ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW

Transkrypt

1 ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW Sporządzony dla Agencji Rynku Rolnego na 2013 r. 1. Cele działań 1. Rozpowszechnienie informacji o Działaniu - wsparcie promocji produktów rolnych - nr 133 Działania promocyjne i informacyjne wśród potencjalnych beneficjentów na terenie kraju. 2. Rozpowszechnianie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne. 3. Zachęcenie beneficjentów do składania wniosków o przyznanie pomocy. 4. Rozpowszechnianie efektów realizacji PROW ; 5. Rozpowszechnianie informacji w zakresie nowego okresu programowania, założeń i kształtu programu rozwoju obszarów wiejskich na lata , umowy partnerskiej w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR; 6. Zachęcenie instytucji związanych z rolnictwem i samorządem terytorialnym do przekazywania informacji na temat wyżej wymienionego działania. 2. Kategorie grup docelowych 1. Potencjalni beneficjenci Działania a. Organizacje i grupy producentów produktów rolnictwa ekologicznego. b. Organizacje i grupy producentów produktów regionalnych i tradycyjnych i. grupy producentów produktów zarejestrowanych we wspólnotowym systemie oznaczeń produktów regionalnych i tradycyjnych c. Grupy producentów wytwarzających produkty w systemie integrowanej produkcji. d. Grupy producentów wytwarzających produkty w systemie Jakość, Tradycja, e. Grupy producentów wytwarzających produkty w systemie QMP. 2. Instytucje związane z doradztwem i obsługą przedsiębiorców rolnych. 3. Jednostki samorządu terytorialnego i administracji rządowej w województwach. 1

2 4. Szkolnictwo o profilu rolniczym. 5. Organizacje pozarządowe związane z rolnictwem. 3. Opis planowanych działań informacyjnych i promocyjnych oraz sposób ich realizacji, w tym wizualizacja 1. Promocja w mediach Banery ruchome i stacjonarne oraz materiały filmowe (40 banerów zostanie umieszczone na portalach tematycznych a materiały filmowe na stronach telewizji interaktywnej); produkcja 3 spotów filmowych do zamieszczenia na stronach www oraz nieodpłatnie w stacjach telewizyjnych; Zamieszczenie artykułów sponsorowanych o działaniu w różnych segmentach prasy branżowej o zasięgu ogólnopolskim i regionalnym, w miesięcznikach tygodnikach i dziennikach oraz reklamy w portalach internetowych oraz w telewizji interaktywnej i telewizji publicznej, w artykułach będą informacje m.in. o ilości złożonych wniosków, o wnioskowanej kwocie pomocy, o wypłaconej kwocie pomocy, o rodzajach wykonanych działań w ramach operacji, w artykułach zamieszczane będą również informacje o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne a także założeń i kształtu programu rozwoju obszarów wiejskich na lata Planowana jest emisja 42 artykułów; Przekazywanie dziennikarzom informacji prasowych na temat działania, informowanie o rezultatach działania oraz przekazywanie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania przez rzecznika prasowego ARR. Powyższe aktywności adresowane są do wszystkich grup docelowych. Spodziewane efekty działań w mediach: budowanie świadomości wśród potencjalnych beneficjentów o istnieniu możliwości pozyskania środków na promocję własnych produktów; pobudzenie aktywności potencjalnych beneficjentów oraz zrzeszających ich organizacji w zakresie skorzystania z Działania; powielenie informacji o Działaniu i przekazanie jej potencjalnym beneficjentom przez dziennikarzy, pracowników instytucji związanych z doradztwem i obsługą 2

3 przedsiębiorców rolnych, przedstawicieli samorządu terytorialnego i terenowej administracji rządowej, szkolnictwa o profilu rolniczym oraz innych. Rozpowszechnianie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne. Rozpowszechnianie informacji w zakresie nowego okresu programowania, założeń i kształtu programu rozwoju obszarów wiejskich na lata , umowy partnerskiej w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR; 2. Materiały informacyjne i promocyjne broszura informacyjna zachęcająca do ubiegania się o przyznanie pomocy do działań promocyjnych w ramach PROW. W broszurze zamieszczano będą również informacje o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne a także założeń i kształtu programu rozwoju obszarów wiejskich na lata Planowana jest produkcja druk oraz dystrybucja szt broszury w formacie B5 (12 str); teczki na materiały informacyjne dotyczące działania, PROW oraz założeń i kształtu programu rozwoju obszarów wiejskich na lata dystrybuowane podczas spotkań z potencjalnymi beneficjentami działania. Planowana jest produkcja druk oraz dystrybucja szt teczek papierowych w formacie A4; Powyższe publikacje adresowane są zasadniczo do potencjalnych beneficjentów Działania 133 oraz ich organizacji. Dystrybucja publikacji odbędzie się bezpośrednio (do organizacji beneficjentów, poprzez kontakt bezpośredni na seminariach, konferencjach i imprezach targowo-wystawienniczych) oraz pośrednio (poprzez instytucje mające kontakt z producentami rolnymi). Dla wzmocnienia przekazu informacyjnego zostaną wykorzystane dodatkowe środki reklamowe (stojaki reklamowe oraz gadżety). Spodziewane efekty produkcji i dystrybucji materiałów: budowanie świadomości wśród potencjalnych beneficjentów o istnieniu możliwości pozyskania środków na promocję własnych produktów; zwiększenie świadomości organizacji producentów w zakresie Działania; Rozpowszechnianie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne. Rozpowszechnianie efektów realizacji PROW ; 3

4 Rozpowszechnianie informacji w zakresie nowego okresu programowania, założeń i kształtu programu rozwoju obszarów wiejskich na lata , umowy partnerskiej w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR; 3. Publikacja i dystrybucja materiałów informacyjnych nt działania w innych publikacjach Informacje nt: Możliwości aplikowania o środki w ramach działania 133; dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne. efektach realizacji PROW ; nowego okresu programowania, założeń i kształtu programu rozwoju obszarów wiejskich na lata , umowy partnerskiej w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR; będą publikowane w biuletynie informacyjnym ARR oraz innych wydawnictwach w których ARR ma możliwość bezkosztowego zamieszczania treści. Spodziewane efekty: budowanie podstawowej świadomości wśród potencjalnych beneficjentów o istnieniu możliwości pozyskania środków na promocję własnych produktów; Rozpowszechnianie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne. Rozpowszechnianie efektów realizacji PROW ; Rozpowszechnianie informacji w zakresie nowego okresu programowania, założeń i kształtu programu rozwoju obszarów wiejskich na lata , umowy partnerskiej w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR; 4. Punkty informacyjne Bieżące udostępnianie informacji o Działaniu wspierane jest poprzez pracowników Telefonicznego Punktu Informacyjnego ARR. Działanie adresowane jest do potencjalnych beneficjentów i ich organizacji. Telefoniczny Punkt Informacyjny ARR zapewnia podstawową wiedzę na temat możliwości 4

5 wykorzystania środków UE dostępnych w ramach mechanizmów WPR. Szczegółowe pytania są przekierowywane do komórek merytorycznych Agencji. Spodziewane efekty udostępnienia informacji o Działaniu przez Telefoniczny Punkt Informacyjny ARR: zwiększenie liczby zainteresowanych skorzystaniem z Działania; skontaktowanie beneficjentów z Biurem Promocji Żywności w ARR w celu udostępnienia bardziej szczegółowych informacji. 5. Publikacja aktualnych informacji i dokumentów dotyczących Działania na stronie internetowej ARR ( Dział Promocja Żywności/Promocja ze środków PROW ) Powyższe działanie adresowane jest do wszystkich zainteresowanych pozyskaniem informacji na temat Działania. Dla potencjalnych beneficjentów i ich organizacji stanowić będzie kompletne źródło dokumentów i informacji koniecznych do uczestnictwa w Działaniu 133 (materiałów informacyjnych, formularzy i przewodników itp.). Spodziewane efekty udostępnienia informacji na stronie internetowej ARR: większa aktywność beneficjentów w zakresie składania wniosków o pomoc; przekazywanie bardziej merytorycznych informacji na temat Działania 133 przez dziennikarzy i inne podmioty współpracujące z przedsiębiorcami rolnymi. 6. Promocja Działania 133 podczas ogólnopolskich, regionalnych i lokalnych imprez związanych z rolnictwem i rozwojem obszarów wiejskich w ramach stoisk informacyjnych dotyczących wszystkich mechanizmów WPR administrowanych przez ARR 6.1 XVI Wiosenne Targi Ogrodnicze i Targi Pszczelarskie PODR w Szepietowie kwiecień 2013 r., Ekogala VI Międzynarodowe Targi Żywności maj 2013 r., Produktów i Technik Ekologicznych maj 2013 r. Boguchwała, IX Targi Opolagra czerwiec 2013 r. Kamień Śląski, XIII Mazowieckie Dni Rolnictwa w Płońsku czerwiec 2013 r., XXXVI Międzynarodowe Targi Rolno-Przemysłowe AGRO-TECH Minikowo czerwiec-lipiec 2013 r. Minikowo k. Nakła, VI Festiwal Podkarpackich Smaków w Górnie czerwiec 2013 r. Rzeszów, XIX Barwy Lata Dary Jesieni wrzesień 2013 r. Zławieś Wielka, Targi Polagra Food Międzynarodowe Targi 5

6 Wyrobów Spożywczych październik 2013 r. Poznań, XX Międzynarodowe Targi Wyposażenia Hoteli i Gastronomii HORECA listopad 2013 r. Kraków. 6.2 udział w ok. 8 imprezach regionalnych (XXI Targi Rolnicze Lubniewice 2013 maj 2013 r., XVI Kujawsko-Pomorskie Dni Pola czerwiec 2013 r. Zławieś Wielka, IV Targi AgroEkoTurystyczne w Augustowie lipiec 2013 r., X Podlaski Dzień Kukurydzy wrzesień 2013 r. Szepietowo, XIV AGRO SHOW wrzesień 2013 r. Bednary, Smaki Regionów październik 2013 r. Poznań, VIII Podkarpackie Święto Miodu październik 2013 r. Rzeszów, IV Targi Naturalnej Żywności NATURA FOOD październik 2013 r. Łódź). Powyższe działania adresowane są zasadniczo do potencjalnych beneficjentów Działania 133 oraz ich organizacji. Na imprezach targowych i wystawienniczych informacje przekazywane będą także przedstawicielom jednostek Doradztwa Rolniczego, szkół rolniczych oraz innych instytucji związanych ze współpracą z producentami rolnymi. Spodziewane efekty udziału w imprezach targowych i wystawienniczych: nakłonienie części organizacji uprawnionych do skorzystania z Działania do złożenia wniosków o pomoc; nawiązanie kontaktu i współpracy przy składaniu wniosku o pomoc z beneficjentami mniej aktywnymi zachęcenie przedstawicieli pozostałych instytucji odwiedzających imprezy do przekazywania informacji potencjalnym beneficjentom na temat Działania. 7. Spotkania bezpośrednie (seminaria, szkolenia, prezentacje podczas konferencji) dotyczące Działania 133 Pracownicy ARR (zarówno Centrali jak i poszczególnych Oddziałów Terenowych ARR) będą: organizowali bezpośrednie spotkania z potencjalnymi beneficjentami działania; uczestniczyli w szkoleniach, seminariach i konferencjach w których planowany jest udział potencjalnych beneficjentów działania podczas których prezentować będą informacje nt.: Możliwości aplikowania o środki w ramach działania 133; dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne. efektach realizacji PROW ; nowego okresu programowania, założeń i kształtu programu rozwoju obszarów wiejskich na lata , umowy partnerskiej w odniesieniu do realizowanej 6

7 polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR; W przedmiotowym działaniu wykorzystywane będą wyprodukowane broszury i teczki. Spodziewane efekty prowadzonych działań: budowanie świadomości wśród potencjalnych beneficjentów o istnieniu możliwości pozyskania środków na promocję własnych produktów; zwiększenie świadomości organizacji producentów w zakresie Działania; Rozpowszechnianie informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działania 133 Działania informacyjne i promocyjne. Rozpowszechnianie efektów realizacji PROW ; Rozpowszechnianie informacji w zakresie nowego okresu programowania, założeń i kształtu programu rozwoju obszarów wiejskich na lata , umowy partnerskiej w odniesieniu do realizowanej polityki obszarów wiejskich oraz aspektów komplementarności pomiędzy I i II filarem WPR; 4. Opis systemu wdrażania planu komunikacyjnego z uwzględnieniem zadań wykonywanych przez właściwe jednostki organizacyjne podmiotów wdrażających Wymienione powyżej działania będą wdrażane przez komórki organizacyjne ARR, właściwe dla typu działania: 1. Biuro Promocji Żywności osoba odpowiedzialna i upoważniona do kontaktów: Piotr Kondraciuk - Dyrektor Biura (tel , faks , p.kondraciuk@arr.gov.pl) Zadania: a. koordynacja działań informacyjnych, b. opracowanie merytoryczne materiałów informacyjnych dla różnych środków przekazu, c. udział merytoryczny w postępowaniach wyłaniających wykonawcę działań wymagających zewnętrznego wykonawstwa (produkcja programów radiowych, produkcja artykułów sponsorowanych, zakup mediów, publikacje, dystrybucja materiałów, obsługa cateringowa i multimedialna seminariów oraz produkcja i dystrybucja publikacji oraz materiałów informacyjnych), d. udział w wybranych imprezach: seminariach, targach, wystawach, e. organizacja szkolenia dla pracowników Telefonicznego Punktu Informacyjnego ARR, 7

8 f. zamieszczanie informacji na stronie internetowej ARR. 2. Rzecznik prasowy ARR (osoba odpowiedzialna i upoważniona do kontaktów) Iwona Ciechan (tel , rzecznik@arr.gov.pl) Zadania: a. utrzymywanie kontaktu z dziennikarzami w zakresie informacji dotyczących Programu, b. przekazywanie dziennikarzom materiałów prasowych. 3. Oddziały Terenowe ARR osoba odpowiedzialna i upoważniona do kontaktów: Dyrektor Oddziału BIAŁYSTOK Białystok, ul. Kombatantów 4; bialystok@arr.gov.pl kierunkowy 0-85 Dyrektor Wojciech Kasjanowicz Sekretariat ; fax BYDGOSZCZ Bydgoszcz, ul. Kasztanowa 57 bydgoszcz@.arr.gov.pl kierunkowy 0-52 Dyrektor Tadeusz Zaborowski Sekretariat ; fax GDYNIA Gdynia, ul. Kołłątaja 1 gdynia@arr.gov.pl kierunkowy 0-58 Dyrektor Radosław Szatkowski Sekretariat ; fax GORZÓW WIELKOPOLSKI Gorzów Wlkp., ul. Gen. Sikorskiego 20c gorzow@arr.gov.pl kierunkowy 0-95 Dyrektor Romuald Gawlik Sekretariat ; fax KATOWICE Katowice, Plac pod Lipami 5; katowice@arr.gov.pl kierunkowy 0-32 fax fax Dyrektor Tomasz Żabiński Sekretariat KIELCE Kielce, ul. Piaskowa 18; kielce@arr.gov.pl kierunkowy 0-41 CENTRALA ; fax Dyrektor Maciej Giermasiński wew. 35 Sekretariat/Centrala/Fax sekretariatu wew. 38/36/50 KRAKÓW Kraków, ul. Starowiślna 13; krakow@arr.gov.pl 8

9 kierunkowy 0-12 CENTRALA ; fax wew. 146 Dyrektor Bogusław Wiśniewski Sekretariat/Centrala ; fax LUBLIN Lublin, ul. Unicka 4; kierunkowy 0-81 Dyrektor Andrzej Romańczuk Sekretariat wew , wew.185 fax ŁÓDŹ Łódź, ul. Wróblewskiego 18; kierunkowy 0-42 Dyrektor Marek Mazur Sekretariat ; fax OLSZTYN Olsztyn, ul. Partyzantów ½; kierunkowy 0-89 Dyrektor Andrzej Milkiewicz Sekretariat ; ; fax OPOLE Opole, ul. Horoszkiewicza 6; kierunkowy 0-77 CENTRALA fax ; wew. 300 Dyrektor Agnieszka Zagola wew. 201 POZNAŃ Poznań, ul. Marcelińska 90; kierunkowy 0-61 CENTRALA fax Dyrektor Andrzej Bobrowski wew. 444, Sekretariat ; RZESZÓW Rzeszów, ul.piłsudskiego 32; kierunkowy 0-17 CENTRALA ; ; ; ; ; fax Dyrektor Andrzej Wróbel wew. 20 Sekretariat wew. 18 SZCZECIN Szczecin, ul. Niedziałkowskiego 21; kierunkowy 0-91 fax Dyrektor Marek Jakubiak ; Sekretariat ; WARSZAWA Warszawa, ul. Waszyngtona 146; kierunkowy 0-22 Dyrektor Andrzej Różycki Sekretariat ; 9

10 fax WROCŁAW Wrocław, ul. Powst. Śląskich 28/30; kierunkowy 0-71 fax Dyrektor Jacek Sołtys Sekretariat Zadania: a. organizacja spotkań z beneficjentami opisanych w działaniach, b. udział w imprezach targowo - wystawienniczych c. wyszukiwanie i pozyskiwanie kontaktów z potencjalnymi beneficjentami i ich organizacjami, d. dystrybucja publikacji dotyczących Działania. 5. Ramowy harmonogram Budżet w tyś PLN (wartości brutto) Lp. Wyszczególnienie I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał 1 Usługi obce 1.1 Działania promocyjne w mediach 1.2 Materiały informacyjne i promocyjne 2 Działania bezkosztowe 2.1 Publikacja i dystrybucja materiałów informacyjnych nt działania w innych publikacjach 2.2 Punkty informacyjne Publikacja aktualnych informacji i dokumentów dotyczących Działania na stronie internetowej ARR Promocja Działania 133 podczas ogólnopolskich, regionalnych i lokalnych imprez związanych z rolnictwem i rozwojem obszarów wiejskich w ramach stoisk informacyjnych dotyczących wszystkich mechanizmów WPR administrowanych przez ARR Spotkania bezpośrednie (seminaria, szkolenia, prezentacje podczas konferencji) dotyczące Działania

11 6. Indykatywny Budżet Budżet w tyś PLN (wartości brutto) Lp. Wyszczególnienie I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał Razem kwota brutto w zł Ogółem 0,00 0,00 259,97 239,24 499,21 1 Usługi obce 0,00 0,00 259,97 239,24 499, Działania promocyjne w mediach 0,00 0,00 239,24 239,24 478, Materiały informacyjne i promocyjne 0,00 0,00 20,74 20,74 3 Działania bezkosztowe 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Publikacja i dystrybucja materiałów informacyjnych nt działania w innych publikacjach 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Punkty informacyjne 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Publikacja aktualnych informacji i dokumentów dotyczących Działania na stronie internetowej ARR Promocja Działania 133 podczas ogólnopolskich, regionalnych i lokalnych imprez związanych z rolnictwem i rozwojem obszarów wiejskich w ramach stoisk informacyjnych dotyczących wszystkich mechanizmów WPR administrowanych przez ARR Spotkania bezpośrednie (seminaria, szkolenia, prezentacje podczas konferencji) dotyczące Działania 133 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Ewaluacja działań będzie prowadzona w oparciu o następujące narzędzia: informacje ilościowe i jakościowe z ankiet dystrybuowanych na seminariach, informacje ilościowe i jakościowe z ankiet on-line na stronie internetowej ARR, 8. Zasady sprawozdawczości ze stopnia realizacji działań promocyjno-informacyjnych i szkoleniowych opinie przekazywane przez instytucje zaangażowane w działania Planu (gównie OT ARR). Sprawozdawczość będzie prowadzona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 11 marca 2010 r. w sprawie zakresu sprawozdań dotyczących 11

12 realizacji PROW na lata oraz trybu i terminów przekazywania tych sprawozdań. 12