System lojalnościowy

Transkrypt

1 System lojalnościowy Konsola Kupca, PC-Market 7,PC-POS7,MiniMarketPOS7,MiniMarket Instrukcja użytkownika i serwisanta ver. Konsola Kupca, PC-Market ver. PC-POS, Minimarket Insoft sp. z o.o Kraków ul.jasna 3a tel.(012) e market@insoft.com.pl

2 Jak czytać tę instrukcję?... 4 Więcej informacji?... 4 System lojalnościowy (SL) wprowadzenie... 4 I. Oprogramowanie i konfiguracja SL SL-Konsola Kupca Pc-Market -PC-POS/MiniMarket Parametry w KK Zakładka "Inne" Zakładka Centrala Zakładka Reguły replikacji kontrahentów Parametry w PC-Market Zakładka "Firma" Zakładka "Inne" Parametry w PC-POS, MiniMarket Schemat postępowania i wyboru konfiguracji SL w sieci sklepów KK, PCM, PC-POS/MiniMarket - skrót System punktowy Naliczanie centralne punktów w KK. Ustawienia i konfiguracja Naliczanie lokalne w PC-POS/MiniMarket. Ustawienia i konfiguracja System rabatowy SL Konsola Kupca - Pc-Market (drukfisk) Parametry w KK Zakładka "Inne" Zakładka Centrala Zakładka Reguły replikacji kontrahentów Parametry w PC-Market Zakładka "Firma" Zakładka "Inne" Zakładka "Druk. fisk." Schemat postępowania i wyboru konfiguracji SL w sieci sklepów KK, PCM - skrót System punktowy Naliczanie centralne w KK. Ustawienia i konfiguracja Naliczanie lokalne w PC-Market. Ustawienia i konfiguracja System rabatowy SL-Konsola Kupca Pc-Market-Kasy fiskalne Parametry w KK

3 5.1.1 Zakładka Centrala Zakładka Reguły replikacji kontrahentów Parametry w PC-Market Zakładka "Firma" Ustawienia importów z kas fiskalnych SL-PC-Market-PC-POS/MiniMarket System punktowy System rabatowy SL - PC-Market (drukfisk) System punktowy System rabatowy SL PC-Market - Kasy fiskalne II. Reguły punktowe. Reguły rabatowe Konfiguracja reguł rabatowych Typy reguł Limity Przykłady reguł dla grup stałych klientów Konfiguracja reguł punktowych III. Obsługa systemu lojalnościowego Rejestracja stałych klientów Rejestracji transakcji z kartami lojalnościowymi Drukfisk PC-POS/MiniMarket Parametry związane z kartami stałego klienta Kasy fiskalne Raporty IV Dodatek Operacje serwisowe - Naprawa punktów SL Wycofanie punktów systemu lojalnościowego Ponowne sumowanie naliczonych punktów Inicjacja punktów systemu lojalnościowego Program PCMNpsl.exe

4 Jak czytać tę instrukcję? Instrukcja opisuje możliwości, konfigurację i użytkowanie systemu lojalnościowego zbudowanego w oparciu o programy: Konsola Kupca, PC-Market, PC-POS/MiniMarket. Instrukcja została podzielona na trzy części. W pierwszej opisano elementy (programy) i możliwości konfiguracyjne systemu (wykaz i krótki opis parametrów). Każdy z podpunktów części I należy traktować jako osobną instrukcję dla konkretnego schematu organizacyjnego. Część informacji dotyczących parametrów w poszczególnych programach może się powielać. W drugiej opisano szczegółowo konfigurację dostępnych w SL reguł punktowych i rabatowych. Cześć trzecia przeznaczona jest dla użytkowników systemu. Opisuje konfigurację modułów kasowych i obsługę systemu lojalnościowego w poszczególnych programach. W dalszej części wykorzystywane będą skróty: SL - system lojalnościowy SR - system rabatowy SP - system punktowy KK - konsola kupca I PCM - PC-Market Więcej informacji? Instrukcja jest tylko fragmentem dokumentacji technicznej poszczególnych programów. Należy ją traktować jako dodatek do instrukcji programów Konsola Kupca I, PC-Market, PC-POS /MiniMarket. Zachęcamy do odwiedzenia strony w celu uzyskania dodatkowych informacji. System lojalnościowy (SL) wprowadzenie System lojalnościowy służy do pozyskania i przywiązania do siebie klienta w zamian za różnego rodzaju przywileje. Istotne jest aby odpowiednio skalkulować koszt tych przywilejów tak aby wartość obsługi całego systemu nie przekroczyła marży dzięki temu uzyskanej. Jako koszty należy uwzględnić między innymi karty stałego klienta, odpowiednią infrastrukturę na kasie umożliwiającą obsługę wybranego rozwiązania, koszty rabatów udzielanych w ramach tego systemu lub nagród wydawanych za punkty. Nasze rozwiązania są w pełni skalowalne. System może być zarządzany centralnie jak i każda placówka handlowa może ustanowić własne reguły. 4

5 I. Oprogramowanie i konfiguracja SL Obsługa sieci sklepów może przebiegać według kilku, istotnie różnych schematów organizacyjnych. Konfiguracja SL jest zależna w znacznym stopniu od konkretnego schematu. W części rozwiązań pełna funkcjonalność SL jest niedostępna. Np. wykorzystywanie do sprzedaży kas fiskalnych znacznie ogranicza możliwości SL. Poza schematem organizacyjnym SL może przyjąć dwie formy które mogą być używane także jednocześnie: -SL oparty na punktach zbieranych na indywidualnych kontach klientów (SP) -SL oparty na regułach rabatowych i udzielaniu rabatów klientom na zakupy wg określonych warunków (SR) Najczęściej stosowane schematy organizacyjne: CENTRALA/Magazyn Centralny SKLEPY/Magazyny SKLEPY/Kasy Uwagi dotyczące SL Konsola Kupca I PC-Market PC-POS lub MiniMarket Konsola Kupca I PC-Market Ograniczenia modułu drukfisk Konsola Kupca I PC-Market Kasy fiskalne Ograniczone możliwości zależne od rodzaju kasy, tylko SP PC-Market MiniMarket PC-Market brak PC-POS brak PC-Market Ograniczenia modułu drukfisk brak PC-Market PC-POS brak PC-Market Kasy fiskalne Ograniczone możliwości zależne od rodzaju kasy, tylko SP PC-Market brak Kasy fiskalne Ograniczone możliwości zależne od rodzaju kasy,tylko SP 5

6 Uwaga!!! Aby móc korzystać z SL należy zakupić moduł System lojalnościowy dla każdego sklepu i centrali. Plik licencyjny z opcją SL powinien być także na każdym stanowisku kasowym. Jeśli nasza licencja nie zawiera modułu SL przy próbie edycji reguł punktowych otrzymamy komunikat (Rys 1) : RYSUNEK 1 Natomiast menu reguł rabatowych będzie nieaktywne i nie ma możliwości zmiany parametru Stałe rabaty klienta, który go uaktywnia. 1. SL-Konsola Kupca-PC-Market- PC-POS/MiniMarketPOS/MiniMarket W schemacie organizacyjnym z KK,PCM,PC-POS/MiniMarket POS/MiniMarket najczęściej SL jest zarządzany centralnie. Wdrażając SL chcemy aby funkcjonował w całej sieci placówek i w każdym sklepie w ten sam sposób. Centrala sieci sklepów ustala reguły rabatowe lub punktowe dla klientów stałych i tych, którzy mogą w przyszłości zostać stałymi klientami sieci. Po replikacji danych z centrali do sklepów, do baz sklepowych zapisują się reguły SL ustalone w centrali. Reguły rabatowe uwzględniane są podczas transakcji na stanowiskach kasowych PC-POS lub MiniMarket. Natomiast reguły punktowe mogą być uwzględnione w momencie transakcji obliczając aktualny stan konta punktowego klienta lub później w centrali, gdzie po naliczeniu punktów zostaną przesłane przy kolejnej replikacji do sklepów. Sytuacja podobnie wygląda w przypadku wydania prezentów za określoną ilość punktów. Centrala zakłada kartoteki stałych klientów i wprowadza w nich ewentualne zmiany. Ich dane zostaną przeniesione przy kolejnej replikacji do sklepów. Podobnie kartoteki nowych stałych klientów można rejestrować bezpośrednio w placówkach handlowych (PCM). W takim przypadku przy kolejnej replikacji do centrali, do bazy centralnej zostaną dodani nowi klienci. Uwaga!!!Zmiany wprowadzane z poziomu sklepów w już istniejących kartotekach klientów, nie są replikowane do bazy centralnej. W konfiguracji replikacji kontrahentów w KK decydujemy które dane mogą być zmieniane bezpośrednio w sklepach. Najlepszym rozwiązaniem jest zablokowanie możliwości zmian na sklepach ważnych danych związanych z SL. Ewentualne zmiany w kartotekach w takiej sytuacji powinny odbywać się już z poziomu KK. 6

7 1.1.Parametry w KK Należy skonfigurować kilka parametrów zarówno w KK jak i w PCM i PC-POS/Minimarket. Większość parametrów decydujących o ogólnej funkcjonalności systemu ustawiamy w KK. Konfiguracja systemu zostanie poprawnie zapisana po stronie sklepów PCM po pierwszej replikacji z KK. Parametry konfigurujemy w menu Kontrola/Konfiguracja/Parametry/ Przeglądanie, edycja. SR i SP są osobnymi mechanizmami i każdy posiada własne parametry, które należy skonfigurować w zależności który z nich będzie wykorzystywany Zakładka "Inne" a) Rabaty stałego klienta: stałe poziomy rabatu/reguły reguły rabatowe systemu lojalnościowego" - jeśli chcemy korzystać z SR należy ustawić na "reguły rabatowe systemu lojalnościowego". RYSUNEK 2 Parametr włącza moduł reguł rabatowych i jednocześnie wyłącza funkcjonalność stałych poziomów rabatów, lub odwrotnie (parametr należy ustawić w ten sam sposób także na wszystkich sklepach). Jeśli korzystamy z reguł rabatowych definicja stałych rabatów jest niedostępna. (Rys 3). Korzystamy z reguł rabatowych (w nich także jest dostępna reguła pozwalająca wprowadzać stały rabat dla grupy klientów). RYSUNEK 3 7

8 1.1.2 Zakładka Centrala a) Centralna obsługa reguł rabatów lojalnościowych: TAK/NIE RYSUNEK 4 Włączenie parametru powoduje zablokowanie możliwości definiowania i zmiany reguł rabatowych bezpośrednio w sklepach. Tworzenie i modyfikacja reguł rabatowych odbywa się wyłącznie w centrali. W sklepach po próbie edycji reguł rabatowych otrzymamy komunikat (Rys.5). RYSUNEK 5 b) Replikacja do sklepów reguł punktowych systemu lojalnościowego: TAK/NIE RYSUNEK 6 Włączenie parametru powoduje zablokowanie możliwości definiowania i zmiany reguł punktowych bezpośrednio w sklepach. Tworzenie i modyfikacja reguł rabatowych odbywa się 8

9 wyłącznie w centrali. W sklepach przy próbie edycji reguł rabatowych otrzymamy komunikat (Rys 7). RYSUNEK 7 c) Blokada replikacji kontrahentów do sklepów: bez blokady / wysyłać tylko narzucanych dostawców / wysyłać narz. dostawców i stałych klientów / wysyłać narz. dostawców i st. klientów bez danych os. RYSUNEK 8 Parametr decyduje czy replikujemy dane kontrahentów do sklepów. Jeśli karty kontrahentów i wprowadzane w nich zmiany mają być replikowane z centrali do sklepów i pomiędzy sklepami, musimy wysyłać przynajmniej stałych klientów. d) Replikacja wykorzystanych limitów miesięcznych: TAK/NIE RYSUNEK 9 Parametr włącza replikację informacji o wykorzystanych przez klientów określonych limitach pomiędzy wszystkimi sklepami w sieci. Informacje są uwzględniane podczas sprzedaży na stanowiskach PC-POS/MiniMarket.. Parametr należy włączyć jeśli w systemie będziemy definiować w regułach rabatowych limity kwotowe i/lub ilościowe. Uwaga!!! Funkcjonalność dostępna tylko przy podłączaniu terminali kasowych przez serwer pośredniczący "Scserver". 9

10 e) Sumowanie w centrali punktów naliczonych w sklepach: TAK/NIE RYSUNEK 10 Jeśli parametr jest włączony, informacje o punktach są replikowane z PCM do KK w importowanych dokumentach. Punkty sumowane są na koncie klienta i przesyłane przy kolejnej replikacji do pozostałych sklepów w sieci. W praktyce parametr powoduje podobne zachowanie systemu jak przy włączonym parametrze Naliczanie punktów lojalnościowych w centrali w PCM. Uwaga!!! Parametr jest przeznaczony głównie do systemów, gdzie programy kasowe PC-POS POS lub Mini-Market Market naliczają punkty lokalnie (włączony parametr w PC-POS POS SaveLoyaltyPointsLocally:Y) z danej transakcji, zapisując je w bazie PC-POS-a już podczas sprzedaży. Nie używamy wtedy menu Naliczanie punktów w KK. Wszystko odbywa się automatycznie. f) Replikacja transakcji stałych klientów do wszystkich sklepów: TAK/NIE RYSUNEK 11 Parametr jest przeznaczonych dla systemów w których terminale kasowe PC-POS zapisują transakcje z kartami klientów dodatkowo do osobnej tabeli paragon (włączony parametr Pcm72ZapisDoParagon=Y w programach PC-POS/MiniMarket), następnie są one replikowane do KK i rozsyłane do wszystkich placówek, w celu umożliwienia podglądu wszystkich transakcji klientów (paragonów) w całej sieci sklepów. 10

11 1.1.3 Zakładka ka Reguły replikacji kontrahentów Decydujemy w poszczególnych parametrach które pola (Rys.12) z kartoteki klienta będą dostępne do edycji bezpośrednio na placówkach. Przy centralnej obsłudze SL najlepszym rozwiązaniem jest zarządzanie danymi kontrahentów z poziomu centrali (KK) i tam wykonywanie niezbędnych zmian w kartotekach klientów. Oczywiście można pozostawić część pól aktywnych na sklepie, jednak należy pamiętać o tym, że zmiany wykonane na sklepie na już istniejącej kartotece nie są przenoszone do bazy centrali. Zbyt duże możliwości zmian bezpośrednio na sklepach mogą zaburzyć pracę SL zwłaszcza zmiany w głównych danych kontrahenta i danych związanych z SL. 1.2 Parametry w PC-Market RYSUNEK 12 Po stronie sklepów w programie PCM są do ustawienia dwa parametry. Większość parametrów jest zapisywane do baz sklepowych z centrali przy replikacji. Uwaga!!!Ustawienia w PCM w zakładce Centrala nie powodują żadnych zmian w zachowaniu systemu. 11

12 1.2.1 Zakładka "Firma" a) Naliczanie punktów lojalnościowych w centrali: TAK/NIE RYSUNEK 13 Jest to parametr, który decyduje o funkcjonalności naszego systemu. Uwaga!!!Musi być ustawiony identycznie na wszystkich placówkach w sieci.. Jeśli parametr jest włączony wszystkie operacje związane z naliczeniem punktów można wykonywać tylko z poziomu centrali. W PCM zostaną zablokowane. Odwrotnie jest w sytuacji gdy parametr jest wyłączony. Wtedy operację naliczania punktów można wykonać tylko na sklepie, natomiast jest niedostępna w centrali. Przy centralnym zarządzaniu SL zazwyczaj wybieramy pierwszą opcję, czyli naliczanie w centrali.. Nawet jeśli skorzystamy z opcji lokalnego naliczania na stanowiskach PC-POS/MiniMarket POS/MiniMarket najlepiej parametr włączyć, co wyeliminuje pomyłki obsługi, blokując dostęp do części funkcji na sklepach które nie powinny być użyte Zakładka "Inne" a) Rabaty stałego klienta: stałe poziomy rabatu/reguły reguły rabatowe systemu lojalnościowego" - ustawić na "reguły rabatowe systemu lojalnościowego". RYSUNEK 14 Parametr włącza moduł reguł rabatowych i jednocześnie wyłącza funkcjonalność stałych poziomów rabatów, lub odwrotnie (parametr ustawić identycznie także w KK). 12

13 1.3 Parametry w PC-POS, MiniMarket W programach PC-POS, POS, Minimarket należy zdefiniować lokalnie na każdym ze stanowisk formaty kart lojalnościowych, które będą wykorzystywane w SL. Definiujemy je w menu Wykazy/Karty rabatowe/wykaz formatów kart rabatowych. Format kart może być dowolny. Na kartach lojalnościowych jest wydrukowany zazwyczaj kod kreskowy, dane mogą też być zapisane na pasku magnetycznym. Najczęściej jest to 13-znakowy kod EAN-13, choć może być kod o dowolnej długości. W 13-znakowym kodzie mogą być zapisane takie informacje jak: numer klienta, data ważności karty, poziom rabatu. Kod musi zawierać przynajmniej kod klienta wpisany w jego kartotece. tece. Możemy zdefiniować wiele formatów kart, które będą obsługiwane na terminalach kasowych PC-POS/MiniMarket. Nowy format dodajemy wybierając menu. RYSUNEK 15 Otrzymamy okno konfiguracji formatu kodu karty klienta (Rys.16) Uwaga!!! Jeśli nie korzystamy z rozbudowanego formatu kart i na kartach są tylko numery klientów wprowadzone w ich kartotekach, wprowadzenie formatów kart w PC-POS, POS, MiniMarket nie jest wymagane. Numer wprowadzonej kart zostanie poprawnie rozpoznany podczas rejestracji sprzedaży. Natomiast nie będzie wtedy możliwości zarejestrowania przy sprzedaży karty, która nie jest jeszcze wprowadzona w bazie naszych klientów. Czyli tzw. karty niezarejestrowanej, którą w późniejszym terminie możemy przypisać do konkretnego klienta. 13

14 RYSUNEK 16 W poszczególnych miejscach (Rys 16,17) formatu karty klienta mogą znajdować się pola o następującym znaczeniu: Przedrostek Zwykle dwucyfrowy. Zwykle identyfikuje, że zeskanowany kod jest kartą rabatową. Zapewnia to unikalność w zakresie wszystkich kodów EAN (żeby np. karta klienta nie została uznana za jakiś towar) Kod klienta Jest to zwykle 4-6 cyfrowy numer klienta, po którym ten klient jest znajdowany w bazie programu. Ten właśnie kod klienta bez zer wiodących powinien być wpisany w polu kod karty w karcie klienta. Data Jest to data ważności karty klienta. Zwykle są to 3 lub 4 znaki. Format daty ważności ustawia się w polu "Data ważności"(np. mmyy oznacza, że data znajduje się w czterech cyfrach kodu karty w formacie :2 cyfry miesiąca i 2 cyfry roku). Jeśli klient posiada przeterminowaną kartę, to po zeskanowaniu karty pojawi się ostrzeżenie i karta nie zostanie zarejestrowana. Rabat Jest to poziom rabatu, jaki ma być udzielony na kartę. Jest to zawsze 1 cyfra. Nie jest to rabat procentowy, który zostanie udzielony, lecz jest to pozycja w tabeli rabatów, która jest dostępna w menu "Wykazy/Karty rabatowe/tabela Rabatów". Korzystając z systemu reguł rabatowych opcja zazwyczaj nie jest wykorzystywana. 14

15 Inna wartość Są to cyfry kodu, które nie będą przez program interpretowane. Np. jeśli część klientów posiada karty, które maja nieaktualne daty ważności, a nadal chcemy, żeby te karty były akceptowane przez system, to można zastąpić pole Data polem Inna w konfiguracji formatu karty. RYSUNEK 17 Wybrane pozycje mogą występować w różnej kolejności lub mogą w ogóle nie występować na kartach. W linii z opisem "Pozycja" ustawiamy które występują w danym formacie karty i w jakiej kolejności. Jedynie prefiks, jeśli występuje, zawsze jest na pierwszej pozycji. Należy także skonfigurować parametry w menu Konfiguracja/Parametry programu. Kilka parametrów jest niedostępne z poziomu trybu graficznego. W aktualnych wersjach programu można je zmienić tylko bezpośrednio w pliku pcpos7.conf a)saveloyaltypointslocally Y/N decyduje czy punkty będą naliczane lokalnie na stanowisku PC-POS POS (nie używamy wtedy menu naliczania punktów w PCM i KK) b)pcm72zapisdoparagon Y/N decyduje czy PC-POS POS będzie zapisywał dodatkowo transakcje stałych klientów do tabeli paragon skąd później mogą być replikowane (parametr Replikacja transakcji stałych klientów do wszystkich sklepów ) do KK i dalej do pozostałych sklepów (PCM) w sieci, w celu umożliwienia podglądu wszystkich transakcji stałych klientów na wszystkich sklepach w sieci. W standardowych instalacjach sieci sklepów parametr nie jest wykorzystywany. Parametr powinien być używany łącznie z parametrem w KK "Replikacja transakcji stałych klientów do wszystkich sklepów". 15

16 Konfiguracja pozostałych parametrów związanych z obsługą stałych klientów na stanowisku kasowym jest dostępna w trybie graficznym (Rys.18 -zostały opisane w części opisującej obsługę). RYSUNEK Schemat postępowania i wyboru konfiguracji SL w sieci sklepów KK, PCM, PC-POS/MiniMarket POS/MiniMarket - skrót. Decydujemy który z systemów będziemy wykorzystywać SR czy SP. System lojalnościowy systemy mogą być wykorzystywane jednocześnie System punktowy(sp) System rabatowy(sr) 2.1 System punktowy Do wyboru są dwie możliwości: a)punkty naliczane centralnie z każdego sklepu i replikowane na pozostałe. 16

17 b)punkty naliczane lokalnie z każdej transakcji na terminalach kasowych PC-POS/MiniMarket, replikowane do centrali, sumowane na koncie klienta i replikowane na wszystkie placówki w sieci Uwaga!!! Obecnie nie ma jeszcze systemu on-line, który pozwalałby na bieżący (natychmiastowy) dostęp do informacji o ogólnej ilości punktów zebranych na koncie klienta w całej sieci sklepów. Należy brać pod uwagę opóźnienie związane z replikacją danych pomiędzy sklepami i centralą. Druga opcja, naliczania lokalnego w PC-POS,MiniMarket pozwala na szybki dostęp do informacji o ilości zebranych punktów z danej transakcji i ogólnej ilości punktów na koncie ale tylko tych które są w danej chwili zapisane w bazie danego sklepu. W danej chwili może jeszcze nie być informacji o punktach za transakcje z innych placówek. Wszystko zależy od częstotliwości wymiany danych pomiędzy sklepami a centralą Naliczanie centralne punktów w KK. Ustawienia i konfiguracja. KK a)replikacja do sklepów reguł punktowych systemu lojalnościowego: TAK b)blokada replikacji kontrahentów do sklepów: wybieramy bez blokady lub przynajmniej opcję ze stałymi klientami c) Reguły replikacji kontrahentów: decydujemy które pola można edytować lub nie po stronie sklepów. Polami związanymi z SL najlepiej zarządzać tylko z centrali, jest to zalecane. d) Konfigurujemy po stronie centrali reguły punktowe (konfiguracja reguł opisana w dalszej części instrukcji) e) Wprowadzamy nowych stałych klientów i numery kart (nowych stałych klientów z numerami kart można zakładać także na sklepach, numery kart nie mogą się powtarzać w całej sieci sklepów) PCM f) Naliczanie punktów lojalnościowych w centrali: TAK g) Możemy prowadzać nowych stałych klientów przypisując im numer karty w kartotece (nowych stałych klientów z numerami kart można zakładać w centrali, numery kart nie mogą się powtarzać w całej sieci sklepów). Uwaga!!! Kartoteka klienta założona na sklepie zostanie przesłana do centrali tylko raz. Kolejne zmiany wprowadzone po stronie sklepu już nie są replikowane. 17

18 PC-POS, MiniMarket h) Konfigurujemy formaty używanych kart lojalnościowych (niewymagane jeśli na karcie jest tylko numer klienta) i) Konfigurujemy parametry programu związane z obsługą stałych klientów na stanowisku kasowym Naliczanie lokalne w PC-POS/MiniMarket. Ustawienia i konfiguracja. KK a) Replikacja do sklepów reguł punktowych systemu lojalnościowego: TAK b) Blokada replikacji kontrahentów do sklepów: wybieramy bez blokady lub przynajmnije opcję ze stałymi klientami c) Reguły replikacji kontrahentów: decydujemy które pola można edytować lub nie po stronie sklepów. Parametrami klientów związanymi z SL najlepiej zarządzać tylko z centrali, jest to zalecane. d) Sumowanie w centrali punktów naliczonych w sklepach: TAK e) Konfigurujemy po stronie centrali reguły punktowe (opisane w dalszej części instrukcji) f) Przypisujemy karty stałym klientom (nowych stałych klientów z numerami kart można zakładać także na sklepach, numery kart nie mogą się powtarzać) g) Replikacja transakcji stałych klientów do wszystkich sklepów: TAK\NIE -ustawiamy TAK tylko gdy chcemy aby transakcje (paragony) dotyczące kart stałych klientów były dodatkowo wysyłane na wszystkie sklepy w sieci. Parametr powiązany z parametrem Pcm72ZapisDoParagon:Y PCM h) Naliczanie punktów lojalnościowych w centrali: TAK - włączenie parametru nie jest wymagane jeśli korzystamy z naliczania lokalnego na terminalach kasowych, jednak zalecane jest ustawienie na TAK w celu zablokowania możliwości (niepotrzebnego) uruchamiania mechanizmu naliczania punktów na sklepie i) Możemy definiować nowych stałych klientów przypisując im numer karty lojalnościowej (numery kart nie mogą się powtarzać w sieci sklepów). Uwaga!!! Kartoteka klienta 18

19 założona na sklepie zostanie przesłana do centrali tylko raz. Kolejne zmiany wprowadzone po stronie sklepu już nie są replikowane. PC-POS,MiniMarket j) SaveLoyaltyPointsLocally: Y k) Konfigurujemy formaty używanych kart lojalnościowych (niewymagane jeśli na karcie jest tylko numer klienta) l) Konfigurujemy parametry w związane z obsługą stałych klientów na stanowiskach kasowych m) Pcm72ZapisDoParagon:Y/N -ustawiamy "Y" tylko w przypadku replikowania transakcji stałych klientów na wszystkie sklepy w sieci. Parametr powiązany z parametrem Replikacja transakcji stałych klientów do wszystkich sklepów TAK 2.2 System rabatowy Uwaga!!! Rabaty są naliczane tylko dla towarów które mają ustawioną w kartotece cena otwarta lub tylko rabat z karty KK a) Rabaty stałego klienta: reguły rabatowe systemu lojalnościowego b) Centralna obsługa reguł rabatów lojalnościowych: TAK c) Blokada replikacji kontrahentów do sklepów: wybieramy bez blokady lub przynajmniej opcję ze stałymi klientami d) Replikacja wykorzystanych limitów miesięcznych: TAK - ustawiamy tylko w przypadku wykorzystywania w całej sieci limitów w regułach rabatowych (wymagany SCserver) e) Reguły replikacji kontrahentów: decydujemy które pola można edytować lub nie po stronie sklepów. Polami w kartotekach kontrahentów związanymi z SL najlepiej zarządzać centralnie, jednak nie jest to konieczne f) Konfigurujemy po stronie centrali reguły rabatowe (opisane szczegółowo w dalszej części instrukcji) g) Definiujemy nowych stałych klientów przypisując im numer i typ karty lojalnościowej (numery kart nie mogą się powtarzać w sieci sklepów) 19

20 PCM h) Rabaty stałego klienta: reguły rabatowe systemu lojalnościowego i) Możemy definiować nowych klientów przypisując im numer karty lojalnościowej i typ karty(numery kart nie mogą się powtarzać w sieci sklepów) Uwaga!!! Kartoteka klienta założona na sklepie zostanie przesłana do centrali tylko raz. Kolejne zmiany wprowadzone po stronie sklepu już nie są replikowane. PC-POS,MiniMarket j) Konfigurujemy formaty używanych kart lojalnościowych (niewymagane jeśli na karcie jest tylko numer klienta) k) Konfigurujemy dodatkowe parametry w związane z obsługą stałych klientów na stanowisku kasowym 3.SL Konsola Kupca - Pc-Market (drukfisk) W schemacie organizacyjnym z KK, PCM (drukfisk) najczęściej SL jest zarządzany centralnie. Wprowadzając SL chcemy aby funkcjonował w całej sieci placówek i w każdym sklepie w ten sam sposób. Centrala sieci sklepów ustala reguły rabatowe lub punktowe dla klientów stałych i tych, którzy mogą w przyszłości zostać stałymi klientami sieci. Po replikacji danych z centrali do sklepów, do baz sklepowych zapisują się reguły SL ustalone w centrali. Reguły rabatowe uwzględniane są przy zapisie paragonu na stanowiskach PC-Market (drukfisk). Natomiast reguły punktowe są wykorzystywane do obliczania aktualnego stanu konta punktowego klienta. Aby naliczyć punkty z transakcji należy skorzystać z menu Punkty/Naliczanie punktów w KK. Aby automatycznie naliczać punkty można wykorzystać program PCMNapsl.exe opisany w dalszej części instrukcji. Centrala może zakładać nowe kartoteki stałych klientów, ich dane zostaną przeniesione przy kolejnej replikacji do sklepów. Podobnie kartoteki nowych stałych klientów można rejestrować bezpośrednio w placówkach handlowych jednak należy pamiętać że kartoteki założone po stronie sklepu są wysyłane do centrali tylko jeden raz, późniejsze ewentualne zmiany po stronie sklepów nie są juz replikowane. W konfiguracji replikacji kontrahentów w KK decydujemy które dane mogą być zmieniane bezpośrednio w sklepach. Najlepszym rozwiązaniem jest zablokowanie 20

21 możliwości zmian na sklepach ważnych danych związanych z SL. Ewentualne zmiany w kartotekach w takiej sytuacji powinny odbywać się już z poziomu KK. 3.1.Parametry w KK Należy skonfigurować kilka parametrów zarówno w KK jak i w PCM Większość parametrów decydujących o funkcjonalności systemu ustawiamy w KK. Konfiguracja systemu zostanie poprawnie zapisana po stronie sklepów PCM po pierwszej replikacji. Parametry konfigurujemy w menu Kontrola/Konfiguracja/Parametry/ Przeglądanie, edycja. SR i SP są osobnymi mechanizmami i każdy posiada własne parametry, które należy skonfigurować w zależności który z nich będzie wykorzystywany Zakładka "Inne" a) Rabaty stałego klienta: stałe poziomy rabatu/reguły reguły rabatowe systemu lojalnościowego - jeśli wykorzystujemy system rabatowy ustawić na "reguły rabatowe systemu lojalnościowego" RYSUNEK 19 Parametr włącza moduł reguł rabatowych i jednocześnie wyłącza funkcjonalność stałych poziomów rabatów, lub odwrotnie (parametr ustawić w ten sam sposób także na sklepach w PCM). Jeśli wykorzystujemy reguły rabatowe definicja stałych rabatów jest niedostępna. 21

22 RYSUNEK Zakładka Centrala a) Centralna obsługa reguł rabatów lojalnościowych: TAK RYSUNEK 21 Włączenie parametru powoduje zablokowanie możliwości definiowania i zmiany reguł rabatowych bezpośrednio w sklepach. Tworzenie i modyfikacja reguł rabatowych odbywa się wyłącznie w centrali. W sklepach po próbie edycji reguł rabatowych otrzymamy komunikat RYSUNEK 22 b) Replikacja do sklepów reguł punktowych systemu lojalnościowego: TAK RYSUNEK 23 22

23 Włączenie parametru powoduje zablokowanie możliwości definiowania i zmiany reguł punktowych bezpośrednio w sklepach. Tworzenie i modyfikacja reguł rabatowych odbywa się wyłącznie w centrali. W sklepach przy próbie edycji reguł rabatowych otrzymamy komunikat. RYSUNEK 24 c) Blokada replikacji kontrahentów do sklepów: bez blokady / wysyłać tylko narzucanych dostawców / wysyłać narz. dostawców i stałych klientów / wysyłać narz. dostawców i st. klientów bez danych os. RYSUNEK 25 Parametr decyduje czy replikujemy dane kontrahentów do sklepów. Zalecane jest ustawienie "bez blokady". Musimy wysyłać przynajmniej dane stałych klientów. d) Sumowanie w centrali punktów naliczonych w sklepach: TAK/NIE Uwaga!!! Parametr jest przeznaczony głównie do systemów w których sprzedaż detaliczna odbywa sie na terminalach kasowych PC-POS. RYSUNEK 26 Jeśli parametr jest włączony informacje o punktach są replikowane dopiero po naliczeniu w PCM na sklepach do KK w importowanych dokumentach, sumowane na koncie klienta 23

24 i przesyłane przy kolejnej replikacji do pozostałych sklepów w sieci. Parametr powoduje podobne zachowanie systemu jak przy włączonym w parametrze Naliczanie punktów lojalnościowych w centrali. na sklepach w PCM. Uwaga!!! Parametry wykluczają się wzajemnie. Aby parametr sumowania działał punkty wcześniej muszą być naliczone lokalnie na sklepach z poziomu menu "Punkty/Naliczanie punktów", czyli nie może być włączony w PCM parametr naliczania punktów w centrali, który blokuje tą możliwość. Punkty po naliczeniu zostaną podczas kolejnej replikacji przeniesione i doliczone na koncie klienta w centrali, następnie zreplikowane na pozostałe sklepy w sieci. Parametr przygotowany był głównie dla pracy z PC-POS-ami które lokalnie naliczały punkty. Moduł drukfisk tego nie robi więc musimy naliczać punkty osobiście. Oczywiście parametru nie musimy wykorzystywać i pozostać przy standardowym naliczaniu centralnym w KK które w tej sytuacji jest zalecanym i prostszym rozwiązaniem Zakładka Reguły replikacji kontrahentów Decydujemy w poszczególnych parametrach (Rys 27) które pola z kartoteki klienta będą dostępne do edycji bezpośrednio na placówkach. Przy centralnej obsłudze SL najlepszym rozwiązaniem jest zarządzanie danymi kontrahentów z poziomu KK i tam wykonywanie niezbędnych zmian w kartotekach klientów. Oczywiście można pozostawić cześć pól aktywnych na sklepie jednak należy pamiętać o tym że zmiany wykonane na sklepie na już istniejącej kartotece nie są przenoszone do bazy centrali. Zbyt duże możliwości zmian bezpośrednio na sklepach mogą zaburzyć pracę SL zwłaszcza zmiany w głównych danych kontrahenta i danych związanych z rabatami i kartami lojalnościowymi. 24

25 RYSUNEK Parametry w PC-Market Po stronie sklepów w programie PCM są do ustawienia dwa parametry. Większość parametrów jest zapisywane do baz z centrali przy replikacji. Uwaga!!! Ustawienia w programach PC- Market w zakładce Centrala nie powodują żadnych zmian w systemie Zakładka "Firma" a)naliczenia punktów lojalnościowych w centralii: TAK/NIE Jest to parametr który decyduje o funkcjonalności naszego systemu. Musi być ustawiony identycznie na wszystkich placówkach w sieci. Jeśli jest włączony, wszystkie operacje związane z naliczeniem punktów można wykonywać tylko z poziomu centrali. W PCM zostaną zablokowane. Podobnie jest w sytuacji gdy parametr jest wyłączony. Operacje naliczania punktów można wykonać tylko na sklepie, natomiast będą niedostępne w centrali. Przy centralnym zarządzaniu SL zazwyczaj wybieramy pierwszą opcję. 25

26 RYSUNEK Zakładka "Inne" a)rabaty stałego klienta: stałe poziomy rabatu/reguły reguły rabatowe systemu lojalnościowego" - ustawić na "reguły rabatowe systemu lojalnościowego". Parametr włącza moduł reguł rabatowych i jednocześnie wyłącza funkcjonalność stałych poziomów rabatów, lub odwrotnie (parametr ustawić identycznie także w KK). RYSUNEK 29 Parametr włącza moduł reguł rabatowych i jednocześnie wyłącza funkcjonalność stałych poziomów rabatów, lub odwrotnie (parametr ustawić identycznie także w KK) Zakładka adka "Druk. fisk." a) Praca z drukarką fiskalną: : offline/online" ustawić na "offline" -dotyczy SR b) Obsługa kart 2011ymmkkkkrx: nie" ustawić na "nie" c) Obsługa kart 99kkkkkkymmrx: nie" ustawić na "nie" d) Obsługa kart 993kkkkkkkkrx: nie" ustawić na "nie" 26

27 e) Obsługa kart 99ppkkkkkkkrx: nie" ustawić na "nie" f) Sprawdzać cyfrę kontrolną EAN karty rabatowej: tak/nie" ustawić na "tak" (jeżeli kody kart będą zgodne z kodowaniem EAN) g) Wprowadzanie kodu karty: tylko w oknie "Wpisz kod karty"/również tam, gdzie kod towaru" ustawić na "tylko w oknie "Wpisz kod karty"" h) Dowolny format karty: tak/nie" ustawić na "tak" 4. Schemat postępowania i wyboru konfiguracji SL w sieci sklepów KK, PCM - skrót. Decydujemy który z systemów będziemy wykorzystywać SR czy SP. System lojalnościowy systemy mogą być wykorzystywane jednocześnie System punktowy(sp) System rabatowy(sr) 4.1 System punktowy Do wyboru są dwie możliwości: a)punkty naliczane centralnie z każdego sklepu i replikowane na pozostałe - rozwiązanie zalecane b)punkty naliczane lokalnie na PCM i replikowane do centrali, sumowane na koncie klienta i replikowane na pozostałe placówki - rozwiązanie rzadko stosowane w przypadku sprzedaży detalicznej w PCM (w module drukfis) Uwaga!!! Obecnie nie ma jeszcze systemu on-line, który pozwalałby na bieżący (natychmiastowy) dostęp do informacji o ogólnej ilości punktów zebranych na koncie klienta w całej sieci sklepów. Należy brać pod uwagę opóźnienie związane z replikacją danych pomiędzy sklepami i centralą. 27

28 4.1.1 Naliczanie centralne w KK. Ustawienia i konfiguracja. KK a) Replikacja do sklepów reguł punktowych systemu lojalnościowego: TAK b)blokada replikacji kontrahentów do sklepów: wybieramy bez blokady lub przynajmniej opcję ze stałymi klientami c)reguły replikacji kontrahentów: decydujemy które pola można edytować lub nie, po stronie sklepów. Polami związanymi z SL najlepiej zarządzać tylko z centrali, jednak nie jest to konieczne d) Sumowanie w centrali punktów naliczonych w sklepach: NIE e) Konfigurujemy po stronie centrali reguły punktowe (opisane w dalszej części instrukcji) f)przypisujemy karty stałym klientom (nowych stałych klientów z numerami kart można zakładać także na sklepach,numery kart nie mogą się powtarzać w sieci sklepów) PCM g) Naliczanie punktów lojalnościowych w centrali: TAK h) Obsługa kart 2011ymmkkkkrx: nie i) Obsługa kart 99kkkkkkymmrx: nie j) Obsługa kart 993kkkkkkkkrx: nie k) Obsługa kart 99ppkkkkkkkrx: nie l) Sprawdzać cyfrę kontrolną EAN karty rabatowej: tak (jeżeli kody kart będą zgodne z kodowaniem EAN) ł) Wprowadzanie kodu karty: tylko w oknie "Wpisz kod karty" m) Dowolny format karty: tak n) Możemy definiować nowych klientów przypisując im numer karty lojalnościowej (numery kart nie mogą się powielać w sieci sklepów ) 28

29 4.1.2 Naliczanie lokalne w PC-Market. Ustawienia i konfiguracja. KK a) Replikacja do sklepów reguł punktowych systemu lojalnościowego: TAK b) Blokada replikacji kontrahentów do sklepów: wybieramy bez blokady lub przynajmniej opcję ze stałymi klientami c) Reguły replikacji kontrahentów: decydujemy które pola można edytować lub nie po stronie sklepów. Polami związanymi z SL najlepiej zarządzać tylko z centrali, jednak nie jest to konieczne d) Sumowanie w centrali punktów naliczonych w sklepach: TAK e) Konfigurujemy po stronie centrali reguły punktowe (opisane w dalszej części instrukcji) f) Przypisujemy karty stałym klientom (nowych stałych klientów z numerami kart można zakładać także na sklepach, numery kart nie mogą się powtarzać) PCM g) Naliczanie punktów lojalnościowych w centrali: NIE h) Obsługa kart 2011ymmkkkkrx: nie i) Obsługa kart 99kkkkkkymmrx: nie j) Obsługa kart 993kkkkkkkkrx: nie k) Obsługa kart 99ppkkkkkkkrx: nie l) Sprawdzać cyfrę kontrolną EAN karty rabatowej: tak (jeżeli kody kart będą zgodne z kodowaniem EAN) ł) Wprowadzanie kodu karty: tylko w oknie "Wpisz kod karty" m) Dowolny format karty: tak n) Możemy definiować nowych klientów przypisując im numer karty lojalnościowej (numery kart nie mogą się powtarzać w sieci sklepów) 29

30 4.2 System rabatowy Uwaga!!! Rabaty są naliczane tylko dla towarów które mają ustawioną w kartotece cena otwarta lub tylko rabat z karty KK a) Rabaty stałego klienta: reguły rabatowe systemu lojalnościowego b) Centralna obsługa reguł rabatów lojalnościowych: TAK c) Blokada replikacji kontrahentów do sklepów: wybieramy bez blokady lub przynajmniej opcję ze stałymi klientami d) Reguły replikacji kontrahentów: decydujemy które pola można edytować lub nie po stronie sklepów. Polami związanymi z SL najlepiej zarządzać tylko z centrali, jednak nie jest to konieczne e) Konfigurujemy po stronie centrali reguły rabatowe (opisane szczegółowo w dalszej części instrukcji) f) Definiujemy nowych stałych klientów przypisując im numer i typ karty lojalnościowej (numery kart nie mogą się powtarzać w sieci sklepów) PCM g) Rabaty stałego klienta: reguły rabatowe systemu lojalnościowego h) Możemy definiować nowych stałych klientów, przypisując im numer karty lojalnościowej i typ karty(numery kart nie mogą się powtarzać w sieci sklepów) Uwaga!!! Kartoteka klienta założona na sklepie zostanie przesłana do centrali tylko raz. Kolejne zmiany wprowadzone po stronie sklepu już nie są replikowane. 30

31 5.SL-Konsola Kupca Pc-Market-Kasy fiskalne W schemacie organizacyjnym z KK, PCM, Kasy fiskalne, możliwości korzystania z SL zawężają się praktycznie do systemu punktowego i ograniczone są możliwościami kas fiskalnych. Reguły rabatowe definiowane w KK i PCM nie są uwzględniane na kasach fiskalnych. Jeśli chcemy udzielać rabatów zazwyczaj musimy skonfigurować formaty kart i poziomy rabatów bezpośrednio na kasach fiskalnych. SL(SP) jest zarządzany centralnie. Centrala sieci sklepów ustala reguły punktowe dla klientów stałych i tych, którzy mogą w przyszłości zostać stałymi klientami sieci. Po replikacji danych z centrali do sklepów, do baz sklepowych zapisują się reguły SP ustalone w centrali. Reguły punktowe są wykorzystywane do obliczania aktualnego stanu konta punktowego klienta. Aby móc naliczać punkty za transakcje na kasach fiskalnych konieczne jest importowanie paragonów szczegółowych z kas ponieważ tylko w nich zapisywana jest w większości przypadków informacja o numerze karty lojalnościowej użytej podczas danej transakcji. W celu naliczenia punktów należy skorzystać z menu Punkty/Naliczanie punktów w KK. Aby automatycznie naliczać punkty można wykorzystać program PCMNapsl.exe opisany w dalszej części. Centrala może zakładać nowe kartoteki stałych klientów, ich dane zostaną przeniesione przy kolejnej replikacji do sklepów. Podobnie kartoteki nowych stałych klientów można rejestrować bezpośrednio w placówkach handlowych. W konfiguracji replikacji kontrahentów w KK decydujemy które dane mogą być zmieniane bezpośrednio w sklepach. Najlepszym rozwiązaniem jest zablokowanie możliwości zmian na sklepach ważnych danych związanych z SL. Ewentualne zmiany w kartotekach w takiej sytuacji powinny odbywać się już z poziomu KK. 5.1.Parametry w KK Należy skonfigurować kilka parametrów zarówno w KK jak i w PCM. Na kasach fiskalnych należy skonfigurować zgodnie z instrukcją serwisową kas format kodu kart lojalnościowych. Parametry konfigurujemy w menu Kontrola/Konfiguracja/Parametry/ Przeglądanie, edycja Zakładka Centrala a)replikacja do sklepów reguł punktowych systemu lojalnościowego: TAK/NIE 31

32 RYSUNEK 30 Włączenie parametru powoduje zablokowanie możliwości definiowania i zmiany reguł punktowych bezpośrednio w sklepach. Tworzenie i modyfikacja reguł rabatowych odbywa się wyłącznie w centrali. W sklepach przy próbie edycji reguł rabatowych otrzymamy komunikat (Rys.31). RYSUNEK 31 b) Blokada replikacji kontrahentów do sklepów: bez blokady / wysyłać tylko narzucanych dostawców / wysyłać narz. dostawców i stałych klientów / wysyłać narz. dostawców i st. klientów bez danych os. RYSUNEK 32 Parametr decyduje czy replikujemy dane kontrahentów do sklepów. Musimy wysyłać przynajmniej stałych klientów. 32

33 c) Pełna replikacja paragonów: -tylko sumaryczne obrotu stałych klientów -replikowane są obroty tylko stałych klientów -wszystkie paragony szczegółowe szczegółowe -oprócz obrotów replikowane są także paragony -paragony szczegółowe tylko stałych klientów -oprócz obrotów replikowane są paragony szczegółowe w których wypełnione jest pole KodKarty RYSUNEK 33 Parametr ametr pozwala ograniczyć ilość replikowanych danych do centrali do wymaganego minimum. Uwaga!!! Parametr dotyczy tylko paragonów z kas fiskalnych. Przy centralnym zarządzaniu SL najlepiej wybrać opcję paragony szczegółowe tylko stałych klientów. Oczywiście można także wybrać opcje wszystkie paragony szczegółowe. 33

34 5.1.2 Zakładka Reguły replikacji kontrahentów RYSUNEK 34 Decydujemy w poszczególnych parametrach (Rys.34) które pola z kartoteki klienta będą dostępne do edycji bezpośrednio na placówkach. Przy centralnej obsłudze SL najlepszym rozwiązaniem jest zarządzanie danymi kontrahentów z poziomu KK i tam wykonywanie niezbędnych zmian w kartotekach klientów. Oczywiście można pozostawić cześć pól aktywnych na sklepie, jednak należy pamiętać że zmiany wykonane na sklepie na już istniejącej kartotece nie są przenoszone do bazy centrali. Zbyt duże możliwości zmian bezpośrednio na sklepach mogą zaburzyć pracę SL zwłaszcza zmiany w głównych danych kontrahenta i danych związanych z rabatami i kartami lojalnościowymi. 34

35 5.2 Parametry w PC-Market Po stronie sklepów w programie PCM są do ustawienia jest praktycznie jeden parametr. Większość parametrów jest zapisywane do baz z centrali przy replikacji. Ustawienia w PCM w zakładce Centrala nie powodują żadnych zmian w systemie Zakładka "Firma" a)naliczanie punktów lojalnościowych w centrali: TAK/NIE RYSUNEK 35 Jest to parametr który decyduje o funkcjonalności naszego systemu. Musi być ustawiony identycznie na wszystkich placówkach w sieci. Jeśli jest włączony wszystkie operacje związane z naliczeniem punktów można wykonywać tylko z poziomu centrali. W PCM zostaną zablokowane. Podobnie jest w sytuacji gdy parametr jest wyłączony. Operacje naliczania punktów można wykonać tylko na sklepie natomiast są niedostępne w centrali. Przy centralnym zarządzaniu SL zazwyczaj wybieramy pierwszą opcję Ustawienia importów z kas fiskalnych Aby móc naliczyć punkty za transakcje wykonane na kasach fiskalnych musimy importować z kas paragony szczegółowe. 6.SL-PC-Market-PC-POS/MiniMarket Jeśli sklep nie jest zarządzany centralnie i pracuje jako samodzielna jednostka, konfigurację SL przeprowadzamy lokalnie w PCM i PC-POS/MiniMarket. 35

36 Należy oprzeć się na opisie z punktu 1 pomijając ustawienia związane z centralą. Poniżej opisane są w skrócie możliwości i konfiguracja parametrów. Decydujemy który z systemów będziemy wykorzystywać SR czy SP. System lojalnościowy systemy mogą być wykorzystywane jednocześnie System punktowy(sp) System rabatowy(sr) 6.1 System punktowy Do wyboru są dwie możliwości: a) Punkty naliczane po transakcji z poziomu manu Punkty/Naliczanie punktów b) Punkty naliczane na bieżąco z każdej transakcji na terminalach kasowych PC-POS, MiniMarket PCM a) Naliczanie punktów lojalnościowych w centrali: NIE b) Definiujemy nowych klientów przypisując im numer karty lojalnościowej. c) Definiujemy reguły punktowe PC-POS, MiniMarket d) Konfigurujemy formaty używanych kart lojalnościowych e) Konfigurujemy parametry programu związane z obsługą stałych klientów na stanowisku kasowym. f) SaveLoyaltyPointsLocally: Y/N - parametr decyduje czy punkty naliczane będą na stanowiskach kasowych, przy włączonym parametrze nie używamy już opcji naliczania punktów w menu Punkty/Naliczanie punktów. Punkty są automatycznie naliczane po każdej transakcji stałego klienta. 36

37 g) Konfigurujemy parametry w związane z obsługą stałych klientów na stanowiskach kasowych 6.2 System rabatowy PCM a) Rabaty stałego klienta: reguły rabatowe systemu lojalnościowego b) Konfigurujemy reguły rabatowe (opisane szczegółowo w dalszej części instrukcji) c) Definiujemy stałych klientów przypisując im numer i typ karty lojalnościowej PC-POS,MiniMarket d)konfigurujemy formaty używanych kart lojalnościowych e)konfigurujemy parametry w związane z obsługą stałych klientów na stanowisku kasowym Uwaga!!! Jeśli nie korzystamy z rozbudowanego formatu kart i na kartach są tylko numery klientów wprowadzone w ich kartotekach, wprowadzenie formatów kart w PC-POS, MiniMarket nie jest wymagane. Numer wprowadzonej kart zostanie poprawnie rozpoznany podczas rejestracji sprzedaży. Natomiast nie będzie wtedy możliwości zarejestrowania przy sprzedaży karty, która nie jest jeszcze wprowadzona w bazie naszych klientów. Czyli tzw. karty niezarejestrowanej, którą w późniejszym terminie możemy przypisać do konkretnego klienta. 7.SL - PC-Market (drukfisk) Jeśli sklep jest samodzielną jednostką nie pracującą w sieci sklepów należy skorzystać z opisu konfiguracji z punktu 3 pomijając ustawienia związane z centralą KK. Poniżej zawarto skrócony opis konfiguracji parametrów w programie PCM związanych z SL. W systemie punktowym konieczne jest naliczanie punktów w menu Punkty/Naliczanie punktów. W celu zautomatyzowania naliczania punktów można skorzystać z programu PCMNapsl.exe 37

38 Decydujemy który z systemów będziemy wykorzystywać SR czy SP. System lojalnościowy systemy mogą być wykorzystywane jednocześnie System punktowy(sp) System rabatowy(sr) 7.1 System punktowy a) Naliczanie punktów lojalnościowych w centrali: NIE b) Obsługa kart 2011ymmkkkkrx: nie/tak -w zależności czy chcemy korzystać z danego format karty c) Obsługa kart 99kkkkkkymmrx: nie/tak d) Obsługa kart 993kkkkkkkkrx: nie/tak e) Obsługa kart 99ppkkkkkkkrx: nie/tak f) Sprawdzać cyfrę kontrolną EAN karty rabatowej: tak (jeżeli kody kart będą zgodne z kodowaniem EAN) g) Wprowadzanie kodu karty: tylko w oknie "Wpisz kod h) Dowolny format karty: nie/tak i) Definiujemy stałych klientów przypisując im numer karty lojalnościowej j) Konfigurujemy reguły punktowe (opisane w dalszej części instrukcji) 7.2 System rabatowy a) Rabaty stałego klienta: reguły rabatowe systemu lojalnościowego b) Konfigurujemy reguły rabatowe (opisane szczegółowo w dalszej części instrukcji) 38

39 c) Definiujemy stałych klientów przypisując im numer karty lojalnościowej i typ karty d) Obsługa kart 2011ymmkkkkrx: nie/tak - w zależności czy chcemy korzystać z danego format karty e) Obsługa kart 99kkkkkkymmrx: nie/tak - w zależności czy chcemy korzystać z danego format karty f) Obsługa kart 993kkkkkkkkrx: nie/tak- w zależności czy chcemy korzystać z danego format karty g) Obsługa kart 99ppkkkkkkkrx: nie/tak- w zależności czy chcemy korzystać z danego format karty h) Sprawdzać cyfrę kontrolną EAN karty rabatowej: tak (jeżeli kody kart będą zgodne z kodowaniem EAN) i) Wprowadzanie kodu karty: tylko w oknie "Wpisz kod karty" j) Dowolny format karty: nie/tak -w zależności od formatu 8.SL PC-Market - Kasy fiskalne Jeśli sklep jest samodzielną jednostką nie pracującą w sieci sklepów należy skorzystać z opisu konfiguracji z punktu 5 pomijając ustawienia związane z centralą KK. Poniżej zawarto skrócony opis konfiguracji parametrów w programie PCM związanych z SL. a) Naliczanie punktów lojalnościowych w centrali: NIE b) Konfiguracja reguł punktowych c) Definiujemy stałych klientów przypisując im numer karty lojalnościowej W systemie punktowym konieczne jest naliczanie punktów w menu Punkty/Nalicznie punktów. W celu zautomatyzowania naliczania punktów można skorzystać z programu PCMNapsl.exe (opisany w dodatku) Aby móc naliczyć punkty za transakcje wykonane na kasach fiskalnych musimy importować z kas paragony szczegółowe. 39

40 II. Reguły punktowe. Reguły rabatowe. 1.Konfiguracja reguł rabatowych. Tworzenie/modyfikowanie reguł rabatowych dostępne jest w programach KK, PCM w ramach Systemu Lojalnościowego, czyli w menu: Punkty ->Definiowanie reguł ->Reguły rabatowe. RYSUNEK 36 Mamy do dyspozycji 6 typów reguł rabatowych (Rys.38) oraz 10 typów kart stałego klienta (Rys 37). Dla każdego typu karty stałego klienta, możemy tworzyć dowolną liczbę reguł rabatowych, utworzenie kilku reguł dla danego typu karty pozwala określić szereg warunków obowiązujących dla danej grupy klientów (czyli możemy utworzyć 10 grup stałych klientów, dla każdej grupy może obowiązywać inny zestaw reguł rabatowych). Nową regułę dodajemy poprzez INS Dodaj. Wybieramy regułę i typ karty którego będzie dotyczyć reguła. 40

41 RYSUNEK 37 RYSUNEK 38 41

42 1.1 Typy reguł Poszczególne typy reguł rabatowych: 1. "PROPOZYCJA NOWEJ KARTY STAŁEGO KLIENTA - jeżeli podczas wystawiania paragonu nie podano kodu karty, to proponowane jest założenie nowej kartoteki stałego klienta i wydanie karty podanego typu". 2. "RABAT NA TYM PARAGONIE I AKTUALIZACJA RABATU W KARTOTECE KLIENTA - posiadaczowi karty tego typu przysługuje nowy rabat i to już od tego paragonu, chyba że rabat dotychczas wpisany w jego kartotece jest wyższy". 3. "JEDNORAZOWY RABAT NA TYM PARAGONIE BEZ ZMIANY W KARTOTECE KLIENTA - posiadacz karty tego typu otrzymuje na tym paragonie, chyba że aktualny rabat wpisany w jego kartotece jest wyższy". 4. "STAŁY RABAT - zastosowanie tej reguły umożliwia grupową zmianę rabatu dla wszystkich posiadaczy karty danego typu, np. w ramach akcji promocyjnych". 5. "RABAT PRZYSŁUGUJĄCY PO... - aktualizacja rabatu po upływie zadanego czasu od ostatniej transakcji" 6. MIN. RABAT PO ZAKUPACH NA KWOTĘ...-aktualizacja rabatu po spełnieniu warunków jw., chyba ze aktualny rabat klienta jest wyższy Znaczenie poszczególnych typów reguł określa tekst opisujący działanie danej reguły, umieszczony obok jej nazwy. Reguły przypisujemy do danego typu karty, określając dodatkowo "wielkość stałego rabatu" (z dokładnością do 0,01) przysługującego klientowi kwalifikującemu się do warunków określonych daną regułą. W regułach nr 1, 2 i 3 mamy dodatkowo możliwość określenia wartości "minimalnej kwoty transakcji", od której obowiązuje rabat przypisany do danej reguły, w regulach nr 5 możemy podać czas (liczony w dniach od ostatniej transakcji klienta o wybranym typie karty), po którym będzie obowiązywał wpisany w regule rabat, natomiast w regule nr 6 określamy wartość zakupów, ilość dni w ciągu których zostały przeprowadzone transakcje i datę od której ma zostać przypisany ustalony rabat jeśli zostaną spełnione określone warunki. Reguły rabatowe dzielimy na 2 typy, w zależności od momentu, w którym są one wykorzystywane w programie: 42