Jaka powinna być ewidencja księgowa tych środków? Pytanie

Transkrypt

1 Jaka powinna być ewidencja księgowa tych środków? Pytanie Jesteśmy samorządową instytucją kultury. Gmina, czyli nasz organizator, przekazała nam umową użyczenia budynek w celu prowadzenia działalności statutowej. Kto powinien prowadzić ewidencję księgową budynku, czyli przyjąć go do środków trwałych i amortyzować? Kto ma prowadzić książkę budowlaną? Odpowiedź Użyczona nieruchomość powinna znajdować się w ewidencji bilansowej gminy, która powinna dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Instytucja kultury użyczoną nieruchomość powinna wprowadzić do ewidencji pozabilansowej, jako obce środki trwale. Książkę obiektu budowlanego powinna prowadzić instytucja kultury, chyba że postanowienia umowy użyczenia stanowią inaczej. Szczegóły w uzasadnieniu. 1 / 6

2 Zgodnie z postanowieniami art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz ze zm., dalej: uor) przez środki trwałe rozumie się, z zastrzeżeniem pkt. 17 tego artykułu, rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności: - nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, - maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, - ulepszenia w obcych środkach trwałych, - inwentarz żywy. Ponadto środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 4 art. 3 uor. Umowa użyczenia jest natomiast umową, zgodnie z którą składniki majątku oddane do używania innej jednostce pozostają nadal własnością majątku użyczającego, co oznacza, że nie podlegają one ewidencji księgowej po stronie aktywów w księgach rachunkowych biorącego do używania, w tym przypadku instytucji kultury. Instytucja kultury otrzymująca nieruchomość do używania na podstawie umowy użyczenia, powinn 2 / 6

3 Kto nalicza odpisy amortyzacyjne? Uwzględniając powyższe należy również wskazać, że uprawnionym do naliczania odpisów amortyzujących będzie w tym przypadku gmina. Powyższe wynika z przepisów art. 16a ust. 1 i 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 54, poz. 654 ze zm., dalej: updop). Zgodnie z powołanymi przepisami, amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 16c updop, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania: - budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, - maszyny, urządzenia iśrodki transportu, - inne przedmioty - o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1, zwane środkami trwałymi. Amortyzacji podlegają również, z zastrzeżeniem art. 16c updop, niezależnie od przewidywanego okresu używania: - przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych, zwane dalej inwestycjami w obcych środkach trwałych", - budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie, - składniki majątku, wymienione w ust. 1, niestanowiące własności lub współwłasności podatnika, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy określonej w art. 17a pkt 1 updop, zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami tych składników - jeżeli zgodnie z przepisami rozdziału 4a updop, odpisów 3 / 6

4 amortyzacyjnych dokonuje korzystający. Biorąc pod uwagę powyższe, należy stwierdzić, że ponieważ instytucja kultury nie jest właścicielem Prowadzenie książki obiektu budowlanego Odnośnie obowiązku prowadzenia książki obiektu budowlanego, w mojej ocenie książkę tę winna prowadzić instytucja kultury, która na podstawie umowy użyczenia użytkuje przedmiotową nieruchomość. Ustalenie, na kim ciąży obowiązek prowadzenia takiej książki regulują przepisy ustawy z 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane. Przepisy art. 64 tej ustawy wskazują, że właściciel lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego. Obowiązek taki nie obejmuje natomiast właścicieli i zarządców: 1. budynków mieszkalnych jednorodzinnych; 2. obiektów budowlanych: - budownictwa zagrodowego i letniskowego, 4 / 6

5 - wymienionych wart. 29 ust. 1; 3. dróg lub obiektów mostowych, jeżeli prowadzą książkę drogi lub książkę obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych. Z powyższego wynika, że obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego ciąży na właścicie Na ogół zarówno doktryna, jak i wykładnie prawne wskazują na to, że ten, kto w imieniu gminy ma obowiązek utrzymywania nieruchomości w należytym stanie technicznym poprzez wykonywanie między innymi niezbędnych czynności związanych z bieżącym utrzymywaniem nieruchomości, jej remontami, konserwacją, eksploatacją, wynajmowaniem i pobieraniem pożytków, traktowany jest jako zarządca, i w związku z tym obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego leży po jego stronie. W tej sytuacji, o ile zawarta pomiędzy gminą a instytucją kultury umowa użyczenia nie reguluje tych kwestii, instytucja kultury winna wystąpić do gminy z wnioskiem o jednoznaczne uregulowanie tej sprawy - czy poprzez spisanie aneksu do umowy użyczenia, czy też w innym dokumencie. Podstawa prawna: - art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z 29 września 1994 r. ustawy o rachunkowości (tekst. jedn.: Dz.U. nr 152, poz ze zm.), - art. 16a ust 1 i 2, 16c i 17a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób 5 / 6

6 prawnych (tekst. jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.), - art. 64 ustawy z 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U z 2006 r. nr 156, poz ze zm.). 6 / 6