Kodeks Etyki Biznesowej. Uczciwość. Każdy z Nas. Zaufanie. Reputatcja. Nasza Firma. Listopad M 1663v4

Transkrypt

1 Kodeks Etyki Biznesowej Uczciwość Zaufanie Reputatcja Każdy z Nas Nasza Firma Listopad 2011

2 Spis treści Nasze zaangażowanie w przestrzeganie przepisów prawa i zasad etycznych... 1 Zasady korzystania z kodeksu... 2 Obowiązki nakładane przez kodeks na pracowników 3M na inne osoby działające w imieniu 3M na kierownictwo firmy 3M... 5 Zarządzanie działaniami związanymi z kodeksem... 6 Co robić w razie wątpliwości etyczno-prawnych... 7 Jak uzyskać odpowiedzi na pytania... 7 Jak zgłosić podejrzenie naruszenia niniejszych reguł... 7 Co zrobić, aby zachować anonimowość... 8 W jaki sposób firma zareaguje na zgłoszenie... 9 Kodeks etyki biznesowej 3M Prowadzenie biznesu w sposób zgodny z prawem i zasadami etycznymi Polityce przestrzegania norm Wytyczne dotyczące etyki w biznesie Ochrona reputacji i aktywów firmy 3M Upominki biznesowe i rozrywka Konflikty interesów Zasoby elektroniczne Polityka dotycząca bezpieczeństwa i poufności informacji Kontrola wewnętrzna, sprawozdawczość finansowa, przechowywanie dokumentów i audyt Transakcje dotyczące papierów wartościowych i informacje wewnętrzne Szacunek dla ludzi i społeczności Reklama i sposób przedstawiania produktów Środowisko, zdrowie i bezpieczeństwo Szykanowanie w miejscu pracy Prywatność Działalność na globalnym rynku Polityka antykorupcyjna Zastosowanie Przepisy antymonopolowe i ochrony konkurencji Relacje z władzami Współpraca z organami władzy oraz z dostawcami i wykonawcami tych organów 63 Zatrudnianie obecnych lub byłych pracowników i konsultantów organów władzy. 65 Polityka lobbingowa Polityka dotycząca aktywności politycznej... 69

3 Nasze zaangażowanie w przestrzeganie przepisów prawa i zasad etycznych Styczeń M jest dla mnie szczególną firmą: firmą, której pracownicy są dumni ze swoich dokonań i z entuzjazmem patrzą w przyszłość. Nade wszystko 3M jest firmą, którą wyróżnia charakter i uczciwość jej pracowników. Służąc naszym klientom, tworząc nowe technologie i budując silną pozycję produktów, pracując innowacyjnie i kreatywnie musimy pamiętać o rozwijaniu naszej nienagannej reputacji poprzez uczciwość, wspólne nam wszystkim wartości i niezmiennie etyczne i uczciwe postępowania w biznesie. Wspomniane pojęcia zostały w sposób jednoznaczny ujęte jako nasze wartości korporacyjne: Działanie z bezkompromisową uczciwością we wszystkim, co robimy Zapewnianie naszym klientom innowacyjnej technologii i najwyższej jakości, dodatkowych wartości i serwisu Zapewnianie naszym inwestorom atrakcyjnego zysku poprzez stały wzrost w skali globalnej Szacunek dla społeczności lokalnej i środowiska naturalnego na całym świecie Docenianie i rozwój różnorodnych talentów naszych pracowników, ich inicjatywy i przywództwa Zdobywanie podziwu wszystkich tych, którzy związani są z 3M na całym świecie Jestem pewny, że nadal będziecie kierowali się tymi wartościami w codziennym życiu i przy podejmowaniu decyzji. Wasza troska o przestrzeganie polityki 3M w zakresie etycznego prowadzenia biznesu jest niezbędna dla naszego sukcesu. Pracując wspólnie nad budowaniem stabilnej przyszłości, wszyscy będziemy przestrzegać naszych wartości i będziemy stosować wysokie standardy polityki 3M dotyczącej prowadzenia biznesu zawsze i wszędzie. Takie są wobec nas oczekiwania. Co więcej, tego oczekujemy sami od siebie. George W. Buckley Przewodniczący, Prezes i Dyrektor Naczelny Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

4 Zasady korzystania z kodeksu Kodeks etyki zawodowej firmy 3M stosuje się do pracowników oraz innych osób działających w imieniu firmy 3M w dowolnym miejscu na świecie. Zawiera on informacje o obowiązkach pracowników w zakresie przestrzegania norm prawnych i etycznych. Rzecz jasna, do wielu obszarów działalności firmy mają zastosowanie dodatkowe zasady. Pracownicy powinni w każdym przypadku znać reguły, które dotyczą ich pracy, oraz dbać o ich przestrzeganie. Niniejsze wydanie Kodeksu etyki zawodowej jest krótsze, bardziej czytelne i bardziej zrozumiałe niż wydanie poprzednie. Większość zasad zaprezentowano za pomocą trzech elementów: (1) treści zasady, (2) objaśnienia zasady oraz (3) przykładów sytuacji, których należy unikać, chcąc przestrzegać zasady. Podręcznik informuje również o możliwościach zadawania pytań oraz zgłaszania wątpliwości dotyczących zapisanych w nim zasad. UWAGA: Ustanawiając i przekazując do wiadomości niniejszy Kodeks etyki zawodowej, firma 3M nie ma na celu tworzenia podstaw do roszczeń umownych, mogących służyć jakiejkolwiek osobie fizycznej lub prawnej. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

5 Obowiązki nakładane przez kodeks Niniejszy Kodeks etyki zawodowej pomaga pracownikom oraz innym osobom działającym w imieniu firmy 3M w przyjęciu spójnego, kompleksowego podejścia do kluczowych kwestii związanych z przestrzeganiem norm prawnych i etycznych. Pracownicy firmy 3M, jej kierownicy, dyrektorzy i inne osoby zajmujące wysokie stanowiska w firmie mają obowiązek rozumieć wymagania prawne i etyczne dotyczące ich pracy, a także informować o wszelkich sytuacjach, w których zachodzi podejrzenie, że przepisy prawa lub reguły firmy zostały naruszone. Kodeks etyki zawodowej firmy 3M stosuje się do wszystkich pracowników przedsiębiorstwa macierzystego i przedsiębiorstw zależnych na całym świecie. Obowiązuje on również pracowników przedsiębiorstw typu joint-venture oraz innych przedsiębiorstw stowarzyszonych, w których firma 3M posiada udziały kontrolne. Niniejszy kodeks ma zastosowanie do wszystkich miejsc i sytuacji, w których firma 3M prowadzi działalność.... na pracowników 3M Każdy pracownik firmy 3M powinien: Zapoznać się z rozdziałami wprowadzającymi niniejszego podręcznika, aby dowiedzieć się o swoich obowiązkach oraz o zasadach działania programu przestrzegania norm prawnych i etycznych. Znać kwestie, których dotyczy każda z zasad zapisanych w kodeksie. Dokładnie rozumieć zasady dotyczące pełnionych obowiązków służbowych. Dodatkowe informacje na temat tych zasad można znaleźć na stronie internetowej poświęconej etyce zawodowej pracowników 3M (intranet.mmm.com/businessconduct). Zapamiętywanie wszystkich szczegółów jest zbędne, jednak reguły dotyczące wykonywanej pracy należy znać na tyle dobrze, aby wiedzieć, kiedy należy zapoznać się ze szczegółowymi informacjami w odpowiednich dokumentach, a kiedy zwrócić się o pomoc do osób wymienionych w rozdziale Jak uzyskać odpowiedzi na pytania? w niniejszym podręczniku. Korzystać z wyszukiwarki na stronie internetowej poświęconej etyce zawodowej (Business Conduct) zawsze wtedy, gdy zachodzi konieczność szybkiego zapoznania się ze szczegółowymi regułami dotyczącymi wykonywanej pracy. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

6 Korzystać z dostępnych zasobów firmy takich jak kierownictwo czy wyznaczony radca prawny firmy 3M w razie wątpliwości co do zastosowania danej reguły Kodeksu etyki zawodowej lub przepisu prawa bądź co do obowiązków z nich wynikających. Poznać sposoby zgłaszania wątpliwości etycznych i prawnych podane w rozdziale Jak zgłosić podejrzenie naruszenia kodeksu? w niniejszym podręczniku. Mieć świadomość, że istnieje szereg sposobów zgłaszania swoich wątpliwości w sposób anonimowy, zgodnie z opisem w rozdziale Co zrobić, aby zachować anonimowość. Pamiętać, że firma zakazuje podejmowania działań odwetowych przeciwko osobom, które zgłosiły wątpliwości etyczno-prawne lub współpracują przy wewnętrznym śledztwie firmy. Wspierać program przestrzegania norm prawnych i etycznych firmy 3M poprzez niezwłoczne informowanie o wątpliwościach oraz podejrzeniach naruszenia jakiegokolwiek przepisu lub jakiejkolwiek zasady etycznej. Udzielić wszelkiej pomocy w prowadzonym przez firmę śledztwie w sprawie naruszenia przepisu prawa lub zasady etycznej. Na żądanie podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z Kodeksem etyki zawodowej oraz zobowiązanie do przestrzegania przepisów prawa i zasad zapisanych w kodeksie. Okresowo przeglądać Kodeks etyki zawodowej, aby odświeżyć swoją wiedzę i zapoznać się z najnowszymi zmianami.... na inne osoby działające w imieniu 3M Wszystkie jednostki firmy 3M mają obowiązek wymagać od każdej osoby trzeciej działającej w imieniu firmy, w tym od konsultantów, agentów, niezależnych wykonawców i niezależnych dostawców, przestrzegania odpowiednich reguł firmy. Kierownicy i pracownicy firmy 3M mają obowiązek: Wymagać od osoby trzeciej przestrzegania odpowiednich reguł firmy 3M oraz zapewnić właściwe szkolenie, tak aby osoba ta rozumiała obowiązki wynikające z tych reguł. Monitorować działania osoby trzeciej i podejmować konieczne kroki (włącznie z zerwaniem umowy), w przypadku jeśli osoba ta nie wywiązuje się ze swojego zobowiązania do przestrzegania reguł firmy 3M. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

7 ... na kierownictwo firmy 3M Kierownicy, dyrektorzy i inne osoby zajmujące wysokie stanowiska w firmie są dodatkowo odpowiedzialni za pracowników oraz inne osoby działające w imieniu firmy 3M. Członkowie kierownictwa firmy 3M, włącznie z prezesem zarządu, dyrektorem ds. finansowych i innymi dyrektorami wysokiego szczebla, mają obowiązek: Dbać o zrozumienie i przestrzeganie przepisów prawa i wewnętrznych reguł dotyczących działalności firmy 3M przez wszystkie podległe im osoby. Tworzyć środowisko pracy, w którym pracownicy i inne osoby działające w imieniu firmy 3M mają świadomość, że ich przełożony wierzy w wartości firmy, i nie ograniczają się do składania słownych deklaracji o przestrzeganiu norm. Aktywnie przeciwdziałać naruszaniu przepisów prawa i reguł firmy, podejmując odpowiednie działania w obszarach wysokiego ryzyka etycznoprawnego i organizując konieczne szkolenia w dziedzinie przestrzegania norm. Wykrywać i zgłaszać przypadki naruszenia prawa lub reguł firmy 3M. Niezwłocznie podejmować stosowne działania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości oraz korygować procesy, które umożliwiły ich powstanie. Chronić przed działaniami odwetowymi każdą osobę, która zgłosiła podejrzenie naruszenia przepisów bądź reguł lub która współpracuje przy wewnętrznym śledztwie firmy. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

8 Zarządzanie działaniami związanymi z kodeksem Nadzór nad programem przestrzegania norm prawnych i etycznych firmy 3M należy do Komitetu ds. Etyki Zawodowej (Business Conduct Committee). Komitet składa się z kilku dyrektorów wysokiego szczebla, a jego przewodniczącym jest wiceprezes ds. prawnych i główny radca prawny firmy. Komitet ds. Etyki Zawodowej odpowiada przed Komitetem Audytu (Audit Committee), który wspomaga Zarząd (Board of Directors) w nadzorowaniu programu przestrzegania norm prawnych i etycznych. W celu zarządzania programem przestrzegania norm na całym świecie Komitet ds. Etyki Zawodowej utworzył stanowisko dyrektora ds. Etyczno-prawnych (Director, Business Conduct and Compliance). Dyrektor ds. Etyczno-prawnych pracuje dla Komitetu ds. Etyki Zawodowej na pełny etat, opracowując strategiczne, systemowe i operacyjne składniki programu przestrzegania norm etyczno-prawnych obejmujące zarówno jego planowanie, jak i wdrażanie. Dyrektor ds. Etyczno-prawnych zajmuje się przede wszystkim realizacją inicjatyw Komitetu ds. Etyki Zawodowej w takich obszarach, jak opracowywanie polityki przestrzegania norm, analiza ryzyka etyczno-prawnego, edukacja, strategia komunikacji, kreowanie świadomości programu i koordynowanie działań śledczych oraz działań zmierzających do ciągłego doskonalenia procesów. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

9 Co robić w razie wątpliwości etyczno-prawnych Każda osoba działająca w imieniu firmy 3M ma obowiązek dbać o przestrzeganie Kodeksu etyki zawodowej oraz wartości firmy. Obowiązkiem wszystkich jest również niezwłoczne zgłaszanie podejrzeń dotyczących możliwości naruszenia norm etycznych lub przepisów prawa. Jest niezwykle istotne, by zwracać uwagę na problemy, póki są one małe i łatwe do rozwiązania. W przeciwnym wypadku mogą się one przerodzić w problemy bardziej skomplikowane, mogące skutkować poważnymi szkodami, grzywnami, karami oraz utratą zaufania do firmy 3M. Jak uzyskać odpowiedzi na pytania Żaden regulamin nie może przewidzieć wszystkich sytuacji i okoliczności, do których może stosować się dana reguła. Jeśli masz pytanie dotyczące Kodeksu Etyki Zawodowej, jego wpływu na wykonywaną pracę lub zastosowanie w konkretnych sytuacjach, możesz skorzystać z materiałów podanych w rozdziale Jak zgłosić podejrzenie naruszenia niniejszych reguł. Jak zgłosić podejrzenie naruszenia niniejszych reguł Prawie każdego dnia w gazetach pojawiają się doniesienia o przedsiębiorstwach, którym grożą śledztwa i sprawy sądowe z powodu nieetycznego lub niezgodnego z prawem postępowania. Żadna firma nawet taka, która posiada znakomity program przestrzegania norm i doskonałą kulturę organizacyjną nie może być na tyle naiwna, aby uważać, że nigdy nie spotkają jej problemy etyczne lub prawne. Miarą dobrej firmy i dobrego programu przestrzegania norm jest wczesne wykrywanie problemów i rozwiązywanie ich, póki są stosunkowo małe. Najlepszy sposób wczesnego wykrywania nieprawidłowości polega na wsparciu pracowników i innych osób działających w imieniu 3M, pełniących rolę oczu i uszu firmy. Badania wykazują, że wielu ludzi niechętnie zgłasza podejrzenia naruszenia norm przez współpracowników. Odpowiedzią firmy 3M na ten naturalny opór jest ściśle przestrzegana zasada zakazująca działań odwetowych przeciwko osobom, które zgłosiły wątpliwość etyczno-prawną lub które współpracują przy wewnętrznym śledztwie firmy. W rozmowach z pracownikami i innymi osobami działającymi w imieniu firmy podkreślamy, że zgłaszanie podejrzeń nieprawidłowości jest postępowaniem ze wszech miar właściwym każde naruszenie prawa lub reguł firmy stanowi bowiem zagrożenie dla pracowników, przedsiębiorstwa, klientów oraz społeczności, w których działa firma. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

10 Istnieje szereg możliwości zgłoszenia potencjalnego naruszenia Kodeksu etyki zawodowej lub przepisów prawa. Wszelkie wątpliwości można zgłaszać w formie ustnej lub pisemnej do: Kierownictwa swojej firmy. W zależności od preferencji można zwrócić się do bezpośredniego przełożonego lub kierownika bądź do kierownika wyższego szczebla w swojej firmie. Ponieważ kierownicy znajdują się najbliżej problemu, zwrócenie się do nich może być najlepszym sposobem na jego szybkie rozwiązanie. Wyznaczonego radcy prawnego firmy 3M. 3M-ethics.com. Stronę tę założyła i prowadzi niezależna firma, EthicsPoint. EthicsPoint, świadcząca niezależne i profesjonalne usługi w zakresie raportowania, została zaangażowana przez 3M, aby pomagać w przyjmowaniu pytań i wątpliwości natury etycznej w biznesie. Za pośrednictwem tej strony można zgłosić swoje wątpliwości, wypełniając internetowy formularz lub dzwoniąc na bezpłatną infolinię. EthicsPoint przyjmuje zgłoszenia poufnie i anonimowo, 24 godziny na dobę, a ponadto gwarantuje możliwość składania zgłoszeń w wielu językach. Zgodność i Departamentu Postępowania W-09, 3M Center 3M Company Saint Paul, MN Telephone : , (3M Triminet) Jeśli wątpliwości dotyczą kwestii omówionych w rozdziale Szykanowanie w miejscu pracy, można również zwrócić się do lokalnego menedżera działu personalnego lub do osoby zajmującej wyższe stanowisko w dziale personalnym firmy 3M. W przypadku wątpliwości dotyczących ksiegowości, sprawozdawczości finansowej, wewnętrznych kontroli rachunkowych lub audytu, można również skontaktować się z: Audytorem Generalnym 3M Corporate Auditing Department N-11, 3M Center Saint Paul, MN Telephone : , (3M Triminet) Co zrobić, aby zachować anonimowość W pierwszej kolejności należy zastanowić się, czy nie lepiej będzie zgłosić swoje obawy bezpośrednio w firmie 3M, np. przełożonemu lub innej osobie z twojego działu. Firma 3M sądzi, iż wewnętrzne problemy można zwykle rozwiązać najszybciej i najskuteczniej, zgłaszając je wewnątrz działu kierownikowi lub pracownikom działu kadr. Jeśli jednak postępując w ten sposób pracownik odczuwa dyskomfort, nie wie do kogo się zwrócić Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

11 lub też uważa, iż zgłoszone przez niego wątpliwości nie zyskały odpowiedniej uwagi, może zgłosić swoje wątpliwości anonimowo (o ile anonimowe raportowanie nie jest prawnie zabronione w danym kraju), korzystając z następujących opcji: Odwiedzając stronę 3M-ethics.com.3M-ethics.com. EthicsPoint nie śledzi rozmów telefonicznych, ani nie używa systemu do identyfikacji dzwoniącego. Ponadto EthicsPoint nie prowadzi wewnętrznego rejestru połączeń zawierającego adresy IP, dzięki czemu nie ma dostępu do informacji wskazujących na nawiązanie połączenia pomiędzy danym komputerem a EthicsPoint. Raporty z komputera pracownika przechodzą przez bezpieczny portal internetowy, który nie śledzi, ani też nie pokazuje nazwy użytkownika. Przede wszystkim jednak EthicsPoint usuwa adresy internetowe, aby zapewnić utrzymanie anonimowości w systemie. EthicsPoint nie wykorzysta żadnych zgłoszonych przez użytkowników systemu danych w innym celu, niż przekazanie informacji firmie 3M, aby ta mogła należycie zająć się rozwiązaniem problemu. Pod koniec rozmowy telefonicznej lub składania zgłoszenia na stronie internetowej, EthicsPoint dostarcza użytkownikowi klucz do zgłoszenia (report key) i prosi o utworzenie hasła. Następnie użytkownik jest proszony o wykonanie telefonu na Infolinię Etyki Zawodowej (3M Business Conduct Helpline) prowadzoną przez EthicsPoint lub odwiedzenie strony internetowej EthicsPoint dwa lub trzy dni robocze po zgłoszeniu nieprawidłowości. Wtedy też można skontrolować postępy w rozpatrywaniu zgłoszenia i dowiedzieć się, czy wymagane jest podanie dodatkowych informacji. Można wysłać list do Zgodność i Departamentu Postępowania na adres podany powyżej. Jeżeli zgłaszając nieprawidłowość dana osoba postanowi ujawnić swoją tożsamość, 3M dołoży wszelkich starań, by utrzymać jej nazwisko w tajemnicy w trakcie wyjaśniania sprawy. W jaki sposób firma zareaguje na zgłoszenie W uzasadnionych przypadkach firma 3M przystąpi do przeprowadzenia odpowiedniego procesu wyjaśnijącego, korzystając w tym celu z zasobów wewnętrznych lub zewnętrznych, posiadających fachową wiedzę w zakresie prowadzenia takiego postepowania. Dane znajdujące się w zgłoszeniu są udostępniane członkom odpowiedniego zespołu wyjasniającego. Zgłoszona nieprawidłowość jest badana w sposób dyskretny, w trybie natychmiastowym. Osoba zgłaszająca problem zostanie powiadomiona o wyniku postępowania. Jeżeli uzna, iż jej zgłoszenie nie zostało należycie rozpatrzone, jest proszona o ponowne zgłoszenie problemu innej osobie wymienionej w rozdziale Jak zgłosić podejrzenie naruszenia niniejszych reguł. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

12 Firma 3M zakazuje działań odwetowych przeciwko osobom, które zgłosiły wątpliwość etyczno-prawną lub które współpracują przy wewnętrznym procesie wyjaśniającym firmy. Zażalenia złożone w dobrej wierze nie grożą żadnymi sankcjami, bez względu na to, czy fakty leżące u ich podstaw okażą się prawdziwe i czy zostaną zastosowane procedury naprawcze. W przypadku gdy dana osoba uzna, iż była narażona na jakiekolwiek działania odwetowe, jest proszona o zgłoszenie tego faktu firmie 3M w celu zbadania sprawy. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

13 Kodeks etyki biznesowej 3M Prowadzenie biznesu w sposób zgodny z prawem i zasadami etycznymi Fundamentem programu etyki zawodowej firmy 3M jest: chęć prowadzenia biznesu w sposób zgodny z prawem i zasadami etycznymi we wszystkich obszarach naszej międzynarodowej działalności. Reguły wymienione w niniejszym rozdziale precyzują wymóg przestrzegania wszelkich przepisów prawa i wewnętrznych reguł firmy w każdym momencie przez pracowników i wszelkie inne osoby działające w imieniu firmy 3M. Rozdział podaje również pewne wskazówki pomagające podejmować decyzje zgodne z zasadami etycznymi. Należy je stosować w sytuacjach, gdy przepisy ani reguły nie narzucają konkretnego sposobu postępowania. Program przestrzegania norm prawnych i etycznych w firmie 3M opiera się na dwóch elementach: Polityce przestrzegania norm Wytyczne dotyczące etyki w biznesie Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

14 Polityce przestrzegania norm Zastosowanie Wszyscy pracownicy 3M na świecie oraz osoby działające w imieniu 3M, włączając dostawców i kontrahentów. Podane zasady obowiązują we wszystkich lokalizacjach, w których 3M prowadzi działalność biznesową i dotyczą także wszystkich wydarzeń sponsorowanych przez firmę. Wstęp Główna zasada polityki (Brak) Firma 3M jest znana na całym świecie jako przedsiębiorstwo przestrzegające zasad etycznych i przepisów prawa. Mimo że firma prowadzi działalność w ponad 60 krajach, posiada ona tylko jeden kodeks etyki zawodowej, który obowiązuje na całym świecie. Ten uniwersalny standard stanowi podstawę do prowadzenia biznesu we właściwy sposób czyli zgodnie z prawem i zasadami etycznymi wszędzie tam, gdzie firma 3M jest obecna. Firma wymaga od swoich pracowników i innych osób działających w jej imieniu przestrzegania przepisów prawa oraz wszelkich reguł zapisanych w Kodeksie etyki zawodowej. Będąc przedsiębiorstwem globalnym, firma 3M musi przestrzegać przepisów wielu państw, stanów i innych jednostek administracyjnych naraz. Oprócz zasad etyki zawodowej związanych z działalnością firmy 3M należy przestrzegać wszelkich przepisów obowiązujących w miejscu zamieszkania lub pracy. Dodatkowe elementy Kary za naruszenie norm etycznych lub prawnych Wobec pracowników, którzy naruszyli zasadę wyrażoną w prawie lub w Kodeksie etyki zawodowej i dotyczącą ich działań zawodowych, wyciągane będą konsekwencje służbowe włącznie ze zwolnieniem z pracy. Na konsekwencje narażeni są również pracownicy, którzy: Nie zwrócą się o poradę prawną do wyznaczonego radcy prawnego firmy 3M. Podejmą czynności sprzeczne ze wskazówkami radcy prawnego firmy 3M. Odmówią udzielenia informacji w związku z możliwym naruszeniem prawa lub niniejszego kodeksu. Podejmą działania odwetowe przeciwko osobie, która zgłosiła podejrzenie naruszenia norm. Reakcja firmy na przypadki naruszenia norm lub innych działań Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

15 sprzecznych z niniejszym kodeksem będzie zależeć od indywidualnych okoliczności. Naruszenie zasad firmy 3M przez pracowników i inne osoby działające w imieniu firmy może być równoznaczne ze złamaniem prawa krajowego lub lokalnego obowiązującego w danym miejscu, a tym samym narażeniem firmy i ich samych na grzywny karne o znacznej wysokości, wyroki więzienia i odszkodowania cywilne. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

16 Wytyczne dotyczące etyki w biznesie Zastosowanie Wszyscy pracownicy 3M na świecie oraz osoby działające w imieniu 3M, włączając dostawców i kontrahentów. Podane zasady obowiązują we wszystkich lokalizacjach, w których 3M prowadzi działalność biznesową i dotyczą także wszystkich wydarzeń sponsorowanych przez firmę. Wstęp Główna zasada polityki Dodatkowe elementy (Brak) Etyka zawodowa czasem wymaga czegoś więcej niż tylko ścisłego przestrzegania prawa. Co więcej, w wielu obszarach działalności gospodarczej nie obowiązują żadne przepisy. Nawet jeśli w danym przypadku przepisy prawa mają zastosowanie, czasami ustanawiają one standard postępowania, który jest zbyt niski dla firmy 3M. W obliczu takich sytuacji każdy powinien podjąć właściwą, zgodną z zasadami etyki decyzję, która będzie dobrze świadczyć nie tylko o nim, ale także o firmie. Niniejszy rozdział zawiera wskazówki, które pomagają postępować w taki sposób. Wyższy standard firmy 3M Kodeks etyki zawodowej zawiera wytyczne odnoszące się do wielu różnych sytuacji, jednak nie jest on w stanie uwzględnić każdej kwestii, z jaką można się zetknąć pracując w firmie 3M. W takich przypadkach należy kierować się w swoich działaniach podstawowymi wartościami firmy bezkompromisową prawością i uczciwością. Wartości te mieszczą w sobie takie cechy, jak dotrzymywanie obietnic, sprawiedliwość, szacunek i troskę o innych oraz osobistą odpowiedzialność. Podejmowanie decyzji zgodnie z zasadami etyki wymaga rozważenia i dokonania należytej oceny wielu alternatywnych dróg postępowania z punktu widzenia następujących standardów firmy: Bezkompromisowej prawości i uczciwości we wszystkich działaniach i relacjach związanych z firmą. Unikania wszelkich konfliktów interesów między pracą a życiem osobistym. Szacunku dla godności i wartości wszystkich osób. Promowania osobistej inicjatywy i innowacyjności w atmosferze elastyczności, współpracy i zaufania. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

17 Kultywowania kultury, w której takie cechy, jak dotrzymywanie obietnic, sprawiedliwość, szacunek i osobista odpowiedzialność, są doceniane, promowane i nagradzane. Tworzenia bezpiecznego miejsca pracy. Ochrony środowiska. Podejmowanie decyzji zgodnych z zasadami etycznymi Przed podjęciem jakichkolwiek działań w imieniu firmy 3M należy upewnić się, że można odpowiedzieć twierdząco na następujące pytania: Czy planowane działanie jest zgodne z wartościami wyznawanymi przez firmę 3M bezkompromisową prawością i uczciwością? Czy planowane działanie zostałoby uznane za właściwe przez opinię publiczną? Czy planowane działanie pozwoli utrzymać reputację firmy 3M jako przedsiębiorstwa kierującego się zasadami etycznymi? Jeśli nie można odpowiedzieć twierdząco na wszystkie powyższe pytania, ale proponowane działanie nadal wydaje się zgodne z prawem i zasadami etycznymi, należy przeanalizować je wspólnie z przełożonym, kierownictwem lub wyznaczonym radcą prawnym firmy 3M. Podjęcie takiego działania może bowiem nie leżeć w interesie firmy 3M lub pracownika. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

18 Ochrona reputacji i aktywów firmy 3M Firma 3M pracuje na swoją reputację każdego dnia we wszystkich swoich oddziałach i za pośrednictwem wszystkich swoich pracowników. Nasza dobra opinia wynika z dostarczania produktów, które działają dokladnie tak jak to określiliśmy, dotrzymywania obietnic składanych klientom oraz spełniania najwyższych standardów uczciwości w finansach i biznesie. Uważamy, że ludzie muszą mieć zaufanie do dokładności i rzetelności systemów księgowych i sprawozdawczych firmy 3M. Jednocześnie musimy dbać o ochronę aktywów firmy jej środków trwałych, sprzętu, znaków towarowych, własności intelektualnej, plików elektronicznych i poufnych informacji. Nie możemy pozwolić, aby na naszą opiekę nad tymi zasobami wpłynęły interesy osobiste, rodzinne lub inne interesy zewnętrzne, które mogą być sprzeczne z interesem firmy 3M. Nasze zasady ochrony reputacji i aktywów firmy obejmują: Upominki biznesowe i rozrywkę Konflikty interesów Zasoby elektroniczne Polityka dotycząca bezpieczeństwa i poufności informacji Kontrolę wewnętrzną, sprawozdawczość finansową, przechowywanie dokumentów i audyt Transakcje dotyczące papierów wartościowych i informacje wewnętrzne Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

19 Upominki biznesowe i rozrywka Zastosowanie Wszyscy pracownicy 3M na świecie oraz osoby działające w imieniu 3M, włączając dostawców i kontrahentów. Podane zasady obowiązują we wszystkich lokalizacjach, w których 3M prowadzi działalność biznesową i dotyczą także wszystkich wydarzeń sponsorowanych przez firmę. Wstęp Główna zasada polityki (Brak) W niniejszym rozdziale termin upominki biznesowe oznacza zarówno przedmioty, jak i rozrywkę biznesową. Wręczanie upominków stanowi tradycyjny sposób zacieśniania relacji biznesowych. Praktyka ta jest, z pewnymi wyjątkami, zgodna z prawem. Zgodnie z polityką firmy 3M pracownicy mogą wręczać i otrzymywać stosowne, zgodne z prawem upominki biznesowe w związku ze współpracą firmy 3M z klientami komercyjnymi i innymi podmiotami niepublicznymi, pod warunkiem że upominki takie nie przedstawiają nadmiernej wartości, a ich wręczaniu lub otrzymywaniu nie towarzyszy zamiar lub szansa wpłynięcia na decyzje biznesowe obdarowanego. W przypadku upominków dla pracowników instytucji rządowych mają zastosowanie specjalne uregulowania prawne, których przestrzeganie jest zasadą obowiązującą w 3M. Lokalne prawa obowiązujące w Stanach Zjednoczonych oraz na całym świecie ściśle ograniczają możliwości wręczania upominków pracownikom instytucji rządowych. Praktyki takie mogą być uznane za przestępstwo bez względu na to, czy są one finansowane ze środków firmowych 3M czy też funduszy prywatnych. Wszelkie formy przekupstwa są niezgodne z prawem i stanowią pogwałcenie omawianych tu zasad. Zasady obowiązujące w 3M nie dopuszczają żadnych form korupcji, włączając w to przekupstwo. Pracownicy nie mogą ofiarowywać ani otrzymywać upominków biznesowych wbrew niniejszym regułom, nawet jeśli jest to zgodne z prawem. Upominki biznesowe wręczane lub otrzymywane przez pracownika firmy 3M nie mogą przekraczać rozsądnych granic, jeśli chodzi o wartość, ilość i częstotliwość wręczania. Nigdy nie należy przyjmować ani ofiarowywać gotówki ani jej odpowiedników, takich jak bony upominkowe. Nigdy nie należy przyjmować upominku, którego wartość mogłaby zostać uznana za nadmierną. Dodatkowe elementy Co to oznacza Żadnemu pracownikowi firmy 3M nie wolno wręczać ani przyjmować upominku niezgodnego z prawem, przepisami, umowami lub Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

20 uzasadnionymi zwyczajami przyjętymi na danym rynku. W stosunku do każdego upominku biznesowego należy upewnić się, że nie przekracza on rozsądnych granic, jeśli chodzi o koszt, ilość i częstotliwość wręczania, oraz że poddanie go osądowi opinii publicznej nie nadszarpnęłoby reputacji firmy 3M. Wręczanie upominków złożonych z produktów konsumenckich firmy 3M jest na ogół właściwe, podobnie jak upominków złożonych z produktów z promocyjnymi oznaczeniami firmy 3M. Wszelkie upominki biznesowe należy odpowiednio zaksięgować oraz upewnić się, że są one zgodne z zasadami konkretnej jednostki 3M. Aby stwierdzić, czy wręczenie lub przyjęcie upominku biznesowego byłoby stosowne, należy wziąć pod uwagę wartość upominku w zestawieniu z wartością upominków wręczanych zwyczajowo na danym rynku i w danym kraju, łączną wartość upominków wręczonych do tej pory danemu podmiotowi lub otrzymanych od niego, stosowność upominku do zajmowanego stanowiska, wpływ upominku na budowanie pozytywnych relacji biznesowych z obdarowywanym oraz wrażenie, jakie upominek mógłby wywrzeć na osobie postronnej. Niniejsze wytyczne obowiązują nawet wówczas, jeśli obdarowujący nie ubiega się o zwrot kosztów upominku od firmy. Przed wręczeniem lub przyjęciem upominku biznesowego o wartości większej niż symboliczna należy skonsultować się z przełożonym. Kawa, pączki, napoje niealkoholowe i inne drobne artykuły żywnościowe o wartości symbolicznej nie będące częścią posiłku nie są upominkami w rozumieniu zasad obowiązujących pracowników organów władzy wykonawczej. Ofiarowywanie artykułów tego rodzaju jest zatem dopuszczalne. Nie należy jednak żywić urazy, jeśli obdarowany pragnie za nie zapłacić w takim przypadku należy przyjąć oferowaną płatność. Przed wręczeniem upominku biznesowego konsultantowi lub pracownikowi organów władz stanowych lub lokalnych należy zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego firmy 3M. Czego należy unikać Wręczania lub przyjmowania gotówki oraz innych upominków w formie pieniężnej. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

21 Wręczania upominków pracownikom instytucji rządowych USA. Chociaż pracownicy organów władzy wykonawczej USA mogą zgodnie z prawem przyjmować niektóre symboliczne upominki, to zasady stosowane w przypadku pracowników organów władzy sądowniczej i ustawodawczej różnią się od tych stosowanych do przedstawicieli instytucji rządowych, a często są jeszcze bardziej restrykcyjne. Z powodu tych restrykcji pracownicy 3M powinni unikać wręczania upominków jakimkolwiek pracownikom instytucji rządowych USA w tym pracownikom agencji wojskowych i regulacji oraz pracownikom instytucji rządowych USA ulokowanym poza Stanami Zjednoczonymi. Wręczania jakichkolwiek nagród pracownikom organów władzy państwowej. Wręczania i przyjmowania upominków, które wpływają na decyzje biznesowe lub które mogą stwarzać takie wrażenie. Ofiarowywania upominków, o których wiadomo, że ich przyjęcie byłoby niezgodne z zasdami obowiązującymi obdarowanego. Wręczania i przyjmowania usług rozrywkowych, np. biletów na zawody sportowe, jeśli przedstawiciel firmy wręczającej upominek nie będzie towarzyszyć obdarowanemu podczas danej imprezy rozrywkowej. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

22 Konflikty interesów Zastosowanie Wszyscy pracownicy 3M na świecie oraz osoby działające w imieniu 3M, włączając dostawców i kontrahentów. Podane zasady obowiązują we wszystkich lokalizacjach, w których 3M prowadzi działalność biznesową i dotyczą także wszystkich wydarzeń sponsorowanych przez firmę. Wstęp (Brak) Główna zasada polityki Dodatkowe elementy Zgodnie z polityką firmy 3M pracownicy i inne osoby działające w imieniu firmy muszą być wolne od konfliktów interesów, które mogłyby niekorzystnie wpłynąć na ich zdolność osądu, obiektywność lub lojalność wobec firmy podczas wykonywania obowiązków służbowych. Firma zdaje sobie sprawę, że pracownicy mają prawo uczestniczyć w przedsięwzięciach finansowych, biznesowych i innych działaniach poza godzinami pracy, jednak każdy potencjalny konflikt interesów powstały w związku z taką działalnością należy niezwłocznie zgłosić kierownictwu firmy. Co to oznacza Należy uzyskać akceptację kierownictwa dla działalności pozazawodowej, interesów finansowych lub relacji, które prowadzą lub mogą prowadzić do zaistnienia konfliktu interesów. Należy pamiętać, że akceptacja kierownictwa podlega ciągłej weryfikacji konieczne jest zatem okresowe informowanie kierownictwa o prowadzonych działaniach. Należy unikać osobistych relacji z innymi pracownikami firmy, jeśli mogą one prowadzić do faworyzowania jednej ze stron lub uzyskania przez nią nieuczciwej przewagi. Należy unikać takich działań i relacji, które mogą być sprzeczne z obowiązkami służbowymi lub interesami firmy 3M, bądź takich, które mogą sprawiać takie wrażenie. Nawet pozorny konflikt interesów może zaszkodzić ważnym interesom firmy. Przed przyjęciem stanowiska w innym przedsiębiorstwie należy uzyskać odpowiednie zezwolenia. Przed przyjęciem stanowiska w zarządzie lub radzie nadzorczej organizacji charytatywnej, edukacyjnej lub innej organizacji nie nastawionej na zysk należy skontaktować się z dyrektorem ds. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

23 społeczności (w USA) lub z kierownikiem działu kadr (w innych krajach) oraz powiadomić kierownictwo swojej jednostki. Czego należy unikać Współpracy z przedsiębiorstwami (poza obowiązkami służbowymi), które konkurują z jakimkolwiek przedsiębiorstwem należącym do 3M. Przyjmowania upominków, które nie spełniają standardów nakreślonych w rozdziale Upominki biznesowe i rozrywka. Posiadania bezpośrednich lub pośrednich udziałów finansowych w przedsiębiorstwie będącym konkurentem, dostawcą lub klientem firmy 3M bądź posiadania związków finansowych z takim przedsiębiorstwem (nie dotyczy posiadania mało istotnych ilości akcji w przedsiębiorstwach notowanych na giełdzie papierów wartościowych). Uczestniczenia w podejmowaniu przez firmę 3M jakichkolwiek decyzji dotyczących firmy zatrudniającej małżonka lub innego członka rodziny. Zatrudnienia u drugiego pracodawcy będącego bezpośrednim lub pośrednim konkurentem, dystrybutorem, dostawcą lub klientem firmy 3M. Zatrudnienia w innym przedsiębiorstwie lub świadczenia dla niego usług konsultingowych, jeśli działalność ta wpływa na zdolność do należytego wykonywania obowiązków służbowych wobec firmy 3M. Wykorzystywania informacji nieupublicznionych przez firmę 3M dla osiągnięcia własnych korzyści lub korzyści innych osób np. poprzez zakup lub sprzedaż papierów wartościowych przedsiębiorstwa, którego przejęciem lub sprzedażą jest zainteresowana firma 3M lub z którym firma 3M ma zamiar nawiązać lub zakończyć współpracę. Inwestycji w przedsiębiorstwa, w których firma 3M posiada udziały (nie dotyczy posiadania mało istotnych ilości akcji w przedsiębiorstwach notowanych na giełdzie papierów wartościowych). Otrzymywania osobistych rabatów lub innych korzyści od dostawców, usługodawców lub klientów, jeśli takie rabaty lub korzyści nie są dostępne dla wszystkich pracowników firmy 3M. Otrzymywania osobistych honorariów za usługi blisko związane z pracą w firmie 3M. Okazjonalne honoraria, np. za wygłoszenie referatu Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

24 na uniwersytecie lub udział w sympozjum, winny być zatwierdzane przez przełożonego. Związku uczuciowego między pracownikami firmy, pozostającymi w bezpośredniej lub pośredniej zależności służbowej, jeśli związek taki może skutkować utratą zaufania do obiektywizmu pracownika zajmującego wyższe stanowisko. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

25 Zasoby elektroniczne Zastosowanie Wszyscy pracownicy 3M na świecie oraz osoby działające w imieniu 3M, włączając dostawców i kontrahentów. Podane zasady obowiązują we wszystkich lokalizacjach, w których 3M prowadzi działalność biznesową i dotyczą także wszystkich wydarzeń sponsorowanych przez firmę. Wstęp Główna zasada polityki (Brak) Zasoby elektroniczne firmy 3M udostępniają wiele narzędzi umożliwiających wymianę informacji z niemal każdą osobą na świecie. Efektywne użycie dostępnych zasobów elektronicznych przyczynia się do sukcesu 3M. Zasadą obowiązującą w 3M jest używanie korporacyjnych zasobów elektronicznych wyłącznie zgodnie z prawem, Zasadami Kodeksu Etyki w Biznesie (Business Conduct Policies) oraz Zadami Polityki Informacyjnej 3M ( 3M Information Policies). Obowiązkiem pracowników 3M jest ochrona elektronicznych zasobów przed ich nieuprawnionych wykorzystaniem bądź zagrożeniem ich bezpieczeństwa. Określenie elektroniczne zasoby 3M oznacza wszystkie urządzenia elektroniczne, oprogramowanie, systemy i sieci używane bezpośrednio lub za pośrednictwem firm współpracujących do przesyłania, przyjmowania, przetwarzania lub przechowywania informacji i danych 3M. Do elektronicznych zasobów firmy zalicza się, choć nie tylko, komputery, serwery, bazy danych, PDAs y (palmtopy), telefony, urządzenia bezprzewodowe, systemy poczty elektronicznej, pocztę głosową, łącza Internetowe i telewizję 3M. Zalicza się do nich także pozafirmowe zasoby elektroniczne służące do przechowywania lub łączenia się z danymi 3M. Te zasady obowiązują wszędzie i zawsze tam gdzie elektroniczne zasoby 3M są dostępne i używane. 3M zezwala pracownikom na rozsądne i ograniczone korzystanie z firnowych zasobów elektronicznych dla celów prywatnych. Ich używanie dla celów prywatnych musi mieć charakter sporadyczny i krótkotrwały, nie obciążając nadmiernie zasob i systemów 3M, musi być zgodnie z przepisami prawa i zasadami obowiązującymi w 3M, nie może też kolidować z normalnymi działaniami biznesowymi oraz ograniczać możliwości pracownika do realizowania zadań wynikających z wykonywanej pracy. Ponadto wykorzystanie tych zasobów dla celów pozabiznesowych, osobistych korzyści finansowych, gromadzenia funduszy dla organizacji politycznych lub innych celów politycznych jest niedozwolone. 3M zastrzega sobie prawo do monitorowania lub dostępu do korespondencji pracowników, bądź innych materiałów tworzonych, Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

26 otrzymywanych, przechowywanych, przesyłanych lub przetwarzanych przy użyciu zasobów elektronicznych będących własnością 3M, w każdej chwili bez wcześniejszego uprzedzenia w przypadkach, gdy jest to uzasadnione względami biznesowymi i prawnie możliwe. Z tego powodu użytkownicy elektronicznych zasobów 3M nie powinni oczekiwać zachowania prywatności swojej poczty elektronicznej, dokumentów, plików, poczty głosowej oraz innych form komunikacji bądź innych materiałów tworzonych, otrzymywanych, przechowywanych, przesyłanych lub przetwarzanych przy użyciu zasobów elektronicznych 3M, chyba, że jest to zabronione prawnie. Dodatkowe elementy Co to oznacza Korzystanie z elektronicznych zasobów 3M zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie oraz wymogami prawnymi dotyczącymi bezpieczeństwa informacji, zachowania tajemnicy informacji, prywatności, szykanowania w miejscu pracy, działalności politycznej, oprogramowania i przechowywania danych. Podejmij stosowne działania chroniące bezpieczeństwo, poufność i spójność elektronicznych danych i informacji 3M zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami i odpowiednimi zapisami prawnymi. Chroń kody dostępu (UserIDS i UPN s) i osobiste hasła do elektronicznych zasobów 3M i zabezpiecz ich prawidłowe wykorzystywanie. Hasła są informacją poufną. Upewnij się, że urządzenia stacjonarne na Twoim stanowisku pracy oraz połączenia sieciowe, spełniają wymogi standardów korporacyjnych. Nie usuwaj i nie dezaktywuj dostarczonych przez 3M systemów zabezpieczających takich jak narzędzia antywirusowe, zapory i chronione hasłem wygaszacie ekranów. Zabezpiecz dostęp do komputera, jeśli pozostawiasz go bez opieki. Jeśli używasz firmowych zasobów elektronicznych w miejscach publicznych podejmij odpowiednie kroki zabezpieczające poufność informacji. Np. gdy korzystasz ze swego laptopa w samolocie lub w hotelowym lobby używaj filtra prywatyzującego. Korzystaj wyłącznie z licencjonowanych programów komputerowych. Nie kopiuj i nie używaj programów, na których użycie licencję otrzymała firma 3M, jeśli licencja wydana przez producenta oprogramowania nie zezwala na kopiowanie bądź używanie tego oprogramowania. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

27 Ogranicz korzystanie z elektronicznych zasobów 3M dla celów prywatnych. Upewnij się, ze korzystasz z nich sporadycznie i krótko nie obciążając nadmiernie zasobów i systemów 3M, działasz zgodnie z zasadami obowiązującymi w 3M, nie koliduje to z normalną działalnością biznesową oraz nie ogranicza twoich możliwości realizacji zadań wynikających z wykonywanej przez ciebie pracy. Pamiętaj, że firma zastrzega sobie prawo do dostępu i monitorowania elektronicznych zasobów 3M oraz sposobu ich wykorzystania przez pracowników, zgodnie z obowiązującym prawem. W celu uzyskania dodatkowych informacji o zasadach Polityki Zasobów Elektronicznych odwołaj się do Standardów Zasobów Elektronicznych. Czego należy unikać Korzystania z zasobów elektronicznych w sposób naruszający jakikolwiek przepis prawa lub zasadę Kodeksu Etyki w Biznesie. Wykorzystania zasobów elektronicznych w sposób naruszający zasady obowiązujące w środowisku biznesowym bądź wynikające z zasad polityki 3M dotyczących szykanowania w miejscu pracy (3M Harassment Policy), np. poprzez przesyłanie obraźliwych lub szykanujących wiadomości, pobierania lub przeglądania materiałów obraźliwych bądź z wyraźnym kontekstem seksualnym. Innego niż sporadyczne i krótkie korzystanie z elektronicznych zasobów 3M dla celów prywatnych. Wykorzystania zasobów elektronicznych 3M dla celów pozabiznesowych, osobistych korzyści finansowych, gromadzenia funduszy dla organizacji politycznych lub innych celów politycznych. Pobierania, kopiowania lub korzystania z oprogramowania bądź innych materiałów z naruszeniem praw autorskich lub licencyjnych. Umieszczania listy z hasłami w łatwo dostępnym dla innych miejscu np. tuż przy komputerze. Dezaktywacji wszelkiego oprogramowania 3M. Wykorzystania firmowego systemu poczty elektronicznej do przesyłania prywatnych i innych dużych nie związanych z pracą plików, które mogą negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie sieci 3M. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

28 Polityka dotycząca bezpieczeństwa i poufności informacji Zastosowanie Wstęp Wszyscy pracownicy firmy 3M na całym świecie oraz inne osoby działające w imieniu firmy 3M. Niniejsza Polityka znajduje zastosowanie zarówno w odniesieniu do wszystkich miejsc, w których firma 3M prowadzi swoją działalność, jak i do wszystkich wydarzeń sponsorowanych przez firmę 3M. Informacje poufne 3M stanowią cenny składnik majątku firmy. W trakcie prowadzenia działalności handlowej konieczna jest regularna wymiana informacji z innymi podmiotami, zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz firmy 3M. Ochrona naszych pomysłów, technologii, procesów, planów i innych informacji dotyczących firmy ma kluczowe znaczenie dla zarządzania naszym biznesem, utrzymania przewagi nad konkurencją i spełnienia pewnych wymogów prawnych. Bezpieczeństwo informacji obejmuje ochronę informacji poufnych firmy 3M, ochronę zasobów elektronicznych firmy 3M, fizyczne bezpieczeństwo i zapewnienie, że informacje firmy 3M są dostępne w razie potrzeby i że nie ulegną przypadkowemu ani celowemu zniszczeniu. Do poufnych informacji firmy 3M należą np. dane finansowe; tajemnice handlowe; dane dotyczące sprzedaży; informacje na temat pracowników, klientów lub dostawców; dane dotyczące wynagrodzeń; plany inwestycyjne; plany dotyczące wynagrodzeń; dane testowe; plany ulepszania produktów; dokumentacja zawierająca wzory i szkice produktów; dokumentacja wynalazków; niepublikowane wnioski patentowe, raporty techniczne; własne metody i procesy produkcyjne; informacje dotyczące cennika i zysków oraz informacje na temat przyszłych produktów, wprowadzania produktów na rynek, programów reklamowych lub zmian w zarządzaniu. Zasady polityki Pracownicy i inne osoby działające w imieniu firmy 3M są zobowiązane do ochrony informacji poufnych firmy 3M przed nieautoryzowanym udostępnieniem wewnątrz lub na zewnątrz, zarówno celowym jak i przypadkowym. Pracownicy i inne osoby działające w imieniu firmy 3M muszą znać: Klasyfikację informacji firmy 3M, którą tworzą i do której mają dostęp (informacje poufne 3M, tylko do użytku wewnętrznego lub do wiadomości zewnętrznej) Środki ostrożności w zakresie bezpieczeństwa, które dotyczą informacji firmy 3M, oraz Czas przechowywania informacji firmy 3M i właściwy sposób ich usuwania. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

29 Firma 3M szanuje poufne informacje innych firm w taki sposób, w jaki oczekuje szanowania swoich informacji poufnych przez inne firmy. Polityka firmy 3M dopuszcza stosowanie tylko legalnych i etycznych sposobów gromadzenia i wykorzystywania informacji handlowych i rynkowych w celu lepszego zrozumienia naszych rynków, klientów i konkurencji. Firma 3M nie będzie gromadzić ani używać poufnych informacji innych firm bez ich zgody. Dodatkowe elementy Co dla firmy 3M oznaczają informacje poufne Obowiązek ochrony informacji poufnych firmy 3M bez względu na nośnik, na jakim przenoszone są dane (np. drukowane, pliki elektroniczne, poczta , rozmowa ustna). Obowiązek ochrony informacji poufnych firmy 3M przez cały okres przydatności informacji począwszy od ich powstania, przez magazynowanie, używanie, przesyłanie, przechowywanie do usunięcia. Jeśli konieczna jest pomoc w ustaleniu poufności określonych informacji należy skontaktować się z wyznaczonym radcą prawnym firmy 3M. Informacje poufne można przesyłać w obrębie firmy 3M tylko pomiędzy osobami, które muszą znać te informacje ze względu na działalność handlową. Przed ujawnieniem informacji poufnych stronie spoza firmy 3M należy zawrzeć z tą osobą na piśmie umowę o zachowaniu poufności. Umowy o zachowaniu poufności muszą być podpisane przez dyrektora generalnego lub dyrektora ds. technicznych lub inną osobę szczebla kierowniczego. Należy nosić swój identyfikator firmowy 3M na terenie firmy 3M, upewniając się, że inne osoby są upoważnione do przebywania w danym obszarze i mają prawo dostępu do informacji handlowych firmy 3M. Należy zachować wszystkie informacje firmy 3M zgodnie z Harmonogramem Przechowywania Dokumentacji firmy 3M (3M s Records Retention Schedule). W przypadku otrzymania Noty Ochronnej ( Preservation Notice ), należy natychmiast podjąć działania mające na celu ochronę wszystkich dokumentów i plików potencjalnie objętych notą. Należy niezwłocznie zgłaszać każdy rzeczywisty i podejrzewany nieautoryzowany dostęp do systemów lub informacji firmy 3M do następujących organów: o Swojego dyrektora, o Ochrony firmy pod nr tel (dostępny całą dobę) o Dział Bezpieczeństwa i Integralności Technologii Informacyjnych. Wykaz miejscowych osób do kontaktu w Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad

30 o o o sprawie bezpieczeństwa informacji Dział Etyki Zawodowej i Przestrzegania Prawa (Business Conduct Complience) firmy 3M pod nr tel M- ETHICS w USA lub 3M-Ethics.com (do raportowania w sieci lub ogólnoświatowego raportowania telefonicznego) Dyrektor ds. Etyki Zawodowej i Przestrzegania Prawa w firmie 3M (Director, Business Conduct and Compliance) Wyznaczony radca prawny firmy 3M ds. technologii informacyjnych Co oznaczają dla nas poufne informacje innych stron Ponieważ nie ujawniamy informacji poufnych firmy 3M bez zawarcia umowy o zachowaniu poufności, nie akceptujemy również informacji poufnych innych stron bez pisemnej umowy o zachowaniu poufności. Te umowy o zachowaniu poufności muszą być podpisane przez dyrektora generalnego lub inną osobę szczebla kierowniczego. O ile nie posiadamy zgody drugiej strony na użycie informacji jej dotyczącej, przed wykorzystaniem takiej informacji musimy upewnić się, że na każde z poniższych pytań odpowiedź brzmi nie": o Czy dana informacja jest rzeczywiście poufna? o Czy dana informacja została uzyskana nielegalnie lub o nieetycznie? Czy wykorzystanie danej informacji spowoduje naruszenie jakiejkolwiek innej polityki dotyczącej prowadzenia działalności handlowej? Należy skontaktować się z wyznaczonym radcą prawnym firmy 3M przed zatrudnieniem lub skorzystaniem z usług konsultanta lub agenta w celu uzyskania informacji dla firmy 3M, lub w przypadku uzyskania wiedzy o ewentualnym niewłaściwym ujawnieniu lub zastosowaniu poufnych informacji dotyczących innej firmy. Nie należy przeprowadzać rozmów kwalifikacyjnych ani zatrudniać pracowników lub konsultantów konkurencyjnych firm bez wcześniejszego skontaktowania się z wyznaczonym radcą prawnym. Czego unikać Udostępniania poufnych informacji firmy 3M przyjaciołom lub rodzinie. Rozmawów o poufnych informacjach firmy 3M w miejscach publicznych, takich jak windy, samoloty lub restauracje, w których mogą zostać podsłuchane. Pozostawiania poufnych informacji firmy 3M bez nadzoru na biurku, w obrębie firmy 3M, w miejscach publicznych itd. Kodeks etyki biznesowej 3M Listopad