REGULAMIN określający zasady i formy udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Jagiellońskim - Collegium Medicum

Transkrypt

1 REGULAMIN określający zasady i formy udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Jagiellońskim - Collegium Medicum t.j. z dnia 29 stycznia 2010 r. Rozdział I PRZEPISY OGÓLNE 1 1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: a) ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późn. zm.), b) zamawiającym należy przez to rozumieć Uniwersytet Jagielloński-Collegium Medicum, w Krakowie ul. Św. Anny 12, reprezentowany przez Prorektora UJ ds. Collegium Medium, c) dysponencie środków należy przez to rozumieć Osoby wskazane w regulaminie uprawnione do dokonywania zamówień w imieniu i na rzecz zamawiającego w granicach udzielonych im pełnomocnictw, d) równowartości kwoty - należy przez to rozumieć iloczyn kwoty euro wartości progowych i kursu euro określonego rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 2. Uniwersytet Jagielloński Collegium Medicum jest podmiotem zobowiązanym do stosowania przepisów ustawy jako jednostka sektora finansów publicznych (art.3 ust.1 pkt 1 ustawy). 3. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, z wyłączeniem zamówień wymienionych w art. 4 ustawy, do których przepisów ustawy nie stosuje się Na podstawie pisemnych pełnomocnictw Prorektora UJ ds. Collegium Medicum, zamówień w Uniwersytecie Jagiellońskim Collegium Medicum mogą dokonywać n/w dysponenci środków: a) Dziekani Wydziałów, b) Kierownicy Instytutów, Katedr i samodzielnych Zakładów, c) Przewodniczący Rady Szkoły Medycznej dla Obcokrajowców, d) Kierownicy tematów badawczych, e) Zastępca Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum, f) Dyrektor Biblioteki Medycznej, g) Główny Specjalista kierujący Działami Technicznymi CM, h) Kierownik Działu ds. Aparatury CM, i) Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego CM, j) inne osoby upoważnione przez Prorektora UJ ds. Collegium Medicum. 2. Wymienieni wyżej dysponenci środków, przekazują do Działu Zamówień Publicznych CM, zwanego dalej DZP, plany wydatków w poszczególnych rodzajach i kategoriach zamówień wraz z harmonogramami odnoszącymi się do wydatkowania środków finansowych będących w ich dyspozycji, w szczególności projektów finansowanych i/lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych, na przykład Unii Europejskiej bezzwłocznie po zatwierdzeniu środków finansowych na dany cel. 3. Dysponenci środków działają w granicach umocowań zawartych w pełnomocnictwie. 1

2 4. Dysponenci środków ponoszą odpowiedzialność za gospodarowanie przydzielonymi im środkami publicznymi, w tym za stosowanie przy zaciąganiu zobowiązań obowiązujących przepisów Przy zaciąganiu zobowiązań stosuje się zasady gospodarki finansowej wynikające z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240), a w szczególności przepisy art. 44: a) wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych; b) wydatki publiczne powinny być dokonywane: w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonego celu, w sposób umożliwiający terminową realizację zobowiązań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; c) jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych. 2. Umowa w sprawie zamówienia publicznego wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. Rozdział II ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ 4 1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, zapewniając bezstronność i obiektywizm osób wykonujących odpowiednie czynności w imieniu Uniwersytetu Jagiellońskiego Collegium Medicum. 2. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne i prowadzone z zachowaniem formy pisemnej. 3. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością. 4. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 5. Zamawiający dokonuje ustalenia wartości zamówienia nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy w przypadku robót budowlanych. 6. Zamawiający nie może opisywać przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia lub w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i Zamawiający nie może go opisać za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy lub równoważny. 7. Przedmiot zamówienia na dostawy i usługi opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, na przykład: okres i sposób wykonania gwarancji, konieczność dostawy i montażu, szkolenia personelu, dostawy materiałów eksploatacyjnych, itp. 2

3 8. Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą cech technicznych i jakościowych, z uwzględnieniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego przenoszących te normy. 9. Przedmiot zamówienia na roboty budowlane opisuje się za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, a w przypadku gdy przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych za pomocą programu funkcjonalno- użytkowego Wszelkie procedury udzielania zamówień finansowanych ze środków publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro netto realizowane są przez DZP z uwzględnieniem postanowień 7 niniejszego Regulaminu. 2. DZP w szczególności ma za zadanie zapewnienie obsługi formalno-prawnej postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na wniosek kierowników jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego Collegium Medicum (kierowników grantów, projektów badawczych i innych), konsultacje w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych lub współfinansowanych z projektów Unii Europejskiej lub innych zewnętrznych źródeł oraz wydawanie opinii, udzielanie porad i interpretacji aktualnie obowiązujących przepisów prawa z zakresu zamówień publicznych, udział w reprezentowaniu Zamawiającego na zewnątrz w kwestiach dotyczących spraw z zakresu zamówień publicznych. 3. Procedura udzielenia zamówienia kończy się z chwilą wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki. 4. Odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie zamówienia - realizację umowy ponosi odpowiednia jednostka organizacyjna wymieniona w ust Dokumentacja zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro netto, archiwizowana jest przez DZP. 6. Wszelkie czynności dotyczące realizacji umów po przeprowadzeniu stosownej procedury przez DZP prowadzą odpowiednio: a) Dział Remontów i Inwestycji CM w zakresie zamówień na roboty budowlane (inwestycje i remonty); b) Dział Eksploatacji Technicznej CM w zakresie zamówień na usługi związane z konserwacją budynków i budowli (w tym sieci i urządzeń), ubezpieczeniem budynków; c) Dział ds. Aparatury CM w zakresie zamówień na dostawy aparatury naukowo badawczej, komputerów, drukarek, skanerów, kopiarek i innych urządzeń peryferyjnych oraz na usługi związane z ich konserwacją i naprawami; d) Dział Administracyjno Gospodarczy CM w zakresie zamówień na materiały biurowe, środki czystości, odczynniki potrzebne dla działalności dydaktycznej, usługi sprzątania budynków i terenów zielonych oraz na dostawy i usługi dla jednostek administracji centralnej i domów studenckich; e) Kierownicy jednostek organizacyjnych (kierownicy grantów, projektów badawczych i innych) w zakresie zadań, dla których wnioskowali o zamówienie publiczne Wszczęcie każdej procedury dotyczącej wydatkowania środków publicznych w kwocie powyżej 1000 zł netto, bez względu na źródło finansowania, następuje na podstawie prawidłowo wypełnionego, podpisanego i złożonego w DZP w formie papierowej i elektronicznej kompletnego wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu z uwzględnieniem postanowień 7. 3

4 2. O uruchomienie postępowania wnioskują: a) Dział Remontów i Inwestycji CM w zakresie zamówień na roboty budowlane (inwestycje i remonty); b) Dział Eksploatacji Technicznej CM w zakresie zamówień na usługi związane z konserwacją budynków i budowli (w tym sieci i urządzeń), ubezpieczeniem budynków; c) Dział ds. Aparatury CM w zakresie zamówień na dostawy aparatury naukowo badawczej, komputerów, drukarek, skanerów, kopiarek i innych urządzeń peryferyjnych oraz na usługi związane z ich konserwacją i naprawami; d) Dział Administracyjno Gospodarczy CM w zakresie zamówień na materiały biurowe, środki czystości, odczynniki potrzebne dla działalności dydaktycznej, usługi sprzątania budynków i terenów zielonych oraz na dostawy i usługi dla jednostek administracji centralnej i domów studenckich; e) Kierownicy jednostek organizacyjnych (kierownicy grantów, projektów badawczych i innych) w zakresie zadań, dla zamówień publicznych innych niż wymienione w pkt a-d. 3. Wypełniony odpowiednio wniosek o uruchomienie postępowania wraz z niezbędnymi podpisami musi zostać zadekretowany w DZP przed udzieleniem zamówienia. 4. DZP prowadzi rejestr wniosków o uruchomienie postępowania. 5. Dla wydatków z projektów finansowanych i/lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych, na przykład Unii Europejskiej (nie dotyczy to grantów wewnętrznych Uczelni), kierownicy i/lub koordynatorzy projektów niezwłocznie po podpisaniu umów i/lub otrzymaniu środków finansowych na ich realizację zobowiązani są do przedłożenia w DZP harmonogramu (kosztorysu) rzeczowo-finansowego, celem pisemnego uzgodnienia stosownych procedur i terminów udzielania zamówień. 6. Usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez Zamawiającego lub których rezultaty nie stanowią wyłącznie jego własności, nie podlegają ustawie, ale wymagają skierowania do DZP wniosku o uruchomienie postępowania zgodnie z ust Jednostki organizacyjne wnioskujące o przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego są zobowiązane dołączyć do wniosku o uruchomienie postępowania: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; wyliczenie z zachowaniem należytej staranności wartości szacunkowej zamówienia; harmonogram rzeczowo finansowy; wzór umowy wraz z przewidywanymi zmianami oraz warunkami wprowadzenia zmian. Wzory umów dla dostaw, usług i robót budowlanych dostępne są na stronie internetowej (biblioteka druków); wymagany termin realizacji zamówienia; proponowane warunki udziału w postępowaniu; proponowane kryteria oceny ofert; Dokumenty te należy złożyć w formie papierowej i elektronicznej. 8. Do wniosków o zakup aparatury naukowo badawczej należy dołączyć załącznik potwierdzony przez Dział ds. Aparatury CM i Działy Techniczne CM, dotyczący posiadania przez użytkownika pomieszczenia lub konieczności przystosowania pomieszczenia, w którym zainstalowana będzie aparatura objęta wnioskiem, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto, przepisów ustawy nie stosuje się, jednak każde zamówienie o wartości powyżej 1000 zł netto wymaga złożenia do DZP wniosku o uruchomienie postępowania zgodnie z niniejszym Regulaminem. 2. Do wniosku należy dołączyć dokumentację, o której mowa w ust.3, wraz z propozycją wyboru wykonawcy oraz ofertami lub uzasadnieniem propozycji udzielenia zamówienia wskazanemu wykonawcy. 4

5 3. W przypadku zamówień o wartości poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto wnioskodawca przed skierowaniem do Zastępcy Kwestora UJ ds. CM wniosku o uruchomienie postępowania zobowiązany jest przeprowadzić i udokumentować czynności mające na celu gospodarne, celowe i oszczędne wydatkowane środków publicznych oraz wybór najkorzystniejszej oferty zapewniającej właściwą realizację zamówienia. Rozeznanie rynku dla wyboru najkorzystniejszej oferty może być przeprowadzone poprzez: zebranie ofert, wydruków ze stron internetowych, katalogów, od co najmniej trzech wykonawców i dołączenie ich do wniosku o uruchomienie postępowania wraz z pisemnym uzasadnieniem wyboru wykonawcy. 4. Przed skierowaniem wniosku o uruchomienie postępowania zamówień o wartości powyżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto, należy przygotować zaproszenie do złożenia ofert, zawierające w szczególności: opis przedmiotu zamówienia i jego zakres, termin realizacji, warunki płatności itp., oraz termin i miejsce składania ofert lub uzasadnienie propozycji zlecenia realizacji zamówienia wskazanemu wykonawcy, potwierdzające zasadność odstąpienia od tej procedury. 5. Zaproszenie opisane w ust. 4 należy przygotować w formie pisemnej i skierować do co najmniej trzech wykonawców prowadzących działalność o profilu i zakresie pozwalającym na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia, a w przypadkach zamówień, których specyfika i charakter wymaga zawarcia umowy z zachowaniem formy pisemnej, do zaproszenia należy dołączyć wzór umowy lub jej istotne postanowienia zaakceptowane przez radców prawnych. 6. Oferty mogą zostać złożone pisemnie lub faksem. 7. Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzenia pisemnego uzasadnienie wyboru oferty uznanej za najkorzystniejszą. 8. Dokumentację zamówień o wartości poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro przechowuje jednostka organizacyjna przez okres 4 lat. Rozdział III PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 8 1. Zamówienia publiczne udzielane są jedynie wykonawcom wyłonionym w wyniku prawidłowo przeprowadzonych postępowań w trybach i na zasadach przewidzianych przepisami ustawy, przy czym podstawowymi trybami udzielania zamówień jest przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. 2. Po wszczęciu postępowania dla zamówienia z wolnej ręki Zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy zawierające co najmniej: a) nazwę (firmę) oraz adres Zamawiającego, b) określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, c) uzasadnienie wyboru zamówienia z wolnej ręki, d) nazwę (firmę) albo imię i nazwisko oraz adres wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia Procedura udzielania zamówienia publicznego realizowana jest przez powołaną w tym celu komisję przetargową, przy obligatoryjnym współudziale DZP lub samodzielnie przez DZP w przypadku, gdy nie została powołana komisja przetargowa. 2. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto dla dostaw i usług oraz euro netto dla robót budowlanych, Zamawiający może 5

6 powołać komisję przetargową, natomiast powyżej tych wartości progowych zobowiązany jest do powołania komisji przetargowej w co najmniej trzyosobowym składzie. 3. Komisję przetargową powołuje Prorektor UJ ds. CM lub jego pełnomocnicy dysponenci środków poprzez zatwierdzenie jej składu wyrażone podpisem na wniosku o uruchomienie postępowania a w przypadku zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro netto dla dostaw i usług oraz euro netto dla robót budowlanych komisję przetargową powołuje Prorektor UJ ds. CM w formie odrębnej pisemnej decyzji. 4. Komisja przetargowa zobowiązana jest prowadzić swoje działania i czynności zgodnie z ustawą i Regulaminem Pracy Komisji Przetargowej, stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. 5. Przewodniczący komisji przetargowej lub pracownik DZP zobowiązany jest przedstawić Prorektorowi UJ ds. CM lub pełnomocnikowi dysponentowi środków zaproponowane rozstrzygnięcie postępowania oraz uzyskać jego pisemną akceptację w tym zakresie wyrażoną stosownymi podpisami na protokole postępowania. 6. W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, Prorektor UJ ds. CM lub Jego pełnomocnik - dysponent środków, współdziałając z Zastępcą Kwestora UJ ds. CM, na wniosek przewodniczącego komisji lub pracownika DZP może podjąć wyrażoną w formie pisemnej decyzję o zwiększeniu kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia. 7. Prorektor UJ ds. CM lub Jego pełnomocnik dysponent środków wraz z Zastępcą Kwestora UJ ds. CM podpisują umowę o realizację zamówienia publicznego po jej zarejestrowaniu przez DZP, a następnie DZP publikuje stosowne ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, archiwizuje i przechowuje komplet dokumentacji postępowania. Kraków, dnia 29 stycznia 2010 r. Prorektor Uniwersytetu Jagiellońskiego ds. Collegium Medicum Prof. dr hab. med. Wojciech Nowak nr 1 wzór wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne, Załączniki: nr 2 wzór załącznika do wniosku o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne na zakup aparatury naukowo - badawczej dotyczący pomieszczeń dla tej aparatury nr 3 regulamin pracy Komisji Przetargowej nr 4 wykaz przepisów wykonawczych do ustawy Pzp. 6