ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW

Transkrypt

1 ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW Sporządzony dla Agencji Rynku Rolnego na 2012 r. 1. Cele działań 1. Rozpowszechnienie informacji o Działaniu - wsparcie promocji produktów rolnych - nr 133 Działania promocyjne i informacyjne wśród potencjalnych beneficjentów na terenie kraju. 2. Rozpowszechnianie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne. 3. Zachęcenie beneficjentów do składania wniosków o przyznanie pomocy. 4. Zachęcenie instytucji związanych z rolnictwem i samorządem terytorialnym do przekazywania informacji na temat wyżej wymienionego działania. 2. Kategorie grup docelowych 1. Potencjalni beneficjenci Działania a. Organizacje i grupy producentów produktów rolnictwa ekologicznego. b. Organizacje i grupy producentów produktów regionalnych i tradycyjnych i. grupy producentów produktów zarejestrowanych we wspólnotowym systemie oznaczeń produktów regionalnych i tradycyjnych c. Grupy producentów wytwarzających produkty w systemie integrowanej produkcji. d. Grupy producentów wytwarzających produkty w systemie Jakość, Tradycja. e. Grupy producentów wytwarzających wysokojakościowe mięso wołowe w systemie QMP. 2. Instytucje związane z doradztwem i obsługą przedsiębiorców rolnych. 3. Jednostki samorządu terytorialnego i administracji rządowej w województwach. 4. Szkolnictwo o profilu rolniczym. 5. Organizacje pozarządowe związane z rolnictwem. 1

2 3. Opis planowanych działań informacyjnych i promocyjnych oraz sposób ich realizacji, w tym wizualizacja 1. Materiały i wyposażenie 1.1 Meble, wyposażenie wystawiennicze oraz akcesoria prezentacyjne Zakupiony sprzęt będzie wykorzystywany przez pracowników Centrali ARR oraz Sekcji Informacji i Promocji Oddziałów Terenowych ARR podczas prowadzonych działań informacyjnych, tj. podczas udziału w targach, festynach, dożynkach, konferencjach, szkoleniach. Zakup powyższego sprzętu umożliwi pracownikom ARR stworzenie odpowiednich warunków technicznych sprzyjających przekazywaniu wiedzy potencjalnym beneficjentom na temat działania 133 Działania informacyjne i promocyjne. stoły zakup 15 szt. stołów; krzesła zakup 32 szt. krzeseł; skrzynie zakup: 32 małych skrzyń, 9 dużych skrzyń o różnych wymiarach; podwozie do skrzyń zakup 2 szt.; oświetlenie do systemu wystawienniczego zakup 11 kompletów; wózek transportowy zakup 17 szt.; pilot do prezentacji zakup 18 szt.; statyw do aparatu zakup 1 szt.; głowica aparatu zakup 1 szt.; 1.2 Ścianki i tablice informacyjne Ścianki reklamowe, rollup y i stojaki na broszury będą wykorzystywane w ramach prowadzonej przez ARR działalności informacyjnej dot. działania 133 Działania informacyjne i promocyjne w ramach PROW , m.in. podczas organizowanych szkoleń, konferencji, targów itp. Ścianki i tablice będą stanowiły informację dla beneficjentów odnośnie realizacji przez ARR ww. działania. Stojak na broszury zakup 35 szt.; Rollup zakup 16 szt.; Ścianka reklamowa zakup 16 szt.; 2

3 2. Seminaria Udział i prezentowanie wykładów na seminariach zorganizowanych przez inne podmioty; Organizacja własnych seminariów przez ARR (24 seminariów dla grup po 40 osób w 16 OT ARR). Na seminariach przedstawione zostaną w formie prezentacji zasady przyznawania i wypłaty pomocy w ramach działania 133 rozdane materiały informacyjne, informacje o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania oraz informacje o zrealizowanych operacjach w ramach działania. Powyższe seminaria adresowane są do potencjalnych beneficjentów Działania 133 oraz ich organizacji. Na spotkania zapraszani będą także przedstawiciele jednostek Doradztwa Rolniczego, szkół rolniczych oraz departamentów zajmujących się współpracą z przedsiębiorcami rolnymi w Urzędach Marszałkowskich i Wojewódzkich. Spodziewane efekty seminariów: złożenie wniosków o pomoc przez organizacje uprawnione; zainicjowanie planowania strategii promocji własnych produktów przez organizacje producentów; pobudzenie przedstawicieli pozostałych instytucji zaproszonych na seminaria do samodzielnego poszukiwania potencjalnych beneficjentów Działania. 3. Promocja w mediach Banery ruchome i stacjonarne oraz materiały filmowe (15 banerów zostanie umieszczone na portalach tematycznych a materiały filmowe na stronach telewizji interaktywnej); Produkcja spotu telewizyjnego (produkcja 3 spotów TV); Emisja spotu reklamowego (emisja 1 serii spotów reklamowych); Zamieszczenie artykułów sponsorowanych o działaniu w różnych segmentach prasy branżowej o zasięgu ogólnopolskim i regionalnym, w miesięcznikach tygodnikach i dziennikach oraz reklamy w portalach internetowych oraz w telewizji interaktywnej i telewizji publicznej, w artykułach będą informacje m.in. o ilości złożonych wniosków, o wnioskowanej kwocie pomocy, o wypłaconej kwocie pomocy, o rodzajach wykonanych działań w ramach operacji, w artykułach zamieszczane będą również informacje o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne planowana jest emisja 65 artykułów; 3

4 Przekazywanie dziennikarzom informacji prasowych na temat działania, informowanie o rezultatach działania oraz przekazywanie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania przez rzecznika prasowego ARR. Powyższe aktywności adresowane są do wszystkich grup docelowych. Spodziewane efekty działań w mediach: zbudowanie podstawowej świadomości wśród potencjalnych beneficjentów o istnieniu możliwości pozyskania środków na promocję własnych produktów; pobudzenie aktywności potencjalnych beneficjentów oraz zrzeszających ich organizacji w zakresie skorzystania z Działania; powielenie informacji o Działaniu i przekazanie jej potencjalnym beneficjentom przez dziennikarzy, pracowników instytucji związanych z doradztwem i obsługą przedsiębiorców rolnych, przedstawicieli samorządu terytorialnego i terenowej administracji rządowej, szkolnictwa o profilu rolniczym oraz innych. 4. Materiały szkoleniowe Zdjęcia żywności wysokiej jakości zakup 40 szt. zdjęć żywności wysokiej jakości, tj. certyfikowanej żywności ekologicznej, regionalnej, tradycyjnej wraz z przeniesieniem majątkowych praw autorskich. Zdjęcia będą wykorzystywane do opracowywanych materiałów informacyjnych (broszury, ścianki reklamowe, potykacze, prezentacje, ulotki itp.), na stronie internetowej Agencji. Zdjęcia zwiększą znacząco atrakcyjność przekazywanych treści, a co za tym idzie poziomu zainteresowania nimi potencjalnych beneficjentów działania 133; Spodziewane efekty: rozpowszechnienie informacji wśród producentów żywności wysokiej jakości o możliwości ubiegania się o dofinansowanie prowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych swoich produktów; złożenie większej ilości wniosków o przyznanie pomocy w ramach działania Szkolenia i studia podyplomowe Planowanie i realizacji kampanii reklamowych w mediach, Psychologia reklamy. 4

5 Spodziewane efekty: Zdobyta wiedza w zakresie przygotowania skutecznej dokumentacji w przetargu promocyjnym zostanie wykorzystana podczas rozpatrywania złożonych wniosków, dzięki czemu przyczyni się do rzetelnej i fachowej oceny załączanych materiałów np. promocyjnych, marketingowych, które będą przedstawiane do oceny przez pracowników BPŻ ARR. Dodatkowo wiedza zdobyta przez pracowników ARR będzie wykorzystywana podczas szkoleń z potencjalnymi beneficjentami działania 133, co wpłynie bezpośrednio na poprawę jakości dokumentacji składanej do ARR, a tym samym powinno wpłynąć pozytywnie na zwiększenie wykorzystania środków w działaniu. Ukończenie podyplomowych studiów pozwoli na zdobycie fachowej wiedzy z zakresu podstaw marketingu i reklamy, która zostanie wykorzystana podczas weryfikacji wniosków o przyznanie pomocy dotyczących działania 133. Zdobyta wiedz i umiejętności wpłyną na podniesie kwalifikacji zawodowy pracowników, którzy podczas realizacji działania 133 muszą oceniać planowane działania informacyjne i promocyjne, weryfikować racjonalność ich kosztów, monitorować poprawność ich realizacji. Dodatkowo ukończone studia pozwolą na zapoznanie się przez pracowników z wykorzystywanymi na rynku narzędziami promocji, co również jest nieodzownym elementem wykorzystywanym przy ocenie materiałów informacyjnych i promocyjnych, które będą załączane do wniosków w ramach działania 133. Zdobyta wiedza z zakresu skutecznego i efektywnego prowadzenia kampanii promocyjnych, zagadnień z makro i mikroekonomii przyczyni się do fachowej i rzetelnej obsługi wniosków w ramach działania Publikacja i dystrybucja materiałów informacyjnych statutowa działalność informacyjna centrali ARR (biuletyn informacyjny ARR, targi, seminaria, spotkania indywidualne itp.) Spodziewane efekty: zwiększenie świadomości organizacji producentów w zakresie Działania; upowszechnienie oraz pogłębienie wiedzy w zakresie Działania; 7. Punkty informacyjne Bieżące udostępnianie informacji o Działaniu wspierane jest poprzez pracowników Telefonicznego Punktu Informacyjnego ARR. Działanie adresowane jest do potencjalnych beneficjentów i ich organizacji. Telefoniczny Punkt Informacyjny ARR zapewnia podstawową wiedzę na temat możliwości 5

6 wykorzystania środków UE dostępnych w ramach mechanizmów WPR. Szczegółowe pytania są przekierowywane do komórek merytorycznych Agencji. Spodziewane efekty udostępnienia informacji o Działaniu przez Telefoniczny Punkt Informacyjny ARR: zwiększenie liczby zainteresowanych skorzystaniem z Działania; skontaktowanie beneficjentów z Działem Wspierania Promocji Produktów Rolnych w ARR w celu udostępnienia bardziej szczegółowych informacji. 8. Publikacja aktualnych informacji i dokumentów dotyczących Działania na stronie internetowej ARR ( Dział Promocja Żywności/Promocja ze środków PROW ) Powyższe działanie adresowane jest do wszystkich zainteresowanych pozyskaniem informacji na temat Działania. Dla potencjalnych beneficjentów i ich organizacji stanowić będzie kompletne źródło dokumentów i informacji koniecznych do uczestnictwa w Działaniu 133 (materiałów informacyjnych, formularzy i przewodników itp.). Spodziewane efekty udostępnienia informacji na stronie internetowej ARR: większa aktywność beneficjentów w zakresie składania wniosków o pomoc; przekazywanie bardziej merytorycznych informacji na temat Działania 133 przez dziennikarzy i inne podmioty współpracujące z przedsiębiorcami rolnymi. 9. Promocja Działania 133 podczas ogólnopolskich, regionalnych i lokalnych imprez związanych z rolnictwem i rozwojem obszarów wiejskich w ramach stoisk informacyjnych dotyczących wszystkich mechanizmów WPR administrowanych przez ARR 9.1 XVI Wiosenne Targi Ogrodnicze i Targi Pszczelarskie PODR w Szepietowie kwiecień 2012 r., Ekogala VI Międzynarodowe Targi Żywności maj 2012 r., Produktów i Technik Ekologicznych maj 2012r. Boguchwała, IX Targi Opolagra czerwiec 2012r. Poznań, XIII Mazowieckie Dni Rolnictwa w Płońsku czerwiec 2012 r., XXIV Międzynarodowe Targi Rolno-Przemysłowe AGRO-TECH Miniowo czerwiec-lipiec 2012 r. Minikowo k. Nakła, VI Festiwal Podkarpackich Smaków w Górnie czerwiec 2012 r. Rzeszów, XVIII Barwy Lata Dary Jesieni wrzesień 2012 r. Zawieś Wielka, Targi Polagra Food Międzynarodowe Targi Wyrobów 6

7 Spożywczych październik 2012 r. Poznań, XX Międzynarodowe Targi Wyposażenia Hoteli i Gastronomii HORECA listopad 2012 r. Kraków. 9.2 udział w ok. 8 imprezach regionalnych (XXI Targi Rolnicze Lubniewice 2012 maj 2012 r., XVI Kujawsko-Pomorskie Dni Pola czerwiec 2012 r. Zławieś Wielka, IV Targi AgroEkoTurystyczne w Augustowie lipiec 2012 r., X Podlaski Dzień Kukurydzy wrzesień 2012 r. Szepietowo, XIV AGRO SHOW wrzesień 2012 r. Bednary, Smaki Regionów październik 2012 r. Poznań, VIII Podkarpackie Święto Miodu październik 2012 r. Rzeszów, IV Targi Naturalnej Żywności NATURA FOOD październik 2012 r. Łódź) Powyższe działania adresowane są zasadniczo do potencjalnych beneficjentów Działania 133 oraz ich organizacji. Na imprezach targowych i wystawienniczych informacje przekazywane będą także przedstawicielom jednostek Doradztwa Rolniczego, szkół rolniczych oraz innych instytucji związanych ze współpracą z producentami rolnymi. Spodziewane efekty udziału w imprezach targowych i wystawienniczych: nakłonienie części organizacji uprawnionych do skorzystania z Działania do złożenia wniosków o pomoc; nawiązanie kontaktu i współpracy przy składaniu wniosku o pomoc z beneficjentami mniej aktywnymi zachęcenie przedstawicieli pozostałych instytucji odwiedzających imprezy do przekazywania informacji potencjalnym beneficjentom na temat Działania. 4. Opis systemu wdrażania planu komunikacyjnego z uwzględnieniem zadań wykonywanych przez właściwe jednostki organizacyjne podmiotów wdrażających Wymienione powyżej działania będą wdrażane przez komórki organizacyjne ARR, właściwe dla typu działania: 1. Biuro Promocji Żywności osoba odpowiedzialna i upoważniona do kontaktów: Piotr Kondraciuk - Dyrektor Biura (tel , faks , p.kondraciuk@arr.gov.pl) Zadania: a. koordynacja działań informacyjnych, b. opracowanie merytoryczne materiałów informacyjnych dla różnych środków przekazu, c. udział merytoryczny w postępowaniach wyłaniających wykonawcę działań wymagających zewnętrznego wykonawstwa (produkcja programów radiowych, produkcja artykułów sponsorowanych, zakup mediów, publikacje, 7

8 dystrybucja materiałów, obsługa cateringowa i multimedialna seminariów oraz produkcja i dystrybucja publikacji oraz materiałów informacyjnych), d. udział w wybranych imprezach: seminariach, targach, wystawach, e. organizacja szkolenia dla pracowników Telefonicznego Punktu Informacyjnego ARR, f. zamieszczanie informacji na stronie internetowej ARR. 2. Rzecznik prasowy ARR (osoba odpowiedzialna i upoważniona do kontaktów) Iwona Ciechan (tel , rzecznik@arr.gov.pl) Zadania: a. utrzymywanie kontaktu z dziennikarzami w zakresie informacji dotyczących Programu, b. przekazywanie dziennikarzom materiałów prasowych. 3. Oddziały Terenowe ARR osoba odpowiedzialna i upoważniona do kontaktów: Dyrektor Oddziału BIAŁYSTOK Białystok, ul. Kombatantów 4; bialystok@arr.gov.pl kierunkowy 0-85 Dyrektor Wojciech Kasjanowicz Sekretariat ; fax BYDGOSZCZ Bydgoszcz, ul. Kasztanowa 57 bydgoszcz@.arr.gov.pl kierunkowy 0-52 Dyrektor Tadeusz Zaborowski Sekretariat ; fax GDYNIA Gdynia, ul. Kołłątaja 1 gdynia@arr.gov.pl kierunkowy 0-58 Dyrektor Radosław Szatkowski Sekretariat ; fax GORZÓW WIELKOPOLSKI Gorzów Wlkp., ul. Gen. Sikorskiego 20c gorzow@arr.gov.pl kierunkowy 0-95 Dyrektor Romuald Gawlik Sekretariat ; fax KATOWICE Katowice, Plac pod Lipami 5; katowice@arr.gov.pl kierunkowy 0-32 fax fax Dyrektor Tomasz Żabiński Sekretariat

9 KIELCE Kielce, ul. Piaskowa 18; kierunkowy 0-41 CENTRALA ; fax Dyrektor Maciej Giermasiński wew. 35 Sekretariat/Centrala/Fax sekretariatu wew. 38/36/50 KRAKÓW Kraków, ul. Starowiślna 13; kierunkowy 0-12 CENTRALA ; fax wew. 146 Dyrektor Bogusław Wiśniewski Sekretariat/Centrala ; fax LUBLIN Lublin, ul. Unicka 4; kierunkowy 0-81 Dyrektor Andrzej Romańczuk Sekretariat wew , wew.185 fax ŁÓDŹ Łódź, ul. Wróblewskiego 18; kierunkowy 0-42 Dyrektor Marek Mazur Sekretariat ; fax OLSZTYN Olsztyn, ul. Partyzantów ½; kierunkowy 0-89 Dyrektor Andrzej Milkiewicz Sekretariat ; ; fax OPOLE Opole, ul. Horoszkiewicza 6; kierunkowy 0-77 CENTRALA fax ; wew. 300 Dyrektor Agnieszka Zagola wew. 201 POZNAŃ Poznań, ul. Marcelińska 90; kierunkowy 0-61 CENTRALA fax Dyrektor Andrzej Bobrowski wew. 444, Sekretariat ; RZESZÓW Rzeszów, ul.piłsudskiego 32; kierunkowy 0-17 CENTRALA ; ; ; ; ; fax Dyrektor Andrzej Wróbel wew. 20 Sekretariat wew. 18 SZCZECIN Szczecin, ul. Niedziałkowskiego 21; kierunkowy

10 fax Dyrektor Marek Jakubiak ; Sekretariat ; WARSZAWA Warszawa, ul. Waszyngtona 146; kierunkowy 0-22 Dyrektor Andrzej Różycki Sekretariat ; fax WROCŁAW Wrocław, ul. Powst. Śląskich 28/30; kierunkowy 0-71 fax Dyrektor Jacek Sołtys Sekretariat Zadania: a. organizacja seminariów opisanych w działaniach, b. wyszukiwanie i pozyskiwanie kontaktów z potencjalnymi beneficjentami i ich organizacjami, c. dystrybucja publikacji dotyczących Działania. 5. Ramowy harmonogram działanie Zakup mebli, wyposażenia wystawienniczego oraz akcesoriów prezentacyjnych Zakup ścianek i tablic informacyjnych Seminaria Promocja w mediach Materiały szkoleniowe Szkolenia i studia podyplomowe Szkolenie TPI ARR Publikacje na stronie internetowej Targi i wystawy I II III IV 10

11 6. Indykatywny Budżet działanie I II Budżet w tyś PLN III IV 2012 Zakup mebli, wyposażenia wystawienniczego oraz akcesoriów prezentacyjnych 10,00 14,85 20,00 44,85 Zakup ścianek i tablic informacyjnych 81,77 81,77 Seminaria 40,00 40,00 52,84 132,84 Promocja w mediach 220,50 270,25 391,23 881,98 Materiały szkoleniowe 43,05 43,05 Szkolenia i studia podyplomowe 45,51 45,51 Szkolenie TPI ARR Publikacje na stronie internetowej Targi i wystawy Razem 352,27 413,66 464, ,00 7. Sposób ewaluacji działań Ewaluacja działań będzie prowadzona w oparciu o następujące narzędzia: informacje ilościowe i jakościowe z ankiet dystrybuowanych na seminariach, informacje ilościowe i jakościowe z ankiet on-line na stronie internetowej ARR, opinie przekazywane przez instytucje zaangażowane w działania Planu (gównie OT ARR). 8. Zasady sprawozdawczości ze stopnia realizacji działań promocyjno-informacyjnych i szkoleniowych Sprawozdawczość będzie prowadzona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 11 marca 2010 r. w sprawie zakresu sprawozdań dotyczących realizacji PROW na lata oraz trybu i terminów przekazywania tych sprawozdań. 11