Najefektywniejszy model pracy z SaldeoSMART

Transkrypt

1 Najefektywniejszy model pracy z SaldeoSMART

2 Szanowni Państwo, Podczas wdrożeń SaldeoSMART zawsze spotykaliśmy się z pytaniem Jak najlepiej ułożyć pracę z aplikacją, tak aby jej efektywność była najwyższa?. Z Państwa inicjatywy postanowiliśmy zebrać nasze doświadczenia w tym dokumencie. Powstał on w oparciu o liczne wdrożenia, odbyte szkolenia i długie rozmowy, dzięki którym możemy przedstawić w niniejszym raporcie opracowanie najefektywniejszego modelu pracy z SaldeoSMART. Poniższy dokument stanowi szczegółową analizę zalecanego modelu pracy z SaldeoSMART oraz pokazuje, jak można go wdrożyć wśród pracowników biura rachunkowego lub działu księgowego firmy. Zawarte są w nim następujące elementy: podstawowe czynniki wpływające na opracowanie nowego modelu pracy, prezentacja zalecanego modelu, dostępne warianty pracy, najczęściej popełniane błędy, których łatwo uniknąć. Mamy nadzieję, że lektura przygotowanego dokumentu będzie dla Państwa pomocną instrukcją oraz inspiracją w dążeniu do optymalizacji pracy w firmie. Zespół SaldeoSMART 2 z 11

3 Przyczyny powstania nowego modelu pracy Zapewne każdy z Państwa przeszedł w swojej karierze etap nauki nowego programu księgowego, który miał zastąpić stary dobry system. Opór przed zmianą to jedna z najsilniejszych blokad przed wprowadzaniem usprawnień i optymalizowaniem działań w firmie, których celem jest rozwój naszej działalności. Podczas wdrażania SaldeoSMART spotkaliśmy się z następującymi problemami: obawa przed poradzeniem sobie z obsługą nowego programu, niechęć do nauki nowego programu, brak wiary / zaufania do innego systemu pracy, oczekiwanie natychmiastowych efektów zmiany. Wymienione sytuacje stały się podstawą do opracowania najefektywniejszego modelu pracy z SaldeoSMART, tak aby stała się korzystnym narzędziem dla właścicieli i pracowników firmy. 3 z 11

4 Zalecany model pracy z SaldeoSMART 1. Podstawą nowego modelu pracy jest podział na dwa typy pracowników: osoba przyjmująca dokumenty (Asystent sięgowego) pracownik o niższych kwalifikacjach, bez lub z mniejszą wiedzą księgową, natomiast z biegłą obsługą aplikacji SaldeoSMART, osoba księgująca (sięgowy) pracownik o wysokich kwalifikacjach, posiadający wiedzę księgową i sprawność w obsłudze programu księgowego. 2. W ramach modelu pracy z aplikacją SaldeoSMART wyróżniamy następujące czynności: - skanowanie dokumentów () - weryfikacja wyników odczytywania - kategoryzacja wyników (dekretacja) - przeniesienie dokumentów do programu księgowego Program księgowy - weryfikacja księgowa - uzupełnienie księgowania lub księgowanie 3. luczowy dla wprowadzenia nowego modelu pracy ma wybór zakresu wykorzystania SaldeoSMART w codziennej pracy oraz podział obowiązków pomiędzy zaangażowane w proces osoby. Wyróżniamy 4 dostępne modele pracy z SaldeoSMART: Model 1 Model 2 Model 3 Model 4 - skanowanie dokumentów () - weryfikacja wyników odczytywania - kategoryzacja wyników (dekretacja) - przeniesienie dokumentów do programu księgowego - lient Program księgowy - weryfikacja księgowa - uzupełnienie księgowania lub księgowanie lient - Asystent sięgowego - sięgowy - lient Biura 4 z 11

5 Model 1 na start Wykorzystanie SaldeoSMART wyłącznie do odczytania danych z papierowych, z dekretacją po stronie programu księgowego Ten model zakłada, że Asystent sięgowego ogranicza pracę do zeskanowania, weryfikacji wyników odczytywania i przeniesienia dokumentów do programu księgowego bez wykorzystania mechanizmu kategoryzacji po stronie SaldeoSMART. sięgowy po otrzymaniu danych w programie księgowym zajmuje się ich weryfikacją księgową i pełną dekretacją. Zalety modelu: Praca równoległa. Asystent zajmuje się wprowadzeniem danych do programu księgowego, co dzięki wykorzystaniu SaldeoSMART jest znacząco szybsze niż przy ręcznym wprowadzaniu. Dzięki temu może pracować nad dokumentami kilku sięgowych w firmie. Efektywne wykorzystanie wiedzy specjalistycznej. sięgowy pracuje na gotowych danych, dzięki czemu nie traci czasu na przepisywanie. Model 2 zalecany dla biur rachunkowych Odczytywanie danych wraz z dekretacją (kategoryzacją) po stronie SaldeoSMART dokonywaną przez sięgowego W tym modelu Asystent sięgowego przygotowuje dokumenty dla sięgowego, co obejmuje proces zeskanowania dokumentów i weryfikacji wyników. Natomiast sięgowy już w SaldeoSMART dokonuje pełnej dekretacji dokumentów i samodzielnie przenosi je do programu księgowego. Umożliwia to zminimalizowanie pracy po stronie programu księgowego. Dodatkowo dzięki możliwości podglądu dokumentu po stronie programu księgowego (z SaldeoPULPIT) księgowy może w pełni pracować na skanach dokumentów. Zalety modelu: Praca równoległa (patrz model 1), Wykorzystanie mechanizmu kategoryzacji. Pozwala to na przyspieszenie procesu dekretacji, gdyż po przeniesieniu dokumentów do programu księgowego minimalizujemy ilość pracy po stronie programu. Dodatkowo SaldeoSMART uczy się schematu nadawanych przez sięgowego kategorii i z kolejnymi miesiącami pracy automatycznie podpowiada kategorie. 5 z 11

6 Model 3 zalecany dla działów księgowych firm Odczytywanie danych wraz z dekretacją (kategoryzacją) po stronie SaldeoSMART przez Asystenta W tym modelu Asystent sięgowego nie tylko skanuje dokumenty i weryfikuje wyniki odczytywania, ale też kategoryzuje dokumenty w celu ich dekretacji według wytycznych sięgowego. Po przeniesieniu do programu księgowego zadaniem sięgowego jest wyłącznie ostateczna weryfikacja i ewentualne uzupełnienie księgowań w oparciu o podgląd dokumentu w programie księgowym (opcja dostępna przez SaldeoPULPIT). Zalety modelu: Pełny podział pracy. Asystent sięgowego wykonuje wszystkie czynności po stronie SaldeoSMART wraz z procesem kategoryzacji. Przenosząc dokumenty do programu księgowego są one już kompletnie opisane i przydzielone do kategorii (wzorców). sięgowy pracuje wyłącznie na programie księgowym. Jego zadania ograniczone są do ostatecznej weryfikacji przeniesionych dokumentów. Maksymalne zwiększenie efektywności pracy obu typów pracowników. Model 4 idealny Odczytywanie skanów przygotowanych przez lienta lub przesłanych elektronicznie przez ontrahenta wraz z dekretacją (kategoryzacją) po stronie SaldeoSMART Model 4 zakłada pracę zgodnie z modelem 3 (lub 2) z różnicą na etapie skanowania. W tym modelu zakładamy, że skany dokumentów wykonywane są przez lienta (w przypadku biura rachunkowego) lub y dostarczane są przez ontrahenta w formie elektronicznej (dla firm). To lient lub ontrahent dodaje dokumenty do aplikacji. Zalety modelu: Skrócenie czasu pracy, poprzez przeniesienie etapu skanowania na zewnętrzny podmiot. Zapoznanie lienta z aplikacją SaldeoSMART i przekazanie dodatkowych korzyści wynikających z jej obsługi (dostęp do archiwum dokumentów, prosta wyszukiwarka, kontrola należności). 6 z 11

7 Dlaczego podział na Asystenta i sięgowego ma tak duże znaczenie? Bez SaldeoSMART najczęściej praca wygląda tak rys. poniżej, przez co znaczna część czasu wykwalifikowanej kadry przeznaczana jest na ręczne przepisywanie dokumentów. sięgowy 1 sięgowy 2 sięgowy 3 sięgowanie sięgowanie sięgowanie Po wprowadzeniu podziału (rys. poniżej): Asystent sięgowego Wprowadzanie z SaldeoSMART sięgowy 1 sięgowy 2 sięgowy 3 sięgowanie sięgowanie sięgowanie 7 z 11

8 Dzięki wprowadzeniu podziału pracy: delegujemy pracę związaną z przepisywaniem do osób o niższych kwalifikacjach, zwielokrotniamy efektywność przepisywania dzięki wykorzystaniu automatycznego odczytywania SaldeoSMART. ażdy jeden Asystent stanowi wsparcie dla kilku sięgowych równolegle, uwalniamy zasoby kadry wysoko wyspecjalizowanej (sięgowi) do zadań wymagających wiedzy specjalistycznej (obsługa nowych lientów, usługa doradztwa dla istniejących, podnoszenie kwalifikacji), skracamy czas potrzebny na powtarzające się księgowania - przy wykorzystaniu systemu kategoryzacji SaldeoSMART, obniżamy koszt działalności firmy. Dodatkowo organizacja pracy i podział czasu na konkretne czynności zwiększa efektywność pracowników. Skupienie się na określonych zadaniach, zamiast ciągłego przechodzenia pomiędzy różnymi, często niezwiązanymi ze sobą tematami, znacząco podnosi wydajność podczas wykonywania poszczególnych zadań. 8 z 11

9 Warianty optymalnego modelu pracy 1. Gdy w firmie nie ma Asystentów (zespół składa się wyłącznie z sięgowych) Zalecane jest wprowadzenie cykliczności/ zmian. Oznacza to, że w zadanym okresie (dany dzień, tydzień) wybrana osoba(y) pełni rolę Asystenta - osoby przygotowującej dokumenty dla pozostałych sięgowych. Zalety takiego rozwiązania: rotacja zadań wprowadzenie różnorodności pracy w zadanym cyklu, większa efektywność pracy w ciągu dnia, dzięki skupieniu się na jednym, powtarzalnym zadaniu, przepływ wiedzy w zespole gdy dana osoba jest wyznaczona do przygotowania dokumentów, jej lientami zajmują się równomiernie inni sięgowi, co pozwala na pełną wiedzę o firmie lienta przez przynajmniej dwóch sięgowych. Podnosi to bezpieczeństwo obsługi danej firmy w sytuacji urlopu, choroby czy odejścia pracownika, budowanie pracy zespołowej, zrównoleglenie pracy. 2. Jednoosobowe biuro rachunkowe / dział księgowy w firmie Zalecane jest wprowadzenie wyraźnego podziału na czas związany z przygotowaniem dokumentów w SaldeoSMART oraz ich ostateczną dekretacją w programie księgowym. Zalety takiego rozwiązania: zwiększenie efektywności pracy, przewaga pracy równoległej nad szeregową. 9 z 11

10 Najczęściej popełniane błędy 1. Brak monitorowania wdrożenia i pracy z SaldeoSMART Wdrożenie nowego modelu pracy i programu wymaga nadzoru oraz wsparcia ze strony osoby decyzyjnej. ażda taka zmiana to inwestycja, która wymaga w pierwszym okresie większych nakładów pracy i zaangażowania zespołu, aby osiągnąć efekt automatyzacji pracy i wyraźnego jej przyspieszenia. Wsparcie ze strony kierownictwa firmy pozwala na osiągnięcie lepszych efektów wdrożenia i odczuwalnych dla wszystkich członków zespołu korzyści. 2. Uruchomienie całego procesu dla 1-2, wielokrotnie w ciągu dnia pracy SaldeoSMART pozwala na osiągniecie pełnej efektywności tylko wtedy, gdy korzystamy z jego największej przewagi, jaką jest szybkość odczytu wielu naraz. Dla jednej y szybciej jest wprowadzić ją ręcznie. 3. Rozpinanie dla celów skanowania, gdy interesuje nas tylko pierwsza strona dokumentu, a mamy do czynienia z pojedynczą ą Podczas procesu skanowania dokumentu należy oszacować czy warto jest odpinać załączone do dokumentu załączniku celem zeskanowania y na automatycznym podajniku. Gdy wśród stosu mamy tylko kilka spiętych, dla których komplet ważnych informacji znajduje się na pierwszej stronie, korzystniej jest użyć opcji skanowania na szybie. 4. Nanoszenie notatek, które zasłaniają treść na ze Wpisywanie notatek (np. dekrety) na treści y powoduje, że część informacji staje się niewidoczna dla programu i nie jest odczytywana. Dobrym rozwiązaniem jest wpisywanie komentarza na odwrocie y lub nanoszenia go po zeskanowaniu dokumentów. 10 z 11

11 Podsumowanie Przedstawiony w opracowaniu model pracy powstał w celu maksymalizacji korzyści dla biur rachunkowych i firm z wykorzystania nowoczesnego rozwiązania informatycznego jakim jest SaldeoSMART. Głównym celem wdrożenia programu jest: obniżka kosztów prowadzenia księgowości w biurach i firmach, skrócenie czasu obsługi pojedynczego klienta, zrównoleglenie pracy na każdym etapie działania, zwiększenie efektywności pracy, wykorzystanie automatyzacji w procesach powtarzalnych. Mamy nadzieję, że zaproponowane rozwiązanie spełni Państwa oczekiwania, a SaldeoSMART będzie prostym i wygodnym narzędziem do użytku każdego dnia. Jeśli mają Państwo pytania lub uwagi, prosimy o kontakt: tel: obsluga@saldeosmart.pl 11 z 11