REGULAMIN ORGANIZACYJNY WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY w GDAŃSKU

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały nr 654/59/07 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 7 sierpnia 2007 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY w GDAŃSKU Gdańsk 2007 r.

2 Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Regulamin organizacyjny Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku określa zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę i zakres działania komórek organizacyjnych, wchodzących w jego skład. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 2 1. Marszałku - należy przez to rozumieć Marszałka Województwa Pomorskiego. 2. Dyrektorze WUP - należy przez to rozumieć Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku. 3. WRZ - należy przez to rozumieć Wojewódzką Radę Zatrudnienia w Gdańsku. 4. UE - należy przez to rozumieć Unię Europejską. 5. EFS - należy przez to rozumieć Europejski Fundusz Społeczny. 6. EFRR - należy przez to rozumieć Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego. 7. ZPORR - należy przez to rozumieć Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego. 8. SPO RZL - należy przez to rozumieć Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich. 9. PO KL - należy przez to rozumieć Program Operacyjny Kapitał Ludzki. 10. IP II - należy przez to rozumieć Instytucję Pośredniczącą II stopnia. 11. IW - należy przez to rozumieć Instytucję Wdrażającą. 12. EURES - należy przez to rozumieć sieć Europejskich Służb Zatrudnienia (European Employment Services). 13. EQUAL - należy przez to rozumieć Inicjatywę Wspólnotową Unii Europejskiej EQUAL. 14 Komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć: wydział, zespół, centrum, zespół zamiejscowy, samodzielne stanowisko. 15. ZFŚS - należy przez to rozumieć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. 16. Urzędzie - należy przez to rozumieć Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku Siedzibą Urzędu jest Gdańsk. 2. Terenem działania Urzędu jest województwo pomorskie. 3. W strukturze organizacyjnej Urzędu działa Zespół Zamiejscowy WUP w Słupsku. 2

3 4 1. Urząd działa w szczególności na podstawie: 1) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.); 2) ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99, poz z późn. zm.); 3) ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz z późn. zm.); 4) ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.); 5) Statutu Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku uchwalonego przez Sejmik Województwa Pomorskiego; 6) ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz z późn. zm.); 7) niniejszego Regulaminu. 2. Do zakresu działania Urzędu należy wykonywanie zadań wynikających między innymi z: 1) ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99, poz z późn. zm.) i przepisów wykonawczych; 2) ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. Nr 116, poz z późn. zm.) i aktów wykonawczych; 3) ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o służbie zastępczej (Dz. U. Nr 223, poz z późn. zm.) i aktów wykonawczych; 4) innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa, dokumentów programowych oraz zawartych porozumień. 3. Zasady gospodarki finansowej Urzędu oraz zasady wynagradzania pracowników ustalają odrębne przepisy. 4. Wewnętrzne akty normatywne dotyczące funkcjonowania Urzędu (regulaminy, instrukcje, procedury, itp.) wprowadzane są w drodze zarządzeń Dyrektora WUP. 5 Przy realizacji zadań Urząd współdziała z organami rządowej administracji zespolonej i niezespolonej, radami zatrudnienia, organizacjami pracodawców, poszczególnymi pracodawcami, związkami zawodowymi, organizacjami bezrobotnych, jednostkami samorządu terytorialnego, zarządami funduszy celowych oraz innymi organizacjami i instytucjami zajmującymi się problematyką promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej. Rozdział II Kierownictwo Urzędu 6 1. Urzędem kieruje oraz reprezentuje go na zewnątrz Dyrektor Urzędu. 2. Dyrektor WUP kieruje Urzędem przy pomocy trzech Wicedyrektorów (w ramach udzielonych upoważnień i powierzonych kompetencji), którzy ponoszą pełną odpowiedzialność przed Dyrektorem WUP: 3

4 1) Wicedyrektora ds. Funduszy Strukturalnych; 2) Wicedyrektora ds. Rynku Pracy; 3) Wicedyrektora ds. Organizacyjnych. 3. Dyrektor określa treść upoważnień i pełnomocnictw do działania w jego imieniu. 4. Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w czasie jego nieobecności zastępują: jako pierwszy Wicedyrektor ds. Funduszy Strukturalnych, jako drugi Wicedyrektor ds. Rynku Pracy, jako trzeci Wicedyrektor ds. Organizacyjnych. Rozdział III Komórki Organizacyjne Urzędu 7 1. W Urzędzie mogą być tworzone następujące komórki organizacyjne: 1) wydział, centrum; 2) zespół, zespół zamiejscowy; 3) samodzielne stanowisko pracy. 2. W celu realizacji doraźnych zadań Urzędu Dyrektor WUP może powoływać zespoły zadaniowe. 3. Podporządkowanie struktur w Urzędzie przedstawia graficzny schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu Wydział jest komórką organizacyjną zajmującą się określoną problematyką i działalnością w sposób kompleksowy lub kilkoma pokrewnymi zagadnieniami, których realizacja w jednej komórce organizacyjnej ułatwia prawidłowe zarządzanie nimi. 2. Wydziałem kieruje kierownik. 3. Zespół jest komórką realizującą wyodrębnione zadania merytoryczne działającą w ramach wydziału lub samodzielnie, którą tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki nie wymagającej powołania większej komórki organizacyjnej. W przypadkach uzasadnionych Dyrektor może powołać kierownika zespołu. 4. Stanowisko pracy jedno- lub wieloosobowe działające w ramach wydziału lub samodzielnie, jest najmniejszą komórką organizacyjną tworzoną dla wyodrębnienia problematyki szczególnego rodzaju. 5. Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej jest komórką organizacyjną działającą na prawach wydziału Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej kieruje kierownik. 4

5 Rozdział IV Struktura organizacyjna Urzędu W Urzędzie funkcjonują następujące komórki organizacyjne: 1) Główny Księgowy; DG 2) Wydział Budżetu i Finansów; GF 3) Zespół Audytu Wewnętrznego; DAW 4) Zespół Radców Prawnych; DRP 5) Pełnomocnik ds. Informacji Niejawnej; DIN 6) Samodzielne Stanowisko ds. BHP; DBHP 7) Wydział Organizacyjno Prawny, w tym: OP a) Zespół Kontroli Wewnętrznej; OPK 8) Wydział Zarządzania Zasobami Ludzkimi; OZ 9) Wydział Administracyjny; OA 10) Zespół Informatyki; OIF 11) Zespół Koordynacji Pomocy Technicznej; OPT 12) Zespół Komunikacji Społecznej; OKS 13) Wydział Wdrażania Funduszy, w tym: RW a) Zespół Projektów, RWP b) Zespół Promocji, Konkursów i Naboru Projektów, RWN c) Zespół Planowania, RPL d) Zespół Wdrażania PO KL; RWK 14) Wydział Obsługi Finansowej Projektów; RF a) Zespół Obsługi Finansowej PO KL; RFK 15) Wydział Monitorowania i Kontroli, w tym: RM a) Zespół Monitorowania Projektów, RMP b) Zespół Kontroli PO KL; RMK 16) Wydział Strategii Rynku Pracy i Promocji Zatrudnienia w tym: PS a) Zespół Badań, Analiz i Informacji, PSB b) Zespół Planowania i Ewaluacji Programów; PSP 17) Wydział Programów Rynku Pracy i Projektów Własnych WUP; PRP 18) Wydział Pośrednictwa Pracy, w tym: PP a) Zespół Pośrednictwa Pracy i Usług EURES; PPE 19) Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Gdańsku; CIZ I 20) Zespół Zamiejscowy WUP w Słupsku: ZS a) Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Słupsku. CIZ II W pionie Dyrektora WUP funkcjonują następujące komórki organizacyjne: 1) Główny Księgowy; 2) Wydział Budżetu i Finansów; 3) Zespół Audytu Wewnętrznego; 4) Zespół Radców Prawnych; 5) Pełnomocnik ds. Informacji Niejawnej; 6) Samodzielne Stanowisko ds. BHP. 5

6 2. W pionie Wicedyrektora ds. Organizacyjnych funkcjonują następujące komórki organizacyjne: 1) Wydział Organizacyjno Prawny: a) Zespół Kontroli Wewnętrznej; 2) Wydział Zarządzania Zasobami Ludzkimi; 3) Wydział Administracyjny; 4) Zespół Informatyki; 5) Zespół Koordynacji Pomocy Technicznej; 6) Zespół Komunikacji Społecznej. 3. W pionie Wicedyrektora ds. Funduszy Strukturalnych UE funkcjonują następujące komórki organizacyjne: 1) Wydział Wdrażania Funduszy: a) Zespół Projektów, b) Zespół Promocji, Konkursów i Naboru Projektów, c) Zespół Planowania, d) Zespół Wdrażania PO KL; 2) Wydział Obsługi Finansowej Projektów: a) Zespół Obsługi Finansowej PO KL; 3) Wydział Monitorowania i Kontroli: a) Zespół Monitorowania Projektów, b) Zespół Kontroli PO KL. 4. W pionie Wicedyrektora ds. Rynku Pracy funkcjonują następujące komórki organizacyjne: 1) Wydział Strategii Rynku Pracy i Promocji Zatrudnienia: a) Zespół Badań, Analiz i Informacji, b) Zespół Planowania i Ewaluacji Programów; 2) Wydział Programów Rynku Pracy i Projektów Własnych WUP; 3) Wydział Pośrednictwa Pracy w tym: a) Zespół Pośrednictwa Pracy i Usług EURES; 4) Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Gdańsku; 5) Zespół Zamiejscowy WUP w Słupsku: a) Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Słupsku. Rozdział V Kompetencje Dyrektora WUP oraz Wicedyrektorów Do kompetencji Dyrektora WUP należy w szczególności: 1) wnioskowanie do właściwego Członka Zarządu Województwa Pomorskiego o wnoszenie opracowanych przez Urząd materiałów na posiedzenia organów samorządu województwa pomorskiego; 2) przygotowanie: a) planów finansowych Urzędu (budżetu i funduszy celowych), b) planów pracy Urzędu oraz sprawozdań z jego działalności, c) planów kontroli wewnętrznej, d) planów urlopów pracowników Urzędu; 3) pełnienie funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników Urzędu; 6

7 4) powoływanie i odwoływanie Wicedyrektorów Urzędu; 5) wydawanie wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących funkcjonowania Urzędu; 6) sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu; 7) współdziałanie z organami administracji rządowej, samorządu terytorialnego, organizacjami społecznymi, związkami zawodowymi oraz instytucjami działającymi w zakresie rynku pracy; 8) współdziałanie z Wojewódzką Radą Zatrudnienia w podejmowaniu przedsięwzięć zmierzających do ograniczenia bezrobocia i jego negatywnych skutków, w tym tworzenia nowych miejsc pracy; 9) przygotowanie materiałów na posiedzenia Wojewódzkiej Rady Zatrudnienia; 10) podpisywanie pism i wystąpień kierowanych do instytucji wymienionych w pkt 7; 11) podpisywanie porozumień w zakresie realizacji zadań statutowych w ramach udzielonych upoważnień; 12) przedkładanie Marszałkowi Województwa Pomorskiego propozycji wystąpień o zmianę przepisów prawnych z zakresu funkcjonowania rynku pracy; 13) planowanie i wytyczanie kierunków działania podległych komórek organizacyjnych oraz nadzór nad realizacją tych działań; 14) sprawowanie nadzoru nad realizacją przez podległe komórki organizacyjne określonych zagadnień merytorycznych oraz koordynowanie ich działań; 15) określanie zakresów czynności w karcie opisu pracy na stanowisku dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych; 16) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz; 17) rozpatrywanie spraw, wniosków, listów, skarg i zażaleń; 18) dysponowanie środkami budżetu Urzędu oraz funduszy celowych; 19) organizowanie i planowanie pracy Urzędu oraz nadzór nad realizacją zadań wynikających z planu pracy; 20) określanie i koordynowanie regionalnej polityki rynku pracy i rozwoju zasobów ludzkich; 21) nadzór nad realizacją zadań z zakresu: a) bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, b) obrony cywilnej, c) przepisów o ochronie danych osobowych oraz informacji niejawnych Do kompetencji Wicedyrektorów WUP należy w szczególności: 1) planowanie i wytyczanie kierunków działania podległych komórek organizacyjnych; 2) sprawowanie nadzoru nad realizacją przez podległe komórki organizacyjne określonych zagadnień merytorycznych oraz koordynowanie ich działań; 3) aprobowanie w swoim zakresie: a) spraw z zakresu nadzorowanych komórek organizacyjnych, przedkładanych do decyzji Dyrektora WUP, b) materiałów i informacji opracowanych przez nadzorowane komórki organizacyjne przedkładanych do rozpatrzenia przez WRZ i organy samorządu terytorialnego, c) urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych, bezpłatnych oraz zgody na dodatkowe zatrudnienie pracowników nadzorowanych komórek organizacyjnych, 7

8 d) propozycji awansów, przeszeregowań, nagród i premii kierowników podległych komórek organizacyjnych i ich pracowników; 4) określanie zakresów czynności w kartach opisu pracy na stanowisku dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych; 5) inicjowanie i organizowanie działań zmierzających do przeciwdziałania bezrobociu i łagodzenia jego skutków; 6) koordynowanie i realizowanie regionalnej polityki rynku pracy w ramach regionalnej strategii zatrudnienia; 7) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz w zakresie powierzonych kompetencji oraz udzielonych upoważnień; 8) koordynowanie pracy zespołów zadaniowych powoływanych przez Dyrektora WUP. Rozdział VI Kompetencje Kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Kierownicy wydziałów oraz samodzielnych zespołów odpowiadają za prawidłową realizację zadań merytorycznych podległego wydziału (zespołu). 2. Do zadań, obowiązków i uprawnień wspólnych dla kierowników wydziałów (zespołów) Urzędu należy: 1) koordynowanie i nadzorowanie pracy wydziału (zespołu); 2) podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji w granicach wynikających z zakresu działania wydziału (zespołu) na podstawie upoważnienia Dyrektora WUP lub polecenia właściwego Wicedyrektora; 3) potwierdzanie pod względem merytorycznym (legalności, celowości i gospodarności) dokumentów finansowych w zakresie zadań realizowanych przez podległy wydział (zespół); 4) szczegółowe zaznajamianie pracowników wydziału (zespołu) z zakresem współpracy z innymi wydziałami (zespołami) Urzędu; 5) przekazywanie informacji, poleceń, dyspozycji; 6) dbanie o rozwój zawodowy podległych pracowników, a w szczególności umożliwienie im uczestniczenia w szkoleniach organizowanych dla służb zatrudnienia; 7) udzielanie pomocy pracownikom wydziału (zespołu) w opracowywaniu procedur i wytycznych do realizacji zadań stałych; 8) kontrola merytoryczna i formalna pracy wydziału (zespołu), zgodnie z obowiązującymi w Urzędzie instrukcjami; 9) dokonywanie okresowych ocen przydatności zawodowej pracowników, w szczególności nowo zatrudnionych; 10) opiniowanie doboru obsady osobowej wydziału (zespołu), wnioskowanie wysokości wynagrodzenia, przeszeregowań, nagród i kar dla podległych pracowników; 11) współpraca z innymi wydziałami (zespołami) w zakresie opracowywania materiałów, informacji i opinii; 12) podpisywanie korespondencji wewnętrznej i parafowanie pism wychodzących przed skierowaniem ich do podpisu Dyrektora WUP lub Wicedyrektora; 13) ustalanie, aktualizowanie i przechowywanie szczegółowych kart opisu pracy na stanowisku podległych pracowników; 8

9 14) powierzanie, w uzasadnionych przypadkach, podległym pracownikom wykonywania zadań dodatkowych, nie objętych zakresem czynności; 15) wyznaczanie zastępstwa pracownika, w przypadku jego urlopu lub długotrwałej nieobecności. 3. Kierownika wydziału (zespołu) zastępuje wyznaczony pracownik. 4. Kierownik odpowiada za: 1) przestrzeganie przepisów prawa; 2) organizację pracy i jej podział określony w karcie opisu pracy na stanowisku; 3) wyniki pracy podległej komórki organizacyjnej; 4) przygotowanie dokumentacji wymaganej w procedurze zamówień publicznych na zadania w zakresie właściwości komórki organizacyjnej; 5) naruszenie dyscypliny finansów publicznych w zakresie zadań przypisanych komórce; 6) windykację należności finansowych w zakresie swojego działania; 7) sporządzanie wskazanych sprawozdań, w tym z zakresu udzielonej przez Urząd pomocy publicznej; 8) przygotowanie i wprowadzenie informacji publicznych podlegających umieszczeniu w Biuletynie Informacji Publicznych; 9) podział zadań pomiędzy pracowników wydziału (zespołu) dokonywany odpowiednio do zapisu 16 niniejszego Regulaminu. 14 Główny Księgowy 1. Postanowienia 13 mają również zastosowanie w odniesieniu do Głównego Księgowego, który bezpośrednio nadzoruje działalność Wydziału Budżetu i Finansów. Obowiązki i uprawnienia Głównego Księgowego określają odrębne przepisy: 1) ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.); 2) ustawa z dnia 29 października 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.); 3) ustawa z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.). 2. Główny Księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi WUP. 3. Główny Księgowy jest kierownikiem Wydziału Budżetu i Finansów. 4. Do zakresu zadań Głównego Księgowego należy w szczególności: 1) prowadzenie rachunkowości jednostki; 2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi; 3) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; 4) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. 9

10 Rozdział VII Zadania komórek organizacyjnych WUP Do wspólnych zadań wszystkich komórek organizacyjnych należy: 1) przygotowywanie i realizacja regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia określającego preferowane programy regionalne, projekty lokalne, priorytetowe grupy bezrobotnych i innych osób wymagających wsparcia po zasięgnięciu opinii powiatowych jednostek samorządu terytorialnego oraz partnerów społecznych; 2) przygotowywanie projektów zarządzeń, decyzji, uchwał, umów i innych dokumentów z zakresu działania komórki organizacyjnej; 3) współdziałanie międzywydziałowe zapewniające prawidłową realizację zadań; 4) prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg i wniosków; 5) prowadzenie dokumentacji spraw realizowanych przez wydział; 6) prognozowanie wydatków w ramach działań realizowanych przez wydział; 7) współudział w tworzeniu i aktualizowaniu strony internetowej Urzędu; 8) współudział w opracowywaniu biuletynu informacyjnego Urzędu; 9) sporządzanie sprawozdań i planów pracy. 16 Zakres działania pracowników Do wspólnych zadań pracowników komórek organizacyjnych należy w szczególności: 1) rzetelne i terminowe wykonywanie powierzonych zadań, nieujawnianie informacji, z którymi zapoznali się w czasie pełnienia obowiązków, a których ujawnianie mogłoby narazić na szkodę interes Urzędu albo prywatny interes obywatela; 2) opracowanie: a) projektów uchwał dla organów województwa wg ustalonych norm i wzorów, b) projektów zarządzeń, poleceń i decyzji Dyrektora WUP, instrukcji, procedur i planów działania, c) wskazanych sprawozdań merytorycznych i finansowych oraz informacji z realizacji zadań, d) projektów umów i porozumień, w tym umów w celu wykonywania zadań Urzędu, e) pism i wniosków do odpowiednich departamentów Urzędu Marszałkowskiego, do Zarządu Województwa, administracji rządowej oraz instytucji pozarządowych; 3) realizowanie: a) wdrażanych programów strukturalnych, programów lokalnych, regionalnych (wojewódzkich) i krajowych oraz programów własnych Urzędu i wynikających z umów zawartych z Unią Europejską, b) realizowanie przedsięwzięć z zakresu obronności i bezpieczeństwa publicznego na zasadach określonych przez Dyrektora WUP; 4) współdziałanie z Wojewódzką Radą Zatrudnienia w określaniu i realizacji regionalnej polityki rynku pracy i rozwoju zasobów ludzkich; 5) wykonywanie zadań określonych zakresem czynności zawartych w kartach opisu pracy na stanowisku. 10

11 17 Wydziału Budżetu i Finansów 1. Do zakresu zadań Wydziału Budżetu i Finansów należy w szczególności: 1) koordynowanie projektowania planu dochodów i wydatków dotyczących budżetu, służby zastępczej, Funduszu Pracy, programów i projektów realizowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych oraz innych źródeł; 2) planowanie i kontrola wykorzystania środków finansowych niezbędnych do realizacji zadań związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Urzędu w zakresie: a) realizacji budżetu Urzędu, b) planowania i dysponowania oraz rozliczania środków funduszy celowych, c) naliczania wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń również w ramach funduszy strukturalnych; 3) obsługa finansowo-księgowa realizowanych zadań, w tym PO KL na poziomie IW (IP II); 4) obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 5) obsługa kasowa Urzędu; 6) rozliczanie pracowników z delegacji krajowych i zagranicznych oraz z pobranych zaliczek zgodnie z obowiązującymi przepisami; 7) sporządzanie okresowych sprawozdań wynikających z zadań finansowo-księgowych; 8) prowadzenie bieżącej analizy księgowej dotyczącej uzgodnienia sald kont analitycznych z zapisami na odpowiednich kontach syntetycznych oraz sprawdzanie prawidłowości zaksięgowania operacji gospodarczych na odpowiednich kontach zgodnie z ich treścią ekonomiczną oraz obowiązującą klasyfikacją budżetową; 9) dokonywanie zmian w planie wydatków i dochodów; 10) prowadzenie obsługi finansowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej dla dokumentacji projektów, w których jest to wymagane, w szczególności współfinansowanych ze środków programów wspólnotowych tj. Sokrates, Leonardo Da Vinci, projektów realizowanych w ramach EFS i EFRR oraz projektów PO KL na lata na poziomie IW (IP II); 11) prowadzenie obsługi finansowej, w tym rozliczeń projektów realizowanych w ramach programów inicjatywy wspólnotowej tj. EQUAL, INTERREG III B; 12) przekazywanie środków finansowych dla beneficjentów sporządzanie wniosków o przekazanie środków pieniężnych/dotacji, poleceń przelewów w ramach ZPORR oraz PO KL; 13) kontrola przy odzyskiwaniu środków wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub naruszeniem obowiązujących procedur; 14) udział we wdrażaniu projektów Pomocy Technicznej ZPORR, SPO RZL oraz PO KL: a) udział w przygotowaniu wniosków o dofinansowanie projektów Pomocy Technicznej (strona finansowa), b) udział przy podpisywaniu umów z Pomocy Technicznej, c) udział w przygotowaniu danych do sprawozdawczości, d) sporządzanie wniosków o płatność, e) monitorowanie refundacji poniesionych wydatków, f) współpraca na poziomie realizacji (wydatkowania środków) Pomocy Technicznej z Zespołem Koordynacji Pomocy Technicznej. 2. Wydziałem kieruje Główny Księgowy. 11

12 18 Zespół Audytu Wewnętrznego 1. Audytor wewnętrzny - kierownik Zespołu Audytu Wewnętrznego podlega bezpośrednio Dyrektorowi WUP. Audytorowi wewnętrznemu-kierownikowi Zespołu Audytu Wewnętrznego podlegają pracownicy zatrudnieni w Zespole, w tym audytorzy wewnętrzni. Audytor wewnętrzny - kierownik Zespołu Audytu Wewnętrznego przy wykonywaniu swoich zadań przestrzega i wykonuje przepisy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.) i przepisy wykonawcze, podejmując działania, przez które Dyrektor WUP uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę działalności Urzędu w zakresie funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli, w tym procedur kontroli finansowej oraz procedur zarządzania i kontroli funduszy unijnych. 2. Do zakresu zadań Zespołu Audytu Wewnętrznego należy w szczególności: 1) przygotowywanie i opracowanie planu rocznego audytu wewnętrznego; obejmującego zadania audytowe o charakterze racjonalnie zapewniającym, czyli upewniającym (poświadczającym) lub doradczym, do akceptacji przez Dyrektora WUP; 2) przeprowadzanie audytu zgodnie z planem rocznym audytu; 3) niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej oraz procedur zarządzania i kontroli funduszy unijnych, w wyniku którego Dyrektor WUP uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów poprzez wykonywanie zadań audytowych o charakterze racjonalnie zapewniającym, czyli upewniającym (poświadczającym) w zakresie: a) zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi, b) efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli, c) wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu; 4) realizacja czynności doradczych zgodnie z planem rocznym audytu; 5) składanie wniosków do Dyrektora WUP, mających na celu usprawnienie działalności Urzędu; 6) przygotowywanie i opracowanie sprawozdania z wykonania planu rocznego audytu wewnętrznego do podpisania przez Dyrektora WUP; 7) prowadzenie akt stałych i bieżących audytu; 8) archiwizacja akt audytu; 9) wykonywanie zadań audytowych o charakterze racjonalnie zapewniającym, czyli upewniającym (poświadczającym) oraz doradczym poza planem audytu. 3. Zespołem kieruje Kierownik Zespołu Audytu Wewnętrznego. 19 Zespół Radców Prawnych 1. Radcy Prawni świadczą pomoc prawną zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 123 poz.1059 z późn.zm.). 2. Do zadań Radców Prawnych należy w szczególności: 12

13 1) udzielanie opinii w zakresie stosowania prawa w sprawach zawierających konkretne pytania i komplet dokumentów; 2) udzielanie ustnych porad i informacji przede wszystkim w sprawach interpretacji norm prawnych; 3) opiniowanie: a) projektów umów, b) odmowy lub uznania zgłoszonych roszczeń, c) spraw związanych z postępowaniem przed organami orzekającymi, d) umorzenia wierzytelności, e) projektów uchwał na Zarząd i Sejmik Województwa Pomorskiego, które dotyczą zakresu działania Urzędu; 4) informowanie kierowników komórek organizacyjnych o zmianach przepisów w zakresie działalności Urzędu; 5) zastępowanie Dyrektora WUP w sprawach toczących się przed sądami powszechnymi, administracyjnymi lub w postępowaniu egzekucyjnym; 6) obsługa prawna posiedzeń Wojewódzkiej Rady Zatrudnienia; 7) występowanie do ministerstw i centralnych urzędów z zapytaniami prawnymi; 8) prowadzenie repertorium spraw sądowych i opinii prawnych; 9) informowanie Dyrektora WUP o powtarzających się naruszeniach przez pracowników przepisów prawa, w tym prawa wewnętrznego (statutu, uchwał, zarządzeń, decyzji, regulaminów). 3. Pracami Zespołu kieruje Koordynator Pomocy Prawnej. 20 Samodzielne Stanowisko ds. BHP 1. Do zakresu zadań Samodzielnego Stanowiska ds. BHP należy prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, określonych przepisami kodeksu pracy i przepisów wykonawczych. 2. Pracownik ds. BHP w szczególności: 1) sporządza: a) okresowe analizy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, b) rejestr wypadków przy pracy i chorób zawodowych; 2) prowadzi: a) okresowe kontrole warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp, wstępne szkolenie ogólne w zakresie spraw bhp dla pracowników nowoprzyjętych do pracy, b) doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bhp; 3) organizuje szkolenia pracowników w zakresie bhp; 4) uczestniczy: a) w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz zachorowań na choroby zawodowe, b) w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą, c) w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących zagadnień bhp, d) w ocenie założeń i dokumentacji dotyczącej modernizacji pomieszczeń i stanowisk pracy, e) w odbiorze przekazywanych zmodernizowanych pomieszczeń i stanowisk pracy; 13

14 5) współdziała: a) z laboratoriami upoważnionymi do przeprowadzania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych występujących w środowisku pracy, b) z organami Państwowej Inspekcji Pracy, Inspekcji Sanitarnej w zakresie spraw związanych z warunkami pracy; 6) prowadzi rejestry, kompletuje i przechowuje dokumenty dotyczące wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowuje wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy. 21 Pełnomocnik ds. Informacji Niejawnej Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnej odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz z późn. zm.) w Urzędzie oraz realizuje zadania koordynacyjne i kontrolne w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności zastrzeżone. 22 Zespół Komunikacji Społecznej 1. Do zakresu zadań Zespołu Komunikacji Społecznej należy w szczególności: 1) zapewnienie obsługi informacyjnej w Urzędzie, w tym codzienny serwis prasowy i przygotowywanie innych materiałów; 2) współpraca z mediami ogólnopolskimi i regionalnymi w zakresie: a) opracowywania i przekazywania informacji o bieżącej pracy Urzędu, b) uzgadniania kontaktów dziennikarzy z kierownictwem lub wyznaczonymi pracownikami Urzędu, c) organizowania konferencji prasowych, d) opracowywania sprostowań, polemik i wyjaśnień dla mediów; 3) przygotowywanie, redagowanie i opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi informacji o działalności Urzędu; 4) koordynowanie spraw związanych z prezentowaniem wizerunku Urzędu, w tym wybór optymalnych metod i sposobów realizacji działań; 5) przygotowywanie szaty graficznej materiałów promocyjnych Urzędu, a także opiniowanie szaty graficznej materiałów przygotowanych przez inne komórki organizacyjne; 6) przygotowywanie, redagowanie, koordynowanie Biuletynu Informacji Publicznej i stron internetowych Urzędu na podstawie informacji dostarczanych przez komórki organizacyjne Urzędu; 7) projektowanie i wdrażanie projektów współfinansowanych ze środków unijnych w zakresie Pomocy Technicznej, a w tym: a) przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektów, b) uczestnictwo w procedurach dotyczących podpisywania umów, sprawozdawczości i przygotowywania wniosków o płatność. 2. Zespołem kieruje Kierownik Zespołu Komunikacji Społecznej. 14

15 23 Wydział Organizacyjno Prawny. Do zakresu zadań Wydziału Organizacyjno Prawnego należy w szczególności: 1) opracowywanie projektów aktów wewnętrznych Dyrektora WUP oraz regulaminów i dokumentów określających zasady organizacji pracy i funkcjonowania Urzędu; 2) współudział w tworzeniu systemu zarządzania i kontroli działań współfinansowanych ze środków UE; 3) prowadzenie ewidencji aktów wewnętrznych Urzędu; 4) koordynowanie prac nad projektami zarządzeń Dyrektora WUP przygotowywanych przez komórki merytoryczne Urzędu; 5) koordynowanie prac nad projektami uchwał zarządu i sejmiku przygotowywanych przez komórki merytoryczne Urzędu; 6) organizowanie pracy i prowadzenie sekretariatów Urzędu; 7) współpraca z właściwymi komórkami Urzędu Marszałkowskiego w sprawach organizacyjno-prawnych oraz w zakresie przygotowywania aktów prawnych i upoważnień Zarządu i Sejmiku Województwa Pomorskiego; 8) współpraca z organami administracji państwowej i samorządu terytorialnego; 9) prowadzenie rejestru skarg i zażaleń; 10) koordynacja i współuczestniczenie w przygotowywaniu przez komórki merytoryczne Urzędu odpowiedzi na skargi, listy, zapytania, wnioski i interpelacje; 11) obsługa organizacyjna narad i konferencji zwoływanych przez Dyrektora WUP; 12) obsługa organizacyjna, merytoryczna i kancelaryjno-biurowa Przewodniczącego Wojewódzkiej Rady Zatrudnienia oraz Wojewódzkiej Rady Zatrudnienia; 13) udostępnianie posiadanych interpretacji i informacji z zakresu realizacji zadań ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy; 14) opracowanie i bieżące przekazywanie informacji prawnej; 15) monitorowanie posiedzeń Sejmiku Województwa Pomorskiego pod kątem zadań Urzędu; 16) prowadzenie archiwum zakładowego; 17) współpraca z audytorem wewnętrznym; 18) współpraca z organami kontroli zewnętrznej; 19) prowadzenie książki kontroli; 20) projektowanie i wdrażanie projektów współfinansowanych ze środków unijnych w zakresie Pomocy Technicznej; 21) nadzór nad spójnością organizacyjną procedur zarządzania i kontroli. 2. W wydziale wyodrębnia się Zespół Kontroli Wewnętrznej, do którego zadań należy ocena sprawności działania komórek organizacyjnych w celu zapobiegania, wykrywania i korygowania błędów oraz nieprawidłowości w zakresie zgodności działania z: 1) przepisami prawa powszechnie obowiązującego; 2) aktami prawa o charakterze wewnętrznym (uchwały sejmiku, uchwały zarządu, statut, zarządzenia Marszałka, zarządzenia, regulaminy i instrukcje Dyrektora WUP), kształtującymi sytuację prawną, zadania i kompetencje zatrudnionych pracowników; 3) umowami, decyzjami wydanymi w sprawach indywidualnych; 4) innymi rozstrzygnięciami (np. zaleceniami pokontrolnymi organów kontroli zewnętrznej, decyzjami, postanowieniami, wyrokami sądowymi, uchwałami) podjętymi przez uprawnione podmioty; 5) przestrzeganiem przepisów, zasad i procedur realizacji: a) dochodów i wydatków budżetowych, 15

16 b) gospodarowania mieniem, c) zaciągania zobowiązań, w tym szczególnie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych, co obejmuje sprawdzenie, czy operacje zostały właściwie przeprowadzane, zakończone, zapisane, opłacone i zarejestrowane, d) prawidłowości i rzetelności prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej, e) regulaminu i czasu pracy; 3. Wydziałem i Zespołem kieruje kierownik Wydziału Organizacyjno Prawnego. 24 Wydział Zarządzania Zasobami Ludzkimi 1. Do zakresu zadań Wydziału Zarządzania Zasobami Ludzkimi należy w szczególności: 1) prowadzenie spraw związanych z planowaniem i realizacją polityki kadrowej i płacowej Urzędu, w tym opracowywanie projektów: a) strategii personalnych, b) systemów oceniania, c) koncepcji szkolenia, d) metod rozwoju personelu, e) systemów wynagradzania, f) systemów premiowania i nagradzania; 2) prowadzenie administracji kadrowej; 3) przeprowadzanie rekrutacji i naboru pracowników oraz realizacja zadań związanych z oceną i awansowaniem pracowników; 4) zapewnienie podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu poprzez: a) diagnozowanie potrzeb szkoleniowych, b) opracowywanie planu szkoleń, c) organizowanie szkoleń; 5) dokonywanie oceny realizowanych szkoleń; 6) prowadzenie sprawozdawczości statystycznej, opracowywanie analiz i informacji dotyczących zatrudnienia, w tym miesięcznych analiz z wykorzystania etatów i funduszu płac w rozbiciu na źródła finansowania; 7) prowadzenie spraw pracowniczych związanych z realizacją przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy; 8) obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 9) prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk zawodowych i staży uczniów i studentów oraz spraw związanych z wolontariatem; 10) projektowanie i wdrażanie projektów z Pomocy Technicznej: a) przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektów z Pomocy Technicznej, b) udział w procedurze podpisywania umów z Pomocy Technicznej, c) przygotowanie danych do sprawozdawczości, d) udział w przygotowaniu wniosków o płatność. 2. Wydziałem kieruje Kierownik Wydziału Zarządzania Zasobami Ludzkimi. 25 Wydział Administracyjny 1. Do zakresu zadań Wydziału Administracyjnego należy współudział w realizacji zadań wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu poprzez: 16

17 1) Realizację zadań z zakresu gospodarki składnikami majątkowymi: a) zarządzanie nieruchomościami i ruchomymi składnikami wyposażenia Urzędu, b) obsługa porządkowo - konserwacyjna pomieszczeń, c) nadzór i monitorowanie zawartych umów związanych z administrowaniem budynków oraz umów zawartych z dostawcami mediów i usług, d) zabezpieczenie mienia Urzędu, e) prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi, f) prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych składników majątkowych w zakresie ilościowym, g) planowanie i realizacja zadań inwestycyjnych, modernizacji i remontów Urzędu, h) wyposażanie stanowisk pracy; 2) Realizację zadań z zakresu logistyki: a) obsługa transportu i dokumentacji eksploatacji samochodów, b) zabezpieczenie systemów łączności Urzędu, oraz ich monitorowanie i rozliczanie, c) zabezpieczenie techniczno-materiałowe funkcjonowania Urzędu, d) zaopatrzenie Urzędu w środki techniczno-biurowe i socjalne, e) obsługa techniczna narad i spotkań organizowanych w Urzędzie, f) prowadzenie rejestrów: druków, pieczęci, umów; 3) Realizację zadań z zakresu zamówień publicznych: a) wdrażanie rozwiązań ustawowych, b) sporządzanie planu zamówień publicznych Urzędu, c) kontrolowanie pod względem prawidłowości stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, d) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie działania Urzędu, e) prowadzenie rejestru wniosków i umów realizowanych zamówień publicznych, f) pełnienie nadzoru nad realizacją zamówień publicznych w Urzędzie; 4) Opracowanie i wdrażanie projektów z funduszy europejskich z zakresu Pomocy Technicznej w obszarze zadań wydziału: a) przygotowanie wniosków o dofinansowanie projektów z Pomocy Technicznej, b) udział w procedurze podpisywania umów z Pomocy Technicznej, c) przygotowanie danych do sprawozdawczości, d) udział w przygotowaniu wniosków o płatność. 2. Wydziałem kieruje Kierownik Wydziału Administracyjnego. 26 Zespół Informatyki 1. Do zakresu zadań Zespołu Informatyki należy w szczególności: 1) sprzętowo-programowe administrowanie systemami komputerowymi Urzędu; 2) planowanie i bieżąca realizacja zadań w ramach przedsięwzięć informatycznych; 3) koordynacja przedsięwzięć informatycznych; 4) wykonywanie obsługi informatyczno-technicznej Urzędu; 5) koordynowanie wdrożeń i modyfikacji systemów informatycznych w tym: a) zbieranie wniosków dotyczących wprowadzenia zmian w oprogramowaniu, b) instalacja nowego oprogramowania komputerowego, c) nadzór nad właściwym i prawidłowym wykorzystaniem oprogramowania na poszczególnych stanowiskach; 6) prowadzenie gospodarki sprzętem komputerowym; 17

18 7) doradztwo techniczno-systemowe; 8) obsługa poczty elektronicznej Urzędu; 9) usuwanie awarii sprzętu komputerowego; 10) planowanie rozwoju sieci komputerowej oraz wyposażenie nowoorganizowanych stanowisk; 11) wykonywanie kopii bezpieczeństwa eksploatowanych baz danych na wniosek użytkowników; 12) nadzór nad wdrożeniem i funkcjonowaniem Systemu Informatycznego Monitoringu Kontroli (SIMIK); 13) obsługa rejestratora połączeń telefonicznych, wydruki bilingów; 14) gospodarka materiałami eksploatacyjnymi do sprzętu komputerowego; 15) informatyczno-techniczna obsługa stron internetowych Urzędu i Biuletynu Informacji Publicznej; 16) projektowanie i wdrażanie projektów z Pomocy Technicznej: a) przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektów z Pomocy Technicznej, b) udział w procedurze podpisywania umów z Pomocy Technicznej, c) przygotowanie danych do sprawozdawczości, d) udział w przygotowaniu wniosków o płatność. 2. Zespołem kieruje Kierownik Zespołu Informatyki. 27 Zespół Koordynacji Pomocy Technicznej 1. Do zakresu zadań Zespołu Koordynacji Pomocy Technicznej należy w szczególności: 1) koordynacja projektowania wniosków o dofinansowanie realizacji projektów z Pomocy Technicznej (SPO RZL, ZPORR); 2) koordynacja zatwierdzania wniosków o dofinansowanie do złożenia; 3) składanie wniosków do IW; 4) prowadzenie procedury podpisywania umów o dofinansowanie realizacji projektów z Pomocy Technicznej; 5) monitorowanie realizacji projektów, koordynacja wprowadzania zmian i podpisywania aneksów do umów; 6) koordynacja terminowego składania sprawozdań z realizacji projektów; 7) koordynacja przygotowania i składania wniosków o płatność (SPO RZL, ZPORR); 8) organizacja i obsługa kontroli realizacji projektów z Pomocy Technicznej, monitorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych; 9) koordynacja opracowania rocznego planu działania Pomocy Technicznej PO KL na dany rok; 10) monitorowanie realizacji działań Pomocy Technicznej; 11) sporządzanie sprawozdań z realizacji Pomocy Technicznej; 12) koordynacja sporządzania wniosków o płatność z zakresu Pomocy Technicznej. 2. Zespołem kieruje Wicedyrektor ds. Organizacyjnych. 28 Wydział Wdrażania Funduszy 1. Do zakresu zadań Wydziału Wdrażania Funduszy należy programowanie i wykonywanie zadań realizowanych przy współfinansowaniu EFS, w szczególności: 18

19 1) w Zespole Promocji, Konkursów i Naboru Projektów: a) współudział w przygotowywaniu i realizacji planu promocji i informacji EFS, b) przygotowanie i upowszechnianie informacji dla beneficjentów o EFS, c) promowanie przykładów dobrego wykorzystywania środków z EFS w województwie pomorskim, d) organizacja i prowadzenie spotkań informacyjnych, udział w konferencjach i seminariach dotyczących EFS i upowszechnianie ich problematyki wśród pracowników Urzędu, e) prowadzenie doradztwa w zakresie przygotowania projektów, f) przygotowywanie informacji o realizowanych przez Urząd projektach, g) nabór i wybór w drodze procedury konkursowej projektów do realizacji, h) dokonywanie oceny formalnej projektów, i) organizacja i obsługa Komisji Oceny Projektów, j) przygotowanie negocjacji z projektodawcami, k) przygotowanie listy rankingowej projektów, l) zamykanie projektów; 2) w Zespole Projektów: a) przygotowywanie umów i aneksów do umów z projektodawcami, b) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniami umów, c) kontrola sposobu realizacji projektów, d) gromadzenie i prowadzenie pełnej dokumentacji projektów, e) współpraca z projektodawcami, Wydziałem Obsługi Finansowej Projektów oraz Wydziałem Monitorowania i Kontroli w celu koordynowania pełnej i terminowej realizacji projektów; 3) w Zespole Planowania: a) przygotowanie Ramowego Planu Realizacji Działania SPO RZL na podstawie badań i analiz, b) przygotowanie Ramowego Planu Realizacji Działania ZPORR na podstawie badań i analiz, c) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zatwierdzeniem Regionalnego Planu Realizacji Działania, d) weryfikacja Umów Finansowania Działania z Instytucją Zarządzającą, e) prowadzenie spraw związanych z wprowadzaniem zmian w Regionalnym Planie Realizacji Działania, f) współudział w przygotowaniu zapotrzebowania na środki przeznaczone na finansowanie i prefinansowanie wdrażanych przez Urząd Działań w ramach programów operacyjnych; 4) w Zespole Wdrażania PO KL: a) przeprowadzanie konkursów, b) dokonywanie oceny formalnej złożonych wniosków, c) prowadzenie punktu konsultacyjnego dla beneficjentów, d) organizacja prac Komisji Oceny Projektów, e) współudział w prowadzeniu działań promocyjnych, f) prowadzenie strony internetowej, organizacja konferencji, spotkań, g) przeprowadzanie procedur odwoławczych określonych w systemie wdrażania PO KL, h) przygotowywanie negocjacji z projektodawcami, i) przygotowywanie umów na dofinansowanie projektów oraz aneksów, j) gromadzenie danych na potrzeby Programów Europejskiego Funduszu Społecznego, 19

20 k) udział w kontrolach monitorujących i dokonywanie kontroli realizacji merytorycznej projektu, l) analiza pod kątem merytorycznym informacji zawartych we Wniosku Beneficjenta o Płatność wraz z częścią sprawozdawczą, przekazanych, po dokonanej weryfikacji, przez Wydział Obsługi Finansowej Projektów, m) prowadzenie pełnej dokumentacji projektu, n) gromadzenie danych niezbędnych do monitorowania postępów realizacji działania, o) współpraca z Instytucją Pośredniczącą w zakresie planowania działań (opracowanie projektu Planu Działania w zakresie powierzonego Działania), p) sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji działania, q) bieżąca analiza informacji pozyskiwanych na potrzeby sprawozdawczości z poziomu działania; 5) do zadań Wydziału Wdrażania Funduszy należy ponadto udział w projektowaniu i wdrażaniu projektów z Pomocy Technicznej: a) udział w przygotowywaniu wniosku o dofinansowanie projektów z Pomocy Technicznej, b) udział w procedurze podpisywania umów z Pomocy Technicznej, c) udział w przygotowaniu danych do sprawozdawczości, d) udział w przygotowaniu wniosków o płatność. 2. Wydziałem i Zespołami kieruje Kierownik Wydziału Wdrażania Funduszy. 29 Wydział Obsługi Finansowej Projektów 1. Do zadań Wydziału Obsługi Finansowej Projektów należy prowadzenie obsługi finansowej projektów w ramach ZPORR i SPO RZL, a w szczególności: 1) dokonywanie formalnej i merytorycznej weryfikacji otrzymanych dokumentów finansowych pod kątem zgodności ze stanem faktycznym, kwalifikowalności poniesionych wydatków oraz zgodności z programem operacyjnym ZPORR/SPO RZL, jego uzupełnieniem oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego i wspólnotowego; 2) informowanie projektodawców o: terminach, sposobie wypełniania i składania wniosków beneficjenta o płatność, kwalifikowalności kosztów, wnioskowaniu o kolejne transze oraz o zasadach rozliczania poprzednich; 3) przyjmowanie i weryfikacja wniosków o płatność wraz z dokumentacją; 4) przygotowywanie zbiorczego wniosku o płatność od Instytucji Wdrażającej do Instytucji Pośredniczącej; 5) przygotowywanie poświadczenia i zestawienia wydatków oraz wniosku o refundację od Instytucji Wdrażającej do Instytucji Zarządzającej; 6) wykonywanie procedur związanych z uruchamianiem środków pieniężnych - sporządzanie wniosków o przekazanie dotacji ZPORR; 7) przygotowywanie informacji na temat zapotrzebowania na środki finansowe (współfinansowanie i prefinansowanie) niezbędne do realizacji projektów, występowanie o środki z rezerwy celowej budżetu państwa, określanie wydatków, które nie zostaną zrealizowane do końca bieżącego roku i ujęcie ich w wykazie wydatków nie wygasających; 8) sporządzanie informacji na temat przepływów finansowych; 20

21 9) przygotowywanie harmonogramów i prognoz płatności; 10) opracowywanie danych dotyczących postępu finansowego w ramach sprawozdawczości podstawowej z realizacji ZPORR /SPO RZL; 11) generowanie danych, bieżąca analiza i monitorowanie wykorzystania i rozliczania środków publicznych w ramach ZPORR i SPO RZL; 12) okresowe przygotowywanie prezentacji na podstawie zbieranych informacji; 13) dostarczanie wniosków i uwag z prowadzonych analiz w formie szans i zagrożeń wykorzystania środków EFS w procesie planowania; 14) przygotowywanie informacji i monitorowanie procesu rozliczeń przekazywanych transz środków finansowych beneficjentom i dokonywanych zwrotów; 15) przygotowywanie zestawień nieprawidłowości, analiza i monitorowanie nieprawidłowości powstałych w procesie rozliczeń finansowych; 16) przygotowywanie dokumentów związanych z procesem windykacji kwot utraconych w wyniku stwierdzonych nieprawidłowości; 17) naliczanie odsetek od nieprawidłowo wydatkowanych środków; 18) rejestracja wniosków w systemie SIMIK. 2. Do zadań Zespołu Obsługi Finansowej PO KL należy prowadzenie obsługi finansowej, a w szczególności: 1) monitorowanie wydatków i przygotowywanie prognoz wydatków w ramach Działania; 2) przygotowywanie okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji Działania i ich przekazywanie do IP; 3) przyjmowanie wniosków płatniczych, ich weryfikacja pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym oraz poświadczanie; 4) przekazywanie środków finansowych beneficjentom sporządzanie wniosków o przekazanie transz; 5) sporządzanie zbiorczych wniosków o refundację dla Działania; 6) sporządzanie poświadczenia i deklaracji wydatków dla Działania; 7) sporządzanie informacji o stanie rozliczeń beneficjentów; 8) odzyskiwanie środków wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, naruszeniem procedur lub nienależnie wypłaconych beneficjentom. 3. Wydziałem i Zespołem kieruje Kierownik Wydziału Obsługi Finansowej Projektów. 30 Wydział Monitorowania i Kontroli 1. Do zakresu zadań wykonywanych przez Wydział Monitorowania i Kontroli należy prowadzenie całokształtu spraw w zakresie monitorowania i kontroli: 1) prowadzenie bieżącej i końcowej kontroli realizowanych projektów w miejscu ich realizacji pod względem zgodności z postanowieniami umów o finansowanie projektu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego; 2) sporządzanie i przekazywanie informacji o wykrytych nieprawidłowościach do odpowiedniej instytucji (w formie raportów bieżących i kwartalnych), przygotowanie informacji na potrzeby sporządzenia zestawień miesięcznych i kwartalnych o wykrytych nieprawidłowościach i monitorowanie ich aż do momentu usunięcia oraz współpraca przy odzyskiwaniu dokonanych płatności w tym zakresie; 3) opracowywanie i przekazywanie okresowych sprawozdań dotyczących wyników kontroli realizowanych projektów; 21

22 4) wprowadzanie danych do systemu informatycznego SIMIK/PEFS w zakresie zadań realizowanych przez Wydział. 2. Do zadań Zespołu Monitorowania Projektów należy w szczególności: 1) przyjmowanie sprawozdań (kwartalnych, rocznych i końcowych) wraz z obowiązującymi załącznikami od beneficjentów z realizacji projektów w ramach EFS oraz ich zatwierdzanie po dokonaniu weryfikacji formalnej i merytorycznej; 2) terminowe sporządzanie sprawozdań (kwartalnych, rocznych i końcowych) wraz z obowiązującymi załącznikami z poziomu Działania w ramach EFS i przekazywanie do Instytucji Pośredniczącej lub Instytucji Zarządzającej oraz na ich polecenie dokonywanie korekt we właściwych terminach; 3) koordynowanie i sporządzanie zbiorczej informacji o wykrytych nieprawidłowościach z realizacji projektów w ramach EFS (w formie zestawień miesięcznych i kwartalnych) oraz terminowe przekazywanie w/w informacji do odpowiednich instytucji; 4) przeprowadzenie badania ankietowego Beneficjentów Ostatecznych w ciągu 6 miesięcy po zakończeniu ich udziału w projekcie i wprowadzenia wyników badania do systemu PEFS wg określonej przez Instytucję Zarządzającą wielkości próby Beneficjentów Ostatecznych; 5) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie uzyskania niezbędnych informacji do sporządzania sprawozdawczości w zakresie EFS; 6) sporządzanie informacji dotyczącej udzielonej pomocy publicznej w ramach wdrażanych projektów EFS zgodnie z ustawą z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404 z późn. zm.). 3. Do zadań Zespołu Kontroli PO KL należy w szczególności: 1) bieżący monitoring wykrytych nieprawidłowości w trakcie kontroli zgodnie z Zasadami informowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL; 2) przygotowanie planów kontroli (rocznych i miesięcznych), analizy ryzyka; 3) logistyczna organizacja kontroli; 4) opracowywanie sprawozdań z realizowanych zadań Wydziału, w tym z wykonania planu kontroli; 5) przygotowanie kontroli: upoważnienia, zawiadomienia; 6) monitorowanie kontroli; 7) przeprowadzanie kontroli planowanych i doraźnych; 8) wizyty na miejscu realizacji Projektu; 9) sporządzanie informacji i zaleceń pokontrolnych; 10) rozpatrywanie zastrzeżeń do protokołu; 11) sporządzanie raportów kwartalnych i bieżących. 4. Do zadań Wydziału należy ponadto udział w projektowaniu i wdrażaniu projektów z Pomocy Technicznej w zakresie zadań realizowanych przez Wydział: 1) udział w przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektów z Pomocy Technicznej; 2) udział w procedurze podpisywania umów z Pomocy Technicznej; 3) udział w przygotowaniu danych do sprawozdawczości; 4) udział w przygotowaniu wniosków o płatność. 5. Wydziałem i Zespołem Obsługi Finansowej PO KL kieruje Kierownik Wydziału Monitorowania i Kontroli. Zespołem Monitorowania Projektów kieruje Kierownik Zespołu Monitorowania Projektów. 22