Zarządzenie Nr dyrektora Miejsko Gminnego Zespołu Oświaty w Drezdenku z dnia 7 lutego 2017 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr dyrektora Miejsko Gminnego Zespołu Oświaty w Drezdenku z dnia 7 lutego 2017 r. w sprawie wprowadzenia w Miejsko Gminnym Zespole Oświaty w Drezdenku oraz w jednostkach oświatowych dla których organem prowadzącym jest Gmina Drezdenko regulaminu procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty euro Na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r., poz z późn.zm.) oraz art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( tekst jedn.:2016 r., poz z późn.zm.) zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się w Miejsko Gminnym Zespole Oświaty w Drezdenku oraz w jednostkach oświatowych dla których organem prowadzącym jest Gmina Drezdenko regulamin procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty euro, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników, którzy będą wykonywali czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań objętych niniejszym regulaminem, do zapoznania się z treścią regulaminu oraz do przestrzegania zasad w nim zawartych. 3. Traci moc Zarządzenie Nr 5/2014 dyrektora Miejsko Gminnego Zespołu Oświaty w Drezdenku z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro w Miejsko-Gminnym Zespole Oświaty oraz placówkach oświatowych, dla których organem prowadzącym jest Gmina Drezdenko. 2017r. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia, z mocą obowiązującą od 1 stycznia /-/ Ewa Pręt 1

2 Załącznik do zarządzenia Nr dyrektora Miejsko Gminnego Zespołu Oświaty w Drezdenku z dnia 7 lutego 2017 r. Regulamin procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty euro Rozdział 1. Postanowienia ogólne 1. Niniejszy regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane w Miejsko Gminnym Zespole Oświaty w Drezdenku oraz w jednostkach oświatowych dla których organem prowadzącym jest Gmina Drezdenko o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty euro. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 2. 1) jednostce należy przez to rozumieć to Miejsko-Gminny Zespół Oświaty w Drezdenku oraz jednostki oświatowe, dla których organem prowadzącym jest Gmina Drezdenko; 2) dyrektorze oznacza to dyrektora Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty w Drezdenku lub jednostki oświatowej dla której organem prowadzącym jest Gmina Drezdenko; 3) zamówieniu oznacza to zamówienie publiczne w rozumieniu Prawa zamówień publicznych, którego wartość nie przekracza, wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro; 4) dostawach, usługach i robotach budowlanych oznacza to dostawy, usługi i roboty budowlane w rozumieniu Prawa zamówień publicznych Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad: 1) zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości; 2) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. 2. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie r regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. 2

3 3. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm. Rozdział 2. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia szacuje się z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia: 1) czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych; 2) czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo finansowym. 2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. 3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod: 1) analizy cen rynkowych; 2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego; 3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. 4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi. 5. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych i przelicza na euro według średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. 6. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki z szacowania wartości i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności: 1) zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców; 2) odpowiedzi cenowe wykonawców; 3) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku); 4) kopie ofert lub umów z innych postępowaniach (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia. 3

4 7. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Rozdział 3. Wszczęcie procedury Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez osobę upoważnioną do dokonania określonego rodzaju zakupu stanowiący załącznik nr 1do niniejszego regulaminu, który kieruje do kierownika zamawiającego lub upoważnionej przez niego osoby. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności: 1) opis przedmiotu zamówienia, 2) szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro, 3) proponowany sposób wyboru wykonawcy. 3. Po potwierdzeniu pokrycia wydatku w planie rzeczowo finansowym, wniosek podlega zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę. Rozdział 4. Procedury udzielania zamówień Ustala się następujące tryby udzielania zamówienia: 1) rozeznanie cenowe dla zamówień o wartości szacunkowej od kwoty euro do euro; 2) zapytanie ofertowe dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej euro do kwoty nie przekraczającej równowartości euro. 2. Do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty euro nie stosuje się postanowień niniejszego regulaminu. Zamawiający prowadzi negocjacje tylko z jednym wykonawcą. 3. Dla zamówień o charakterze nieprzewidywalnym typu awarie stosuje się zasady dotyczące trybu rozeznania cenowego Podstawą do przeprowadzenia rozeznania cenowego jest w formie sondażu telefonicznego, internetowego lub pisemnego oraz na podstawie wszelkich możliwych źródeł informacji np. aktualnych katalogów cenowych lub faxu jest wypełniony i zaakceptowany przez dyrektora lub osobę przez niego upoważnioną wniosek stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 2. Z rozeznania cenowego w dowolnej wybranej formie sporządza się notatkę z rozeznania cenowego. Wzór notatki stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 3. Udzielenie zamówienia może nastąpić po negocjacjach z jednym Wykonawcą. 4. Udzielenie zamówienia dokonuje się na podstawie ustnego zlecenia lub pisemnej umowy. 4

5 5. Obowiązek sporządzania pisemnych umów istnieje, jeżeli wymaga tego interes Zamawiającego (np. konieczność określenia terminu realizacji zamówienia, ustalenie szczególnych warunków gwarancji, przeniesienia praw autorskich itp.). 6. W pozostałych przypadkach udzielenia zamówienia dokonuje się na podstawie zlecenia ustnego. Podstawą udokumentowania zamówienia jest prawidłowo wystawiona faktura lub rachunek. 7. Całą dokumentację z postępowania o dzielenie zamówienia w formie rozeznania cenowego załącza się do faktury lub rachunku wystawionego przez wybranego wykonawcę. 8. W przypadku rozeznania cenowego, którego konsekwencją jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, całą dokumentację z postępowania przechowuje osoba odpowiedzialna za prowadzenie rejestru zapytań ofertowych oraz nadaje dla poszczególnych wniosków numery spraw Podstawę dokonania zakupu w ramach zapytania ofertowego na dostawy, usługi lub roboty budowlane stanowi wypełniony i zaakceptowany przez dyrektora lub osobę przez niego upoważnioną wniosek stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 2. Zapytanie ofertowe przeprowadza się w formie pisemnej, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, jednakże nie mniej niż dwóch. Formularz zapytania ofertowego należy przekazać w formie pisemnej osobiście (potwierdzając odbiór formularza) mailem, faxem lub zamieszczając na stronie internetowej do pobrania. 3. Każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. 4. Zamówienia udziela się wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę i spełnił warunki określone w zaproszeniu do składania ofert oraz szczegółowych wymaganiach ofertowych. 5. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej informację o udzieleniu zamówienia zamieszcza się na tej stronie internetowej niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty. 6. Jeżeli wyboru dokonano poprzez rozesłanie zapytania ofertowego do potencjalnych wykonawców informację o udzieleniu zamówienia przekazuje się niezwłocznie po zawarciu umowy wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe. 7. Z przeprowadzonego zapytania ofertowego sporządza się protokół, którego wzór stanowi złącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. 8. Jeżeli zapytanie ofertowe wysłano do co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców a otrzymano tylko jedną ofertę, to uznaje się ją za najkorzystniejszą. 9. Jeżeli w wyniku dwóch przeprowadzonych zapytań ofertowych nie wyłoniono żadnego wykonawcy, z powodu zaproponowania przez wykonawców w ofertach cen przewyższających kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub nie wypłynęła żadna oferta zamawiający zaprasza do negocjacji wybranych przez siebie wykonawców. 10. Z negocjacji o których mowa w ust. 9 zamawiający sporządza notatkę służbową, której wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu. 11. W przypadku udzielenia zamówienia postanowienia 6 ust. 5-8 stosuje się odpowiednio. 5

6 Rozdział 5. Odstąpienie od stosowania regulaminu W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia. 3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych. 6

7 Załącznik nr 1 do regulaminu WNIOSEK o dokonanie dostawy/usługi/roboty budowlanej 1. Nazwa przedmiotu zamówienia. 2. Szacunkowa wartość zamówienia: wartość netto zł wartość brutto..zł Wartość szacunkowa zamówienia netto w przeliczeniu na euro wynosi. (Średni kurs złotego do euro służący do przeliczenia wartości zamówienia przyjęty został Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych ) 3. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu 4. Termin realizacji zamówienia... (podpis wnioskodawcy) WYRAŻAM ZGODĘ/NIE WYRAŻAM ZGODY (podpis i pieczęć kierownika zamawiającego) 7

8 Notatka z przeprowadzonego rozeznania cenowego Załącznik nr 2 do regulaminu 1. W celu zamówienia:......, (nazwa przedmiotu zamówienia) które jest dostawą/usługą/robotą budowlaną przeprowadzono rozeznanie cenowe. 2. Wartość szacunkowa zamówienia wynosi..zł netto, co stanowi równowartość..euro. 3. W dniu rozeznano rynek w formie: sondażu telefonicznego, sondażu internetowego, sondażu pisemnego, inne źródła:... (wymienić inne źródła informacji) 4. W wyniku rozeznania rynku wybrano Wykonawcę:.... (nazwa wykonawcy) (podpis wnioskodawcy) Zatwierdzam do realizacji: (data i podpis kierownika zamawiającego) 8

9 Załącznik nr 3 do regulaminu Protokół z przeprowadzonego zapytania ofertowego 1. W celu zamówienia:...., (nazwa przedmiotu zamówienia) które jest dostawą/usługą/robotą budowlaną przeprowadzono zapytanie ofertowe. 2. Wartość szacunkowa zamówienia wynosi..zł netto, co stanowi równowartość..euro. 3. W dniu zaproszono do udziału w postępowaniu niżej wymienionych wykonawców poprzez rozesłanie zapytania ofertowego. W terminie do dnia 20.. r. do godziny... przedstawiono poniższe oferty: Lp. Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy Cena netto Cena brutto Uwagi 4. W wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego wybrano wykonawcę:. (nazwa wykonawcy) (podpis wnioskodawcy) Zatwierdzam do realizacji: (data i podpis kierownika zamawiającego) 9

10 Notatka służbowa z negocjacji z wykonawcą zamówienia publicznego Załącznik nr 4 do regulaminu W dniu... (data przeprowadzenia negocjacji) przedstawiciel zamawiającego... (wskazanie przedstawiciela zamawiającego) oraz przedstawiciel wykonawcy... (wskazanie przedstawiciela wykonawcy) przeprowadzili negocjacje w celu zawarcia umowy o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty euro obejmującej (wskazanie przedmiotu zamówienia) Uzgodniono następujące warunki realizacji zamówienia: cena... termin realizacji... warunki płatności inne... Przedstawiciel wykonawcy Przedstawiciel zamawiającego