Zapytanie ofertowe Rozeznanie rynku (do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych)

Transkrypt

1 Szanowni Państwo, Kraków, dnia 24 listopada 2011 r. Zapytanie ofertowe Rozeznanie rynku (do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych) W związku z realizacją przez Wyższą Szkołę Europejską im. ks. Józefa Tischnera projektu Zarządzanie projektami nowe możliwości współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Priorytetu VIII. Regionalne kadry gospodarki, Działania 8.1. Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałania Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zapraszamy do złożenia oferty na: Zrealizowanie audytu zewnętrznego realizowanego projektu przez Wyższą Szkołę Europejską im. ks. Józefa Tischnera w terminie do 16 grudnia 2011 r. I. Informacje ogólne 1. Zamawiający: Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera ul. Westerplatte Kraków tel.: fax: strona internetowa: strona internetowa projektu: 2. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest: Audyt zewnętrzny realizowanego projektu pod tytułem. Numer umowy o dofinansowanie projektu: UDA-POKL /10-00 Informacje dotyczące projektu. Wartość projektu: ,00 zł Wartość dofinansowania: ,40 zł Wkład prywatny przedsiębiorców: ,60 zł Planowana liczba uczestników szkoleń: 192 Liczba szkoleń zaplanowanych w projekcie: 4 edycje po dwie grupy szkoleniowe (2 edycje zrealizowano, 1 edycja w trakcie realizacji, 1 edycja rekrutacja rozpocznie się ) Okres realizacji projektu: r r. 2. Zakres zamówienia: Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny projektu i opracowuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie określonymi w dokumencie Zasady przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL (Załącznik nr 9 do Umowy o dofinansowanie projektu realizowanych w ramach POKL) dostępnego na stronie internetowej WUP Kraków oraz w załączeniu do niniejszego rozeznania rynku. W sytuacji zmiany wytycznych WUP Kraków dotyczących wymagań dotyczących audytu, w czasie pomiędzy wyborem Wykonawcy a realizacją zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymogami obowiązującymi w dniu rozpoczęcia audytu.

2 Definicję i cel audytu zewnętrznego, sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach POKL, rezultaty przeprowadzonego audytu, a także informacje na temat tego, jakie elementy powinien zawierać raport określają wytyczne WUP Kraków określone powyżej. Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje Raport z audytu zgodnie z Wytycznymi WUP Kraków, a także innymi obowiązującymi przepisami i zasadami. Wykonawca przygotuje dwa egzemplarze papierowe raportu z audytu, a także przekaże go w wersji elektronicznej. III. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi audytu IV. Termin i miejsce składania ofert 1. Oferty można składać do dnia 2 grudnia 2011 r. godz w siedzibie Zamawiającego przy ul. Św. Filipa 25 p. F3 osobiście, pocztą lub kurierem. Decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. Adres do korespondencji: Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera ul. Św. Filipa Kraków Z dopiskiem Oferta przeprowadzenia audytu ZPNM - nie otwierać przed 2 grudnia 13: r. 2. Zamawiający może przedłużyć termin przesyłania ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie powiadamia wszystkich Oferentów. 3. Oferent może, przed upływem terminu przesyłania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 5. Zamawiający dopuszcza przekazanie korespondencji w tym: oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje także za pomocą faksu - nr faksu (12) Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Oferentami jest p. Joanna Prusak-Cieślik kierownik projektu (kontakt wyłącznie w dni robocze, w godz , tel.: , e mail: jprusak@wse.krakow.pl 7. Oferent może zwróci się do Zamawiającego z pisemną prośbą o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego (dopuszcza się składanie zapytań pocztą tradycyjną, faksem lub pocztą elektroniczną). Zamawiający odpowie na pytanie niezwłocznie, jednak nie później niż w dniu poprzedzającym termin składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego wpłynie do Zamawiającego nie później niż do godz w dniu r. 8. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach może dokonać zmiany treści Zapytania ofertowego. Zmiana może mieć miejsce w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wprowadzenia takiej zmiany, informacja o tym zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Oferentom, którym przekazano Zapytanie ofertowe i będzie dla nich wiążąca. V. Termin wykonania zamówienia Audyt powinien być wykonany nie później niż do dnia 16 grudnia 2011 r. w biurze projektu w Krakowie, Św. Filipa 25 oraz w głównej siedzibie WSE przy ul. Westerplatte 11. VI. Warunki udziału w postępowaniu ofertowym oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie spełniający wymogi odnośnie podmiotów mogących przeprowadzić audyt projektów realizowanych w ramach Poddziałania POKL (zgodnie z wytycznymi WUP Kraków określonymi powyżej). O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się: 1) osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem IFAC International Federation of Accountants,

3 2) osoby posiadające kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych Dz.U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zmianami, 3) osoby, które zdały egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przed 29 grudnia 2006 r. (zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych). O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa i wytyczne WUP Kraków nakładają obowiązek ich posiadania. 2. Posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia (w tym: doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa, doświadczenie w przeprowadzaniu audytu projektów finansowanych ze środków pomocowych, wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych) 3. Posiadają minimalne kwalifikacje audytora wymagane przez WUP Kraków. 4. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 5. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich umiejętności i doświadczenia przez podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu projektu. Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia. Warunkiem ubiegania się o przeprowadzenie audytu powinno być wykazanie przez oferenta obrotów w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt zewnętrzny w wysokości co najmniej trzykrotności ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu projektu oraz spełnienie warunku bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu do oferty należy załączyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną, następujące oświadczenia i dokumenty: 1. Oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 2. Oświadczenie o posiadaniu wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia wymaga się by osoby przeprowadzające audyt posiadały minimum 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów oraz uczestniczyli minimum w 2 audytach projektów finansowanych ze środków UE. 3. Oświadczenie o posiadaniu minimalnych kwalifikacji audytora wymagane przez WUP Kraków. 4. Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 5. Oświadczenie, że znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia zobowiązany jest do złożenia dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich umiejętności i doświadczenia. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projektach realizowanych w ramach POKL powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym przynajmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia przez WUP Kraków. W skład zespołu audytowego musi wchodzić biegły rewident. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na podstawie żądanych dokumentów i oświadczeń, zgodnie z formułą spełnia-nie spełnia. VII. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim. 3. Oferta musi zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji. 4. W przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie, Wykonawcy są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. Oferta w takim przypadku musi zostać podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie. Podpisy stawia na niej pełnomocnik upoważniony przez wszystkich

4 VIII. wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. 5. W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą za zgodność z oryginałem, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną i opatrzona imienną pieczątką (w przypadku jej braku konieczny jest czytelny podpis). 6. Strony oferty powinny być trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie. Ocena ofert 1. Oferta powinna zawierać: 1) Cenę i warunki płatności. 2) Opis wymaganego doświadczenia zgodnie z pkt 4 c) 2. Ocena ofert składa się z dwóch etapów: a) Etap 1 Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu. b) Etap 2 W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę, spełniającego warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny: Przyjęto liczbę 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym: Kryterium I: Cena ofertowa 70% Kryterium III: Doświadczenie 30% 3. Ocena spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Etap 1, dokonywana jest na podstawie oświadczenia Wykonawcy stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania, zgodnie z formułą spełnia-nie spełnia. 4. Ocena ofert w ramach Etapu 2 dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych w następujący sposób: Przyjęto liczbę 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym: a) Cena ofertowa 70 punktów Cenę oferty należy podać w formie ryczałtu dla usługi, uwzględniając zakres zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym. Maksymalna ilość punktów najniższa cena. Pozostali oferenci będą mieli przyznawane punkty wg formuły. C min x 70 PC of = pkt C of gdzie: PC of - liczba punktów przyznanych cenie oferty C min - najniższa z oferowanych cen - cena rozpatrywanej oferty C of b) Doświadczenie 30 punktów a) Oferenci dostają 30 punktów gdy: Audytor przeprowadził co najmniej 7 audytów projektów finansowanych ze środków UE. b) Oferenci dostają 20 punktów gdy: Audytor przeprowadził od 3 do 6 audytów projektów finansowanych ze środków UE. c) Oferenci dostają 10 punktów gdy: Audytor przeprowadził 2 audyty projektów finansowanych ze środków UE. Obowiązkiem Oferenta jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków UE. 5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę zgodnie z przedstawionymi wyżej wyliczeniami.

5 6. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert uzyska tyle samo punktów Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami. 7. W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego. 8. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. IX. Informacje dotyczące wyboru oferty 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie, drogą elektroniczną, wszystkie podmioty, które przesłały oferty. 2. Ustala się, że Wykonawca składający ofertę pozostaje nią związany przez 14 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 3. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert. X. Przesłanki odrzucenia oferty Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli: 1) jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, 2) zostanie złożona po terminie składania ofert, 3) będzie zawierała rażąco niską cenę (przedmiotowa przesłanka zostanie spełniona, gdy cena oferty będzie niższa minimum o 15% od kwoty którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia), 4) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, 5) nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń. XI. Unieważnienie postępowania Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. XII. Umowy w sprawie zamówienia. Umowa zostanie zawarta w terminie do 9 grudnia 2011 r. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę. Zatwierdził: Joanna Prusak-Cieślik Kierownik Projektu