokument (FV/paragon/rachunek/umowa) w ewidencji księgowej firmy 2 Data wystawienia opisywanego dokumenty 3 Należy wpisać numer tabeli kursów ze strony 4 W przypadku, gdy rzeczy/usługi wymienione na dokumencie nie pozwalają na precyzyjne określenie poniesionych kosztów, np. zamiast zeszyt, ołówek, temperówka widnieje materiały biurowe należy wyjaśnić, że pod określeniem materiały biurowe są następujące przedmioty zakupu : [wymienić nazwy i poszczególne kwoty wg harmonogramu rzeczowo-finansowego].

4 W przypadku kiedy wielkość dokumentu uniemożliwia jego opisanie zgodnie ze wzorem, do dokumenty należy podpiąć kartkę z opisem oraz z zaznaczeniem jakiego dokumentu dotyczy (np. Dotyczy dokumentu nr... z dnia). Opisy faktur dokonywane mogą być odręcznie lub drukowane. Na pierwszej stronie dokumentu musi się znaleźć: informacja o dacie i sposobie zapłaty numer ewidencyjny pod którym dany dokument jest wpisany do ewidencji księgowej prowadzonej przez beneficjenta np. w PKPiR, ewidencji zakupu e) Do dokumentów zakupu należy dołączyć: kopie zawartych umów (jeśli są zawarte) w przypadku umów zawartych w języku obcym należy dostarczyć tłumaczenie dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego, w przypadku dokumentów zakupu w języku obcym należy dostarczyć tłumaczenie przysięgłe faktur, w przypadku płatności w innej walucie niż PLN, należy dołączyć kopie wyciągu bankowego potwierdzającego kurs wymiany walut, lub dokument z kantoru potwierdzający kurs wymiany, lub wydruk tabeli kursów średnich walut obcych NBP z dnia dokonania transakcji, kopie zamówień (jeśli są sporządzane), kopie wyciągów bankowych potwierdzających uregulowane należności. f) W celu dokonania pełnego rozliczenia należy sporządzić zestawienie wydatków. Dokumenty powinny być ułożone zgodnie z pozycjami w zestawieniu i ponumerowane. Dokumenty muszą być zabezpieczone przed ewentualnym zagubieniem lub zniszczeniem, poprzez umieszczenie w segregatorze lub skoroszycie. Oznaczenia: 1. Środki trwałe muszą być oznakowane zgodnie z zapisami umowy na otrzymanie wsparcia finansowego i przepisami unijnymi. Dokumentami dotyczącymi informacji i promocji są Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji, Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata , oraz Plan komunikacji Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Oznaczeniu podlegają: - pomieszczenia - sprzęt i wyposażenie - materiały informacyjno promocyjne - inne produkty i usługi znajdujące się w harmonogramie rzeczowo finansowym 2. W przypadku przedmiotów, na których nie ma możliwości zamieszczenia czytelnych logotypów i informacji o współfinansowaniu projektu możliwe jest zamieszczenie niezbędnych oznaczeń na opakowaniu, przy czym istotne jest, aby opakowanie było użytkowane razem ze sprzętem. 3. Nie ma obowiązku oznaczania materiałów biurowych oraz małego sprzętu o niewielkiej wielkości zakupionego na potrzeby biurowe. 4. W ramach oznaczenia sprzętu możliwe jest zastosowanie: naklejek papierowych, na folii samoprzylepnej, adhezyjnej, tabliczek plastikowych itp. 5. Oznaczenia materiałów drukowanych powinny się znajdować na pierwszej lub ostatniej stronie publikacji.

5 6. Strony internetowe finansowane ze środków projektu powinny zawierać przynajmniej na stronie głównej odpowiednie logotypy. W sytuacji, gdy IP 2 (WUP w Szczecinie) zażąda innych dokumentów, niż wymienione w niniejszym dokumencie Beneficjenci zostaną o tym niezwłocznie poinformowani i wezwani do uzupełnienia.