REGULAMIN wyjazdów studentów oraz absolwentów Akademii Ignatianum w Krakowie w ramach Programu Erasmus+ CZĘŚĆ I Informacje ogólne

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1/2015/2016 Rektora Akademii Ignatianum w Krakowie z dnia 1 października 2015 r. REGULAMIN wyjazdów studentów oraz absolwentów Akademii Ignatianum w Krakowie w ramach Programu Erasmus+ CZĘŚĆ I Informacje ogólne 1 1. Program Erasmus+ Szkolnictwo Wyższe (zwany dalej Programem) jest programem współpracy międzynarodowej w ramach Unii Europejskiej. Program przeznaczony jest dla szkół wyższych, ich studentów i pracowników. 2. Celem Programu jest wspieranie edukacji i szkoleń oraz wspieranie mobilności studentów i pracowników szkół wyższych w Europie. 3. Program składa się z czterech komponentów: a. SMS wyjazdy studentów na studia do zagranicznej uczelni przyjmującej, b. SMP wyjazdy studentów oraz absolwentów na praktykę do zagranicznej instytucji przyjmującej, c. STA wyjazdy pracowników w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych w zagranicznej uczelni przyjmującej, d. STT wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych do zagranicznej instytucji przyjmującej. 4. Szczegółowe informacje na temat wszystkich komponentów Programu są dostępne na stronach Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji zwanej dalej FRSE: oraz 5. Liczba dostępnych miejsc w ramach poszczególnych komponentów Programu oraz wysokość środków finansowych i zasady ich redystrybucji corocznie określane są w umowie dwustronnej pomiędzy Akademią Ignatianum w Krakowie (zwanej dalej AIK) a FRSE. 6. Przedmiotowy regulamin dotyczy jedynie wyjazdów w ramach komponentów SMS oraz SMP. CZĘŚĆ II Postanowienia ogólne 2 1. W Programie mogą wziąć udział studenci oraz absolwenci AIK (zwani dalej Wnioskodawcami). 2. Wyjazdy w ramach komponentu SMS muszą być poprzedzone podpisaniem umów bilateralnych (dwustronnych) pomiędzy AIK a zagraniczną uczelnią przyjmującą. 3. Wyjazdy w ramach komponentu SMP mogą być realizowane tylko w zagranicznych instytucjach przyjmujących, które przystąpiły do Programu. 4. Wyjazdy w ramach komponentu SMS oraz SMP obejmują jeden, ten sam rok akademicki i mogą być rozpoczęte 1 października i muszą być zakończone 30 września danego roku akademickiego 5. Stypendium przyznawane w ramach Programu lub środków z budżetu Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja, Rozwój (zwany dalej PO WER) stanowi formę dofinansowania i nie pokrywa całkowitych kosztów wyjazdu, jedynie pokrywa różnicę pomiędzy kosztami utrzymania w Polsce, a krajem pobytu wnioskodawcy. CZĘŚĆ III Ogólne zasady uczestnictwa w Programie 3 1. Program oferuje wnioskodawcom AIK następujące możliwości udziału w Programie: a. SMS wyjazdy studentów na studia dotyczą podjęcia w zagranicznej uczelni przyjmującej studiów stacjonarnych, b. SMP wyjazdy studentów oraz absolwentów na praktykę dotyczą pracy w pełnym wymiarze godzin uzgodnionych z zagraniczną instytucją przyjmującą.

2 2. Najważniejsze reguły wymiany w ramach Programu, które powinny być ściśle przestrzegane przez wszystkie uczestniczące w nim strony. a. wnioskodawca wyjeżdżający na studia, może również ubiegać się o wyjazd na praktykę, jednak oba te wyjazdy nie mogą odbywać się w tym samym czasie, b. wnioskodawca wyjeżdżający do zagranicznej uczelni przyjmującej na określony czas, aby realizować tam część swoich studiów nie przestaje być studentem AIK z przysługującymi mu prawami i obowiązkami (również ciągłość wypłat krajowych stypendiów), c. wnioskodawca z aktywnym statusem studenta wyjeżdżający do zagranicznej instytucji przyjmującej na określony czas, aby realizować tam praktykę związaną z kierunkiem studiów nie przestaje być studentem AIK z przysługującymi mu prawami i obowiązkami (również ciągłość wypłat krajowych stypendiów), d. absolwent (brak statusu studenta podczas trwania wyjazdu) wyjeżdżający do zagranicznej instytucji przyjmującej na określony czas, aby realizować tam praktykę związaną z kierunkiem studiów, z chwilą obrony przestaje być studentem AIK i nie przysługują mu prawa studenckie (również ciągłość wypłat krajowych stypendiów), e. pobyt absolwenta (brak statusu studenta podczas trwania wyjazdu) wyjeżdżającego do zagranicznej instytucji przyjmującej musi zakończyć się w ciągu jednego roku od ukończenia studiów f. minimalny okres pobytu wnioskodawcy w zagranicznej uczelni przyjmującej, w przypadku wyjazdu SMS, wynosi 3 miesiące, a maksymalny 12 miesięcy (maksymalny pobyt można rozpocząć wyłącznie w pierwszym semestrze danego roku akademickiego), g. minimalny okres pobytu wnioskodawcy w zagranicznej instytucji przyjmującej, w przypadku wyjazdu SMP, wynosi 2 miesiące, a maksymalny 12 miesięcy (maksymalny pobyt można rozpocząć wyłącznie w pierwszym semestrze danego roku akademickiego), h. zagraniczna uczelnia przyjmująca nie ma prawa pobierać od wnioskodawców w ramach Programu żadnych opłat za naukę (wpisowe, czesne, opłaty za egzaminy itp.), i. wnioskodawcy zakwalifikowani do wyjazdu SMS w ramach Programu są zwolnieni z opłat za studia w AIK (opłata semestralna administracyjna/czesne), w danym semestrze, na podstawie imiennej listy uczestników Programu składanej do Rektoratu przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, j. wnioskodawcy zakwalifikowani do wyjazdu SMS, w ramach Programu, są zwolnieni z opłat za nadwyżkę punktów ECTS (w danym roku akademickim) na podstawie odrębnych przepisów, k. wysokość oraz wypłata stypendium gwarantowana jest na pierwotnie ustalony czas wyjazdu, l. wypłata stypendium nie jest gwarantowana na przedłużenie pierwotnie ustalonego czasu wyjazdu. 4 Warunki ubiegania się o wyjazd SMS lub SMP 1. Wnioskodawca, ubiegający się o wyjazd w ramach Programu, musi spełniać następujące warunki: a. być studentem AIK studiów licencjackich (pierwszego stopnia), studiów magisterskich (drugiego stopnia), studiów jednolitych magisterskich lub studiów doktoranckich (trzeciego stopnia), b. być studentem studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych, c. posiadać obywatelstwo dowolnego kraju świata, o uprawnieniu do wyjazdu decyduje fakt przynależności do społeczności akademickiej AIK, d. posiadać aktywny status studenta w czasie rekrutacji na wyjazdy SMS oraz wyjazdy SMP (absolwent może ubiegać się o wyjazd na praktykę pod warunkiem, że w wyznaczonym terminie rekrutacji na wyjazdy na praktykę jest studentem z aktywnym statusem studenta), e. posiadać aktywny status studenta w trakcie realizacji wyjazdu SMS, f. mieć ukończony pierwszy rok studiów pierwszego stopnia lub pierwszy rok studiów jednolitych magisterskich g. nie przebywać na urlopie dziekańskim lub studenckim oraz nie korzystać z przerwy w studiach w chwili rekrutacji oraz uczestnictwa w Programie, h. terminowo (zgodnie z obowiązującym Regulaminem studiów pierwszego stopnia, drugiego stopnia oraz jednolitych studiów magisterskich w Akademii Ignatianum w Krakowie lub Regulaminem studiów doktoranckich w Wydziale Filozoficznym w Akademii Ignatianum w Krakowie) uzyskać wszystkie zaliczenia i złożyć egzaminy wymagane programem studiów, obowiązujące do czasu przystąpienia do Programu oraz nie zalegać z opłatami względem AIK. 2

3 5 Długość wyjazdu 1. Wnioskodawca w ramach studiów licencjackich (pierwszego stopnia) może realizować wyjazd SMS lub wyjazd SMP przez maksymalny okres 12 miesięcy. 2. Wnioskodawca w ramach studiów magisterskich (drugiego stopnia) może realizować wyjazd SMS lub wyjazd SMP przez maksymalny okres 12 miesięcy. 3. Wnioskodawca w ramach studiów jednolitych magisterskich może realizować wyjazd SMS lub wyjazd SMP przez maksymalny okres 24 miesięcy, przy założeniu, że długość jednego wyjazdu będzie maksymalnie na okres 12 miesięcy w jednym, tym samym roku akademickim. 4. Wnioskodawca w ramach studiów doktoranckich (trzeciego stopnia) może realizować wyjazd SMS lub wyjazd SMP przez maksymalny okres 12 miesięcy. 5. Krótsze okresy wyjazdu SMS lub SMP niż maksymalne okresy, o których mowa w ust.1-4 można ze sobą sumować, pod warunkiem nie przekroczenia maksymalnego okresu wyjazdu w ramach danego poziomu studiów. 6. Do łącznej liczby miesięcy są wliczane, w ramach każdego poziomu studiów, wcześniejsze wyjazdy w poprzednim Programie (LLP-Erasmus Uczenie się przez całe życie ). 6 Zasady kwalifikacji wnioskodawców do wyjazdów SMS oraz SMP 1. Zakwalifikowanie wnioskodawcy do wyjazdu SMS lub SMP w ramach Programu odbywa się na drodze rekrutacji prowadzonej przez Biuro Współpracy Międzynarodowej (zwany dalej BWM). 2. Rekrutacja na wyjazdy SMS odbywa się na początku roku kalendarzowego. W przypadku małej liczby zgłoszeń może mieć miejsce rekrutacja uzupełniająca. 3. Rekrutacja na wyjazdy SMP może odbywać się kilka razy w ciągu roku akademickiego, aż do wyczerpania liczby wolnych miejsc, w ramach tzw. rekrutacji uzupełniającej. 4. Pierwszeństwo w wyjazdach SMS oraz w wyjazdach SMP mają studenci wyjeżdżający po raz pierwszy. 5. Pierwszeństwo w wyjazdach SMP, przed absolwentami, mają wnioskodawcy z aktywnym statusem studenta w trakcie realizacji wyjazdu. 6. Wnioskodawca może ubiegać się o wyjazd SMS na okres jednego semestru/trymestru z możliwością przedłużenia wyjazdu na zasadach określonych w Wnioskodawca może ubiegać się o wyjazdy SMP na okres 3 miesięcy z możliwością przedłużenia wyjazdu na zasadach określonych w W wyznaczonym przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+ terminie rekrutacji (wiadomość ogłoszona na stronie internetowej BWM), wnioskodawca ubiegający się o wyjazd SMS składa komplet wymaganych dokumentów: a. wypełnione i podpisane Podanie studenta o wyjazd zagraniczny z poświadczoną przez właściwy Sekretariat/Dziekanat Wydziału średnią ważoną ocen za ostatni zamknięty semestr studiów, b. zaświadczenie potwierdzające poziom znajomości języka obcego lub zaświadczenie lektora AIK o poziomie znajomości języka obcego (minimum poziom B2 według CEFR, nie starsze niż rok), w którym będą prowadzone zajęcia w zagranicznej uczelni przyjmującej, c. list motywacyjny z własnoręcznym podpisem, d. zaświadczenia potwierdzające działalność na rzecz AIK za ostatni zamknięty rok akademicki (np. praca w Kole Naukowym, Samorządzie Studenckim, Organizacji Studenckiej, Chórze Akademickim; będą brane pod uwagę opcjonalnie w przypadku wnioskodawców spełniających w tym samym stopniu kryteria kwalifikacji, o których mowa w ust. 8 a-c). 9. W wyznaczonym, przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, terminie rekrutacji (wiadomość ogłoszona na stronie internetowej BWM), wnioskodawca ubiegający się o wyjazd SMP składa komplet wymaganych dokumentów: a. wypełnione i podpisane Podanie studenta o wyjazd zagraniczny z poświadczoną przez właściwy Sekretariat/Dziekanat Wydziału średnią ważoną ocen za ostatni zamknięty semestr studiów, b. zaświadczenie potwierdzające poziom znajomości języka obcego lub zaświadczenie lektora AIK o poziomie znajomości języka obcego (minimum poziom B2 według CEFR, nie starsze niż rok), który będzie językiem roboczym w zagranicznej instytucji przyjmującej, c. list motywacyjny z własnoręcznym podpisem, d. list intencyjny (Letter od Intent), przygotowany na papierze firmowym zagranicznej instytucji przyjmującej, opatrzony wymaganymi podpisami i pieczęciami. 10. O zakwalifikowaniu wnioskodawcy do wyjazdu SMS i SMP decyduje Komisja Kwalifikacyjna Programu Erasmus+ (zwana dalej KKE) na posiedzeniu. 3

4 11. Po zakończeniu rekrutacji na wyjazdy SMS i SMP, termin posiedzenia KKE zostaje podany do publicznej informacji za pośrednictwem strony internetowej BWM. 12. W skład KKE wchodzą: Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+, Wydziałowi Koordynatorzy Programu Erasmus+, przedstawiciel studentów wskazany przez Samorząd Studentów AIK i/lub przedstawiciel doktorantów wskazany przez Samorząd Doktorantów AIK. 13. KKE podejmuje decyzję o zakwalifikowaniu wnioskodawcy do wyjazdu SMS lub SMP w oparciu o poniższe kryteria kwalifikacji: a. Kryterium 1 średnia ocen do 3,99 0 punktów od 4,0 do 4,39 1 punkt od 4,4 do 4,79 2 punkty od 4,8 do 5,00 3 punkty b. Kryterium 2 poziom znajomości języka obcego poziom A1, A2 0 punktów poziom B2 1 punkt poziom C1 2 punkty poziom C2 3 punkty c. Kryterium 3 zgodność profilu kształcenia/profilu zawodowego wybranej zagranicznej uczelni/instytucji przyjmującej z aktualnym kierunkiem studiów studenta: - pełna zgodność (program studiów/profil zawodowy w zagranicznej uczelni przyjmującej pokrywa się kompletnie z programem/kierunkiem studiów w AIK) 2 punkty, - częściowa zgodność (w przypadku SMS: występują różnice w programie studiów w zagranicznej uczelni przyjmującej w stosunku do programu studiów w AIK powodujące, tzw. różnice programowe, które student będzie musiał uzupełnić po powrocie; w przypadku SMP: profil zawodowy zagranicznej instytucji przyjmującej jest częściowo zgodny z kierunkiem studiów studenta w AIK, ale może w znaczący sposób wpłynąć na dalszy rozwój zawodowy studenta) 1 punkt. 14. W przypadku wnioskodawców ubiegających się o wyjazd SMS spełniających w tym samym stopniu kryteria kwalifikacji, o których mowa w ust.13, o kwalifikacji do wyjazdu decydować będzie działalność wnioskodawcy na rzecz AIK, o której mowa w ust.8 pkt d, w ten sposób, że każda działalność oceniana jest jako 1 punkt. 15. W przypadku wnioskodawców ubiegających się o wyjazd SMP spełniających w tym samym stopniu kryteria kwalifikacji, o których mowa w ust.13, o kwalifikacji do wyjazdu decydować będzie rok i poziom studiów: a. studia licencjackie studia pierwszego stopnia, 2 i 3 rok studiów 1 punkt, b. studia magisterskie studia drugiego stopnia, 1 i 2 rok studiów 2 punkty, c. studia jednolite magisterskie, 4 i 5 rok studiów 2 punkty, d. studia doktoranckie studia trzeciego stopnia, 1-4 rok studiów 1 punkt. 16. W przypadku dużej liczby zgłoszeń na wyjazdy SMS na tę samą zagraniczną uczelnię przyjmującą (limit miejsc ograniczony), o kwalifikacji do wyjazdu decydować będzie, oprócz kryteriów kwalifikacji, o których mowa w ust.13 oraz w ust.14, data złożenia kompletu wymaganych dokumentów, o których mowa w ust W przypadku dużej liczby zgłoszeń na wyjazdy SMP (limit miejsc ograniczony), o kwalifikacji do wyjazdu decydować będzie, oprócz kryteriów formalnych, o których mowa w ust.13 oraz w ust.15, data złożenia kompletu wymaganych dokumentów, o których mowa w ust Podczas posiedzenia KKE zostaje utworzona lista główna wnioskodawców zakwalifikowanych do wyjazdu SMS na podstawie kryteriów kwalifikacji określonych w ust.13, 14 oraz Podczas posiedzenia KKE zostaje utworzona lista główna wnioskodawców zakwalifikowanych do wyjazdu SMP na podstawie kryteriów kwalifikacji określonych w ust.13,15 oraz W przypadku wyczerpania limitu miejsc na wyjazdy SMS lub SMP, podczas posiedzenia KKE zostaje utworzona lista rezerwowa wnioskodawców zakwalifikowanych do wyjazdu SMS lub SMP, pod warunkiem posiadania przez AIK środków finansowych. 21. Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ informuje wnioskodawców drogą mailową o wynikach rekrutacji oraz w przypadku wyjazdu SMS, pierwszą wskazaną przez wnioskodawcę w Podaniu studenta o wyjazd zagraniczny zagraniczną uczelnię przyjmującą. 22. Z przebiegu posiedzenia KKE zostaje sporządzony protokół, który jest podpisywany przez wszystkich członków KKE. 23. Dla każdego wnioskodawcy biorącego udział w rekrutacji sporządzona zostaje decyzja. 24. Od decyzji KKE przysługuje, za pośrednictwem Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, odwołanie do Rektora AIK w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji. 4

5 25. Podstawą do odwołania może być jedynie wskazanie naruszenia Zasad kwalifikacji wnioskodawców do wyjazdów SMS oraz SMP stanowiące 6 niniejszego regulaminu. 26. Ostateczną decyzję w przypadku odwołania podejmuje Rektor AIK. 7 Zmiana terminu wyjazdu 1. W wyjątkowych sytuacjach wnioskodawca ubiegający się o wyjazd SMS lub SMP może zmienić termin wyjazdu, który pierwotnie deklarował w Podaniu studenta o wyjazd zagraniczny. Aby ubiegać się o zmianę terminu wyjazdu należy złożyć podanie do Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+ zawierające prośbę o zmianę terminu wyjazdu (z dokładnymi datami rozpoczęcia i zakończenia nowego terminu wyjazdu) wraz z uzasadnieniem. 2. Decyzję o zmianie terminu wyjazdu SMS lub SMP podejmuje Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+. 3. W wyjątkowych sytuacjach wnioskodawca zakwalifikowany do udziału w Programie może zmienić termin wyjazdu, który pierwotnie deklarował w Podaniu studenta o wyjazd zagraniczny. Aby ubiegać się o zmianę terminu wyjazdu należy złożyć: a. podanie do Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus+ zawierające prośbę o zmianę terminu wyjazdu (z dokładnymi datami rozpoczęcia i zakończenia nowego terminu wyjazdu) wraz z uzasadnieniem w przypadku wnioskodawców z aktywnym statusem studenta, b. podanie do Kierownika Studiów Doktoranckich zawierające prośbę o zmianę terminu wyjazdu (z dokładnymi datami rozpoczęcia i zakończenia nowego terminu wyjazdu) wraz z uzasadnieniem w przypadku wnioskodawców studiów doktoranckich, c. podanie do Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+ zawierające prośbę o zmianę terminu wyjazdu (z dokładnymi datami rozpoczęcia i zakończenia nowego terminu wyjazdu) wraz z uzasadnieniem w przypadku absolwentów. 4. Decyzję o zmianie terminu wyjazdu SMS lub SMP wnioskodawców z aktywnym statusem studenta podejmuje Wydziałowy Koordynator Programu Erasmus+ w porozumieniu z Uczelnianym Koordynatorem Programu Erasmus+. 5. Decyzję o zmianie terminu wyjazdu na praktykę absolwentów podejmuje Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+. 6. Decyzję o zmianie terminu wyjazdu SMS lub SMP wnioskodawców studiów doktoranckich podejmuje Kierownik Studiów Doktoranckich w porozumieniu z Uczelnianym Koordynatorem Programu Erasmus+. 7. Warunkiem koniecznym zmiany terminu wyjazdu SMS lub SMP jest również akceptacja zmiany terminu przez zagraniczną uczelnię/instytucję przyjmującą. 8 Obowiązki wnioskodawcy przed wyjazdem oraz w trakcie wyjazdu 1. Wnioskodawca wyjeżdżający w ramach Programu ma obowiązek wypełnić, uzgodniony z Wydziałowym Koordynatorem Programu Erasmus+: a. w przypadku wyjazdu SMS, przed wyjazdem, wnioskodawca wypełnia pierwszą część Learning Agreement for studies, zwane dalej Porozumieniem o programie studiów : Before the mobility, b. w przypadku wyjazdu SMP, przed wyjazdem, wnioskodawca wypełnia pierwszą część Learning Agreement for traineeship, zwane dalej Porozumieniem o programie praktyki : Before the mobility. 2. Aby wnioskodawca mógł zrealizować przedmioty uzgodnione w Porozumieniu o programie studiów, dokument ten musi być zaakceptowany przez Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus+ oraz zagraniczną uczelnię przyjmującą przed wyjazdem SMS. 3. Aby wnioskodawca mógł zrealizować program praktyk uzgodniony w Porozumieniu o programie praktyki, dokument ten musi być zaakceptowany przez Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus+ oraz zagraniczną instytucję przyjmującą przed wyjazdem SMP. 4. W trakcie wyjazdu SMS, wnioskodawca wyjeżdżający powinien zdobyć 30 punktów ECTS (na semestr) lub 20 punktów ECTS (na trymestr) lub indywidualnie ustalić ilość wymaganych do zaliczenia semestru punktów ECTS z Wydziałowym Koordynatorem Programu Erasmus+. 5. W trakcie wyjazdu SMP, wnioskodawca powinien realizować program praktyk w pełnym wymiarze godzin uzgodnionych z zagraniczną instytucją przyjmującą. 6. Dopuszczalne jest wprowadzanie zmian do pierwotnie ustalonego przed wyjazdem Porozumienia o programie studiów lub Porozumienia o programie praktyki. 7. Przed wprowadzeniem zmian do Porozumienia o programie studiów wnioskodawca uzgadnia zmiany z Wydziałowym Koordynatorem Programu Erasmus+. 5

6 8. Wprowadzanie zmian do ustalonego pierwotnie przed wyjazdem SMS Porozumienia o programie studiów powinno być zakończone w ciągu jednego miesiąca od rozpoczęcia semestru w zagranicznej uczelni przyjmującej. 9. Wprowadzanie zmian do ustalonego pierwotnie przed wyjazdem SMP Porozumienia o programie praktyki powinno być zakończone w ciągu dwóch tygodni od przyjazdu wnioskodawcy do zagranicznej instytucji przyjmującej. 10. Wszystkie zmiany wprowadzane do Porozumienia o programie studiów wymagają pisemnego wypełnienia drugiej części formularza Learning Agreement for studies: During the mobility i podpisania przez wszystkie strony: wnioskodawcę, Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus+, zagranicznej uczelni przyjmującej. 11. W przypadku wyjazdu studenta na SMP, wszystkie zmiany wprowadzane do Porozumienia o programie praktyki wymagają pisemnego wypełnienia drugiej części formularza Learning Agreement for trainessheep: During the mobility i podpisania przez wszystkie strony: studenta, Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus+, zagranicznej instytucji przyjmującej. 12. W przypadku wyjazdu absolwenta na SMP wszystkie zmiany wprowadzane do Porozumienia o programie praktyki wymagają pisemnego wypełnienia drugiej części formularza Learning Agreement for trainessheep: During the mobility i podpisania przez wszystkie strony: absolwenta, Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, zagranicznej instytucji przyjmującej. 9 Finalizacja wyjazdu 1. W celu sfinalizowania wyjazdu, wnioskodawca zobowiązany jest do: a. zapoznania się z instrukcjami Programu obowiązującymi w zagranicznej uczelni przyjmującej w przypadku wyjazdu SMS lub w zagranicznej instytucji przyjmującej w przypadku wyjazdu SMP, oraz zapoznania się z przedmiotowym Regulaminem (wnioskodawca jest zobowiązany do podpisania stosownego Oświadczenia), b. wypełnienia formularza aplikacyjnego zagranicznej uczelni przyjmującej w przypadku wyjazdu SMS lub zagranicznej instytucji przyjmującej w przypadku wyjazdu SMP, c. uregulowania spraw związanych z ubezpieczeniem, leczeniem za granicą, przekraczaniem granicy oraz legalizacją pobytu, d. w przypadku wyjazdu SMP, wnioskodawca jest zobowiązany do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (tzw. OC). Forma ubezpieczenia powinna być ustalona z instytucją przyjmującą, e. zorganizowania sobie zakwaterowania na czas pobytu w zagranicznej uczelni przyjmującej w przypadku wyjazdu SMS lub zagranicznej instytucji przyjmującej w przypadku wyjazdu SMP, f. wypełnienia testu on-line sprawdzającego poziom znajomości języka obcego, jeśli dotyczy, g. podpisania umowy dwustronnej wnioskodawca AIK, która szczegółowo określa warunki wyjazdu oraz wypłaty i rozliczenia stypendium. 10 Zasady przyznawania i wypłacania stypendium 1. Środki finansowe przyznane AIK przez FRSE na wyjazdy SMS lub SMP mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla wnioskodawców zakwalifikowanych do wyjazdu SMS lub SMP do zagranicznej uczelni/instytucji przyjmującej. 2. Informacje dotyczące Programu co roku aktualizowane są przez Komisję Europejską na stronie oraz dostępne są na stronie internetowej BWM. 3. Przy podejmowaniu decyzji o wysokości miesięcznych stawek stypendium będą uwzględniane następujące zasady: a. wysokość miesięcznego stypendium wypłacanego przy wyjazdach do tych samych krajów dla wnioskodawców wszystkich wydziałów AIK są takie same, b. stawki miesięcznego stypendium nie podlegają zmianom w trakcie trwania roku akademickiego, c. wysokość stypendium określana jest z dokładnością co do jednego dnia, przy założeniu, że 1 miesiąc to 30 dni, 4. Miesięczna stawka stypendium Programu określana jest na podstawie sztywnych stawek przyporządkowanych dla poszczególnych grup krajów, w zależności od kosztów utrzymania, według poniższej tabeli: 6

7 GRUPA I Kraje należące do danej grupy wyjazd SMS (euro/miesiąc) wyjazd SMP (euro/miesiąc) Austria, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania, Włochy GRUPA II Belgia, Chorwacja, Cypr, Czechy, Grecja, Hiszpania, Holandia, Islandia, Luksemburg, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Turcja GRUPA III Bułgaria, Estonia, FYROM (była republika Jugosławii Macedonia), Litwa, Łotwa, Malta, Rumunia, Słowacja, Węgry Stypendium o którym mowa w ust. 4 wypłacane jest wnioskodawcy w walucie EURO. 6. Wnioskodawcy zakwalifikowanemu przez KKE do wyjazdu SMS, który w semestrze poprzedzającym wyjazd, posiadał uprawnienia do otrzymywania stypendium socjalnego i pobierał to stypendium, przysługuje dodatek socjalny Programu w wysokości 200 euro/miesiąc, co daje 839 zł/miesiąc. 7. Uprawnienia do otrzymania dodatku socjalnego Programu, o którym mowa w ust. 6 musi być udokumentowane najpóźniej na dzień posiedzenia KKE. 8. Zasady ubiegania się i przyznawania stypendium socjalnego określa ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym. 9. Dodatek socjalny, o którym mowa w ust.6: a. przysługuje wnioskodawcy zakwalifikowanemu do wyjazdu SMS i nie przysługuje wnioskodawcy zakwalifikowanemu do wyjazdu SMP, b. jest gwarantowane na okres wyjazdu SMS, określony w umowie dwustronnej wnioskodawca AIK c. przysługuje tylko raz, d. przysługuje wnioskodawcy znajdującemu się w trudnej sytuacji materialnej, pochodzącemu ze środowisk defaworyzowanych, e. ma charakter uzupełniający, przeznaczone jest na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem na zagranicznej uczelni przyjmującej koszty podróży, ubezpieczenia, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania. 7. Dodatek socjalny, o którym mowa w ust.6 wraz ze stypendium o którym mowa w ust. 4, wypłacane jest wnioskodawcy w walucie PLN z budżetu PO WER, według poniższej tabeli: GRUPA I Kraje należące do danej grupy Miesięczna stawka w PLN wypłacana z budżetu PO WER z dodatkiem socjalnym Austria, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania, Włochy 2936 zł GRUPA II Belgia, Chorwacja, Cypr, Czechy, Grecja, Hiszpania, Holandia, Islandia, Luksemburg, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Turcja 2517 zł 7

8 GRUPA III Bułgaria, Estonia, FYROM (była republika Jugosławii Macedonia), Litwa, Łotwa, Malta, Rumunia, Słowacja, Węgry 2097 zł 8. Nabycie przez wnioskodawcę prawa do otrzymywania stypendium socjalnego po zakwalifikowaniu na wyjazd SMS lub w czasie realizacji wyjazdu SMS nie nakłada na AIK obowiązku wypłaty wnioskodawcy dodatku socjalnego Programu. 9. Utrata prawa do otrzymywania stypendium socjalnego w trakcie realizacji przez wnioskodawcę przedłużenia wyjazdu SMS jest równoznaczna z utratą prawa do dodatku socjalnego Programu. 10. Wnioskodawca może realizować wyjazd SMS lub SMP bez otrzymania stypendium Programu lub stypendium PO WER wyjazd z tzw. grantem zerowym. 11. Wnioskodawca, który ma prawo do otrzymywania dodatku socjalnego, realizujący wyjazd SMS z tzw. grantem zerowym, zwalnia AIK z obowiązku wypłaty dodatku socjalnego Programu. 12. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności mogą ubiegać się (na pisemny wniosek) o dodatkowe stypendium z budżetu PO WER. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności określa FRSE. Formularze dostępne są na stronie Dodatkowe stypendium z tytułu niepełnosprawności, o którym mowa w ust.12 wraz ze stypendium o którym mowa w ust. 4, wypłacane jest wnioskodawcy w walucie PLN z budżetu PO WER, według poniższej tabeli: GRUPA I Kraje należące do danej grupy wyjazd SMS (PLN/miesiąc)- stawka wypłacana z budżetu PO WER wyjazd SMP (PLN/miesiąc) stawka wypłacana z budżetu PO WER Austria, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania, Włochy 2097 zł 2517 zł GRUPA II Belgia, Chorwacja, Cypr, Czechy, Grecja, Hiszpania, Holandia, Islandia, Luksemburg, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Turcja 1678 zł 2097 zł GRUPA III Bułgaria, Estonia, FYROM (była republika Jugosławii Macedonia), Litwa, Łotwa, Malta, Rumunia, Słowacja, Węgry 1258 zł 1678 zł 14. Po podpisaniu przez wnioskodawcę umowy dwustronnej wnioskodawca - AIK, wypłata stypendium Programu (odpowiednio w wysokościach zawartych w powyższych tabelkach w ust.4, ust. 7 lub ust. 13) następuje w formie przelewu, na wskazany przez wnioskodawcę rachunek bankowy w dwóch ratach (wnioskodawca składa odpowiednie Oświadczenie do wypłaty stypendium, z załączonym potwierdzeniem otwarcia rachunku bankowego w EURO lub PLN): a. pierwsza rata w wysokości 70% przyznanego stypendium Programu zostanie wypłacona najpóźniej w dniu rozpoczęcia wyjazdu, b. druga rata w wysokości 30% przyznanego stypendium Programu zostanie wypłacona po powrocie wnioskodawcy i dopełnieniu wszelkich formalności związanych z zaliczeniem wyjazdu, 15. Rozliczenie stypendium Programu, o którym mowa w ust.13 jest rozliczeniem kosztów rzeczywistych poniesionych przez wnioskodawcę w trakcie wyjazdu i udokumentowanych dowodami finansowymi. 16. W wyjątkowych sytuacjach Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ może dokonywać przesunięć środków finansowych przeznaczonych na wyjazdy SMS na poczet wyjazdów SMP i odwrotnie. 17. W wyjątkowych sytuacjach Rektor AIK, na pisemny wniosek Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, może podjąć decyzję o przesunięciu nie więcej niż 50% środków finansowych z komponentu OM (Mobility Organization) na poczet wyjazdów SMS i wyjazdów SMP. 8

9 18. Płatności na rzecz studentów wynikające z umowy dwustronnej pomiędzy AIK a FRSE będą realizowane najpóźniej w terminie ostatniego dnia obowiązywania umowy. 19. Wszelkie opóźnienia w płatnościach na rzecz wnioskodawców wyjeżdżających w ramach SMS lub SMP mogą mieć miejsce tylko i wyłącznie w przypadku wyczerpania środków finansowych lub sytuacji wynikających z opóźnień w przelewie transzy z FRSE na rachunek bankowy AIK. 11 Zasady przedłużenia wyjazdu SMS lub SMP 1. Wnioskodawcy wyjeżdżający na studia na semestr, rozpoczynający wyjazd w semestrze zimowym mogą ubiegać się o przedłużenie wyjazdu na okres semestru letniego. 2. Wnioskodawcy wyjeżdżający na studia na trymestr, rozpoczynający wyjazd w semestrze zimowym mogą ubiegać się o przedłużenie wyjazdu na okres kolejnego, jednego lub dwóch trymestrów. 3. Przedłużenie wyjazdu, o którym mowa w ust.1-2 nie może wykroczyć poza dany rok akademicki, tzn. wyjazd, który rozpoczął się w semestrze letnim danego roku akademickiego nie może być przedłużony na semestr zimowy następnego roku akademickiego. 4. Wnioskodawca wyjeżdżający na studia, ubiegający się o przedłużenie wyjazdu musi, na miesiąc przed zakończeniem pierwotnie ustalonego terminu wyjazdu, przedłożyć w AIK następujące dokumenty: a. podanie do Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus+ zawierające prośbę o przedłużenie wyjazdu (z dokładnym datami przedłużenia) wraz z uzasadnieniem, b. podanie do Kierownika Studiów Doktoranckich zawierające prośbę o przedłużenie wyjazdu (z dokładnymi datami przedłużenia) wraz z uzasadnieniem w przypadku wnioskodawców studiów doktoranckich, c. do podań z punktu a i b należy dołączyć pisemną zgodę na przedłużenie wyjazdu z zagranicznej uczelni przyjmującej, d. ustalone z Wydziałowym Koordynatorem Programu Erasmus+ Porozumienie o programie studiów na okres przedłużenia semestr lub trymestr/trymestry, e. opinię promotora (w przypadku studentów trzeciego roku studiów pierwszego stopnia oraz studentów drugiego roku studiów drugiego stopnia oraz studentów piątego roku studiów jednolitych magisterskich oraz studentów czwartego roku studiów doktoranckich). 5. Wnioskodawca wyjeżdżający na praktykę może ubiegać się o przedłużenie wyjazdu w ramach jednego, tego samego roku akademickiego. 6. Wnioskodawca wyjeżdżający na praktykę, ubiegający się o przedłużenie wyjazdu musi, na dwa tygodnie przed zakończeniem pierwotnie ustalonego terminu wyjazdu, przedłożyć w AIK następujące dokumenty: a. podanie do Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus+ zawierające prośbę o przedłużenie wyjazdu (z dokładnym datami przedłużenia) wraz z uzasadnieniem w przypadku studentów z aktywnym statusem studenta, b. podanie do Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+ zawierające prośbę o przedłużenie wyjazdu (z dokładnym datami przedłużenia) wraz z uzasadnieniem w przypadku absolwentów, c. podanie do Kierownika Studiów Doktoranckich zawierające prośbę o przedłużenie wyjazdu (z dokładnymi datami przedłużenia) wraz z uzasadnieniem - w przypadku studentów studiów doktoranckich, d. do podań z punktu a,b,c należy dołączyć pisemną zgodę na przedłużenie wyjazdu z zagranicznej instytucji przyjmującej, e. wypełniony dokument Zmiany do porozumienia o programie praktyki na okres przedłużenia wyjazdu, f. opinię promotora (w przypadku studentów trzeciego roku studiów pierwszego stopnia oraz studentów drugiego roku studiów drugiego stopnia oraz studentów piątego roku studiów jednolitych magisterskich oraz czwartego roku studiów doktoranckich). 7. Decyzję o przedłużeniu wyjazdu SMS lub SMP studentów z aktywnym statusem studenta podejmuje Wydziałowy Koordynator Programu Erasmus+ w porozumieniu z Uczelnianym Koordynatorem Programu Erasmus+. 8. Decyzję o przedłużeniu wyjazdu SMP absolwentów podejmuje Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+. 9. Decyzję o przedłużeniu wyjazdu SMS lub SMP studentów studiów doktoranckich podejmuje Kierownik Studiów Doktoranckich w porozumieniu z Uczelnianym Koordynatorem Programu Erasmus Wnioskodawca po otrzymaniu zgody na przedłużenie wyjazdu zachowuje status studenta Erasmusa i zobowiązany jest do podpisania aneksu do podpisanej przed wyjazdem umowy dwustronnej wnioskodawca - AIK. 11. Stypendium Programu lub stypendium PO WER na uzgodnione przedłużenie wyjazdu nie jest gwarantowane. 9

10 12. Stypendium Programu lub stypendium PO WER na uzgodnione przedłużenie wyjazdu może zostać wypłacone pod warunkiem posiadania przez AIK środków finansowych na ten cel. 13. Wnioskodawca może przedłużyć wyjazd bez otrzymania stypendium Programu lub stypendium PO WER wyjazd z tzw. grantem zerowym. 12 Rezygnacja lub skrócenie czasu wyjazdu SMS lub SMP 1. Wnioskodawca, który rezygnuje z wyjazdu SMS, zobowiązany jest, bez zbędnej zwłoki pisemnie poinformować o tym Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, właściwy dla siebie Sekretariat/Dziekanat Wydziału w AIK, a także zagraniczną uczelnię przyjmującą, przedstawiając powody rezygnacji. 2. Wnioskodawca, który rezygnuje z wyjazdu SMP, zobowiązany jest, bez zbędnej zwłoki pisemnie poinformować o tym Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, właściwy dla siebie Sekretariat/Dziekanat Wydziału w AIK, a także zagraniczną instytucję przyjmującą, przedstawiając powody rezygnacji. 3. Naruszenie powyższych wymogów ze strony wnioskodawcy powoduje utratę możliwości ponownego ubiegania się o wyjazd SMS lub SMP przez okres roku od momentu naruszenia przez wnioskodawcę warunków, o których mowa w ust.1 i Wszelkie naruszenie przez wnioskodawcę przepisów dotyczących Programu, podanie nieprawdziwych informacji, zatajenie istotnych informacji, działanie zmierzające do blokowania sprawnego działania Programu może spowodować zawieszenie możliwości udziału w Programie przez okres roku od momentu wykrycia przez AIK naruszeń, o których mowa. 5. W przypadku skrócenia czasu wyjazdu wnioskodawcy, w stosunku do pierwotnie ustalonej długości pobytu w umowie dwustronnej wnioskodawca - AIK, wnioskodawca musi zwrócić tę część stypendium, która pokrywa czas niezrealizowanego wyjazdu (czas wyjazdu wnioskodawcy do zagranicznej uczelni przyjmującej lub zagranicznej instytucji przyjmującej jest wyliczany na podstawie rzeczywistych dni pobytu). 6. Ostateczne wyliczenie czasu wyjazdu SMS lub SMP następuje na podstawie wystawionego przez zagraniczną uczelnie przyjmującą lub zagraniczną instytucję przyjmująca potwierdzenia rzeczywistych dni pobytu. 7. W przypadku skrócenia czasu wyjazdu SMS lub SMP, w stosunku do pierwotnie ustalonej długości pobytu w umowie dwustronnej wnioskodawca - AIK, wnioskodawca musi zwrócić tę część stypendium, która pokrywa czas niezrealizowanego wyjazdu. 8. Zasady zwrotu stypendium dotyczą zarówno stypendium wypłacanego z Programu jak i stypendium wypłacanego z PO WER 9. Jeżeli zachodzi sytuacja, o której mowa w ust.7 Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ wzywa (listownie) wnioskodawcę do zwrotu stypendium za czas niezrealizowanego wyjazdu, określając wysokość zwrotu, termin zwrotu oraz podając numer rachunku bankowego AIK, na który należy dokonać zwrot. 10. Wnioskodawca ma obowiązek dokonania zwrotu stypendium za czas niezrealizowanego wyjazdu po otrzymaniu wezwania do zwrotu. 11. Wnioskodawcy, którzy rezygnują z wyjazdu SMS lub SMP w trakcie trwania wyjazdu muszą zwrócić całość wypłaconego przez AIK stypendium. 12. Zwrotu stypendium, o którym mowa w ust.11 dokonuje się na tych samych zasadach, które są określone w ust Obowiązki wnioskodawcy po zakończeniu wyjazdu SMS lub SMP 1. Po realizacji wyjazdu SMS wnioskodawca ma obowiązek: a. dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus+, bez zbędnej zwłoki, następujące dokumenty: - wypełnioną trzecią część formularza Porozumienia o programie studiów : After the mobility, z wykazem wszystkich zrealizowanych przez wnioskodawcę przedmiotów z ocenami oraz ilością punktów ECTS w czasie pobytu na zagranicznej uczelni przyjmującej, - zaświadczenie z zagranicznej uczelni przyjmującej potwierdzające rzeczywisty okres pobytu wnioskodawcy w zagranicznej uczelni przyjmującej, z dokładnością co do jednego dnia. b. wypełnić on-line Ankietę Stypendysty Erasmusa, co jest konieczne do rozliczenia wyjazdu i wypłacenia drugiej raty stypendium, o której mowa w 10 ust. 14 pkt b, c. wypełnić test on-line sprawdzającego poziom znajomości języka obcego, jeśli dotyczy. 10

11 2. Po realizacji wyjazdu SMP wnioskodawca ma obowiązek: a. dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus+, bez zbędnej zwłoki, następujące dokumenty: - wypełnioną trzecią część formularza Porozumienia o programie praktyki : After the mobility, z informacją o zrealizowaniu wszystkich założeń programowych praktyki z jej oceną, wystawione przez opiekuna praktyki w zagranicznej instytucji przyjmującej. - zaświadczenie z zagranicznej instytucji przyjmującej potwierdzające rzeczywisty okres pobytu wnioskodawcy na praktyce w zagranicznej instytucji przyjmującej, z dokładnością co do jednego dnia, - sprawozdanie opisowe z pobytu na praktyce. b. wypełnić on-line Ankietę Stypendysty Erasmusa, co jest konieczne do rozliczenia wyjazdu i wypłacenia drugiej raty stypendium, o której mowa w 10 ust. 14 pkt b, c. wypełnić test on-line sprawdzającego poziom znajomości języka obcego, jeśli dotyczy. 14 Zaliczenie wyjazdu SMS lub SMP przez AIK 1. Na podstawie dostarczonego przez wnioskodawcę lub zagraniczną uczelnię przyjmującą After the mobility, AIK zobowiązuje się zapewnić wnioskodawcy zaliczenie okresu studiów zrealizowanego na zagranicznej uczelni przyjmującej. 2. Przedmioty zrealizowane przez wnioskodawcę w zagranicznej uczelni przyjmującej przenoszone i uznawane są wnioskodawcy na jego wniosek kierowany do Dziekana właściwego Wydziału, na podstawie kryteriów: nazwa przedmiotu, liczba punktów ECTS, liczba zrealizowanych godzin, rodzaj zajęć, ocena. 3. Przenoszenie zajęć i uznawanie zajęć zrealizowanych przez wnioskodawcę na zagranicznej uczelni przyjmującej odbywa się na podstawie Zasad przenoszenia i uznawania zajęć w Akademii Ignatianum w Krakowie odbytych przez studenta w uczelni zagranicznej. 4. Zasady funkcjonowania systemu ECTS określa Regulamin stosowania systemu ECTS w Akademii Ignatianum w Krakowie. 5. Praktyka zrealizowana przez wnioskodawcę w zagranicznej instytucji przyjmującej może zostać potraktowana przez AIK jako praktyka obowiązkowa lub praktyka nieobowiązkowa (z punktu widzenia programu kształcenia). 6. Zrealizowana praktyka może zostać, w całości lub części, uznana jako praktyka obowiązkowa w AIK na wniosek wnioskodawcy kierowany do Dziekana właściwego Wydziału. CZĘŚĆ IV Postanowienia końcowe 15 Wszystkie sytuacje nieuwzględnione w niniejszym Regulaminie będą rozstrzygane indywidualnie przez Rektora AIK. 16 Nadzór nad postanowieniami niniejszego Regulaminu sprawuje Rektor AIK. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Programu sprawuje właściwy Prorektor AIK Regulamin wyjazdów studentów i absolwentów Akademii Ignatianum w Krakowie w ramach Programu Erasmus+ zatwierdzony został Zarządzeniem nr 1/2015/2016 Rektora Akademii AIK w Krakowie z dnia 1 października 2015 roku. 19 Regulamin wyjazdów studentów i absolwentów Akademii Ignatianum w Krakowie w ramach Programu Erasmus+ wchodzi w życie z dniem 1 października 2015 r. i obowiązuje do odwołania Wykaz skrótów stosowanych w Regulaminie: AIK Akademia Ignatianum w Krakowie 11

12 BWM Biuro Współpracy Międzynarodowej CEFR Common European Framework of Reference for Languages ECTS European Credit Transfer and Accumulation System FRSE Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji KKE Komisja Kwalifikacyjna Programu Erasmus+ OC Odpowiedzialność Cywilna OM Mobility Organization PO WER Program Operacyjny Wiedza, Edukacja, Rozwój SMP Student Mobility of Placement (wyjazdy studentów oraz absolwentów na praktykę) SMS Student Mobility for Studies (wyjazdy studentów na studia) STA Staff Mobility for Teaching Assignments (wyjazdy pracowników w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych) STT Staff Mobility for Training (wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych) Przedmiotowy Regulamin powstał w oparciu o źródła: Umowa finansowa dla: Projektu Erasmus+, nr umowy: PL01-KA Erasmus+ Przewodnik po programie, ważny od 1 stycznia 2014, z późniejszymi zmianami 12