REGULAMIN DOKONYWANIA ZAKUPÓW NA KATOLICKIM UNIWERSYTECIE LUBELSKIM JANA PAWŁA II Z SIEDZIBĄ W LUBLINIE

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do zarządzenia Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 12 lutego 2014 r. w sprawie organizacji udzielania zamówień publicznych i dokonywania zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II (ROP /14) REGULAMIN DOKONYWANIA ZAKUPÓW NA KATOLICKIM UNIWERSYTECIE LUBELSKIM JANA PAWŁA II Z SIEDZIBĄ W LUBLINIE 1 Regulamin dokonywania zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II z siedzibą w Lublinie, zwany dalej Regulaminem zakupów określa organizację postępowania dotyczącego dokonywania zamówień, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, lub zostały wyłączone ze stosowania ustawy Pzp na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II z siedzibą w Lublinie, zwanego dalej KUL Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na KUL prowadzone są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) oraz w odpowiednim zakresie - ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) i innych przepisów szczegółowych. 2. W toku postępowania o dokonanie zakupu przestrzega się zasad uczciwej konkurencji. 3. Zakupu dokonuje się na podstawie udokumentowanego rozeznania rynku, w sposób określony w 5 ust. 3 Regulaminu. 3 Ustalenie wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia, następuje ze szczególnym uwzględnieniem zakazu dzielenia zamówienia oraz celowego zaniżania jego wartości celem uniknięcia stosowania ustawy Pzp oraz z uwzględnieniem tożsamości podmiotowej, przedmiotowej, czasowej i funkcjonalnej w zakresie możliwości wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę Postępowanie dotyczące zakupu wszczyna się na pisemny wniosek Wnioskodawcy, złożony do właściwej rzeczowo Jednostki Realizującej w terminie min. na 14 dni przed terminem planowanego zakupu (wzór wniosku o dokonanie zakupu stanowi załącznik nr I do niniejszego Regulaminu). 2. Jednostka Realizująca opiniuje złożony wniosek o dokonanie zakupu oraz odpowiada za sprawdzenie, czy zakup może być dokonany na podstawie niniejszego Regulaminu, zgodnie z zasadami określania przedmiotu i wartości szacunkowej zamówienia, wynikającymi z ustawy Pzp. 1

2 3. W przypadku niezachowania warunków formalnych lub innych stwierdzonych niezgodności, w szczególności z przepisami prawa w zakresie złożonego wniosku lub załączonych do niego dokumentów, kierownik jednostki realizującej zwraca dokument Wnioskodawcy. 4. Przed przekazaniem wniosku do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego lub osobie przez niego upoważnionej, Wnioskodawca zobowiązany jest do uzyskania potwierdzenia zabezpieczenia środków niezbędnych na sfinansowanie zamówienia przez Kwestora KUL lub Jego Zastępcę oraz parafy Kierownika Sekcji Obsługi Badań i Krajowych Projektów Naukowych Działu Obsługi Badań i Rozwoju Uniwersytetu lub osoby przez niego upoważnionej (w przypadku źródła finansowania zakupu ze środków przeznaczonych na badania naukowe i granty badawcze). 5. Jednostka realizująca przekazuje wniosek o dokonanie zakupu do Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej w terminie 2 dni od daty jego wpłynięcia. 6. Kierownik Zamawiającego lub osoba przez niego upoważniona zatwierdza wniosek o dokonanie zakupu do realizacji, bądź odmawia udzielenia zgody na dokonanie zakupu. 7. Wnioski ewidencjonuje się w Rejestrze wniosków i zakupów, który jest prowadzony przez każdą Jednostkę Realizującą. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej, zgodnie ze wzorem przekazanym przez DZP. 8. Udzielona zgoda na dokonanie zakupu zgodnie z niniejszym Regulaminem dokonywania zakupów obowiązuje przez okres 60 dni od dnia jej udzielenia. Oznacza to, że zakup powinien być zrealizowany w ww. terminie, przy czym decydującą datą jest data zawarcia umowy jeżeli jest wymagana lub data sprzedaży wskazana na dokumencie finansowym (fakturze, rachunku) podpisanym przez obydwie strony. W przypadku zakupów realizowanych sukcesywnie, decydującą datą jest termin zawarcia umowy. Jeżeli zakup nie został zrealizowany w powyższym terminie, konieczne jest ponowne zwrócenie się do Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej, o wyrażenie zgody na wydatkowanie posiadanych środków publicznych zgodnie z niniejszym Regulaminem. 9. Udzielona zgoda na dokonanie zakupu wygasa również w przypadku wyczerpania kwoty, na którą wniosek o dokonanie zakupu został zatwierdzony Wybór wykonawcy następuje poprzez pisemne, telefoniczne, e mail, fax - em lub zamieszczone na stronie internetowej zapytanie ofertowe skierowane do min. 3 potencjalnych Wykonawców. 2. Treść zapytania ofertowego powinna być identyczna dla każdego zaproszonego Wykonawcy i powinna zawierać co najmniej szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, istotne warunki jego realizacji, termin realizacji oraz termin przewidziany na składanie ofert, a w przypadku zawierania umowy także jej wzór. 3. Z czynności wyboru Jednostka Realizująca sporządza protokół, zawierający porównanie ofert i uzasadnienie wyboru oferty uznanej za najkorzystniejszą. Protokół sporządza się według wzoru 2

3 stanowiącego załącznik nr II do niniejszego Regulaminu. Protokół zatwierdza Kierownik Jednostki Realizującej lub osoba przez niego upoważniona, a w przypadku wydatków ponoszonych w ramach projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z UE Kierownik Projektu W przypadku zakupów, których wartość w danej grupie dostaw, usług lub robót budowlanych skali roku przekracza PLN, oraz bez względu na wartość, zakupów realizowanych sukcesywnie i zakupów, których realizacja powoduje konieczność szczególnego zabezpieczenia interesów KUL, wymagane jest zawarcie umowy, sporządzonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Projekt umowy przygotowywany jest przez Kierowników Jednostek Realizujących lub przez wskazanych przez niego pracowników w porozumieniu z Działem Organizacyjno - Prawnym, który dokonuje weryfikacji treści umowy pod względem formalnoprawnym. 3. Projekt umowy zawierający wszystkie istotne dla stron postanowienia, w toku prowadzonych ustaleń pomiędzy stronami, wymaga pozytywnej opinii Kwestora KUL oraz Radcy Prawnego, a ostatecznie, przed jej zawarciem, wymaga parafowania przez Kwestora KUL lub Jego Zastępcy oraz Radcy Prawnego. 4. Jednostka Realizująca dołącza do przesyłanego zapytania ofertowego projekt umowy, w celu umożliwienia zapoznania się z jej treścią potencjalnym wykonawcom. 7 Nadzór w danej Jednostce Realizującej odpowiedzialnej za daną grupę dostaw, usług i/lub robót budowlanych nad realizacją zamówień, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, lub zostały wyłączone ze stosowania ustawy Pzp na podstawie innych przepisów, należy do jej Kierownika Jednostki Realizujące działają zgodnie z Planem Zakupów, będącym częścią składową Planu Zamówień Publicznych. 2. Kierownicy Jednostek Realizujących raz na kwartał przekazują do DZP sprawozdanie z dokonanych zakupów z podziałem na poszczególne grupy zakupów wraz z podaniem ich wartości Dokumenty z przeprowadzonych czynności wyboru wykonawcy jednostka realizująca ma obowiązek przechowywania przez okres 4 lat od daty dokonania zakupu, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. 2. DZP na polecenie Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej może przeprowadzić wyrywkową kontrolę zakupów, dokonanych przez poszczególne Jednostki Realizujące na podstawie postanowień niniejszego Regulaminu. Na wniosek Kierownika DZP, Jednostka 3

4 Realizująca zobowiązana jest przedstawić dokumenty z przeprowadzonych procedur. Stwierdzone rażące naruszenia i zaniedbania w tym zakresie będą przekazywane do wiadomości Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej Przy udzielaniu zamówień finansowanych ze środków Unii Europejskiej lub innych funduszy (zagranicznych i krajowych), dla których ustalone zostały wytyczne dotyczące sposobu udzielania zamówień publicznych oraz kwalifikowalności wydatków w ramach danego programu czy umowy, należy stosować ustalone wytyczne oraz postanowienia umowy o dofinansowanie, jeżeli ich postanowienia są bardziej restrykcyjne od postanowień zawartych w niniejszym Regulaminie. 2. W zakresie wydatków, o których mowa w ust. 1, Kierownik właściwej jednostki zobowiązany jest do poinformowania DZP o planowanych zakupach, w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. 4

5 Załącznik nr I do Regulaminu dokonywania zakupów Nazwa odpowiedzialnej jednostki organizacyjnej... Osoba do kontaktu... Telefon oraz ... WNIOSEK O DOKONANIE ZAKUPU Zakup dokonany na podstawie: art. 4 pkt 8) ustawy PZP innych wyłączonych ze stosowania ustawy Pzp tj.:.. (należy podać dokładne dane o wyłączeniu: art., pkt, itp.) 1. Nazwa i szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (dostawa, usługa, robota budowlana*): Nazwa i Kod Wspólnego słownika zamówień (CPV):... Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za dokonanie opisu przedmiotu zamówienia: Kwota przeznaczona na realizację zamówienia: wartość netto:... zł + stawka VAT:...% wartość brutto:... zł 4. Termin realizacji zamówienia: Uzasadnienie dokonania zakupu: Opinia właściwej rzeczowo jednostki realizującej zakup może być dokonany zgodnie z procedurą przewidzianą dla zamówień, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp oraz innych wyłączonych ze stosowania ustawy Pzp. brak zasadności dokonania zakupu, ponieważ: Zamówienie znajdowało się w planie zakupów jednostki (tak/nie)... Wartość zamówienia w skali KUL... 5

6 Lublin, dnia (Podpis i pieczątka kierownika jednostki realizującej lub pracownika przez niego upoważnionego) 7. Źródło finansowania zamówienia (wraz z podaniem nazwy i kodu centrum budżetowego) Lublin, dnia (Podpis i pieczątka dysponenta centrum budżetowego) 8. Opinia Kwestora, dotycząca posiadania środkami finansowymi wystarczającymi do zrealizowania wniosku oraz parafka Kierownika Sekcji Obsługi Badań i Krajowych Projektów Naukowych Działu Obsługi Badań i Rozwoju Uniwersytetu lub osoby przez niego upoważnionej (w przypadku źródła finansowania zakupu ze środków przeznaczonych na badania naukowe i granty badawcze): Lublin, dnia (Podpis i pieczątka Kwestora lub Jego Zastępcy) DECYZJA po zapoznaniu się z powyższym: do realizacji wniosek/-u o dokonania zakupu zatwierdzam* * Lublin, dnia (Podpis i pieczątka Rektora KUL lub osoby przez niego upoważnionej) Zarejestrowano w rejestrze wniosków i zakupów jednostki realizującej pod nr... dnia:... Udzielona zgoda na dokonanie zakupu obowiązuje przez okres 60 dni od jej udzielenia.... (Podpis i pieczątka) 6

7 Załącznik nr II do Regulaminu dokonywania zakupów Lublin, dnia... r.... (nazwa jednostki realizującej) Protokół z przeprowadzonego zapytania ofertowego dotyczącego zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II 1. Realizując zakup usługi/dostawy/roboty budowlanej polegającej na: (szczegółowy opis zakupu wraz z kodami CPV), przeprowadzono procedurę wyboru najkorzystniejszej oferty. 2.Wartość zakupu wynosiła... zł netto (słownie:... zł.../100) 3. Opis sposobu wyboru wykonawcy: W dniu... r. zostało skierowane zaproszenie do udziału w zapytaniu ofertowym (treść zapytania stanowi integralną część niniejszej dokumentacji) a) do następujących Wykonawców: 1) Nazwa i adres wykonawcy... 2) Nazwa i adres wykonawcy... 3) Nazwa i adres wykonawcy... w formie: telefonicznej -mailowej b) poprzez publiczne ogłoszenie na stronie internetowej. 4. W terminie do dnia... r. do godz.... otrzymano następujące oferty: 1) Nazwa i adres wykonawcy... Cena netto... Cena brutto... Inne kryteria wyboru... Uwagi... 2) Nazwa i adres wykonawcy... Cena netto... Cena brutto... Inne kryteria wyboru... 7

8 Uwagi... 3)Nazwa i adres wykonawcy... Cena netto... Cena brutto... Inne kryteria wyboru... Uwagi Wskazanie wykonawcy, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą i uzasadnienie wyboru: Nie doszło do zawarcia umowy... z powodu Lublin, dnia (podpis osoby prowadzącej zapytanie ofertowe) ZATWIERDZAM... (data i podpis kierownik jednostki realizującej zakup) 8