Zarz ądzenie Nr./1.1 Starosty Bydgoskiego z dnia 2-..czerwca 2011 r.

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Zarz ądzenie Nr./1.1 Starosty Bydgoskiego z dnia 2-..czerwca 2011 r."

Władysław Marcinkowski
6 lat temu
Przeglądów:

1 012- t(. GZO..2o44 Zarz ądzenie Nr./1.1 Starosty Bydgoskiego z dnia 2-..czerwca 2011 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej oraz okre ślenia trybu udost ę pniania z zasobu archiwalnego Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy Na podstawie Rozporz ądzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzia łania archiwów zak ładowych (Dz.U. z 2011 Nr 14 poz. 67 z pó ź n. zm.) oraz 42 lit. e Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy zarz ądzam, co nast ę puje: 1. Przyjmuje si ę do stosowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy Instrukcj ę archiwaln ą, stanowi ą c ą za łącznik nr 6 do Rozporz ądzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzia łania archiwów zakładowych. 2. Udostę pnianie z archiwum zak ładowego odbywa si ę w ostatnim dniu roboczym tygodnia. W nag łych wypadkach po uzgodnieniu z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie archiwum istnieje mo ż liwo ść udost ę pnienia w przyspieszonym terminie. Wzór karty wypo życzenia stanowi za łącznik nr 1 do niniejszego zarz ądzenia. Ponadto zastosowanie maj ą zapisy, wymienionej w 1 niniejszego zarz ądzenia, instrukcji kancelaryjnej dotycz ące udost ę pniania z archiwum zak ładowego Dokumentacja niearchiwalna i materia ły archiwalne znajduj ą ce si ę w archiwum zakładowym mog ą by ć udost ę pnianie m.in. na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwo ści. W takich przypadkach materia ły udostę pnia pracownik odpowiedzialny za prowadzenia archiwum zak ładowego, po uzyskaniu zgody starosty lub osoby przez niego upowa ż nionej. W pozosta łych przypadkach, kiedy o udost ę pnienie wyst ę puje podmiot inny ni ż ww. oraz nie b ę d ący pracownikiem Starostwa, udost ę pnienia dokonuj ą wydzia ły w zakresie kompetencji okre ś lonych w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa po ich uprzednim wypo życzeniu z archiwum zak ładowego. 2. Upowa ż niam sekretarza powiatu do udost ę pniania dokumentacji archiwalnej, w przypadkach okre ś lonych w 3 pkt 1 niniejszego zarz ądzenia. 4. Wprowadza si ę nast ę puj ące wzory ś rodków ewidencyjnych archiwum zakładowego: spis zdawczo odbiorczy /za łącznik nr 2 do niniejszego zarz ądzenia!,

2 wykaz spisów zdawczo odbiorczych /za łącznik nr 3 do niniejszego zarz ądzenia!, spis zdawczo odbiorczy materia łów archiwalnych przekazywanych do archiwum pa ństwowego /za łącznik nr 4 do niniejszego zarz ądzenia/, spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulatur ę lub zniszczenie /za łącznik nr 5 do niniejszego zarz ądzenia!, protokó ł oceny dokumentacji niearchiwalnej /za łącznik nr 6 do niniejszego zarz ądzenia!, protokó ł uszkodzenia lub zagini ęcia dokumentacji, karta wypo życzenia /za łącznik nr 1 do niniejszego zarz ądzenia/. 5. Trac ą moc Zarz ądzenia: Nr 16/02 Starosty Bydgoskiego z dnia 27 maja 2002 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji archiwalnej dla Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy oraz Nr 23/03 Starosty Bydgoskiego z dnia 20 maja 2003 r. w sprawie trybu wypo życzania z archiwum zak ładowego. 6. Nadzór nad w ła ściw ą realizacj ą zapisów niniejszego zarz ądzenia powierzam sekretarzowi powiatu. 7. Zarz ądzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. St. sta Bydgoski W j ćiech Porzych Teresa ymartik

3 Za łqcznik nr 1 KARTA WYPO ŻYCZENIA AKT NR /piecz ątka komórki organizacyjnej/ Prosz ę o wypo życzenie powsta łych w komórce organizacyjnej: z lat: znak sprawy: imi ę i nazwisko osoby upowa żnionej do obioru : /podpis dyrektora wydzia łu/ Niniejszym potwierdzam odbiór o sygnaturze: Jednocześnie oświadczam, że znane mi sq zasady postępowania z udostępnionq dokumentacją, określone w 32 Instrukcji archiwalnej. /data i czytelny podpis odbieraj ącego a/ Potwierdzam zwrot do archiwum zak ładowego w nast ę puj ącym stanie: /data i podpis pracownika prowadz ącego archiwum/

4 Załącznik nr 2 (nazwa jednostki i komórki organizacyjnej) Bydgoszcz, r. SPIS ZDAWCZO ODBIORCZY AKT NR Lp. Znak teczki (znak literowy komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny) Tytu ł teczki nazwa has ła klasyfikacyjnego wg wykazu i rodzaj dokumentacji Daty skrajne od - do Kategoria Liczba tomów Miejsce przechowywania Adnotacje o zniszczeniu lub przekazaniu ich do Archiwum Pa ń stwowego (podpis pracownika, który przygotowa ł spis) (podpis kierownika komórki organizacyjnej) (podpis archiwisty przyjmuj ącego a)

5 Załqcznik nr 3 WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO ODBIORCZYCH Nr spisu Lata wytworzenia Data przyj ęcia Kategoria Liczba pozycji spisu Nazwa komórki przekazuj ącej a Miejsce przechowywania Uwagi

6 Załącznik nr 4 (pieczęć jednostki organizacyjnej) Bydgoszcz, r. SPIS ZDAWCZO ODBIORCZY NR Materia łów archiwalnych (nazwa jednostki i / lub komórki organizacyjnej) przekazywanych do Archiwum Pa ństwowego w Bydgoszczy. Lp. Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z jrwa) Tytu ł teczki (has ło klasyfikacyjne z jrwa) Daty skrajne od-do Uwagi (podpis odbieraj ącego) (podpis oddaj ącego)

7 Załącznik nr 5 (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ /AKTOWEJ/ PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB DO ZNISZCZENIA Nr i lp. spisu Liczba Lp. Symbol z jrwa Tytu ł teczki lub tomu Daty skrajne Uwagi zdawczo - odbiorczego tomów Strona

Podobne dokumenty

ZARZĄDZENIE NR 29/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 1 lipca 2016 r.

ZARZĄDZENIE NR 29/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI w sprawie ustalenia harmonogramu przekazywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na stan archiwum zakładowego, a także wprowadzenia wzorów