MODA NA OUTSOURCING W PEŁNI UZASADNIONA KORZYŚCIAMI

Transkrypt

1 Studia i Materiały. Miscellanea Oeconomicae Rok 17, Nr 2/2013 Wydział Zarządzania i Administracji Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach N a u k i d l a Z a r z ą d z a n i a. O d c z a s ów Adamieckiego do współczesności Łukasz Łakomiec, Artur Maik 1 MODA NA OUTSOURCING W PEŁNI UZASADNIONA KORZYŚCIAMI Istotą pojęcia outsourcingu jest przedsięwzięcie, które polega na wyłączeniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego pewnych realizowanych przez nie funkcji, a następnie przekazaniu ich do wykonania innym podmiotom gospodarczym. Dziś outsourcing to nie tylko sposób na obniżenie kosztów prowadzenia działalności, ale przede wszystkim strategia rozwoju biznesu Znaczenie pojęcia outsourcingu Dziś, w świecie przedsiębiorców outsourcing staje się coraz bardziej popularny. Sytuacja ta rodzi się na skutek powstanie dylematu: czy produkować samemu, czy może powierzyć tym zewnętrznemu przedsiębiorcy, który to staje się problemem pojawiającym się niemal w każdym współczesnym przedsiębiorstwie. W odpowiedzi na pytanie kupić? czy robić? coraz częściej zauważamy tą pierwszą odpowiedź kupić. Samo słowo outsourcing to skrót od angielskiego wyrażenia: outside resource using, które oznacza wykorzystywanie przez przedsiębiorstwo zasobów pochodzących z zewnątrz. Jest to metoda działania przedsiębiorstwa, która pozwala na wykorzystywanie narzędzi, produktów i usług oferowanych przez inne, zewnętrzne działalności gospodarcze, dzięki czemu przedsiębiorstwo może obniżyć koszty wytwarzania dóbr czy usług i dodatkowo podnieść ich jakość. Daje to możliwość zaangażowania potencjału firmy w jej podstawową działalność, bez konieczności nadmiernego inwestowania w działy bezpośrednio niezwiązane z jej głównym celem, wpływa na osiąganie przewagi konkurencyjnej i szans rozwojowych 3. 1 Łukasz Łakomiec, Artur Maik, studenci, Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach. 2 M. Matejun, Współczesne metody zarządzania w praktyce gospodarczej, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź 2009, s D. Dębski, Ekonomika i organizacja przedsiębiorstw, część 1, WSiP, Warszawa 2006, s

2 Outsourcing to pewnego rodzaju podział pracy, która odbywa się poza przedsiębiorstwem. Mówi o tym zasada pioniera przemysłu samochodowego H. Forda: Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić lepiej niż nasi konkurencji, to nie ma sensu byśmy to robili w ogóle. Powinniśmy zdać się na kogoś lepszego w tej dziedzinie. Głównym powodem, dla którego przedsiębiorstwa podejmują decyzję o stosowaniu outsourcingu jest chęć obniżenia kosztów. Wpływa na to fakt, iż dostawca dzięki specjalizacji w danej dziedzinie otrzymuje efekt skali, posiada on specyficzne kompetencje, na które firma pozwolić sobie nie może, z uwagi na zbyt wysokie koszty ich uzyskania wiążące się również z wprowadzeniem nowych technologii, bądź też dostawca posiada tańsza siłę roboczą. Outsourcing daje możliwość reagowania na zmiany koniunktury, szybkiego podejmowania decyzji dotyczących wielkości produkcji w stosunku do aktualnego zapotrzebowania przedsiębiorstwa. Działania outsourcingowe często powodują zmianę kosztów stałych w koszty zmienne. Można wyróżnić 5 podstawowych celów outsourcingu: Strategiczne Rynkowe Ekonomiczne Motywacyjne Organizacyjne Cele strategiczne dotyczą rozwiązywania takich problemów jak: dostęp do nowych technologii czy rozwój bezinwestycyjny. Cele rynkowe mają za zadanie poprawę konkurencyjności, zwiększenie skali działania i dywersyfikacji działalności. Cele ekonomiczne obejmują z kolei ograniczenie ryzyka prowadzenia działalności, obniżenie poprzez kontrolę i racjonalizację kosztów oraz zwiększenie przychodów. Spojrzenie na wyniki ekonomiczne firmy partnera, któremu powierzyliśmy pewne zadania pozwala na ich obiektywizację, co stanowi cele motywacyjne. Zaliczamy również do nich promowanie przedsiębiorczości i efektywności działania myślowego. Cele organizacyjne pozwalają przedsiębiorstwu na usprawnienie jego działania poprzez upraszczanie i wyszczuplanie struktur 4. Outsourcing w Polsce pojawił się na początku lat dziewięćdziesiątych. Sprawnie funkcjonujące dotychczas przedsiębiorstwa, musiały oddać swoje pozycje liderów firmom działającym według nowej koncepcji - bardziej wyszczuplonych działalności gospodarczych. Wtedy pojawiła się pilna potrzeba wprowadzenia zmian w strukturach Korzyści wynikające z wykorzystywania outsourcingu w organizacjach Stosowanie koncepcji outsourcingu nie jest jedynie celem samym w sobie. Podsumowanie planowanych skutków powinno być wynikiem w pełni pozytywnym, przynajmniej w sferze działań długofalowych, strategicznych. Wydzielenie pewnych działów przedsiębiorstwa z jego struktury i powierzenie ich podmiotom 4 Ibidem, s S. Lachiewicz, Problemy współczesnej praktyki zarządzania, Tom I, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź 2007, s

3 zewnętrznym może przynieść korzyści zarówno przedsiębiorstwu, jak również pracownikom tych komórek. Poniżej zamieszczona tabela przedstawia potencjalne korzyści jakie mogą zostać osiągnięte przez dwa podstawowe podmioty objęte wprowadzonymi zmianami tj. restrukturyzacja przedsiębiorstwa i pracowników, których ona dotyczy 6. Tabela 1. Korzyści outsourcingu. Korzyści dla przedsiębiorstwa możliwość koncentracji na podstawowej działalności, zmniejszenie kosztów utrzymywania majątku, ograniczenie czynności administracyjno obsługowych i związanych z tym kosztów, uproszczenie struktury organizacyjnej, poprawa skuteczności zarządzania, zwiększenie elastyczności działania, zmniejszenie nakładów inwestycyjnych na utrzymywanie bazy technicznej powierzonych działalności, zmniejszenie stanu zatrudnienia i związanych z tym kosztów Korzyści dla pracowników obszarów, będących przedmiotem outsourcingu możliwość podjęcia samodzielnej działalności gospodarczej przy ograniczonym zaangażowaniem kapitału w korzystnych warunkach rynkowych, udział we własności nowego przedsiębiorstwa, wyzwalanie przedsiębiorczości personelu zatrudnionego w wydzielanych komórkach organizacyjnych, aktywizacja znacznej części załogi wokół wspólnego celu, podniesienie sprawności zarządzania, racjonalizacja zatrudnienia Źródło: por. M. Trocki, Wydzielanie komórek organizacyjnych ze struktury przedsiębiorstwa. Przegląd Organizacji 1995, nr 2. Zalety outsourcingu są znane wszystkim, którzy interesują się metodami zarządzania organizacją. Firmy outsourcingowe, aby zwabić klientów przechwalają się swoimi atutami. Oczywiście we wszystkim jest spora część prawdy, jeśli nie całość, z racji tego, że ta metoda zarządzania organizacją posiada wiele zalet, które są widoczne i pozytywnie odbierane przez większość organizacji 7. Jak wiadomo outsourcing, w dużej ogólności, polega przede wszystkim na wykorzystywaniu zasobów zewnętrznych, poprzez wydzielenie pewnych procesów, albo też obszarów biznesowych na zewnątrz firmy. Niejako przeciwieństwem outsourcingu jest insourcing, czyli ponowne włączenie procesów, czy też danych obszarów do firmy macierzystej, wcześniej wydzielonych na zewnątrz do firmy zewnętrznej. Z takiego podejścia od razu możemy dostrzec wiele bardzo istotnych zalet, oczywiście w doniesieniu do prowadzenia firmy. Jest rzeczą oczywistą, iż korzyści nie tylko są w odniesieniu do firmy macierzystej, ale również dla firm zewnętrznych, które chcą świadczyć usługi na zasadach outsourcingu. Jednak z perspektywy przedsiębiorstwa ważniejsza wydaje się firma macierzysta korzy- 6 S. Lachiewicz, Problemy współczesnej praktyki zarządzania, Tom I, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź 2007, s M. Matejun, Współczesne metody zarządzania w praktyce gospodarczej, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź 2009, s

4 stająca z dobrodziejstwa tego typu metody zarządzania organizacją. Najbardziej ulubionym przewodnim tematem osób, które zarządzają przedsiębiorstwami jest cięcie kosztów. Outsourcing pozwala m.in. na znaczne ograniczenie kosztów w firmie macierzystej, dlatego też stał się tak popularny. Jest to związane przede wszystkim z zasobami, w tym również z ludźmi zatrudnionymi w firmie, którzy często generują największe koszty w firmie. Dzięki temu, iż firma macierzysta poprzez metodę outsourcingową, czyli wydzielenie pewnych obszarów do firmy zewnętrznej nabiera bardziej wirtualnego charakteru możliwe jest ograniczenie wydatków związanych tradycyjnie z zasobami. W przypadku, gdy korzystamy z zasobów firmy zewnętrznej, nie ponosimy kosztów stałych, które przykładowo związane są z utrzymaniem, szkoleniem, czy też ciągłym przekwalifikowaniem ludzi pod nowe zbliżające się projekty w firmie macierzystej. W przypadku, gdy firma macierzysta zdecyduje się na realizację projektu, albo też wygra przetarg, czy też inny sposób uzyska kontrakt na realizację jakiegoś określonego przedsięwzięcia, to jeśli nie posiada własnych zasobów, przykładowo wyspecjalizowanych w danej dziedzinie ludzi, albo też specjalistycznych urządzeń, to może właśnie skorzystać z usług firmy zewnętrznej, która specjalizuje się tylko i wyłącznie w takiej dziedzinie. Dzięki temu płaci się za tymczasowe wykorzystanie pewnych zasobów, a po realizacji celu, nie trzeba się martwić co dalej zrobić z określonymi zasobami, które przestały być potrzebne. Oczywiście w tym przypadku przy wyborze firmy zewnętrznej trzeba mieć na uwadze problemy dotyczące samej organizacji 8. Poza obniżeniem kosztów w firmie macierzystej z outsourcingiem związane są zalety poruszone przy okazji omawiania hiper-specjalizacji. W odniesieniu do firmy macierzystej, która to korzysta z outsourcingu możemy skupić się jedynie na tej działalności, która w naszym przypadku jest najbardziej istotna oraz na której znamy się najlepiej. Przykładowo coraz częściej firm, zwłaszcza tych nowych w obszarze IT przekazuje obszary związane z rachunkowością i księgowością specjalnym firmom zewnętrznym, biurom rachunkowym. Podobne sytuacje można zauważyć w przypadku obecnego stanu prawnego w Polsce, gdzie sprawy prawne, zwłaszcza te które są bardziej skomplikowane przekazuje się odpowiednim firmom zewnętrznym specjalizującym się w prawie, radcom prawnym, czy też kancelariom prawniczym 9. Outsourcing posiada również zalety w odniesieniu do firm zewnętrznych, które świadczą usługi innym firmom. Przede wszystkim patrząc z perspektywy firmy zewnętrznej, która przyjmuje pewien obszar, taka firma może zachować większą ciągłość zleceń i pracy w danym obszarze. Dzięki temu taka firma może cały czas specjalizować się w tym obszarze bez ponoszenia strat związanych z przestojami, czy też niewykorzystanymi zasobami. W firmach macierzystych, które nie korzystają z pomocy firm zewnętrznych oraz bazują jedynie na własnych zasobach mo- 8 M. Matejun, Współczesne metody zarządzania w praktyce gospodarczej, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź 2009, s D. Dębski, Ekonomika i organizacja przedsiębiorstw, część 1, WSiP, Warszawa 2006, s

5 że zdarzyć się, że przez pewien okres czasu, nie będą angażowane wszystkie zasoby firmy macierzystej. W takim przypadku jest to nie tylko nieefektywne wykorzystanie zasobów, ale również osoby zatrudnione w takiej firmie tracą na tym, ponieważ zamiast się rozwijać zwyczajnie się cofają. Outsourcing jako metodyka zarządzania organizacją pozwala na ciągły rozwój zawodowy w danym obszarze, gdzie zarówno firma macierzysta, jak i firma zewnętrzna może się specjalizować w tym, w czym widzi największe zainteresowanie, oczywiście na ile rynek w danej branży pozwala. Ponadto outsourcing przyczynia się także do ogólnego wzrostu konkurencyjności w gospodarce, gdyż nie trzeba znać się na wszystkim, aby prowadzić firmę w danej dziedzinie. Przykładowo nie trzeba budować wszystkich działów oraz zatrudniać tysiąc ludzi tylko w celu tworzenia stron internetowych, albo też gier mobilnych. Pozwala nam to, na wykonywanie czynności, które lubimy a resztę zwyczajnie przekazujemy komuś kto się specjalizuje w danych obszarach. Dodatkowo firma macierzysta oraz zewnętrzna nie jest zmuszana do zwalniania osób ze względu na brak projektów w danym obszarze 10. Wnioski Outsourcing jest bardzo użytecznym rozwiązaniem, po które warto sięgać. Jednak warto robić to świadomie z uwzględnieniem wszelkich zagrożeń w tym zakresie. Czasem bowiem może się zdarzyć, iż po zastosowaniu outsourcingu zdecydujemy się ponownie włączyć wydzielone wcześniej obszary do firmy macierzystej, czyli zastosować insourcing. Może to być również związane ze zmianą strategii, albo decyzją wejścia w nowe obszary rynku. Wszystko zależy od konkretnego przypadku i tego co chcemy osiągnąć, dlatego warto mieć świadomość pewnych faktów związanych z outsourcingiem, aby podejmowanie tych decyzji było znacznie łatwiejsze i kończyło się sukcesem oraz osiągnięciem zamierzonego celu. Podsumowując przedstawione tezy należy ogólnie stwierdzić, że outsourcing jako metoda na zarządzanie organizacją jest bardzo korzystna i wpływa pozytywnie na rozwój, jak i efektywność organizacji, które stosują tego typu rozwiązanie 11. Bibliografia: 1. Matejun M., Współczesne metody zarządzania w praktyce gospodarczej, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź Dębski D., Ekonomika i organizacja przedsiębiorstw, część 1, WSiP, Warszawa Lachiewicz S., Problemy współczesnej praktyki zarządzania, Tom I, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź Abstrakt: Koncepcja outsourcingu we współczesnych przedsiębiorstwach stała się nie tylko sposobem na redukcję kosztów, ale i strategią prowadzenia działalności. 10 M. Matejun, Współczesne metody zarządzania w praktyce gospodarczej, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź 2009, s Ibidem, s

6 W zasadzie menadżerowie szukając redukcji kosztów myślą tylko o outsourcingu. Ich zadaniem staje się wydzielenie części struktury organizacyjnej, której prowadzenie można powierzyć innym, przy czym skupiają się na tym, by znaleźć jak najlepszych dostawców. Outsourcing jest coraz bardziej popularny nie tylko na świecie, ale również w Polsce stając się powszechnie stosowana koncepcją zarządzania w dużym, jak również małym i średnim biznesie. Fully justified theme for outsourcing Nowadays the concept of outsourcing become not only a way of reducing costs, but also the business strategy. In fact, managers looking for a cost savings think only about the outsourcing. The task is separating a part of the business structure which can be leaded by the other with the focus on to find the best suppliers. Outsourcing is becoming more and more popular not only in the world, but also in Poland, becoming a commonly used conception in the management of large as well as small and medium business. Łukasz Łakomiec, Artur Maik, students, Jan Kochanowski University in Kielce. 334