PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA WSPRiTS MEDITRANS SP ZOZ w Warszawie ISO 9001:2008; ISO 14001:2005 PN-N 18001:2004

Transkrypt

1 ISO 9001:2008; ISO 14001:200 PN-N 18001:2004 Nr wersji - Nr egz. 1 1 z 12 DATA PODPIS OPRACOWAŁ Kierownik Działu Personalnego Ewa Trębacz r. Ewa Trębacz ZATWIERDZIŁ Dyrektor Artur Kamecki r. Artur Kamecki 1. Celem Procedury jest: 1.1. Celem Procedury jest ujednolicenie zasad realizacji przyjętej polityki zarządzania związanej z planowaniem i zapewnieniem zatrudnienia kadry pracowniczej, o wymaganych kwalifikacjach i doświadczeniu, potrzebnych do właściwej i zgodnej z wymaganiami przepisów prawnych realizacji procesów, utrzymania skuteczności Zintegrowanego Sytemu Zarządzania oraz jego ciągłego doskonalenia. 2. Zakres stosowania: 2.1. Postanowienia zawarte w niniejszej procedurze obowiązują komórki organizacyjne, stanowiska i funkcje objęte wymaganiami Zintegrowanego Systemu Zarządzania w WSPRiTS Meditrans SP ZOZ w Warszawie. 3. Odpowiedzialność: 3.1. Dyrektor WSPRiTS Meditrans SP ZOZ w Warszawie odpowiada za: ustanowienie polityki kadrowej Zakładu, zatwierdzanie planów szkoleń, doraźne kierowanie pracowników na wybrane szkolenia nie objęte planem szkoleń, zatwierdzanie rocznej analizy realizacji szkoleń Zastępcy Dyrektora odpowiadają za:

2 2 z 12 zabezpieczenie kadrowe poszczególnych działów, przedstawianie na spotkaniach Kierownictwa propozycji szkoleń, doraźne kierowanie pracowników na wybrane szkolenia, nie objęte planem szkoleń Gł. Specjalista ds. ZSZ odpowiada za: planowanie szkoleń dla pracowników z zakresu Zintegrowanego Systemu Zarządzania, doraźne kierowanie pracowników na wybrane szkolenia z zakresu ZSZ nie objęte planem szkoleń, przedstawianie na spotkaniach Kierownictwa propozycji szkoleń z zakresu ZSZ, prowadzenie szkoleń z zakresu ZSZ lub wyznaczanie do tego kompetentnych osób Kierownik Działu w podległym obszarze odpowiada za: zabezpieczenie kadrowe w dziale, opracowanie planu szkoleń wewnętrznych i przekazanie do Działu Personalnego, prowadzenie szkoleń wewnętrznych, prowadzenie szkoleń zawodowych /stanowiskowych/ nowych pracowników, opracowanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności zgodnie z obowiązującymi wzorami, kontrolę dopełnienia przez podległy personel obowiązku dostarczenia zaświadczeń, certyfikatów oraz wypełnienia Karty oceny pracownika WSPRiTS Meditrans SP ZOZ w Warszawie z odbytego szkolenia. 3.. Kierownik Działu Personalnego odpowiada za: realizację polityki kadrowej WSPRiTS Meditrans, gromadzenie planów szkoleń oraz informacji o odbytych szkoleniach,

3 3 z 12 przyjmowanie zgłoszeń na szkolenia doraźne, kierowanie pracowników na szkolenia, prowadzenie rejestru szkoleń, przechowywanie kopii zaświadczeń i świadectw z odbytych szkoleń, przygotowywanie rocznych analiz realizacji szkoleń, prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem i zwolnieniem pracowników (akta osobowe), nadzór nad organizacją czasu pracy wszystkich pracowników, nadzór nad planowaniem i realizacją planów urlopowych wszystkich pracowników. 4. Terminologia: 4.1. WSPRiTS Meditrans Wojewódzka Stacja Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego Meditrans Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Warszawie.. Tryb postępowania: I. ZATRUDNIANIE PRACOWNIKÓW.1. Podstawą realizacji działań zgodnie z niniejszą procedurą jest wniosek od osób odpowiedzialnych za koordynację pracy poszczególnych obszarów WSPRiTS Meditrans o potrzebie zatrudnienia nowego pracownika..2. Wniosek powinien zawierać: Szczegółowe informacje o wymaganych kwalifikacjach, kompetencjach, doświadczeniu kompetencje obejmujące wszystko to, co dana osoba musi wiedzieć i mieć, aby wypełniać założoną rolę, specjalne uzdolnienia czy umiejętności,.2.2. kwalifikacje i szkolenia wymagane kwalifikacje zawodowe, bądź konieczne szkolenia ukończone przez kandydata, odbyte kursy, uzyskane certyfikaty,.2.3. doświadczenie w szczególności rodzaj dotychczas wykonywanej pracy, typ organizacji, w której kandydat pracował, osiągnięcia oraz działalność

4 4 z 12 pozwalające rokować sukcesy na danym stanowisku (potwierdzone świadectwami pracy z poprzednich miejsc pracy)..3. Wszelkie kopie dokumentów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę, której dokumenty dotyczą..4. Umotywowanie potrzeby zatrudnienia pracownika... Wniosek kierowany jest do Działu Personalnego..6. Kierownik Działu Personalnego omawia wniosek z osobą wnioskującą o zatrudnienie nowego pracownika oraz Dyrektorem, który zatwierdza do realizacji lub wniosek oddala..7. Źródła pozyskiwania kandydatów: analiza i selekcja zgłoszeń (curriculum vitae i list motywacyjny) wysyłanych z inicjatywy własnej kandydatów do pracy, osób aktywnie poszukujących, a także zainteresowanych zmianą pracy (dane biograficzne, referencje), w gronie osób znanych osobiście, przez znajomych, w gronie osób przez nich rekomendowanych, ogłoszenia w prasie i na stronach internetowych, Urząd Pracy, ogłaszanie postępowania konkursowego..8. Przesyłane do WSPRiTS Meditrans CV, listy motywacyjne gromadzone są w Dziale Personalnym..9. Oferty pracy powinny być bezwzględnie opatrzone klauzulą o ochronie danych osobowych..10. Kierownik Działu Personalnego posiadający dokumenty potencjalnego pracownika zobowiązany jest stosować zasady określone dla ochrony danych osobowych..11. W przypadku stwierdzenia zgodności przedstawionej oferty z wymaganiami WSPRiTS Meditrans co do danego stanowiska przeprowadzany jest proces rekrutacji który obejmuje: rozmowę potencjalnego pracownika z potencjalnym przełożonym w obecności pracownika Działu Personalnego,

5 z 12 inne rozwiązania typu (weryfikacja wiedzy merytorycznej, prezentacja dotychczasowych osiągnięć)*. * - działania opcjonalne decyzje podejmuje Dyrektor i/ lub Kierownik Działu Personalnego,.12. Decyzję o zatrudnieniu potencjalnego pracownika podejmuje Dyrektor i przekazuje tę informację Kierownikowi Działu Personalnego..13. Pracownik Działu Personalnego po otrzymaniu informacji o zatrudnieniu nowego pracownika ma obowiązek: a) skierować kandydata do lekarza medycyny pracy, b) skierować kandydata na szkolenie bhp wstępne, c) przygotować kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie..14. Po zgłoszeniu się nowo przyjętego pracownika do Działu Personalnego przekazuje się pracownikowi do wypełnienia: a) kwestionariusz osobowy dla pracownika, b) oświadczenie o administrowaniu danych osobowych, przetwarzaniu danych osobowych, c) oświadczenie dot. opieki nad dzieckiem do lat 14, d) oświadczenie o zakazie konkurencji, e) oświadczenie PIT-2, f) oświadczenie o powiększonych kosztach uzyskania przychodu (jeśli dotyczy), g) oświadczenie dot. identyfikatora podatkowego PESEL NIP, h) oświadczenie dot. przepałów (dot. wszystkich kierowców), i) oświadczenie zobowiązujące do sprawdzania uszkodzeń zewnętrznych oraz wyposażenia ambulansów (dot. wszystkich kierowców), j) oświadczenie dot. współpracy z zakładami pogrzebowymi (w zależności od zajmowanego stanowiska), k) oświadczenie dot. informowania pracodawcy o wystąpieniu okoliczności mających wpływ na możliwość wykonywania pracy kierowcy (dot. wszystkich kierowców), l) zobowiązanie dot. zapinania pasów bezpieczeństwa (dot. wszystkich kierowców),

6 6 z 12 m) oświadczenie dot. numeru konta bankowego pracownika..1. Po wypełnieniu przez pracownika dokumentów wymienionych w pkt..13, pkt..14 i złożeniu oświadczeń wymienionych w pkt..14. przedkłada się pracownikowi do podpisania dokumenty przygotowane przez pracownika Działu Personalnego: a) umowę o pracę, b) dodatkowe informacje do umowy, c) kartę pracy pracownika..16. Po podpisaniu umowy o pracę wydaje się nowoprzyjętemu pracownikowi kartę obiegową nawiązania stosunku pracy, którą ma obowiązek uzupełnić w terminie 30 dni od daty zatrudnienia..17. Dział Personalny przekazuje informację o zatrudnieniu pracownika do Zespołu ds. Płac i Ubezpieczeń Społecznych..18. W zależności od zajmowanego stanowiska przez nowozatrudnionego Dział Personalny wydaje (kieruje, informuje): a) wydaje kartę Rejestracji Czasu Pracy, b) kieruje do magazynu po odzież ochronną (dot. stanowisk ujętych w tabeli przydziału odzieży ochronnej), c) kieruje do bezpośredniego przełożonego (na instruktarz stanowiskowy, zapoznanie z ryzykiem zawodowym oraz zapoznanie z dokumentacją Zintegrowanego Systemu Zarządzania), d) informuje o ZFŚS, e) informuje o ubezpieczeniu grupowym, f) informuje o kasie zapomogowo-pożyczkowej..19. Każdy pracownik (za wyjątkiem pracowników zatrudnionych na staż lub umowy zlecenie/ umowy o dzieło) otrzymuje Kartę pracy pracownika, która zawiera: Charakterystykę stanowiska, Zależność służbową, Zakres czynności i obowiązków, Zakres uprawnień,

7 7 z 12 Zakres odpowiedzialności..20. Dokument Karta pracy pracownika przygotowywany jest przez bezpośredniego przełożonego pracownika w porozumieniu z Kierownikiem Działu Personalnego zgodnie z przyjętym wzorem w terminie do 7 dni roboczych od momentu zatrudnienia pracownika..21. Bezpośredni przełożony pracownika zobowiązany jest sporządzić ww. dokument w dwóch egzemplarzach, parafować go i przekazać do Działu Personalnego..22. Jeden egzemplarz po podpisaniu rzez Dyrektora i pracownika przekazywany jest pracownikowi, drugi pozostaje w aktach osobowych pracownika. II. UMOWY CYWILNO- PRAWNE.23. Umowy cywilno- prawne zawierane są w drodze indywidualnych ustaleń lub w drodze konkursu..24. Szczegółowe zasady postępowania konkursowego określa Regulamin Komisji Konkursowej oraz przepisy prawa regulujące zasady zawierania tego typu umów. III. WPROWADZENIE DO PRACY.2. Kierownik Działu Personalnego lub osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie obszaru do którego kierowany jest pracownik zobowiązana jest do wprowadzenia pracownika do pracy oraz zapoznania z zespołem w danym obszarze..26. Bezpośredni przełożony odpowiedzialny jest za zapoznanie z zasadami Zintegrowanego Systemu Zarządzania obowiązującymi w obszarze do którego kierowany jest pracownik. IV. PIERWSZY DZIEŃ W PRACY PRACOWNIK BIUROWY, ADMINISTRACYJNY I TECHNICZNY.27. Przywitanie nowej osoby w Dziale Personalnym..28. Spotkanie informacyjne z bezpośrednim przełożonym pracownika..29. Kultura organizacyjna normy, wartości, postawy (Kodeks Etyki) zapoznaje

8 8 z 12 bezpośredni przełożony..30. Ścieżki kariery, możliwości szkoleń i podnoszenia kwalifikacji zawodowych zapoznaje bezpośredni przełożony..31. Rozmowy telefoniczne, korespondencja, zasady korzystania z poczty elektronicznej i internetu zapoznaje bezpośredni przełożony..32. Oprowadzenie po biurze i przedstawienie wszystkim pracownikom nowego pracownika bezpośredni przełożony. V. PIERWSZY DZIEŃ W PRACY PRACOWNIK MEDYCZNY.33. Pierwszy dzień pracy pracownika medycznego jest dniem szkoleniowym, pracownik zapoznaje się z miejscem stacjonowania Oddziału, szczegółowo zapoznaje się z ambulansami, zasadami pracy, dokumentacją i innymi wytycznymi..34. Główny Specjalista ds. Pielęgniarstwa oraz Średniego i Niższego Personelu Medycznego zobowiązany jest wyznaczyć osobę pełniącą rolę opiekuna pracownika nowozatrudnionego..3. Rolą wyznaczonego opiekuna jest zapoznanie pracownika ze specyfiką funkcjonowania Zespołu, specyfiką pracy, użytkowania sprzętu, dokumentacją..36. W przypadku kiedy opiekun pracownika stwierdza brak jakiegokolwiek zaangażowania pracownika na etapie wprowadzania do pracy lub zachowanie pracownika jest naganne zaistniały fakt zobowiązany jest zgłosić do Pielęgniarki Koordynującej lub Kierownika Działu Personalnego. VI. ZAKOŃCZENIE ZATRUDNIENIA (UMOWA O PRACĘ).37. Ustanie stosunku pracy następuje na wniosek pracownika lub pracodawcy, na mocy porozumienia stron lub z upływem czasu na jaki umowa została zawarta..38. Dział Personalny po otrzymaniu informacji o rozwiązaniu umowy o pracę (dokument - podanie/ wniosek) przekazuje pracownikowi kartę obiegową rozwiązania stosunku pracy.

9 9 z Pracownik zobowiązany jest uzyskać na ww. karcie wymagane podpisy będące potwierdzeniem rozliczenia i ustania jakichkolwiek zobowiązań pracownika względem WSPRiTS Meditrans..40. W związku z rozwiązaniem umowy o pracę Dział Personalny przygotowuje i przekazuje (lub wysyła) w ciągu 7 dni: a) świadectwo pracy, b) świadectwo pracy w warunkach szczególnych (jeśli stanowisko na to wskazuje)..41. Odchodzący pracownik zobowiązany jest do rozliczenia się (jeśli posiada) z: a) kluczy do pomieszczeń służbowych, b) karty paliwowej, c) narzędzi, d) karty Rejestracji Czasu Pracy, e) ubrania służbowego, f) telefonu komórkowego służbowego, g) pieczątek służbowych..42. Dział Personalny informuje odchodzącego pracownika aby odebrał dokumenty dot. ubezpieczenia grupowego celem kontynuacji..43. Dział Personalny sprawdza czy pracownik z którym następuje rozwiązanie umowy ma aktualne badania lekarskie i szkolenie BHP..44. Dział Personalny sprawdza, czy pracownik miał podpisaną umowę na dofinansowanie podnoszenia kwalifikacji..4. O zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy, a w przypadku pracowników niezrzeszonych w Związkach Zawodowych pracodawca powiadamia Społecznego Inspektora Pracy. VII. ZAKOŃCZENIE ZATRUDNIENIA INNE FORMY ZATRUDNIENIA.46. Informacja o podjęciu przez Dyrektora decyzji o rozwiązaniu umowy na świadczenie usług na rzecz WSPRiTS Meditrans przekazywana jest niezwłocznie zainteresowanej stronie przez pracownika Działu Personalnego.

10 10 z Osoba z którą rozwiązywana jest umowa zobowiązana jest zwrócić wszystkie posiadane zasoby będące własnością WSPRiTS Meditrans, przedłożyć ostatnie dokumenty rozliczenia ( faktura). VIII. WYPOSAŻENIE STANOWISKA PRACY I PRZYDZIELENIE MIENIA WSPRiTS Meditrans.48. Bezpośredni przełożony określa zapotrzebowanie na wyposażenie stanowiska pracy..49. Stanowisko pracy biurowej przygotowywane jest przez bezpośredniego przełożonego..0. Pracownicy medyczni zatrudniani w oparciu o umowę o pracę otrzymują komplet odzieży ochronnej zgodnie z wykazem przydzielania i wykorzystywania odzieży ochronnej..1. Pracownicy medyczni zatrudniani w oparciu o inne formy zatrudnienia zobowiązani są na podstawie zawartej umowy posiadać kompletną odzież ochronną..2. Pracownik wykorzystujący sprzęt, aparaturę lub inne mienie będące własnością WSPRiTS Meditrans zobowiązany jest wykorzystywać je zgodnie z przeznaczeniem, tylko i wyłącznie w ramach świadczonej pracy. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek oznak uszkodzenia czy problemów z eksploatacją pracownik zobowiązany jest postępować zgodnie z Procedurą Nadzór nad niezgodnościami..3. W przypadku stwierdzenia umyślnego uszkodzenia sprzętu/ mienia będącego własnością WSPRiTS Meditrans pracownik ponosi odpowiedzialność wg. obowiązujących przepisów prawa. IX. OCENA PRACOWNIKA.4. Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę w WSPR i TS poddawany jest okresowej ocenie po upływie wyznaczonego okresu świadczenia pracy przez bezpośredniego przełożonego (minimum raz na rok). X. OCENA PRACOWNIKÓW ŚWIDCZĄCYCH USŁUGI NA PODSTAWIE UMÓW CYWILNO- PRAWNYCH

11 11 z 12.. Pracownicy należący do tej grupy określani są jako kwalifikowani dostawcy usług, podlegają ocenie przeprowadzanej minimum raz na dwa lata przy stałej współpracy, przez bezpośredniego przełożonego. XI. SZKOLENIA PRACOWNIKÓW.6. Z uwagi na specyfikę Zakładu oraz przyjęty system zatrudniania pracowników szkolenia w znacznym stopniu są sprawą indywidualną każdego pracownika. WSPRiTS Meditrans stawia wysokie wymagania pracownikom na etapie procesu rekrutacji i zawierania umów. Niezależnie od tego w sytuacji istotnych zmian w zakresie zagadnień związanych z prowadzoną działalnością lub w przypadku korzystnych ofert szkoleniowych pracownicy oddelegowywani są na szkolenia. Dokumentacja z odbytych szkoleń każdorazowo dołączana jest do akt osobowych pracownika..7. Pracownicy skierowani na szkolenie przez WSPRiTS Meditrans oraz pracownicy, którym szkolenie zostało dofinansowane są zobowiązani do dostarczenia certyfikatu bądź zaświadczenia o ukończeniu szkolenia do Działu Personalnego oraz wypełnienie Karty oceny pracownika WSPR i TS Meditrans z odbytego szkolenia..8. Dział Ekonomiczny przekaże do dnia 10 każdego miesiąca informacje o opłaconych kursach i szkoleniach do Działu Personalnego w celu umożliwienia weryfikacji terminowości przekazywania dokumentacji z odbytych kursów i szkoleń, która powinna być załączona do akt osobowych. 6. Dokumenty związane: 6.1. Regulamin Organizacyjny WSPR i TS Meditrans SP ZOZ, 6.2. Regulamin Pracy WSPR i TS Meditrans SP ZOZ, 6.3. Regulamin Wynagradzania WSPR i TS Meditrans SP ZOZ, 6.4. Regulamin Wewnętrznej Polityki Antymobingowej, 6.. Kodeks Etyki, 6.6. Karta oceny pracownika WSPR i TS Meditrans z odbytego szkolenia. 7. Zapisy:

12 12 z 12 Lp. Rodzaj zapisu Miejsce przechowywania Czas archiwizacji 1. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje pracownika Dział Personalny Teczki osobowe- 0 lat 2. Zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Dział Personalny Teczki osobowe- 0 lat 3. Zaświadczenia z odbytych szkoleń Dział Personalny Teczki osobowe- 0 lat 4. Plany szkoleń Dział Personalny lat 8. Załączniki: 8.1. Wzór Karty pracy pracownika (zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności)*, 8.2. Wzór karty obiegowej nawiązania stosunku pracy*, 8.3. Wzór karty obiegowej rozwiązania stosunku pracy*. *- dokumenty dostępne w Dziale Personalnym.