Warszawa, dnia 6 listopada 2015 r. Poz POROZUMIENIE. z dnia 21 października 2015 r.

Transkrypt

1 DZIENNIK URZĘDOWY WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO Warszawa, dnia 6 listopada 2015 r. Poz POROZUMIENIE z dnia 21 października 2015 r. w sprawie współpracy miast i gmin na rzecz realizacji projektu pn. Zintegrowany System Dróg Rowerowych w gminach Michałowice, Piastów i Pruszków. zawarte pomiędzy: Gminą Miastem Pruszków, z siedzibą w Pruszkowie (kod pocztowy ), przy ulicy J. I. Kraszewskiego 14/16, reprezentowaną przez: Jana Starzyńskiego Prezydenta Miasta Pruszkowa, zwaną w dalszej części umowy Liderem a Gminą Michałowice, z siedzibą w Regułach (kod pocztowy ), przy ul. Aleja Powstańców Warszawy 1, reprezentowaną przez: Krzysztofa Grabkę Wójta Gminy Michałowice, zwaną w dalszej części umowy Partnerem 1, a Miastem Piastów, z siedzibą w Piastowie (kod pocztowy ), przy ul. 11 listopada 2 reprezentowanym przez: Grzegorza Szuplewskiego Burmistrza Miasta Piastowa, zwaną w dalszej części umowy Partnerem 2, zwanych w dalszej części Porozumienia Partnerskiego Partnerami łącznie zwanych dalej również Stronami W celu wspólnego działania na rzecz przygotowania i realizacji projektu pn. Zintegrowany System Dróg Rowerowych w gminach Michałowice, Piastów i Pruszków ubiegającego się o dofinansowanie w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego (ZIT WOF), Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata zwanego dalej Projektem, którego celem jest budowa tras rowerowych w Gminie Michałowice, Piastów i Pruszków, strony zawiązują partnerstwo i postanawiają co następuje: 1. Zakres Partnerstwa 1. Strony umowy stwierdzają zgodnie, że wskazane Partnerstwo zostało utworzone w celu realizacji projektu, którego opis stanowi wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami. 2. Porozumienie określa zasady funkcjonowania Partnerstwa, zasady współpracy Lidera i Partnerów oraz współpracy między Partnerami przy realizacji projektu. 3. Okres realizacji projektu jest zgodny z okresem wskazanym we wniosku i dotyczy realizacji wspólnych zadań w ramach projektu.

2 Dziennik Urzędowy Województwa Mazowieckiego 2 Poz Podstawą realizacji projektu będzie przyznanie dofinansowania oraz podpisanie umowy o dofinansowanie projektu pt. Zintegrowany System Dróg Rowerowych w gminach Michałowice, Piastów i Pruszków przez Lidera ze środków ZIT WOF, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata Współpraca ta została utworzona, aby połączenia graniczne z trasami rowerowymi na terenie gmin Michałowice, Piastów i Pruszków uzyskały ciągłość w komunikacyjnym układzie międzygminnym. 2. Reprezentacja Partnerstwa 1. Partnerstwo jest reprezentowane przez Lidera, którym jest Gmina Miasto Pruszków. 2. Lider zobowiązuje się do występowania w roli wnioskodawcy przy ubieganiu się o śr o dki na realizację projektu oraz we wszystkich kwestiach dotyczących Partnerstwa. W tym zakresie Lider działa również w imieniu i na rzecz Partnerów. 3. Odpowiedzialność Partnerów 1. Każda ze Stron jest odpowiedzialna za należyte i terminowe wykonanie przypisanych jej obowiązków, w szczególności zgodnie z 4 oraz 5 niniejszego Porozumienia. 2. Każda ze Stron odpowiada za szkody wyrządzone drugiej Stronie lub osobom trzecim przy realizacji niniejszego partnerstwa z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność. 3. Strony w trakcie realizacji partnerstwa będą współpracować ze sobą oraz przekazywać sobie wszystkie informacje mające istotne znaczenie dla jej realizacji. 4. Każda ze Stron zobowiązuje się do wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie z celem, na jaki je uzyskała. 5. Obowiązki i zadania Stron zostaną szczegółowo opisane odrębną umową wzajemnej współpracy po uzyskaniu decyzji o otrzymaniu dofinansowania. 6. Strony zobowiązują się do wybudowania dróg rowerowych, o których mowa we wniosku o dofinansowanie do końca 2017 r. 7. Strony zobowiązują się do zapewnienia trwałości projektu. 4. Obowiązki i zadania Lidera 1. Strony stwierdzają zgodnie, że Gmina Miasto Pruszków pełni funkcję Lidera odpowiedzialnego za: 1) Przygotowanie oraz złożenie wniosku o dofinansowanie pt. Zintegrowany System Dróg Rowerowych w gminach Michałowice, Piastów i Pruszków do Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU). 2) Nadzór nad przygotowaniem Studium Wykonalności oraz innych dokumentów niezbędnych do aplikowania o środki unijne, w tym pokrycie kosztów tej dokumentacji proporcjonalnie w wysokości 1/3 kosztów. 3) Lider zobowiązuje się do wykonania pełnej dokumentacji projektowo-kosztorysowej wraz z uzyskaniem prawomocnej decyzji pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót dla dróg rowerowych na terenie Gminy Pruszków. 4) Lider zobowiązuje się do złożenia wniosku aplikacyjnego na zadanie wymienione w 1 pkt 1 w imieniu własnym oraz Partnerów oraz do koordynacji, realizacji i rozliczenia tego zadania, zgodnie z wymogami Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata , instrumentu finansowego ZIT WOF z zachowaniem zasad konkurencyjności oraz przejrzystości wydatków. 5) Lider podpisuje umowę o dofinansowanie w imieniu Partnerów. 6) Lider zobowiązuje się przekazywać Partnerom otrzymaną dotację, na specjalnie utworzone w tym celu konto bankowe, zgodnie z umową o dofinansowanie na lub za wykonanie dróg rowerowych Partnerom 1 i 2, zgodnie z powykonawczym harmonogramem rzeczowo-finansowym lub kosztorysem powykonawczym. 7) Przekazanie dotacji, o której mowa w pkt. 6) nastąpi na wskazane w formie pisemnej konto Partnera 1 i 2, na wyodrębniony rachunek, który zostanie otwarty do celów realizacji tego zadania.

3 Dziennik Urzędowy Województwa Mazowieckiego 3 Poz ) Lider zobowiązuje się do pokrycia kosztów wykupu gruntów niezbędnych do należytego wybudowania dróg rowerowych, zgodnie ze swoim obszarem administracyjnym. 9) Całkowite rozliczenie zadania zostanie dokonane na podstawie kosztorysu powykonawczego lub innych dokumentów równoważnych. 10) Zarządzanie projektem, w szczególności: prowadzenie dokumentacji, sporządzanie sprawozdań z realizacji projektu, zarządzanie finansami projektu. 11) Przedkładanie wniosków o płatność do Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych celem rozliczenia wydatków w projekcie oraz otrzymania środków na dofinansowanie zadań Lidera i Partnerów, 12) Powołanie Zespołu Projektowego w skład którego wejdą przedstawiciele Stron oraz Koordynator Projektu. 13) Współpracę z Partnerami przy promocji projektu oraz udostępnianie informacji dotyczących projektu. 14) Monitoring i ewaluacja projektu. 15) Przechowywanie dokumentacji projektu zgodnie z wymaganiami ZIT WOF oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata Obowiązki i zadania Partnerów 1. Do obowiązków Partnera 1 i 2 należy: 1) Aktywne uczestnictwo i współpraca w działaniach Partnerstwa mających na celu realizację Projektu, o którym mowa w 1 pkt 1. 2) Przygotowanie wkładu merytorycznego do wniosku o dofinansowanie zgodnie z wytycznymi ZIT WOF, RPO WM w zakresie swojego obszaru oraz współpraca przy przygotowaniu wniosku o dofinansowanie projektu pt. Zintegrowany System Dróg Rowerowych w gminach Michałowice, Piastów i Pruszków oraz bezzwłoczne jego opiniowanie. 3) Przekazanie Liderowi środków finansowych proporcjonalnie w wysokości 1/3 kosztów za wykonanie Studium Wykonalności oraz innych dokumentów niezbędnych do aplikowania o środki unijne, na specjalnie wyodrębniony w tym celu rachunek bankowy. 4) Wykonanie pełnej dokumentacji projektowo-kosztorysowej wraz z uzyskaniem prawomocnych decyzji dla dróg rowerowych, zgodnie ze swoim obszarem administracyjnym. 5) Pokrycie kosztów wykupu gruntów niezbędnych do należytego wybudowania dróg rowerowych, zgodnie ze swoim obszarem administracyjnym. 6) Przygotowanie dokumentacji projektu zgodnie z wymaganiami ZIT WOF, RPO WM , powszechnie przyjętych aktów normatywnych lub zgodnie ze Standardami projektowymi i wykonawczymi dla systemu rowerowego m. st. Warszawy (aktualizacja 2012 r.). 7) Przekazywanie Liderowi comiesięcznych sprawozdań z postępów prac. 8) Utrzymanie trwałości projektu oraz utrzymanie należytego stanu ścieżek przez cały okres trwałości projektu, zgodnie z wymogami ZIT WOF, RPO WM ) Dostarczanie Liderowi wszelkiej niezbędnej dokumentacji związanej z realizacją projektu. 10) Współpraca z Liderem przy promocji projektu oraz udostępnianie informacji dotyczących projektu. 11) Przechowywanie dokumentacji projektu zgodnie z wymaganiami ZIT WOF, RPO WM Ponadto do obowiązków wszystkich Partnerów należy: 1) Informowanie Lidera celem uzyskania akceptacji lub opinii Lidera o planowanych zmianach w zadaniach partnerów realizowanych w ramach Projektu. 2) Stosowanie przyjętego systemu przepływu informacji i komunikacji między Partnerami zgodnie z 7. 3) Udzielania na wniosek Koordynatora Projektu ze strony Lidera informacji i wyjaśnień, co do zadań realizowanych w ramach Projektu, w terminie i formie umożliwiającej Liderowi wywiązanie się z jego obowiązków informacyjnych względem MJWPU.

4 Dziennik Urzędowy Województwa Mazowieckiego 4 Poz ) Niezwłocznego informowania Koordynatora Projektu ze strony Lidera o przeszkodach przy realizacji projektu, w tym o ryzyku zaprzestania jego realizacji przez Partnerów. 5) Poddania się kontroli w zakresie prawidłowej realizacji projektu przez Lidera i Partnerów przez MJWPU oraz inne uprawnione do kontroli podmioty. 6) Udostępniania każdorazowo na wniosek Lidera lub uprawnionych podmiotów dokumentów lub informacji umożliwiających dokonanie oceny realizacji wskaźników projektu. 7) Strony zobowiązują się do przestrzegania ustawy Prawo Zamówień Publicznych na każdym etapie procesu inwestycyjnego. Strony ponoszą pełną odpowiedzialność za nieprawidłowości wynikające z naruszenia w/w ustawy. 8) Wykorzystywania materiałów informacyjnych i wzorów dokumentów przekazanych przez Lidera. 9) Zmiany dot. zadań do wykonania lub w zakresie i sposobie wykonywania powierzonych Partnerom zadań wymagają uzgodnienia w formie pisemnej. 6. Plan finansowy oraz zasady zarządzania finansowego 1. Strony zobowiązują się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków w ramach projektu w sposób przejrzysty i zgodny z zasadami dotyczącymi realizacji projektów w ramach ZIT WOF, RPO WM tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem. 2. Wszystkie płatności związane z projektem będą dokonywane na wyodrębniony na potrzeby realizacji projektu rachunek bankowy Lidera. 3. Za kontrolę wydatków projektu oraz za nadzór nad finansową realizacją całości projektu odpowiedzialny będzie Lider. 4. Lider zobowiązany jest do sporządzania i przedkładania wymaganych przez Instytucję Zarządzającą dokumentów. Partnerzy zobowiązani są do udostępniania wszelkich danych i dokumentów niezbędnych do sporządzenia sprawozdań oraz wniosków o płatność w terminach określonych przez MJWPU. 5. W przypadku uznania przez MJWPU poniesionych wydatków w całości lub w części za koszty niekwalifikowane Strony zobowiązują się do niezwłocznego zwrotu tych wydatków na wyodrębnione konto bankowe Lidera, przy czym zwrotu wydatków ma obowiązek dokonać Partner, u którego uznano poniesione wydatki jako koszt niekwalifikowany. 6. Szczegółowe zasady dotyczące rozliczania projektu oraz jego szczegółowej realizacji, w tym w zakresie procedur przetargowych, wykraczające poza zapisy niniejszego Porozumienia zostaną określone odrębną umową wzajemnej współpracy, po uzyskaniu decyzji o otrzymaniu dofinansowania. 7. Zasady komunikacji, przepływu informacji i podejmowania decyzji w Partnerstwie 1. Osobą uprawnioną przez Lidera do reprezentowania go we wszelkich czynnościach związanych z realizacją niniejszej umowy jest Marta Piotrowska-Perz. 2. Każdy Partner wyznaczy osobę odpowiedzialną za bieżące kontakty z Liderem. 3. Strony zobowiązują się do przekazywania na bieżąco telefonicznie lub mailowo informacji dotyczących wszystkich zdarzeń mających bezpośredni wpływ na realizację projektu. 4. Spotkania Zespołu Projektowego odbywać się będą minimum raz w miesiącu w siedzibie Lidera lub w miarę potrzeb w siedzibach Partnerów. 5. Decyzje będą podejmowane przez Zespół Projektowy na podstawie danych z przebiegu prac merytorycznych oraz wniosków zgłaszanych podczas spotkań na zasadach konsensusu. 6. Wszystkie decyzje mające wpływ na sposób realizacji projektu będą podejmowane na drodze konsultacji pomiędzy Stronami. 7. Szczegółowe zasady dotyczące zasad komunikacji, przepływu informacji i podejmowania decyzji w Partnerstwie przy realizacji projektu zostaną określone odrębną umową po uzyskaniu decyzji o otrzymaniu dofinansowania.

5 Dziennik Urzędowy Województwa Mazowieckiego 5 Poz Monitorowanie i kontrola Projektu 1. Za kontrolę i monitorowanie realizacji projektu odpowiadać będzie Lider oraz Partnerzy w zakresie wykonanych odcinków dróg rowerowych na terenie swojego obszaru administracyjnego. 2. Partnerzy zobowiązują się do informowania Lidera o wszystkich problemach związanych z zadaniami, w realizacji których współuczestniczą. 3. Partnerzy zobowiązują się udostępnić do wglądu Liderowi, na jego wezwanie, wszelkich dokumentów i danych źródłowych związanych z realizacją projektu. 4. Strony zobowiązują się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu zgodnie z terminem określonym w umowie o dofinansowanie. 9. Okres obowiązywania Porozumienia 1. Porozumienie Partnerskie obowiązuje od dnia jego zawarcia i wygasa wraz z końcem projektu określonym w umowie o dofinansowanie projektu zawartej z MJWPU. 2. Porozumienie Partnerskie ulega rozwiązaniu, jeśli: 1) Dofinansowanie ze środków ZIT WOF, RPO WM nie zostanie przyznane - w takim przypadku strony nie mogą domagać się wzajemnie zwrotu poczynionych nakładów związanych z realizacją niniejszej umowy. 2) Na podstawie porozumienia wszystkich Stron, w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających dalsze wykonywanie zobowiązań wynikających z Porozumienia lub w przypadku nie uzyskania dofinansowania projektu. 3) W razie rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu przez MJWPU. 4) Lider może wypowiedzieć Porozumienie Partnerom, w przypadku rażącego naruszenia obowiązków Partnerów wynikających z Porozumienia lub z umowy o dofinansowanie projektu. Strony Porozumienia zobowiązują się do podjęcia negocjacji, mających na celu zapewnienie prawidłowej realizacji projektu, w tym kontynuacji zadania powierzonego partnerom, z którym strony rozwiązały Porozumienie. 5) Partnerzy działając jednomyślnie mogą wypowiedzieć umowę Liderowi, w przypadku rażącego naruszenia przez Lidera obowiązków wynikających z umowy lub umowy o dofinansowanie Projektu. 10. Postanowienia końcowe 1. Ewentualne spory wynikłe w związku z realizacją przedmiotu Porozumienia strony zobowiązują się rozpatrywać w drodze wspólnych negocjacji, a w przypadku niemożności osiągnięcia kompromisu spory te będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Lidera. 2. W sprawach, których nie reguluje niniejsze Porozumienie, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 3. Niniejsze Porozumienie sporządzono w 6 (sześciu) jednobrzmiących egzemplarzach, 2 (dwa) egzemplarze dla Lidera, po 2 (dwa) egzemplarze dla Partnerów. Sygnatariusze: Prezydent Miasta Pruszkowa: Jan Starzyński Wójt Gminy Michałowice: Krzysztof Grabka Burmistrz Miasta Piastowa: Grzegorz Szuplewski