Zasady korzystania z aplikacji InsERT na Platformie OXY24 dla klientów Allegro

Transkrypt

1 Zasady korzystania z aplikacji InsERT na Platformie OXY24 dla klientów Allegro OXYCOM S.A. Wrocław

2 Zawartość 1. O PLATFORMIE OXY ZARZĄDZANIE PLATFORMĄ LOGOWANIE DO PLATFORMY WIDOK OGÓLNY URUCHAMIANIE APLIKACJI PRZED URUCHOMIENIEM APLIKACJI URUCHAMIANIE APLIKACJI USTAWIENIA KONTA USTAWIENIA DOKUMENTY APLIKACJE INSERT NA OXY SUBIEKT GT NAJWAŻNIEJSZE CECHY PROGRAMU SUBIEKT GT WSPÓLNE CECHY DOKUMENTÓW DOKUMENTY SPRZEDAŻY DOKUMENTY ZAKUPU ZAMÓWIENIA I FAKTURY ZALICZKOWE DOKUMENTY MAGAZYNOWE FINANSE I ROZRACHUNKI KARTOTEKI WSPÓŁPRACA Z URZĄDZENIAMI ZEWNĘTRZNYMI POZOSTAŁE FUNKCJONALNOŚCI RACHMISTRZ GT NAJWAŻNIEJSZE CECHY RACHMISTRZA GT: GESTOR GT FUNKCJE OGÓLNE MOŻLIWOŚĆ DOSTOSOWANIA PROGRAMU DO WŁASNYCH POTRZEB ERGONOMIA PRACY KLIENCI DZIAŁANIA POCZTA INTERNETOWA TOWARY I USŁUGI SZANSE SPRZEDAŻY Strona 2 z 22

3 Słownik pojęć Klient - Osoba prawna, osoba fizyczna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, będąca klientem OXYCOM; w szczególnych przypadkach Klient będzie też Użytkownikiem korzystającym z Aplikacji poprzez Platformę OXY24. W imieniu Klienta wszystkie operacje na Platformie OXY24 wykonuje Administrator Klienta. Dla Klientów dokonujących zakupu aplikacji InsERT na platformie Allegro udostępnianych przez OXCYCOM czasowo rolę Administratora Klienta pełnić będzie OXYCOM. Po podpisaniu przez Klienta z OXYCOM umowy na pełne korzystanie z Platformy OXY24 rola Administratora Klienta zostanie przekazana osobie wskazanej przez Klienta w umowie. Użytkownik upoważniony przez Administratora Klienta użytkownik Aplikacji. Platforma OXY24 jest systemem umożliwiającym udostępnianie Użytkownikom Aplikacji za pośrednictwem Internetu, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują, oraz rozliczanie użycia Aplikacji przez OXYCOM, zgodnie ze zdefiniowanymi przez OXYCOM modelami i taryfami rozliczeniowymi. Pełnię praw autorskich do Platformy OXY24 posiada OXYCOM S.A. Aplikacja- programowanie udostępniane na Platformie OXY24 za pomocą określonej metody dostępu do Aplikacji, w konkretnym i wycenionym modelu taryfowym (np. abonamentowo, okresowo, na żądanie). Wszelkie prawa autorskie do Aplikacji posiada producent Aplikacji. OXYCOM S.A. posiada prawo dystrybucji Aplikacji na Platformie OXY24. Strona 3 z 22

4 1. O Platformie OXY24 Platforma OXY24 jest systemem umożliwiającym udostępnianie Użytkownikom Aplikacji za pośrednictwem Internetu, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują, oraz rozliczanie użycia Aplikacji przez OXYCOM, zgodnie ze zdefiniowanymi przez OXYCOM modelami i taryfami rozliczeniowymi. Pełnię praw autorskich do Platformy OXY24 posiada OXYCOM S.A. Platforma OXY24 jest autorskim produktem OXYCOM przeznaczonym dla Użytkowników korzystających z Aplikacji w formie usługi dostępnej na żądanie oraz rozliczenie Klientów z użycia tych Aplikacji. Platforma OXY24 oferowana przez OXYCOM jest hostowana, administrowana i utrzymywana zasobami OXYCOM. Aktualny Cennik usługi OXYSoft Aplikacji dostępnych dla Klientów jest dostępny na stronie Platformy OXYSoft pod adresem 2. Zarządzanie platformą 2.1. Logowanie do platformy Logowanie do platformy odbywa się poprzez stronę www: W celu zalogowania się wystarczy poprawnie wpisać login (będący adresem ) oraz hasło (Rys. 1). Rys. 1 Panel logowania UWAGA! W przypadku zapomnienia hasła przez Użytkownika wystarczy w panelu logowania wybrać opcję Zapomniałem hasła (Rys. 1). Nastąpi wówczas przekierowanie do formularza, gdzie należy wpisać swój login (będący adresem ) i kliknąć w przycisk Przypomnij (Rys. 2). Rys 2. Przypomnienie hasła Strona 4 z 22

5 Po poprawnej weryfikacji poprawności adresu i kliknięciu przycisku Przypomnij, Użytkownik powinien zobaczyć na ekranie komunikat potwierdzający wysłanie wiadomości (Rys. 3). Rys. 3 Komunikat potwierdzający wysłanie wiadomości Gdy po poprawnym wpisaniu loginu (będącym jednocześnie adresem ) oraz hasła pojawia się komunikat Logowanie nie powiodło się. Użytkownik został zablokowany (Rys. 4), oznacza to, że Użytkownik został zablokowany przez Administratora. W takiej sytuacji należy się zwrócić do niego w celu uzyskania wyjaśnień. Rys. 4 Zablokowany użytkownik nie ma prawa do logowania się do systemu Strona 5 z 22

6 2.2. Widok ogólny Po zalogowaniu pojawia się dostęp do niektórych opcji konfiguracji Platformy OXY24 (Rys. 5). Menu składa się z dwóch głównych grup na górze ekranu, bardziej szczegółowe pozycje pokażą się po najechaniu kursorem na nazwę grupy. Rys. 5 Widok ogólny W widoku ogólnym automatycznie otwarta jest menu Moje aplikacje. W tym widoku dostępna będzie do uruchomienia aplikacja(e) InsERT (Rys. 5). 3 Uruchamianie Aplikacji 3.1. Przed uruchomieniem aplikacji Aplikacje uruchamiane z poziomu Platformy OXY24 wymagają zainstalowania na komputerze Użytkownika niezbędnych pluginów. Dostępne są one z panelu głównego (Rys. 5). Instrukcje instalacji pluginów znajdują się w osobnych plikach (Rys. 6). Dla aplikacji InsERT należy zainstalować Citrix Plugin. Rys. 6 Okno instalacji pluginów Strona 6 z 22

7 3.2. Uruchamianie aplikacji Uruchamianie aplikacji może nastąpić bezpośrednio z głównego ekranu (Rys. 5.). Po najechaniu kursorem na pole aplikacji (Rys. 7) zmianie ulega widok pola (Rys. 8). Potwierdzenia startu aplikacji dokonuje się poprzez wybór przycisku Uruchom. Rys 7 Dostępna aplikacja Rys. 8 Przycisk Uruchom, start aplikacji Po wybraniu przycisku Uruchom system automatycznie uruchomi wcześniej zainstalowany plugin (patrz pkt. 3.1) wraz z aplikacją (Rys. 9). Rys. 9 Aplikacja gotowa do użytku Strona 7 z 22

8 4 Ustawienia konta Użytkownik ma możliwość zarządzania własnym kontem, pobierania dokumentów (np. instrukcje obsługi Aplikacji) oraz wysyłania i odbierania wiadomości od Administratora Ustawienia Użytkownik nie ma możliwości samodzielnej zmiany swoich danych osobowych. W przypadku pojawienia się konieczności wprowadzenia takich zmian Użytkownik powinien skontaktować się z Administratorem, który posiada uprawnienia do wprowadzania tego typu zmian. Użytkownik może natomiast zmienić swoje hasło dostępowe do Platformy OXY24 poprzez kliknięcie na przycisk Zmień hasło (Rys. 10). Rys. 10 Zmiana danych osobowych Po wyborze opcji Zmień hasło Użytkownik zostaje przekierowany na stronę, gdzie może dokonać zmian. W tym celu należy wpisać nowe hasło oraz potwierdzić je (Rys. 11). Po poprawnej zmianie hasła, Użytkownik otrzyma komunikat potwierdzający (Rys. 12). Rys. 11 Zmiana hasła Użytkownika Rys. 12 Komunikat potwierdzający zmianę hasła Strona 8 z 22

9 4.2. Dokumenty Zakładka Dokumenty zawiera instrukcje obsługi oraz inne udostępnione dokumenty (np. regulaminy, cenniki), gotowe do pobrania po naciśnięciu ikony Pobierz (Rys 13). Rys 13 Dokument gotowy do pobrania W zakładce Dokumenty znajdują się również instrukcje instalacji pluginów na systemy Adroid oraz ios. Strona 9 z 22

10 5 Aplikacje InsERT na OXY24 Parametry użytkowania aplikacji InsERT: W ramach promocji dostępnych na Allegro udostępniane są wersje aplikacji dla jednego Użytkownika danej aplikacji. Dodanie kolejnych Użytkowników zdanej aplikacji jest możliwe po podpisaniu z OXYCOM umowy na pełny dostęp do Platformy OXY24. Możliwości wykonania lokalnej kopii bazy danych aplikacji jest zablokowana do czasu podpisania w/w umow. Blokada jest związana z ochroną klucza licencyjnego aplikacji. W porozumieniu z producentem aplikacji formą InsERT S.A. na Platformie OXY24 udostępniane są legalne i w pełni funkcjonalne wersje aplikacji firmy InsERT. Poniżej podane są kluczowe funkcjonalności dostępnych aplikacji Subiekt GT Subiekt GT to nowoczesny system sprzedaży stworzony z myślą o firmach, które poszukują sprawnego narzędzia wspomagającego całościową obsługę działu handlowego, sklepu, punktu usługowego, rzemieślniczego, itp. Subiekt GT jest kolejną wersją znanych w Polsce systemów firmy InsERT: Subiekta 4, Subiekta 5 i Subiekta dla Windows. Dzięki bogatej funkcjonalności i prostej, intuicyjnej obsłudze, program sprawdza się w każdej sytuacji. Zastosowane technologie i rozwiązania biznesowe sprawiają, że Subiekt to najczęściej w Polsce wybierany program do wspomagania sprzedaży. Subiekt GT jest sprawnym i szybkim systemem wyposażonym w najnowsze rozwiązania interfejsowe czyniące go programem bardzo ergonomicznym i przyjaznym dla użytkownika. Jednocześnie jego wszechstronność i możliwości konfiguracji czynią go produktem niemal dla każdego. Subiekt GT jest częścią linii InsERT GT, która zawiera również Rachmistrza GT program do prowadzenia księgowości w formie książki przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego, Rewizora GT program do prowadzenia księgi handlowej, Gratyfikanta GT system kadrowo-płacowy oraz Gestora GT system zarządzania relacjami z klientami. Motor bazy danych zastosowany w programach linii InsERT GT to Microsoft SQL Server 2008 R2, który w bezpłatnej wersji Express Edition jest dostarczany wraz z systemem. Wraz z kolejną wersją Subiekt GT będzie w pełni zgodny z Microsoft SQL Server Podstawowe możliwości Subiekta GT: pełna obsługa wszystkich typów dokumentów handlowych i magazynowych; prowadzenie kartoteki kontrahentów, obejmującej również informacje typu CRM; możliwość definiowania rubryk z dodatkowymi informacjami; prowadzenie kartoteki towarów, usług, kompletów i opakowań zwrotnych z rozbudowaną kalkulacją cen (10 poziomów cen sprzedaży, w tym ceny walutowe); Strona 10 z 22

11 pełny rozdział dokumentów magazynowych i handlowych, pojedyncze lub zbiorcze generowanie faktur do dokumentów WZ itp.; automatyczne generowanie dokumentu WZ do faktury; obsługa przedpłat, płatności kartą kredytową oraz sprzedaży kredytowanej; obsługa zamówień z rezerwacją towarów oraz fakturami zaliczkowymi; rozbudowana obsługa rachunków bankowych (złotówkowych lub walutowych) z operacjami wpłaty, wypłaty i transferu (plus opłaty prowizyjne, wyciągi, itp.); pełna obsługa rozrachunków (należności i zobowiązań), w tym rozrachunków wielowalutowych; wiele różnorodnych zestawień, raportów i analiz; możliwość tworzenia własnych raportów; rozbudowana obsługa urządzeń zewnętrznych (kasy fiskalne, drukarki fiskalne, wagi etykietujące, czytniki kodów paskowych); pełna integracja z systemem zarządzania relacjami z klientami (CRM) Gestor GT; pełna integracja z komputerową księgą przychodów i rozchodów Rachmistrz GT oraz systemem finansowo-księgowym Rewizor GT Najważniejsze cechy programu Subiekt GT Profesjonalny system magazynowo-handlowy dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dostosowany do wymogów i praktyk stosowanych w Unii Europejskiej. Intuicyjny kreator wdrożeniowy umożliwiający łatwe rozpoczęcie pracy z programem. Możliwość elektronicznego wysyłania danych do biura rachunkowego. Ewidencjonowanie użytkowników programu wraz z przydzielaniem im uprawnień do wykonywania określonych operacji. Rozwiązania interfejsowe zapewniające najwyższą ergonomię i wygodę pracy (możliwość uruchamiania modułów w zakładkach jak w przeglądarkach internetowych; rozbudowana parametryzacja list, wyszukiwanie, sortowanie, filtrowanie, zarządzanie kolumnami i wiele innych). Stały monitoring kondycji firmy dzięki szeregowi zestawień. Szereg skrótów klawiszowych umożliwiających obsługę programu wyłącznie za pomocą klawiatury. Możliwość tworzenia własnych raportów i zestawień w oparciu o technologie SQL, XML i COM. Motor bazy danych Microsoft SQL Server 2000, 2005, 2008 lub 2012 zapewniający wysoką wydajność i bezpieczeństwo pracy. Praca w sieci komputerowej lub na pojedynczym stanowisku. Wydruki graficzne (wszystkie) i tekstowe (główne). Możliwość zaawansowanego zarządzania wydrukami graficznymi z poziomu programu, wraz z możliwością ich edycji. Zaawansowane zarządzanie rozrachunkami (tworzenie i rozliczanie), wraz z pełną historią. Rozrachunki wspólne z Rewizorem GT. Licencja na trzy stanowiska w standardzie Wspólne cechy dokumentów Łatwe wybieranie kontrahentów do dokumentów, zarówno z listy, jak i z mechanizmu InsTYNKT, który pozwala na wyszukiwanie po wpisaniu przez użytkownika fragmentu tekstu związanego z kontrahentem. Łatwe wstawianie specyfikacji towarowej do dokumentów. Wybór towarów dostępny z widocznej listy (możliwość filtrowania), za pomocą mechanizmu InsTYNKT, jak i z użyciem czytnika kodów kreskowych (klawiaturowy lub RS). Podgląd wystawionych już dokumentów oraz możliwość ich edytowania. Strona 11 z 22

12 Generowanie automatycznych dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych. Multipodgląd dokumentów w widoku HTML-owym. Możliwość wydruku dokumentu w oparciu o wiele wzorców wydruku graficznych, jak i tekstowych. Możliwość wysyłania dokumentu w formacie PDF drogą elektroniczną. Możliwość drukowania naklejek na towary oraz dla kontrahenta na podstawie zawartości dokumentu. Rozliczanie dokumentu za pomocą jednego kliknięcia, jak również śledzenie historii rozliczenia. Łatwe i rozbudowane możliwości filtrowania i wyszukiwania dokumentów na podstawie szeregu kryteriów. Możliwość dopisywania nowych towarów i kontrahentów do kartoteki w trakcie wystawiania lub edytowania dokumentu. Dostęp do informatora o towarze oraz kontrahencie z poziomu dokumentu. Śledzenie historii cen towaru w trakcie wypisywania dokumentu. Możliwość potraktowania opakowania jako towaru na wybranych dokumentach. Możliwość wpisywania własnych uwag do dokumentu. Możliwość przypisywania dowolnej, definiowalnej kategorii dla dokumentu. Kategorie wykorzystywane są m.in. do filtrowania dokumentów oraz grupowania ich w czasie importu do programów księgowych. Dostępność różnych cen towarów w czasie wystawiania dokumentu. Możliwość parametryzowania ustawień dokumentów. Możliwość unieważniania dokumentów. Wysyłanie i pobieranie dokumentów za pomocą mechanizmu komunikacji plikowej. Ewidencjonowanie i rozliczanie handlu złomem oraz innych na zasadzie odwrotnego obciążenia (reverse charge), wraz z naliczaniem VAT na podstawie faktur wewnętrznych. Naliczanie i rozliczanie podatku akcyzowego od węgla i innych materiałów opałowych Dokumenty sprzedaży Obsługa podstawowych typów dokumentów: faktur sprzedaży, rachunków sprzedaży, paragonów, paragonów imiennych, faktur detalicznych na podstawie paragonów, korekt faktur, zwrotów detalicznych, faktur zaliczkowych. Konfigurowalność kolejności wydawania towarów: FIFO, LIFO, wg terminów ważności. Ustawianie w dokumencie wyliczania od cen netto lub brutto. Sprzedaż towarów poprzez wartość. Wystawianie dokumentów sprzedaży w różnych walutach po różnych kursach. Pobieranie kursów walut za pomocą mechanizmu InsMail. Możliwość przeliczania wstawionych już pozycji wg innych cen. Obsługa handlu z krajami UE oraz spoza UE. Obsługa transakcji VAT wraz z kodami transakcji. Możliwość sprzedaży usług jednorazowych, czyli takich, których nie chcemy ewidencjonować w kartotece towarów. Ustawianie odpowiednich rabatów w oparciu o domyślny rabat przypisany kontrahentowi, towarom, aktualną promocję lub podany ręcznie. Automatyczne wyliczanie podatku VAT już w fazie wypisywania dokumentu. Definiowanie innego odbiorcy towaru niż płatnik dokumentu. Możliwość dobierania rabatów do zadeklarowanej wartości dokumentu. Obsługa przedpłat od kontrahentów do dokumentów. Strona 12 z 22

13 Płatności gotówkowe, kartami płatniczymi, przelewem, kredytowe, kredytem kupieckim z określonym terminem płatności. Możliwość definiowania do jakiej kasy została dokonana gotówkowa płatność dokumentu. Definiowanie na jaki rachunek bankowy została dokonana płatność przelewem. Fiskalizacja dokumentów na drukarkach fiskalnych, wraz ze statusami fiskalizacji. Tworzenie dokumentów po odbiorze sprzedaży z kasy fiskalnej. Możliwość samodzielnego utworzenia dokumentu fiskalnego, jeśli odbiór sprzedaży z kasy fiskalnej jest niemożliwy. Ustawianie skutku magazynowego czy dokument ma wydawać towar z magazynu natychmiast po zapisaniu, czy w terminie późniejszym. Łatwe wypisywanie korekt do faktur sprzedaży i zwrotów detalicznych za pomocą jednego kliknięcia na dokumencie. Możliwość wypisania korekt i zwrotów do dokumentów nieistniejących w Subiekcie GT (np. wystawionych przed wdrożeniem programu). Ewidencjonowanie i drukowanie adresu korespondencyjnego oraz adresu dostawy kontrahenta. Obsługa handlu w walutach obcych między polskimi podmiotami. Drukowanie numeru PESEL jako identyfikatora podatkowego osób fizycznych Dokumenty zakupu Ewidencjonowanie zewnętrznych dokumentów handlowych jako faktury zakupu, rachunki zakupu, korekty faktur zakupu. Możliwość wystawiania faktur zakupu RR dla rolników ryczałtowych. Obsługa wystawiania i potwierdzania not korygujących. Ewidencjonowanie zewnętrznych dokumentów za pomocą ich numerów oryginalnych, jak i nadawanych im numerów w Subiekcie GT. Kontrola unikalności numerów oryginalnych dokumentów. Łatwe wypisywanie korekt do dokumentów oraz not korygujących za pomocą jednego kliknięcia na dokumencie korygowanym. Możliwość skalkulowania cen towarów w kartotece na podstawie cen w dokumencie zakupu. Wystawianie faktur wewnętrznych na podstawie istniejących lub nieistniejących dokumentów zakupu, wystawianie korekt faktur wewnętrznych Zamówienia i faktury zaliczkowe Wystawianie dokumentów zamówień od klientów oraz do dostawców. Możliwość przekształcania zamówień w dokumenty handlowe, jak i magazynowe. Przekształcanie zamówień od klienta w zamówienia do dostawcy na podstawie podstawowych dostawców towarów. Ewidencjonowanie wpłat od klientów na poczet zamówień za pomocą faktur zaliczkowych. Wydruk zamówienia od klienta jako Faktura Pro Forma. Dwie metody naliczania VAT na fakturach zaliczkowych: różnicowa i proporcjonalna. Fiskalizacja faktur zaliczkowych. Możliwość wyboru wysyłania do drukarki fiskalnej nazw towarów występujących na fakturach zaliczkowych lub zbiorczych zaliczek w poszczególnych stawkach. Możliwość wystawiania faktur zaliczkowych w okresie przejściowym obowiązywania różnych stawek VAT na towary występujące w zamówieniu. Wyliczanie prognozowanej marży i zysku na zamówieniu od klienta. Strona 13 z 22

14 Ostrzeganie lub/i blokowanie przyjmowania zamówień od klientów zalegających z płatnościami. Definiowanie i drukowanie sugerowanych form płatności. Naliczanie i rozliczanie odpisów na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych Dokumenty magazynowe Ewidencjonowanie ruchu towaru do/z magazynu (w tym także z wirtualnym naliczeniem podatku VAT) oraz ruchu towaru między magazynami (oddziałami). Ewidencjonowanie wydań i przyjęć wewnętrznych za pomocą dokumentów przychodu i rozchodu wewnętrznego. Ewidencjonowanie inwentaryzacji w magazynie na dwa sposoby: pełny i uproszczony (szybki). Możliwość wypisywania faktur zbiorczych zarówno sprzedaży jak i zakupu na podstawie wystawionych wielu wydań lub przyjęć zewnętrznych. Przekształcanie dokumentu magazynowego do faktury zwykłej, faktury RR, paragonu i paragonu imiennego. Zbiorcze naliczanie korekt kosztów za podany okres czasu dla dokumentów handlowych i magazynowych. Możliwość skalkulowania cen towarów na podstawie dokumentów magazynowych przychodujących towar. Prowadzenie pełnej inwentaryzacji przez wielu pracowników na raz. Wprowadzanie automatycznego przychodu i rozchodu towarów na podstawie wykonanych inwentaryzacji. Możliwość ewidencjonowania przesortów na dokumencie zbierającym dane inwentaryzacyjne Finanse i rozrachunki Ewidencjonowanie zewnętrznych dokumentów jako faktury zakupu, dokumentów kasowych (KP, KW) w definiowanych przez użytkownika kasach gotówkowych. Numeracja indywidualna dla każdej kasy. Moduł wspólny z Rewizorem GT. Ewidencjonowanie operacji bankowych (wpłata na konto, wypłata z konta) z podziałem na rachunki bankowe podmiotu. Moduł wspólny z Rewizorem GT. Możliwość dopisywania transferów bankowych pomiędzy kontami podmiotu automatycznie tworzone są operacje wpłaty i wypłaty z konta. Możliwość określania statusów uzgodnienia operacji bankowych (operacja do uzgodnienia/uzgodniona/nieuzgodniona) z wykorzystaniem numerów wyciągów bankowych. Prowadzenie rachunków bankowych w dowolnej walucie operacje bankowe muszą być ewidencjonowane w walucie danego rachunku. Moduły rozrachunkowe wspólne dla Subiekta GT i Rewizora GT. Obsługa 4 rodzajów rozrachunków: (N) należności, (Z) zobowiązania, (SN) spłaty należności, (SZ) spłaty zobowiązania. Ewidencjonowanie rozrachunków dla: odbiorców, dostawców, pracowników, urzędów skarbowych i oddziałów ZUS. Automatyczne generowanie rozrachunków przez wystawienie dokumentu handlowego. Dostępna jest również możliwość ręcznego wprowadzenia rozrachunków. Wiele sposobów rozliczania rozrachunków: pojedynczo, zbiorczo, przez skojarzenie z nierozliczonymi rozrachunkami przeciwnego typu, za pomocą dokumentu kompensacyjnego. Obsługa programu źródłowego (Subiekt GT, Rewizor GT lub Gratyfikant GT) w modułach rozrachunkowych. Strona 14 z 22

15 Obsługa cesji rozrachunku w sytuacji dekretacji dokumentów handlowych Subiekta GT płatnych kartą płatniczą lub ratalnie. Należność na centrum autoryzacji kart płatniczych jest automatycznie wiązana ze spłatą należności na płatnika (odbiorcę dokumentu). Pełna historia rozrachunków możliwość obejrzenia stanu rozrachunków na dowolny dzień (3 zestawienia standardowe). Moduł Kompensaty, umożliwiający ewidencjonowanie dokumentów kompensacyjnych. Obsługa 3 stanów dokumentu kompensacyjnego: propozycja kompensacyjna, kompensata zrealizowana oraz kompensata odrzucona. Ewidencjonowanie wyciągów bankowych otrzymywanych z banków prowadzących rachunki bankowe podmiotu. Możliwość rozliczania rozrachunków w walutach obcych spłatami w złotówkach i vice versa Kartoteki Kartoteka kontrahentów z podziałem na odbiorców i dostawców oraz firmy i osoby. Ewidencjonowanie i wykorzystywanie adresów korespondencyjnych i dostawy przypisanych do kontrahentów. Rozbudowane parametry dla wprowadzanych pozycji kartotekowych. Możliwość przypisywania szeregu parametrów do kontrahenta np. domyślny rabat, płatność, itd. Możliwość dodawania zdjęcia do kontrahenta. Grupowanie kontrahentów poprzez zapisywanie ich do grup oraz przypisywanie cech. Możliwość definiowania 8 pól własnych. Możliwość ewidencjonowania i przypisywania notatek do poszczególnych kontrahentów. Deaktywacja nieużywanych kontrahentów. Przesyłanie danych o kontrahentach do innych oddziałów za pomocą komunikacji plikowej. Ewidencjonowanie kontaktu do kontrahenta poprzez , telefon, faks oraz numery komunikatorów internetowych. Ewidencja asortymentu w podziale na towary, usługi, komplety i opakowania. Możliwość montowania kompletów ze składników zgodnie ze specyfikacją. Przesyłanie danych o towarach między oddziałami za pomocą komunikacji plikowej. Deaktywowanie nieużywanych pozycji kartoteki towarowej. Rozbudowana kalkulacja cen z uwzględnieniem wielu poziomów cen, własnych narzutów, marż, ceł, itd. Specyfikowanie danych niezbędnych do współpracy z urządzeniami zewnętrznymi (nazwa fiskalna, kod PLU, towar do ważenia na wadze etykietującej, otwarta cena w kasie fiskalnej). Możliwość przypisania wielu kodów kreskowych dla jednej pozycji towarowej. Przypisywanie podstawowych oraz dodatkowych jednostek miary. Możliwość przypisania sprzedaży towaru przez wartość. Definiowanie różnych stawek VAT przy zakupie i sprzedaży. Definiowanie powiązanego asortymentu, który automatycznie jest wstawiany do zawartości dokumentu wraz z towarem (np. sok i butelka). Definiowanie danych niezbędnych do deklaracji Intrastat. Grupowanie asortymentu poprzez zapisywanie go do grup oraz przypisywanie cech. Definiowanie do 8 pól własnych asortymentu towarowego. Możliwość wykonywania zbiorczych operacji na bazie towarowej, m.in. zmiany stawek VAT, PKWiU, cechy, grupy. Kartoteka wspólników i właścicieli. Strona 15 z 22

16 Kartoteka instytucji z podziałem na urzędy skarbowe i oddziały ZUS. Obsługa wielu innych słowników kartotekowych zebranych w module Słowniki Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi Drukowanie dokumentów za pomocą drukarek graficznych i tekstowych. Obsługa ponad 100 modeli kas fiskalnych. Obsługa prawie 50 modeli drukarek fiskalnych. Obsługa prawie 20 modeli wag etykietujących. Możliwość współpracy z czytnikiem kodów kreskowych (klawiaturowy i RS), wraz z obsługą kodów ze zmienną ilością, ceną i wagą. Udostępnione przesyłanie i importowanie danych o towarach, odbiór sprzedaży, raporty dobowe i okresowe, oraz wiele innych operacji. Planowanie operacji do wykonania wraz z kolejnością ich wykonywania. Mechanizm synchronizacji zapewniający zgodność danych między Subiektem GT a urządzeniami. Raportowanie wykonania wszystkich operacji w rejestrze transmisji Pozostałe funkcjonalności Obsługa deklaracji Intrastat. Definiowanie promocji na określone grupy asortymentu dla kontrahentów w oznaczonym terminie. Definiowanie i generowanie wielu cenników. Możliwość wykonywania przeceny z możliwością wyboru cen, które mają ulec zmianie, sposobu wyliczenia nowych cen oraz zaokrąglaniem zarówno do pełnych groszy/złotych, jak i do końcówek.99. Możliwość zablokowania do edycji dokumentów z wybranego okresu. Drukowanie wielu rodzajów naklejek zarówno dla towarów, jak i kontrahentów za pomocą wielu szablonów. Wiele zestawień prezentujących sprzedaż oraz zakupy w wielu ujęciach w wybranym okresie, stan rozrachunków, rejestry VAT sprzedaży i zakupu oraz wiele innych. Możliwość tworzenia własnych zestawień opartych na technologii SQL, XML, COM. Ponad 220 wzorców wydruku w standardzie. Możliwość tworzenia własnych wzorców wydruku w oparciu o istniejące już wzorce fabryczne. Możliwość eksportowania i importowania wzorców. Konfigurowalna kontrola poprawności NIP-u kontrahentów oraz rachunków bankowych. Rozbudowane parametry i słowniki zebrane w dedykowanych i osobnych modułach. Dodatkowo, kontekstowo wybrane parametry i słowniki są również dostępne z poziomu każdego modułu. Możliwość szczegółowego określenia uprawnień do wszystkich opcji w programie (Słowniki- Personel). Obsługa programu za pomocą klawiatury. Przeniesienie danych ze starszych programów: mikrosubiekt, mikrosubiekt dla Windows, Subiekt 4, Subiekt 5/Euro, Subiekt dla Windows. Rozbudowana archiwizacja danych: możliwość archiwizacji w trakcie pracy programu, archiwizacja pojedynczego podmiotu lub wszystkich (funkcjonalność dla biur rachunkowych), ustawianie harmonogramu archiwizacji, dowolne tworzenie nazwy archiwum, możliwość ustalania kompresji archiwum oraz możliwość zabezpieczenia archiwum hasłem. Praca sieciowa i możliwość definiowania wielu użytkowników programu. Strona 16 z 22

17 Wykorzystanie profesjonalnej bazy danych MS SQL Server 2000, 2005, 2008, 2008 R2 lub Unikatowy mechanizm InsMAIL informujący o ważnych zdarzeniach (m.in. pobieranie kursów walut, dostępne nowe wersje programu). Archiwizacja baz danych z możliwością ustalania harmonogramów. Kontekstowy system pomocy uruchamiający temat zgodny z miejscem wywołania. Pełna integracja z programem księgowym Rachmistrz GT (księga przychodów i rozchodów, podatek zryczałtowany), wspólna kartoteka kontrahentów. Pełna integracja z programem księgowym Rewizor GT (księga handlowa), wspólna kartoteka kontrahentów i rozrachunki. Pełna integracja z programem Gestor GT (zarządzanie relacjami z klientami), wspólna kartoteka kontrahentów i towarów Rachmistrz GT Rachmistrz GT to nowoczesny system obsługi uproszczonej księgowości. Program ten polecamy firmom prowadzącym księgę przychodów i rozchodów oraz płatnikom podatku zryczałtowanego, którzy rozliczają się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Rachmistrz GT to doskonałe narzędzie zarówno dla przedsiębiorstw samodzielnie dokumentujących działalność gospodarczą, jak i biur rachunkowych. Dzięki dołączanemu bezpłatnie programowi mikrogratyfikant GT możliwa jest także podstawowa obsługa płac. Rachmistrz GT jest kolejną wersją znanych w Polsce programów firmy InsERT: Rachmistrza 4 i Rachmistrza dla Windows. To sprawny system wyposażony w najnowsze rozwiązania interfejsowe czyniące go programem bardzo ergonomicznym i przyjaznym dla użytkownika. Rachmistrz GT jest częścią linii InsERT GT, która zawiera również Subiekta GT - system obsługi sprzedaży dla małych i średnich firm, Rewizora GT - program do prowadzenia księgi handlowej, Gratyfikanta GT - system kadrowo-płacowy oraz Gestora GT - system zarządzania relacjami z klientami. Motor bazy danych zastosowany w programach linii InsERT GT to Microsoft SQL Server 2008 R2, który w bezpłatnej wersji Express Edition jest dostarczany wraz z systemem Najważniejsze cechy Rachmistrza GT: prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego (w zależności od wybranej formy księgowości); prowadzenie ewidencji VAT: zakupów, sprzedaży w tym ewidencjonowanie transakcji unijnych; możliwość wprowadzania sprzedaży nieudokumentowanej rozliczanej strukturą zakupów; prowadzenie ewidencji danych pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych, rachunków związanych z eksploatacją pojazdów oraz ewidencji przebiegu pojazdów; prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (naliczanie i księgowanie amortyzacji, wydruk planu amortyzacji), a także prowadzenie ewidencji wyposażenia i remanentów; prowadzenie kartoteki kontrahentów oraz wspólników (indywidualne parametry dotyczące rozliczeń z ZUS, automatyczne księgowanie w koszty lub odliczanie od dochodu składek ZUS i Strona 17 z 22

18 innych funduszy, obliczanie i dokumentowanie odpowiednim raportem zaliczki na podatek dochodowy); rozbudowana obsługa wynagrodzeń: ewidencja osobowa, umów cywilnoprawnych oraz umów o pracę; wystawianie rachunków do umów cywilnoprawnych oraz wypłat (w tym możliwość automatycznego wyliczania na podstawie zdefiniowanych schematów wynagrodzeń); naliczanie, wydruk oraz pełna obsługa wysyłki elektronicznej deklaracji skarbowych (wraz z niezbędnymi załącznikami): VAT-7, VAT-7K, VAT-7D,VAT-UE, PIT-11, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT- 40, PIT-4R, PIT-28, PIT-8AR; Obsługa korekt deklaracji skarbowych z wysyłką elektroniczną; wystawianie deklaracji ZUS (DRA, RCA, RZA) oraz możliwość eksportu do programu Płatnik ZUS; integracja z systemem obsługi sprzedaży Subiekt GT oraz możliwość współpracy (przez opcję Komunikacja) z innymi systemami (np. Subiekt dla Windows, Subiekt 5 EURO, mikrosubiekt dla Windows) Gestor GT Gestor GT to wygodny i elastyczny system wspomagający budowanie trwałych relacji z klientami. Skutecznie wspiera różnego rodzaju działania handlowe i marketingowe, zapewniając wydajność i komfort pracy. Jego wszechstronność i możliwość dostosowania do własnych potrzeb sprawiają, że program może być wykorzystywany w firmach o dowolnej specjalizacji. Gestor GT przeznaczony jest dla wszystkich tych, którzy w centrum zainteresowania stawiają klienta. Sprawdza się m.in. w dziale handlowym, marketingu, dziale obsługi klienta, sekretariacie itp. Jest też przydatnym narzędziem dla menedżerów. Gestor GT w czytelny sposób udostępnia wszystkie zgromadzone w systemie dane dotyczące klientów. Pozwala starannie wyselekcjonować grupę docelową, dzięki czemu możliwe jest lepsze dostosowanie działań do konkretnych osób. Ułatwia podejmowanie trafnych decyzji oraz przygotowanie odpowiednich strategii sprzedaży na podstawie różnych zestawień. A wszystko to za pomocą kilku ruchów. Program został skonstruowany tak, by zaoszczędzić czas i zapewnić maksymalną efektywność przy stosunkowo niskim nakładzie pracy. Gestor GT jest częścią linii InsERT GT. Może działać samodzielnie lub współpracować z systemem sprzedaży Subiekt GT. Dzięki ścisłemu powiązaniu tych programów możliwe jest korzystanie ze wspólnej kartoteki kontrahentów i towarów, wraz ze wszystkimi poziomami cen, rabatami i promocjami. Integracja z Subiektem GT umożliwia także łatwe wystawianie dokumentów handlowych i obsługę wielu magazynów. Najważniejsze zalety Gestora GT: szybki dostęp do wszystkich informacji dotyczących klientów: działań, wiadomości, szans sprzedaży, dokumentów wystawionych w Subiekcie GT; planowanie i rejestrowanie w systemie działań takich jak: spotkania, zadania, telefony, listy, faksy i rozmowy internetowe; Strona 18 z 22

19 łatwe wyszukiwanie klienta z dowolnego miejsca w programie; kalendarz pokazujący zakres i termin czynności do wykonania (w widoku miesięcznym, tygodniowym i dziennym) wraz z funkcją przypominania; wbudowany moduł poczty elektronicznej - automatyczne przypisywanie i do odpowiednich klientów, możliwość tworzenia wiadomości zbiorczych (mailing) na podstawie zdefiniowanych szablonów oraz pól autotekstu; dostęp do pełnej historii kontaktów z klientem (działania, wiadomości , wystawione dokumenty, wiarygodność płatnicza, data ostatniego kontaktu, nazwisko opiekuna klienta, wysokość udzielonych rabatów itd.); możliwość przydzielania zadań oraz sprawdzania postępu prac poszczególnych pracowników; liczne zestawienia (m.in. lejek sprzedaży, prognozowanie sprzedaży, skuteczność sprzedawców, aktywność użytkowników itp.), także generowane na podstawie informacji zawartych w Subiekcie GT (np. sprzedaż wg asortymentu, raport o towarach); możliwość dostosowania do własnych potrzeb (m.in. dodawanie własnych zestawień, dostosowanie wydruków, edytowalne słowniki, pola własne, pasek szybkiego dodawania obiektów); powiązania - możliwość tworzenia relacji między obiektami, takimi jak klienci, szanse sprzedaży, działania i wiadomości; biblioteka dokumentów; schowek, w którym można przechowywać różne obiekty (np. zadania, wiadomości, klientów, szanse sprzedaży) do późniejszego wykorzystania; obsługa walut (w tym pobieranie kursów walut przez Internet); wygodny system notatek; strona główna zawierająca listę zadań dla użytkownika oraz prognozę wartości sprzedaży liczoną na podstawie otwartych szans sprzedaży; możliwość otwierania modułów w wielu zakładkach; praca sieciowa wielu użytkowników programu Funkcje ogólne Pełna integracja z Subiektem GT (linią InsERT GT), wspólne kartoteki Kontrahentów i Towarów. Praca sieciowa wielu użytkowników programu. Zestawienia. Wydruki graficzne, m.in. popularny w systemach CRM lejek sprzedaży. Archiwizacja baz danych. Wykorzystanie profesjonalnej bazy danych MS SQL Server 2005 lub Biblioteka dokumentów (możliwość dołączenia dowolnego załącznika do obiektu oraz widok zbiorczy, pozwalający ją uporządkować - wymagany zielony PLUS dla InsERT GT). Rozbudowana pomoc kontekstowa. Obsługa InsMaila (m.in. pobieranie kursów walut). Strona główna zawierająca listę zadań do wykonania oraz prognozę wartości sprzedaży liczoną na podstawie otwartych szans sprzedaży Możliwość dostosowania programu do własnych potrzeb Możliwość dodawania przez użytkownika własnych zestawień. Strona 19 z 22

20 Uprawnienia użytkowników do poszczególnych funkcjonalności programu. Edytowalne słowniki. Pola własne (do 8 pól własnych dla obiektu, zaawansowane wymagają dowolnego PLUSA). Flagi własne - możliwość oznaczenia dowolnego obiektu jedną z 10 własnych flag (wymagany zielony lub czerwony PLUS dla InsERT GT) Ergonomia pracy Łatwe wyszukiwanie klienta z dowolnego miejsca programu. Brudnopis - miejsce w programie, pozwalające zapisywać podręczne informacje. Schowek - przechowywanie obiektów dowolnego typu do późniejszego wykorzystania. Widok kalendarza w obszarze podręcznym. Obiekty powiązane. Zakładkowa budowa programu. Elastyczne sortowanie kolumn oraz mechanizmy filtrowania i wyszukiwania. Wiele skrótów klawiszowych przyspieszających pracę z programem Klienci Kartoteka kontrahentów (firm i osób) oraz pracowników firm. Zaawansowane filtrowanie modułu Klienci wraz z zapisywaniem ustawień filtrów. Możliwość zapisania dowolnego filtru w module Klienci dzięki nowemu mechanizmowi filtrów SQL. Łatwe wyszukiwanie klientów. InsTYNKT klientów. Możliwość tworzenia listy klientów. Rejestr działań z klientem. Możliwość wystawiania dokumentów handlowych (wymagany Subiekt GT). Informator kontrahenta zawierający informacje o współpracy z daną firmą, np. o jej należnościach finansowych. Informacje o wiarygodności płatniczej kontrahenta. Biblioteka dokumentów dla kontrahenta. Wywołanie rozmowy Skype lub Gadu-Gadu. Obsługa rabatów dla kontrahentów Działania Możliwość planowania i rejestrowania działań w systemie takich jak: o spotkania, o zadania, o telefony, o listy, o faksy, o rozmowy internetowe. Wygodny system notatek. Kalendarz wraz z przypomnieniami o zaplanowanych działaniach. Zadania cykliczne. Strona 20 z 22