Inwentaryzacja. w sferze budżetowej

Transkrypt

1 BiBlioteka Inwentaryzacja w sferze budżetowej Organizacja i zasady inwentaryzacji Dokumentacja Kompetencje i odpowiedzialność w zakresie inwentaryzacji Metody inwentaryzacji spis z natury, potwierdzenie sald, weryfikacja Naruszenie dyscypliny finansów publicznych Magdalena Sobczak

2 Autor Magdalena Sobczak Redaktor prowadzący Renata Krasowska-Kłos Korekta Mirosława Jasińska-Nowacka Projekt graficzny Kinga Pisarczyk Skład i łamanie Joanna Archacka Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. Wydanie I/2012, listopad 2012 r. ISBN Adres redakcji: Warszawa, ul. Okopowa 58/ Biuro Obsługi Klienta: Marki, ul. Okólna 40 tel , , bok@infor.pl Druk: ready made Sp. z o.o.

3 SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ 1. Podstawy prawne... 9 Ustawa o rachunkowości... 9 Finanse publiczne...15 Zmiany szczególnych zasad rachunkowości...17 Najnowsze wyjaśnienia Ministerstwa Finansów...20 ROZDZIAŁ 2. Charakterystyka inwentaryzacji Pojęcie inwentaryzacji Główne cele i przedmiot inwentaryzacji majątku...26 Czynności wchodzące w skład inwentaryzacji...28 Rodzaje i formy inwentaryzacji...30 Inwentaryzacja okresowa Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza Inwentaryzacja kontrolna, doraźna Inwentaryzacja ciągła Inwentaryzacja uproszczona Podstawowe zasady i metody inwentaryzacji...40 Metoda spisu z natury...44 Metoda uzgadniania salda Metoda weryfikacji...46 Terminy i częstotliwość inwentaryzacji...50 ROZDZIAŁ 3. Odpowiedzialność materialna pracowników a inwentaryzacja Przepisy prawne regulujące odpowiedzialność materialną pracowników Wyłącznie pracownicze stosunki pracy...64 Rodzaje odpowiedzialności materialnej Wspólna a indywidualna odpowiedzialność materialna za powierzone mienie.. 67 Wysokość odszkodowania...69 Umowa o wspólnej odpowiedzialności Forma i treść umowy Prawidłowe powierzenie mienia Inwentaryzacja Inwentaryzacja po odstąpieniu od umowy...84 Inwentaryzacja w razie nieobecności w pracy...85 Inwentaryzacja w przypadku utraty zaufania do współpracownika...88 Inwentaryzacja w przypadku niedoboru...88 Instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych a odpowiedzialność...92

4 ROZDZIAŁ 4. Kompetencje i odpowiedzialność w zakresie inwentaryzacji...99 Rola kierownika Zadania głównego księgowego Członkowie komisji inwentaryzacyjnej Członkowie zespołów spisowych Kontrolerzy spisowi Kto nie może być członkiem komisji i członkiem zespołu Osoby odpowiedzialnie materialnie za inwentaryzowane składniki ROZDZIAŁ 5. Etapy inwentaryzacji metodą spisu z natury i ich dokumentowanie Prace przygotowawcze Ocena przydatności składników majątku Wydanie instrukcji inwentaryzacyjnej Zarządzenie wewnętrzne kierownika Plan/harmonogram inwentaryzacji Powołanie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych Szkolenie Uporządkowanie dokumentów i przygotowanie pól spisowych Zabezpieczenie ewidencji magazynowej Przygotowanie arkuszy spisowych, materiałów pomocniczych i pomocy technicznych Prace spisowe Przystąpienie zespołów spisowych do spisu, przeprowadzenie spisu wg asortymentów i osób materialnie odpowiedzialnych Przyjmowanie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych przed spisem i po spisie Wypełnianie arkuszy spisowych Wyrywkowa kontrola Prace rozliczeniowe Kontrola dokumentacji Przekazanie dokumentacji i wycena składników Sporządzenie różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnianie przyczyn ich powstania Kompensowanie różnic inwentaryzacyjnych Rozliczenie końcowe Sporządzenie protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji Decyzja poinwentaryzacyjna kierownika jednostki Przykłady z wniosków pokontrolnych...208

5 ROZDZIAŁ 6. Etapy inwentaryzacji metodą uzgadniania sald Poinformowanie kontrahenta Brak odpowiedzi Odpisy aktualizujące Protokół Wyjaśnienie różnic ROZDZIAŁ 7. Etapy inwentaryzacji metodą weryfikacji ROZDZIAŁ 8. Zakończenie i rozliczenie inwentaryzacji Księgowe ujęcie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie Niedobory Niedobory niezawinione Niedobory zawinione Nadwyżki ROZDZIAŁ 9. Przykładowe inwentaryzacje Inwentaryzacja kasy Inwentaryzacja druków ROZDZIAŁ 10. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych z zakresu inwentaryzacji ROZDZIAŁ 11. Dokumentacja inwentaryzacyjna Plan inwentaryzacji Zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji Wykaz powołanych członków komisji Harmonogram prac inwentaryzacyjnych Arkusz spisu z natury Protokół inwentaryzacji kasy Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej Pismo o uzgodnienie salda Sprawozdanie kontroli inwentaryzacji Różnice inwentaryzacyjne Sprawozdanie z inwentaryzacji zakończonej i rozliczonej Oświadczenie Instrukcje inwentaryzacyjne Elementy budowy instrukcji inwentaryzacyjnej...348

6 ROZDZIAŁ 12. Wyciąg z przepisów Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości wyciąg Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej Zarządzenie Ministra Finansów z dnia 16 listopada 1983 r. w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej wyciąg Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy wyciąg Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu Wykaz wzorów Zarządzenie wójta w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w szkole...35 Zarządzenie burmistrza w przypadku zmiany dyrektora przedszkola Wniosek o przeprowadzenie inwentaryzacji sposobem uproszczonym...39 Protokół weryfikacji sald kont...48 Pismo o powierzeniu pracownikowi mienia z obowiązkiem wyliczenia/zwrotu...79 Oświadczenie pracownika...79 Umowa o współodpowiedzialności majątkowej za powierzone mienie Protokół ustaleń na okoliczność obciążenia osoby materialnie odpowiedzialnej z tytułu wystąpienia z winy osoby odpowiedzialnej rzeczywistych niedoborów Oświadczenie...96 Oświadczenia osoby odpowiedzialnej/materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją...97 Oświadczenia osoby odpowiedzialnej/materialnie odpowiedzialnej po inwentaryzacji Zarządzenie w sprawie powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu Wykaz członków zespołów spisowych powołanych do przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej na koniec roku obrotowego 20.. r Protokół oceny przydatności środków trwałych Protokół likwidacji środków trwałych (środków trwałych w używaniu) Zarządzenie Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w sprawie wprowadzenia Instrukcji Inwentaryzacji

7 Zarządzenie Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w sprawie spisu z natury Fragment zarządzenia w sprawie sporządzenie spisu z natury w pokoju Zarządzenie dyrektora szkoły Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych Harmonogram prac inwentaryzacji środków trwałych Państwowej Wyższej Szkoły Wykaz powołanych członków komisji Wykaz powołanych zespołów spisowych Polecenie przeprowadzenia spisu Protokół ze szkolenia komisji inwentaryzacyjnej Protokół ze szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej Oświadczenie osób odpowiadających za składniki majątkowe Protokół zabezpieczenia ewidencji inwentaryzowanych składników Arkusz spisu z natury Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej składane przed rozpoczęciem spisu z natury Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej składane po zakończeniu spisu z natury Upoważnienie Protokół z przeprowadzonej kontroli spisu z natury Sprawozdanie z przebiegu spisu z natury Sprawozdanie zespołu spisowego dotyczącego pola spisowego Sprawozdanie zespołu spisowego z przebiegu spisu z natury Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury Wezwanie Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych Wykaz różnic inwentaryzacyjnych Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych Arkusz kompensaty niedoborów i nadwyżek Protokół komisji inwentaryzacyjnej Protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej Decyzja poinwentaryzacyjna Wezwanie do uzgadniania sald Protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej metodą uzgodnienia sald z kontrahentami Pismo o potwierdzenie salda Pismo o uzgodnienie salda Protokół werefikacji Sprawozdanie z inwentaryzacji Przykładowy protokół inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji sald Protokół inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji sald Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie Przykładowy protokół z inwentaryzacji kasy Oświadczenie składane przez kasjera

8 Oświadczenie kasjera/kasjerki o przejęciu kasy z pełną odpowiedzialnością materialną Protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania Oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania Zestawienie wyników inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania Plan przeprowadzenia inwentaryzacji Zarządzenie w sprawie: przeprowadzenia inwentaryzacji doraźnej (zdawczo-odbiorczej) w Urzędzie Gminy Zarządzenie wewnętrznego kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji rocznej (okresowo-okolicznościowej) Zarządzenie w sprawie spisu z natury Zarządzenie wewnętrznego kierownika w sprawie inwentaryzacji rocznej Zarządzenie wewnętrznego dyrektora Zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w likwidowanej jednostce budżetowej Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w Szkole Wykaz powołanych członków komisji inwentaryzacyjnej Plan przeprowadzenia inwentaryzacji Harmonogram i terminarz inwentaryzacji Harmonogram i terminarz inwentaryzacji Harmonogram i terminarz inwentaryzacji Arkusz spisu z natury uniwersalny Arkusz spisu z natury rzeczowe składniki majątku w użytkowaniu Protokół inwentaryzacji kasy Protokół inwentaryzacji kasy Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie szkoły Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie szkoły Protokół z kontroli kasy Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją Potwierdzenie salda Pismo o uzgodnienie salda Protokół kontroli spisu z natury Protokół z przeprowadzonej kontroli spisu z natury Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych Protokół komisji inwentaryzacyjnej Sprawozdanie zbiorcze Sprawozdanie zbiorcze Sprawozdanie opisowe przewodniczącego zespołu spisowego Sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej Oświadczenie o kompletności spisu z natury Oświadczenie Spis inwentarza Protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych ujętych w arkuszu...345

9 ROZDZIAŁ 1 Podstawy prawne Przeprowadzenie inwentaryzacji jest obowiązkiem kierownika każdej jednostki, a więc także jednostki sektora finansów publicznych. Nie można więc z niej zrezygnować. W sferze budżetowej całą procedurę przeprowadzania inwentaryzacji trzeba dostosować do szczególnych regulacji prawnych obowiązujących w tym sektorze. Fragment instrukcji inwentaryzacyjnej Podstawę regulacji przyjętych zasad w niniejszej instrukcji inwentaryzacyjnej stanowią poniższe akty prawne: 1. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz z późn. zm.). 2. Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz z późn. zm.). 3. Ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 102, poz. 651 z późn. zm.). 4. Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 14, poz. 114 z późn. zm.). 5. Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). 6. Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). 7. Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Ustawa o rachunkowości Podstawowym aktem prawnym stosowanym w jednostkach należących do sfery finansów publicznych, regulującym ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz z późn. zm.; dalej ustawa o rachunkowości). Określa ona zasady rachunkowości, tryb badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów oraz zasady wykonywania działalno-

10 10 Inwentaryzacja w sferze budżetowej ści w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jej przepisy stosuje się m.in. do gmin, powiatów, województw i ich związków, a także państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych. Jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości, a więc także jednostki sektora finansów publicznych, obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ustawy). Jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację tego obowiązku, to jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia. Przepis art. 4 ust. 1 wyraża ogólną, nadrzędną zasadę przyjętą w ustawie o rachunkowości, iż zasady rachunkowości opisane w ustawie nie tylko powinny być przez jednostkę poprawnie stosowane (tzn. nie tylko zgodnie pod względem formalno-prawnym), ale tak powinny być wybrane ze zbioru dostępnych alternatyw (rozwiązań), aby sprawozdanie finansowe za miniony okres rzetelnie i jasno przedstawiało sytuację majątkową i finansową jednostki. Dlatego dokonując wyboru, należy mieć na uwadze specyfikę działalności sektora finansów publicznych, ponieważ niektóre z zasad będą obowiązywały w nieco innym zakresie. Dotyczy to przede wszystkim zasady memoriału. (...)