REGULAMIN wyjazdów studentów i pracowników w Programie ERASMUS PLUS w Akademii Ignatianum w Krakowie. Biuro Współpracy Międzynarodowej. I.

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 1/2014/2015 Rektora Akademii Ignatianum w Krakowie z dnia 1 października 2014 r. REGULAMIN wyjazdów studentów i pracowników w Programie ERASMUS PLUS w Akademii Ignatianum w Krakowie Biuro Współpracy Międzynarodowej I. Informacje 1 1. Program Erasmus Plus (zwany dalej Programem) jest programem współpracy międzynarodowej w ramach UE. Program Akcja KA1 - przeznaczony jest dla szkół wyższych, ich studentów i pracowników. 2. Celem Programu jest wspieranie edukacji i szkoleń oraz wspieranie mobilności studentów i pracowników szkół wyższych w całej Europie. 3. Szczegółowe informacje na temat wszystkich komponentów Programu są dostępne na stronach Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE): oraz II. Postanowienia ogólne 2 1. W Programie mogą wziąć udział studenci (również absolwenci) oraz pracownicy Akademii Ignatianum w Krakowie, zwanej dalej Ignatianum. 2. Program obejmuje wyjazdy zagraniczne studentów (również absolwentów) oraz pracowników Ignatianum. 3. Wyjazdy studentów na studia oraz wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych muszą być poprzedzone podpisaniem umów bilateralnych (dwustronnych) pomiędzy Ignatianum a uczelnią przyjmującą. 4. Wyjazdy studentów oraz pracowników Ignatianum mogą być rozpoczęte 1 czerwca i muszą być zakończone 30 września danego roku akademickiego. 5. Stypendium przyznawane w ramach Programu stanowi formę dofinansowania i nie pokrywa całkowitych kosztów wymiany (wyjazdu), jedynie pokrywa różnicę pomiędzy kosztami utrzymania w Polsce, a krajem pobytu studenta/pracownika. 6. Odpowiedzialnym za Biuro Współpracy Międzynarodowej jest Prorektor ds. Nauki i Programów Kształcenia Ignatianum. III. Wyjazdy studentów Ignatianum 3 Program oferuje studentom następujące możliwości udziału w międzynarodowej wymianie: 1. SMS wyjazdy studentów na studia (podjęcie w uczelni przyjmującej studiów stacjonarnych). 2. SMP wyjazdy studentów/absolwentów na praktykę (praca w pełnym wymiarze godzin uzgodnionych z instytucją przyjmującą). 1

2 Najważniejsze reguły wymiany w ramach Programu, które powinny być ściśle przestrzegane przez wszystkie uczestniczące w nim strony. a. uczestnictwo w wymianie studenckiej, w ramach jednej kategorii, nie może być dłuższe niż jeden, ten sam rok akademicki, b. student wyjeżdżający na studia, może również ubiegać się o wyjazd na praktykę, c. student wyjeżdżający do zagranicznej uczelni na określony czas, aby realizować tam część swoich studiów nie przestaje być studentem macierzystej uczelni z przysługującymi mu prawami i obowiązkami (również ciągłość wypłat krajowych stypendiów), d. student (z aktywnym statusem studenta) wyjeżdżający do zagranicznej instytucji na określony czas, aby realizować tam praktykę związaną z kierunkiem studiów nie przestaje być studentem macierzystej uczelni z przysługującymi mu prawami i obowiązkami (również ciągłość wypłat krajowych stypendiów), e. absolwent (brak statusu studenta podczas trwania wyjazdu) wyjeżdżający do zagranicznej instytucji na określony czas, aby realizować tam praktykę związaną z kierunkiem studiów, z chwilą obrony przestaje być studentem macierzystej uczelni i nie przysługują mu prawa studenckie również ciągłość wypłat krajowych stypendiów, f. minimalny okres pobytu studenta za granicą, w przypadku wyjazdu na studia, wynosi 3 miesiące, a maksymalny 1 ten sam rok akademicki (maksymalny pobyt można rozpocząć wyłącznie w I semestrze danego roku akademickiego), g. minimalny okres pobytu studenta za granicą, w przypadku wyjazdu na praktyki, wynosi 2 miesiące, a maksymalny 1 ten sam rok akademicki (maksymalny pobyt można rozpocząć wyłącznie w I semestrze danego roku akademickiego), h. uczelnia przyjmująca nie ma prawa pobierać od przyjeżdżających w ramach Programu studentów żadnych opłat za naukę (wpisowego, czesnego, opłat za egzaminy itp.), i. studenci zakwalifikowani do wyjazdu w ramach Programu są zwolnieni z opłat za studia (opłata semestralna administracyjna/czesne), w danym semestrze, na podstawie imiennej listy uczestników wymiany składanej do Rektoratu przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, j. studenci zakwalifikowani do wyjazdu na studia, w ramach Programu, są zwolnieni z opłat za nadwyżkę punktów ECTS (w danym roku akademickim) na podstawie właściwego Zarządzenia Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni, k. od uczelni macierzystej -Ignatianum- student otrzymuje stypendium ze środków Komisji Europejskiej, które nie stanowi pełnego finansowania kosztów pobytu za granicą, a jedynie ma pokrywać różnicę pomiędzy kosztami utrzymania za granicą i podobnymi kosztami ponoszonymi w kraju ojczystym, l. wysokość oraz wypłata stypendium gwarantowana jest na pierwotnie ustalony czas wyjazdu, m. wypłata stypendium nie jest gwarantowana na przedłużenie pierwotnie ustalonego czasu wyjazdu. 4 Student, ubiegający się o stypendium w ramach Programu, musi spełniać następujące warunki: a. być studentem Ignatianum studiów licencjackich, magisterskich lub doktoranckich, b. być studentem studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych, c. posiadać obywatelstwo dowolnego kraju świata, o uprawnieniu do wyjazdu decyduje fakt przynależności do społeczności akademickiej uczelni macierzystej, d. posiadać status studenta w czasie rekrutacji na wyjazdy na studia oraz wyjazdy na praktykę, e. posiadać status studenta w trakcie realizacji wyjazdu na studia, f. posiadać średnią ważoną ocen z ostatniego zamkniętego semestru studiów przynajmniej 4.0, g. mieć ukończony I rok studiów, I stopnia lub I rok studiów magisterskich jednolitych, 2

3 h. nie przebywać na urlopie dziekańskim lub studenckim oraz nie korzystać z przerwy w studiach w chwili rekrutacji oraz uczestnictwa w Programie (posiadać aktywny status studenta), i. terminowo (zgodnie z Regulaminem studiów) uzyskać wszystkie zaliczenia i złożyć egzaminy wymagane programem studiów, obowiązujące do czasu przystąpienia do Programu oraz nie zalegać z opłatami względem Ignatianum Zakwalifikowanie studenta w ramach Programu odbywa się na drodze rekrutacji. 2. Rekrutacja kandydatów do wyjazdów na studia odbywa się na początku roku kalendarzowego. 3. Rekrutacja kandydatów do wyjazdów na praktykę może odbywać się kilka razy w ciągu roku akademickiego. 4. Pierwszeństwo w wyjazdach na studia oraz wyjazdach na praktykę mają studenci wyjeżdżający po raz pierwszy. 5. Pierwszeństwo w wyjazdach na praktykę, przed absolwentami, mają studenci z czynnym statusem studenta. 6. W wyznaczonym przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus + terminie rekrutacji, student ubiegający się o wyjazd na studia składa osobiście dokumenty: a. wypełnione Podanie studenta o wyjazd zagraniczny z uzupełnioną i poświadczoną przez właściwy Sekretariat/Dziekanat Wydziału średnią ważoną ocen za ostatni zamknięty semestr studiów, b. zaświadczenie potwierdzające poziom znajomości języka obcego lub zaświadczenie lektora Ignatianum o poziomie znajomości języka obcego (minimum poziom B2 według CEFR, nie starsze niż rok), w którym będą prowadzone zajęcia na uczelni zagranicznej, c. list motywacyjny, d. zaświadczenia potwierdzające działalność na rzecz Ignatianum (opcjonalnie). 7. Dokumenty nie mogą być wysyłane pocztą. 8. W wyznaczonym, przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, terminie rekrutacji student ubiegający się o wyjazd na praktykę składa osobiście dokumenty: a. wypełnione Podanie studenta o wyjazd zagraniczny z uzupełnioną i poświadczoną przez właściwy Sekretariat/Dziekanat Wydziału średnią ważoną ocen za ostatni zamknięty semestr studiów, b. zaświadczenie potwierdzające poziom znajomości języka obcego lub zaświadczenie lektora Ignatianum o poziomie znajomości języka obcego (minimum poziom B2 według CEFR, nie starsze niż rok), który będzie językiem roboczym w miejscu odbywania praktyki zagranicznej, c. list motywacyjny, d. list intencyjny, przygotowany na papierze formowym instytucji przyjmującej na praktykę, opatrzony wymaganymi podpisami i pieczęciami, e. zaświadczenia potwierdzające działalność na rzecz Ignatianum (opcjonalnie). 9. Dokumenty nie mogą być wysyłane pocztą. 10. O zakwalifikowaniu studenta do udziału w Programie decyduje Uczelniana Komisja Kwalifikacyjna (zwana dalej UKK) na posiedzeniu. 11. UKK składa się z Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, Wydziałowego/ych Koordynatora/ów Programu Erasmus + oraz pracownika/ów Wydziału/ów powołanego/ych przez Dziekana/ów Wydziału/ów na pisemną prośbę Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, 12. UKK podejmuje decyzję o nominacji studenta do udziału w Programie w wyniku głosowania (decyzja jednogłośna) w oparciu o Zasady kwalifikacji studentów do wyjazdów na studia i praktykę w Programie Erasmus Plus stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 13. Uczelniany Koordynator Programu Erasmus + informuje studentów drogą mailową o wynikach rekrutacji. 14. Z przebiegu obrad zostaje sporządzony protokół. 3

4 15. W wyjątkowych sytuacjach student ubiegający się o wyjazd na studia może zmienić semestr/trymestr (zimowy na letni), który deklarował w Podaniu studenta o wyjazd zagraniczny. Aby to zrobić należy złożyć: a. podanie do Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus + zawierające prośbę o zmianę semestru/trymestru (z dokładnymi datami rozpoczęcia i zakończenia semestru/trymestru), b. podanie do Kierownika Studiów Doktoranckich (w przypadku studentów III stopnia) zawierające prośbę o zmianę semestru/trymestru (z dokładnymi datami rozpoczęcia i zakończenia semestru/trymestru), c. pisemną zgodę na zmianę semestru/trymestru z uczelni przyjmującej, d. ustalony, z Koordynatorem Wydziałowym Programu Erasmus +, Learning Agreement na zmieniony semestr/trymestr. 16. W wyjątkowych sytuacjach student ubiegający się o wyjazd na praktykę może zmienić miesiąc/miesiące wyjazdu, który deklarował w Podaniu studenta o wyjazd zagraniczny. Aby to zrobić należy poinformować drogą mailową Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus Od decyzji UKK przysługuje, za pośrednictwem Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, odwołanie do Rektora Ignatianum w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji. 18. Podstawą do odwołania może być jedynie wskazanie naruszenia zasad i trybu rekrutacji. 19. Ostateczną decyzję w przypadku odwołania podejmuje Rektor Ignatianum Student wyjeżdżający w ramach Programu ma obowiązek wypełnić, uzgodnione i podpisane przez właściwego Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus + oraz Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus + : a. w przypadku wyjazdu na studia - Porozumienie o programie zajęć Learning Agreement b. w przypadku wyjazdu na praktykę - Porozumienie o programie praktyk Training Agreement przed wyjazdem na studia/praktykę. 2. Aby student mógł zrealizować przedmioty ustalone w Learning Agreement dokument ten musi być również zaakceptowany przez uczelnię przyjmującą przed wyjazdem studenta. 3. Aby student mógł zrealizować program praktyk ustalony w Training Agreement dokument ten musi być również zaakceptowany przez instytucję przyjmującą przed wyjazdem studenta. 4. W trakcie wyjazdu student wyjeżdżający na studia powinien zdobyć minimum 30 punktów ECTS (na semestr) lub indywidualnie ustalić ilość wymaganych do zaliczenia semestru punktów z właściwym Koordynatorem Wydziałowym Programu Erasmus Wszystkie zmiany wprowadzane do Learning Agreement wymagają pisemnej akceptacji na formularzu Changes to the original Learning Agreement wszystkich trzech stron (student, Ignatianum, uczelnia przyjmująca). 6. Wszystkie zmiany wprowadzane do Training Agreement wymagają pisemnej akceptacji wszystkich trzech stron (student, Ignatianum, instytucja przyjmująca). 7. Przed wprowadzeniem zmian do Learning Agreement lub Training Agreement student uzgadnia zmiany z Uczelnianym Koordynatorem Programu Erasmus + drogą mailową. 8. Wprowadzanie ewentualnych zmian do ustalonego wcześniej Learning Agreement / Training Agreement powinno być zakończone w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do uczelni/instytucji przyjmującej. 7 W celu sfinalizowania wyjazdu, student zobowiązany jest do: a. zapoznania się z instrukcjami Programu obowiązującymi w uczelni/instytucji przyjmującej, b. wypełnienia formularza aplikacyjnego uczelni/instytucji przyjmującej, 4

5 c. uregulowania spraw związanych z ubezpieczeniem, leczeniem za granicą, przekraczaniem granicy oraz legalizacją pobytu, d. zorganizowania sobie zakwaterowania na czas pobytu w uczelni/instytucji przyjmującej, e. podejścia do testu on-line sprawdzającego poziom znajomości języka obcego, f. podpisania umowy dwustronnej student -Ignatianum regulującej prawa i obowiązki obu stron Miesięczna stawka stypendium Programu grantu, określana jest na podstawie sztywnych stawek określonych dla poszczególnych grup krajów. 2. Kraje biorące udział w Programie dzielone są na trzy grupy w zależności od kosztów utrzymania. 3. Lista co roku aktualizowana przez Komisję Europejską znajduje się na stronie oraz u Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus Studentowi nominowanemu przez UKK do wyjazdu na studia, który w semestrze poprzedzającym wyjazd, posiadał uprawnienia do otrzymywania stypendium socjalnego i pobierał to stypendium, przysługuje dodatkowe stypendium Programu w wysokości 200 euro/miesiąc. 5. Studentowi, któremu zostało przyznane dodatkowe stypendium, o którym mowa w 8, pkt 4, całość stypendium jest wypłacana w walucie PLN z budżetu Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja, Rozwój (zwanego dalej PO WER). 6. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności mogą ubiegać się (na pisemny wniosek) o dodatkowe stypendium z budżetu PO WER. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności określa Narodowa Agencja Programu Erasmus Studentowi, któremu zostało przyznane dodatkowe stypendium z tytułu niepełnosprawności, o którym mowa w 8, pkt 6, całość stypendium jest wypłacana w walucie PLN z budżetu PO WER. 8. Po podpisaniu przez studenta umowy z Ignatianum, wypłata stypendium Programu następuje w formie przelewu, na wskazane przez studenta konto bankowe w dwóch ratach: a. pierwsza rata w wysokości 70% przyznanego stypendium Programu zostanie wypłacona uczestnikowi najpóźniej w dniu rozpoczęcia wyjazdu, b. druga rata w wysokości 30% przyznanego stypendium Programu, po powrocie i dopełnieniu wszelkich formalności związanych z zaliczeniem wyjazdu, 9. Dodatkowe stypendium Programu, o którym mowa w 8, pkt 4 zostanie przelane na konto studenta, po otrzymaniu przez Ignatianum grantu na ten cel z Narodowej Agencji Programu Erasmus Rozliczenie stypendium Programu, o którym mowa w 8, pkt 6 jest rozliczeniem kosztów rzeczywistych poniesionych przez studenta w trakcie wyjazdu i udokumentowanych dowodami finansowymi. 11. Dokument Zasady finansowania wyjazdów studentów na studia oraz wyjazdów studentów na praktykę w Programie Erasmus Plus stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 12. Wszelkie opóźnienia w płatnościach na rzecz studentów wyjeżdżających na studia/praktykę mogą mieć miejsce tylko i wyłącznie w przypadku braku środków finansowych lub sytuacji wynikających z opóźnień w przelewie transzy z Narodowej Agencji Programu Erasmus + na konto Ignatianum Studenci rozpoczynający wyjazd w semestrze zimowym mogą ubiegać się o przedłużenie stypendium na okres 1 semestru. 2. Przedłużenie nie może wykroczyć poza dany rok akademicki, tzn. stypendium, które rozpoczęło się w semestrze letnim danego roku akademickiego nie może być kontynuowane w semestrze zimowym następnego roku akademickiego. 5

6 3. Student, ubiegający się o przedłużenie stypendium, musi przedłożyć w Ignatianum następujące dokumenty: a. podanie do Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus + zawierające prośbę o przedłużenie stypendium (z dokładnym datami przedłużenia), b. podanie do Kierownika Studiów Doktoranckich (w przypadku studentów III stopnia) zawierające prośbę o przedłużenie stypendium (z dokładnymi datami przedłużenia), c. pisemną zgodę na przedłużenie stypendium z uczelni/instytucji przyjmującej, d. ustalony, z Koordynatorem Wydziałowym Programu Erasmus +, Learning Agreement na kolejny semestr lub Training Agreement na kolejny miesiąc/miesiące, e. opinię pracy Promotora (w przypadku III roku I stopnia i II roku II stopnia studiów oraz V roku studiów jednolitych). 4. Decyzję o przedłużeniu stypendium podejmuje Wydziałowy Koordynator Programu Erasmus Student po otrzymaniu zgody na przedłużenie stypendium zachowuje status studenta Erasmusa i zobowiązany jest do podpisania aneksu do podpisanej przed wyjazdem umowy z Ignatianum. 6. Stypendium Programu grant - na uzgodnione przedłużenie stypendium nie jest gwarantowane. 7. Student może przedłużyć stypendium bez otrzymania stypendium Programu wyjazd z tzw. grantem zerowym Student, który rezygnuje z wyjazdu w ramach Programu, powinien jak najszybciej pisemnie poinformować o tym Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, właściwy dla siebie Sekretariat/Dziekanat Wydziału, a także uczelnię/instytucję przyjmującą, do której została wysłana aplikacja, przedstawiając udokumentowane powody rezygnacji. 2. Naruszenie powyższego wymogu ze strony studenta powoduje utratę możliwości ponownego ubiegania się o stypendium przez okres roku. 3. Wszelkie naruszenie przepisów dotyczących Programu, podanie nieprawdziwych informacji, zatajenie istotnych informacji, działanie zmierzające do blokowania sprawnego działania Programu może spowodować zawieszenie możliwości działu w Programie przez okres roku. 4. W przypadku skrócenia wyjazdu studenta, w stosunku do deklarowanej długości pobytu w umowie z Ignatianum, student musi zwrócić tę część stypendium Programu grantu, która pokrywa czas niezrealizowanego wyjazdu (pobyt studenta w uczelni/instytucji przyjmującej jest wyliczany na podstawie faktycznie potwierdzonych dni pobytu). 5. Ostateczne wyliczenie czasu pobytu studenta na stypendium następuje na podstawie wystawionego przez uczelnie/instytucję przyjmująca potwierdzenia pobytu. 6. Sposób zwrotu stypendium za czas niezrealizowanego wyjazdu określa Ignatianum Po realizacji wyjazdu student wyjeżdżający na studia ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus +, bez zbędnej zwłoki, następujące dokumenty: a. Wykaz zaliczeń ( Transcript of Records lub Recogniotion outcomes ), wykaz wszystkich realizowanych przedmiotów z ocenami, liczbą zrealizowanych godzin oraz ilością punktów ECTS w czasie pobytu na stypendium, b. zaświadczenie z uczelni przyjmującej potwierdzające okres pobytu studenta w uczelni przyjmującej. 2. Obowiązkiem studenta jest również wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa oraz ponowne podejście do testu on-line sprawdzającego poziom znajomości języka obcego. 6

7 3. Wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa jest konieczne do rozliczenia wyjazdu i wypłacenia drugiej raty stypendium. 4. Po realizacji wyjazdu student wyjeżdżający na praktykę ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus +, bez zbędnej zwłoki, następujące dokumenty: a. Transcript of Work zaświadczenie mówiące o zrealizowaniu wszystkich założeń programowych praktyki z jej oceną, wystawione przez opiekuna praktyki w instytucji przyjmującej. b. zaświadczenie z instytucji przyjmującej potwierdzające okres pobytu studenta na praktyce, c. sprawozdanie opisowe z pobytu na praktyce. 5. Obowiązkiem studenta jest również wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa oraz ponowne podejście do testu on-line sprawdzającego poziom znajomości języka obcego. 6. Wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa jest konieczne do rozliczenia wyjazdu i wypłacenia drugiej raty stypendium Na podstawie dostarczonego Wykazu zaliczeń Ignatianum zobowiązuje się zapewnić studentowi zaliczenie okresu studiów zrealizowanego przez studenta na uczelni przyjmującej. 2. Przedmioty zaliczone przez studenta w uczelni przyjmującej przepisywane są studentowi na jego wniosek kierowany do Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus +, na podstawie kryteriów: nazwa przedmiotu, liczba punktów ECTS, liczba zrealizowanych godzin, rodzaj zajęć, ocena. 3. Ignatianum może odmówić zaliczenia na podstawie Wykazu zaliczeń w przypadku, kiedy student nie osiągnie zadowalających wyników lub nie spełni warunków określonych między stronami w umowie, jako niezbędne do otrzymania zaliczenia semestru/roku. 4. Uzupełnienie ewentualnych różnic programowych w przypadku, gdy nie jest możliwe zaliczenie przez studenta przedmiotów obowiązkowych w Ignatianum w danym semestrze/roku ze względu na brak ich odpowiedników/zamienników wśród przedmiotów zaliczonych w uczelni przyjmującej, odbywać się będzie na podstawie Regulaminu studiów na właściwym dla studenta Wydziale. 5. Spełnienie wymogów i potwierdzenie uznania odbytych na uczelni przyjmującej studenta części studiów, a tym samym zaliczenie okresu wyjazdu zatwierdza ostatecznie Prodziekan właściwego Wydziału, na podstawie przepisów wewnętrznych Wydziału. 6. Praktyka realizowana przez studenta podczas wyjazdu na praktykę może być obowiązkowa lub nieobowiązkowa (z punktu widzenia programu kształcenia). 7. Praktyka na pisemny wniosek studenta może zostać, w całości lub części, uznana jako praktyka obowiązkowa. Decyzję w tej sprawie podejmuje Wydziałowy Koordynator Praktyk w porozumieniu z Wydziałowym Koordynatorem Programu Erasmus +. IV. Wyjazdy pracowników naukowo-dydaktycznych oraz administracyjnych Ignatianum 13 Program oferuje pracownikom Ignatianum następujące możliwości udziału w międzynarodowej wymianie: a. Wyjazdy do zagranicznych uczelni partnerskich, w celu prowadzenia tam zajęć dydaktycznych STA ( Teaching Assignments ), b. wyjazdy do zagranicznych uczelni w celach szkoleniowych: udział w szkoleniach, warsztatach, wymiana doświadczeń, doskonalenie metod pracy STT ( Staff Training Mobility ). 7

8 1. Kwalifikacja kandydatów na wyjazdy opiera się na informacjach zawartych w Zasadach kwalifikacji pracowników do wyjazdów w Programie Erasmus Plus stanowiących załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. 2. Kandydatury pracowników, którzy ubiegają się o wyjazd po raz pierwszy oraz zgłoszenia kadry młodszej stażem traktowane są priorytetowo. 3. Pierwszeństwo w wyjazdach w celach szkoleniowych mają pracownicy administracyjni Ignatianum. 4. Rekrutacja kandydatów odbywa się w roku akademickim poprzedzającym wyjazd, nie później niż do dnia 30 września danego roku akademickiego. 5. Minimalny okres pobytu pracownika na stypendium wynosi 2 dni, a maksymalny 5 dni w ramach tego samego roku akademickiego, nie później niż do dnia 30 września. 6. O zakwalifikowaniu pracownika do udziału w Programie decyduje Uczelniana Komisja Kwalifikacyjna (zwana dalej UKK) na posiedzeniu, 7. UKK składa się z Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, Wydziałowego/ych Koordynatora/ów Programu Erasmus + oraz pracownika/ów Wydziału/ów powołanego/ych przez Dziekana/ów Wydziału/ów na pisemną prośbę Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus UKK podejmuje decyzję o nominacji pracownika do udziału w Programie w wyniku głosowania (decyzja jednogłośna) w oparciu o Zasady kwalifikacji pracowników do wyjazdu w Programie Erasmus Plus. 9. Uczelniany Koordynator Programu Erasmus + informuje pracowników drogą mailową o wynikach rekrutacji. 10. Z przebiegu obrad zostaje sporządzony protokół. 11. Od decyzji UKK przysługuje, za pośrednictwem Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, odwołanie do Rektora Ignatianum w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji. 12. Podstawą do odwołania może być jedynie wskazanie naruszenia zasad i trybu rekrutacji. 13. Ostateczną decyzję w przypadku odwołania podejmuje Rektor Ignatianum Stypendium wypłacane z budżetu Programu pozwala na pokrycie części kosztów związanych z utrzymaniem za granicą. 2. Wysokość kwoty przeznaczonej na wyjazd z Programu grantu, określana jest na podstawie sztywnych stawek określonych dla poszczególnych grup krajów. 3. Kraje biorące udział w Programie dzielone są na cztery grupy, w zależności od kosztów utrzymania. Lista, co roku aktualizowana przez Komisję Europejską znajduje się na stronie oraz u Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus Wypłata stypendium Programu następuje w formie przelewu, na wskazane przez pracownika konto bankowe (rachunek w walucie EURO) w jednej racie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia wyjazdu. 5. Rzeczywiste koszty podróży mogą być pokryte z Programu, na podstawie dokumentów potwierdzających poniesione koszty (kalkulator odległości), tylko w przypadku gdy, pozwala na to dofinansowanie przyznane Ignatianum na mobilność pracowników przez Komisję Europejską. 6. Wszelkie opóźnienia w płatnościach na rzecz pracowników wyjeżdżających w ramach Programu mogą mieć miejsce tylko i wyłącznie w przypadku braku środków finansowych lub sytuacji wynikających z opóźnień w przelewie transzy z Narodowej Agencji Programu Erasmus+ na konto Ignatianum. 7. Zasady wykorzystania i rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na wyjazdy pracowników w Programie Erasmus Plus stanowią załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu. 8

9 16 1. Po omówieniu zastępstw w Ignatianum z Dziekanem właściwego Wydziału, nauczyciele akademiccy mogą wyjechać do uczelni zagranicznych, z którymi Ignatianum ma podpisane umowy na wymianę kadry naukowodydaktycznej, w ramach Programu, w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) dla tamtejszych studentów (wykładów, seminariów, warsztatów). 2. Przed wyjazdem pracownik musi również wypełnić wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego i złożyć go w Dziale Kadr Ignatianum. 3. Pobyt w uczelni zagranicznej może trwać od 2 dni do 5 dni. 4. Nauczyciel akademicki jest zobowiązany przeprowadzić co najmniej 8 godzin zajęć dydaktycznych. 5. Przed wyjazdem nauczyciel akademicki jest zobowiązany ustalić Indywidualny program nauczania ( Individual Teaching Programme ), który musi zatwierdzić Uczelniany Koordynator Programu Erasmus + oraz uczelnia przyjmująca. 6. Przed wyjazdem pracownik powinien wyrobić sobie Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). 7. W celu sfinalizowania wyjazdu nauczyciel akademicki zobowiązany jest do podpisania umowy dwustronnej z Ignatianum, regulującej prawa i obowiązki obu stron. 8. Po powrocie ze stypendium nauczyciel akademicki ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus + zaświadczenie z uczelni przyjmującej potwierdzające okres pobytu pracownika w uczelni przyjmującej oraz potwierdzenie liczby godzin przeprowadzonych zajęć. 9. Obowiązkiem nauczyciela akademickiego jest wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa. 10. Obowiązkiem pracownika jest również wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa. 11. Wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa jest konieczne do rozliczenia wyjazdu. W przypadku nie wypełnienia Ankiety Stypendysty Erasmusa w terminie do dnia 30 września danego roku, Ignatianum ma prawo ubiegać się o zwrot całości wypłaconego pracownikowi stypendium Nauczyciele akademiccy oraz pracownicy administracyjni (zwani dalej pracownikami) mogą wyjechać do uczelni partnerskich lub innych instytucji akademickich, placówek badawczych, inny organizacji za granicą w celach szkoleniowych (STT). 2. Pobyt w zagranicznej instytucji może trwać od 2 dni do 5 dni. 3. Podstawą ubiegania się o wyjazd tego typu jest Indywidualny plan pracy ( Individual Work Plan ) przygotowany przez pracownika. Plan ten musi zostać zaakceptowany przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus + i uczelnię/instytucję zagraniczną oraz podpisany przez wszystkie trzy strony (pracownika, Ignatianum, uczelnie/instytucje przyjmującą). 4. Przed wyjazdem pracownik musi wypełnić wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego i złożyć go w Dziale Kadr Ignatianum. 5. Przed wyjazdem pracownik powinien wyrobić sobie Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). 6. W celu sfinalizowania wyjazdu pracownik zobowiązany jest do podpisania umowy dwustronnej z Ignatianum regulującej prawa i obowiązki obu stron. 7. Po powrocie ze stypendium pracownik ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus + zaświadczenie z instytucji przyjmującej potwierdzające okres pobytu pracownika na stypendium oraz potwierdzenie zrealizowania planu pracy. 8. Obowiązkiem pracownika jest również wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa. 9. Wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa jest konieczne do rozliczenia wyjazdu. W przypadku nie wypełnienia Ankiety Stypendysty Erasmusa w terminie do dnia 30 września danego roku, Ignatianum ma prawo ubiegać się o zwrot całości wypłaconego pracownikowi stypendium. 9

10 V. Postanowienia końcowe 18 Wszystkie sytuacje nieuwzględnione w niniejszym Regulaminie będą rozstrzygane indywidualnie przez Rektora Ignatianum. 19 Nadzór nad postanowieniami niniejszego Regulaminu sprawuje Rektor Ignatianum Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Programu Erasmus Plus sprawuje Uczelniany Koordynator Programu Erasmus Uczelniany Koordynator Programu Erasmus + przeprowadza rekrutację studentów i pracowników, organizuje spotkania informacyjne dla studentów zakwalifikowanych do wyjazdu w ramach Programu, a także odpowiedzialny jest za prowadzenie dokumentacji, która obejmuje: a. tzw. Umowy Bilateralne umowy dwustronne (partnerskie) zawarte między Ignatianum, a uczelniami partnerskimi, b. protokoły z posiedzeń UKK, c. dokumenty rekrutacyjne studentów oraz pracowników, d. dokumenty dotyczące przebiegu i zakończenia mobilności studentów i pracowników. 21 Regulamin wyjazdów studentów i pracowników w Programie Erasmus Plus w Akademii Ignatianum w Krakowie zatwierdzony został Zarządzeniem nr 1/2014/2015 Rektora Akademii Ignatianum w Krakowie z dnia 1 października 2014 roku. 22 Regulamin wyjazdów studentów i pracowników w Programie Erasmus Plus w Akademii Ignatianum w Krakowie wchodzi w życie z dniem 1 października 2014 r. i obowiązuje do odwołania. Załączniki do Regulaminu wyjazdów studentów i pracowników w Programie Erasmus Plus w Akademii Ignatianum w Krakowie: Załącznik nr 1 - Zasady kwalifikacji studentów do wyjazdów na studia i praktykę w Programie Erasmus Plus. Załącznik nr 2 - Zasady finansowania wyjazdów studentów na studia oraz wyjazdów studentów na praktykę w Programie Erasmus Plus. Załącznik nr 3 - Zasady kwalifikacji pracowników do wyjazdów w Programie Erasmus Plus. Załącznik nr 4 - Zasady wykorzystania i rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na wyjazdy pracowników w Programie Erasmus Plus. 10