Nasze Zasady Postępowania

Transkrypt

1 Nasze Zasady Postępowania

2 Zasady Postępowania Citi Kilka słów wstępu od Mike a Corbata Kilka słów wstępu od Mike a Corbata, Dyrektora Naczelnego Drodzy Współpracownicy, Jak wiecie, jako Dyrektor Naczelny uczyniłem z etyki główny element mojego planu działań. Powód jest bardzo prosty: postępowanie według najwyższych możliwych standardów stanowi podstawę naszej licencji na prowadzenie działalności i warunek zdobycia zaufania naszych kontrahentów. Nasza firma wiele przeszła od czasu kryzysu finansowego, ale jak mieliśmy okazję się przekonać wystarczy jedno potknięcie i jedna osoba, by zagrozić całej naszej ciężkiej pracy. Pracując w Citi od prawie 32 lat, poznałem tę firmę jako charakteryzującą się wysoką kulturą etyki i odpowiedzialności. Jednak nawet najlepszą kulturę zawsze można poprawić. Z tego względu w tym roku wprowadziliśmy oparte na praktycznych przykładach szkolenie dla tysięcy pracowników, stworzyliśmy materiały informacyjne nt. etyki na podstawie przykładów przekazanych przez członków kierownictwa wyższego szczebla, powołaliśmy Komisję Zarządu do spraw etyki i kultury, a także podjęliśmy wiele innych działań. Zgodnie z naszym zobowiązaniem do tworzenia etycznej kultury, niedawno ustaliliśmy nową Propozycję Wartości dla firmy, wyraźnie określającą misję Citi jako służenie naszym klientom w charakterze zaufanego partnera poprzez odpowiedzialne świadczenie usług finansowych umożliwiających rozwój i postęp gospodarczy. Wzywam Was wszystkich do zapoznania się z nowymi Zasadami Postępowania i Propozycją Wartości. Jeśli kiedykolwiek będziecie mieć jakiekolwiek pytania czy wątpliwości, zgłoście je swojemu przełożonemu lub zwróćcie się o pomoc do dowolnej osoby kontaktowej wymienionej w Zasadach. Etyczne zachowanie jest obowiązkiem każdego, ale to kierownictwo wyższego szczebla ma obowiązek dopilnować, byście dysponowali narzędziami ułatwiającymi podejmowanie właściwych decyzji lub uzyskiwanie należnej pomocy w razie potrzeby. Jestem dumny, że mogę pracować z Wami wszystkimi, i uważam, że nasi pracownicy należą do najlepszych i najbardziej utalentowanych. Chcę, byśmy mieli również najlepszą kulturę w branży. Nasze Zasady stanowią nieodłączną część tych starań. Dziękuję Wam za wszystko, co robicie dla naszej firmy i naszych klientów. Postępowanie według najwyższych możliwych standardów stanowi podstawę naszej licencji na prowadzenie działalności i warunek zdobycia zaufania naszych kontrahentów. Mike Corbat Dyrektor Naczelny 2

3 Zasady Postępowania Citi Propozycja Wartości Spis treści Zasoby < > Propozycja Wartości Citi: umożliwianie rozwoju i postępu naszą misją Misją Citi jest służenie naszym klientom w charakterze zaufanego partnera poprzez odpowiedzialne świadczenie usług finansowych umożliwiających rozwój i postęp gospodarczy. Do naszych najważniejszych działań należą zabezpieczanie aktywów, udzielanie pożyczek i kredytów, realizowanie płatności oraz uzyskiwanie dostępu do rynków kapitałowych w imieniu naszych klientów. Od ponad 200 lat pomagamy naszym klientom stawiać czoła najtrudniejszym wyzwaniom i wykorzystywać najwspanialsze okazje. Jesteśmy Citi, bankiem globalnym instytucją łączącą miliony ludzi w setkach krajów i miast. Chronimy oszczędności i pomagamy klientom dokonywać zakupów, które poprawiają jakość ich życia od codziennych transakcji po kupno domu. Doradzamy ludziom w sprawie inwestowania na przyszłość na przykład w kształcenie dzieci czy własną emeryturę a także pomagamy kupować papiery wartościowe, takie jak akcje i obligacje. Współpracujemy z firmami, ułatwiając im optymalizację ich bieżącej działalności, gdy potrzebują kapitału obrotowego bądź pomocy w zarządzaniu wynagrodzeniami czy eksporcie towarów za granicę. Pożyczając pieniądze dużym i małym przedsiębiorstwom, pomagamy im się rozwijać, tworzyć miejsca pracy i rzeczywistą wartość ekonomiczną w kraju i w społecznościach na całym świecie. Zapewniamy finansowanie i wsparcie władzom wszystkich szczebli, pomagając w realizacji zrównoważonych projektów infrastrukturalnych z dziedziny mieszkalnictwa, transportu i edukacji, a także innych istotnych obszarów sektora publicznego. Możliwości te tworzą obowiązek odpowiedzialnego działania, czynienia wszystkiego, co możliwe, by uzyskać najlepsze efekty, a także rozważnego zarządzania ryzykiem. Jeśli tego nie zapewnimy, podejmiemy zdecydowane działania i będziemy uczyć się na błędach. Staramy się zasłużyć na społeczne zaufanie i utrzymać je, stale przestrzegając najwyższych norm etycznych. Zwracamy się do naszych współpracowników z prośbą, by dopilnowali, aby ich decyzje spełniały trzy kryteria: by leżały w interesie naszych klientów, tworzyły wartość ekonomiczną i były zawsze systemowo odpowiedzialne. Jeśli będziemy należycie spełniać te warunki, osiągniemy pozytywne skutki finansowe i społeczne w społecznościach, którym służymy, i pokażemy, czego jest w stanie dokonać globalny bank. 3

4 Zasady Postępowania Citi Notatki Spis treści Zasoby < > NOTATKI 4

5 Zasady Postępowania Citi Spis treści Spis treści Zasoby < > Spis treści Kilka słów wstępu od Mike a Corbata, 2 Dyrektora Naczelnego Propozycja Wartości 3 Jak prowadzimy działalność 6 Etyczne postępowanie 7 Nasza firma, nasze zasady 8 Obowiązki naszego kierownictwa 9 Zgłaszanie problemów 10 natury etycznej Co podlega zgłoszeniu 11 Etyczne podejmowanie decyzji Procedura eskalacji problemów biznesowych Zgłaszanie podejrzanych działań Przestępstwa i oszustwa Sposób zgłaszania 13 Obowiązek zgłaszania problemów natury etycznej Kontakt z Biurem ds. Etyki Citi Po dokonaniu zgłoszenia 16 Zakaz działań odwetowych w miejscu pracy Współpraca przy zatwierdzonych postępowaniach wyjaśniających Nasza firma 18 Miejsce pracy oparte na szacunku 19 Zasady uczciwego traktowania pracowników i zróżnicowania zatrudnienia Dyskryminacja i molestowanie Ochrona informacji o pracownikach Citi Plany, programy i ustalenia dotyczące wynagrodzeń Utrzymywanie umiejętności zawodowych Obowiązek zgłaszania przez pracowników Zobowiązanie do pokrycia kosztów obsługi prawnej Bezpieczne miejsce pracy 22 Bezpieczeństwo w miejscu pracy Środowisko pracy wolne od środków uzależniających Ochrona majątku Citi 23 Ochrona aktywów Citi i innych stron Środki komunikacji, sprzęt, systemy i usługi Ochrona danych osobowych i informacji poufnych Utrzymywanie odpowiedzialności 28 finansowej Tworzenie dokumentacji i informacji oraz zarządzanie nimi Zarządzanie wydatkami Sprawozdawczość finansowa i podatkowa Wypowiedzi w imieniu Citi 30 Kontakty ze środkami masowego przekazu i wystąpienia publiczne Wykorzystywanie nazwy, obiektów i kontaktów Citi Media społecznościowe Konflikty interesów 32 Przyjmowanie prezentów oraz propozycji rozrywki Wręczanie prezentów i sponsorowanie rozrywki Działalność polityczna i jej finansowanie Darowizny na cele charytatywne Konflikty interesów z klientami i kontrahentami Działalność biznesowa poza Firmą Wykorzystywanie potencjału biznesowego Transakcje z powiązanymi stronami Transakcje prywatne Zatrudnianie członków rodziny Nasza branża 40 Przeciwdziałanie praktykom korupcyjnym 41 Uczciwa i swobodna konkurencja 42 Przeciwdziałanie praktykom monopolowym i uczciwa konkurencja Transakcje wiązane Przepisy dotyczące przeciwdziałania 43 praniu pieniędzy (Anti-Money Laundering, AML) Sankcje i embarga 44 Przepisy antybojkotowe 45 Obrót papierami wartościowymi z 46 wykorzystaniem informacji poufnych Bariery informacyjne Inwestycje pracowników w papiery wartościowe Citi i innych podmiotów Nasza społeczność 48 Poszanowanie naszych klientów 49 Poufność i ochrona informacji o klientach Uczciwe traktowanie Obowiązki powiernicze Ciągłość działania Relacje z dostawcami 51 Zaangażowanie w zrównoważoną 52 działalność Środowisko Zaangażowanie w obronę praw człowieka 53 Zakończenie 54 Potwierdzenie zapoznania się 55 z Zasadami Postępowania Zasoby w skrócie 59 Przydatne adresy i numery telefonów Biuro Citi ds. Etyki 5

6 Zasady Postępowania Citi Jak prowadzimy działalność Jak prowadzimy działalność Etyczne postępowanie 7 Nasza firma, nasze zasady 8 Obowiązki naszego kierownictwa 9 6

7 Zasady Postępowania Citi Jak prowadzimy działalność Etyczne postępowanie Etyczne postępowanie Jako pracownicy i przedstawiciele Citi ponosimy wspólną odpowiedzialność za ochronę reputacji Citi jako uczciwej firmy. W kontaktach z klientami, współpracownikami, udziałowcami, społecznościami i sobą nawzajem zawsze powinniśmy kierować się najwyższymi standardami etyki i postępować w sposób profesjonalny. Możemy to osiągnąć poprzez: poznanie, zrozumienie i przestrzeganie wartości i zasad określonych w niniejszym dokumencie oraz stosowanie ich we wszystkich naszych działaniach i miejscach prowadzenia działalności; prowadzenie działalności zgodnie z zasadami Odpowiedzialnych Finansów albo po prostu przejrzyste, rozważne i rzetelne postępowanie; przyjmowanie odpowiedzialności i pociąganie do odpowiedzialności siebie nawzajem ponosimy odpowiedzialność nie tylko za własne etyczne postępowanie, lecz również za oczekiwanie takiej postawy od współpracowników. zgłaszanie wątpliwości i zadawanie pytań. Każdy z nas zobowiązany jest do niezwłocznego zgłaszania niedopuszczalnych zachowań. Pracownicy, którzy dojdą do wniosku, że ich własne zachowanie lub postępowanie innego pracownika narusza wartości i zasady postępowania określone w niniejszym dokumencie lub w naszych zasadach uzupełniających, bądź obawiający się, że dzieje się coś niewłaściwego, powinni niezwłocznie zgłosić takie kwestie za pośrednictwem Biura ds. Etyki Citi lub jednej z osób kontaktowych wymienionych w niniejszych Zasadach. 7

8 Zasady Postępowania Citi Jak prowadzimy działalność Nasza firma, nasze zasady Nasza firma, nasze zasady Niniejsze Zasady opierają się na kluczowych wartościach i zasadach Citi i stanowią ważny materiał pomagający w podejmowaniu właściwych decyzji. Niniejsze Zasady zostały przyjęte przez Zarząd Citigroup Inc. ( Citi ) i obowiązują wszystkich członków zarządu, przedstawicieli wyższej kadry kierowniczej oraz pracowników firmy Citigroup Inc. oraz jej jednostek zależnych, włącznie z Citibank N.A. Chociaż Citi działa na całym świecie, a nasi współpracownicy są obywatelami krajów o różnych systemach prawnych, przepisach i zwyczajach, dbałość Citi o najwyższe etyczne standardy prowadzenia działalności obowiązuje ponad granicami państw. Niniejsze Zasady zostały przyjęte przez Zarząd Citigroup Inc. ( Citi ) i obowiązują wszystkich członków zarządu, przedstawicieli wyższej kadry kierowniczej oraz pracowników firmy Citigroup Inc. oraz jej jednostek zależnych, włącznie z Citibank N.A. Chociaż Citi działa na całym świecie, a nasi współpracownicy są obywatelami krajów o różnych systemach prawnych, przepisach i zwyczajach, dbałość Citi o najwyższe etyczne standardy prowadzenia działalności obowiązuje ponad granicami państw. corporate_governance.html. Niniejsze Zasady nie stanowią umowy o pracę ani nie gwarantują zatrudnienia przez jakikolwiek czas określony. Niektóre z obowiązków wynikających z zatrudnienia w Citi zachowują ważność po ustaniu stosunku pracy z Citi. W zakresie, w jakim pozwala na to miejscowe prawo, do zobowiązań niewygasających w momencie ustania zatrudnienia w Citi należy obowiązek zwrotu wszystkich posiadanych przez pracownika aktywów Citi, zachowania poufności danych osobowych, zastrzeżonych lub poufnych dotyczących Citi lub klientów, udziałowców, sprzedawców, dostawców i partnerów biznesowych Citi, a także byłych współpracowników, jak również obowiązek współpracy w trakcie należycie zatwierdzonych dochodzeń wewnętrznych lub zewnętrznych bądź postępowań sądowych. Sytuacje, w których możliwe są odstępstwa od przepisów Citi, zostały szczegółowo określone w stosownej polityce wraz z procedurą uzyskiwania zgody na takie odstępstwa. W przypadkach nieuregulowanych takiej zgody na odstępstwo może udzielić Dyrektor Departamentu Prawnego i Monitoringu Zgodności. Zgoda na wszelkie odstępstwa od niniejszych Zasad w stosunku do wyższej kadry kierowniczej lub członków Zarządu musi zostać poparta stosowną, udokumentowaną decyzją Zarządu Citigroup Inc. lub komisji Zarządu i niezwłocznie ujawniona. 8

9 Zasady Postępowania Citi Jak prowadzimy działalność Obowiązki naszego kierownictwa Obowiązki naszego kierownictwa Menedżerowie naszej firmy mają obowiązek dawania przykładu innym. Przełożeni muszą być wzorem inspirującym innych do przestrzegania naszych Zasad i prowadzenia działalności według najwyższych norm etycznych i standardów profesjonalizmu. Kierownicy powinni otwarcie omawiać wymagania naszych Zasad z członkami swoich zespołów, by upewniać się, że rozumieją oni normy określone w Zasadach i powiązanych politykach oraz przestrzegają ich. W rozmowach z podwładnymi menedżerowie powinni również często podkreślać znaczenie etyki i przestrzegania przepisów. Kierownicy muszą starać się tworzyć pozytywne środowisko pracy, w którym członkowie zespołu czują, że mogą swobodnie zgłaszać swoje obawy, w szczególności dotyczące potencjalnych problemów natury prawnej czy etycznej. Kierownicy mają ponadto obowiązek dopilnowania, by członkowie zespołu wiedzieli o istnieniu Biura ds. Etyki i innych miejsc, w których mogą uzyskać poradę lub zgłosić swoje wątpliwości. Oceniając wyniki pracy danego kierownika, Citi bierze pod uwagę jego postępowanie w kontekście naszych wartości i prawa, a także naszych Zasad i polityk. Kierownicy muszą być wyczuleni na sytuacje i działania potencjalnie niezgodne z literą lub duchem naszych Zasad, polityk i procedur. Jeśli dojdzie do takich sytuacji lub wystąpi takie podejrzenie, kierownicy mają obowiązek dopilnować należytego rozwiązania problemu bądź niezwłocznego przekazania go na wyższy szczebel, do odpowiedniej osoby lub komórki. Kierownicy, którzy wiedzą lub powinni wiedzieć o niewłaściwym postępowaniu i nie informują o nim niezwłocznie odpowiednich osób kontaktowych, mogą podlegać działaniom dyscyplinarnym. Kierownicy nie mogą angażować się w działania odwetowe ani tolerować takich działań przeciwko jakiejkolwiek osobie pracującej w imieniu Citi, a ponadto oczekuje się od nich, że wyraźnie zakomunikują swoim zespołom zakaz Citi dotyczący podejmowania działań odwetowych w miejscu pracy. Co należy zrobić, jeśli podejrzewa się, ale nie ma się pewności, że ktoś naruszył nasze Zasady? Podziel się swoimi wątpliwościami z członkiem kierownictwa lub inną osobą kontaktową wskazaną w Zasadach. Nawet jeśli nie masz pewności, że doszło do niewłaściwego postępowania, zgłoszenie tego jest zawsze właściwe tak naprawdę, nasze Zasady tego właśnie wymagają. Niezgłoszenie naruszenia może zaszkodzić naszej reputacji i narazić współpracowników, klientów i Citi na ryzyko. 9

10 Zasady Postępowania Citi Zgłaszanie problemów natury etycznej Zgłaszanie problemów natury etycznej Co podlega zgłoszeniu 11 Sposób zgłaszania 13 Po dokonaniu zgłoszenia 16 10

11 Zasady Postępowania Citi Zgłaszanie problemów natury etycznej Co podlega zgłoszeniu Co podlega zgłoszeniu Etyczne podejmowanie decyzji Liczymy, że będziecie podejmować rozsądne decyzje i działania, które pozwolą utrzymać kulturę uczciwości i Odpowiedzialnych Finansów w Citi. Pracownicy mają obowiązek zapoznania się z niniejszymi Zasadami i wszystkimi przepisami prawa i pozostałymi regulacjami, a także politykami i procedurami Citi obowiązującymi na ich stanowisku i w zakresie ich obowiązków w Citi oraz przestrzegania ich. Oznacza to, że mają również obowiązek zwracania się o poradę w razie potrzeby. Pracownicy mający pytania lub wątpliwości dotyczące tego, jak niniejsze Zasady lub polityki Citi odnoszą się do nich samych lub do innych osób, powinni omówić je ze swoim przełożonym, prawnikiem z danej jednostki organizacyjnej, funkcjonariuszem ds. monitoringu zgodności lub przedstawicielem Pionu Zarządzania Kadrami. Takie pytania lub wątpliwości można również zgłosić na Biura ds. Etyki Citi. W przypadku zauważenia sprzeczności pomiędzy Zasadami Postępowania a przepisami prawa powszechnego, a także w przypadku wątpliwości dotyczących interpretacji obowiązujących przepisów, pracownicy mogą zwrócić się z prośbą o opinię do Departamentu Prawnego i Monitoringu Zgodności. Zgodnie z ogólną zasadą w przypadku różnic między wewnętrznymi przepisami Citi odnoszącymi się do pracownika a przepisami prawa obowiązującymi w miejscu prowadzenia działalności należy stosować się do przepisów zawierających postanowienia korzystniejsze dla pracownika. Zasady stanowią ponadto ogólny przegląd najważniejszych polityk obowiązujących w Citi. Poszczególne oddziały i jednostki prawne mogą posiadać również własne polityki i procedury, których Każdy pracownik ponosi odpowiedzialność za zapoznanie się z tymi zasadami, a także wszelkimi dodatkowymi politykami i procedurami obowiązującymi w danej jednostce biznesowej lub prawnej, i jest zobowiązany ich przestrzegać. należy przestrzegać. W szczególności banki, brokerzy i inne licencjonowane instytucje podlegają określonym przepisom i ograniczeniom dotyczącym zakresu ich działalności. Ograniczenia te znajdują odzwierciedlenie w odpowiednich politykach. Jeśli różnią się one od zasad Citi dotyczących tych samych kwestii, za ważniejsze należy uznać zasady bardziej restrykcyjne. Każdy pracownik ponosi odpowiedzialność za zapoznanie się z tymi zasadami, a także wszelkimi dodatkowymi politykami i procedurami obowiązującymi w danej jednostce biznesowej lub prawnej, i jest zobowiązany ich przestrzegać. Więcej informacji na temat polityk Citi można znaleźć w Księdze Polityk Citi. Przestrzeganie norm określonych w Zasadach i powiązanych politykach Citi jest warunkiem utrzymania zatrudnienia w Citi. Nieprzestrzeganie postanowień zawartych w niniejszych Zasadach Postępowania, polityki Citi i/lub polityk i procedur obowiązujących w danej jednostce biznesowej bądź prawnej może skutkować sankcjami dyscyplinarnymi, włącznie z natychmiastowym rozwiązaniem umowy o pracę lub zakończeniem innego rodzaju relacji z Citi, zgodnie z dokumentem Citi Global Disciplinary Review Policy, dostępnym w Księdze Polityk Citi. Pracownicy ponoszą ponadto osobistą odpowiedzialność za wszelkie niewłaściwe lub niezgodne z prawem czyny popełnione podczas trwania stosunku pracy z Citi. Pracownik może zostać również pociągnięty do odpowiedzialności za działanie (lub zaniechanie) innych osób, jeśli wiedział albo powinien był wiedzieć o ich niewłaściwym postępowaniu. Działania pracowników mogą również podlegać zgłoszeniu organom regulacyjnym, co może skutkować sankcjami cywilnymi lub karnymi, m.in. zakazem pracy w określonym charakterze. 11

12 Zasady Postępowania Citi Zgłaszanie problemów natury etycznej Co podlega zgłoszeniu Procedura eskalacji problemów biznesowych Sprawą zasadniczej wagi dla Citi oraz jego reputacji jest właściwa ocena i kierowanie się rozsądkiem we wszystkich działaniach oraz analiza potencjalnych skutków zawieranych przez nas transakcji i podejmowanych przez nas czynności, a także innych praktyk, w które angażujemy się jako firma. Obowiązkiem pracowników jest zgłaszanie wszelkich obaw dotyczących ryzyka dla Citi lub jego reputacji, a także ryzyka systemowego, swoim przełożonym, prawnikowi, funkcjonariuszowi ds. monitoringu zgodności lub niezależnej jednostce ds. zarządzania ryzykiem. Każda z tych osób i komórek może przekazać problem wyżej do odpowiedniej Komisji ds. Praktyk Biznesowych. Komisje ds. Praktyk Biznesowych w każdej z jednostek organizacyjnych i w każdym z regionów Citi przeprowadzają przegląd działalności, praktyk sprzedażowych, konstrukcji produktów, potencjalnych konfliktów interesów, a także innych przedstawianych im kwestii związanych z zagrożeniem dla marki lub reputacji. Komisja ds. Praktyk Biznesowych na poziomie centrali firmy przeprowadza przegląd problemów przekazanych przez Komisję ds. Praktyk Biznesowych na szczeblu jednostki lub regionalnym, które mogą stanowić zagrożenie dla marki lub reputacji bądź wiązać się z ryzykiem systemowym. Wszystkie przeglądy przeprowadzane przez Komisje ds. Praktyk Biznesowych prowadzone są z należytym uwzględnieniem kontekstu i przedstawionych im faktów. Komisje ds. Praktyk Biznesowych, złożone z kierowników najwyższego szczebla, wydają wytyczne niezbędne, by praktyki biznesowe Citi spełniały wysokie normy profesjonalizmu, uczciwości i etycznego postępowania zgodnego z Misją i Zasadami Citi. Nasi kierownicy, oprócz potwierdzania naszego zaangażowania w zasady odpowiedzialnych finansów i ochrony marki Citi, odpowiadają za wyznaczanie ram umożliwiających przestrzeganie obowiązującego prawa i przepisów, polityk Citi oraz norm etycznych. Istotne kwestie są zgłaszane przez Komisje ds. Praktyk Biznesowych Komisji Zarządu Citigroup ds. Nominacji, Ładu Korporacyjnego i Spraw Publicznych. Właściwe postępowanie jest podstawą tożsamości i reputacji Citi. Obowiązkiem każdego z nas jest zgłaszanie wątpliwości dotyczących rzeczywistego lub potencjalnego ryzyka dla marki lub reputacji Citi oraz ryzyka systemowego. Zgłaszanie podejrzanych działań Zarówno w Stanach Zjednoczonych, jak i w większości innych krajów, instytucje finansowe działające za pośrednictwem swoich pracowników mają obowiązek identyfikacji i zgłaszania do organów rządowych wszelkich podejrzanych rachunków bankowych lub transakcji, które mogą być związane z nielegalną działalnością, w tym z praniem pieniędzy, finansowaniem terroryzmu, nielegalnym obrotem papierami wartościowymi, wykorzystywaniem lub nadużywaniem informacji poufnych, oszustwami, sprzeniewierzaniem funduszy i innymi przestępstwami. Citi wymaga, aby wszystkie jego jednostki organizacyjne wdrażały procedury mające na celu monitorowanie podejrzanych działań w odniesieniu do rachunków bankowych i transakcji, a kiedy to konieczne, zgłaszanie podejrzanych działań właściwym władzom zgodnie z obowiązującym prawem. Każdy pracownik odpowiada za zapoznanie się z polityką przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) i procedurami zgłaszania podejrzanych działań przyjętymi w jego jednostce biznesowej i prawnej, jak również za przestrzeganie tych zasad. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracowników mających bezpośredni kontakt z klientami, transakcjami lub dokumentami finansowymi. W przypadku wątpliwości co do swoich obowiązków należy kontaktować się z funkcjonariuszem ds. monitoringu zgodności z przepisami AML właściwym dla danej jednostki organizacyjnej. 12

13 Zasady Postępowania Citi Zgłaszanie problemów natury etycznej Sposób zgłaszania Przestępstwa i oszustwa Do oszustwa może dojść w każdym dziale i na wiele różnych sposobów, a ponadto nie zawsze musi ono polegać na utracie towarów czy pieniędzy. Pracownicy odgrywają kluczową rolę w powstrzymaniu oszustw w Citi. Każdy pracownik ma obowiązek niezwłocznie zgłaszać wszelkie podejrzenia lub próby oszustwa, przypadki niewyjaśnionego zniknięcia funduszy bądź papierów wartościowych, a także wszelkie inne podejrzenia działalności przestępczej, zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumencie Citi Fraud Management Policy and Standards, dostępnym w Księdze Polityk Citi. Można to uczynić, kontaktując się z dowolną osobą lub jednostką wymienioną na zamieszczonej pod koniec niniejszego dokumentu liście Zasoby w skrócie, w tym z Biurem Bezpieczeństwa Banku (Citi Security and Investigative Services, CSIS). W razie wątpliwości co do swoich obowiązków wynikających z Polityki Zarządzania Przypadkami Oszustwa należy porozmawiać ze swoim kierownikiem lub skontaktować się z osobami odpowiedzialnymi za daną politykę wymienionymi na podanej stronie internetowej. Połączenie z Infolinią CSIS w USA można uzyskać pod bezpłatnym numerem , dzwoniąc bezpośrednio lub na koszt rozmówcy na numer Można też wysłać na adres csis@citigroup.com. Kompletna lista numerów telefonów regionalnych i ogólnoświatowych CSIS dostępna jest pod adresem Co oznacza dokonanie zgłoszenia w dobrej wierze? Oznacza to podanie wszystkich posiadanych informacji w przekonaniu, że są zgodne z prawdą. Citi nie toleruje działań odwetowych przeciw jakiejkolwiek osobie dokonującej zgłoszenia w dobrej wierze. Sposób zgłaszania Obowiązek zgłaszania problemów natury etycznej Postępowanie według najwyższych standardów etycznych stanowi bardzo ważny element obowiązków pracownika, a każdy z nas jest zobowiązany przestrzegać litery oraz ducha niniejszych Zasad Postępowania. Jeśli masz powody uważać, że jakikolwiek pracownik Citi lub jakakolwiek osoba pracująca w imieniu naszej Firmy mogła angażować się w niewłaściwe postępowanie, Twoim obowiązkiem w stosunku do współpracowników i Citi jest niezwłoczne zgłoszenie takich obaw. Wczesna identyfikacja i rozwiązywanie zgłoszonych problemów mają zasadnicze znaczenie dla utrzymywania silnych relacji Citi z klientami, partnerami biznesowymi, pracownikami i pozostałymi zainteresowanymi grupami. Niniejsze Zasady zawierają przegląd norm zachowania obowiązujący wszystkich pracowników i osoby działające w imieniu Citi oraz najważniejsze polityki, które trzeba znać. Uwzględnienie w niniejszych Zasadach wszystkich potencjalnych problemów, z którymi mogą spotkać się pracownicy, nie jest jednak możliwe. W miejscu pracy może dochodzić do sytuacji, dla których nie ma ustalonej procedury postępowania lub w których pracownik może czuć się niekomfortowo. W przypadku zetknięcia się z sytuacją rodzącą wątpliwości należy się nad nią spokojnie zastanowić. Jeżeli coś wydaje się nam nieetyczne lub niewłaściwe, to prawdopodobnie takie jest. Przed podjęciem działań należy zadać sobie następujące pytania: Czy dana sytuacja wydaje się w jakiś sposób niewłaściwa? Czy moje postępowanie jest zgodne z Zasadami Postępowania, obowiązującymi politykami, procedurami i przepisami prawa? W jaki sposób moja decyzja wpłynie na innych? Czy podjęcie przeze mnie określonych działań lub ich zaniechanie mogłoby sprawiać wrażenie nadużycia? Jakie konsekwencje mogłyby wyniknąć z mojego działania lub zaniechania? 13

14 Zasady Postępowania Citi Zgłaszanie problemów natury etycznej Sposób zgłaszania Obowiązek zgłaszania problemów natury etycznej ciąg dalszy Napotykając na problemy nieopisane w niniejszych Zasadach, pracownicy powinni przestrzegać zarówno ducha, jak i litery Zasad i politykami Citi dotyczących poszczególnych kwestii. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących wyboru najlepszego sposobu działania w konkretnych sytuacjach lub w przypadku posiadania uzasadnionych podejrzeń bądź informacji o potencjalnym naruszeniu przepisów prawa lub norm etycznych i regulacji obowiązujących w Banku oraz w Citi, pracownik ma obowiązek niezwłocznie skontaktować się z jedną z następujących osób lub jednostek: osobą wyznaczoną do kontaktów w sprawie naruszenia lokalnych procedur lub przepisów, osobą odpowiedzialną za daną politykę bądź osobą kontaktową wymienioną w dokumencie, swoim przełożonym lub innym członkiem kadry kierowniczej, przedstawicielem Pionu Zarządzania Kadrami, Przedstawicielem Pracowników lub Biurem ds. Relacji Pracowniczych, pracownikiem Pionu Prawnego, funkcjonariuszem ds. monitoringu zgodności, infolinią pracowniczą dostępną dla danej jednostki organizacyjnej (informacja o niej zwykle znajduje się w przewodniku dla pracownika lub innym podobnym dokumencie), Dyrektorem Citi na dany kraj, Departamentem Audytu Wewnętrznego (Internal Audit, IA), Biurem Bezpieczeństwa Citi (CSIS), lub też Zarządem Citi, za pośrednictwem sekretarza zarządu. W Citi wierzymy, że etyczne działanie nie tylko jest słuszne, ale też stanowi właściwy sposób prowadzenia działalności i jak najlepszego służenia naszym klientom, partnerom biznesowym, akcjonariuszom oraz społecznościom. W związku z tym naruszenia naszych Zasad lub prawa, przepisów, polityk lub procedur Citi mogą skutkować działaniami dyscyplinarnymi, z rozwiązaniem umowy o pracę włącznie. Działania dyscyplinarne dotyczyć będą następujących przypadków niewłaściwego postępowania: naruszenia niniejszych Zasad lub nakłanianie do tego innych osób; niezgłoszenie wiedzy o naruszeniu niniejszych Zasad lub podejrzenia ich naruszenia; umyślne lub celowe ignorowanie niniejszych Zasad; działania odwetowe w stosunku do jakiegokolwiek pracownika z powodu zgłoszenia problemu w dobrej wierze lub udziału w dochodzeniu; a także niepodejmowanie roli lidera i niedochowanie staranności w przestrzeganiu niniejszych Zasad. 14

15 Zasady Postępowania Citi Zgłaszanie problemów natury etycznej Sposób zgłaszania Kontakt z Biurem ds. Etyki Citi Jeżeli pracownik ma obawy przed zgłoszeniem swoich uwag do wyżej wymienionych osób lub jednostek organizacyjnych, może skontaktować się z Biurem ds. Etyki Citi, zlokalizowanym w Stanach Zjednoczonych. Z Biurem ds. Etyki Citi można się skontaktować: telefonicznie, łącząc się z Infolinią ds. Etyki pod bezpłatnym numerem (czynnym całą dobę przez 7 dni w tygodniu, z możliwością rozmowy w różnych językach): ETHIC 99 ( ) - lub wybierając kod dostępu dla danego kraju, a następnie numer pod numerem (dzwoniąc bezpośrednio lub na koszt rozmówcy); wysyłając na adres: ethicsconcern@citi.com w formie zgłoszenia internetowego na stronie: investor/ethics_hotline.html listownie, pisząc na adres: Citi Ethics Office One Court Square Long Island City, NY USA wysyłając faks pod numer: Uważamy, że pracownik musi czuć się pewnie, zgłaszając swoje obawy, i zachęcamy do otwartego zgłaszania wątpliwości. Wszelkie kontakty z pracownikiem oraz postępowania wyjaśniające mają charakter poufny w stopniu pozwalającym na zbadanie sprawy i podjęcie odpowiednich działań, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W zakresie dozwolonym prawem informacje o zauważonych nieprawidłowościach można przekazywać anonimowo. Należy jednak zdawać sobie sprawę, że w przypadku gdy pracownik będzie chciał pozostać anonimowy, Firma może nie być w stanie uzyskać dodatkowych informacji, niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego lub właściwego zareagowania na zgłoszony problem. Więcej informacji na ten temat umieszczono w końcowej części niniejszych Zasad Postępowania. Jeżeli pracownik, który zgłosił problem etyczny, dojdzie do wniosku, że w zgłoszonej sprawie nie podjęto żadnych działań, powinien ponownie zgłosić go do innej osoby lub jednostki spośród podanych w wykazie. Pełna lista krajowych kodów dostępu do Biura ds. Etyki znajduje się na stronie Biura pod adresem ethicshotline/. 15

16 Zasady Postępowania Citi Zgłaszanie problemów natury etycznej Po dokonaniu zgłoszenia Po dokonaniu zgłoszenia Zakaz działań odwetowych w miejscu pracy Choć w sytuacji potencjalnego niewłaściwego, nielegalnego lub nieetycznego zachowania milczenie może wydawać się łatwiejsze, należy zgłosić wszelkie wątpliwości lub pytania dotyczące postępowania własnego lub innych osób. Jeżeli coś wydaje się nam nieetyczne lub niewłaściwe, to prawdopodobnie takie jest, i należy to zgłosić przełożonym. Citi polega na pracownikach w kwestii przestrzegania wartości i standardów opisanych w niniejszych Zasadach i innych politykach Citi, a także w zakresie ochrony reputacji Citi jako uczciwej firmy poprzez otwartą komunikację. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących wyboru najlepszego sposobu działania w konkretnych sytuacjach lub w przypadku posiadania uzasadnionych podejrzeń bądź informacji o potencjalnym naruszeniu przepisów prawa lub norm etycznych i regulacji obowiązujących w Banku oraz w Citi należy je niezwłocznie zgłosić. We wszystkich postępowaniach wyjaśniających Firma respektuje prawa każdej ze stron, wynikające z obowiązujących przepisów i uregulowań prawnych. Citi zabrania stosowania odwetu w stosunku do osób zgłaszających w dobrej wierze uwagi lub pytania dotyczące etyki, dyskryminacji lub molestowania, a także zgłaszających podejrzane naruszenia innych przepisów, regulacji lub zasad bądź uczestniczących w dochodzeniu odnośnie takich kwestii. Citi ufa, że pracownicy będą dążyć do utrzymywania wartości i norm określonych w niniejszych Zasadach. Odwet jest poważną sprawą i obejmuje wszelkie negatywne działania podejmowane z powodu podjęcia takich czynności przez pracownika. Każdy członek kierownictwa ma obowiązek tworzenia środowiska pracy wolnego od dyskryminacji, molestowania i odwetu. 16

17 Zasady Postępowania Citi Zgłaszanie problemów natury etycznej Po dokonaniu zgłoszenia Zakaz działań odwetowych w miejscu pracy ciąg dalszy Menedżerowie ponoszą odpowiedzialność za postępowanie innych członków kadry kierowniczej i podlegających im pracowników. Podejmowanie przez pracowników działań odwetowych w stosunku do współpracownika, który zgłosił wątpliwość lub pytanie w dobrej wierze, stanowi podstawę do postępowania dyscyplinarnego, włącznie z rozwiązaniem umowy o pracę lub zakończeniem innej relacji z Citi, zgodnie z dokumentem Citi Global Disciplinary Review Policy, dostępnym w Księdze Polityk Citi. Współpraca przy zatwierdzonych postępowaniach wyjaśniających Pracownicy zobowiązani są do pełnej współpracy we wszystkich odpowiednio zatwierdzonych wewnętrznych lub zewnętrznych postępowaniach wyjaśniających, między innymi w sprawach dotyczących naruszenia norm etycznych lub skarg związanych z dyskryminacją bądź molestowaniem. Pracownicy nie powinni nigdy ukrywać, zniekształcać ani zatajać informacji istotnych dla odpowiednio zatwierdzonego postępowania. Ponadto od pracowników oczekuje się zachowania i strzeżenia poufności postępowania w możliwym zakresie, o ile nie będzie to sprzeczne z postanowieniami zamieszczonymi poniżej lub obowiązującym prawem. Składanie fałszywych oświadczeń lub przekazywanie mylących informacji audytorom wewnętrznym lub zewnętrznym, osobom prowadzącym postępowanie wyjaśniające, prawnikom, przedstawicielom Citi, organom nadzorczym lub innym organom państwowym może być podstawą do rozwiązania stosunku pracy albo zakończenia innego rodzaju relacji z Citi, jak również może stanowić zagrożone poważnymi sankcjami wykroczenie lub przestępstwo w rozumieniu prawa karnego. Żadne z postanowień niniejszych Zasad ani jakiejkolwiek umowy czy polityki Citi nie ma na celu zakazania pracownikom ujawniania informacji poufnych jakimkolwiek agencjom rządowym, regulacyjnym lub samorządowym, w tym na podstawie Art. 21F Ustawy z o papierach wartościowych i giełdach z 1934 r. i towarzyszących jej przepisów wykonawczych, ani ograniczenia takiej możliwości. Ujawnianie takie nigdy nie wymaga wcześniejszego upoważnienia Citi. Nigdy nie jest też wymagane powiadamianie Citi o takim ujawnianiu. Jak wyjaśniono w rozdziale Zakaz działań odwetowych w miejscu pracy, Citi zabrania działań odwetowych przeciwko wszelkim osobom, które zgłaszają wątpliwości w dobrej wierze. 17

18 Zasady Postępowania Citi Nasza Firma Nasza firma Miejsce pracy oparte na szacunku 19 Bezpieczne miejsce pracy 22 Ochrona majątku Citi 23 Utrzymywanie odpowiedzialności 28 finansowej Wypowiedzi w imieniu Citi 30 Konflikty interesów 32 18

19 Zasady Postępowania Citi Nasza Firma Miejsce pracy oparte na szacunku Miejsce pracy oparte na szacunku Zasady uczciwego traktowania pracowników i zróżnicowania zatrudnienia Citi wierzy, że zróżnicowanie kadry pracowniczej i włączanie do niej różnych osób ma zasadnicze znaczenie dla naszego powodzenia jako organizacji globalnej. Na całym świecie staramy się być firmą, w której chcą pracować najlepsi, gdzie zatrudnia się i awansuje na podstawie osiągnięć, a szanse rozwoju są powszechnie dostępne. Pracujemy również nad stworzeniem firmy, w której praktykuje się odpowiedzialne finanse, a pracownicy traktują się nawzajem z szacunkiem i godnością chcemy też wspierać zdrową równowagę między pracą a życiem prywatnym. Firma przestrzega zasad równouprawnienia w rekrutacji pracowników oraz przepisów prawa dotyczących uczciwych praktyk związanych z zatrudnieniem i zwalczaniem dyskryminacji. Pewna kobieta będąca dostawcą Citi opowiada niestosowne dowcipy jednemu z Twoich współpracowników w Citi za każdym razem, gdy przychodzi do biura. Skoro nie jest ona zatrudniona w naszej firmie, czy można to uznać za molestowanie? Tak. Nasze Zasady obowiązują nie tylko naszych pracowników, ale również osoby, z którymi prowadzimy interesy. Jeśli zauważysz albo podejrzewasz, że współpracownik jest molestowany, masz prawo i obowiązek zgłosić to i pomóc zachować miejsce pracy oparte na szacunku. Dyskryminacja i molestowanie Citi stwarza środowisko pracy, w którym zróżnicowanie kadry pracowniczej i włączanie różnych osób traktowane jest jako wartość. Tworzymy otoczenie, w którym ceni się i szanuje różnice między pracownikami. Zakazane jest stosowanie wszelkich bezprawnych lub naruszających nasze wewnętrzne przepisy form dyskryminacji, molestowania i zastraszania, niezależnie od tego, czy dopuszczają się ich przełożeni, współpracownicy, klienci, dostawcy czy goście, czy też są one wymierzone przeciwko nim. Dyskryminacja i molestowanie osób ze względu na ich rasę, płeć, ciężarność, kolor skóry, wyznanie, religię, kraj pochodzenia, narodowość, obywatelstwo, wiek, niepełnosprawność, cechy genetyczne, stan cywilny (do którego zalicza się związki partnerskie lub cywilne przewidziane prawem), orientację seksualną, przynależność do określonego kręgu kulturowego, pochodzenie społeczne, rangę w wojsku, status weterana, status społecznoekonomiczny, bycie bezrobotnym lub inną prawnie chronioną cechę charakterystyczną są niedopuszczalne i nie przystają do naszych tradycji zapewniania miejsca pracy, w którym stosunki pracownicze opierają się na wzajemnym szacunku, profesjonalizmie i poszanowaniu godności. Nie dopuszczamy również stosowania działań odwetowych w stosunku do osób zgłaszających przypadki dyskryminacji i molestowania lub uczestniczących w postępowaniach wyjaśniających. Pracownicy, którzy uważają, że stali się ofiarami dyskryminacji lub molestowania, bądź byli świadkami takich zachowań lub otrzymali skargi dotyczące takiego postępowania, powinni zgłosić tego rodzaju przypadki swoim przełożonym, innemu członkowi kierownictwa lub przedstawicielom 19

20 Zasady Postępowania Citi Nasza Firma Miejsce pracy oparte na szacunku Dyskryminacja i molestowanie ciąg dalszy Pionu Zarządzania Kadrami, bądź też poinformować o nich za pośrednictwem Infolinii ds. Etyki w Citi lub infolinii pracowniczej dostępnej dla danej jednostki organizacyjnej (patrz dane kontaktowe w końcowej części niniejszych Zasad Postępowania). Nie ma obowiązku zgłaszania skargi osobie, której ona dotyczy. Dyskryminacja i molestowanie zmniejszają zdolność Citi do osiągania celów firmy i są niezgodne z utrzymywaniem środowiska pracy, w którym pracownicy mogą osiągać najwyższe poziomy osobistej produktywności. Citi zobowiązuje się niezwłocznie zbadać wszelkie skargi dotyczące molestowania lub dyskryminacji i podjąć odpowiednie środki dyscyplinarne w pełnym wymiarze dozwolonym przez prawo. Dochodzenia będą prowadzone w sposób poufny; od wszystkich pracowników oczekuje się pełnej współpracy w ich trakcie. Citi zabrania wykorzystywania swoich środków komunikacji, sprzętu, systemów (w tym aplikacji) i usług, w tym komputerów, laptopów, tabletów, urządzeń BlackBerry, palmtopów (PDA), faksów (usług faksowania), usług Wi-Fi zapewnianych przez Citi, poczty elektronicznej, wiadomości SMS (tekstowych), komunikatorów (np. Office Communicator i Microsoft Lync) oraz/lub intranetu i Internetu do celów, które mogą służyć tworzeniu wrogiego lub obraźliwego środowiska pracy, godzącego w pracownika Firmy w związku z jego rasą, płcią, ciężarnością, kolorem skóry, wyznaniem, religią, krajem pochodzenia, narodowością, obywatelstwem, wiekiem, niepełnosprawnością, cechami genetycznymi, stanem cywilnym (do którego zalicza się związki partnerskie lub cywilne przewidziane prawem), orientacją seksualną, przynależnością do określonego kręgu kulturowego, pochodzeniem społecznym, rangą w wojsku, statusem weterana, statusem społeczno-ekonomicznym, byciem bezrobotnym lub inną prawnie chronioną cechą charakterystyczną. Obejmuje to umyślne pobieranie, przesyłanie, oglądanie, przechowywanie lub przekazywanie obrazów, filmów, tekstu, nagrań dźwiękowych, żartów czy listów łańcuszkowych, a także innych treści zawierających groźby dla bezpieczeństwa jakiejkolwiek osoby lub mienia Citi bądź obelgi na tle etnicznym lub rasowym, mowę nienawiści, materiały o charakterze seksualnym lub prowokacyjnym, treści nieprzyzwoite lub wszelkie inne, które mogą zostać uznane za niewłaściwe lub być niezgodne z naszymi zasadami dotyczącymi bezprawnej dyskryminacji i molestowania. Pracownicy otrzymujący pocztą elektroniczną niestosowne wiadomości od innych pracowników powinni niezwłocznie zgłosić ten fakt przełożonemu, podobnie jak wszelkie inne naruszenia zasad. W przypadku otrzymania pocztą elektroniczną niestosownej wiadomości od osoby spoza Citi należy ją natychmiast usunąć i pouczyć nadawcę, aby w przyszłości nie przysyłał podobnych treści. Niestosownych wiadomości nie należy przesyłać do innych pracowników, a jedynie do przedstawiciela Pionu Zarządzania Kadrami lub jednostki ds. bezpieczeństwa informacji w celu ich zgłoszenia. Niestosownych wiadomości nie należy również przesyłać do odbiorców zewnętrznych nawet na swoją prywatną skrzynkę poczty elektronicznej. Ochrona informacji o pracownikach Citi Citi podejmuje stosowne działania w celu chronienia gromadzonych, wykorzystywanych i przechowywanych danych osobowych oraz poufnych informacji o swoich pracownikach, w tym między innymi informacji medycznych, informacji związanych z funkcjonowaniem organów władz (takich jak krajowe lub rządowe dane identyfikacyjne i podatkowe) oraz informacji o przeszłości pracowników. Pracownicy muszą przestrzegać wszystkich zasad i procedur Citi dotyczących bezpieczeństwa i prywatności danych osobowych i poufnych, co oznacza wykorzystywanie lub udzielanie informacji wyłącznie w celach, w jakich zostały zebrane, i wyłącznie upoważnionym osobom. Żadne z postanowień niniejszych Zasad ani jakiejkolwiek umowy czy polityki Citi nie ma na celu zakazania pracownikom ujawniania informacji poufnych jakimkolwiek agencjom rządowym, regulacyjnym lub samorządowym, w tym na podstawie Art. 21F Ustawy z o papierach wartościowych i giełdach z 1934 r. i 20

21 Zasady Postępowania Citi Nasza Firma Miejsce pracy oparte na szacunku Ochrona informacji o pracownikach Citi ciąg dalszy towarzyszących jej przepisów wykonawczych, ani ograniczenia takiej możliwości. Ujawnianie takie nigdy nie wymaga wcześniejszego upoważnienia Citi. Nigdy nie jest też wymagane powiadamianie Citi o takim ujawnianiu. Jeśli złożony zostanie wniosek o udzielenie informacji, w tym na podstawie wezwania do sądu, nakazu sądowego lub innych wniosków, informacji można udzielić wyłącznie w zakresie dozwolonym przez odpowiednią politykę Citi, prawo czy przepis. Zasady i procedury dotyczące poufnego charakteru i bezpieczeństwa danych osobowych odnoszą się do pracowników Citi oraz innych osób, o których informacje przekazywane są Citi w kontekście kontaktów zawodowych. Inne firmy, z których usług korzysta Citi, również mają obowiązek ochrony poufnego charakteru informacji o naszych pracownikach, w tym danych osobowych i poufnych, które od nas otrzymują. Dane pracowników Firmy mogą być przetwarzane także w miejscach innych niż miejsce zatrudnienia. Przestrzegane są przy tym właściwe przepisy prawa obowiązujące w zakresie gromadzenia, przesyłania, przechowywania, przetwarzania i wykorzystywania tego typu informacji. Przy przetwarzaniu lub przekazywaniu informacji o pracownikach z Europy należy przestrzegać postanowień dokumentu Citi Privacy Policy for Transferred European Workforce Data, który można znaleźć w Księdze Polityk Citi, a także innych polityk, procedur i standardów Citi w zakresie ochrony danych osobowych. wszelkimi obowiązującymi wytycznymi dotyczącymi regulacji bankowych. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w dokumencie Citi Compensation Philosophy pod adresem investor/data/comp_phil_policy.pdf. Utrzymywanie umiejętności zawodowych Ze względu na dobro naszych klientów i interesariuszy oraz nasze zobowiązania prawne i wynikające z innych przepisów oczekuje się od nas posiadania i rozwijania umiejętności oraz wiedzy związanych z wykonywanymi obowiązkami zawodowymi, a także znajomości odnoszących się do nich zasad. Pomocne są w tym szkolenia, między innymi z zakresu Zasad Postępowania. Jeśli od osoby na danym stanowisku oczekuje się lub wymaga odbycia szkolenia, należy je odbyć terminowo. Pracownicy są ponadto zobowiązani do spełnienia wszelkich wymogów dotyczących szkoleń i certyfikacji ustalonych przez przepisy prawa. Pozwalanie, by inny współpracownik lub przedstawiciel odbył za pracownika oczekiwane lub wymagane szkolenie, jest zabronione i może skutkować działaniami dyscyplinarnymi, włącznie z rozwiązaniem umowy o pracę. Plany, programy i ustalenia dotyczące wynagrodzeń W ramach dbałości o skuteczne praktyki zarządzania ryzykiem Citi stara się doceniać pracowników wykazujących się dobrym osądem i proaktywnym zarządzaniem ryzykiem w codziennej pracy. Z tego powodu proces zarządzania wydajnością pracy Citi uwzględnia przy ustalaniu wynagrodzeń zaangażowanie pracownika w zarządzanie ryzykiem. Ocena ta dotyczy w szczególności pracowników Citi objętych 21

22 Zasady Postępowania Citi Nasza Firma Bezpieczne miejsce pracy Bezpieczne miejsce pracy Obowiązek zgłaszania przez pracowników O ile nie zabraniają tego przepisy lokalnego prawa, pracownicy są zobowiązani powiadamiać przełożonego, funkcjonariusza ds. monitoringu zgodności lub przedstawiciela Pionu Zarządzania Kadrami o wszelkich przypadkach aresztowania, wezwania do stawiennictwa w sądzie, postawienia w stan oskarżenia lub uzyskania wyroku skazującego za przestępstwo kryminalne, w tym także przyznania się winy lub dobrowolnego poddania się karze oraz udziału w programie mediacyjnym lub innym programie o podobnym charakterze. W danej jednostce organizacyjnej, pionie i/lub kraju mogą obowiązywać dodatkowe wymogi dotyczące zgłaszania. Niezgłoszenie powyższych sytuacji niezwłocznie stanowi poważne naruszenie i może skutkować działaniami dyscyplinarnymi, włącznie z rozwiązaniem umowy o pracę. Zobowiązanie do pokrycia kosztów obsługi prawnej Jeżeli pracownik przewiduje poniesienie kosztów w związku z obroną w postępowaniu cywilnym bądź karnym, wynikającym z pełnienia obowiązków w Citi, może zwrócić się do Citi o pomoc w zorganizowaniu zastępstwa prawnego. Jeżeli kierownictwo stwierdzi, w oparciu o obowiązujące regulaminy i przepisy prawa, że pracownik jest uprawniony do takiego zastępstwa, ale z jakiegoś powodu nie może być reprezentowany przez prawnika wyznaczonego przez Citi (np. z powodu konfliktu interesów), wówczas Citi pokryje koszty i opłaty związane z zatrudnieniem zewnętrznego prawnika, który będzie reprezentować pracownika. Składając wniosek o pokrycie kosztów obsługi prawnej, pracownik zobowiązuje się do zwrotu wszystkich kosztów na rzecz Citi, gdyby ostatecznie okazałoby się, że nie był uprawniony do takiej pomocy. Decyzję o tym, czy pracownik jest uprawniony do otrzymania pomocy, podejmuje zarząd spółki Citi, która pokrywa wspomniane koszty. Bezpieczeństwo w miejscu pracy Bezpieczeństwo w miejscu pracy jest sprawą o podstawowym znaczeniu dla Citi. Każdy pracownik musi przestrzegać wymogów dokumentu Security and Fire Safety Policy i powiązanych Norm, a także przepisów BHP obowiązujących w danym kraju lub regionie. Zastraszanie i akty przemocy w miejscu pracy, popełnione przez przełożonych, współpracowników, klientów, dostawców czy gości albo skierowane przeciwko nim, nie będą tolerowane i powinny być niezwłocznie zgłaszane. Pracownicy dopuszczający się zastraszania lub przemocy podlegać będą działaniom dyscyplinarnym, z rozwiązaniem umowy o pracę włącznie, postępowaniu cywilnemu lub ściganiu karnemu. Pracownicy mający obawy dotyczące zastraszania lub przemocy w miejscu pracy mogą skontaktować się z bezpłatną Infolinią CSIS w Stanach Zjednoczonych, dzwoniąc pod numer (bezpośredni) lub (na koszt rozmówcy), bądź pisząc pod adres csis@citigroup.com. Kompletna lista numerów telefonów regionalnych i ogólnoświatowych CSIS dostępna jest pod adresem Przestrzegamy lokalnych i międzynarodowych przepisów prawa w tym względzie, a także opracowaliśmy wewnętrzne wytyczne, które mają pomóc w utrzymaniu bezpiecznych i zdrowych warunków w miejscu pracy. Pytania dotyczące tych przepisów i wytycznych należy kierować do bezpośredniego przełożonego, przedstawiciela Pionu Zarządzania Kadrami, Globalnego Pionu Nieruchomości lub Biura Bezpieczeństwa Banku (CSIS). Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Citi Security and Fire Safety Policy, dostępnym w Księdze Polityk Citi. 22

23 Zasady Postępowania Citi Nasza Firma Ochrona majątku Citi Ochrona majątku Citi Środowisko pracy wolne od środków uzależniających Citi niepokoi się szkodliwym wpływem nadużywania alkoholu i narkotyków na dobre samopoczucie swoich pracowników. Citi pragnie stwarzać warunki pracy sprzyjające zdrowiu i bezpieczeństwu pracowników oraz chronić uczciwość swoich praktyk biznesowych. Nadużywanie substancji kontrolowanych lub sprzedaż, wytwarzanie, rozprowadzanie, posiadanie bądź używanie nielegalnych środków uzależniających lub alkoholu albo pozostawanie pod ich wpływem jest zakazane w miejscu pracy i w trakcie wykonywania obowiązków służbowych. Zabroniona jest również praca w trakcie terapii lekiem lub inną substancją (z alkoholem włącznie) pozbawiającą pracownika zdolności do pełnienia obowiązków. Ochrona aktywów Citi i innych stron Pracownicy są odpowiedzialni za ochronę zasobów materialnych i niematerialnych, powierzonych im przez Citi bądź naszych klientów, dostawców czy dystrybutorów. Majątek Citi, klientów, dostawców, dystrybutorów oraz innych osób trzecich może być wykorzystywany wyłącznie w dozwolonych celach i zgodnie z obowiązującymi uprawnieniami, warunkami i postanowieniami. W skład majątku wchodzą: gotówka, papiery wartościowe, własność materialna, usługi, plany biznesowe, dane klientów, pracowników, dostawców i dystrybutorów, własność intelektualna (programy komputerowe, modele i inne zasoby) oraz wszelkie inne dane osobowe i informacje poufne lub zastrzeżone. Żadne z postanowień niniejszych Zasad ani jakiejkolwiek umowy czy polityki Citi nie ma na celu zakazania pracownikom ujawniania informacji poufnych jakimkolwiek agencjom rządowym, regulacyjnym lub samorządowym, w tym na podstawie Art. 21F Ustawy z o papierach wartościowych i giełdach z 1934 r. i towarzyszących jej przepisów wykonawczych, ani ograniczenia takiej możliwości. Ujawnianie takie nigdy nie wymaga wcześniejszego upoważnienia Citi. Nigdy nie jest też wymagane powiadamianie Citi o takim ujawnianiu. Przed podjęciem zatrudnienia w Citi pracownik powinien ujawnić swojemu przełożonemu wszelkie posiadane prawa lub udziały związane z wynalazkami bądź technologiami, które mogą wiązać się z zatrudnieniem w Citi. Pracownik może zostać poproszony o scedowanie takich praw na Citi. Ponadto Citi nabywa autorskie prawa majątkowe, w tym wszelkie prawa do technologii, 23