Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 04/04/2014 Dyrektora Instytutu Morskiego w Gdańsku z dnia 11 kwietnia 2014 r.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 04/04/2014 Dyrektora Instytutu Morskiego w Gdańsku z dnia 11 kwietnia 2014 r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Postanowienia wstępne. 1. Regulamin określa wewnętrzne zasady i organizację przy prowadzeniu postępowań w sprawach zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane. 2. Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące definicje: 1) Regulamin - niniejszy Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych, 2) Instytut - Instytut Morski w Gdańsku, z siedzibą w Gdańsku (80-830) przy ul. Długi Targ 41/42, wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS , NIP: , 3) Ustawa obowiązująca ustawa Prawo Zamówień Publicznych, 4) postępowanie - ogół czynności podejmowanych w celu udzielenia zamówienia publicznego, 5) udzielenie zamówienia - zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, 6) SIWZ - należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia, 7) jednostka zamawiająca - komórka organizacyjna Instytutu, która upoważniona jest do składania wniosków o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie jej działalności, 8) DAG Dział Administracyjno-Gospodarczy Instytutu. 3. Regulamin został opracowany na podstawie Ustawy i Statutu Instytutu. 4. W zakresie nie uregulowanym w Regulaminie stosuje się przepisy Ustawy. 5. Przepisy Regulaminu mają zastosowanie do wszystkich pracowników Instytutu, bez względu na rodzaj wykonywanej pracy i zajmowane stanowisko. 6. Udzielanie zamówień zwolnionych ze stosowania przepisów Ustawy odbywa się na podstawie odrębnego regulaminu. 2. Zasady udzielania zamówień. 1. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wykonują pracownicy Instytutu zapewniający bezstronność i obiektywizm. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor Instytutu może zlecić przeprowadzenie poszczególnych czynności w postępowaniu podmiotom zewnętrznym. 2. Pracownicy wykonujący czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu następujących okoliczności: 1) ubieganiu się o udzielenie tego zamówienia, 2) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej lub bocznej do drugiego stopnia, z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego przedstawicielem lub członkami organów wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; Strona 1 z 7

2 3) pozostawaniu w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub działaniu jako organ wykonawcy udzielenie zamówienia przez okres do 3 lat wstecz od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, 4) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób, 5) prawomocnym skazaniu za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 3. Wszyscy pracownicy Instytutu uczestniczący w jakikolwiek sposób w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, obowiązani są stosować obowiązujące w tym zakresie przepisy i ponoszą za to pełną odpowiedzialność. Obowiązują ich następujące zasady ogólne: 1) przy przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia należy zapewnić zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, 2) nie można w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy dzielić zamówień na części lub zaniżać ich wartości, 3) przedmiot zamówienia należy opisać w sposób zgodny z wymogami Ustawy, który nie utrudni uczciwej konkurencji, 4) wszystkie postępowania o udzielenie zamówienia mają być prowadzone w formie pisemnej w języku polskim, a w razie potrzeby także w innym języku europejskim, 5) należy zachować zasadę jawności na każdym etapie postępowania za wyjątkami przewidzianymi w Ustawie. 4. Zamówienia publiczne na dostawy, usługi oraz roboty budowlane zrealizowane przez jednostki zamawiające do tego nieuprawnione jak również przeprowadzone z naruszeniem przepisów Ustawy bądź Regulaminu będą traktowane jako nieważne z mocy prawa. 5. Kierownik jednostki zamawiającej dokonuje ustalenia wartości zamówienia nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy w przypadku robót budowlanych. 6. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów, pochodzenia lub w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i nie można go opisać za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy lub równoważny. 7. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i Strona 2 z 7

3 okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. 8. Instytut opisuje przedmiot zamówienia za pomocą cech technicznych i jakościowych, z uwzględnieniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego przenoszących te normy. 9. Przedmiot zamówienia na roboty budowlane opisuje się za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, a w przypadku gdy przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego. 10. Podstawowymi trybami udzielania zamówień jest przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. 11. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego kończy się wraz z podpisaniem umowy z wybranym wykonawcą lub unieważnieniem postępowania w przypadkach określonych w Ustawie. 3. Udzielanie zamówień. 1. Wszystkie jednostki zamawiające Instytutu zobowiązane są do stosowania przepisów Ustawy, przepisów wykonawczych oraz Regulaminu. 2. Wszelkie zamówienia, które są współfinansowane przez instytucje zewnętrzne, przeprowadzane są z uwzględnieniem wymagań tych instytucji. 3. Instytut w zakresie zamówień publicznych reprezentuje Dyrektor Instytutu lub wyznaczone przez niego osoby w zakresie udzielonych im pełnomocnictw. 4. Dyrektor Instytutu jako kierownik zamawiającego w rozumieniu Ustawy odpowiada za organizację systemu zamówień w Instytucie oraz za prawidłowe stosowanie przepisów z zakresu zamówień publicznych. 5. Kierownik jednostki zamawiającej zgodnie ze swym zakresem kompetencji i obowiązków przygotowuje wniosek o wszczęcie postępowania, którego wzór określa załącznik do Regulaminu i przedkłada go Dyrektorowi Instytutu lub wyznaczonej przez niego osobie. We wniosku należy w szczególności: 1) opisać przedmiot zamówienia, 2) podać ustaloną z należytą starannością wartość szacunkową netto przedmiotu zamówienia, 3) określić źródła finansowania. 6. Dyrektor Instytutu lub upoważniona przez niego osoba w zakresie udzielonego jej pełnomocnictwa: 1) zatwierdza treść wniosku o wszczęcie postępowania, 2) powołuje Komisję przetargową lub osobę prowadzącą dane postępowanie, 3) zatwierdza treść dokumentów przetargowych, w szczególności treść SIWZ, zaproszeń do negocjacji i do składania ofert, Strona 3 z 7

4 4) zatwierdza wnioski Komisji przetargowej lub osoby prowadzącą dane postępowanie, dotyczące wykluczenia wykonawców, odrzucenia ofert i unieważnienia postępowania, 5) zatwierdza wybór najkorzystniejszej oferty, 6) zatwierdza protokół postępowania, 7) odpowiada za organizację i nadzór nad prawidłowym stosowaniem przepisów dotyczących zamówień publicznych w podległych jednostkach. 4. Zadania Działu Administracyjno-Gospodarczego Instytutu 1. Kompletna dokumentacja realizowanych procedur udzielania zamówień, archiwizowana jest i przechowywana w DAG, natomiast osoby zainteresowane mają prawo do jej powielenia w całości lub w części. Każdorazowe kopiowanie lub powielanie ww. archiwizowanej dokumentacji, dla podmiotów lub osób z zewnątrz, odbywa się na podstawie pisemnego wniosku zgodnie z przepisami odrębnymi. 2. DAG jest zobowiązany do: 1) sprawdzenia pod względem formalnym otrzymywanych wniosków o wszczęcie postępowania i ich rejestracji, 2) publikacji właściwych ogłoszeń odpowiednio w: Biuletynie Zamówień Publicznych, Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, na stronie internetowej i na tablicy ogłoszeniowej w siedzibie Instytutu w zakresie prowadzonych postępowań o udzielanie zamówień, 3) rejestrowania prowadzonych procedur z zakresu zamówień publicznych w elektronicznym systemie zarządzania w Instytucie obejmującym wnioskowanie, ewidencjonowanie, zarządzanie, udzielanie i kontroling zamówień publicznych, 4) przesyłania sprawozdań i informacji do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w związku z prowadzonymi przez Instytut postępowaniami w tym rocznego sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych, 5) umieszczania na stronie internetowej informacji dotyczących zamówień publicznych dotyczących Instytutu, 6) przechowywania dokumentacji z przeprowadzonych postępowań zgodnie z wymogami Ustawy i przekazywanie jej do Archiwum, 7) przechowywania loginu, hasła i kodów dostępu do publikacji: Biuletyn Zamówień Publicznych oraz Dziennik Urzędowym Unii Europejskiej, w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieuprawnionych. 3. DAG nadaje numer postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 5. Komisja Przetargowa 1. Wszelkie postępowania o udzielanie zamówień publicznych w trybie Ustawy realizowane są przez Komisję przetargową, ewentualnie osoby wyznaczone przez Dyrektora Instytutu, w przypadkach określonych w Ustawie. Strona 4 z 7

5 2. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym Dyrektora Instytutu powoływanym w szczególności do oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. 3. Komisję przetargową powołuje Dyrektor Instytutu lub osoby przez niego upoważnione w formie odrębnego zarządzenia. 4. Komisja przetargowa zobowiązana jest prowadzić swoje działania i czynności zgodnie z Ustawą. 5. Przewodniczący Komisji przetargowej zobowiązany jest przedstawić powołującemu Komisję zaproponowane rozstrzygnięcie postępowania oraz uzyskać jego pisemną akceptację w tym zakresie wyrażoną stosownymi podpisami na protokole postępowania. 6. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. 1. Rozpoczęcie każdego postępowania, następuje na podstawie zarządzenia Dyrektora Instytutu o wszczęciu postępowania, wydanego na skutek rozpatrzenia wniosku, którego wzór stanowi załącznik do Regulaminu. Wniosek składa Kierownik jednostki zamawiającej. 2. Podpisany przez Kierownika jednostki zamawiającej wniosek, jest akceptowany odpowiednio przez Dyrektora Instytutu lub osobę przez niego upoważnioną. 3. Komisja przetargowa, w przypadku jej powołania lub osoba wyznaczona przez Dyrektora Instytutu przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego poprzez wykonanie wszystkich czynności wymienionych w Ustawie, a w szczególności poprzez: 1) weryfikację otrzymanego opisu przedmiotu zamówienia pod kątem zgodności z Ustawą, 2) opracowanie SIWZ i innych dokumentów postępowań we współpracy z jednostką zamawiającą, 3) prowadzenie korespondencji obejmującej, przesyłanie i publikowanie wyjaśnień i zmian w SIWZ, odpowiedzi na pytania za wyraźnym upoważnieniem Dyrektora Instytutu lub osoby przez niego upoważnionej oraz, 4) dokonanie otwarcia, badania i oceny ofert, 5) przygotowanie propozycji ewentualnego odrzucenia ofert i wykluczenia wykonawców, 6) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania, 7) przekazanie niezbędnej dokumentacji do sporządzenia umowy na realizację zamówienia będącego przedmiotem postępowania, chyba że SIWZ zawiera wzór umowy. 4. Umowę o realizację zamówienia publicznego przygotowuje lub opiniuje Kancelaria prawna na podstawie otrzymanej dokumentacji. 5. Dyrektor Instytutu lub osoba przez niego upoważniona podpisuje umowę o realizację Strona 5 z 7

6 zamówienia publicznego, a po jej zawarciu DAG publikuje stosowne ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, archiwizuje i przechowuje komplet dokumentacji postępowania. 6. Procedura udzielenia zamówienia, kończy się z chwilą zawarcia umowy lub unieważnienia postępowania oraz publikacją stosownego ogłoszenia, natomiast nadzór nad prawidłowym wykonaniem zamówienia (realizacją umowy) pełni Kierownik jednostki zamawiającej, na wniosek którego postępowanie zostało przeprowadzone. 7. Regulacje szczególne. 1. W przypadku awarii lub innego zdarzenia losowego i związanej z tym konieczności natychmiastowej realizacji dostawy, usługi lub roboty budowlanej kierownik jednostki organizacyjnej sporządza protokół potwierdzający zaistniały stan. Protokół zawierający między innymi informację co uległo uszkodzeniu i oszacowanie kosztów niezbędnych zamówień, potwierdzenie konieczności natychmiastowego zamówienia (np. brak sprzętu zastępczego, niemożność wykonywania zamierzonych czynności lub funkcjonowania jednostki, zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia), należy dołączyć do wniosku o wszczęcie postępowania. 2. Regulaminu nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem są usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenia usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez Instytut, lub z których korzyści nie przypadają wyłącznie Instytutowi dla potrzeb jego własnej działalności. 3. Regulaminu nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez Instytut produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, jeżeli ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone na podstawie Ustawy. 8. Postanowienia końcowe 1. Zmiana Regulaminu następuje w formie pisemnej, na mocy zarządzenia Dyrektora Instytutu. 2. W przypadku zmiany Ustawy, postanowienia Regulaminu należy dostosować do obowiązujących przepisów. Do czasu uwzględnienia zmian w Regulaminie, stosuje się postanowienia Regulaminu z uwzględnieniem nowych przepisów Ustawy. 3. Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia przez Dyrektora Instytutu. Strona 6 z 7

7 Załącznik do regulaminu udzielania zamówień publicznych Gdańsk dn..... r. WNIOSEK O DOKONANIE ZAKUPU W TRYBIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO.(przedmiot zamówienia) Kierownik..(oznaczenie jednostki) wnioskuje o dokonanie zakupów w trybie udzielenia zamówienia publicznego. Szacunkowa wartość zamówienia ustalona na podstawie cen rynkowych.. zł (bez podatku VAT). Zakup w związku z (podać nazwę, nr projektu badawczego lub inne okoliczności uzasadniające zakup).. (podpis Kierownika jednostki organizacyjnej) Adnotacje Dyrektora Instytutu Morskiego w Gdańsku lub osoby upoważnionej (wyrażenie zgody, brak zgody lub inne decyzje) :... podpis Strona 7 z 7