REGULAMIN ORGANIZACYJNY WOJEWÓDZKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ - KSIĄŻNICY KOPERNIKAŃSKIEJ w TORUNIU (tekst jednolity)

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY WOJEWÓDZKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ - KSIĄŻNICY KOPERNIKAŃSKIEJ w TORUNIU (tekst jednolity) Toruń 2009

2 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu, zwany dalej regulaminem" określa: 1. Zasady tworzenia, przekształcania i likwidacji oraz organizacji i podporządkowania jednostek organizacyjnych; 2. Zasady funkcjonowania jednostek organizacyjnych; 3. Zasady kierowania jednostkami organizacyjnymi; 4. Zasady sprawowania nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Struktura organizacyjna Książnicy składa się z działów, sekcji, filii oraz samodzielnych sekcji i samodzielnych stanowisk pracy. 2. Jednostki organizacyjne można tworzyć, jeżeli są spełnione następujące przesłanki: 1) wydzielenie zakresu zadań jest merytorycznie uzasadnione, 2) realizacja tych zadań wymaga organizacyjnego wyodrębnienia grupy pracowników i podporządkowania ich bezpośrednio jednemu przełożonemu. 2

3 ZASADY ORGANIZACJI WEWNĘTRZNEJ 3 1. Jednostkami organizacyjnymi Książnicy w Toruniu są: 1) Działy 2) Sekcje 3) Filie 2. W skład struktury organizacyjnej wchodzą również samodzielne sekcje i samodzielne stanowiska pracy Dział jest podstawową jednostką organizacyjną, do której należy wykonywanie zadań związanych z działalnością merytoryczną i administracyjną, zgodnie z określoną misją i kompetencjami. 2. Dział jest tworzony, przekształcany i likwidowany zgodnie z potrzebami działalności statutowej Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu 3. Utworzenie działu jest dopuszczalne, jeżeli realizacja jego zakresu działalności wymaga zatrudnienia w nim, co najmniej 3 pracowników. 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach można utworzyć dział z pominięciem warunku określonego w ust Dział składa się ze stanowisk pracy. 2. Dział może dzielić się na sekcje, albo na sekcje i stanowiska pracy. 3. W dziale mogą być utworzone sekcje, jeżeli realizacja jego zakresu działania wymaga organizacyjnego wyodrębnienia w dziale, co najmniej 2 pracowników i podporządkowania ich bezpośrednio kierownikowi sekcji Sekcja jest wewnętrzną jednostką organizacyjną działu o określonych kompetencjach. 2. Sekcja jest tworzona, przekształcana i likwidowana zgodnie z potrzebami działalności statutowej Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu. 3. Sekcja składa się ze stanowisk pracy. 7 Samodzielna sekcja i samodzielne stanowisko pracy jest tworzone, przekształcane i likwidowane zgodnie z potrzebami działalności statutowej Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu. 3

4 8 Filia biblioteczna jest jednostką organizacyjną Książnicy zlokalizowaną poza jej siedzibą główną. 9 Filia jest tworzona, przekształcana i likwidowana zgodnie z postanowieniami odpowiednich aktów prawnych Filia biblioteczna składa się ze stanowisk pracy. 2. Filia może składać się z oddziałów, lub oddziałów i stanowisk pracy. 4

5 ZASADY FUNKCJONOWANIA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH WOJEWÓDZKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ KSIĄŻNICY KOPERNIKAŃSKIEJ W TORUNIU Podstawowym zadaniem jednostek organizacyjnych Książnicy jest realizacja zadań odpowiednio do zakresów działania i udzielonych kompetencji. 2. Zakresy działania poszczególnych jednostek organizacyjnych określa się zarządzeniami dotyczącymi ich utworzenia albo przekształcenia. 3. Dyrektor może doraźnie ustalać dla określonej jednostki organizacyjnej dodatkowe zadania do wykonania w wyznaczonym terminie, nie zawarte w jej zakresie działania. 12 Realizując przypisane im zadania, kierownicy jednostek organizacyjnych są obowiązani ściśle współpracować ze sobą w sposób zapewniający wykonanie zadania, w tym poprzez uzgodnienia, konsultacje, opinie, wyjaśnienia, udostępnianie danych i materiałów oraz wspólne prowadzenie prac nad określonymi zadaniami Do wykonania zadania wykraczającego poza zakres działania jednostki organizacyjnej lub związanego z zakresami kilku jednostek, można powołać zespół składający się z pracowników Książnicy Kopernikańskiej i wyznaczyć kierującego zespołem, zadania zespołu i termin ich wykonania. 2. Osoba powołana do kierowania zespołem, o którym mowa w ust. 1, pełni funkcję przełożonego funkcjonalnego w stosunku do jego członków w zakresie wykonywania przez nich prac w ramach zespołu. 3. Zespół i jego kierownika powołuje Dyrektor Wszyscy pracownicy Książnicy obowiązani są przede wszystkim: 1) wykazywać się kreatywnością i kompetencjami zawodowymi zgodnymi z przydzielonymi im zadaniami, przejawiać inicjatywę w zakresie realizacji zadań określonych w zakresach czynności oraz wnikliwie, szybko i profesjonalnie wykonywać przydzielone prace, 2) wykonywać polecenia służbowe przełożonych, 3) znać przepisy i normy dotyczące wykonywanych prac i ich przestrzegać, 4) pogłębiać wiedzę niezbędną do wykonywania prac, podnosić kwalifikacje zawodowe, jakość wykonywanej pracy, a także usprawniać sposób jej wykonywania, 5) przestrzegać ustalonych zasad organizacji pracy i trybu postępowania, 6) przestrzegać porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów bhp i ppoż., 7) dbać o mienie Książnicy, 8) współdziałać między sobą i udzielać pomocy w wykonywaniu zadań. 5

6 2. Bezpośredni przełożony służbowy przydziela pracownikowi szczegółowe zadania oraz uprawnienia niezbędne do ich wykonania. 3. Przełożony może polecić pracownikowi wykonanie prac nie wymienionych w jego zakresie czynności, o ile pracownik posiada kwalifikacje do ich wykonania W celu zapewnienia sprawnego wykonania zadań, stosuje się zasadę automatycznego zastępstwa nieobecnych. 2. W zakresach czynności wyznacza się wzajemne zastępstwo pracowników na wypadek nieobecności. 6

7 TRYB ZAŁATWIANIA SPRAW ADMINISTRACYJNYCH 16 Wszelkie sprawy administracyjne załatwiane są drogą służbową, tzn. poprzez bezpośredniego przełożonego Dokumenty przedstawiane do podpisu Dyrektorowi wymagają zaakceptowania przez kierownika jednostki, w której zostały przygotowane. 2. Dokumenty, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku pracy oraz umowy, których realizacja pociąga za sobą zobowiązania finansowe wymagają zaopiniowania pod względem prawnym. 3. Dokumenty, z których wynikają dla Książnicy zobowiązania finansowe, są podpisywane przez: a. Dyrektora - pod względem merytorycznym, b. Głównego Księgowego - pod względem finansowym. 4. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są: a. pisma kierowane do organów administracji publicznej, organizacji społecznych i politycznych, b. wewnętrzne akty prawne, c. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Książnicy. 5. Inne pisma kierowane na zewnątrz Biblioteki mogą podpisywać zastępcy Dyrektora. 7

8 ZASADY KIEROWANIA WOJEWÓDZKĄ BIBLIOTEKĄ PUBLICZNĄ KSIĄŻNICĄ KOPERNIKAŃSKĄ W TORUNIU 18 Książnicą kieruje jednoosobowo i bezpośrednio Dyrektor przy pomocy zastępców oraz za pośrednictwem kierowników jednostek organizacyjnych Do zakresu działania Dyrektora należy: a. kierowanie działalnością Książnicy, b. prowadzenie gospodarki finansowej, c. zarządzanie mieniem Książnicy. 2. Dyrektor reprezentuje Książnicę na zewnątrz. 3. Dyrektor wydaje zarządzenia, podejmuje decyzje, zawiera umowy i porozumienia, podpisuje wewnętrzne akty prawne, dokumenty i pisma Wszystkie jednostki Książnicy są organizacyjnie podporządkowane Dyrektorowi. 2. W zakresie organizacji struktury Książnicy Dyrektor w szczególności: a. dokonuje zmian organizacyjnych w strukturze Książnicy zgodnie z zasadami i w trybie określonym w Statucie i niniejszym regulaminie, b. ustala lokalizację, wielkość obsady osobowej i rodzaje stanowisk w jednostkach organizacyjnych, c. powołuje zespoły do wykonywania zadań wykraczających poza rzeczowy zakres działania jednej jednostki lub związanych z zakresami kilku jednostek W zakresie funkcjonowania jednostek organizacyjnych Dyrektor w szczególności: a. w porozumieniu z kierownikami planuje, organizuje, koordynuje i kontroluje ich działalność, b. wydaje instrukcje i wytyczne dotyczące realizacji zadań, c. przydziela jednostkom zadania oraz ustala terminy ich realizacji, d. ustala doraźnie dla jednostek organizacyjnych dodatkowe zadania do wykonania w wyznaczonym terminie, nie zawarte w ich zakresach działania, e. rozstrzyga spory powstałe między kierownikami jednostek, f. podejmuje działania w celu wyegzekwowania realizacji zaleceń pokontrolnych dotyczących funkcjonowania Książnicy, g. zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz właściwe zabezpieczenie ppoż. i ochrony mienia. 8

9 22 1. Dyrektor jest przełożonym wszystkich pracowników Książnicy. 2. Dyrektor jest bezpośrednim przełożonym służbowym: a. zastępców Dyrektora, b. głównego księgowego, c. kierowników działów, d. kierowników samodzielnych sekcji, e. osób zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy Do Dyrektora jako bezpośredniego przełożonego służbowego, należy w szczególności: a. zatrudnianie i zwalnianie pracowników, ocenianie, nagradzanie, awansowanie i przeszeregowywanie oraz karanie, b. premiowanie, c. ustalanie zakresów czynności, d. wydawanie poleceń doraźnego wykonania prac nie wymienionych w zakresach czynności lub poleceń wykonania konkretnych zadań należących do ich zakresów czynności, e. uchylanie lub zmiana poleceń i innych decyzji, f. udzielanie urlopów i zwolnień dla załatwienia spraw osobistych, wymagających załatwienia w godzinach pracy oraz usprawiedliwianie nieobecności w pracy lub spóźnień do pracy, delegowanie w podróże służbowe, g. rozpatrywanie odwołań pracownika od poleceń i innych decyzji jego bezpośredniego przełożonego służbowego W zakresie gospodarki finansowej do Dyrektora należy w szczególności: a. gospodarowanie środkami finansowymi przydzielonymi Książnicy, b. zatwierdzanie planu rzeczowo - finansowego Książnicy, c. zatwierdzanie planu działalności socjalnej, d. nadzór nad gospodarowaniem środkami finansowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów rzeczowych oraz kosztów eksploatacji i konserwacji obiektów i urządzeń. 2. Gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na płace polega na dysponowaniu przez Dyrektora funduszami: wynagrodzeń osobowych i bezosobowych, premiowym, nagród pracowników. 3. Gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów, o których mowa w ust. 1, polega na decydowaniu przez Dyrektora o wydatkach na dostawy, roboty i usługi. 9

10 25 W zakresie zarządzania mieniem do Dyrektora należy w szczególności: 1. zatwierdzanie planu remontów i inwestycji, 2. nadzorowanie wykonania planu remontów i inwestycji, 3. organizacja ochrony i zabezpieczenia mienia Książnicy, 4. zapewnienie warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, 5. zapewnienie prowadzenia prawidłowej gospodarki majątkowej Książnicy Dyrektor działa przy pomocy zastępców. 2. Zastępcy Dyrektora podlegają służbowo Dyrektorowi Książnicy. 3. Zastępców Dyrektora powołuje i odwołuje Dyrektor Książnicy Do zastępców Dyrektora należy: a. prowadzenie spraw określonych przez Dyrektora, a stanowiących rzeczowy zakres działania zastępcy, b. sprawowanie merytorycznego nadzoru nad działalnością jednostek organizacyjnych, wchodzących w skład pionu zarządzania podległego zastępcy, c. zastępowanie Dyrektora w sprawach przez niego określonych. 2. Zastępca może zostać upoważniony przez Dyrektora do: a. występowania na zewnątrz i reprezentowania Książnicy w stosunkach z podmiotami gospodarczymi, organami administracji publicznej oraz innymi podmiotami w sprawach objętych jego rzeczowym zakresem działania, b. podejmowania określonych decyzji i podpisywania pism w sprawach objętych jego rzeczowym zakresem działania. 28 Zastępcy Dyrektora odpowiadają przed Dyrektorem za wszystkie swoje działania oraz zaniechania w sprawach objętych jego zakresem czynności. 29 Główny Księgowy podlega służbowo Dyrektorowi Do Głównego Księgowego należy: a. opracowywanie projektu planu rzeczowo - finansowego Książnicy oraz 10

11 rocznego sprawozdania z jego wykonania, b. kontrolowanie wykonania planu rzeczowo - finansowego w zakresie finansowym, c. przestrzeganie dyscypliny budżetowej, d. prowadzenie rachunkowości Książnicy, e. kontrolowanie wydatkowania środków finansowych, f. zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłat zobowiązań, g. zapewnianie przestrzegania zasad rozliczeń pieniężnych, h. informowanie Dyrektora o stanie środków finansowych Książnicy, i. przeprowadzanie okresowych analiz ekonomicznych dotyczących gospodarowania środkami finansowymi, j. wykonywalne innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów o głównych księgowych. 2. Główny Księgowy jest bezpośrednio odpowiedzialny za działalność Działu Finansowo- Księgowego Za prawidłowe funkcjonowanie jednostki organizacyjnej odpowiada jej kierownik, powoływany na to stanowisko przez Dyrektora Książnicy. 2. W sprawach funkcjonowania jednostki organizacyjnej do jej kierownika należy kierowanie działalnością tej jednostki i zapewnienie realizacji zadań wchodzących w rzeczowy zakres działania, a w szczególności: a. planowanie, organizowanie, koordynowanie i kontrola jakości i terminowości pracy, b. instruowanie pracowników o sposobie wykonania zadań, c. wydawanie poleceń doraźnego wykonania prac nie wymienionych w zakresach czynności, d. zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz właściwego zabezpieczenia przeciwpożarowego, e. zapewnienie przestrzegania przez pracowników porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie przeciwpożarowej i bhp, f. zapewnienie ochrony powierzonego mienia, g. organizowanie współpracy z innymi jednostkami. 3. W sprawach organizacji jednostki, do jej kierownika należy: a. występowanie do Dyrektora z wnioskami w sprawach pracowników jednostki, dotyczących: urlopów, premiowania, delegowania w podróże służbowe, ustalania zakresów czynności poszczególnych pracowników. b. występowanie do Dyrektora z wnioskami w sprawach: organizacji jednostki, zatrudniania i zwalniania pracowników, nagradzania, awansowania oraz karania, związanych z BHP i ppoż. c. przedkładanie Dyrektorowi opinii o pracownikach podlegających okresowym ocenom. 4. Szczegółowe zakresy czynności kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych 11

12 ustala Dyrektor. 32 Kierownika jednostki organizacyjnej zastępuje osoba zatwierdzona do pełnienia tej funkcji przez Dyrektora na wniosek właściwego kierownika. Zakres zastępstwa rozciąga się na wszystkie czynności należące do właściwości kierownika. 12

13 PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE 33 Ogólny schemat organizacyjny Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej - Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. 34 Traci moc dotychczas obowiązujący regulamin organizacyjny Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu z dnia 30 marca 2006 r. 13

14 Załącznik nr 1 Schemat organizacyjny oraz zakresy kompetencji jednostek organizacyjnych Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu I. Pion finansowo-zarządczy 1. Dział Finansowo-Księgowy, 2. Radca prawny, 3. Samodzielne stanowisko ds. osobowych i socjalnych, 4. Samodzielna Sekcja ds. BHP i Ppoż., 5. Samodzielne stanowisko ds. OC i ochrony danych osobowych, 6. Pełnomocnik Dyrektora ds. informacji niejawnych, 7. Dział Kontroli i Analiz, 8. Archiwum zakładowe. II. Pion merytoryczny 1. Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów Nowych, 2. Dział Wydawnictw Ciągłych, 3. Dział Udostępniania Zbiorów, 4. Dział Zbiorów Specjalnych, 5. Dział Informacyjno-Bibliograficzny, 6. Dział Współpracy i Promocji wraz z siecią filii bibliotecznych, 7. Dział - Ośrodek Czytelnictwa Chorych i Niepełnosprawnych. III.Pion zarządzania infrastrukturą 1. Dział Administracyjno-Eksploatacyjny, 2. Dział Ochrony Zbiorów, 3. Dział Informatyczny. 14

15 1. Pion finansowo-zarządczy Dział Finansowo-Księgowy Do zadań Działu w szczególności należy: 1. Prowadzenie gospodarki finansowej Książnicy zgodnie z obowiązującymi zasadami i przepisami prawnymi; 2. Kontrolowanie wykorzystania środków finansowych przez jednostki organizacyjne; 3. Prowadzenie gospodarki kasowej w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami; 4. Sprawowanie nadzoru nad terminowym rozliczeniem należności pieniężnych; 5. Bieżące księgowanie wszystkich dokonywanych przez Książnicę operacji finansowych; 6. Prowadzenie ewidencji księgowej z zastosowaniem prawidłowej techniki księgowości; 7. Bieżące ustalania: a. stanu majątku Książnicy, b. ponoszonych kosztów, osiąganych dochodów oraz wyniku finansowego; 8. Sprawdzanie prawidłowości i kompletności dokumentów potwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczych i stanowiących dowody księgowe oraz sprawdzanie ich pod względem formalnym i rachunkowym; 9. Wycenianie arkuszy spisowych i ustalanie różnic inwentaryzacyjnych; 10. Przeprowadzanie analiz kosztów działalności Książnicy i wyników finansowych ogółem i na poszczególne rodzaje działalności; 11. Sporządzanie sprawozdań finansowych w terminach wynikających z odpowiednich przepisów oraz dokonywanie zamknięcia zapisów księgowych na koniec okresu sprawozdawczego; 12. Przeprowadzanie wszelkich rozliczeń płacowych wynikających ze stosunku pracy, umów zlecenia i umów o dzieło; 13. Prawidłowe i terminowe dokonywanie wypłat wynagrodzeń, świadczeń i innych należności; 14. Prawidłowe i terminowe rozliczanie z ZUS składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz składek na Fundusz Pracy; 15. Bieżące analizowanie wykorzystania budżetu Książnicy; 16. Prawidłowe i terminowe rozliczanie z Urzędem Skarbowym podatków i innych zobowiązań publiczno-prawnych; 17. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Radca prawny Do zadań Radcy w szczególności należy: 1. Udzielanie porad prawnych, 2. Sporządzanie opinii prawnych, 3. Opracowywanie projektów aktów wewnętrznych Książnicy, 4. Opracowywanie projektów umów oraz opiniowanie umów podpisywanych, 5. Występowanie przed sądami i urzędami, 6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Samodzielne stanowisko d/s osobowych i socjalnych Do zadań jednostki w szczególności należy: 1. Zapewnienie realizacji ustalonej polityki kadrowej oraz inicjowanie niezbędnych 15

16 działań w tym zakresie. 2. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Książnicy, a w szczególności związanych z: a. nawiązywaniem stosunku pracy, b. rozwiązywaniem stosunku pracy, c. wynagradzaniem, awansowaniem, przeszeregowywaniem itp., d. nagrodami jubileuszowymi, e. nagrodami z zakładowego funduszu nagród, f. absencją pracowników, g. sporządzaniem wszelkiej dokumentacji wynikającej ze stosunku pracy. 3. Współdziałanie z kierownikami jednostek organizacyjnych w organizowaniu kontroli i kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy. 4. Czuwanie nad prawidłową realizacją przepisów Kodeksu pracy i jego aktów wykonawczych oraz innych przepisów określających prawa i obowiązki pracownika. 5. Współdziałanie w realizacji polityki płacowej w zakresie dysponowania funduszem płac, ustalania zasad wynagradzania i określanie indywidualnego zaszeregowania pracowników w ramach posiadanych środków. 6. Prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia pracowników w zakresie: 7. kierowania na wstępne i okresowe badania lekarskie, 8. zatrudnianie pracowników zgodnie z zaleceniami lekarza. 9. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Książnicy. 10. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Samodzielna Sekcja d/s BHP i Ppoż. Do zadań tej jednostki organizacyjnej należy w szczególności: 1. Prowadzenie bieżących i okresowych przeglądów BHP i ppoż. zgodnie z obowiązującymi przepisami; 2. Prowadzenie szkoleń okresowych i wstępnych nowo zatrudnionych pracowników; 3. Prowadzenie dokumentacji przeprowadzonych szkoleń i kontroli; 4. Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy i istniejących chorób zawodowych; 5. Wnioskowanie do Dyrektora o podjecie wszelkich działań prowadzących do osiągnięcia zadowalającego stanu bezpieczeństwa we wszystkich obiektach będących własnością Książnicy; 6. Opiniowanie projektów remontów i modernizacji infrastruktury; 7. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Samodzielne stanowisko ds. Obrony Cywilnej i ochrony danych osobowych Zadania jednostki to w szczególności: 1. Opracowanie i aktualizacja planów ochrony i obrony pracowników Książnicy oraz zgromadzonych w jej pomieszczeniach zasobów, a także ewakuacji na wypadek stanu klęski żywiołowej lub stanu wyższej konieczności; 2. Utrzymywanie stałej łączności z Wydziałem Ochrony Ludności i Centrum Zarządzania Kryzysowego; 3. Prowadzenie szkoleń pracowników; 4. Koordynowanie wszelkich spraw związanych z ochroną ludzi i mienia na terenie jednostek Książnicy; 5. Prowadzenie wszystkich spraw związanych z ochroną danych osobowych oraz informacjami mającymi klauzulę tajności lub poufności; 16

17 6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Pełnomocnik Dyrektora ds. informacji niejawnych Zadania jednostki to w szczególności nadzór nad prawidłowością procedur związanych z przekazaniem i przechowywaniem informacji niejawnych. Dział Kontroli i Analiz Dział powołany został do prowadzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami, kontroli materiałów bibliotecznych oraz innych składników majątkowych znajdujących się w dyspozycji Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu oraz zapewnienia należytego prowadzenia właściwej gospodarki rzeczowymi składnikami majątkowymi Książnicy. Dział składa się z dwóch sekcji: Sekcji Kontroli; Sekcji Analiz. Do zadań Sekcji Kontroli w szczególności należy: 1.Prowadzenie stałej kontroli materiałów bibliotecznych, w tym: a. opracowywanie rocznych planów inwentaryzacji w Bibliotece Głównej i w bibliotekach filialnych, b. stwierdzanie zgodności stanu faktycznego księgozbioru z zapisami inwentarzowymi, c. sporządzanie wykazów braków względnych i bezwzględnych, d. sporządzanie z przeprowadzonych kontroli protokołów zgodnych z właściwymi przepisami, e. wyjaśnianie stwierdzonych niezgodności dotyczących poprawności zapisu inwentarzowego. 2.Organizowanie i przeprowadzanie kontroli stanu majątku WBP-KK zgodnie z przepisami, przyjętym planem lub na polecenie Dyrektora, w tym: a. Stwierdzanie zgodności faktycznego stanu wyposażenia i materiałów z zapisami inwentarzowymi, b. Wyjaśnianie niezgodności dotyczących poprawności zapisu inwentarzowego. 3.Prowadzenie dokumentacji prowadzonych kontroli. Do zadań Sekcji Analiz należy w szczególności: 1.Opracowywanie zbiorczych sprawozdań, raportów i zestawień dotyczących działalności komórek organizacyjnych; 2.Kontrola realizacji i zgodności z aktualnym stanem prawnym zarządzeń, instrukcji i procedur obowiązujących w WBP-KK oraz inicjowanie ich dostosowania do aktualnego stanu prawnego; 3.Proponowanie zapisów aktualizujących Strategię Rozwoju Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu; 4.Przygotowywanie i okresowe przedstawianie Dyrektorowi wniosków i analiz w odniesieniu do działalności instytucji; 5.Prowadzenie zestawień realizowanych i zakończonych projektów; 6.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Archiwum Zakładowe Zadania jednostki to w szczególności: 1. Zabezpieczenie fizyczne materiałów archiwalnych; 2. Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi w celu gromadzenia i 17

18 opracowania dokumentacji działalności Książnicy; 3. Przekazywanie materiałów do Archiwum Państwowego w terminach i trybie określonych w Ustawie o archiwach; 4. Współpraca przy aktualizacji instrukcji kancelaryjnej; 5. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. 2. Pion merytoryczny Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów Nowych Został powołany do gromadzenia i opracowania zbiorów nowych Książnicy. Dział składa się z dwóch sekcji: 1. Sekcji Gromadzenia i Ubytkowania Zbiorów, 2. Sekcji Opracowania Zbiorów. Sekcja Gromadzenia i Ubytkowania Zbiorów jest odpowiedzialna za realizację ustalonego profilu gromadzenia zbiorów. Do najważniejszych zadań Sekcji w szczególności należy: 1. Monitorowanie rynku wydawniczego; 2. Przygotowywanie danych merytorycznych dla przeprowadzania procedur zakupu książek; 3. Sumaryczna i szczegółowa ewidencja wpływających materiałów bibliotecznych; 4. Szczegółowa i sumaryczna ewidencja ubytków; 5. Finansowo-księgowa ewidencja wpływów i ubytków; 6. Ustalanie raz w roku wartości wykazywanej w ewidencji szczegółowej ewidencji zbiorów z wartością wykazywaną na koncie ewidencji majątkowej; 7. Ewidencja dubletów i druków zbędnych; 8. Prowadzenie wymiany międzybibliotecznej; 9. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Sekcja Opracowania Zbiorów jest odpowiedzialna za utrzymywanie systemu informacyjnowyszukiwawczego posiadanych przez Książnicę zbiorów. Do najważniejszych zadań Sekcji w szczególności należy: 1. Opracowywanie formalne, zgodnie z przyjętymi standardami, wszystkich wpływających do Książnicy zbiorów zwartych nowych; 2. Opracowanie przedmiotowe i klasyfikacja według UKD wpływających materiałów bibliotecznych; 3. Nadawanie znaków miejsca w materiałach bibliotecznych przekazywanych filiom bibliotecznym; 4. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja katalogów alfabetycznych i rzeczowych zbiorów zwartych; 5. Koordynacja opracowania zbiorów bibliotek współpracujących w tworzeniu katalogu regionalnego; 6. Określanie parametrów funkcjonowania poszczególnych jednostek biblioteki w komputerowym systemie bibliotecznym oraz nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom systemu; 18

19 7. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Wydawnictw Ciągłych Celem powołania Działu jest gromadzenie i opracowywanie wydawnictw ciągłych. Do zadań Działu w szczególności należy: 1. Przygotowywanie danych merytorycznych dla przeprowadzania procedur prenumeraty wydawnictw ciągłych; 2. Bieżąca rejestracja wydawnictw ciągłych Biblioteki Głównej Książnicy Kopernikańskiej; 3. Sumaryczna i szczegółowa ewidencja wpływających wydawnictw ciągłych; 4. Szczegółowa i sumaryczna ewidencja ubytków; 5. Finansowo-księgowa ewidencja wpływów i ubytków; 6. Ustalanie raz w roku wartości wykazywanej w ewidencji szczegółowej zbiorów z wartością wykazywaną na koncie ewidencji majątkowej; 7. Opracowywanie formalne i rzeczowe oraz nadawanie znaków miejsca wydawnictwom ciągłym; 8. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja katalogów; 9. Koordynacja opracowania wydawnictw ciągłych bibliotek współpracujących w tworzeniu katalogu regionalnego; 10. Współpraca z Biblioteką Narodową w ramach katalogów centralnych; 11. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Udostępniania Zbiorów Dział został powołany do udostępniania prezencyjnego zbiorów, wypożyczania ich na zewnątrz oraz prowadzenia wypożyczeń międzybibliotecznych. Do zadań Działu należy w szczególności: 1. Udostępnianie zbiorów bibliotecznych Książnicy i innych bibliotek; 2. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. W skład Działu Udostępniania Zbiorów wchodzą trzy sekcje: Magazyn Główny Zadania: 1. Realizacja ciągła zamówień, przyjmowanie zbiorów do magazynów, prawidłowe i systematyczne ich włączanie, prowadzenie dokumentacji związanej z działalnością Sekcji; 2. Współudział w przeprowadzaniu kontroli księgozbioru; 3. Techniczne przygotowanie do udostępniania wpływających do magazynów materiałów bibliotecznych; 4. Typowanie zbiorów do oprawy; 5. Bieżące sprawdzanie zapisów kartoteki magazynowej. 6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Czytelnia Główna Zadania: 1. Bieżąca obsługa czytelników wraz z udostępnianiem materiałów bibliotecznych pochodzących z magazynów lub z innych bibliotek; 19

20 2. Udzielanie informacji biblioteczno-bibliograficznych; 3. Uzupełnianie księgozbioru podręcznego według przyjętej metodyki; 4. Bieżąca kontrola stanu księgozbioru podręcznego; 5. Współudział w prowadzeniu skontrum księgozbioru podręcznego; 6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Wypożyczalnia Zadania: 1. Prowadzenie rejestru czytelników Książnicy Kopernikańskiej; 2. Wypożyczanie materiałów bibliotecznych zgodnie z regulaminem Książnicy; 3. Monitowanie, pobieranie opłat za przetrzymywanie materiałów bibliotecznych i rozliczanie wpłat z Działem Finansowo-Księgowym; 4. Uczestniczenie w polityce gromadzenia zbiorów; 5. Prowadzenie wypożyczeń międzybibliotecznych; 6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Zbiorów Specjalnych Podstawowym zadaniem Działu jest gromadzenie, opracowanie, ochrona oraz udostępnianie zbiorów specjalnych Książnicy Kopernikańskiej oraz depozytu Towarzystwa Naukowego w Toruniu. Do zadań Działu należy w szczególności: 1. Współudział w gromadzeniu i uzupełnianiu zbiorów specjalnych; 2. Opracowywanie nabytków zgodnie z obowiązującymi normami; 3. Prowadzenie inwentarzy zbiorów specjalnych; 4. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja katalogów zbiorów specjalnych; 5. Udostępnianie zbiorów specjalnych, ze szczególnym uwzględnieniem zbiorów historycznych w czytelni Działu; 6. Udzielanie informacji na temat zbiorów specjalnych; 7. Typowanie zbiorów specjalnych do mikrofilmowania lub digitalizacji; 8. Typowanie egzemplarzy zbiorów specjalnych do konserwacji; 9. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Informacyjno-Bibliograficzny Podstawowym zadaniem Działu Informacyjno-Bibliograficznego jest prowadzenie specjalistycznych serwisów informacyjnych oraz działań edukacyjnych. Dział zobowiązany jest również do opracowywania okresowych planów, analiz i sprawozdań. W skład Działu Informacyjno-Bibliograficznego wchodzą dwie sekcje: 1. Sekcja Informacji, 2. Sekcja Bibliografii Regionalnej. Do zadań Sekcji Informacji w szczególności należy: 1. Obsługa informacyjna użytkowników indywidualnych i zbiorowych; 2. Udostępnianie zbiorów w czytelni Działu; 3. Stałe poszerzanie i udostępnianie zasobu źródeł informacji w szczególności: informacji regionalnej, informacji prawnej z zakresu prawa polskiego, informacji turystycznej, 20

21 4. Prowadzenie działalności edukacyjnej poprzez: lekcje przysposobienia bibliotecznego, zajęcia z edukacji czytelniczej i medialnej. 5. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Do zadań Sekcji Bibliografii Regionalnej w szczególności należy: 1. Prowadzenie prac nad bibliografią regionalną województwa kujawskopomorskiego; 2. Współpraca z publicznymi bibliotekami samorządowymi w zakresie tworzenia bibliografii; 3. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Współpracy i Promocji Zadaniem Działu Współpracy i Promocji jest przede wszystkim: 1. Współdziałanie z bibliotekami samorządowymi na terenie województwa oraz ich organizatorami w zakresie ustalania polityki bibliotecznej i informacyjnej oraz zasad funkcjonowania sieci bibliotek; 2. Nadzór merytoryczny nad bibliotekami samorządowymi województwa kujawskopomorskiego; 3. Podejmowanie z bibliotekami samorządowymi na terenie województwa kujawskopomorskiego działań w zakresie promocji kultury literackiej oraz tradycji regionu; 4. Planowanie, organizacja oraz koordynacja form doskonalenia zawodowego bibliotekarzy oraz użytkowników systemu informacyjno-bibliotecznego; 5. Organizacja i koordynacja praktyk studenckich oraz praktyk zawodowych pracowników bibliotek naukowych; 6. Nadzór organizacyjny i merytoryczny nad filiami Książnicy Kopernikańskiej; 7. Współpraca z bibliotekami, instytucjami oraz organizacjami pozarządowymi w kraju i za granicą w zakresie podejmowania wspólnych działań; 8. Wdrażanie strategii promocji Książnicy oraz inspirowanie działalności promocyjnej bibliotek samorządowych województwa; 9. Opracowywanie i realizacja rocznego planu wystaw i przedsięwzięć kulturalnoedukacyjnych; 10. Prezentacja zbiorów i historii Książnicy zorganizowanym grupom odwiedzającym bibliotekę; 11. Opracowywanie okresowych planów, sprawozdań i analiz bibliotecznych. Filie biblioteczne Podstawowym zadaniem sieci filii bibliotecznych jest: 1. Udostępnianie materiałów bibliotecznych; 2. Udzielanie informacji; 3. Prowadzenie działalności edukacyjno-kulturalnej; 4. Opracowywanie okresowych planów i sprawozdań. Sieć bibliotek filialnych Torunia Filia nr 1 ul. Jęczmienna 23 Filia nr 2 z oddz. dla dzieci ul. Kościuszki 47 Filia nr 3 z oddz. dla dzieci ul. Mickiewicza 61 Filia nr 4 z oddz. dla dzieci ul. Poznańska 52 21

22 Filia nr 5 ul. Lubicka 45c Filia nr 6 z oddz. dla dzieci ul. Lelewela 3 Filia nr 7 ul. Okólna 169 Filia nr 8 ul. Rzepakowa 7/9 Filia dla dzieci nr 9 ul. Franciszkańska 12 Filia nr 10 ul. Konstytucji 3-Maja 42 Filia nr 11 z oddz. dla dzieci ul. Żwirki i Wigury 39/41 Filia nr 12 z oddz. dla dzieci ul. Fałata 35 Filia nr 13 ul. Św. Józefa 53/59 Filia nr 14 z oddz. dla dzieci ul. Łyskowskiego 27/29 Filia nr 16 z oddz. dla dzieci ul. Konstytucji 3-Maja 10 Dział - Ośrodek Czytelnictwa Chorych i Niepełnosprawnych Podstawowym zadaniem Ośrodka Czytelnictwa Chorych i Niepełnosprawnych jest prowadzenie obsługi bibliotecznej osób chorych i niepełnosprawnych.. Do zadań Ośrodka w szczególności należy: 1. Organizacja obsługi bibliotecznej wymienionych grup społecznych poprzez: wypożyczanie i udostępnianie na miejscu różnorodnych materiałów bibliotecznych dostosowanych do psychofizycznych możliwości użytkowników, inicjowanie i organizowanie punktów bibliotecznych w instytucjach i organizacjach pracujących na rzecz osób chorych i niepełnosprawnych, współpracę z innymi bibliotekami w zakresie konsultacji specjalistycznych oraz form doskonalenia zawodowego, dostarczanie materiałów bibliotecznych osobom unieruchomionym; 2. Inspirowanie i realizowanie form działalności kulturalno-rehabilitacyjnej w tym organizowanie wystaw twórczości osób niepełnosprawnych w galerii Ośrodka; 3. Prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu problematyki związanej z biblioterapią i obsługą czytelniczą osób niepełnosprawnych; 4. Prowadzenie specjalistycznego serwisu informacyjnego; 5. Opracowywanie okresowych planów, sprawozdań i analiz. 3. Pion zarządzania infrastrukturą Dział Administracyjno-Eksploatacyjny Do zadań Działu należy zabezpieczenie utrzymania instytucji oraz koordynowanie działań związanych z przygotowaniem i realizacją umów. Dział składa się z trzech sekcji: 1. Sekcji obsługi administracyjnej; 2. Sekcji ds. realizacji umów i zamówień publicznych; 3. Sekcji techniczno-eksploatacyjnej. Do zadań Sekcji obsługi administracyjnej należy w szczególności: 1.Organizacja i prowadzenie Sekretariatu; 2.Prowadzenie harmonogramu użytkowania sal konferencyjnych oraz nadzór nad prawidłowym wykorzystywaniem środków transportu; 3.Przygotowywanie planów zakupów materiałów biurowych i gospodarczych oraz wyposażenia; 22

23 4.Prowadzenie magazynu materiałów biurowych i gospodarczych; 5.Obsługa organizowanych imprez; 6.Zapewnienie należytego porządku i estetyki obiektów i pomieszczeń; 7.Aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej; 8.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Do zadań Sekcji ds. realizacji umów i zamówień publicznych należy w szczególności: 1.Prowadzenie procedur zamówień publicznych; 2.Przygotowywanie i realizacja harmonogramów zamówień; 3.Współpraca przy tworzeniu planu finansowego instytucji; 4.Prowadzenie dokumentacji realizowanych umów; 5.Nadzór nad harmonogramami i sprawozdawczością realizowanych umów; 6.Przygotowywanie merytorycznej zawartości Biuletynu Informacji Publicznej; 7.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Do zadań Sekcji techniczno-eksploatacyjnej należy w szczególności: 1.Zapewnienie pełnej sprawności eksploatacyjnej obiektów oraz urządzeń i instalacji stanowiących podstawowe wyposażenie tych obiektów; 2.Organizowanie i zapewnienie fachowego uczestnictwa w komisyjnych przeglądach okresowych obiektów i urządzeń; 3.Opracowywanie rocznych planów rzeczowo-finansowych remontów bieżących i modernizacyjnych; 4.Zapewnienie nadzoru technicznego prowadzonych remontów i napraw, dokonywanie odbioru technicznego prac po ich wykonaniu; 5.Prowadzenie spraw związanych z legalizacją i paszportyzacją urządzeń bezpośrednio zawiązanych z eksploatacja obiektów; 6.Bieżące prowadzenie dokumentacji ewidencyjnej i technicznej obiektów i urządzeń; 7.Podejmowanie działań zapewniających remonty oraz usuwanie awarii i ich skutków w zakresie urządzeń i instalacji; 8.Zapewnienie prawidłowej eksploatacji środków transportowych; 9.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. Dział Ochrony Zbiorów Dział Ochrony Zbiorów został powołany do realizacji planu ochrony zbiorów bibliotecznych, a zwłaszcza do tej ich części, które stanowią Narodowy Zasób Biblioteczny. Do zadań Działu w szczególności należy: 1. Realizacja polityki włączania zbiorów do kolekcji Narodowego Zasobu Bibliotecznego; 2. Współpraca z działami: Zbiorów Specjalnych, Wydawnictw Ciągłych, Udostępniania Zbiorów i Informacyjno-Bibliograficznym przy kwalifikowaniu zbiorów do Narodowego Zasobu Bibliotecznego; 3. Realizacja polityki dbałości o właściwe warunki ochrony i przechowywania zbiorów zaliczonych do Narodowego Zasobu Bibliotecznego; 4. Wykonywanie mikrofilmowych i cyfrowych kopii dzieł; 5. Cyfrowa prezentacja zbiorów zaliczonych do Narodowego Zasobu Bibliotecznego; 6. Opracowywanie i włączanie kopii cyfrowych do Kujawsko-Pomorskiej Biblioteki Cyfrowej; 7. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań. 23

24 24

25 25