Zastosowanie programów komputerowych magazynowo-sprzedażowych 341[03].Z2.04

Transkrypt

1 MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ Beata Rzeźnik Zastosowanie programów komputerowych magazynowo-sprzedażowych 341[03].Z2.04 Poradnik dla ucznia Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy Radom 2006

2 Recenzenci: mgr Ewa Adamczyk mgr Krystyna Kielan Opracowanie redakcyjne: mgr Małgorzata Sienna Konsultacja: dr Bożena Zając Korekta: Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[03].Z2.04 Zastosowanie programów komputerowych magazynowo-sprzedażowych zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu technik handlowiec. Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy, Radom

3 SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie 4 2. Wymagania wstępne 6 3. Cele kształcenia 7 4. Materiał nauczania Bezpieczeństwo i higiena pracy na stanowisku komputerowym Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Automatyczna instalacja i modyfikacja programu na potrzeby przedsiębiorstwa Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Kartoteki kontrahentów Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Kartoteki towarów Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Dokumenty magazynowe Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Dokumenty zakupu Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Dokumenty sprzedaży Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Rozrachunki z kontrahentami Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów 44 2

4 4.9. Archiwizacja i zabezpieczanie danych Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Sprawdzian osiągnięć Literatura 52 3

5 1. WPROWADZENIE Poradnik będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy dotyczącej obsługi programów magazynowo-sprzedażowych, stosowanych w hurtowniach oraz jednostkach handlu detalicznego. W poradniku zamieszczono: 1. Wymagania wstępne, czyli wykaz niezbędnych umiejętności i wiedzy, które powinieneś mieć opanowane, aby przystąpić do realizacji tej jednostki modułowej. 2. Cele kształcenia tej jednostki modułowej. 3. Materiał nauczania (rozdział 4), który umożliwia samodzielne przygotowanie się do wykonania ćwiczeń i zaliczenia sprawdzianów. Wykorzystaj do poszerzenia wiedzy wskazaną literaturę, system pomocy programu oraz inne źródła informacji. Obejmuje on również ćwiczenia, które zawierają: - wykaz materiałów, narzędzi i sprzętu potrzebnych do realizacji ćwiczenia, - pytania sprawdzające wiedzę, potrzebną do wykonania ćwiczenia, - sprawdzian wiadomości. 4. Zestaw pytań sprawdzających Twoje opanowanie wiedzy i umiejętności z zakresu całej jednostki. Zaliczenie tego ćwiczenia jest dowodem osiągnięcia umiejętności praktycznych określonych w tej jednostce modułowej. Jeżeli masz trudności ze zrozumieniem tematu lub ćwiczenia, to poproś nauczyciela lub instruktora o wyjaśnienie i ewentualne sprawdzenie, czy dobrze wykonujesz daną czynność. Po przerobieniu materiału spróbuj zaliczyć sprawdzian z zakresu jednostki modułowej. Do wykonania ćwiczeń możesz wykorzystać dowolny program komputerowy z zakresu gospodarki magazynowej i handlu. Program jest dostarczony z plikiem pomocy dla użytkownika. Jest on opatrzony spisem treści, indeksem, systemem wyszukiwania, a także odsyłaczami hipertekstowymi. Jest to wygodne narzędzie, zawiera aktualne wyjaśnienia i wskazówki do wykonania poszczególnych operacji. W czasie wykonywania ćwiczeń powinieneś korzystać z pomocy w programie jak najczęściej. Z uwagi na powiązania występujące w programach komputerowych ćwiczenia wykonuj w kolejności podanej w poradniku. Stosuj numerację dokumentów proponowaną przez program komputerowy, a daty występujące w ćwiczeniach dostosuj do daty systemowej. Bezpieczeństwo i higiena pracy W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów bhp i higieny pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających z rodzaju wykonywanych prac. Przepisy te poznasz podczas trwania nauki. 4

6 Moduł 341[03].Z2 Towar jako przedmiot handlu 341[03].Z2.01 Określanie czynników wpływających na jakość towarów 341[03].Z2.02 Ustalenie asortymentu handlowego 341[03].Z2.03 Realizacja prac związanych z logistyczną obsługą przedsiębiorstwa handlowego 341[03].Z2.04 Zastosowanie programów komputerowych magazynowosprzedażowych 341[03].Z2.05 Prowadzenie korespondencji handlowej w języku obcym Schemat układu jednostek modułowych 5

7 2. WYMAGANIA WSTĘPNE Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej Zastosowanie programów komputerowych magazynowo-sprzedażowych, powinieneś umieć: poruszać się w systemie operacyjnym Windows, przełączać się w oknach otwartych aplikacji, wypełniać pola okien dialogowych, obsłużyć prosty kreator ułatwiający pracę, np. w aplikacjach Office, korzystać z komputerowego systemu pomocy (helpu), korzystać z różnych źródeł informacji, np. Internetu, określać uregulowania prawne dotyczące prowadzenia rachunkowości, scharakteryzować proces rejestracji działalności gospodarczej, dokumentować zdarzenia gospodarcze występujące w jednostkach handlowych, sporządzać dowody księgowe, sklasyfikować dowody księgowe, wybrać strategię ustalania ceny, wycenić rozchód towarów z magazynu, obsługiwać programu użytkowe z zakresu księgowości w małych przedsiębiorstwach handlowych. 6

8 3. CELE KSZTAŁCENIA W wyniku realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć: zastosować zasady ergonomii na stanowisku komputerowym, zastosować przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku komputerowym, wykonać czynności operatorskie podczas instalowania i obsługi programu, wprowadzić dane dostawców, wprowadzić dane odbiorców, stworzyć kartoteki magazynowe, skalkulować cenę sprzedaży, wystawić faktury VAT i faktury korygujące, sporządzić rejestr zakupu VAT, sporządzić rejestr sprzedaży VAT, zastosować przepisy dotyczące podatku VAT, sporządzić dokumenty magazynowe, rozliczać wyniki inwentaryzacji, wyceniać rozchód towarów z magazynu, utworzyć archiwum danych, odtworzyć dane z kopii bezpieczeństwa. 7

9 4. MATERIAŁ NAUCZANIA 4.1. Bezpieczeństwo i higiena pracy na stanowisku komputerowym Materiał nauczania W wyniku stałego postępu techniki otoczenie, w jakim żyjemy podlega ciągłym zmianom. Stajemy się społeczeństwem informacyjnym. Zmienia się sposób wykonywania pracy. Obecnie nieodłącznym narzędziem pracy biurowej jest komputer. Większość z nas spędza przed komputerem całe dnie. Długookresowe obcowanie z komputerem, to również obcowanie z czynnikami szkodliwymi dla zdrowia, które mogą powodować wiele dolegliwości zdrowotnych. Rys. 1. Dolegliwości zdrowotne, które może wywołać długookresowa praca z komputerem [2] Dolegliwości te spowodowane są głównie przez niepoprawne ustawienie stanowiska komputerowego i jego wyposażenia. Aby uniknąć zagrożeń dla zdrowia człowieka, komputerowe miejsce pracy należy projektować zgodnie z zasadami ergonomii oraz przepisami bhp. Ergonomia to nauka zajmująca się dostosowywaniem miejsca pracy do potrzeb pracownika. Bhp (bezpieczeństwo i higiena pracy) to ogół środków i urządzeń służących do stworzenia warunków pracy, eliminujących zagrożenie życia lub zdrowia pracownika. Ergonomiczne stanowisko pracy powinno być uniwersalne i elastyczne. Takie, aby można było wykonać na nim wiele zadań, ale również dostosować do indywidualnych potrzeb użytkownika. 8

10 Rys. 2. Prawidłowa postawa przy biurku oraz bezpieczne odległości od sprzętu [1] Minimalne wymagania bhp oraz ergonomii, które powinno spełnić stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy określa załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach komputerowych wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 979). Największy wpływ na zdrowie i komfort użytkownika ma monitor. Zgodnie z rozporządzeniem powinien on spełniać następujące wymagania: znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne, ekran powinien być stabilny, bez tętnienia, powinien być pokryty warstwą antyodbiciową lub wyposażony w odpowiedni filtr, powinien być ustawiony w odległości cm i 20º 50º poniżej linii wzroku. Nieodzownym wyposażeniem stanowiska komputerowego jest klawiatura. Bez względu na model powinna: być osobnym wyposażeniem stanowiska pracy, umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych. Także przy wyborze myszy należy kierować się ergonomią. Mysz powinna spełniać następujące kryteria: kształt myszy powinien być odpowiedni do dłoni użytkownika, cała dłoń powinna wygodnie leżeć na myszy, przednia część myszy powinna znajdować się poniżej tylnej, mysz przy poruszaniu nie powinna się blokować. Duże znaczenie dla komfortu pracy na stanowisku komputerowym ma stół i krzesło. Stół powinien umożliwiać ustawienie na różnej wysokości monitora ekranowego i klawiatury. Wysokość stołu powinna zapewniać naturalne położenie rąk przy obsłudze klawiatury i odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu. Krzesło powinno być: obrotowe, dostosowane do wysokości stołu i człowieka, powinno mieć wyprofilowane płyty siedziska i oparcia, powinno mieć podłokietniki. 9

11 Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie skutki może wywołać długotrwała praca z komputerem? 2. W jaki sposób można zmniejszyć uciążliwość pracy z komputerem? 3. Jakie przepisy regulują wymagania stawiane komputerowym stanowiskom pracy? 4. W jakiej odległości od oczu powinien być ustawiony monitor? 5. Na jakiej wysokości powinno być ustawione siedzisko krzesła? 6. Jakie wymagania powinien spełniać stół, na którym ustawiamy elementy wyposażenia stanowiska komputerowego? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Sprawdź stanowisko komputerowe, na którym pracujesz i porównaj z opisem prawidłowo urządzonego miejsca pracy rys. 2. Sposób wykonania ćwiczenia 1) przeanalizować rysunek 2, 2) sprawdzić, ustawienie monitora, 3) sprawdzić ustawienie klawiatury, 4) zmierzyć wysokość stołu i wysokość krzesła, 5) wynotować elementy, które nie spełniają wymagań, 6) zaproponować rozwiązania poprawiające funkcjonalność stanowiska pracy. stanowisko komputerowe maksymalnie 2 osoby przy stanowisku, Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach komputerowych wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 979), miarka, do mierzenia odległości. Ćwiczenie 2 Wypracuj zasady właściwej pracy przy komputerze. Sposób wykonania ćwiczenia 1) przeczytać regulamin pracowni komputerowej, 2) zapoznać się z zasadami bhp na stanowisku komputerowym, 3) przeanalizować czynniki wpływające na bezpieczną pracę z komputerem, 4) wymienić zagrożenia wynikające z niewłaściwego użytkowania urządzeń na stanowisku komputerowym, 5) opracować wykaz działań eliminujących zagrożenia. stanowisko komputerowe maksymalnie 2 osoby przy stanowisku, 10

12 Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach komputerowych wyposażonych w monitory ekranowe, regulamin pracowni komputerowej Sprawdzian postępów Czy potrafisz: Tak Nie 1) zdefiniować pojęcie ergonomia? 2) zdefiniować pojęcie bhp? 3) określać skutki niewłaściwego ustawienia stanowiska komputerowego? 4) wymieniać parametry właściwie zorganizowanego stanowiska komputerowego? 5) zorganizować stanowisko komputerowe zgodnie z zasadami ergonomii i bhp? 11

13 4.2. Automatyczna instalacja i modyfikacja programu na potrzeby przedsiębiorstwa Materiał nauczania Instalacja programu magazynowo-sprzedażowego Programy magazynowo-sprzedażowe są modułami zintegrowanych systemów zarządzania firmą. Ich zadaniem jest wspomaganie pracy działu handlowego i gospodarki magazynowej, poprzez ułatwienie rejestracji zdarzeń gospodarczych i wystawiania odpowiednich dokumentów. Przed zakupem należy zastanowić się, czy wybrane przez nas oprogramowanie odpowiada obecnym potrzebom firmy. Istotne jest również to, czy będzie można je rozbudować o kolejne moduły i stanowiska, w przypadku rozwoju firmy. Zanim podejmiemy decyzję o zakupie koniecznie musimy zapoznać się z wymaganiami sprzętowymi i sprawdzić, czy komputer przeznaczony do pracy z programem spełnia te wymagania. Instalację programu należy przeprowadzić zgodnie z instrukcją przebiegu instalacji znajdującej się w dokumentacji zakupionego programu. Najczęściej instalacja rozpoczyna się samoczynnie po włożeniu płyty instalacyjnej do napędu CD. Otwiera się wówczas kreator prowadzący nas przez proces instalacji krok po kroku. Jeżeli to nie nastąpi, należy uruchomić kreator instalacyjny, wybierając z płyty plik instaluj.exe lub install.exe lub setup.exe. Instalację programów magazynowo-sprzedażowych możemy podzielić: ze względu na liczbę stacji roboczych na: jednostanowiskowe, sieciowe, ze względu na zastosowane oprogramowanie interfejsu do baz danych na: instalacje typowe, instalacje specjalne. Instalując oprogramowanie, należy wybrać typ instalacji oraz określić folder (katalog) docelowy. Zaleca się, aby przed instalacją zakończyć pracę wszystkich programów użytkowych i zapisać wszystkie otwarte dokumenty, ponieważ w czasie instalacji może zostać wykonany automatyczny restart komputera. Bardzo ważnym elementem instalacji oprogramowania jest akceptacja umowy licencyjnej. Dzięki licencji na oprogramowanie możemy je w sposób legalny zainstalować. Oprogramowanie jest specyficznym rodzajem produktu. Kupując oprogramowanie, nie stajemy się jego właścicielami. Oprogramowanie stanowi własność intelektualną jego twórcy lub producenta. My nabywamy prawo korzystania z oprogramowania licencję. Z każdym typem oprogramowania otrzymujemy dokumentację, która służy jako dowód posiadania licencji. Należy pamiętać, że programy są chronione przez prawo autorskie. Kopiowanie lub dystrybucja są zabronione i grożą odpowiedzialnością karną. Rozpoczęcie pracy z programem Przystępując do pracy z programem, należy wykonać następujące czynności: uruchomić system operacyjny, uruchomić program korzystając ze skrótu na pulpicie, lub w przypadku braku skrótu wybrać z paska zadań Start i otworzyć program tak, jak każdą aplikację Windowsa. 12

14 Pierwszym krokiem pracy z programem magazynowo-sprzedażowym jest założenie firmy. W tym celu należy podać dane identyfikacyjne związane z podmiotem gospodarczym obsługiwanym w systemie. Będą one wykorzystywane na wydrukach dokumentów, generowanych przez program. Następnie należy dostosować ustawienia i parametry pracy programu do indywidualnych potrzeb firmy. Parametry określają sposoby kontroli i prezentacji danych, sposoby ochrony dokumentów, pozwalają zarządzać numeracją wystawianych dokumentów. Najczęściej parametry dostępne są w ustawieniach lub w opcjach programu i w celu łatwiejszej obsługi są podzielone na grupy tematyczne, np. zasady obliczeń, parametry polityki sprzedaży. Dokonując ustawień parametrów pracy programu, należy pamiętać o obowiązujących przepisach rachunkowości i przepisach podatkowych, ale także o tym, że zmian należy dokonać przed sporządzeniem pierwszego dokumentu. Specyficzną formą ustawień są słowniki. Zdefiniowanie danych słowników ułatwia dopisywanie nowych kartotek i dokumentów. Nowe pozycje do słowników można dodawać w dowolnym momencie pracy z programem i używać wielokrotnie w różnych miejscach programu. Uzupełniając słowniki ich zawartość, należy starannie przemyśleć, gdyż w większości programów nie można modyfikować użytych pozycji. Kolejnym, ważnym elementem, o którym należy pamiętać rozpoczynając pracę z programem, jest konfiguracja drukarek. Odpowiadają one za prawidłowe formatowanie wydruków. Aby ustawić parametry wydruku, wystarczy drukarka domyślna, zainstalowana na naszym komputerze. Jest ona niezbędna do generowania podglądu wydruku. Gdy chcemy drukować dokumenty na papier, musimy posiadać sprawną drukarkę podłączoną do komputera. W programach magazynowo-sprzedażowych często są wymagane drukarki fiskalne. Ich ustawienie jest konieczne w jednostkach, które rejestrują sprzedaż na kasach fiskalnych. W każdej jednostce gospodarczej ważne jest określenie, kto wykonuje poszczególne czynności i za co jest odpowiedzialny. Programy komputerowe dają taką możliwość poprzez nadanie uprawnień i kompetencji poszczególnym użytkownikom. Każdy użytkownik zabezpiecza swoje uprawnienia hasłem. Dodawanie użytkowników i nadawanie im uprawnień do wykonywania poszczególnych operacji przeprowadza administrator (użytkownik o najwyższych uprawnieniach) Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie zasady obowiązują przy instalacji programów w środowisku Windows? 2. W jaki sposób możemy obsługiwać programy w środowisku Windows? 3. Co to jest licencja i do czego służy? 4. Jakie czynności należy wykonać, aby rozpocząć pracę z programem magazynowosprzedażowym? 5. Jakie powiązania występują między rejestracją działalności gospodarczej w praktyce a rejestracją firmy w programie magazynowo-sprzedażowym? 6. Na czym polega rejestracja firmy w programie magazynowo-sprzedażowym? 7. W jaki sposób dostosować parametry pracy programu do potrzeb firmy? 13

15 Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Zainstaluj dowolny program magazynowo-sprzedażowy na swoim stanowisku pracy. Po zakończeniu procesu instalacyjnego uruchom program. Sposób wykonania ćwiczenia 1) uruchomić komputer, 2) sprawdzić, czy komputer spełnia wymagania sprzętowe programu, 3) włożyć płytę instalacyjną do napędu, poczekać na autostart lub w oknie Mój komputer otworzyć stację CD, a następnie plik startowy setup.exe lub instaluj.exe lub install.exe. 4) przeprowadzić instalację za pomocą kreatora instalacji, 5) zakończyć proces instalacji programu i opróżnić stację CD, 6) uruchomić program klikając myszką na pulpicie skrót do programu lub wybierając program z Menu Start. stanowisko komputerowe, płyta z programem magazynowo-sprzedażowym. Ćwiczenie 2 Utwórz w zainstalowanym programie magazynowo-sprzedażowym firmę o następujących danych: Hurtownia Artykułów Chemicznych MagChem, NIP ; REGON , Łódź, ul. Papierowa 26, woj. łódzkie, bank: BZ WBK II O/Łódź nr rachunku: tel./faks , magchem@strefa.pl. Hurtownia handluje tzw. chemią gospodarczą głównie środki czystości (płyny do mycia naczyń, płyny do WC, szampony, mydła). Sposób wykonania ćwiczenia 1) rozpocząć pracę z programem magazynowo-sprzedażowym, 2) wybrać opcję pozwalającą na rejestrację nowej firmy, 3) wprowadzić dane identyfikacyjne firmy do odpowiednich pól okien programu, 4) zapisać wprowadzone dane, 5) rozpocząć pracę z nową firmą. stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem magazynowo-sprzedażowym. 14

16 Ćwiczenie 3 Dostosuj program magazynowo-sprzedażowy do specyfiki działalności firmy MagChem : zdefiniuj nowego użytkownika, Annę Michałowską, z ograniczonym dostępem do dokumentów płatności, skonfiguruj drukarkę do wydruku graficznego, zdefiniuj formy płatności: bezgotówkowe: przelew 1 dzień, przelew 7 dni, przelew 30 dni, karta kredytowa, inne: pobranie, zdefiniuj kody PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług): płyn do mycia naczyń, mydło w kawałkach, mydło w płynie, proszki do prania, płyny do prania, środki do czyszczenia, szampony. Sposób wykonania ćwiczenia 1) pracować w programie magazynowo-sprzedażowym z wpisaną/zarejestrowaną firmą MagChem, 2) przeczytać w pomocy programu instrukcję zmiany parametrów pracy, 3) wprowadzić podane parametry do odpowiednich okien programu, 4) zapisać wprowadzone dane. stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem magazynowo sprzedażowym i zarejestrowaną firmą MagChem Sprawdzian postępów Czy potrafisz: Tak Nie 1) zainstalować dowolny program magazynowo-sprzedażowy? 2) uruchomić program magazynowo-sprzedażowy? 3) utworzyć nową firmę w programie magazynowo-sprzedażowym? 4) uzupełnić brakujące dane firmy? 5) zmodyfikować parametry pracy programu? 15

17 4.3. Kartoteki kontrahentów Materiał nauczania Kartoteki kontrahentów służą do ewidencjonowania i zarządzania informacjami o partnerach handlowych przedsiębiorstwa. Kontrahentami przedsiębiorstwa, jej odbiorcami i dostawcami, mogą być osoby fizyczne i podmioty gospodarcze, zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Mianem kontrahentów określamy wszystkie podmioty współpracujące z naszą firmą w zakresie podstawowej działalności gospodarczej. Dane zgromadzone w kartotece kontrahentów wykorzystywane są podczas wystawiania dokumentów sprzedażowych, magazynowych i płatniczych. Zadaniem kartotek jest ułatwienie pracy z programem komputerowym. Raz wprowadzone dane mogą być wykorzystywane wielokrotnie, bez potrzeby ponownego wpisywania. Najczęściej karta kontrahenta składa się z różnych zakładek, do których wprowadzamy następujące informacje: kod (symbol) kontrahenta, np. nazwa skrócona, dane adresowe kontrahenta, NIP, numery rachunków bankowych, sposób płatności, warunki sprzedaży, informacje, w jaki sposób kontaktować się z kontrahentem, adres strony internetowej kontrahenta istnieje możliwość wywołania strony WWW z poziomu kartoteki. Kartoteki kontrahentów pozwalają użytkownikowi: przeprowadzić analizę historii transakcji z danym kontrahentem, zaplanować kontakty z wybranym klientem, określić działania marketingowe skierowane do wybranego klienta, np. promocje, rabaty, kontrolować stan płatności, prowadzić rozrachunki. Cechą charakterystyczną każdej kartoteki, niezależnie od programu, jest kod (symbol) kontrahenta. Powinien on być niepowtarzalny, jednoznacznie identyfikujący kontrahenta. Należy pamiętać, że po wystawieniu dokumentu wykorzystującego dane kontrahenta, zawartość kodu zostanie zablokowana i nie będzie można jej zmienić. Pozostałe dane możemy modyfikować w każdej chwili pracy z programem. Wprowadzając dane kontrahenta możemy zaobserwować powiązanie kartoteki ze słownikami. Mamy możliwość wyboru wcześniej zdefiniowanych informacji na temat miast, rejonów, krajów czy form płatności. Dane w kartotekach kontrahentów możemy pogrupować i uporządkować w katalogi według różnych kryteriów. Strukturę katalogów możemy tworzyć wg własnych upodobań i potrzeb, np. założymy katalog odbiorcy a w nim podkatalogi odbiorcy wg miast. Kartoteki kontrahentów w programach magazynowych są wyposażone w tzw. filtry (wyszukiwarki), które ułatwiają identyfikację kontrahenta w systemie. Szukanie może odbywać się wg różnych kryteriów wyszukiwania, np.: nazwy, kodu, NIP-u, adresu. Programy magazynowo-sprzedażowe umożliwiają prowadzenie rozliczeń finansowych z pracownikami i urzędami (instytucjami). Ponieważ rozliczenia te nie wynikają bezpośrednio z działalności handlowej, dane dotyczące pracowników i instytucji są wyłączone z grupy kontrahentów i zgrupowane w odrębnych kartotekach. Zasada działania kartotek pracowników i urzędów jest taka sama, jak kartotek kontrahentów. 16

18 Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Kogo nazywamy kontrahentem firmy? 2. Według jakich kryteriów możemy sklasyfikować kontrahentów firmy? 3. Gdzie przechowujemy dane kontrahentów w programie komputerowym? 4. Jakie funkcje w programie magazynowo-sprzedażowym pełni kartoteka kontrahentów? 5. Jakie informacje opisujące kontrahenta są niezbędne do wystawienia dokumentu księgowego? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Wprowadź do kartoteki kontrahentów, w programie magazynowo-sprzedażowym dane, opisujące dostawców hurtowni MagChem : 1) PHU Hankel Jan Marczak; Warszawa; ul. Słoneczna 34; woj. mazowieckie; NIP ; REGON ; tel ; bank PKO BP Warszawa; nr rachunku ; forma płatności: przelew. 2) Wyrób Artykułów Chemicznych CARO Karolina Wesoła; Tomaszów Mazowiecki; ul. Łódzka 27/30 woj. łódzkie; NIP ; REGON ; tel ; BZ WBK ; forma płatności: karta płatnicza 3) ROLKA Zakłady Chemiczne Marta Talkowska; Białystok; ul. Augustowska 15/18 woj. podlaskie; NIP ; REGON ; tel ; faks ; Bank Śląski ; forma płatności: przelew 14 dni. Sposób wykonania ćwiczenia 1) uruchomić program magazynowo-sprzedażowy i otworzyć dane firmy MagChem, 2) przeczytać w pomocy programu instrukcję dopisywania danych do kartotek kontrahentów, 3) otworzyć kartotekę kontrahentów, 4) założyć katalog dostawcy, 5) wprowadzić dane identyfikacyjne dostawców, 6) zapisać wprowadzone dane. stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem magazynowo-sprzedażowym i zarejestrowaną firmą MagChem. Ćwiczenie 2 Wprowadź do kartoteki kontrahentów, w programie magazynowo-sprzedażowym dane opisujące odbiorców hurtowni MagChem : 1) Sklep AGD Agata Chmiel; Łódź; ul. Wspaniała 41; woj. łódzkie; NIP ; REGON ; tel ; faks ; forma płatności: przelew 7 dni; rabat 5%. 17

19 2) PH Kiosk u Franka Franciszek Madej; Łódź; ul. Poziomkowa 45/48; woj. łódzkie; NIP ; REGON , forma płatności przelew 14 dni. Sposób wykonania ćwiczenia 1) pracować w programie magazynowo-sprzedażowym z wpisaną/zarejestrowaną firmą MagChem, 2) otworzyć kartotekę kontrahentów, 3) założyć katalog odbiorcy, 4) wprowadzić dane identyfikacyjne odbiorców, 5) zapisać wprowadzone dane. stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem magazynowo-sprzedażowym i zarejestrowaną firmą MagChem. Ćwiczenie 3 Wyszukaj w internetowej panoramie firm, dane 5 potencjalnych dostawców hurtowni MagChem. Wyszukane dane wprowadź do kartoteki kontrahentów w programie magazynowo-sprzedażowym. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) uruchomić przeglądarkę internetową, 2) ustalić adres internetowy panoramy firm, 3) ustalić zakres tematyczny wyszukiwania np. wg branży (powinna być zgodna z działalnością hurtowni), 4) wypisać dane 5 podmiotów gospodarczych (producentów), których asortyment odpowiada działalności hurtowni, 5) wprowadzić wypisane dane do kartoteki kontrahentów w programie magazynowosprzedażowym (numery NIP, REGON, nr konta nadaj kontrahentom dowolnie), 6) zapisać wprowadzone dane. stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu i z zainstalowanym programem magazynowo-sprzedażowym oraz zarejestrowaną firmą MagChem Sprawdzian postępów Czy potrafisz: Tak Nie 1) założyć katalogi kontrahentów w programie magazynowosprzedażowym? 2) wprowadzić dane kontrahentów do kartotek w programie komputerowym? 3) wykorzystać, przy wprowadzaniu danych, informacje zawarte w słownikach programu? 4) wyszukiwać potrzebne informacje w kartotece kontrahentów? 5) wyszukiwać informacje o kontrahentach w Internecie? 18

20 4.4. Kartoteki towarów Materiał nauczania Towary są to rzeczowe składniki majątku obrotowego, nabyte w celu sprzedaży w stanie nieprzetworzonym. Do ewidencjonowania i zarządzania informacjami o asortymencie handlowym w programie magazynowo-sprzedażowym służy kartoteka towarów. Jest to podstawowa kartoteka wykorzystywana do wystawiania dokumentów zakupu i sprzedaży oraz dokumentów magazynowych. W programie magazynowo-sprzedażowym pojęcie towaru jest pojmowane szerzej niż w praktyce. W programie za towar uznaje się wszystko, co może stać się przedmiotem handlu. Najczęściej programy te rozróżniają następujące typy towarów: artykuł towar objęty gospodarką magazynową, tzn. przyjmowany do magazynu i wydawany z magazynu, a jego stan magazynowy nie może być wielkością ujemną, usługa nie są przyjmowane na stan magazynu, komplet towar złożony, tworzą go towary innego typu (proste), cena może być ustalana dowolnie, zestaw towar złożony, tworzą go towary innego typu, cena jest sumą cen jego elementów składowych, opakowania służą do pakowania towarów. Kartoteka towarów grupuje towary będące przymiotem handlu danej jednostki gospodarczej. Każdy towar, umieszczony w kartotece może być opisany przez następujące parametry: kod (symbol) umożliwia identyfikację danego towaru i zapobiega pomyłkom przy jego przyjmowaniu lub wydawaniu, powinien jednoznacznie określać pozycję, należy przemyśleć sposób kodowania tak, by kod łatwo kojarzył się z danym towarem i jego cechami, nazwa towaru pełna nazwa towaru, będzie drukowana na dokumentach, rodzaj towaru określa typ towaru, jednostka miary (podstawowa i pomocnicza) jednostka podstawowa jest jednostką ewidencyjną, np. sztuki, jednostki pomocnicze są jej wielokrotnością, np. 1 opakowanie = 12 szt., VAT stawka procentowa zgodnie z ustawą o podatku VAT, PKWiU ten symbol jest obowiązkowy, jeżeli stawka VAT jest inna niż 22%, PCN występują w przypadku handlu z krajami UE, podatkowe przeliczniki ewidencyjnych jednostek miary (w przypadku sporządzania deklaracji Intrastat system statystyki obrotów handlowych pomiędzy państwami członkowskimi UE), kod EAN (kod kreskowy, paskowy) służy do jednoznacznego identyfikowania przedmiotu obrotu handlowego, jest niezbędny podczas identyfikacji towarów przy pomocy skanera, cena zakupu netto cena wynikająca z dokumentu zakupu, marża lub narzut stawka %, służy na pokrycie kosztów działalności i wygospodarowanie zysku, cena sprzedaży netto cena zakupu powiększona o marżę, 19

21 metoda rozliczania rozchodu towarów metoda FIFO lub LIFO; należy wybrać jedną metodę dla całego magazynu, wybranej metody nie należy zmieniać w trakcie roku obrotowego. W większości programów metodę rozchodu towarów ustala się w parametrach pracy programu. Kartoteki towarów w programach magazynowych pozwalają przeprowadzać następujące operacje na towarach: dodawać towary do kartotek, usuwać towary z kartotek, grupować towary, modyfikować opis towaru, wyszukiwać towary wg różnych kryteriów, zmontować komplety i zestawy, kontrolować stany magazynowe towarów, analizować historię dostaw i sprzedaży danego towaru, obliczać wskaźniki rotacji, sporządzać inwentaryzację, kalkulować ceny sprzedaży, przygotowywać cenniki towarów, prowadzić politykę sprzedaży poprzez stosowanie indywidualnych rabatów, upustów i rezerwację towarów. Kalkulacja cen sprzedaży Cena jest to wartość towaru wyrażona w mierniku pieniężnym. Dobrze ustalona cena powinna być zbliżona do ceny rynkowej na dany towar i atrakcyjna dla klientów, czyli taka, po której towar dobrze się sprzedaje. Ceny możemy ustalać, nadając towarom jednakowe stawki marży lub zróżnicowane w zależności od grup towarów. Ceny mogą być jednakowe dla wszystkich klientów lub zróżnicowane poprzez stosowanie rabatów dla wybranych klientów. Marża jest to zysk handlowca. Różnicę między ceną sprzedaży netto a ceną zakupu netto nazywamy marżą handlową. Cena zakupu netto + Marża = Cena sprzedaży netto + Podatek VAT = Cena sprzedaży brutto Rys. 3. Struktura ceny sprzedaży [źródło: opracowanie własne] 20