WO-IV Kraków, czerwca 2016 r. Szanowny Pan Jacek Lelek. ul. Stefana Batorego Stary Sącz. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV Kraków, czerwca 2016 r. Szanowny Pan Jacek Lelek Burmistrz Starego Sącza ul. Stefana Batorego Stary Sącz WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Jednostka kontrolowana: Urząd Miejski w Starym Sączu, ul. Stefana Batorego 25, Stary Sącz. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest od 1 grudnia 2014 r. pan Jacek Lelek - Burmistrz Starego Sącza. Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w dniach marca 2016 r. w Urzędzie Miejskim w Starym Sączu, zwanym dalej Urzędem lub Gminą, przeprowadzona została kontrola w następującym zakresie: 1. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk - przez panią Agnieszkę Mocałę, starszego inspektora wojewódzkiego w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, na podstawie upoważnienia nr WO-IV Ewidencja ludności oraz dowody osobiste - przez pana Dariusza Okońskiego, starszego inspektora wojewódzkiego w Oddziale Nadzoru nad Ewidencją Ludności i Dowodami Osobistymi, na podstawie upoważnienia nr WO-IV Weryfikacja informacji o liczbie spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności, dowodów osobistych, przekazanej przez Gminę Stary Sącz na potrzeby obliczenia wysokości dotacji przez ww. pracowników Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. 4. Prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tytułu opłat za udostępnianie danych przez Grzegorza Gacha starszego inspektora w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na podstawie upoważnienia nr WO-IV Okres objęty kontrolą: od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli. W wyniku przeprowadzonej kontroli, kontrolowaną działalność Urzędu Miejskiego w Starym Sączu oceniam pozytywnie z uchybieniem. Uchybienie stwierdzono w zakresie ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tytułu opłat za udostępnianie danych Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Sprawy ogólne: 1.Upoważnienia do przetwarzania danych w rejestrach w rejestrze PESEL, w Rejestrze Dowodów Osobistych (RDO), w Rejestrze Stanu Cywilnego (RSC), w Rejestrze Mieszkańców (RM), w Rejestrze Zamieszkania Cudzoziemców (RZC), z zakresu rejestracji stanu cywilnego, z zakresu zmiany imion i nazwisk. Pracownicy Urzędu Miejskiego wykonujący zadania z kontrolowanego obszaru posiadali wymagane upoważnienia do przetwarzania danych w rejestrach centralnych PESEL, RSC, RDO oraz w rejestrach lokalnych RM, RZC oraz upoważnienia z zakresu rejestracji stanu cywilnego. 2. Prawidłowość wnioskowania, korzystania i przechowywania kart kryptograficznych Urząd posiada 7 kart kryptograficznych, którymi dysponują: 1. pan Jacek Lelek - Burmistrz Starego Sącza, 2. pani Alfreda Wastag - Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, 3. pan Daniel Śmierciak - Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich, Administracyjno-Gospodarczych i Ochrony Środowiska, 4. pani Joanna Orłowska - Zastępca Kierownika USC, 5. pani Małgorzata Plata - inspektor w Referacie Spraw Obywatelskich, Administracyjno-Gospodarczych i Ochrony Środowiska, 6. pani Elżbieta Zaremba - Kancelista w Referacie Spraw Obywatelskich, Administracyjno-Gospodarczych i Ochrony Środowiska 7. pan Aleksander Kowal Lokalny Administrator Systemu/Administrator Bezpieczeństwa Informacji. 3. Zgłoszenie Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) W trakcie kontroli kontrolujący otrzymał informację, że organ gminy w Starym Sączu 27 lutego 2015 r. dokonał zgłoszenia nowo powstałych zbiorów danych osobowych do rejestracji GIODO przez złożenie wniosków o wpisanie zbioru danych osobowych o nazwie: Rejestr mieszkańców - Gmina Stary Sącz i zbioru danych osobowych o nazwie: Rejestr Zamieszkania Cudzoziemców - Gmina Stary Sącz do rejestru zbiorów danych osobowych, zgodnie z wymogami przepisów art. 41 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.). Zostały wykonane czynności polegające na zgłoszeniu przez administratora danych, w tym przypadku Burmistrza Starego Sącza, gminnych zbiorów meldunkowych (GZM) do wykreślenia z rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonych przez GIODO. 4. Likwidacja i wykreślenie z ewidencji GIODO Gminnej Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych (GEWIUDO) W trakcie kontroli kontrolujący otrzymał informację, że powyższa czynność została w Urzędzie dokonana, bowiem organ gminy w Starym Sączu zgłosił ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych do wykreślenia z rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonych przez GIODO. 2

3 Ponadto GEWIUDO została zlikwidowana poprzez zniszczenie fizyczne dysków i innych nośników zawierających dane z tego zbioru. W dniu 30 czerwca 2015 r. pan Aleksander Kowal został powołany do pełnienia funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji w Urzędzie Miejskim w Starym Sączu. 5. Teczki aktowe stosowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) W okresie objętym kontrolą dla spraw z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk w Urzędzie zostały założone teczki i podteczki aktowe zgodnie z załącznikiem nr 1. Kontrolując dokumentację zawartą w przedmiotowych teczkach aktowych, stwierdzono, że sprawy prowadzone były w Urzędzie w sposób prawidłowy, z zachowaniem wymogów określonych w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). 6. Działanie aplikacji Źródło W Urzędzie funkcjonuje 9 stanowisk z dostępem do SRP. W pierwszych dniach funkcjonowania SRP pojawiały się problemy z łącznością (typ i jakość połączenia), jednak zostały one usunięte poprzez wymianę łącza i prawidłową konfigurację. Wszystkie pojawiające się problemy związane z funkcjonowaniem SRP natychmiast były zgłaszane na Atmosferę i zostały pozytywnie załatwione. Kontrolowany Urząd ocenił pomoc techniczną oraz czas realizacji zamówienia jako profesjonalną i rzetelną. W dniach kontroli, tj marca 2016 r. nie stwierdzono przerw w działaniu aplikacji ŹRÓDŁO. Ewidencja ludności: W okresie objętym kontrolą sprawy z zakresu ewidencji ludności oraz z zakresu dowodów osobistych prowadzone były przez panią Małgorzatę Platę inspektora, panią Elżbietę Zarembę kancelistę oraz panią Joannę Orłowską - Zastępcę Kierownika USC. Osoby te wzajemnie się zastępowały. Kontrola obejmowała realizację przez Urząd Miejski w Starym Sączu zadań wynikających z przepisów: ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 388 z późn. zm.), ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2010 r. Nr 167, poz z późn. zm.), oraz wydanych na podstawie powyższych ustaw przepisów wykonawczych, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016, poz. 23) zwanej dalej k.p.a. 1. Prowadzenie postępowań administracyjnych Kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów powołanej wyżej ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminu załatwienia sprawy, uprawnień strony 3

4 w postępowaniu administracyjnym oraz przepisów prawa materialnego - ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 388 z późn. zm.) ze szczególnym uwzględnieniem przepisów art. 69 pkt 1, z którego mocy postępowania administracyjne wszczęte na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.) i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, w sprawach indywidualnych o zameldowanie, uchylenie czynności materialno-technicznej zameldowania oraz wymeldowanie, udostępnienie danych ze zbioru PESEL gminnych zbiorów meldunkowych - prowadzi się na podstawie niniejszej ustawy. W okresie objętym kontrolą dla przedmiotowych spraw w Urzędzie zostały założone podteczki aktowe: SO Sprawy meldunkowe decyzje dotyczące wymeldowań Burmistrz Starego Sącza wydał 14 decyzji administracyjnych, w tym: 6 decyzji o wymeldowaniu, 8 decyzji o umorzeniu postępowania. W dniu kontroli 5 spraw meldunkowych pozostawało w toku załatwienia. Kontroli poddano 12 spraw meldunkowych zarejestrowanych w 2014 r. i w 2015 r. w przedmiotowych teczkach. Postępowania wyjaśniające w sprawach: SO , SO , SO , SO , SO , SO zostały przeprowadzone prawidłowo, a wydane decyzje spełniały wymogi określone w przepisach art. 107 k.p.a. W sprawach o sygn. akt: SO , SO , SO SO , SO , SO zasadnie umorzono postępowanie z uwagi na fakt, iż w trakcie prowadzonego postępowania administracyjnego strony same wymeldowały się z miejsca pobytu stałego. W sprawach pozostających w dniu kontroli w toku załatwienia: SO , SO , SO , SO oraz SO nie stwierdzono bezczynności ze strony organu meldunkowego. 2. Prowadzenie rejestrów ludności Gminnych Zbiorów Meldunkowych (GZM), Rejestru Mieszkańców (RM), Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców (RZC) obieg informacji i dokumentów, pisownia nazwisk cudzoziemców. Gmina Stary Sącz Rejestr Mieszkańców (RM) i Rejestr Zamieszkania Cudzoziemców (RZC) prowadzi w formie elektronicznej, za pomocą programu teleinformatycznego firmy KORELACJA, zgodnie z wymogami art. 3 ust 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Zakres danych gromadzonych w tych zbiorach był zgodny z art. 8 i art. 44 ust 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Obieg dokumentów służących do aktualizacji prowadzonych przez Gminę Stary Sącz RM i RZC odbywał się w sposób prawidłowy. Aktualizacja Rejestru PESEL oraz wymiana danych pomiędzy Rejestrami odbywała się niezwłocznie. Nazwiska cudzoziemców były wpisywane do właściwych Rejestrów, zgodnie z zapisem widniejącym w dokumencie podróży. W trakcie kontroli kontrolujący otrzymał informację, że 31 grudnia 2015 r. w RZC figurowało 23 cudzoziemców w tym: 5 zameldowanych na pobyt stały, 18 zameldowanych na pobyt czasowy. Natomiast 29 lutego 2016 r. w RZC figurowało 27 cudzoziemców w tym: 6 zameldowanych na pobyt stały, 21 zameldowanych na pobyt czasowy. 4

5 3. Aktualizacja rejestru PESEL i wymiana danych pomiędzy centralnym zbiorem danych a rejestrem mieszkańców i rejestrem zamieszkania cudzoziemców. Kontrola wykazała prawidłowy tryb rejestracji danych w rejestrze PESEL. Pracownik ewidencji ludności po dokonaniu zameldowania/wymeldowania za pośrednictwem aplikacji ŹRÓDŁO rejestrował dane w rejestrze PESEL. Przekazywanie danych z rejestru PESEL do RM następowało niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu dwóch dni roboczych, w trybie teletransmisji. Migracja danych z rejestru PESEL do RM odbywała się bez zakłóceń. 4. Dokonywanie czynności zameldowania, wymeldowania, zgłoszenia wyjazdu i powrotu za granicę, wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu. W trakcie kontroli kontrolujący otrzymał informację, że w dniu 29 lutego 2016 r. na terenie Gminy zameldowanych było: osób na pobyt stały, w tym 6 cudzoziemców, osób na pobyt czasowy, w tym 21 cudzoziemców. W okresie od 1 marca 2015 r. do 29 lutego 2016 r. w Urzędzie przyjęto: zgłoszenia pobytu stałego, w tym 3 zgłoszenia od cudzoziemców, zgłoszeń pobytu czasowego, w tym 15 zgłoszeń od cudzoziemców, - 43 zgłoszenia wymeldowania z pobytu stałego, - 17 zgłoszeń wymeldowania z pobytu czasowego, - 4 zgłoszenia wyjazdu na pobyt czasowy za granicę, - 1 zgłoszenie wyjazdu na pobyt stały za granicę, - 1 zgłoszenie powrotu. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz. U. z 2011 r. Nr 220, poz z późn. zm.). Organ gminy w Starym Sączu, dokonując zameldowania na pobyt stały wydawał z urzędu osobie zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały - zgodnie z przepisem art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. W 19 przypadkach wydano osobie zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy - na jej wniosek, tak jak stanowią z kolei przepisy art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Formularze meldunkowe przyjęte w Urzędzie w okresie objętym kontrolą, określone według wzorów ustalonych w załącznikach nr 1-10 do powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego, zawierały wszystkie dane wymagane przepisami: art. 30, art. 34 oraz art. 37 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Powyższych ustaleń dokonano sprawdzając wyrywkowo wytypowane do kontroli formularze meldunkowe w ilości 20 sztuk (tj. zgłoszenie pobytu stałego, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego), które przechowywane były w teczce aktowej SO Sprawy meldunkowe. 5. Usuwanie niezgodności w rejestrach, w tym obsługa zleceń usunięcia niezgodności. W Urzędzie odnotowano następujące ilości usunięcia i zlecenia usunięcia niezgodności w rejestrze PESEL w trybie przepisów art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. 5

6 1. Poprzez komórkę ewidencji ludności - własne na zlecenie innego organu zlecone innemu organowi Poprzez komórkę dowodów osobistych: - własne na zlecenie innego organu zlecone innemu organowi Poprzez Urząd Stanu Cywilnego: - własne na zlecenie innego organu zlecone innemu organowi - 11 Kontrolowany Urząd własne i zlecone przez inny organ niezgodności usuwał niezwłocznie - najczęściej już w dniu otrzymania zlecenia. Również po stwierdzeniu niezgodności niezwłocznie powiadamiał o tym organ, który na podstawie art. 10 ust. 1 był właściwy do rejestracji tych danych w celu usunięcia niezgodności. 4. Udostępnianie danych z Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców oraz z Rejestru Dowodów Osobistych. Wydawanie zaświadczeń: Kontrolując wydawanie zaświadczeń w trybie przepisów art. 45 ust 2 i 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stwierdzono, że Urząd, po rozpatrzeniu podania zainteresowanej osoby, prawidłowo wydawał zaświadczenia w oparciu o dane z Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców. Powyższe sprawy były rejestrowane i przechowywane w podteczce aktowej: SO Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zostało wydanych 858 zaświadczeń. Kontrolując wybrane losowo zaświadczenia w liczbie 20 [(w tym 12 za pobraniem opłaty skarbowej w wysokości 17 zł - zgodnie z przepisem części II kol. 3 ust. 2 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 783 z późn. zm.)] o numerze: SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO stwierdzono iż powyższe sprawy zostały załatwione prawidłowo. Zaświadczenia wydawane były w dniu złożenia podania. Kopia udzielonej odpowiedzi dołączona była do podania o udostępnienie danych. Opłatę skarbową za wydane zaświadczenie pobierano w prawidłowej wysokości liczba osób x 17 zł. Również prawidłowo stosowano ulgi i zwolnienia przewidziane w ustawie o opłacie skarbowej, dokonując stosownych adnotacji w tym zakresie. W sytuacji gdy wydanie zaświadczenia wymagało uiszczenia opłaty skarbowej, do wniosku dołączany był dowód zapłaty. Udostępnianie danych: Wnioski o udostępnienie danych, które wpłynęły do Urzędu w okresie objętym kontrolą rejestrowane były w teczce aktowej SO Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych. 6

7 W kontrolowanym okresie, w spisach spraw zostało zarejestrowanych 328 spraw, w tym 55 wniosków o udostępnienie danych osobowych z ewidencji ludności, za które pobrano w Urzędzie opłatę w wysokości 31 zł. Wnioski składano na formularzach ustalonych: Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego (Dz. U. z 2011, nr 243, poz z późn. zm.), Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2011r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z Rejestru dowodów osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz. U r., nr 243, poz z późn. zm.). Wysokość opłaty za udostępnienie danych ustalano w Urzędzie w oparciu o przepisy: Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 września 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2011 r. Nr 195, poz z późn. zm.), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz. U. z 2012 r. poz. 75 z późn. zm.). Nieodpłatnie udostępniano dane podmiotom wskazanym w przepisach art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, w szczególności: organom administracji publicznej, organom państwowym i instytucjom publicznym, w celu realizacji ich zadań ustawowych, (najczęściej z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych występowali: komornicy sądowi, urzędy skarbowe, Policja, straż graniczna, straże miejskie i gminne). Natomiast odpłatnie udostępniano dane podmiotom wskazanym w przepisach art. 46 ust. 2 pkt 1 i pkt 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (kancelariom prawniczym, firmie Tauron, bankom, firmie windykacyjnej, osobom prywatnym). Wnioski rozpatrywane były w Urzędzie bez zbędnej zwłoki. W sytuacji, gdy Urząd nie był właściwy do załatwienia sprawy, wniosek o udostępnienie danych osobowych przekazywany był do organu właściwego. Zawiadomienie o przekazaniu wniosku, zgodnie z dyspozycją przepisu art k.p.a., zawierało uzasadnienie (dotyczy sprawy: SO ). Kontroli poddano 12 wniosków, od których w Urzędzie została pobrana opłata za udostępnienie danych w wysokości 31 zł, o numerze: SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO , SO Kontrolowane wnioski zostały załatwione prawidłowo. Dowody opłat za udostępnienie danych osobowych dołączone były do wniosku. 7. Nadawanie numeru PESEL W okresie od 1 marca 2015 r. do 29 lutego 2016 r. nadano przez komórkę ewidencji ludności i dowodów osobistych ogółem 32 numery PESEL, w tym: z urzędu - 31 na wniosek - 1 7

8 Stosowna dokumentacja związana z przypadkiem złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL w trybie przepisów art. 16 ust. 2 w związku z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności została przesłana w dniu 15 września 2015 r. do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (sprawa o sygn. akt: SO ). Dowody osobiste Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U z 2010 r. Nr 167, poz z późn. zm.) sprawdzono: 1. Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego 2. Wydawanie dowodów osobistych 3. Prowadzenie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi 4. Przyjmowanie zgłoszeń i wydawanie zaświadczeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego 5. Sposób i tryb unieważniania dowodów osobistych 6. Udostępnianie danych w trybie jednostkowym z Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych i z Rejestru Dowodów Osobistych 7. Udostępnianie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi 8. Usuwanie niezgodności w rejestrach, w tym obsługa zleceń usunięcia niezgodności 9. Aktualizacja rejestru PESEL i Rejestru Mieszkańców o dane dot. wydanego dowodu osobistego. W okresie objętym kontrolą Urząd dysponował 3 zestawami komputerowymi do realizacji dowodów osobistych. Upoważnienie do przetwarzania danych w RDO oraz kartę kryptograficzną posiada 5 osób: pani Małgorzata Plata inspektor, pani Elżbieta Zaremba kancelista, pani Joanna Orłowska - Zastępca Kierownika USC, pan Daniel Śmierciak - Kierownik Referatu oraz pan Aleksander Kowal Lokalny Administrator Systemu Dowody osobiste dostarczane są do Urzędu przez funkcjonariuszy Komisariatu Policji w Starym Sączu. W trakcie kontroli kontrolujący otrzymał informację, że w okresie od 1 marca 2015 r. do 29 lutego 2016 r. w Urzędzie: przyjęto wniosków o wydanie dowodu osobistego, przyjęto 152 zgłoszenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego, wydano dowodów osobistych Organizacja pracy na stanowisku dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców Gminy. Wniosek o wydanie dowodu osobistego składała osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, w imieniu osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych lub posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego wniosek składał rodzic. W Urzędzie odnotowano 13 przypadków przyjęcia wniosku o wydanie dowodu osobistego w trybie przepisów art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. Obiór dowodu osobistego nastąpił w miejscu pobytu danej osoby (Klauzurowy Dom Zakonny). W okresie kontroli kontrolujący stwierdził, że przyjmując wniosek o wydanie dowodu osobistego pracownik Urzędu sprawdzał zgodność danych zawartych we wniosku z danymi zgromadzonymi w RDO. 8

9 Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego, zgodnie z przepisem art. 57 ust. 2 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, wprowadzane były przez pracownika Urzędu bezpośrednio, w trybie teletransmisji do RDO w sposób określony przepisami 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 20 listopada 2014 r. w sprawie prowadzenia Rejestru Dowodów Osobistych (Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.). Wnioskodawca otrzymywał w Urzędzie potwierdzenie złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego zawierające przewidywaną datę odbioru dowodu osobistego - o czym stanowi przepis 10 ust. 4 cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. Dowód osobisty odbierała osobiście osoba, która złożyła wniosek w Urzędzie. Przy wręczaniu nowego dowodu osobistego pracownik Urzędu sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu wpisując datę oraz składając czytelny podpis na formularzu odbioru dowodu osobistego, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty przedkładała dotychczasowy dowód osobisty, o ile nie została zgłoszona jego utrata. Unieważniony dowód osobisty, który został przedłożony w Urzędzie, był uszkadzany fizycznie przez pracownika Urzędu zgodnie z przepisami 23 cytowanego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r., tj. (...) przez jego przecięcie lub przedziurkowanie w taki sposób, aby uszkodzeniu uległa fotografia wraz ze znakiem holograficznym (...). Po dokonaniu powyższej czynności, unieważniony dowód osobisty zwracany był jego posiadaczowi, jeśli osoba ta wyrażała wolę zachowania unieważnionego dowodu osobistego ( 23 ust. 2 rozporządzenia). W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w prowadzonym dla Gminy Stary Sącz Rejestrze Mieszkańców na podstawie wytypowanych do kontroli nowo wydanych dowodów osobistych o serii: CBU , CBW , CBW , CBW , CBW , CBW , CBX , CBX , CCA , stwierdzając, że dokumenty te zostały wczytane do zbioru w sposób prawidłowy. Po wprowadzeniu przez pracownika Urzędu do RDO daty odbioru przez obywatela dowodu osobistego, dane przekazywane były z RDO do rejestru PESEL, a następnie z rejestru PESEL do RM. Kontroli poddano nowo przyjęte w Urzędzie wnioski o wydanie dowodu osobistego o numerach: /2016/ /01, /2016/ /01, /2016/ /01, /2016/ /01, /2016/ /01, /2016/ /01, /2016/ /01, /2016/ /01. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie wyżej wymienione wnioski zostały w Urzędzie przyjęte w sposób prawidłowy bowiem pracownik umieścił w adnotacjach urzędowych informację o sposobie ustalenia przez niego tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu, wypełniając tym samym dyspozycje zawarte w przepisie 9 ust. 4 w związku z 9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. z 2015 r. poz. 212). Powodem złożenia powyższych wniosków był upływ terminu ważności dowodu osobistego, utrata dowodu osobistego, ubieganie się po raz pierwszy o dowód osobisty. Obieg dokumentacji w tych sprawach był prawidłowy, zgodny z przepisami prawa. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi, sporządzoną w Urzędzie w formie papierowej, przechowywano zgrupowaną w kopertach dowodowych oznaczonych imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego, czyli zgodnie z przepisami art. 62 ust. 1, ust. 3 i ust. 4 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. Koperty dowodowe ułożone były w układzie alfabetycznym. 9

10 W kopertach dowodowych, które poddano kontroli (w ilości 10 sztuk) przechowywano w szczególności: wniosek o wydanie dowodu osobistego, formularz odbioru dowodu osobistego, a w przypadku zgłoszeniu utraty lub uszkodzenia dokumentu, formularz zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, zgodnie z przepisami art. 62 ust. 4 powołanej wyżej ustawy o dowodach osobistych. Ponadto kontrolujący ustalił, iż dowody osobiste osób zmarłych zostały unieważnione z dniem zgonu posiadacza dowodu osobistego (przepis art. 50 ust. 3 pkt 2 cyt. wyżej ustawy). Ustaleń dokonano w oparciu o unieważnione dowody osobiste: CBD , CAA , CAZ , CBD , CAS Kontroli poddano teczkę aktową znak: SO Udostępnianie danych z dokumentacji wydanych dowodów osobistych w której spisie spraw od 1 marca do 31 grudnia 2015 r. odnotowano 24 sprawy ostatecznie załatwione, a w 2016 r. - 7 spraw załatwionych ostatecznie. W wyniku kontroli kontrolujący stwierdził, że Urząd zgodnie z przepisami art. 75 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych prawidłowo udostępniał dokumentację związaną z dowodami osobistymi, tj. na uzasadniony wniosek złożony przez uprawniony podmiot. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zgłoszono 151 utrat dowodu osobistego. Osobom, które zawiadomiły o utracie dowodu osobistego, zgodnie z przepisami art. 47 ust. 5 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, zostały w Urzędzie wydane zaświadczenia o utracie dowodu osobistego. Kontrolujący otrzymał informację, iż w okresie objętym kontrolą w Urzędzie dokonano unieważnienia 969 dowodów osobistych w tym: z powodu zagubienia i zniszczenia 231, z powodu zgonu - 9, z powodu zmiany danych - 150, z powodu upływu terminu ważności Rejestracja stanu cywilnego Realizacja zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego w okresie objętym kontrolą odbywała się na podstawie: ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz z późn. zm.) zwanej dalej: p.a.s.c. z 2014 r., oraz rozporządzeń wykonawczych, tj. rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 12 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów karty urodzenia i karty martwego urodzenia (Dz. U. z 2015 r., poz. 171); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 22 stycznia 2015 r. w sprawie opłaty dodatkowej za przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 180); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 194); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 2004); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 225); 10

11 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 11 lutego 2015 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz. U. z 2015 r., poz. 231). ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j.dz. U. z 2015 r. poz. 2082). W okresie objętym kontrolą Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Starym Sączu była pani Alfreda Wastag zatrudniona na tym stanowisku w trybie przeniesienia (awans wewnętrzny) 29 lutego 2012 r., która udzielała wyjaśnień w trakcie kontroli. Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego była pani Joanna Orłowska zatrudniona na tym stanowisku w trybie przeniesienia (awans wewnętrzny) 15 maja 2015 r. Ustalono, że pani Alfreda Wastag i Joanna Orłowska spełniały wymagania do zajmowania powierzonych im stanowisk), w szczególności w zakresie posiadanego wykształcenia oraz stażu pracy określone odpowiednio: w chwili zatrudnienia Pani Alfredy Wastag przepisami art. 6a - 6c ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz z późn. zm.), zaś w chwili zatrudnienia Pani Joanny Orłowskiej przepisami art. 8 ust. 1 p.a.s.c. ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz z późn. zm.) zwanej dalej p.a.s.c. 1. Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie zwykłym i w trybach szczególnych. Ilość sporządzonych w kontrolowanym okresie aktów stanu cywilnego prezentuje poniższa tabela: akty akty akty zgonu od 1 marca do 31 urodzenia małżeństwa grudnia 2015 r od 1 stycznia do 29 lutego 2016 r. razem w okresie objętym kontrolą Od 1 marca 2015 r. rejestracja stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Starym Sączu dokonywana jest w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego z wykorzystaniem aplikacji Źródło tj. programu informatycznego do przetwarzania i edycji danych gromadzonych w Systemie Rejestrów Państwowych. Prawidłowość działania Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Starym Sączu w zakresie sporządzania aktów stanu cywilnego w Rejestrze Stanu Cywilnego sprawdzono kontrolując wytypowanie akty stanu cywilnego: akty urodzenia: nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 1 kwietnia 2015 r.) nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 15 maja 2015 r.) 11

12 nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 16 czerwca 2015 r.) nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 19 czerwca 2015 r.) nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 2 lipca 2015 r.) nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 27 listopada 2015 r.) nr /00/AU/2016/ (data sporządzenia: 13 stycznia 2016 r. nr /00/AU/2016/ (data sporządzenia: 29 stycznia 2016 r. Stwierdzono, iż wszystkie skontrolowane akty urodzenia zostały sporządzone w trybie szczególnym w formie czynności materialno-technicznej. Akty Nr: /00/AU/2015/957411, /00/AU/2015/648507, /00/AU/2015/800486, /00/AU/2015/774383, /00/AU/2015/195789, /00/AU/2016/ sporządzono zgodnie z treścią art. 104 p.a.s.c. z 2014 r. (transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego). Akty Nr: /00/AU/2015/747868, /00/AU/2016/ sporządzono zgodnie z treścią art. 99 p.a.s.c. z 2014 r. (rejestracja urodzenia które nastąpiło poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej i nie zostało tam zarejestrowane). Podstawę sporządzenia aktów urodzenia nr /00/AU/2015/ oraz nr /00/AU/2015/648507, /00/AU/2015/800486, /00/AU/2015/195789, /00/AU/2015/774383, stanowiły oryginalne zagraniczne odpisy aktów urodzenia wraz z urzędowymi tłumaczeniami dokumentów na język polski. Podstawę sporządzenia aktu urodzenia nr /00/AU/2015/ stanowił odpis aktu urodzenia wydany przez urząd stanu cywilnego w Republice Federalnej Niemiec na Formularzu A zgodnym z Konwencją Nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzoną w Wiedniu, dnia 8 września 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166 poz. 1735). Zgodnie z dyspozycją 105 ust. 1 p.a.s.c. z 2014 r. w aktach zamieszczono adnotacje o trybie sporządzenia aktów. W przypadku aktu urodzenia nr /00/AU/2015/648507, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Starym Sączu działając na podstawie art. 104 ust. 7 p.a.s.c. z 2014 r. dostosował na wniosek rodziców dziecka pisownię zawartych w akcie zagranicznym danych dotyczących imienia ojca dziecka do reguł pisowni polskiej, sporządzając w akcie stosowną adnotację. Treść aktów urodzenia nr /00/AU/2015/957411, /00/AU/2015/ , /00/AU/2015/800486, /00/AU/2015/774383, /00/AU/2015/ oraz /00/AU/2016/ została na wniosek rodziców dzieci uzupełniona w formie czynności materialno-technicznej w zakresie danych dotyczących rodziców. Informacje o uzupełnieniu prawidłowo zamieszczono w aktach w formie wzmianek (art. 24 p.a.s.c. z 2014 r.). W akcie urodzenia nr /00/AU/2015/ ponadto sprostowano z urzędu dane dotyczące miejsca urodzenia matki dziecka. O zamiarze sprostowania powiadomiono rodziców dziecka którego akt dotyczy. Podstawę sporządzenia aktu urodzenia nr /00/AU/2015/ stanowił wyciąg z ewidencji ludności wydany przez szwedzki urząd podatkowy. Akt urodzenia nr /00/AU/2016/ został sporządzony na podstawie wypisu z centralnego rejestru ludności wydanego przez Urząd Skarbowy w Oslo. W obydwu aktach zamieszczono prawidłowe adnotacje o trybie ich sporządzenia. 12

13 akty małżeństwa: /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 9 października 2015 r.) /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 26 października 2015 r.) /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 31 grudnia 2015 r.) /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 31 grudnia 2015 r.) /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 31 grudnia 2015 r.) /00/AM/2016/ (data sporządzenia: 19 stycznia 2016 r.) /00/AM/2016/ (data sporządzenia: 1 lutego 2016 r.) Akty małżeństwa nr /00/AM/2015/ /00/AM/2015/ /00/AM/2016/ dotyczyły małżeństw zawartych w formie określonej w art. 1 2 k.r.o. Do akt zbiorowych prawidłowo załączono zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczenia stwierdzające, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego, stanowiące podstawę sporządzenia aktów małżeństwa. Daty przekazania przez duchownych zaświadczeń do Urzędu Stanu Cywilnego w Starym Sączu zostały potwierdzone stosowną pieczęcią i adnotacjami na wpływających dokumentach. Kontrola wykazała, że akty zostały sporządzone w dniu wpływu zaświadczeń, tj. w terminie określonym w art. 86 ust. 3 p.a.s.c. z 2014 r., zachowany został również termin określony art. 87 ust. 5 p.a.s.c. z 2014 r. (pięciodniowy termin przekazywania przez duchownych do urzędu stanu cywilnego zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa). Nie stwierdzono rozbieżności między treścią skontrolowanych aktów małżeństwa a treścią dokumentów stanowiących podstawę ich sporządzenia. Rejestr PESEL został zaktualizowany w sposób prawidłowy. W przypadku aktów małżeństwa nr /00/AM/2015/ /00/AM/2015/ /00/AM/2016/ zawartych w formie określonej w art. 1 1 k.r.o. do akt zbiorowych załączono zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz protokoły przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński złożonych przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Starym Sączu zgodnie z dyspozycją art. 86 ust. 1 p.a.s.c. akty małżeństwa zostały sporządzone w dniu przyjęcia oświadczeń. Akt małżeństwa nr /00/AM/2015/ został sporządzony w trybie szczególnym, zgodnie z treścią art. 104 p.a.s.c. z 2014 r. (transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego). Podstawę sporządzenia aktu stanowił oryginalny odpis aktu małżeństwa wydany przez Urząd Stanu Cywilnego w Wielkiej Brytanii, wraz z urzędowym tłumaczeniem dokumentu na język polski. Zgodnie z art. 105 ust. 1 p.a.s.c. z 2014 r. w akcie zamieszczono adnotację o trybie jego sporządzenia. Treść aktu na wniosek kobiety której akt dotyczy została uzupełniona w formie czynności materialno-technicznej w zakresie danych dotyczących jej nazwiska rodowego, daty i miejsca urodzenia, nazwiska rodowego ojca, imion, nazwiska i nazwiska rodowego matki. W akcie zamieszczono stosowną wzmiankę o uzupełnieniu treści aktu (art. 24 p.a.s.c. z 2014 r.). 13

14 akty zgonu: /00/AZ/2015/ (data sporządzenia: 16 lipca 2015 r.) /00/AZ/2015/700647(data sporządzenia: 6 sierpnia 2015 r.) /00/AZ/2015/ (data sporządzenia: 29 grudnia 2015 r.) /00/AZ/2015/ (data sporządzenia: 30 grudnia 2015 r.) /00/AZ/2016/ (data sporządzenia: 7 marca 2016 r.) Akty sporządzono na podstawie zgłoszeń zgonu dokonanych w ustawowym terminie przez osoby do tego uprawnione zgodnie z treścią art. 93 ust. 2 p.a.s.c. z 2014 r. Podstawę sporządzenia aktów w każdym przypadku stanowiła karta zgonu oraz protokół zgłoszenia zgonu. W przypadku aktu zgonu nr /00/AZ/2015/ do akt zbiorowych załączono ponadto zezwolenie prokuratora na pochowanie zwłok. Rejestr PESEL został zaktualizowany w sposób prawidłowy. Nie stwierdzono uchybień. 2. Dołączanie wzmianek i przypisków. Od 1 marca 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. w Rejestrze Stanu Cywilnego dołączono: 194 wzmianki 2162 przypiski. Od 1 stycznia do 29 lutego 2016 r. w Rejestrze Stanu Cywilnego dołączono: 34 wzmianki 518 przypisków. 3. Migracja aktów sporządzonych w księgach papierowych. Od 1 marca 2015 r. do 31 stycznia 2015 r. do Rejestru Stanu Cywilnego przeniesiono łącznie: 1112 aktów stanu cywilnego (851 migracji własnych i 261 migracji na zlecenie). Od 1 stycznia 2016 r. do 29 lutego 2016 r. do Rejestru Stanu Cywilnego przeniesiono łącznie:253 akty stanu cywilnego (219 migracji własnych i 34 migracje na zlecenie). Kontroli poddane zostały wybrane akty: urodzenia nr /00/AU/1963/ (historyczny nr aktu: 3/1963), urodzenia nr /00/AU/1957/ (historyczny nr aktu: 10/1957/B), małżeństwa nr /00/AM/2009/ (historyczny nr aktu: 132/2009 zgonu nr /00/AZ/2014/ (historyczny nr aktu: 38/2014). Stwierdzono, że przeniesienie skontrolowanych aktów nastąpiło z zachowaniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 204). Zgodnie z dyspozycją art. 124 ust. 3 p.a.s.c. z 2014 r. we wszystkich wskazanych przypadkach, w aktach stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prawidłowo zamieszczono informacje o ich przeniesieniu do Rejestru Stanu Cywilnego w postaci wzmianek dodatkowych zawierających oznaczenie aktu i datę jego przeniesienia. 4.Stosowanie art. 145 p.a.s.c. z 2014 r. Z poczynionych ustaleń wynika, że w okresie od 1 marca 2015 r. do 31 października 2015 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Starym Sączu nie korzystano z zagwarantowanej art. 145 ust. 1 p.a.s.c. z 2014r. możliwości stosowania przepisów dotychczasowych w zakresie rejestracji stanu cywilnego. Tym samym mając na uwadze, że w okresie od 1 marca do 31 października rejestracja stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Starym Sączu dokonywana była już 14

15 bezpośrednio w rejestrze stanu cywilnego kontrola nie objęła sprawdzenia sposobu realizacji dyspozycji art. 145 ust. 13 p.a.s.c. Powyższy przepis stanowi, że akty stanu cywilnego które zostały sporządzone lub w których zamieszczono przypiski na podstawie przepisów dotychczasowych w okresie od dnia 1 marca 2015 r. do 31 sierpnia 2015 r. podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego nie później niż do dnia 31 grudnia 2015 r. 5. Zabezpieczenie ksiąg papierowych, w tym ksiąg podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego. W wyniku kontroli stwierdzono, że księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe druki i pieczęcie są przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. Urząd Stanu Cywilnego w Starym Sączu posiada 20 ksiąg dla których upłynął okres przechowywania określony art. 28 p.a.s.c. z 2014 r., podlegających obowiązkowi przekazania do Archiwum Państwowego (1 księga urodzenia, 9 ksiąg małżeństwa, 10 ksiąg zgonu) tj: Księgi Izraelickiego Okręgu metrykalnego w Tarnowie 1) księga małżeństw z lat ) księga małżeństw z lat ) księga małżeństw rok ) księga małżeństw rok ) księga małżeństw rok ) księga małżeństw rok ) księga małżeństw rok ) księga małżeństw rok ) księga małżeństw rok ) księga zgonów z lat ) księga zgonów rok ) księga zgonów rok ) księga zgonów rok ) księga zgonów z lat ) księga małżeństw rok ) księga małżeństw rok ) księga małżeństw rok ) księga małżeństw rok ) księga małżeństw rok 1935 oraz 20) Księga urodzeń Parafii Rzymskokatolickiej w Barcicach z lat Wydawanie odpisów i zaświadczeń z Rejestru Stanu Cywilnego i spoza rejestru. Poddano wyrywkowej kontroli dokumentację dotyczącą wydawania odpisów aktów stanu cywilnego. Ustalono że podania o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego wpływające do Urzędu Stanu Cywilnego w Starym Sączu w kontrolowanym okresie rejestrowane były w latach 2016 i 2016 w teczce aktowej USC.5362 Odpisy zupełne skrócone, wielojęzyczne aktów stanu cywilnego z zastosowaniem podziału na podteczki: Odpisy skrócone, Odpisy zupełne, Odpisy wielojęzyczne. Skontrolowano sprawy nr 444, 499, 513, 542, 572, 587, 593 z teczki aktowej USC r., sprawy nr 128, 139, 141, 144 z teczki aktowej USC r. dotyczące wydania odpisów skróconych, sprawy nr 23, 28, 35, 38 z teczki aktowej USC dotyczące wydania odpisów zupełnych oraz sprawy nr 139, 142, 150, 151 dotyczące wydania odpisów wielojęzycznych z teczki aktowej USC

16 Zdecydowana większość podań składana była bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego w Starym Sączu na specjalnie przygotowanych w tym celu formularzach zawierających m.in. rubryki dotyczące imion i nazwisk wnioskodawców, adresów ich miejsca zamieszkania, serii i numerów dokumentów tożsamości oraz podstawy żądania wydania odpisów aktu. We właściwy sposób ustalano uprawnienia wnioskodawców do otrzymania odpisów aktów stanu cywilnego w świetle art. 45 p.a.s.c. z 2014 r.) Fakt i data doręczenia odpisu aktu stanu cywilnego wnioskodawcy były potwierdzane podpisem na podaniu. 7. Przyjmowanie oświadczeń. W okresie obowiązywania p.a.s.c. z 2014 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Starym Sączu przyjęto 1 oświadczenie o uznaniu ojcostwa (art. 63 ust. 10 p.a.s.c. z 2014 r.) oraz 10 oświadczeń o powrocie małżonka rozwiedzionego do poprzedniego nazwiska (art. 59 k.r.o., 90 p.a.s.c. z 2014 r.). Obydwa oświadczenia zostały przyjęte w 2015 r. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Stanu Cywilnego w Starym Sączu nie przyjmowano oświadczeń o zmianie zamieszczonych w akcie urodzenia imienia lub imion dziecka (art. 70 p.a.s.c. z 2014 r.), oświadczeń małżonków (rodzica dziecka i osoby która nie jest rodzicem), że dziecko będzie nosiło takie samo nazwisko jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko (art. 69 p.a.s.c. z 2014 r. ), oświadczeń o nazwisku dziecka pochodzącego z małżeństwa (art k.r.o.). 8. Wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o. Wejście w życie przepisów ustawy p.a.s.c. z 2014 r. zmieniło zasadę postępowania kierownika urzędu stanu cywilnego w sytuacji wystąpienia przez nupturientów z wnioskiem o zawarcie małżeństwa przed upływem terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o. Do 28 lutego 2015 r. wydawano rozstrzygnięcie o zezwoleniu na skrócenie terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o. w formie decyzji administracyjnej. Z dniem 1 marca 2015 r., zgodnie z treścią art. 76 ust. 10 p.a.s.c. z 2014 r. zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 k.r.o., kierownik urzędu stanu cywilnego albo konsul udziela na piśmie. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Stanu Cywilnego w Starym Sączu wydano 8 zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o. Wszystkie rozstrzygnięcia zostały wydane w 2015 r., prawidłowo w formie pisma. 9. Czynności materialno-techniczne sprostowanie, uzupełnienie, unieważnienie wzmianki dodatkowej dołączonej do niewłaściwego aktu, wpisanie wypisu z ksiąg wyznaniowych do Rejestru Stanu Cywilnego, odtworzenie aktu, transkrypcja, rejestracja zdarzeń zagranicznych. W okresie od 1 marca 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. zrealizowano 126 czynności materialno-technicznych w tym: sprostowanie aktu stanu cywilnego (art. 35 p.a.s.c. z 2014 r.) 20 spraw; uzupełnienie aktu stanu cywilnego (art. 37 p.a.s.c. z 2014 r.) 53 sprawy; unieważnienie wzmianki dodatkowej dołączonej do niewłaściwego aktu (art. 41 p.a.s.c. z 2014 r.) 1 sprawa; wpisanie wypisu z ksiąg wyznaniowych do Rejestru Stanu Cywilnego (art. 132.ust. 4 p.a.s.c. z 2014 r.) 0 spraw; 16

17 odtworzenie krajowe (art. 133 p.a.s.c. z 2014 r.) 0 spraw odtworzenie zagraniczne (art. 109 p.a.s.c. z 2014 r.) 1 sprawa transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego (art. 104 p.a.s.c. z 2014 r.) 38 spraw. rejestracja zdarzeń zagranicznych (art. 99 p.a.s.c. z 2014 r.) 13 spraw. W okresie od 1 stycznia 2016 r. do 29 lutego 2016 r. zrealizowano 20 czynności materialno-technicznych w tym: sprostowanie aktu stanu cywilnego (art. 35 p.a.s.c. z 2014 r.) 3 sprawy; uzupełnienie aktu stanu cywilnego (art. 37 p.a.s.c. z 2014 r.) 7 spraw; unieważnienie wzmianki dodatkowej dołączonej do niewłaściwego aktu (art. 41 p.a.s.c. z 2014 r.) 0 spraw; wpisanie wypisu z ksiąg wyznaniowych do Rejestru Stanu Cywilnego (art. 132.ust. 4 p.a.s.c. z 2014 r.) 0 spraw; odtworzenie krajowe (art. 133 p.a.s.c. z 2014 r.) 0 spraw odtworzenie zagraniczne (art. 109 p.a.s.c. z 2014 r.) 0 sprawa transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego (art. 104 p.a.s.c. z 2014 r.) 8 spraw. rejestracja zdarzeń zagranicznych (art. 99 p.a.s.c. z 2014 r.) 2 sprawy. 10. Wydawanie decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego. W okresie od 1 marca 2015 r. do 31 stycznia 2016 r. nie wydano żadnej decyzji z zakresu rejestracji stanu cywilnego. 11. Usuwanie niezgodności w rejestrach, w tym obsługa zleceń usunięcia niezgodności. Od 1 marca 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. do Urzędu Stanu Cywilnego w Starym Sączu wpłynęło 459 zleceń dotyczących usunięcia niezgodności. Od 1 stycznia 2016 r. do 29 lutego 2016 r. do Urzędu Stanu Cywilnego w Starym Sączu wpłynęło 37 zleceń dotyczących usunięcia niezgodności w rejestrze PESEL. Wszystkie zostały zrealizowane. W trakcie kontroli sprawdzono sposób realizacji zleceń usunięcia niezgodności przekazanych: w dniu 13 marca 2015 r. przez Urząd Gminy Nowy Sącz (zlecenie usunięcia niezgodności w danych urodzenia dotyczącej imienia matki zrealizowane 13 marca 2015 r.), w dniu 2 lipca 2015 r. przez Urząd Gminy Rabka-Zdrój (zlecenie usunięcia niezgodności w danych urodzenia dotyczącej miejsca urodzenia zrealizowane 6 lipca 2015 r.), w dniu 13 stycznia 2016 r. przez Urząd Gminy Kraków-Śródmieście (zlecenie usunięcia niezgodności w danych stanu cywilnego dotyczącej stanu cywilnego zrealizowane 14 stycznia 2016 r.), w dniu 16 lutego 2016 r. przez Urząd Gminy Stary Sącz Nowy Sącz (zlecenie usunięcia niezgodności w danych urodzenia dotyczącej nazwiska rodowego ojca zrealizowane 17 lutego 2016 r.). 17

18 12. Obsługa zleceń migracji aktów stanu cywilnego. Od 1 marca 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. zrealizowano: 261 zleceń migracji aktów stanu cywilnego. Od 1 stycznia 2016 r. do 29 lutego 2016 r. zrealizowano natomiast 34 zlecenia migracji aktów stanu cywilnego. Poddano wyrywkowej kontroli sposób realizacji zleceń przekazanych: w dniu 9 lutego 2015 r. przez Urząd Stanu Cywilnego w Wielkiej Wsi (zlecenie migracji aktu małżeństwa Nr historyczny: 50/2008, Nr aktu /00/AM/2008/459002), w dniu 16 marca 2015 r. przez Urząd Stanu Cywilnego w Opolu (zlecenie migracji aktu urodzenia Nr historyczny: 8/1926, Nr aktu /00/AU/1926/809358), w dniu 7 września 2015 r. przez Urząd Stanu Cywilnego w Rzeszowie (zlecenie migracji aktu małżeństwa Nr historyczny: 75/2006, Nr aktu /00/AM/2006/018630), w dniu 3 marca 2016 r. przez Urząd Stanu Cywilnego w Nowym Sączu (zlecenie migracji aktu małżeństwa Nr historyczny: 9/2013 Nr aktu /00/AM/2013/ Stwierdzono, że akty zostały zmigrowane prawidłowo. 13. Wydawanie decyzji w sprawie zmiany imion i nazwisk. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Stanu Cywilnego w Starym Sączu: W okresie od 1 marca 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. zarejestrowano 4 sprawy zaś w okresie od 2016 r. do 29 lutego zarejestrowano 1 sprawę z zakresu zmiany imienia i nazwiska, które zostały załatwione w oparciu o przepisy ustawy z dnia ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2016 r., poz. 10) w jej brzmieniu znowelizowanym przepisem art. 120 p.a.s.c. z Do kontroli wytypowano sprawę nr USC dotyczącą zmiany imion, oraz sprawy nr USC i USC dotyczące zmiany nazwiska. Podania zawierały dane osób których zmiany dotyczyły (w tym numer PESEL), imię/nazwisko na jakie miała nastąpić zmiana i uzasadnienie. Wnioski zostały złożone do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego. Zgodnie ze zmienionymi przepisami nie było konieczności przedkładania wraz z wnioskiem odpisów aktów stanu cywilnego. Decyzje wydano z zachowaniem terminu określonego w art. 35 k.p.a. We wszystkich skontrolowanych przypadkach podstawa prawna decyzji została powołana prawidłowo. Fakt doręczenia decyzji został potwierdzony podpisem strony lub jej przedstawicieli ustawowych (w przypadku sprawy nr USC dotyczącej zmiany imion małoletniego dziecka) na egzemplarzu decyzji przechowywanym w aktach sprawy. O dokonanych zmianach zostały, celem dołączenia stosownych wzmianek, zawiadomione urzędy stanu cywilnego które sporządziły akty urodzenia osób ubiegających się o zmianę imienia lub nazwiska (sprawy nr USC oraz USC ). W przypadku sprawy nr USC dotyczącej zmiany nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa informacja o dokonanej zmianie została przekazana do aktu małżeństwa Wnioskodawczyni sporządzonego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Starym Sączu. Informacje o dokonanych zmianach zostały przekazane do właściwych komórek ewidencji ludności i dowodów osobistych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Stosowne zmiany odzwierciedlono w rejestrze PESEL. 14. Aktualizacja rejestrów. Obowiązki kierownika urzędu stanu cywilnego dotyczące aktualizacji rejestru PESEL wynikają z treści art. 10 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 388). Powyższy przepis zobowiązuje kierownika urzędu stanu cywilnego do rejestracji w rejestrze PESEL następujących danych, (szczegółowo wymienionych w art. 8 przywołanej ustawy): nazwisko i imię (imiona), nazwisko rodowe, imiona i nazwiska rodowe rodziców, data urodzenia, miejsce urodzenia, kraj urodzenia, stan cywilny oznaczenie aktu urodzenia i urzędu stanu cywilnego w którym został on sporządzony, płeć, numer 18