w sprawie: ustalenia procedur audytu wewn ętrznego i karty audytu wewn ętrznego

Transkrypt

1 '140 Zarządzenie nr 25 /10 Starosty Bydgoskiego z dnia 25 maja 2010 w sprawie: ustalenia procedur audytu wewn ętrznego i karty audytu wewn ętrznego Na podstawie art. 34 ust 1 i art. 35 ust 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r o samorz ądzie powiatowym ( Dz.U. z 2001r Nr 142, poz. 1592) oraz na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz.U. Nr 157 poz. 1240) oraz rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego, zarz ądzam co następuje : 1 Ustala si ę Procedury audytu wewn ętrznego, stanowi ące załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. *2 Ustala się Kartę audytu wewnętrznego, stanowi ącą załącznik nr 2 do niniejszego zarz ądzenia. 3 Uchyla się 2 i 3 Zarządzenia Starosty Bydgoskiego Nr 32/08 z dnia 31 grudnia 2008 roku, wprowadzaj ący Regulamin audytu wewn ętrznego ( załącznik nr 2) i Podr ęcznik procedur audytu wewnętrznego ( za łącznik nr 3). *4 5 Wykonanie zarz ądzenia powierza si ę audytorowi wewn ętrznemu Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania Kax;'.?:ii,:.:'r;:. -

2 Procedury audytu wewn ętrznego Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 25 /2010 Starosty Bydgoskiego z dnia 25 maja 2010 Postanowienia ogólne 1. Instrukcja okre śla w szczegó łowy sposób tryb prowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego w tym; - sposób sporządzania oraz elementy rocznego planu - sposób dokumentowania przebiegu oraz wyników - sposób sporządzania oraz elementy sprawozdania z wykonania planu 2. Procedurę opracowano na podstawie ustawy z dnia 27 sierpie ń 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157 poz 1240 z 2009 ) oraz rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 1 luty 2010 w sprawie prowadzenia i dokumentowania audytu ( Dz. U. Nr 21 poz 108 z 2010 roku ). 3. Ilekro ć w instrukcji jest mowa o : - jednostce- nale ży przez to rozumie ć Starostwo Powiatowe w Bydgoszczy - kierowniku jednostki- nale ży przez to rozumie ć Starostę Powiatu Bydgoskiego - audytorze wewn ętrznym- nale ży przez to rozumie ć audytora wewn ętrznego, z którym zawarto umowę na świadczenie us ług z zakresu prowadzenia audytu wewn ętrznego - komórce audytowanej- nale ży przez to rozumie ć komórkę organizacyjną, w której realizowane jest zadanie audytowe - zadaniu audytowym- nale ży przez to rozumie ć zadanie zapewniaj ące i czynno ści doradcze - zadaniu zapewniaj ącym- nale ży przez to rozumie ć zespó ł działań podejmowanych w celu dostarczenia niezale żnej i obiektywnej oceny - czynno ściach doradczych- nale ży przez to rozumie ć, inne ni ż zadania zapewniaj ące działania podejmowane przez audytora wewn ętrznego, których charakter i zakres zosta ł uzgodniony z kierownikiem jednostki, a których celem jest usprawnienie funkcjonowania jednostki Audyt wewnętrzny i jego cele 1. Audyt wewnętrzny jest działalno ścią niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zada ń przez systematyczn ą ocenę kontroli zarz ądczej oraz czynno ści doradczych. Ocena ta dotyczy zasadniczo adekwatno ści, skuteczno ści i efektywno ści prowadzonej kontroli zarz ądczej. 2. Audyt wewnętrzny prowadzi w jednostce audytor wewn ętrzny podlegaj ący bezpo średnio kierownikowi jednostki. 3. Audytor wewn ętrzny ma prawo wst ępu do pomieszcze ń jednostki oraz wgl ądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materia łów związanych z funkcjonowaniem jednostki w tym utrwalonych na elektronicznych no śnikach danych, jak

3 również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. 4. Pracownicy jednostki s ą obowiązani udziela ć informacji i wyja śnień, a także sporządzać i potwierdzać kopie, odpisy, wyci ągi lub zestawienia. Planowanie audytu 1. Audyt wewnętrzny zasadniczo przeprowadza si ę na podstawie planu audytu wewnętrznego ( w uzasadnionych przypadkach audyt wewn ętrzny przeprowadza si ę poza planem ). 2. Do końca roku audytor wewn ętrzny w porozumieniu z kierownikiem jednostki przygotowuje na podstawie analizy ryzyka plan audytu na nast ępny rok. Dokument ten podpisuje audytor wewnętrzny i kierownik jednostki. Plan audytu zawiera nast ępuj ące elementy: - wynik przeprowadzonej analizy ryzyka / metoda matematyczna/ - listę obszarów ryzyka, ze wskazaniem obszarów poddanych badaniu w danym rokuwyznaczenie zadań - informacj ę na temat cyklu audytu. 3. Plan audytu stanowi udost ępnioną na wniosek informacj ę publiczną w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej. 4. Wszelkie zmiany w planie audytu uzgadniane s ą z kierownikiem jednostki w formie pisemnej 5. Dopuszczalne jest realizowanie zadania zapewniaj ącego poza planem po uzgodnieniu z kierownikiem jednostki w przypadku wyst ąpienia nowych ryzyk lub zmianie oceny ryzyk. Tryb przeprowadzania audytu wewn ętrznego 1. Należy uzyskać upoważnienie do prowadzenia audytu., 2. Należy poinformować komórkę audytowaną o planowanym zadaniu zapewniaj ącym. 3. Audytor dokonuje analizy ryzyka w obszarze ryzyka obj ętym zadaniem analiza ryzyka na poziomie zadania. 4. Po analizie ryzyka nast ępuje opracowanie programu zadania, który zawiera: - cel i zadania jednostki w badanym obszarze - wyniki analizy ryzyka - systemy kontroli zarz ądczej w badanym obszarze - możliwość wprowadzenia usprawnie ń w systemie kontroli zarz ądczej - datę rozpocz ęcia i przewidywany czas trwania - temat zadania - cel zadania - podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania - narzędzia i techniki przeprowadzenia zadania - kryteria oceny ustale ń stanu faktycznego

4 - sposób klasyfikacji wyników dla poszczególnych kryteriów 5. Dopuszcza si ę wprowadzanie zmian do programu - konieczno ść dokumentowania tego zabiegu. 6. Rozpoczęcie czynno ści w komórkach audytowanych obj ętych zadaniem zapewniaj ącym poprzedzamy spotkaniem, na którym przedstawiamy temat, cel, zakres zadania, kryteria oceny oraz narz ędzia i techniki przeprowadzenia zadania. Uczestnicy spotkania mogą wnosić o świadczenia dotycz ące przedmiotu zadania 7. Po zakończeniu czynno ści w komórkach audytowanych obj ętych zadaniem zapewniaj ącym audytor przedstawia kierownikowi tych komórek ustalenia stanu faktycznego. 8. Audytor na podstawie arkuszy ustale ń przygotowuje sprawozdanie, które zawiera: - temat i cel zadania - podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania - datę rozpoczęcia zadania - ustalenia stanu faktycznego wraz ze sklasyfikowanymi wynikami ich oceny wed ług ustalonych kryteriów - wskazanie s łabo ści kontroli zarz ądczej oraz analiz ę ich przyczyn - skutki lub ryzyka wynikaj ące ze wskazanych s łabo ści kontroli zarz ądczej - zalecenia w sprawie wyeliminowania s łabo ści kontroli zarz ądczej, lub wprowadzenie usprawnień zwanych dalej zaleceniami - opini ę audytora wewn ętrznego w sprawie adekwatno ści, skuteczno ści i efektywno ści kontroli zarządczej w obszarze ryzyka obj ętym zadaniem zapewniaj ącym - datę sporządzenia sprawozdania - imię i nazwisko audytora wewn ętrznego przeprowadzaj ącego zadanie zapewniaj ące oraz jego podpis. 9. Sprawozdanie to przekazane zostaje kierownikowi komórki audytowanej. 10. Kierownik komórki audytowanej może zgłosić w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania na pi śmie dodatkowe wyja śnienia lub umotywowane zastrze żenia. 11. Audytor dokonuje analizę zgłoszonych uwag i w miar ę potrzeb podejmuje dodatkowe czynno ści wyjaśniaj ące w tym zakresie /. 12. Audytor sprawozdanie po uwzgl ędnieniu uwag przekazuje kierownikowi komórki audytowanej i kierownikowi jednostki. 13. Kierownik komórki audytowanej ma 14 dni na przedstawienie kierownikowi jednostki swojego stanowiska co do sprawozdania. 14. Kierownik komórki audytowanej w przypadku uznania zalece ń wyznacza sposób, termin i osob ę odpowiedzialną za ich realizacj ę i powiadamia audytora oraz kierownika jednostki pisemnie.

5 15. W przypadku odmowy realizacji zalece ń powiadamia o tym fakcie audytora i kierownika jednostki w terminie 14 dni wskazuj ąc przyczyny odmowy. 16. Kierownik jednostki w przypadku odmowy realizacji zalece ń przez kierownika komórki audytowanej a uznaj ąc, że zalecenia są zasadne wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizacj ę oraz terminy ich realizacji i powiadamia o tym audytora 17 Audytor wewn ętrzny po up ływie terminu realizacji zalece ń zwraca si ę do kierowników komórek audytowanych o informacj ę na temat realizacji zalece ń 18 Audytor wewn ętrzny przeprowadza analiz ę informacji uwzgl ędniaj ąc w szczególno ści ocenę ryzyka. 19. Audytor może przeprowadzi ć czynno ści sprawdzaj ące i ich wynik przedstawia kierownikowi jednostki i kierownikowi komórki audytowanej. 20. Audytor przeprowadza równie ż czynno ści doradcze na wniosek kierownika jednostki lub z własnej inicjatywy w zakresie uzgodnionym z kierownikiem jednostki. 21. Je śli czynno ści doradcze zagra żaj ą realizacji planu informacja taka powinna zosta ć przekazana kierownikowi jednostki. 22. Czynno ści doradcze nie powinny prowadzi ć do przej ęcia przez audytora obowi ązków, odpowiedzialno ści i uprawnień wchodzących w zakres zarz ądzania jednostką. Sprawozdanie z wykonania planu audytu 1. Audytor wewn ętrzny składa kierownikowi jednostki sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni do ko ńca stycznia danego roku. 2. Sprawozdanie zawiera takie informacje jak - informacja na temat zrealizowanych zada ń zapewniaj ących, czynno ści doradczych i czynno ści sprawdzaj ących wraz z odniesieniem do planu - wskazanie przyczyn zaistnienia znacz ących odstępstw w stosunku do planu - omówienie zidentyfikowanych istotnych ryzyk i s łabo ści kontroli zarz ądczej - inne informacje zwi ązane z prowadzeniem audytu wewn ętrznego Ocena prowadzenia audytu wewn ętrznego 1. Audytor wewnętrzny co najmniej raz do roku dokonuje przegl ądu akt stałych audytu. 2 Audytor wewn ętrzny raz do roku dokonuje kompleksowej samooceny. Przyj ęte numeracje w dokumentacji 1. Audytor wewn ętrzny dokumentuje wszystkie czynno ści i zdarzenia maj ące istotny wpływ na prowadzenie audytu 2. Akta audytu dzielimy na akta sta łe audytu AS i akta bie żące audytu AB ze wskazaniem roku kalendarzowego AS/2010, AB/2010

6 3. W skład akt stałych wchodzą: - plany audytu wraz z wprowadzonymi zmianami oraz zadania audytowe poza planem - sprawozdania z wykonania planów - dokumentacja maj ąca wpływ na prowadzenie audytu 4. W skład akt bieżących wchodzą - teczki poszczególnych zadań AB/1, AB/2 ze wskazaniem roku AB/1/ każdy dokument w teczce danego zadania jest numerowany AB/1/1 /2010, AB/1/2/2010

7 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 25 /2010 Starosty Bydgoskiego z dnia 25 maja 2010 KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO 1 Ogólne cele i zasady audytu wewn ętrznego 1) Zasadniczym celem prowadzenia audytu wewn ętrznego jest przysporzenie warto ści dodanej oraz usprawnienie funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy 2) Audytor wewn ętrzny poprzez niezale żną i obiektywna ocen ę systemów zarządzania i kontroli funkcjonuj ących w jednostce, dostarcza Staro ście Powiatu Bydgoskiego racjonalne zapewnienie, że systemy te działaj ą prawid łowo. 3) Audytor wewn ętrzny prowadzi także na terenie Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy czynno ści doradcze zmierzaj ące do usprawnienia funkcjonowania jednostki. 4) Rola audytora wewnętrznego polega na identyfikowaniu i szacowaniu potencjalnego ryzyka wbudowanego w systemy oraz na badaniu i ocenianiu adekwatno ści, skuteczno ści i efektywno ści wprowadzonych przez jednostk ę systemów kontrolnych, których zasadniczym celem jest eliminacja lub ograniczenie skutków potencjalnych ryzyk. *2 Prawa i obowiązki audytora wewn ętrznego: 1) Audytor wewnętrzny jest uprawniony do prowadzenia audytu wewn ętrznego we wszystkich obszarach dzia łalno ści jednostki 2) Ma zagwarantowane prawo dost ępu do wszelkich dokumentów, materia łów, pracowników oraz wszelkich innych źróde ł informacji potrzebnych do prowadzenia audytu wewn ętrznego w jednostce samorz ądu terytorialnego z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. 3) Audytorowi wewnętrznemu gwarantuje si ę prawo dost ępu do pomieszczeń jednostki z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej 4) Audytor wewn ętrzny ma prawo żądać od kierowników i pracowników komórek organizacyjnych informacji oraz wyja śnień w celu zapewnienia w łaściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewn ętrznego. 5) Audytor wewnętrzny może składać wnioski, których celem b ędzie usprawnienie funkcjonowania jednostki z w łasnej inicjatywy. 6) Audytor wewn ętrzny w jednostce nie odpowiada za kontrol ę zarządczą, ale wspomaga kierownictwo w działaniu poprzez prowadzenie audytu wewn ętrznego. 7) Audytor wewnętrzny nie odpowiada za wykrywanie przest ępstw, jednak powinien posiadać umiej ętno ść identyfikowania znamion przest ępstw. 8) W zakresie wykonywania swoich zada ń audytor powinien wspó łpracować z audytorami zewnętrznymi oraz kontrolerami ( np. NIK, RIO )

8 3 Niezależno ść 1) Audytor wewn ętrzny jest niezale żny w wykonywaniu swoich zadań. 2) Audytor wewn ętrzny umowę na prowadzenie audytu wewn ętrznego zawiera z Zarz ądem Powiatu i związany jest z nim tre ścią umowy. 3) Działania jego realizowane s ą w zgodzie z przepisami prawa, standardami audytu wewnętrznego oraz uznan ą praktyką audytu wewnętrznego *4 Zakres audytu wewn ętrznego 1) Audyt wewnętrzny zajmuje si ę badaniem i oceną adekwatno ści, skuteczno ści i efektywno ści przyj ętych w jednostce systemów kontrolnych. 2) Zakresem audytu wewnętrznego obj ęto także wykonywanie czynno ści doradczych 411 zmierzaj ących do usprawnie ń jednostki. 3) Audytor wewnętrzny prowadzi ocen ę dostosowania działań jednostki do przedstawionych w sprawozdaniach i opiniach zalece ń audytu i kontroli. 4) Audytor wewn ętrzny dysponuje pe łna swoboda w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka 5) Zakres audytu nie mo że być ograniczany, a o wszelkich działaniach zmierzaj ących w tym kierunku audytor niezw łocznie b ędzie informował Starostę Powiatu Bydgoskiego. 5 Sprawozdawczo ść 1) Audytor wewnętrzny wyniki audytu przedstawia w sposób jasny, zwi ęzły i czytelny w sprawozdaniu. 2) Sposób i tryb przekazania sprawozdania okre ślaj ą odrębne przepisy. 3) Do 30 stycznia każdego roku audytor wewn ętrzny sk łada do Starosty Powiatu Bydgoskiego sprawozdanie z wykonania planu audytu informuj ące o stopniu jego realizacji oraz istotnych ryzykach i s łabo ściach kontroli zarz ądczej. *6 Relacje z instytucjami kontrolnymi 1) Audytor wewn ętrzny w porozumieniu ze Starost ą Powiatu Bydgoskiego udost ępnia materiały instytucjom kontroluj ącym 2) W trakcie planowania i wykonywania zada ń, audytor wewn ętrzny powinien brać pod uwagę, o ile to możliwe plan czynno ści kontrolnych i sprawdzaj ących wykonywanych przez instytucje kontrolne celem unikania nak ładania si ę kontroli i audytów.