REGULAMIN UDZIELANIA PRZEZ PRZEDSIĘBIORSTWO ENERGETYKI CIEPLNEJ I GOSPODARKI WODNO-ŚCIEKOWEJ SP. Z O.O

Transkrypt

1 REGULAMIN UDZIELANIA PRZEZ PRZEDSIĘBIORSTWO ENERGETYKI CIEPLNEJ I GOSPODARKI WODNO-ŚCIEKOWEJ SP. Z O.O. W KOLNIE ZAMÓWIEŃ NA DOSTAWY USŁUGI I ROBOTY BUDOWLANE KOLNO, dnia r. Zatwierdzam Prezes Zarządu Dariusz Andrzej Gąsiewski

2 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1) Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień na dostawy, usługi i wykonywanie robót budowlanych, udzielanych przez Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej i Gospodarki Wodno-Ściekowej Sp. z o.o. w Kolnie /do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych zgodnie z art. 4 pkt. 8 tej ustawy./ 2) Zamawiającym w rozumieniu Regulaminu jest Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej i Gospodarki Wodno-Ściekowej Sp. z o.o. w Kolnie, zwany dalej PECiGW-Ś. 3) Wnioskodawcą w rozumieniu Regulaminu jest kierownik jednostki organizacyjnej PECiGW-Ś, właściwy ze względu na przedmiot zamówienia, Inspektor ds. Inwestycji i Remontów. 4) Postępowania o udzielenie zamówienia mają zapewnić zamawiającemu dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty. 5) Postępowanie o udzielenie zamówienia powinno zapewnić wymóg: a) jawności - w szczególności rozumianej jako zamieszczenie ogłoszenia o przetargu (aukcji) w prasie lub w Internecie, w zależności od wartości i rodzaju zamówienia. Decyzję o zakresie upowszechnienia informacji o planowanym zawarciu umowy podejmuje beneficjent. Dodatkowo ogłoszenie powinno być zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie beneficjenta. b) niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia - w szczególności rozumianej jako zakaz zawierania w opisie postanowień mogących preferować konkretnych wykonawców oraz, w przypadku konieczności wskazania konkretnych znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, obligatoryjne dopuszczenie rozwiązań równoważnych, c) równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich - w szczególności rozumianej jako zakaz stawiania wymagań 2

3 powodujących dyskryminację względem wykonawców z innych państw członkowskich. Przykładowo zakazane są wymagania nakładające: i) posiadanie przez wykonawcę doświadczenia w wykonywaniu zamówienia w Polsce, li) posiadanie przez wykonawcę doświadczenia w realizacji zamówień współfinansowanych w ramach funduszy UE lub funduszy krajowych. d) wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem, e) odpowiednich terminów - w szczególności rozumianej jako wyznaczenie na składanie ofert terminów umożliwiających wykonawcom zapoznanie się z opisem przedmiotu zamówienia, przygotowanie i złożenie oferty, f) przejrzystego i obiektywnego podejścia - w szczególności rozumianej jako obowiązek wyłączania po stronie beneficjenta z przygotowania i prowadzenia przetargu osób, w stosunku do których zachodzą przesłanki wskazane wart. 17 ust. 1 ustawy Pzp. 6) Zawieranie umowy: Umowy należy zawierać w sposób efektywny w formie pisemnej dla zamówień powyżej zł netto. 7) Wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów). W takim przypadku należy uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie na potwierdzenie zawarcie umowy dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Zamawiający jest zobowiązany do potwierdzenia zakresu zamówienia, w szczególności poprzez zachowanie dokumentacji dotyczącej zlecenia zamówienia. W przypadku szkoleń należy zachować program szkolenia (dopuszczalny jest wydruk z dokumentów w wersji elektronicznej). Przez umowy, dla których ogólna przyjęta praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej rozumie się w szczególności umowy dotyczące form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia, studia, itp.l. w przypadku których całkowity wydatek nie przekracza kwoty 5000 zł bez podatku od 3

4 towarów i usług oraz inne umowy, których wartość nie przekracza kwoty 2000 zł bez podatku od towarów i usług. TRYBY UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 2 Ustala się następujące tryby udzielenie zamówienia: 1) Dla zamówień o wartości szacunkowej do kwoty nieprzekraczającej równowartości zł netto: a) nie stosuje się formy pisemnej 2) Dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej kwoty zł netto do kwoty nieprzekraczającej równowartości euro netto : a) rozeznanie cenowe 3) Dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej kwoty euro netto: a) zapytanie ofertowe b) w przypadku realizowania programów z udziałem środków finansowych z Unii Europejskiej mają zastosowanie przepisy, zasady i tryby udzielania zamówień zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 907) oraz przepisy Kodeksu Cywilnego c) przy wartości zamówień, które przekroczą progi zamówień sektorowych określone w ustawie PZP stosuje się ustawę Prawo Zamówień Publicznych 4) Dla zamówień o charakterze nieprzewidywalnym typu: awarie stosuje się zasady dotyczące trybu rozeznania cenowego. 5) W sytuacjach, których nie można było wcześniej przewidzieć dopuszcza się zawarcie umów na dodatkowe roboty budowlane i dodatkowe usługi. Wartość robót i usług nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia. 4

5 PROCEDURA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ POWYŻEJ KWOTY ZŁ NETTO DO KWOTY NIEPRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI EURO NETTO ROZEZNANIE CENOWE 3 1) Podstawę dokonania zakupu dostaw, usług i wykonywania robót budowlanych stanowi wniosek Wnioskodawcy. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 2) Wypełniony wniosek zaakceptowany przez Prezesa PECiGW-Ś lub osobę upoważnioną jest podstawą do przeprowadzenia rozeznania cenowego w formie sondażu internetowego lub pisemnego, np. fax oraz na podstawie wszelkich możliwych źródeł informacji np. aktualnych katalogów cenowych. 3) Z rozeznania cenowego w dowolnie wybranej formie Wnioskodawca sporządza notatkę służbową. Wzór notatki stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 4) Cała dokumentacja z podjętych czynności tj. wniosek wraz z notatką służbową oraz projektem zlecenia lub umowy zaparafowanej przez Wnioskodawcę oraz Dział Finansowo-Księgowy zostaje przekazany Prezesowi PECiGW-Ś lub osobie przez niego upoważnionej celem udzielenia zamówienia w formie zlecenia. 5) Cała dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia przechowywana jest u Wnioskodawcy, który odpowiedzialny jest za realizację zamówienia oraz archiwizację dokumentacji. 5

6 PROCEDURA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ POWYŻEJ KWOTY EURO NETTO ZAPYTANIE OFERTOWE 4 1) Podstawę dokonania zakupu dostaw, usług i wykonywania robót budowlanych w tym trybie stanowi wniosek Wnioskodawcy. 2) Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 3) Wypełniony wniosek zaakceptowany przez Prezesa PECiGW-Ś lub osobę upoważnioną jest podstawą do przeprowadzenia zapytania ofertowego. 4) Wyłonienie wykonawców w trybie zapytania ofertowego polega na skierowaniu przez Wnioskodawcę zaproszenia do składania ofert do wybranych wykonawców. 5) Udzielenie zamówienia w trybie zapytania ofertowego następuje poprzez zaproszenie do składania ofert takiej liczby wykonawców, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, jednakże nie mniejszej niż do dwóch. Wraz z zaproszeniem do składania ofert wykonawcom przesyła się szczegółowe wymagania ofertowe. Wzór oferty stanowi załącznik nr 3. 6) Każdy z Wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Negocjacji nie prowadzi się. 7) Prezes PECiGW-Ś może powołać komisję do wyboru najkorzystniejszej oferty, określając jej zakres i sposób działania. 8) Z zapytania ofertowego Wnioskodawca sporządza protokół. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. 9) W przypadku udzielenia zamówienia w formie zlecenia lub umowy stosuje się odpowiednio postanowienia 3 ust.4-5 niniejszego Regulaminu. 6

7 ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 5 Zakończenie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia następuje z dniem: 1) zawarcia umowy z wykonawcą, któremu udzielono zamówienia lub udzielenia zamówienia w formie zlecenia, 2) podjęcia przez Prezesa PECiGW-Ś decyzji w sprawie zamknięcia przez zamawiającego postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert, 3) podjęcia przez Prezesa PECiGW-Ś na wniosek Wnioskodawcy decyzji w sprawie unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli: a) nie złożono żadnej oferty, b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, c) podjęcia przez Prezesa PECiGW-Ś decyzji w sprawie unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia bez podania przyczyny. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 6 1) W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, a w szczególności Księgi pierwszej, Tytułu IV, Działu II 2) Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o kwotach podanych w euro należy przez to rozumieć kurs euro według aktualnego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 3) Zmiany do Regulaminu wprowadzane są w trybie właściwym dla jego uchwalenia. 4) Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. 7