Regulamin przeprowadzania przetargów i udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane

Transkrypt

1 Regulamin przeprowadzania przetargów i udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 58.1/2014 z dnia 17 kwietnia 2014 r. Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień przez Gminę Tczew, ulica Lecha 12, Tczew. Słowniczek Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Ustawie - należy przez to rozumieć aktualnie obowiązującą ustawę Prawo Zamówień publicznych, 2) Regulaminie - należy przez to rozumieć regulamin udzielania zamówień obowiązujący w Urzędzie Gminy Tczew lub Gminie Tczew, 3) Zamawiającym - należy przez to rozumieć Gminę Tczew z siedzibą przy ulicy Lecha 12, 5) Cenie - należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu aktualnie obowiązującej ustawy o cenach. 6) Wartość zamówienia - należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością. Określenia wartości szacunkowej zamówienia, dokonuje się przy odpowiednim zastosowaniu przepisów art Ustawy, w szczególności mając na względzie zakaz dzielenia zamówienia na części i zaniżania jego wartości. 7) Zamówieniach - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym, a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, 8) Dostawach - należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu. 9) Usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy. 1

2 10) Robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu aktualnie obowiązującej ustawy Prawo Budowlane a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu aktualnie obowiązującej ustawy Prawo Budowlane za pomocą dowolnych środków zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego. 11) Wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę, lub zawarła umowę. l 1. Zamówień, których wartość szacunkowa netto nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro udziela się na podstawie przepisów zawartych w niniejszym regulaminie. 2. Wartość euro oblicza się zgodnie z zasadami postępowania w sprawach o udzielenie zamówień tj. wartość netto zamówienia obliczona na podstawie aktualnie obowiązującego Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy. 3. Do zamówień, których wartość nie przekracza zł netto niniejszy regulamin nie ma zastosowania. Powyższy zapis nie wyłącza możliwości zastosowania zapisów 3 ust. 2 niniejszego regulaminu. 4. Udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej euro nie możne naruszać zakazu dzielenia zamówienia na części, o którym mowa w art. 32 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych 5. Udzielając zamówienia Gmina Tczew, winna faktycznie posiadać lub mieć zagwarantowane środki przeznaczone na sfinansowanie zamówienia. 6. Określenia wartości zamówienia dokonuje pracownik odpowiedzialny za przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia 2 1. Ustalając przedmiot zamówienia należy w sposób szczegółowy przestrzegać zasad wynikających z ustawy. 2. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiedzialni są pracownicy zatrudnieni w Urzędzie Gminy Tczew. 3. Udzielenie zamówienia na podstawie przepisów niniejszego regulaminu wymaga sporządzenia notatki służbowej wg załącznika nr 1 4. Pracownicy, odpowiedzialni za realizację danego zamówienia, wykonują czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania w sposób obiektywny, bezstronny oraz z zachowaniem należytej staranności. 2

3 3 l. Procedury udzielania zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane regulowane są w układzie zamówienie o wartości do euro netto oraz zamówienie o wartości powyżej kwoty euro netto. 2. Przy udzielaniu zamówienia o wartości do euro netto pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia dokonuje rozpoznania rynku i odbiera propozycje cenowe wykonawców oraz dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty. Przepisy ust. 6 i ust. 7 stosuje się odpowiednio. 3. Przed przystąpieniem do udzielenia zamówienia o wartości powyżej kwoty euro netto, pracownik odpowiedzialny za realizację danego zamówienia powinien w szczególności wykonać następujące czynności: a) szczegółowo opisać przedmiot zamówienia, b) oszacować przedmiot zamówienia, c) przeliczyć szacunkową wartość ze złotych na równowartość wyrażoną w euro zgodnie z zasadami określonymi w l ust. 2, d) przeprowadzić analizę rynku potencjalnych dostawców lub wykonawców. 4. Pracownik prowadzący postępowanie w sprawie udzielania zamówienia o wartości powyżej kwoty euro netto przygotowuje zaproszenie do składania ofert (zapytanie ofertowe), które kieruje do wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję (jednak nie mniejszej niż trzech ) oraz wybór najkorzystniejszej oferty. Do zaproszenia można załączyć informacje o wymaganych dokumentach niezbędnych do otrzymania zamówienia, formularz oferty, na którym wykonawcy składają swoje propozycje cenowe oraz istotne postanowienia umowy lub wzór umowy. 5. Nie dopuszcza się możliwość negocjacji ofert cenowych. 6. Zamówienie zostaje udzielone wykonawcy, który złożył ofertę zawierającą najniższą cenę lub, którego dana oferta jest najkorzystniejsza z innych powodów np. terminu wykonania zamówienia, jakości, gwarancji. 7. W przypadku wyboru najkorzystniejszej oferty dla zamawiającego z innych powodów niż najniższa cena, pracownik odpowiedzialny za prowadzenie postępowania sporządza na piśmie uzasadnienie wyboru danego wykonawcy. 8. Z czynności, o których mowa w ust. 4 i 6 sporządza się zestawienie ofert cenowych wg załącznika nr 2 podpisywane przez pracownika prowadzącego postępowanie, a zatwierdzane przez Wójta. 9. Notatkę, której mowa w 2 ust. 3 zatwierdza Wójt. 10. Udzielenie zamówienia, o którym mowa w mniejszym regulaminie, wymaga sporządzenia umowy w formie pisemnej, z tym, że dla zamówień o wartości do 6000 euro netto umowę sporządza się w oparciu o notatkę, o której mowa w 2 ust. 3 zaś dla zamówień o wartości powyżej kwoty 6000 euro netto podstawą do udzielania zamówienia i sporządzenia umowy jest propozycja cenowa złożona przez wykonawcę. 3

4 4 1. Z uwagi na specyfikę przedmiotu zamówienia pracownik realizujący zamówienie w uzasadnionych sytuacjach może odstąpić od udzielania zamówienia zgodnie z procedurami określonymi w niniejszym regulaminie, po akceptacji Wójta opartej o pisemne uzasadnienie pracownika. 2. W przypadku wystąpienia sytuacji wyjątkowej, nadzwyczajnej, której nie można było wcześniej przewidzieć a z przyczyn gospodarczych zachodzi pilna potrzeba natychmiastowego udzielenia zamówienia publicznego w trybie awaryjnym wymagającym niezwłocznego działania, udziela się zamówienia z pominięciem postanowień niniejszego regulaminu. 3. Sytuacjami wyjątkowymi, nadzwyczajnymi kiedy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia mogą być w szczególności: awarie, wypadki, powodzie i osuwiska oraz usuwanie ich skutków, śnieżyce, oblodzenia inne zdarzenia mające charakter klęski itp. 4. Poza postanowieniami niniejszego regulaminu można udzielić zamówień, które ze względu na szczególne potrzeby zamawiającego mogą być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę, lub mogą być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze albo z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów Dokumentację postępowań udzielanych na podstawie przepisów niniejszego regulaminu prowadzi i przechowuje pracownik odpowiedzialny za realizację określonego zamówienia. 2. Osobami wykonującymi czynności w postępowaniach określonych w niniejszym rozdziale nie mogą być osoby: 1) ubiegają się o udzielenie zamówienia będącego przedmiotem postępowania; 2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, 4) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób, 5) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 3. Każda osoba wykonująca czynności w postępowaniu po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców składa pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania - pisemne oświadczenie o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w ust 2. Oświadczenie winno zostać złożone także w terminie późniejszym, jeżeli 4

5 okoliczności, o których mowa w ust. 2, ujawnią się w toku prac osób uczestniczących w postępowaniu. Wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 3 do Regulaminu. 4. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie postępowania prowadzi rejestr zamówień publicznych. 5. Do umów zawieranych w sprawach o udzielenie zamówienia poniżej euro mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. 5

6 Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień w Gminie Tczew Notatka służbowa 1. Komórka organizacyjna realizujący zamówienie:.. 2. Przedmiot zamówienia:.. 3. Szacunkowa wartość zamówienia: Wartość netto:.... PLN (słownie:..) Wartość zamówienia w przeliczeniu na euro wynosi: euro netto. Średni kurs złotego do euro służący do przeliczenia wartości zamówienia przyjęty został zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosi: Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu. określono na podstawie.. Osoba/y dokonująca ustalenia wartości zamówienia: 4. Zamówienie tego samego rodzaju było/nie 1 było realizowane w ramach Projektu (Zamówienie z dnia...., wartość zamówienia wyrażona w PLN... co stanowi równowartość EURO). 5. Zapytanie ofertowe zostało skierowane do następujących wykonawców: n 6.Uzasadnienie skierowania zapytania ofertowego do mniej niż 3 wykonawców/dostawców.. 7. Streszczenie oceny i porównania ofert: L.p. Oferta (nr) Kryterium nr 1 - cena Kryterium nr 2 Kryterium nr 3 Razem n 8. Za najkorzystniejszą uznano ofertę:... (nazwa i adres wykonawcy) 6

7 9. Uzasadnienie: Załączniki: (Data i podpis Zamawiającego) (Data i podpis osoby odpowiedzialnej za przygotowanie i przeprowadzenie procedury) 7

8 Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień w Gminie Tczew Zestawienie ofert cenowych Dotyczy zamówienia pn. Zaproszenie do złożenia ofert cenowych przekazano do: Lp. Nazwa i adres wykonawcy Uwagi Do dnia. wpłynęły następujące oferty cenowe: Lp. Nazwa i adres wykonawcy Cena oferty Uwagi Wybrano ofertę najtańszą spośród w/w tj... (Nazwa i adres wykonawcy)... (Data i podpis Zamawiającego) (Data i podpis osoby odpowiedzialnej za przygotowanie i przeprowadzenie procedury) Załącznik nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień 8

9 w Gminie Tczew pieczęć zamawiającego Oświadczenie: 1) kierownika zamawiającego pracownika zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynności członka komisji przetargowej biegłego innej osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia Imię (imiona). Nazwisko Uprzedzony o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania oświadczam, że: 1) nie ubiegam się o udzielenie zamówienia; 2) nie pozostaję w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie jestem związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia nie pozostawałem w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą i nie byłem członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 4) nie pozostaję z żadnym wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności; 5) nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.... (miejscowość, data)... (podpis) W związku z zaistnieniem okoliczności, o której mowa w pkt... 1), podlegam wyłączeniu z niniejszego postępowania... (miejscowość, data)... (podpis) 1 ) Zaznaczyć właściwe. 1) Wymienić pkt od 1 do 5, jeżeli dotyczy. 9

10 10

11 11