ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW

Transkrypt

1 ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW Sporządzony dla Agencji Rynku Rolnego na 2014 r. 1. Cele działań 1. Rozpowszechnienie informacji o Działaniu - wsparcie promocji produktów rolnych oraz środków spożywczych - nr 133 Działania informacyjne i promocyjne wśród potencjalnych beneficjentów na terenie kraju. 2. Rozpowszechnianie informacji o rezultatach i efektach osiągniętych w wyniku realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne. 3. Rozpowszechnianie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne. 4. Zachęcenie beneficjentów do składania wniosków o przyznanie pomocy. 5. Rozpowszechnianie informacji w zakresie nowego okresu programowania, założeń i kształtu Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , umowy partnerstwa w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR; 6. Rozpowszechnianie informacji w zakresie nowego okresu programowania nt. zadań przewidzianych do realizacji przez Agencję Rynku Rolnego w ramach działań: Systemy jakości produktów rolnych i środków spożywczych oraz Współpraca ; 7. Zachęcenie instytucji związanych z rolnictwem i samorządem terytorialnym do przekazywania informacji na temat wyżej wymienionych działań. 2. Kategorie grup docelowych 1. Potencjalni beneficjenci Działania 133 oraz potencjalni beneficjenci poddziałania Wsparcie na przeprowadzanie działań informacyjnych i promocyjnych ; 1

2 2. Potencjalni beneficjenci poddziałania Wsparcie dla nowych uczestników systemów jakości ; 3. Potencjalni beneficjenci działania Współpraca ; 4. Instytucje związane z doradztwem i obsługą przedsiębiorców rolnych; 5. Jednostki samorządu terytorialnego i administracji rządowej w województwach; 6. Szkolnictwo o profilu rolniczym; 7. Organizacje pozarządowe związane z rolnictwem. 3. Opis planowanych działań informacyjnych i promocyjnych oraz sposób ich realizacji, w tym wizualizacja 1. Promocja w mediach Banery ruchome i stacjonarne oraz materiały filmowe (81 banerów zostanie umieszczonych na portalach tematycznych, a materiały filmowe na stronach telewizji interaktywnej); Zamieszczenie artykułów sponsorowanych o działaniu w różnych segmentach prasy o zasięgu regionalnym, w miesięcznikach, tygodnikach i dziennikach oraz reklamy na portalach internetowych oraz w telewizji interaktywnej i telewizji publicznej, w artykułach będą informacje m.in. o liczbie złożonych wniosków, o wnioskowanej kwocie pomocy, o wypłaconej kwocie pomocy, o rodzajach wykonanych działań w ramach operacji, w artykułach zamieszczane będą również informacje o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne a także założeń i kształtu Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , w tym w szczególności działań przewidzianych do realizacji przez ARR. Planowana jest emisja ok. 265 artykułów, łączny nakład gazet w których zamieszczone zostaną informacje, wynosi ok. 1 mln, szacunkowa liczba osób, do których trafi informacja to ok. 3,2 mln osób zakładając współczytelnictwo); Współprodukcja i emisja programu telewizyjnego informującego o rezultatach działania oraz przekazywanie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania informacyjnego w stacjach regionalnych i stacja informacyjnych; Przekazywanie dziennikarzom informacji prasowych na temat działania, informowanie o rezultatach działania oraz przekazywanie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania przez rzecznika prasowego ARR. Powyższe aktywności adresowane są do wszystkich grup docelowych. 2

3 Spodziewane efekty działań w mediach: rozpowszechnianie informacji o rezultatach i efektach ze zrealizowanych operacji informacyjno promocyjnych w ramach działania 133; rozpowszechnianie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne ; budowanie świadomości wśród potencjalnych beneficjentów o istnieniu możliwości pozyskania środków na promocję własnych produktów w szczególności w ramach nowej perspektywy finansowej; pobudzenie aktywności potencjalnych beneficjentów oraz zrzeszających ich organizacji w zakresie skorzystania z poddziałania Wsparcie na przeprowadzanie działań informacyjnych i promocyjnych ; powielenie informacji o działaniu 133 i przekazanie jej potencjalnym beneficjentom przez dziennikarzy, pracowników instytucji związanych z doradztwem i obsługą przedsiębiorców rolnych, przedstawicieli samorządu terytorialnego i terenowej administracji rządowej, szkolnictwa o profilu rolniczym oraz innych; rozpowszechnianie informacji w zakresie nowego okresu programowania, założeń i kształtu Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , umowy partnerstwa w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR; budowanie świadomości wśród potencjalnych beneficjentów o istnieniu możliwości pozyskania środków na wsparcie uczestnictwa w systemach jakości oraz prowadzenie projektów współpracy. 2. Materiały promocyjne i informacyjne broszura na temat założeń i kształtu programu rozwoju obszarów wiejskich na lata Planowany jest druk szt broszury w formacie A4 (31 str.); 3. Bezpośrednie informowanie nt. działania 133 oraz działań przewidzianych do realizacji w ramach PROW podczas imprez targowo-wystawienniczych Pracownicy OT oraz Centrali Agencji będą organizowali stoiska informacyjne podczas ogólnopolskich, regionalnych i lokalnych imprez związanych z rolnictwem i rozwojem obszarów wiejskich: dotyczące wszystkich mechanizmów administrowanych przez ARR; dotyczące wyłącznie działań realizowanych w ramach PROW

4 lub przewidzianych do realizacji w ramach PROW Przewidujemy, że łącznie w 2014 r. zorganizujemy ok stoisk, na których będą udzielane informacje o PROW, z czego w przypadku 55 stoisk gdzie udzielane będą informacje dotyczące wyłącznie działań realizowanych w ramach PROW przewidziano finansowanie w ramach planu komunikacyjnego (szacunkowa liczba odbiorców 200 tys.). W 2014 r. ARR planuje brać udział m.in. w następujących lokalnych i regionalnych imprezach i wydarzeniach targowych: XVIII Wiosenne Targi Ogrodnicze i Targi Pszczelarskie w Szepietowie - kwiecień 2014 r., XXI Targi Rolnicze AGRO TARG maj 2014 r., VIII Festiwal Podkarpackich Smaków w Górnie czerwiec 2014 r., Opolagra 2014 Poznań, czerwiec 2014 r., XV Mazowieckie Dni Rolnictwa w Płońsku - czerwiec 2014 r., Międzynarodowe Targi Rolno-Przemysłowe AGRO-TECH - Minikowo k. Nakła, lipiec 2014 r., XXIV Międzynarodowa Wystawa Rolnicza Agropromocja wrzesień 2014 r., XIX Barwy Lata Dary Jesieni Zławieś Wielka, wrzesień 2014 r., Targi Polagra Food Międzynarodowe Targi Wyrobów Spożywczych Poznań, październik 2014 r., XX Międzynarodowe Targi Wyposażenia Hoteli i Gastronomii HORECA Kraków, listopad 2014 r. imprezy regionalne: (XXIII Targi Rolnicze Lubniewice 2014 maj 2014 r., XX Żuławskie Targi Rolne - czerwiec 2014 r., XXII Pomorskie Targi Rolno-Przemysłowe - czerwiec 2014 r., XIX Kujawsko-Pomorskie Dni Pola - Grubno k. Chełmna, czerwiec 2014 r., Targi Agroekoturystyczne w Augustowie - lipiec 2014 r., Festiwal Kultur i Kresowego Jadła w Baszni Dolnej sierpień 2014 r., Jesień w Gliśnie - wrzesień 2014 r., XIV AGRO SHOW - wrzesień 2014 r., Podkarpackie Święto Miodu Rzeszów, październik 2014 r., IV Targi Naturalnej Żywności NATURA FOOD Łódź, październik 2014 r.). Powyższe działania adresowane są zasadniczo do potencjalnych beneficjentów działań realizowanych w ramach PROW oraz przewidzianych do realizacji w ramach PROW Na imprezach targowych i wystawienniczych informacje przekazywane będą także przedstawicielom jednostek Doradztwa Rolniczego, szkół rolniczych oraz innych instytucji związanych ze współpracą z producentami rolnymi. Spodziewane efekty udziału w imprezach targowych i wystawienniczych: zachęcenie części organizacji, uprawnionych do skorzystania z działania, do złożenia wniosków o przyznanie pomocy; 4

5 nawiązanie kontaktu i współpracy przy składaniu wniosków o przyznanie pomocy z beneficjentami mniej aktywnymi; zachęcenie przedstawicieli pozostałych instytucji odwiedzających imprezy do przekazywania informacji potencjalnym beneficjentom na temat działań. 4. Punkt informacyjny Bieżące udostępnianie informacji o działaniach wspierane jest poprzez pracowników Telefonicznego Punktu Informacyjnego ARR. Działanie adresowane jest do potencjalnych beneficjentów i ich organizacji. Telefoniczny Punkt Informacyjny ARR zapewnia podstawową wiedzę na temat możliwości wykorzystania środków UE dostępnych w ramach mechanizmów WPR. Szczegółowe pytania są przekierowywane do komórek merytorycznych Agencji. Spodziewane efekty udostępnienia informacji o działaniu 133 przez Telefoniczny Punkt Informacyjny ARR: zwiększenie liczby beneficjentów poszczególnych działań; skontaktowanie beneficjentów z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi w ARR w celu udostępnienia bardziej szczegółowych informacji. 5. Publikacja aktualnych informacji i dokumentów dotyczących działań na stronie internetowej ARR ( Powyższe działanie adresowane jest do wszystkich zainteresowanych pozyskaniem informacji na temat działania 133 oraz działań przewidzianych do realizacji przez ARR w ramach PROW Dla potencjalnych beneficjentów i ich organizacji stanowić będzie kompletne źródło dokumentów i informacji koniecznych do uczestnictwa w przedmiotowych działaniach (materiałów informacyjnych, formularzy i przewodników itp.). Spodziewane efekty udostępnienia informacji na stronie internetowej ARR: większa aktywność beneficjentów w zakresie składania wniosków o przyznanie pomocy; przekazywanie bardziej merytorycznych informacji na temat działań przez dziennikarzy i inne podmioty współpracujące z przedsiębiorcami rolnymi. 5

6 6. Spotkania bezpośrednie (seminaria, szkolenia, prezentacje podczas konferencji) dotyczące działania 133 oraz działań przewidzianych do realizacji w ramach PROW Pracownicy ARR (zarówno Centrali jak i poszczególnych Oddziałów Terenowych ARR) będą: organizowali bezpośrednie spotkania z potencjalnymi beneficjentami działania; uczestniczyli w szkoleniach, seminariach i konferencjach, w których planowany jest udział potencjalnych beneficjentów działania, podczas których prezentować będą informacje nt.: efektów realizacji PROW ; dobrych praktyk stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne ; możliwości aplikowania o środki w ramach działania 133; nowego okresu programowania, założeń i kształtu Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , umowy partnerstwa w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR. Spodziewane efekty prowadzonych działań: rozpowszechnianie informacji o efektach realizacji PROW ; rozpowszechnianie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne ; budowanie świadomości wśród potencjalnych beneficjentów o istnieniu możliwości pozyskania środków na promocję własnych produktów; zwiększenie świadomości organizacji producentów w zakresie działania; rozpowszechnianie informacji w zakresie nowego okresu programowania, założeń i kształtu Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , umowy partnerstwa w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR. 6

7 7. Publikacja informacji nt. działania 133 oraz działań przewidzianych do realizacji w ramach PROW w innych publikacjach Informacje nt: efektów realizacji PROW ; dobrych praktyk stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne ; możliwości aplikowania o środki w ramach działania 133; nowego okresu programowania, założeń i kształtu Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , umowy partnerstwa w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR, będą publikowane w biuletynie informacyjnym ARR oraz innych wydawnictwach, w których ARR ma możliwość bezkosztowego zamieszczania treści. Spodziewane efekty: rozpowszechnianie informacji o efektach realizacji PROW ; rozpowszechnianie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne ; budowanie podstawowej świadomości wśród potencjalnych beneficjentów o istnieniu możliwości pozyskania środków na promocję własnych produktów; rozpowszechnianie informacji w zakresie nowego okresu programowania, założeń i kształtu Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , umowy partnerstwa w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR. 4. Opis systemu wdrażania planu komunikacyjnego z uwzględnieniem zadań wykonywanych przez właściwe jednostki organizacyjne podmiotów wdrażających Wymienione powyżej działania będą wdrażane przez komórki organizacyjne ARR, właściwe dla typu działania: 1. Biuro Promocji Żywności osoba odpowiedzialna i upoważniona do kontaktów: Piotr Kondraciuk - Dyrektor Biura (tel , faks , p.kondraciuk@arr.gov.pl) 7

8 Zadania: a. koordynacja działań informacyjnych, b. opracowanie merytoryczne materiałów informacyjnych dla różnych środków przekazu, c. udział merytoryczny w postępowaniach wyłaniających wykonawcę działań wymagających zewnętrznego wykonawstwa (produkcja programów radiowych, produkcja artykułów sponsorowanych, zakup mediów, publikacje, dystrybucja materiałów, obsługa cateringowa i multimedialna konferencji oraz produkcja i dystrybucja publikacji oraz materiałów informacyjnych), d. udział w wybranych imprezach: seminariach, targach, wystawach, e. organizacja szkolenia dla pracowników Telefonicznego Punktu Informacyjnego ARR, f. zamieszczanie informacji na stronie internetowej ARR. 2. Rzecznik prasowy ARR (osoba odpowiedzialna i upoważniona do kontaktów) Iwona Ciechan (tel , rzecznik@arr.gov.pl) Zadania: a. utrzymywanie kontaktu z dziennikarzami w zakresie informacji dotyczących PROW , b. przekazywanie dziennikarzom materiałów prasowych. 3. Oddziały Terenowe ARR osoba odpowiedzialna i upoważniona do kontaktów: Dyrektor Oddziału BIAŁYSTOK Białystok, ul. Kombatantów 4; bialystok@arr.gov.pl kierunkowy 0-85 Dyrektor Wojciech Kasjanowicz Sekretariat ; fax BYDGOSZCZ Bydgoszcz, ul. Kasztanowa 57; bydgoszcz@.arr.gov.pl kierunkowy 0-52 Dyrektor Tadeusz Zaborowski Sekretariat ; fax GDYNIA Gdynia, ul. Kołłątaja 1; gdynia@arr.gov.pl kierunkowy 0-58 p.o. Dyrektor Stanisław Wierycho Sekretariat ; fax GORZÓW WIELKOPOLSKI Gorzów Wielkopolski., ul. Gen. Sikorskiego 20c; gorzow@arr.gov.pl kierunkowy 0-95 Dyrektor Romuald Gawlik Sekretariat ; fax KATOWICE Katowice, Plac pod Lipami 5; katowice@arr.gov.pl kierunkowy 0-32 Dyrektor Tomasz Żabiński

9 Sekretariat ; fax KIELCE Kielce, ul. Piaskowa 18; kierunkowy 0-41 Dyrektor Maciej Giermasiński wew. 35 Sekretariat ; fax KRAKÓW Kraków, ul. Mogilska 104; kierunkowy 0-12 Dyrektor Bogusław Wiśniewski Sekretariat , ; fax LUBLIN Lublin, ul. Unicka 4; kierunkowy 0-81 Dyrektor Andrzej Romańczuk wew. 186 Sekretariat , wew. 185; fax ŁÓDŹ Łódź, ul. Wróblewskiego 18; kierunkowy 0-42 Dyrektor Marek Mazur Sekretariat ; fax OLSZTYN Olsztyn, ul. Partyzantów 1/2; kierunkowy 0-89 Dyrektor Andrzej Milkiewicz , Sekretariat ; fax OPOLE Opole, ul. Horoszkiewicza 6; kierunkowy 0-77 Dyrektor Agnieszka Zagola wew. 201 Sekretariat ; fax POZNAŃ Poznań, ul. Marcelińska 90; kierunkowy 0-61 Dyrektor Andrzej Bobrowski Sekretariat ; fax RZESZÓW Rzeszów, ul. Piłsudskiego 32; kierunkowy 0-17 Dyrektor Andrzej Wróbel wew. 20 Sekretariat ; fax SZCZECIN Szczecin, ul. Niedziałkowskiego 21; kierunkowy 0-91 Dyrektor Marek Jakubiak Sekretariat ; fax WARSZAWA Warszawa, Al. Waszyngtona 146; kierunkowy 0-22 Dyrektor Andrzej Różycki Sekretariat ; fax WROCŁAW Wrocław, ul. Powstańców Śląskich 28/30; kierunkowy 0-71 Dyrektor Jacek Sołtys Sekretariat ; fax

10 Zadania: a. organizacja spotkań z beneficjentami, do których kierowane są działania; b. organizacja stoisk informacyjnych; c. wyszukiwanie i pozyskiwanie kontaktów z potencjalnymi beneficjentami i ich organizacjami; d. dystrybucja publikacji. 10

11 5. Ramowy harmonogram Lp. Wyszczególnienie I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał 1.1 Działania promocyjne w mediach Banery ruchome i stacjonarne na portalach tematycznych oraz materiały filmowe na stronach telewizji interaktywnych Zamieszczenie artykułów sponsorowanych Współprodukcja i emisja programu telewizyjnego 1.2 Materiały promocyjne i informacyjne Broszura 1.3 Organizacja stoisk informacyjnych Wynajem powierzchni wystawienniczej 1.4 Działania bezkosztowe dla planu komunikacyjnego Punkt informacyjny Strona internetowa Spotkania bezpośrednie Publikacja informacji w innych publikacjach 11

12 6. Indykatywny Budżet Budżet w tys. PLN (wartości brutto) Lp. Wyszczególnienie I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał Razem kwota brutto 1.1 Działania promocyjne w mediach 0,00 0,00 0,00 637,27 637, Banery ruchome i stacjonarne na portalach tematycznych oraz materiały filmowe na stronach telewizji interaktywnych 0,00 0,00 0,00 98,40 98, Zamieszczenie artykułów sponsorowanych 0,00 0,00 0,00 359,78 359, Współprodukcja i emisja programu telewizyjnego 0,00 0,00 0,00 179,09 179, Materiały promocyjne i informacyjne 0,00 12,51 16,68 12,51 41, Broszura 0,00 12,51 16,68 12,51 41, Organizacja stoisk informacyjnych 0,00 0,00 0,00 169,13 169, Wynajem powierzchni wystawienniczej 0,00 0,00 0,00 169,13 169, Działania bezkosztowe dla planu komunikacyjnego 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Punkt informacyjny 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Strona internetowa 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Spotkania bezpośrednie 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Publikacja informacji w innych publikacjach 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 razem 0,00 12,51 16,68 818,91 848,10 7. Ewaluacja działań będzie prowadzona w oparciu o następujące narzędzia: informacje ilościowe i jakościowe z ankiet dystrybuowanych na seminariach i szkoleniach, informacje ilościowe i jakościowe z ankiet on-line na stronie internetowej ARR, 12

13 opinie przekazywane przez instytucje zaangażowane w działania Planu (gównie OT ARR). 8. Zasady sprawozdawczości ze stopnia realizacji działań promocyjno-informacyjnych i szkoleniowych Sprawozdawczość będzie prowadzona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 11 marca 2010 r. w sprawie zakresu sprawozdań dotyczących realizacji PROW na lata oraz trybu i terminów przekazywania tych sprawozdań. 13